Tiểu luận quản lý mua hàng cuối kì đại học Thăng Long

MỤC LỤC

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH
NGHIỆP 1

1. Mua hàng 1

I.1 Khái niệm mua hàng1

1.2 Tầm quan trọng của việc mua hàng trong doanh nghiệp 1

1.3 Các yếu tố hỗ trợ mua hàng 2

1.4 Mục tiêu mua hàng 4

2. Quy trình mua hàng 6

2.1 Quy trình chung mua hàng 6

2.2 Nội dung 6

3. Chính sách và thủ tục mua hàng 11

3.1 Chính sách mua hàng 11

3.2 Thủ tục mua hàng 12

4. Xu hướng chiến lược mua hàng 13

II. HOẠT ĐỘNG TÌM NGUỒN HÀNG CỦA LOTTE Mart 14

1. Giới thiệu về LOTTE Mart 14

2. Thực trạng tìm nguồn hàng của LOTTE Mart 15

2.1 LOTTE Mart phát triển nhà cung ứng tiềm năng 15

2.2 Quy trình mua hàng của LOTTE Mart 17

2.3 Chính sách mua hàng của LOTTE Mart 18
2.3.1 Chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng 18
2.3.2 Chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số 18
2.3.3 Chính sách xác định mối quan hệ giữa người mua và người bán 19

2.4 Thủ tục mua hàng của LOTTE Mart 20
2.4.1 Nhà cung cấp cho LOTTE Mart Indonesia 20
2.4.2 Nhà cung cấp cho LOTTE Mart Hàn Quốc 21

2.5 Xu hướng chiến lược mua hàng của LOTTE Mart 21

3. Đánh giá hoạt động tìm nguồn hàng của LOTTE Mart 22

3.1 Ưu điểm 22

3.2 Hạn chế và nguyên nhân 24

III. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG TÌM NGUỒN MUA
HÀNG CỦA LOTTE MART 25

1. Một số đề xuất 25

2. Khuyến nghị 26

PHỤ LỤC 28

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Bốn yếu tố hỗ trợ mua hàng............................................................................3
Hình 2.1 LOTTE Mart..................................................................................................27
Hình 2.2 Các sản phẩm mang thương hiệu riêng của LOTTE Mart............................27
Hình 2.3 Thủ tục nhập khẩu thực phẩm........................................................................28

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Mua hàng trong doanh nghiệp ngày nay đóng vai trị rất quan trọng trong dây
chuyền cung ứng. Nó là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp,
mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó mua hàng
nhưng hành vi hay mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng của các doanh nghiệp và
các nhà kinh doanh.

Ngày nay, các doanh nghiệp vừa và to đều có một bộ phận mua hàng riêng biệt
chuyên phụ trách việc thương lượng với các nhà cung cấp để có được nguyên liệu đầu
vào với giá thành thấp, chất lượng tốt, nguồn gốc rõ ràng. Việc mua hàng sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu và kết quả hoạt động của các bên
liên quan và doanh nghiệp.

Các siêu thị lớn hiện nay như Aeon Mall, Nguyễn Kim,…đều có bộ phận mua
hàng riêng biệt để theo dõi và chọn lọc các nhà cung cấp cho các nguyên liệu đầu vào

của mình. Lotte mart cũng là một trong số đó. Là một siêu thị với quy mô lớn, Lotte
Mart đang không ngừng cải thiện đầu vào của mình để có thể cạnh tranh với các siêu
thị khác. Việc tìm hiểu nguồn mua hàng của Lotte Mart là hết sức quan trọng để có thể
chỉ ra được hạn chế trong việc tìm nguồn hàng để từ đó đưa ra giải pháp hợp lí trong
việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu phù hợp

2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu là để cung cấp thông tin, đánh giá về lựa chọn nguồn mua
của doanh nghiệp để lợi thế và thành công trong môi trường kinh doanh. Từ đó đưa ra
những đề xuất chiến lược tìm nguồn cung phù hợp để doanh nghiệp đạt lợi nhuận tối
ưu.

