Tài liệu Ôn thi CIA Gleim (Song ngữ Anh Việt) Part 1: Bài 7

1

Study Unit Seven

Controls: Application

7.1 1

7.2 5

7.3 21

This study unit is the fourth of four covering Domain V: Governance, Risk Management,
and Control from The IIA’s CIA Exam Syllabus. This domain makes up 35% of Part 1 of
the CIA exam and is tested at the basic and proficient cognitive levels. The four study
units are
● Study Unit 4: Governance
● Study Unit 5: Risk Management
● Study Unit 6: Controls: Types and Frameworks
● Study Unit 7: Controls: Application

The learning objectives of Study Unit 7 are
● Interpret internal control concepts and types of controls
● Examine the effectiveness and efficiency of internal controls

7.1 Flowcharts and Process Mapping

Flowcharting is a useful auditing tool for both systems development and understanding
internal control. A flowchart is a pictorial diagram of the definition, analysis, or solution of
a problem in which symbols are used to represent operations, data flow, documents,
records, etc. Questions on this topic will likely require you to interpret a flowchart.

Lưu đồ là một cơng cụ hữu ích cho cả việc phát triển hệ thống và hiểu biết về KSNB. Lưu
đồ là một sơ đồ hình ảnh về định nghĩa, phân tích, hoặc giải pháp của một vấn đề trong
đó các ký hiệu được sử dụng để biểu thị các hoạt động, luồng dữ liệu, tài liệu và hồ sơ,…
Các câu hỏi về chủ đề này có thể sẽ yêu cầu bạn diễn giải lưu đồ.



2 SU 7: Controls: Application

Uses of Flowcharts (Công dụng của lưu đồ)

Process mapping represents a system or process as a diagram called a process map or
flowchart. Flowcharts depict inputs by machines and/or humans and the outputs that
result from those processes. Creating and updating process maps aids the auditor’s
understanding by facilitating discussion with the relevant auditee personnel.

Sơ đồ quy trình biểu thị một hệ thống hoặc chương trình dưới một sơ đồ được gọi là sơ
đồ quy trình hay lưu đồ. Lưu đồ mơ tả đầu vào của máy móc và/hoặc con người và kết
quả đầu ra từ các quy trình đó. Việc tạo và cập nhật sơ đồ quy trình giúp kiểm tốn
viên hiểu rõ bằng cách tạo điều kiện thảo luận với nhân viên có liên quan của đối tượng
được kiểm toán.

Process mapping facilitates the identification of strengths and weaknesses in the
process in the form of key controls that need to be tested. The auditor should conduct a
walk-through to confirm that the process actually works in the manner depicted.

Sơ đồ quy trình hỗ trợ xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình dưới dạng các
kiểm sốt chính cần được kiểm tra. Kiểm tốn viên nên tiến hành xem qua để xác nhận
rằng quy trình thực sự hoạt động theo cách được mô tả.

Flowchart Symbols (Các ký tự trong lưu đồ)

Due to the widespread use of flowcharts by auditors and other professionals such as
business consultants and system engineers, the following standard flowchart symbols
have been developed:

Do các kiểm toán viên và các chuyên gia khác chẳng hạn như chuyên gia tư vấn kinh
doanh và kỹ sư hệ thống sử dụng phổ biến lưu đồ, các ký hiệu lưu đồ sau đây đã được
phát triển:

Symbols Describe Mô tả
Starting or ending point of process Điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một quy trình

Document Tài liệu

Process Quy trình
Manual operation Vận hành thủ công
Input / Output Đầu vào / Đầu ra
Database or Data file Cơ sở dữ liệu / Tệp dữ liệu

Decision Point Điểm quyết định

On-page connector (used instead of flow Điểm kết nối (trong trang)
lines) Điểm kểt nối (ngoài trang)

Off-page connector

Manual Storage Lưu trữ thủ công

Flow lines in direction of arrow Đường đi

Maunual Input Đầu vào thủ công

Figure 7-1

The layout or format of the flowchart, either vertical or horizontal, can be selected to best present the
process.

Bố cục hoặc định dạng của lưu đồ, dọc hoặc ngang, có thể được chọn để trình bày quy trình một cách
tốt nhất.

SU 7: Controls: Application 3

Swim lanes can be used to delineate which function or department performs which
process. In the flowchart below, for example, Purchasing, Computer Processing,
Receiving, and Inventory Warehouse identify swim lanes.

