Giáo trình kế toán khách sạn nhà hàng

HOTEL
FINANCIAL ACCOUNTING

HFA TRAINING

Zalo: 0971 421 305
Youtube: />
Website: />
Đào tạo:

Kế toán khách sạn nhà hàng (Học phần I)
Kế toán khách sạn nhà hàng (Học phần II)
Kế toán kiểm sốt chi phí Cost Controller khách sạn nhà hàng
Đọc hiểu, phân tích báo cáo P&L và kiểm sốt chi phí khách sạn
Lập báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ P&L khách sạn
Lập ngân sách Budget khách sạn
Kiểm soát tài chính các quy trình hoạt động khách sạn
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Smile
Workshop, Sách các chủ đề kế toán khách sạn nhà hàng
Tư vấn chuyên sâu kế toán khách sạn nhà hàng
Xây dựng mô tả công việc JD kế tốn và quy trình SOP kế tốn

hFA

T R A I N I N G

Khách sạn – Hotel và Khu nghỉ dưỡng – Resort (được gọi chung là Khách sạn) là

một ngành có tính năng động và đang phát triển nhanh. Khách sạn ngoài tuân thủ các
nguyên tắc kế toán của chế độ kế tốn Việt Nam ban hành thì kế tốn khách sạn cịn

có những đặc điểm nổi bật bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố. Nội dung chính của cuốn
Sách này sẽ được HFA Training trình bày như sau:

Kế Toán Khách Sạn

Các yếu tố ảnh hưởng Đặc điểm nổi bật của
kế toán khách sạn kế toán khách sạn

Cơ cấu tổ chức quản lý Báo cáo kết quả kinh doanh
khách sạn lãi lỗ (P&L) khách sạn
Hệ thống kế toán quốc tế Sổ nhật ký bán hàng và
Sự phát triển của thanh tốn
cơng nghệ phần mềm
Độc lập nghiệp vụ
kế tốn theo từng nhóm

I. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG KẾ TOÁN KHÁCH SẠN

1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn

Khách sạn là loại hình kinh doanh cung cấp dịch vụ lưu trú (phòng ngủ) và các dịch

vụ bổ sung (ăn uống nhà hàng, giặt là, minibar, spa...) cho khách hàng nhằm đáp ứng
mọi nhu cầu nghỉ ngơi, ăn uống, giải trí của họ tại các địa điểm du lịch nhằm mục đích
thu lại lợi nhuận kinh tế.

Để một khách sạn hoạt động thì cần sự phối hợp của rất nhiều bộ phận vận hành đến
các bộ phận khối văn phòng. Cùng HFA Training xem dưới đây là tổ chức bộ máy
khách sạn phân chia theo bộ phận (chuyên môn công việc trách nhiệm):

Trung tâm trách nhiệm Cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn theo bộ phận

Profit Room HOTEL Other Operated
center Department Department
Food & Beverage
Department

Front House Bar Restaurant Kitchen Spa Swimming
office Keeping

Cost Security HR Finance Sales & IT Engineering Utility
center Marketing

Trang 1

Bộ phận Phòng (Room Department): Bộ phận phòng thường tiếp xúc trực
tiếp với khách. Nhân viên lễ tân (Front Office) đăng ký khách nhận phòng,
nhân viên buồng phòng (House Keeping) dọn dẹp phòng và thực hiện các
dịch vụ khác trong suốt thời gian lưu trú của khách ở lại khách sạn.

Bộ phận Ẩm thực (Food & Beverage Department): Bộ phận này (Bar,
Nhà hàng, Bếp) có nhân sự liên quan đến việc chuẩn bị và phục vụ đồ ăn
và đồ uống cho khách.

Bộ phận Doanh thu khác (Other Operated Department): Bộ phận này
cung cấp các dịch vụ hồ bơi (Swimming), Minibar, Spa cho khách.

Bộ phận Quản lý (Administration & General): Bộ phận này hỗ trợ việc
quản lý kinh doanh khách sạn bao gồm nhiều nhiều bộ phận nhỏ riêng biệt
như ban điều hành, kế toán (Finance), nhân sự (HR), an ninh (Security).