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH
NGHIỆP

1. Mua hàng

1.1. Khái niệm mua hàng

Mua hàng (Purchasing) là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi
xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thỏa thuận điều kiện mua
bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển
nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu
đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp
nhất.

Mua hàng được coi là thực hiện 5R:
 Mua đúng số lượng
 Mua đúng chất lượng

 Mua đúng thời điểm
 Mua đúng giá
 Mua đúng nguồn gốc/ xuất sứ hàng hóa

1.2. Tầm quan trọng của mua hàng trong doanh nghiệp

Tăng giá trị và tiết kiệm

 Khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu
suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và
cung ứng.

 Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%.
Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng
hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp. Khơng khó để
thấy tại sao mua hàng là một lĩnh vực tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm chi phí cũng
bao gồm việc tránh chi phí thơng qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ
động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp.

Xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy đổi mới

1

 Để các mối quan hệ này hoạt động, cả người mua và nhà cung cấp phải đồng ý
hồn vốn có thể chấp nhận được từ các khoản đầu tư của họ để mỗi bên nhận
ra lợi nhuận tích cực. Nếu mục đích chiến lược của nhà cung cấp là trở thành
khách hàng được lựa chọn, thì họ cần cung cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết
để hỗ trợ người mua.

Nâng cao chất lượng và danh tiếng

 Quản lý mua hàng và cung ứng có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm

và dịch vụ. Trong nhiều trường hợp, các cơng ty đang tìm cách tăng tỷ lệ các
bộ phận, công ty hợp tác và dịch vụ mà họ thuê ngoài để tập trung vào các lĩnh
vực chun mơn hóa và năng lực riêng của họ.

Giảm thời gian dẫn
 Mua hàng đóng vai trị là người liên lạc giữa nhà cung cấp và kỹ sư, cũng có

thể giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình.

Quản lí rủi ro nhà cung cấp
Những rủi ro được quản lí bằng cách tìm nguồn cung ứng chiến lược nhấn
mạnh nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ và hàng tồn kho JIT.
Các nhà quản lý cung ứng cấp tiến phải liên tục theo dõi cơ sở cung ứng của họ
về rủi ro và phát triển các kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi
ro này.

Tác động nguồn kinh tế
 Quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm.

Đóng góp vào lợi thế cạnh tranh
 Tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt

được lợi thế cạnh tranh
 Một dấu hiệu cho thấy địa vị, danh tiếng và khả năng nhìn nhận được nâng cao

này là mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng

1.3. Các yếu tố hỗ trợ mua hàng

2

Tài Tổ chức Công Đo lường
nguyên thiết kế nghệ
con người thông tin

Hình 1.1. Bốn yếu tố hỗ trợ mua hàng

Tài nguyên con người
Để hỗ trợ việc mua hàng, các doanh nghiệp cần có một nguồn tài nguyên chất
lượng về con người. Họ là những chuyên gia chuỗi cung ứng có khả năng:
 Xem chuỗi cung ứng một cách tổng thể
 Quản lý các mối quan hệ quan trọng
 Phân tích thị trường cạnh tranh
 Tham gia vào việc ra quyết định dựa trên thực tế
 Thực hành quản lý chi phí nâng cao
 Hiểu các hệ thống kinh doanh điện tử
 Phân tích dữ liệu lớn
 Sử dụng thiết bị di động

Tổ chức thiết kế
Các thiết kế tổ chức có:
 Đội cung ứng do trung tâm lãnh đạo
 Trách nhiệm điều hành đối với các hoạt động điều phối, mua hàng và cung
ứng, chuỗi.
 Sự sắp xếp của nhân viên cung ứng với khách hàng nội bộ.
 Các nhóm chức năng chéo để quản lý các quy trình chuỗi cung ứng