Các đường // có thể được sử dụng để mô tả chức năng hoặc bộ phận nào thực hiện quy
trình nào. Ví dụ, trong lưu đồ bên dưới, Mua hàng, Quy trình xử lý máy tính, Nhận hàng và
Kho hàng tồn kho xác định qua các đường //.

● The example horizontal flowchart below shows the purchasing process starting with
the identification of the need for additional inventory and ending with the receipt and
recording of the new inventory and recognition of the amount due to the supplier.

● Ví dụ sơ đồ ngang dưới đây cho thấy quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc xác định
nhu cầu bổ sung hàng tồn kho và kết thúc bằng việc nhận và ghi lại hàng tồn kho mới
và ghi nhận số tiền phải trả cho nhà cung cấp.

Figure 7-2

4 SU 7: Controls: Application

The flowchart below is an example of a vertical layout without flows across organizational
units. In this instance, the process occurs entirely within the purchasing system.

Lưu đồ bên dưới là một ví dụ về bố cục dọc khơng có luồng giữa các đơn vị tổ chức. Trong
trường hợp này, q trình xảy ra hồn tồn trong hệ thống mua hàng.

Figure 7-3

SU 7: Controls: Application 5

Other Charts (Biểu đồ khác)

A process narrative is a tool that can be used alongside or instead of a flowchart. A
narrative is a sequential description of the inputs, process steps, and outputs of a
process. As with flowcharts, the objective of the auditor is to gain and document
sufficient understanding of the process to identify areas of weakness and the key controls
that will need to be evaluated. Narratives can provide more information than a flowchart
at the expense of clarity.

Tường thuật quy trình là một cơng cụ có thể sử dụng cùng với hoặc thay thế một lưu
đồ. Một bản tường thuật là một bản mô tả tuần tự đầu vào, các bước của quy trình và đầu
ra của một quy trình. Cũng như lưu đồ, mục tiêu của đánh giá của kiểm toán viên là đạt
được và ghi lại đầy đủ sự hiểu biết về quy trình để xác định các điểm yếu và các biện
pháp kiểm sốt chính sẽ cần được đánh giá.

A block diagram is similar to a process map in that it is used to depict a process in
diagram form. It is easier to create and understand because it does not require

knowledge of different symbols.

Sơ đồ khối tương tự như sơ đồ quy trình ở chỗ nó được sử dụng để mơ tả một quy trình
ở dạng sơ đồ. Nó dễ tạo và dễ hiểu hơn vì nó khơng u cầu kiến thức về các ký hiệu
khác nhau.

7.2 Accounting Cycles and Associated Controls

Internal Controls

A properly designed system of internal controls should reduce the risk of errors and
prevent an individual from perpetrating and concealing fraud. The organization’s
structure and the assignment of job duties should be designed to segregate certain
functions within this environment.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế phù hợp sẽ làm giảm rủi ro sai sót và ngăn
chặn một cá nhân thực hiện và che giấu gian lận. Cấu trúc của tổ chức và việc phân công
nhiệm vụ công việc nên được thiết kế để tách biệt các chức năng nhất định trong mơi
trường này.
● Cost-benefit criteria must be considered.
● Tiêu chí lợi ích – chi phí cần được xem xét.

Segregation of Duties

For any given transaction, the following three functions preferably should be
performed by separate individuals in different parts of the organization:

Đối với bất kỳ giao dịch cụ thể nào, ba chức năng sau tốt nhất nên được thực hiện bởi
các cá nhân riêng biệt ở các bộ phận khác nhau của tổ chức:
1. Authorization of the transaction

2. Recording of the transaction
3. Custody of the assets associated with the transaction
1. Phê duyệt giao dịch (Giám đốc)
2. Ghi nhận giao dịch (Kế toán kho)
3. Quản lý tài sản gắn liền với giao dịch (Thủ kho)

■ The following memory aid is for the functions that should be kept
separate for proper segregation of duties:

A Authorization
R Recordkeeping
C Custody

6 SU 7: Controls: Application

The internal control system is designed to detect fraud by one person but not fraud by
collusion or management override.

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế để phát hiện gian lận do một người thực hiện
chứ không phát hiện gian lận do thông đồng hoặc chi phối bởi ban quản lý.

CIA candidates must understand segregation of duties, a basic principle of internal control. Expect multiple questions on this topic.