Bộ phận Thông tin liên lạc (IT): Bộ phận này liên quan đến thiết bị
phần mềm máy tính

Bộ phận Kinh doanh (Sales & Marketing): Bộ phận này chuyên tiếp thị và
bán các sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến khách hàng.

Bộ phận Kỹ thuật (Engineering): Bộ phận này chuyên thực hiện việc sửa
chữa và bảo trì các thiết bị, sửa chữa tòa nhà.

Bộ phận Năng lượng (Utility): Bộ phận này liên quan đến các chi phí
điện, nước.

Để khách sạn hoạt động đúng kế hoạch thì nhà quản lý u cầu cần có thơng
tin tài chính và báo cáo để đo lường hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
Như vậy, trong khách sạn, Kế toán là bộ phận thực hiện chức năng này để
phục vụ nhà quản lý.

.....................................................................

Căn cứ cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn, Kế toán phải
tổ chức theo dõi chi phí và lợi nhuận theo bộ phận hay gọi
là trung tâm trách nhiệm (Cost Center, Profit Center).

Trang 2

1.2 Hệ thống kế toán quốc tế

Báo cáo tài chính theo quy định gồm 3 phần báo cáo khác nhau, bao gồm: Bảng cân

đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Báo cáo tài chính là loại báo cáo bắt buộc của doanh nghiệp và phải tuân thủ các quy
định của cơ quan Nhà nước. Điều này làm nảy sinh một số hạn chế nhất định đối với nhà
quản lý doanh nghiệp khi sử dụng thông tin của các Báo cáo tài chính để phân tích số liệu
và ra quyết định quản trị doanh nghiệp, như sau:

Thứ nhất, Báo cáo tài chính cung cấp Thứ hai, các mẫu Báo cáo tài chính
thơng tin mang tính tổng hợp về tình được quy định đồng nhất và áp dụng
hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt chung cho toàn bộ các doanh nghiệp ở
động của tồn doanh nghiệp. Do đó, tính mọi ngành nên việc so sánh số liệu được
chi tiết tới từng bộ phận, từng sản phẩm phân tích giữa các doanh nghiệp trong
dịch vụ, từng khoản mục cấu thành của cùng một ngành chưa có nhiều ý nghĩa.
các chỉ tiêu trong báo cáo khơng được
thể hiện. Điều này làm cho việc phân
tích và ra quyết định của nhà quản lý
doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.

Với mục đích có Báo cáo tài chính riêng được áp dụng chung cho ngành khách sạn,
tại Mỹ có hệ thống kế tốn khách sạn áp dụng cho tất cả các khách sạn phù hợp với thơng
lệ kế tốn quốc tế. Do đó, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn cũng như so
sánh với các khách sạn khác trên thị trường và mức trung bình của ngành khách sạn trở
nên dễ dàng hơn rất nhiều. Cùng HFA Training nghiên cứu ví dụ 1 và 2 để hiểu rõ thêm:

DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION HILTON HOTEL SHERATON
SỐ TIỀN HOTEL
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giá vốn hàng bán SỐ TIỀN

7.514.142.705 8.549.464.082

2.320.751.843 2.959.473.670

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 5.193.390.862 5.589.990.412

Ví dụ 1: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM THEO TT 200 (TT 133)

Trang 3

HILTON HOTEL SHERATON HOTEL

DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION

SỐ TIỀN % SỐ TIỀN %

Tổng doanh thu

Tổng doanh thu phòng (Rooms Revenue) 4.863.423.568 64,7 3.352.324.590 64,7

Tổng doanh thu ẩm thực (F&B Revenue) 2.650.719.137 35,3 5.197.139.492 60,8
7.511.142.705 100 8.549.454.082 100
Tổng doanh thu hoạt động khác
(Other Revenue)

Tổng doanh thu và PPV

Bộ phận phịng

Giá vốn hàng bán (Cost Of Sales)

Chi phí lương (Labor Cost and Related) 482.396.978 9,9 526.220.398 15,7

Chi phí khác (Other Expenses) 475.685.858 9,6 581.999.288 17,4
Lợi nhuận gộp bộ phận Phòng 3.905.340.732 80,3 2.244.104.904 66,9