3

 Điều phối chiến lược cung ứng và các đơn vị kinh doanh
 Điều hành hội đồng người mua – nhà cung cấp để phối hợp với các nhà cung

cấp

Công nghệ thông tin
Hệ thống thời gian thực phần mềm theo yêu cầu và hoặc hệ thống công nghệ dựa
trên đám mây. Hỗ trợ hệ thống lập kế hoạch và thực hiện chuỗi cung ứng có khả năng
thực hiện:
 Lập kế hoạch như cầu
 Cam kết đặt hàng, lên lịch và lập kế hoạch sản xuất
 Lập kế hoạch phân phối và vận chuyển
 Bổ sung vật liệu
 Đấu giá ngược
 Yêu cầu hệ thống thanh toán
 Mạng nội bộ
 Hội thảo trên web và podcast

Các biện pháp và hệ thống đo lường
Bao gồm các biện pháp chuỗi cung ứng rằng
 Sử dụng dữ hiệu từ các nguồn hiển thị
 Định lượng những gì tạo ra giá trị
 Sử dụng các mục tiêu thay đổi theo thời gian
 Dựa vào các điểm chuẩn để thiết lập mục tiêu hiệu suất
 Liên kết với các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh
 Tính năng kỹ thuật và các biện pháp hiệu quả
 Chỉ định quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình.

1.4. Mục tiêu của mua hàng

Mục tiêu 1: Đảm bảo nguồn cung

 Việc mua hàng xảy ra bởi vì sản phẩm hoặc dịch vụ th ngồi đó vẫn cần
được quản lý, hoặc hiệu quả kinh doanh sẽ bị thu hẹp

4

 Với sự gia tăng mạnh mẽ của hoạt động thuê ngoài, các doanh nghiệp ngày
càng phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài để cung cấp không chỉ nguyên
vật liệu và sản phẩm mà cịn cả cơng nghệ thơng tin, dịch vụ và các hoạt động
thiết kế.

 Để hỗ trợ quy trình này, người mua phải thực hiện những việc sau:
+ Nguồn sản phẩm và dịch vụ ở mức giá phù hợp
+ Nguồn chúng từ đúng nguồn
+ Nguồn chúng theo đúng thông số kỹ thuật đáp ứng nhu cầu của người dùng
+ Nguồn chúng với số lượng phù hợp
+ Sắp xếp việc giao hàng/thực hiện dịch vụ vào đúng thời điểm cho đúng
khách hàng nội bộ

Mục tiêu 2: Quản lý quy trình tìm nguồn cung ứng một cách hiệu quả và hiệu
quả

 Mua hàng phải quản lý các hoạt động nội bộ của mình một các hiệu quả và
hiệu quả bằng cách thực hiện như sau:
+ Xác định các cấp độ nhân sự
+ Phát triển và tuân thủ ngân sách hành chính
+ Cung cấp đào tạo chuyên nghiệp và cơ hội phát triển cho nhân viên
+ Giới thiệu các kênh mua được cải tiến trong hệ thống mua sắm trả tiền dẫn

đầu để cải thiện khả năng hiện thị chi tiêu, lập hóa đơn và thanh tốn hiệu
quả cung như sự hài lòng của người dùng

Mục tiêu 3: Quản lý hiệu suất của Nhà cung cấp
 Mua hàng phải bám sát điều kiện hiện tại trong các thị trường cung ứng để

đảm bảo rằng việc mua hàng
+ Chọn các nhà cung cấp có khả năng cạnh tranh
+ Xác định các nhà cung cấp mới có tiềm năng hoạt động xuất sắc và phát

triển mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp này

5

+ Cải thiện các nhà cung cấp hiện tại

+ Phát triển các nhà cung cấp mới khơng có khả năng cạnh tranh với các nhà
cung cấp hiện tại

 Có một số lý do khiến việc mua hàng có thể khơng tích hợp được các kế hoạch
của họ với các kế hoạch của công ty

+ Thứ nhất, nhân viên mua hàng trước đây không tham gia vào các diễn đàn
cấp cao thảo luận về các kế hoạch kinh doanh chiến lược

+ Thứ hai, ban lãnh đạo điều hành thường chậm nhận thức lại giá trị mà một
tổ chức mua sắm đẳng cấp thế giới có thể cung cấp cho doanh nghiệp

Mục tiêu 4: Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ

 Mua hàng phải liên lạc chặt chẽ với các nhóm chức năng đại diện cho khách
hàng nội bộ của họ. Khách hàng nội bộ đôi khi được gọi là các bên liên quan,
trong đó họ có một phần quan trọng trong kết quả của quyết định mua hàng.