Organizational Hierarchy (Hệ thống phân cấp tổ chức)

In a medium-sized or larger organization, adequate segregation of duties can be
achieved by separating the responsibilities of the following corporate-level executives:

Trong một tổ chức quy mơ trung bình hoặc lớn hơn, có thể đạt được sự phân chia trách
nhiệm đầy đủ bằng cách phân chia trách nhiệm của các nhà điều hành cấp công ty sau:

VP of Chief Accounting Treasurer VP of VP of Human
Operations Officer (Controller) Administration Resources

Sales Accounts Cash receipts Mail room Human
receivable resources
Inventory Billing Cash
warehouse disbursements
Receiving Accounts payable Credit
Shipping General ledger
Production Inventory control
Purchasing Cost accounting
Payroll

Note that this is a generalization and, therefore, questions on the CIA exam may not
follow this format.

Lưu ý rằng đây là một bài tổng quát và do đó, các câu hỏi trong kỳ thi CIA có thể khơng
tn theo định dạng này.

Accounting Cycles

The accounting process can be described in terms of five cycles:

1. Sales to customers on credit and recognition of receivables
2. Collection of cash from customer receivables
3. Purchases on credit and recognition of payables
4. Payment (disbursement) of cash to satisfy trade payables
5. Payment of employees for work performed and allocation of costs

Quy trình kế tốn có thể được mơ tả theo năm chu kỳ:
1. Bán chịu cho khách hàng và ghi nhận các khoản phải thu
2. Thu tiền mặt từ các khoản phải thu khách hàng
3. Mua chịu và ghi nhận các khoản phải trả
4. Chi (chi) tiền mặt để đáp ứng các khoản phải trả người bán
5. Trả công cho người lao động theo công việc đã thực hiện và phân bổ chi phí

1. Bán hàng ghi nhận phải thu
2. Thu tiền từ khách hàng
3. Mua hàng ghi nhận phải trả
4. Chi tiền trả cho NCC
5. Trả lương cho người lao động

SU 7: Controls: Application 7

On the following pages are five flowcharts and accompanying tables depicting the steps
in the cycles and the controls in each step for an organization large enough to have an
optimal segregation of duties. In the diagrams that follow, documents that originate
outside the organization are separated by a thick border.

Trên các trang tiếp theo là năm lưu đồ và các bảng đi kèm mô tả các bước trong chu trình
và các biện pháp kiểm sốt trong mỗi bước đối với một tổ chức đủ lớn để có sự phân chia
nhiệm vụ tối ưu. Trong các sơ đồ tiếp theo, các tài liệu có nguồn gốc bên ngồi tổ chức
được phân tách bằng một đường viền dày.

● In small- and medium-sized organizations, some duties must be combined. The
internal auditor must assess whether organizational segregation of duties is adequate.

● Trong các tổ chức vừa và nhỏ, một số nhiệm vụ phải được kết hợp. Kiểm toán viên nội
bộ phải đánh giá liệu sự phân chia nhiệm vụ của tổ chức có đầy đủ hay không.

● Except for manual checks and remittance advices, the flowcharts presented do not
assume use of either a paper-based or an electronic system.

● Ngoại trừ kiểm tra thủ công và thông báo chuyển tiền, sơ đồ được trình bày khơng giả
định sử dụng hệ thống trên giấy hoặc trên hệ thống điện tử.

● Each document symbol represents a business activity or control, whether manual or
computerized.

● Mỗi biểu tượng tài liệu đại diện cho một hoạt động kinh doanh hoặc kiểm soát, cho dù
thủ cơng hay vi tính hóa.

● The following detailed explanations of the accounting cycles do not need to be
memorized. However, you should be able to understand them, and you may be able to
relate these generic cycles to how the organization you work for handles them.

● Các giải thích chi tiết sau đây về các chu trình kế tốn khơng cần phải ghi nhớ. Tuy
nhiên, bạn sẽ có thể hiểu chúng và bạn có thể liên hệ các chu kỳ chung này với cách tổ
chức bạn làm việc xử lý chúng.

antly across the organizations adopting them. As a result, this outline cannot cover all the possible approaches that may be tested on the exam. The b
u đáng kể giữa các tổ chức áp dụng chúng. Do đó, đề cương này khơng thể bao gồm tất cả các phương pháp khả thi có thể được kiểm tra trong kỳ thi.

8 SU 7: Controls: Application

Sales-Receivables-Cash Receipts – Responsibilities of Personnel
Trách nhiệm các cá nhân trong chu trình bán hàng, ghi nhận phải thu và
thu tiền

The following are the responsibilities of personnel or departments in the sales-
receivables-cash receipts cycle:

Sau đây là trách nhiệm của cá nhân hoặc bộ phận trong quy trình bán hàng, ghi nhận
phải thu và thu tiền.
● Sales prepares sales orders based on customer orders.
● Nhân viên bán hàng chuẩn bị báo giá dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng.