Bộ phận Ẩm Thực 364.796.917 13,8 930.188.264 17,9
Giá vốn hàng bán (Cost Of Sales) 514.960.789 19,4 423.960.789 8,2
Chi phí lương (Labor Cost and Related) 482.911.301 18,2 497.104.931 9.6
Chi phí khác (Other Expenses) 1.288.050.130 48,6 3.345.885.508 64,4
Lợi nhuận góp bộ phận Ẩm thực

TỔNG LỢI NHUẬN GỘP BỘ PHẬN 5.193.390.862 69,1 5.589.990.412 65,4

Ví dụ 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM THEO BÁO CÁO
NGÀNH KHÁCH SẠN

Qua ví dụ 1, nếu dựa vào báo cáo kết quả theo quy định Nhà nước thì nhà quản lý
khách sạn có thể đánh giá sai lầm và chưa chính xác về hiệu quả kinh doanh giữa khách
sạn Hilton và Sheraton. Thoạt nhìn, có thể thấy khách sạn Sheraton có doanh thu và lợi
nhuận cao hơn khách sạn Hilton và từ đó nhà quản lý đánh giá hiệu quả kinh doanh của
khách sạn Sheraton tốt hơn. Điều này là chưa đúng. Hãy cùng xem ví dụ 2 khi vẫn số liệu
đó nhưng được trình bày theo báo cáo của ngành khách sạn.

Trang 4

Ở ví dụ 2, báo cáo kết quả theo ngành khách sạn được thể hiện cho nhà quản lý thấy:

Về doanh thu, khách sạn Hilton có Về lợi nhuận, khách sạn Hilton có tỷ
doanh thu phịng cao hơn khách sạn lệ lợi nhuận/doanh thu (69,1%) cao hơn
Sheraton. Ngược lại, khách sạn khách sạn Sheraton (65,4%). Do đó, nhà

Sheraton có doanh thu ẩm thực cao hơn quản lý đánh giá khách sạn Hilton kinh
khách sạn Hilton. Qua đó, nhà quản lý doanh hiệu quả tốt hơn khách sạn
biết rằng, điểm mạnh và điểm yếu của Sheraton.
từng khách sạn để có giải pháp phù hợp.

Với sự phát triển của tồn cầu hóa của các chuỗi khách sạn thương hiệu quốc tế đến từ
Mỹ như Hilton (Hilton, Hilton Garden Inn), Marriott (Marriott, Sheraton, Four Points),
Wyndham, Radisson, Hyatt... mà hệ thống kế toán khách sạn đã phổ biến trong toàn bộ
các khách sạn trên thế giới.

Điều này, đặt ra yêu cầu kế toán Việt Nam phải hội nhập kế toán quốc tế khách sạn đã
được thừa nhận trên thế giới. Nhằm tạo ra sự thống nhất về cách trình bày và cách thức
sử dụng các thơng tin kế tốn khách sạn giữa các quốc gia; tạo nên sự kết hợp giữa các
quy định về kế toán của một quốc gia với các thông lệ, quy định quốc tế.

.....................................................................

Tại Việt Nam, các khách sạn thương hiệu quốc tế và các khách sạn
nội địa 3 – 5 sao đã áp dụng hệ thống kế toán quốc tế khách sạn kết
hợp với hệ thống kế tốn Việt Nam theo Thơng tư 200 (Thông tư 133).

1.3 Sự phát triển của công nghệ phần mềm

Với thời đại công nghệ 4.0, hiện nay các khách sạn đã áp dụng phần mềm quản lý

khách sạn (hay còn gọi là PMS) nhằm quản lý thông tin dữ liệu kinh doanh giữa các bộ
phận được nhanh chóng, chính xác và tránh thất thốt tài sản cũng như nâng cao chất
lượng dịch vụ phục vụ khách hàng.