Mục tiêu 5: Phát triển các chiến lược cung ứng tích hợp hỗ trợ các mục tiêu và
mục tiêu kinh doanh

 Việc mua hàng có thể trực tiếp ảnh hưởng (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng
trưởng dài hạn, doanh thu và kết quả hoạt động và kế hoạch hoạt động của các
bên liên quan và các đơn vị kinh doanh

2. Quy trình mua hàng

2.1. Quy trình chung mua hàng

1. Dự báo và yêu cầu kế hoạch
2. Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng
3. Xác định/lựa chọn nhà cung cấp
4. Hợp đồng/tạo đơn đặt hàng
5. Nhân vật liệu hoặc dịch vụ tài liệu
6. Quyết toán, thanh toán và đo lường hiệu suất

2.2. Nội dung

Yêu cầu về Dự báo và Kế hoạch

6

 Chu kỳ mua bắt đầu với việc xác định nhu cầu (một yêu cầu). Ở hầu hết các
trường hợp, nhân viên mua sắm có một quy trình lập kế hoạch hàng năm hoặc

sáu tháng, theo đó họ sẽ xem xét mơ hình chi tiêu cho tổ chức và chuẩn bị dự
báo về những thứ được mua

 Khi tạo dự báo cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết, khách hàng nội bộ có
thể khơng ln có thể diễn đạt chính xác những gì họ cần tại một thời điểm
trong tương lai

Yêu cầu mua hàng/Tuyên bố công việc
 Phương pháp phổ biến nhất để thông báo nhu cầu mua hàng là thông qua yêu

cầu mua hàng. Người dùng cũng có thể truyền tải nhu cầu của họ qua điện
thoại, truyền miệng hoặc bằng phương pháp do máy tính tạo ra
 Mặc dù có nhiều định dạng yêu cầu mua hàng, nhưng mọi yêu cầu phải bao
gồm những điều sau:
+ Mô tả vật liệu hoặc dịch vụ được yêu cầu
+ Số lượng và ngày tháng yêu cầu
+ Đơn giá ước tính
+ Tài khoản hoạt động được tính phí
+ Ngày yêu cầu (điều này bắt đầu chu kỳ theo dõi)
+ Ngày yêu cầu
+ Chữ ký của Người được ủy quyền

Yêu cầu mua hàng lưu động/Mã vạch
 Nhu cầu vật chất cũng được thông báo thông qua yêu cầu mua hàng lưu động-

một hình thức bao gồm nhãn hoặc mã vạch với thông tin về người mua mặt
hàng đó.
 Thơng tin trên thẻ hoặc mục nhập cơ sở dữ liệu được liên kết với mã vạch có
thể bao gồm những điều sau: Danh sách các nhà cung cấp được chấp thuận/
Giá trả cho nhà cung cấp/ Sắp xếp lại điểm/ Bản ghi sử dụng

7

Dự báo và Đơn đặt hàng của Khách hàng

 Đơn đặt hàng của khách hàng có thể kích hoạt nhu cầu về yêu cầu vật liệu, đặc
biệt khi các thay đổi đối với các sản phẩm hiện có yêu cầu các thành phần
mới. Đơn đặt hàng của khách hàng cũng có thể báo hiệu sự cần thiết phải có
được các vật liệu hiện có.