● Credit reports to the treasurer, authorizes credit for all new customers, and initiates
write-off of credit losses. Credit checks should be performed before credit approval.

● Báo cáo tín dụng tới người quản lý tài chính, phê duyệt tín dụng cho khách hàng mới
và xóa các khoản nợ xấu. Kiểm tra tín dụng nên được thực hiện trước khi phê duyệt tín
dụng.

● Inventory Warehouse maintains physical custody of products.

● Kho hàng duy trì quyền giám sát vật lý đối với sản phẩm.

● Inventory Control maintains records of quantities of products in the Inventory
Warehouse.

● Kiểm soát tồn kho duy trì báo cáo về số lượng sản phẩm trong kho.

● Shipping prepares shipping documents and ships products based on authorized sales
orders.

● Vận chuyển chuẩn bị chứng từ vận chuyển và chuyển sản phẩm dựa trên đơn đặt
hàng được phê duyệt.

● Billing prepares customer invoices based on goods shipped.

● Hoán đơn chuẩn bị hóa đơn khách hàng dựa trên lượng hàng được giao.

● Accounts Receivable maintains the accounts receivable subsidiary ledger.

● Kế toán phải thu duy trì sổ phụ các khoản phải thu.

● Mail Room receives mail and prepares initial cash receipts records.

● Phịng thư tín nhận chứng từ và chuẩn bị hồ sơ thu chi tiền mặt ban đầu.

● Cash Receipts safeguards and promptly deposits cash receipts.

● Bộ phận nhận tiền đảm bảo an tồn tiền mặt và nhanh chóng gửi tiền mặt vào ngân
hàng.

● General Ledger maintains the accounts receivable control account and records sales.
Daily summaries of sales are recorded in a sales journal. Totals of details from the sales
journal are usually posted monthly to the general ledger.

● Sổ cái duy trì tài khoản phải thu và ghi nhận doanh thu. Tóm tắt hàng ngày về hoạt động bán hàng
được ghi lại trong nhật ký bán hàng. Tổng các giao dịch chi tiết trong từ nhật ký bán hàng sẽ được
cập nhập hàng tháng vào sổ cái.

● Receiving prepares receiving reports and handles all receipts of goods or materials,
including sales returns.

● Bộ phận tiếp nhận chuẩn bị các báo cáo tiếp nhận và xử lý tất cả các biên nhận hàng
hóa hoặc vật liệu, bao gồm cả hàng bán bị trả lại.

SU 7: Controls: Application 9

Sales-Receivables Flowchart

Study the flowchart below. Understand and visualize the sales-receivables process and
controls. The flowchart begins at “Start.” Read the business activity and internal control
descriptions in the table on the next page as needed.

Nghiên cứu flowchart dưới đây. Hiểu và trực quan hóa quy trình và kiểm sốt các
khoản phải thu bán hàng. Lưu đồ bắt đầu tại “Start”. Đọc các mô tả về hoạt động kinh
doanh và kiểm soát nội bộ trong bảng ở trang tiếp theo nếu cần.

Figure 7-4

10 SU 7: Controls: Application

Sales-Receivables System Flowchart Table

Function Authorization Custody Billing Recording
Department Customer Sales Credit Shipping Inventory Warehouse
Inventory Accounts General
Control Receivable Ledger

Step Business Activity Internal Control
1
2 Sales receives a customer order and prepares a multi-part sales Reconciling sequentially numbered sales orders helps ensure
order then forwards it to Credit. that orders are legitimate. (Recordkeeping).
3 Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và
4 chuẩn bị đơn đăt hàng (nội bộ) sau đó gửi tới bộ phận tín dụng. Đối chiếu các phiếu đặt hàng nội bộ theo thứ tự giúp đảm

5 Credit performs a credit check. If the customer is credit worthy, bảo các đơn đặt hàng là chính thống. (Lưu trữ hồ sơ).
Credit approves the sales order.
Ensures that goods are shipped only to actual customers and
Bộ phận tín dụng kiểm tra tín dụng. Nếu khách hàng có tín dụng that the account is unlikely to become delinquent.
đảm bảo. Bộ phận tín dụng sẽ chấp nhận đơn đặt hàng (nội bộ). (Authorization & Recordkeeping).