Phần mềm quản lý khách sạn sẽ tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên

suốt qua các bộ phận bắt đầu từ bộ phận kinh doanh, lễ tân đến cuối cùng kế tốn như ví
dụ 3 bên dưới mà HFA Training trình bày. Giúp khách sạn có được hệ thống thơng tin, cơ
sở dữ liệu đầy đủ, liên kết, đồng bộ giữa các bộ phận, từ đó giúp các nhà quản lý có được
cái nhìn tổng thể, phục vụ tối đa cơng tác quản lý, điều hành.

Trang 5

Ví dụ 3: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG KHÁCH SẠN

Như vậy, phần mềm kế toán là một phân hệ nằm trong phần mềm quản lý khách sạn
được thiết kế để thực hiện cơng việc kế tốn khách sạn. Phần mềm kế tốn đóng vai trị là
điểm cuối cùng báo cáo thông tin cho Nhà quản lý, phần mềm sẽ có nhiệm vụ thu thập và
tổng hợp số liệu từ các bộ phận khác tự động gửi về. Với phần mềm quản lý khách sạn,
người kế toán có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu về hoạt động hàng ngày của từng bộ phận
một cách nhanh chóng.

Tại Việt Nam, phụ thuộc vào nhận thức người kế toán cũng như ngân sách đầu tư của
Chủ đầu tư mà khách sạn sẽ tích hợp hoặc khơng tích hợp phân hệ kế tốn vào phần mềm
quản lý khách sạn. Hiểu đơn giản, là phần mềm kế toán dùng chung hệ thống với các bộ
phận khác hoặc phần mềm kế toán sử dụng tách riêng hệ thống với các bộ phận khác.
Cùng HFA Training xem ví dụ 4 như bên dưới:

Ví dụ 4: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG
PHẦN MỀM KHÁCH SẠN
Trang 6

Điểm khác biệt giữa phần mềm kế toán dùng chung hệ thống với các bộ phận khác và
phần mềm kế toán sử dụng tách riêng hệ thống với các bộ phận khác như sau:

Khác biệt Phần mềm kế toán dùng Phần mềm kế toán sử

chung hệ thống với các dụng tách riêng hệ thống
Ghi nhận giao dịch bán
hàng hoạt động 24 giờ bộ phận khác với các bộ phận khác
trong ngày
Mỗi giao dịch của khách hàng Các giao dịch của khách hàng
trong quá trình lưu trú đều được được ghi chép tách rời giữa bộ
ghi nhận chi tiết trên hệ thống liên phận phòng, ẩm thực và kế
tục 24 giờ trong ngày. toán, chưa đạt tính thống nhất
cao về dữ liệu cũng như
phương pháp kế tốn khơng
đáp ứng được yêu cầu giao dịch
liên tục 24 giờ trong ngày.

Hạch toán doanh thu tự Dữ liệu giao dịch từ các bộ phận Người kế toán phải tự tổng hợp
động vận hành (phòng, ẩm thực) sẽ dữ liệu từ các bộ phận vận hành
được tổng hợp và hạch toán tự và thực hiện hạch toán trực tiếp
động trên phần mềm kế toán lên phần mềm.

Độ tin cậy về doanh thu Người dùng phần mềm không Những số liệu kế toán phản ánh
bán hàng được phép xóa bất kỳ một giao giao dịch bán hàng có độ tin cậy
dịch hạch toán nào khi đã hạch khơng cao, vì có thể điều chỉnh
toán vào hệ thống liên quan đến được trực tiếp.
bán hàng. Để sửa sai giao dịch,
phần mềm sử dụng hạch toán ghi
âm để điều chỉnh, đây sẽ là công
cụ giúp các số liệu kế tốn có độ
tin cậy cao hơn.

.....................................................................

Tại Việt Nam, các khách sạn thương hiệu quốc tế và các khách sạn
nội địa 4 – 5 sao áp dụng hình thức Phần mềm kế tốn dùng chung
hệ thống với các bộ phận khác vì nó có nhiều ưu điểm như phân
tích trên.

Trang 7

2. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA KẾ TOÁN KHÁCH SẠN
2.1 Báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn

Ví dụ 5: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH THEO QUY ĐỊNH NHÀ NƯỚC

Thường trong các doanh nghiệp sản xuất, trên báo cáo kết quả kinh doanh theo quy

định Nhà nước, các chi phí đều được tập hợp cho sản phẩm để tính giá vốn hàng bán
được xác định đó là chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp.