Đảm bảo rằng hàng hóa chỉ được vận chuyển đến khách
hàng thực tế và không tồn tại nợ quá hạn. (Ủy Quyền & Lưu
Trữ Hồ Sơ).

Credit sends copies of the approved sales order to Sales, Notifies these departments that a legitimate sale has been
Inventory Warehouse, Shipping, Billing, and Inventory Control. made. (Authorization & Recordkeeping).
Bộ phận tín dụng gửi các bản đơn đặt hàng được phê duyệt tới bộ
phận bán hàng , bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận hóa Thông báo cho các bộ ohận này rằng việc mua bán hợp
đơn và bộ phận quản lý tồn kho. pháp đã được duyệt. (Ủy quyền và Lưu trữ).
Upon receipt of the approved sales order, Sales sends an
acknowledgment to the customer. The customer’s expectation of receiving goods reduces the
chances of misrouting or misappropriation. (Recordkeeping &
Khi nhận Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, bộ phận bán hàng sẽ Custody).
gửi xác nhận cho khách hàng.
Upon receipt of the approved sales order, the Inventory Khách hàng xác nhận đúng đơn đặt hàng làm giảm khả năng
Warehouse pulls the goods and forwards them to Shipping. nhầm lẫn hoặc biển thủ. (Lưu trữ và quản lý)

Khi nhận được đơn đặt hàng đã được phê duyệt, thủ kho chuẩn bị Ensures that goods are removed from the Inventory
hàng và chuyển cho bộ phận vận chuyển. Warehouse only as part of a legitimate sale. (Recordkeeping
& Custody)

Đảm bảo hàng hóa được lấy ra khỏi kho là một phần của
giao dịch hợp pháp. (Lưu trữ và quản lý)

Shipping verifies that the goods received from Inventory Warehouse Ensures that the correct goods are shipped. (Recordkeeping
6 match the approved sales order, prepares a packing slip and a & Custody) bill of lading, and ships the goods to the customer.

Bộ phận vận chuyển xác nhận hàng hóa được nhận từ kho khớp Đảm bảo hàng hóa chính xác được vận chuyển.
với đơn đặt hàng đã được phê duyệt, chuẩn bị phiếu đóng gói và
vận đơn, và chuyển hàng đến khách hàng.

Shipping forwards a copy of the packing slip and bill of lading to Notifies these departments that the goods have been
7 Inventory Control and Billing.
shipped. (Recordkeeping & Custody)

Vận chuyển chuyển tiếp một bản sao của phiếu đóng gói và vận Thơng báo đến những bộ phận này rằng hàng hóa đã được

đơn đến Kiểm soát hàng tồn kho và Thanh toán. vận chuyển.

Upon receipt of the packing slip and bill of lading, Inventory Ensures that inventory records are updated once the goods
8 Control matches them with the approved sales order and updates have been shipped. (Recordkeeping)

the inventory records.

Khi nhận được phiếu đóng gói và vận đơn, Kiểm soát hàng tồn kho Đảm bảo báo cáo tồn kho được cập nhập ngay khi hàng hóa
khớp chúng với đơn đặt hàng đã được phê duyệt và cập nhật vào được vận chuyển.
báo cáo tồn kho.

Upon receipt of the packing slip and bill of lading, Billing matches Ensures that customers are billed for all goods, and only
them with the approved sales order, prepares a multi-part invoice, those goods, that were actually shipped. Reconciling
9 and sends a copy to the customer. Typically, a remittance advice is sequentially numbered invoices helps prevent included for use in the cash receipts cycle. misappropriation of goods. (Authorization, Recordkeeping, &

Custody)

Khi nhận được phiếu đóng gói và vận đơn, Billing đối chiếu chúng Đảm bảo rằng khách hàng được lập hóa đơn cho tất cả hàng
với đơn đặt hàng đã được phê duyệt, chuẩn bị hóa đơn gồm nhiều hóa và chỉ những hàng hóa đã thực sự được vận chuyển.
phần và gửi một bản sao cho khách hàng. Thông thường, một thông Đối chiếu các hóa đơn được đánh số thứ tự giúp ngăn ngừa
báo chuyển tiền được bao gồm để sử dụng trong chu kỳ thu tiền việc chiếm dụng hàng hóa. (Ủy Quyền, Lưu Trữ Hồ Sơ, &
mặt. Giám Sát)

Accounts Receivable receives an invoice copy from Billing and Ensures that customer accounts are kept current.
10 posts a journal entry to the AR file.
(Recordkeeping)

Bộ phận phải thu nhận một bản hóa đơn từ bộ phận hóa đơn và ghi Đảm bảo tài khoản phải thu của khách hàng được cập nhập.
một bút toán vào sổ theo dõi phải thu.