Chi phí trực tiếp là các nguyên vật liệu và chi phí lao động nhân cơng mà có thể tập
hợp trực tiếp đến sản phẩm đã được sản xuất.

Chi phí gián tiếp là các chi phí sản xuất chung ví dụ lương quản lý xưởng, dụng cụ,
khấu hao. Vì các chi phí này khơng thể nào trực tiếp tập hợp cho một sản phẩm cụ thể nào
đó nên được thực hiện bằng phương pháp phân bổ cho từng sản phẩm.

Ngược lại, trên báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn, báo cáo nhấn mạnh
bắt đầu vào doanh thu bộ phận, từ đó trừ chi phí trực tiếp (là chi phí bộ phận phịng, bộ
phận ẩm thực, bộ phận doanh thu khác) và chi phí gián tiếp (là chi phí bộ phận quản lý, bộ
phận IT, bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật, bộ phận năng lượng). Việc này đến từ
nguyên tắc, chi phí được sắp xếp theo các cấp bậc khác nhau theo trách nhiệm kiểm soát
của người quản lý. Cấp độ đầu tiên (chi phí trực tiếp) người quản lý có thể kiểm sốt được

chi phí này vì nó phụ thuộc doanh thu biến động tăng hay giảm. Và cấp độ thứ hai (chi phí
gián tiếp) người quản lý cũng kiểm sốt được chi phí vì trong chi phí gián tiếp có một số
chi phí cũng sẽ biến động tăng hay giảm theo doanh thu.

Trang 8

Do đó, trong khách sạn, những chi phí mà liên quan trực tiếp đến bộ phận phòng, bộ
phận ẩm thực, bộ phận doanh thu khác thì được gọi là chi phí bộ phận. Cịn những chi phí
gián tiếp khơng dễ dàng xác định đến một bộ phận cụ thể ví dụ chi phí điện, nước, IT, quản
lý, kinh doanh thì được gọi là chi phí khơng phân bổ. Cùng HFA Training xem ví dụ 6 là
mẫu báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn:

DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION THỰC TẾ %

Tổng doanh thu

Tổng doanh thu phòng
Tổng doanh thu ẩm thực
Tổng doanh thu hoạt động khác
Tổng doanh thu và PPV

Bộ phận phòng
Giá vốn hàng
Chi phí lương
Chi phí khác
Lợi nhuận gộp bộ phận Phịng

Bộ phận Ẩm Thực
Giá vốn hàng bán
Chi phí lương

Chi phí khác

Lợi nhuận gộp bộ phận Âm Thực
Bộ phận hoạt động khác

Giá vốn hàng bán
Chi phí lương
Chi phí khác
Lợi nhuận gộp bộ phận hoạt động khác

TỔNG CHI PHÍ BỘ PHẬN
TỔNG LỢI NHUẬN GỘP BỘ PHẬN

Chi phí khơng phân bổ
Chi phí quản lý
Chi phí thơng tin liên lạc
Chi phí chi phí bán hàng
Chi phí bảo trì

Chi phí năng lượng
Tổng chi phí khơng phân bổ
Lợi nhuận hoạt động khách sạn(GOP)

Trang 9

DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION THỰC TẾ %

Chi phí sau hoạt động

Thu nhập tài chính và thu nhập khác

Phí quản lý
Chi phí thuê
Bảo hiểm
Chi phí thuê
Tổng chi phí sau hoạt động

Lợi nhuận trước lãi vay,
thuế và khấu hao (EBITDA)

Lãi vay và khấu hao

Khấu hao TSCĐ hữu hình
Khấu hao TSCĐ vơ hình
Chi phí tài chính
Tổng lãi vay và khấu hao
LỢI NHUẬN TRƯỚC THUẾ TNDN
Thuế TNDN
LỢI NHUẬN SAU THUẾ TNDN

Ví dụ 6: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH LÃI LỖ (P&L) KHÁCH SẠN

Ví dụ 6 ở trên, phần doanh thu và chi phí hoạt động của bộ phận được chia riêng biệt
cho các bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu của khách sạn, bao gồm: bộ phận Phòng, bộ
phận ẩm thực và bộ phận doanh thu khác (Spa, Giặt là, Vận chuyển, Shop). Tương ứng
với mỗi bộ phận đó, lợi nhuận sẽ được tạo ra theo bộ phận.