Accounts Receivable prepares a daily invoice summary for the Separation of the Accounts Receivable, Billing, and General
11 day and forwards it to General Ledger for posting to the GL file.
Ledger helps assure integrity of recording. (Recordkeeping)

Kế toán phải thu tổng kết các hóa đơn hằng ngày và cập nhập số Việc tách biệt kế tốn phải thu, hóa đơn và Ghi sổ cái đảm

tổng vào sổ cái. bảo việc ghi nhận minh bạch.

General Ledger receives a daily invoice summary from AR to post Updating inventory, AR, and GL files separately provides an

12 to the GL file. additional accounting control when they are periodically Bộ phận ghi sổ cái nhận được một bản tóm tắt hóa đơn hàng ngày reconciled. (Recordkeeping)

từ AR để đăng lên tệp GL. Cập nhật các tệp tồn kho, AR và GL một cách riêng biệt cung

cấp một kiểm soát kế toán bổ sung khi chúng được đối chiếu

định kỳ. (Lưu trữ hồ sơ)

SU 7: Controls: Application 11

Cash Receipts Flowchart (Lưu đồ thu tiền)

Study the flowchart below. Understand and visualize the cash receipts process and
controls. The flowchart begins at “Start.” Read the business activity and internal control
descriptions in the table on the next page as needed.

Figure 7-5

12 SU 7: Controls: Application

Cash Receipts System Flowchart Table

Function Authorization Custody Recording
Department Customer Bank
Mail Cash Accounts General
Room Receipts Receivable Ledger

Step Business Activity Internal Control
1
Mail Room opens customer mail with two clerks always present. Reduces risk of misappropriation by a single employee.
2 Customer checks are immediately endorsed “For Deposit Only Checks stamped “For Deposit Only into Account XXX”
3 into Account XXX.” Remittance advices are separated (one is cannot be diverted. (Recordkeeping & Custody)
4 prepared if not included in the payment).
5
Bộ phận thư tín mở thư của khách hàng với 2 nhân viên ln có Giảm nguy cơ biển thủ của một nhân viên. Séc được đóng
6 mặt. Séc của khách hàng ngay lập tức được xác nhận “Chỉ dành dấu “…..” không thể bị chuyển đến tài khoản khác.
7 cho việc gửi tiền vào tài khoản XXX”.

Mail Room prepares a remittance listing of all checks received Remittance listing provides a control total for later
during the day and forwards it with the checks to Cash Receipts. reconciliation. (Recordkeeping & Custody)

Bộ phận thư tín chuẩn bị danh sách chuyền tiền của tất cả các séc Danh sách chuyển tiền cung cấp một kiểm soát tổng cho
nhận được trong ngày và gửi cùng với séc thực tế tới bộ phận việc đối chiếu sau này.
nhận tiền.

Cash Receipts prepares a deposit slip and deposits checks in Bank provides independent evidence that the full amount

Bank. Bank validates the deposit slip. was deposited. (Recordkeeping & Custody)

Bộ phận nhận tiền chuẩn bị phiếu gửi tiền vào ngân hàng và gửi séc Ngân hàng cung cấp bằng chứng độc lập rằng toàn bộ số

vào ngân hàng. Ngân hàng xác nhận phiếu gửi tiền. tiền đã được gửi vào tài khoản.

Mail Room sends remittance advices to Accounts Receivable for Ensures that customer accounts are kept current.

updating of customer accounts in the AR file. (Recordkeeping)

Bộ phận thư tín gửi thơng báo chuyển tiền tới bộ phận phải thu để Đảm bảo tất cả các tài khoản của khách hàng được cập
cập nhập vào tài khoản phải thu khách hàng trên file theo dõi các nhập.
khoản phải thu.