Tiếp đến là, phần chi phí hoạt động khơng phân bổ là các chi phí thực sự không thể
phân bổ cho một bộ phận, do đó, các chi phí này khơng nằm trong chi phí bộ phận. Chi phí
hoạt động khơng phân bổ có thể kể đến là các chi phí phát sinh tại bộ phận gián tiếp là bộ
phận bán hàng (Kinh doanh), bộ phận Quản lý (Ban điều hành, Nhân sự, Kế toán, An

ninh), bộ phận bảo trì (Kỹ thuật), bộ phận IT và bộ phận năng lượng. Sau phần chi phí hoạt
động khơng phân bổ, ta tính được lợi nhuận hoạt động của khách sạn (GOP).

Đến, phần chi phí sau hoạt động được hiểu là các khoản không liên quan đến hoạt động
kinh doanh hoặc có thể là các chi phí mà chủ sở hữu phải chịu. Bao gồm: Thu nhập khác,
Chi phí thuê, Bảo hiểm, Thuế tài sản. Qua phần chi phí sau hoạt động, ta tính được lợi
nhuận trước lãi vay, thuế và khấu hao (EBITDA).

Phần lãi vay, khấu hao, thuế được hiểu là các chi phí cố định và khơng biến động khi
doanh thu tăng hay giảm. Qua phần lãi vay, khấu hao, thuế, ta tính được lợi nhuận rịng
(lợi nhuận sau thuế).

Trang 10

.....................................................................

Như vậy, kiến thức về kế toán ngành khách sạn nhà hàng sẽ có
nhiều điểm khác biệt so với kế toán các ngành sản xuất, thương
mại, dịch vụ.

2.2 Sổ nhật ký bán hàng và thanh toán

Như đã biết, Sổ kế toán dùng để ghi chép các giao dịch nghiệp vụ kinh tế phát sinh

của một doanh nghiệp trong hệ thống kế toán. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch thực tế
xảy ra trong khách sạn nhiều với các giao dịch có tính chất tương tự thì việc ghi chép vào
sổ kế tốn trở nên cồng kềnh, tốn thời gian khơng cần thiết và gây khó khăn việc truy tìm
lại giao dịch.

Ví dụ 7: VẤN ĐỀ CỦA KẾ TỐN KHÁCH SẠN

Ở ví dụ 7, khách sạn có 500 phịng và khách sạn áp dụng ghi nhận doanh thu theo ngày.
Tại ngày 29/04/2024 có 500 khách hàng nhận phòng lưu trú và kết thúc trả phòng lưu trú
vào ngày 01/05/2024. Vấn đề của nhân viên kế toán khi hạch toán vào sổ sách kế toán
doanh nghiệp theo thông lệ thông thường là:

Mở Sổ chi tiết theo dõi Hạch toán 500 bút toán Hạch tốn 500 bút tốn
cho 500 đối tượng cơng doanh thu chi tiết theo đối thanh toán chi tiết theo đối
nợ khách hàng tượng công nợ khách tượng công nợ khách
hàng theo từng ngày hàng theo từng ngày

Việc hạch tốn như doanh nghiệp thơng thường như trên là khơng thể áp dụng được cho
ngành khách sạn, vì khách sạn cũng thường chỉ có một hoặc hai nhân viên kế tốn đảm
nhận vị trí kế tốn doanh thu và cơng nợ.

Do đó, hệ thống kế toán khách sạn sử dụng Sổ Nhật ký bán hàng và thanh toán tại điểm
bán hàng (Lễ tân, Nhà hàng hay còn gọi là Outlet). Với sự phát triển của cơng nghệ mà Sổ
nhật ký bán hàng và thanh tốn được sử dụng rộng rải tại các phần mềm quản lý khách sạn.