Mail Room also sends a copy of the remittance listing to General Updating AR and GL files separately provides an additional
Ledger for posting of the total to the GL file. accounting control when they are periodically reconciled.
(Recordkeeping)
Bộ phận thư tín cũng gửi một bản sao chép danh sách chuyển tiền
tới kế toán sổ cái để cập nhập số tổng lên sổ cái. Cập nhật các file AR và GL một cách riêng biệt cung cấp
một kiểm soát kế toán bổ sung khi chúng được đối chiếu

định kỳ. (Lưu trữ hồ sơ)

Validated deposit slip is returned to General Ledger to compare Ensures that all cash listed on the remittance listing from
with remittance listing. the Mail Room was deposited. (Recordkeeping & Custody)

Phiếu gửi tiền vào ngân hàng đã xác nhận chuyển tới bộ phận ghi Đảm bảo rằng tất cả tiền mặt trong danh sách chuyển tiền
sổ cái để so sánh với danh sách chuyển tiền. đã được gửi vào tài khoản.

Accounts Receivable periodically sends an account statement to Customers will complain about mistaken billings or missing

customers showing all sales and payment activity. payments. (Recordkeeping & Custody)

Kế toán phải thu định kỳ gửi một bản sao kê tài khoản tới khách Khách hàng sẽ phàn nàn về việc lập hóa đơn nhầm hoặc

hàng hiển thị tất cả hoạt động bán hàng và thanh toán. thanh toán thiếu.

SU 7: Controls: Application 13

Purchases-Payables-Cash Disbursements – Responsibilities of Personnel

Responsibilities of personnel and departments in the purchases-payables-cash
disbursements cycle include the following:

Trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận trong quy trình mua hàng – ghi nhận phải trả -
và trả tiền như sau:

● Inventory Control provides authorization for the purchase of goods and performs an
accountability function (e.g., Inventory Control is responsible for maintaining perpetual
records for inventory quantities and costs).

● Kiểm soát tồn kho cung cấp phê duyệt cho việc mua hàng hóa và thực hiện một chức năng giải
trình (VD: Kiểm soát tồn kho chịu trách nhiệm cho việc duy trì báo cáo vĩnh viễn về chi phí và số
lượng hàng tồn kho).

● Purchasing issues purchase orders for required goods.

● Mua hàng phát hành đơn đặt hàng cho hàng hóa được yêu cầu.

● Receiving accepts goods for approved purchases, counts and inspects the goods, and
prepares the receiving report.

● Bộ phận tiếp nhận chấp nhận hàng hóa cho các giao dịch mua đã được phê duyệt,
kiểm đếm, kiểm tra hàng hóa và lập báo cáo nhận hàng.

● Inventory Warehouse provides physical control over the goods.

● Kho cung cấp các kiểm soát vật lý đối với hàng hóa.

● Accounts Payable (vouchers payable) assembles the proper documentation to support
a payment voucher (and disbursement) and records the account payable.

● Kế toán phải trả (chứng từ phải trả) tập hợp tài liệu thích hợp để hỗ trợ chứng từ thanh
toán (và giải ngân) và ghi nhận khoản phải trả.

● Cash Disbursements evaluates the documentation to support a payment voucher and
signs and mails the check.

● Bộ phận chi tiền đánh giá tài liệu hỗ trợ chứng từ phải trả và ký và gửi séc.
■ This department cancels the documentation to prevent duplicate payment.
■ Bộ phận này hủy chứng từ để tránh thanh toán trùng lặp.

● General Ledger maintains the accounts payable control account and other related
general ledger accounts.

● Bộ phận ghi sổ cái duy trì tài khoản phải trả và các tải khoản khác có liên quan.

14 SU 7: Controls: Application
Study the flowchart below. Understand and visualize the purchases-payables process
and controls. The flowchart begins at “Start.” Read the business activity and internal
control descriptions in the table on the next page as needed.

Figure 7-6

NOTE: Nothing is recorded in the general ledger for issuing a purchase order. A liability
is not created until the goods and invoice are received (see the Cash Disbursements
System Flowchart in Figure 7-7).
Khơng có gì được ghi lại trong sổ cái để phát hành một đơn đặt hàng. Nợ phải trả
không được tạo ra cho đến khi nhận được hàng hóa và hóa đơn (xem Sơ đồ hệ thống
giải ngân tiền mặt trong Hình 7-7).