Trang 11

Đầu tiên, mỗi khách lưu trú đến khách sạn sẽ được mở một Hồ sơ khách hàng trên phần
mềm gọi là Guest Folio. Guest Folio sẽ theo dõi cụ thể các giao dịch mà khách đã sử dụng
dịch vụ và hình thức thanh tốn của khách trong suốt q trình từ lúc nhận phịng đến lúc
trả phịng:

1.Dịch vụ sử dụng gồm: Dịch vụ 2.Hình thức thanh tốn gồm: Tiền
phịng, Giặt là, Minibar, Nhà hàng, Vận mặt, Thẻ Card, Ngân hàng, Phải thu
chuyển, Spa công nợ (City Ledger) và Phải thu khách
đang ở (Guest Ledger)

Guest Ledger là những Guest Folio mà khách hiện đang ở trong khách sạn. Đây được coi
là khoản phải thu vì các dịch vụ mà khách sử dụng hiện chưa được thanh toán. Chúng chỉ
được thanh toán khi khách trả phòng.

City Ledger là những Guest Folio mà khách đã trả phịng nhưng chưa thanh tốn tiền cho
các khoản dịch vụ đã sử dụng. Khoản thanh toán sẽ được thanh toán sau.

Các giao dịch sử dụng dịch vụ và hình thức thanh tốn của khách sẽ được ghi nhận bởi
nhân viên Lễ tân (nhân viên Nhà hàng) vào Guest Folio trên phần mềm. Guest Folio thường
được trình bày như sau (giả sử khách sạn ngày 31/03 chỉ có hai khách lưu trú):

Số Folio (Folio No): Tên khách(Guest name): Số phòng (Room no):
10014
Nguyen Van long 1403

Ngày (Date) Nội dung (Description) Giá trị (Amount)
31/03 2.200.000
31/03 Dịch vụ phòng (2.200.000)
(Room Charge) 0

Tiền mặt (Cash)
Số dư (Balance)

Và Tên khách(Guest Name): Số phòng (Room no):

Số Folio (Folio No): Tran Minh Tan 1501
10015

Ngày (Date) Nội dung (Description) Giá trị (Amount)

31/03 880.000
Dịch vụ phòng 880.000
(Room Charge)

Số dư (Balance)

Trang 12

Sau đó, hàng ngày dữ liệu từ các Guest Folio sẽ được đưa lên Sổ nhật ký bán hàng và
thanh toán. Sổ nhật ký bán hàng và thanh tốn thường được trình bày như sau:

Tên Folio Bill Room Giá trị

Dịch vụ phòng (Room Charge) 2.200.000
880.000
Nguyen Van 10014 1403 3.080.000
Long
(2.200.000)
Tran Minh Long 10015 1501 (2.200.000)

Total: Dịch vụ phòng (Room Charge)

Tiền mặt (Cash)

Nguyen Van 10014 1403
Long

Total: Tiền mặt (Cash)

Hoặc Sổ nhật ký bán hàng và thanh toán cũng có thể trình bày dưới dạng như sau:

Diễn giải 31/03 Tổng cộng

Dịch vụ phòng (Room) 3.080.000 3.080.000

Giặt là (Laundry) 3.080.000 3.080.000
2.200.000 2.200.000
Minibar 880.000 880.000
Nhà hàng (F&B) 3.080.000 3.080.000
Tổng doanh thu & VAT
Thanh toán
Tiền mặt (Cash)
Thẻ Vísa Card (Vía Cash)
Phải thu cơng nợ (City Ledger)
Phải thu khách đang ở
(Guest Ledger)
Tổng thanh tốn & cơng nợ

Trang 13

Tiếp theo, căn cứ số liệu tổng hàng ngày trên Sổ nhật ký bán hàng và thanh tốn trên
phần mềm tại điểm bán hàng thì phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán các bút toán về
doanh thu bán hàng và thanh toán của khách.