SU 7: Controls: Application 15

Purchases-Payables System Flowchart Table

Function Authorization Vendor Custody Recording
Department Inventory Control Purchasing Receiving Inventory Warehouse
Accounts General
Payable Ledger

Step Business Activity Internal Control

1
2 Inventory Control prepares a purchase requisition when Predetermined inventory levels trigger authorization to initiate
inventory reaches the reorder point due to sales and sends it a purchase transaction. (Authorization & Recordkeeping)
3 to Purchasing and Accounts Payable.
4 Kiểm soát hàng tồn kho chuẩn bị yêu cầu mua hàng khi hàng Mức tồn kho được xác định trước sẽ kích hoạt phê duyệt để
5 tồn kho đạt đến điểm đặt hàng lại do sale thiết lập và gửi yêu bắt đầu giao dịch mua hàng. (Ủy Quyền & Lưu Trữ Hồ Sơ)
6 cầu đó đến bộ phận Mua hàng và kế toán phải trả.
7 Purchasing locates the authorized vendor in the vendor file, • Purchasing ensures that goods are bought only from
prepares a purchase order, and updates the purchase order vendors who have been preapproved for reliability.
file. (Authorization & Recordkeeping)
Mua hàng xác định nhà cung cấp được duyệt trong tệp nhà
cung cấp, chuẩn bị đơn đặt hàng và cập nhật tệp đơn đặt • Mua hàng đảm bảo rằng hàng hóa chỉ được mua từ những
hàng. nhà cung cấp đã được phê duyệt trước về độ tin cậy. (Ủy
Quyền & Lưu Trữ Hồ Sơ)
Purchasing sends the purchase order to Vendor, Receiving,
and Accounts Payable. Receiving’s copy has blank quantities. • Reconciling sequentially numbered purchase orders helps
Mua hàng gửi đơn mua hàng tới NCC, Bộ phận nhận hàng và ensure that orders are legitimate. (Authorization &
kế toán phải trả. Bản sao Đơn đặt hàng của bộ phận nhận Recordkeeping)
hàng để trống số lượng.
• Đối chiếu các đơn đặt hàng được đánh số thứ tự giúp đảm
When goods arrive, Receiving accepts goods based on the file bảo rằng các đơn đặt hàng là hợp lệ. (Ủy Quyền & Lưu Trữ
copy of the purchase order, prepares a receiving report, and Hồ Sơ)
forwards the receiving report with the goods to the Inventory
Warehouse. • Receiving is put on notice to expect shipment.
Khi hàng về, Bộ phận Tiếp nhận nhận hàng dựa trên file copy (Recordkeeping & Custody)
của đơn đặt hàng, lập biên bản nhận hàng và chuyển biên bản
nhận hàng cùng hàng hóa cho Kho hàng. • Bộ phận nhận hang được báo trước để chờ chuyển hàng.
• Accounts Payable is put on notice that liability to this vendor
The Inventory Warehouse verifies that goods received match
those listed on the receiving report. will increase when goods arrive. (Recordkeeping)

Kho xác minh hàng hóa nhận được khớp với biên bản nhận • Kế tốn phải trả được thơng báo trước rằng khoản phải trả
hàng.
với NCC này sẽ gia tăng khi hàng được vận chuyển đến.
Receiving sends the receiving report to Inventory Control for Because quantities are blank on Receiving’s copy of the
matching with the purchase requisition and updating of purchase order, employees must count items to prepare the
inventory records. receiving report. (Recordkeeping & Custody).
Bộ phận nhận hàng gửi biên bản giao nhận tới kiểm soát tồn
kho để so sánh với yêu cầu mua hàng và cập nhập vào báo Vì số lượng để trống trên bản sao Đơn đặt hàng của Bộ phận
cáo tồn kho. nhận hàng, nhân viên phải đếm các mặt hàng để chuẩn bị báo
Receiving also sends a copy of the receiving report to cáo nhận hàng. (Lưu trữ hồ sơ & Giám sát).
Accounts Payable for matching with the purchase order and Detects any loss or damage between Receiving and the
purchase requisition. Inventory Warehouse.
Bộ phận nhận hàng cũng gửi biên bản nhận hàng tới kế toán Phát hiện bất kỳ mất mát hoặc hư hỏng nào giữa bộ phận
phải trả để khớp với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng. nhận hàng và kho.
Inventory Warehouse accepts responsibility for safeguarding
receipted goods. (Recordkeeping & Custody)
Kho hàng tồn kho chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa đã
nhận. (Lưu trữ hồ sơ & giám sát)
Ensures that inventory records are current. (Recordkeeping &
Custody)

Đảm bảo rằng báo cáo hàng tồn kho được cập nhập.

Accounts Payable ensures that all documents reconcile and
will await the arrival of the vendor invoice to record the
payable transaction (as shown in the Cash Disbursements
System Flowchart on the next page). (Recordkeeping)

Kế toán phải trả đảm bảo rằng tất cả tài liệu được đối chiếu và