HFA Training tổng kết lại về ưu điểm của việc khách sạn sử dụng Sổ nhật ký
bán hàng và thanh toán tại điểm bán hàng:

Hiển thị giao dịch của Tiết kiệm thời gian ghi Phân công công việc
một khách hàng đầy đủ và sổ vào tài khoản kế toán. chun mơn hóa để một
thể hiện số dư công nợ cụ Các giao dịch được ghi người chịu trách nhiệm

thể. Nhân viên nếu có nhận trong sổ nhật ký bán ghi nhận các giao dịch
phân quyền trên phần hàng và thanh toán, sau trên sổ nhật ký và một
mềm thì đều tự truy tìm đó được tổng hợp hạch người có trách nhiệm ghi
nhanh giao dịch thơng toán vào các tài khoản kế sổ kế toán đáp ứng được
qua số Folio. toán. đặc thù hoạt động khách
sạn 24 giờ trong ngày.

.....................................................................

Doanh nghiệp các ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ là kế toán
chỉ theo dõi chi tiết khách hàng liên quan đến cơng nợ trên Sổ kế
tốn chi tiết, cịn khách hàng lẻ thanh tốn ngay tiền mặt, ngân hàng
thì khơng theo dõi đối tượng chi tiết.

Ngược lại, ở khách sạn thì kế tốn sẽ sử dụng Sổ nhật ký bán hàng
và thanh toán để theo dõi chi tiết tất cả khách hàng đã lưu trú, sử
dụng dịch vụ trong khách sạn.

Trang 14

2.3 Độc lập nghiệp vụ kế tốn theo từng nhóm trong bộ phận tài chính
kế tốn

Trong cơ cấu khách sạn, Bộ phận tài chính kế tốn có chức năng kiểm sốt biến động tài

chính khách sạn, hỗ trợ ban giám đốc trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, theo dõi
và báo cáo sổ sách thu chi, công nợ, hàng hóa và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức các vị trí kế tốn trong Bộ phận Tài chính kế tốn do HFA Training
minh họa lại:

Trang 15

Mức độ quan trọng báo cáo của từng vị trí kế tốn trong bộ phận tài chính kế tốn:

Chức năng báo cáo % mức độ quan trọng

Công nợ phải thu 100%
Công nợ phải trả 99
Lương 95
Doanh thu 94
Tiền 86
F&B Cost Controls 78
Mua hàng 77
Nhận hàng 66
Kho 66
Thuế 61

Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu mà sẽ có từng nhóm nhân viên kế tốn thực
hiện cơng việc liên quan và độc lập so với nhóm nhân viên kế tốn khác trong cùng bộ
phận tài chính kế tốn.

Các nghiệp vụ kinh Các nghiệp vụ kinh Các nghiệp vụ linh Các nghiệp vụ kinh
tế liên quan quá tế liên quan quá tế liên quan quá tế liên quan quá trình
trình mua hàng trình cung cấp dịch trình bán hàng Xác định KQKD
vụ

Nhân viên thu mua Cost Controller Kế toán doanh thu Kế toán trưởng
Kế toán lương Kế toán cơng nợ
Nhân viên nhận hàng Kế tốn thanh tốn Thủ quỹ
Kế toán kho

Kế toán tài sản
Cost Controller
Kế toán thanh toán

.....................................................................

Thường doanh nghiệp ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ là tổ
chức bộ phận kế tốn chỉ có từ hai đến bốn nhân viên kế tốn và
thường có chức danh nhân viên kế tốn tổng hợp là làm kiêm nhiệm
nhiều vị trí kế tốn.

Ngược lại, ở khách sạn với quy mô tiêu chuẩn 4 – 5 sao, tổ chức bộ
máy kế toán có thể lên đến mười bốn nhân viên kế tốn, trung bình thì
sẽ có từ sáu đến tám nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên kế toán sẽ chỉ
đảm nhận một vị trí cơng việc và tính chun mơn hóa về nghiệp vụ
sẽ cao. Do đó, khách sạn ở quy mơ 4 -5 sao sẽ ít thấy có chức danh vị
trí kế tốn tổng hợp mà sẽ có vị trí Assistant Chief Accountant gọi là
Phó bộ phận tài chính kế toán hoặc Trợ lý kế toán trưởng.

Trang 16