Sắp xếp lại hệ thống điểm

 Hệ thống điểm sắp xếp lại là một cách được sử dụng rộng rãi để xác định nhu
cầu mua hàng. Hệ thống như vậy sử dụng thông tin liên quan đến số lượng đặt
hàng và dự báo nhu cầu duy nhất cho từng mặt hàng hoặc số bộ phận được
duy trì trong hàng tồn kho

Kiểm tra kho liên quan đến việc kiểm tra thực tế hàng tồn kho để xác minh rằng
hồ sơ hệ thơng (cịn được gọi là ghi trên tay, hoặc là ROH) khớp với khoảng khơng
quảng cáo trên tay thực tế cấp – cịn được gọi là vật lý trên tay (POH) các cấp độ

 Các công ty nhỏ hơn dựa vào các mặt hàng tiêu chuẩn, dễ kiếm thường sử
dụng việc kiểm tra kho để loại bỏ các yêu cầu đặt hàng nguyên liệu. Trong
môi trường này, việc kiểm tra kho bao gồm đi thăm thực tế một vị trí của bộ
phận để xác định xem có đủ hàng tồn kho để đáp ứng yêu cầu của người dùng
hay không. Không cần đặt hàng lại mua hàng nếu có đủ hàng tồn kho để đáp
ứng các yêu cầu cũ

Đội liên chức năng

 Nếu mua hàng là một phần của nhóm yêu cầu tìm nguồn cung ứng mới, thì cơ
hội tồn tại để làm việc với các bên liên quan và giúp họ xác định nhu cầu sớm
trong quá trình này

 Có nhiều phương pháp khác nhau để đáp ứng các yêu cầu của người dùng. Mô
tả theo loại thị trường hoặc là mô tả theo tiêu chuẩn ngành có thể lựa chọn tốt
nhất cho các mặt hàng tiêu chuẩn, nơi yêu cầu được hiểu rõ và có sự thống
nhất chung giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng về ý nghĩa của các điều
khoản nhất định. Mô tả theo thương hiệu được sử dụng khi một sản phẩm hoặc

8

dịch vụ độc quyền hoặc khi nhận thấy có lợi thế khi sử dụng sản phẩm hoặc
dịch vụ của một nhà cung cấp cụ thể

Nhận dạng và lựa chon nhà cung cấp

Khi nhu cầu và mô tả nhu cầu được xác định, một trong hai điều có thể xảy ra:

(1) Nhu cầu được đáp ứng bởi một nhà cung cấp có mối quan hệ hợp đồng hiện
tại với công ty mua.

(2) Nhu cầu được đáp ứng bởi một nhà cung cấp mới hiện không đủ điều kiện.

 Trong trường hợp đầu tiên, q trình P2P diễn ra khá trơn tru. Thơng qua dự
báo nhu cầu quy trình, nhân viên mua hàng đã xác định nhà cung cấp nào sẽ
được sử dụng để tìm nguồn cung cấp nhu cầu, và họ đã thực hiện các bước để
đánh giá và sơ tuyển nhà cung cấp.

 Trong trường hợp thứ hai, khi không xác định được nhà cung cấp hoặc khi

khách hàng nội bộ yêu cầu đáp ứng nhu cầu của một nhà cung cấp cụ thể mà
họ lựa chọn, thì việc mua hàng gặp phải thách thức khó khăn hơn. Bởi vì
khơng có hợp đồng hiện có với nhà cung cấp, họ có thể chần chừ trong việc
chấp thuận việc đáp ứng nhu cầu từ nhà cung cấp này.

Đấu thầu hay Đàm phán?

 Đấu thầu cạnh tranh trong ngành công nghiệp tư nhân liên quan đến yêu cầu
đấu thầu từ các nhà cung cấp mà người mua sẵn sàng hợp tác kinh doanh. Quá
trình này thường được bắt đầu khi người quản lý mua hàng gửi yêu cầu báo
giá (RFQ) hình thức cho nhà cung cấp. Mục tiêu là lựa chọn cho doanh nghiệp
nhà thầu đủ điều kiện nhất.

 Người mua sử dụng đấu thầu cạnh tranh khi giá cả là tiêu chí chủ đạo và là
yêu cầu mặt hàng (hoặc dịch vụ) có thơng số kỹ thuật vật liệu đơn giản. Ngoài
ra, giá thầu cạnh tranh thường được sử dụng trong ngành công nghiệp quốc
phòng và cho các dự án lớn

Đàm phán là hợp lý khi đấu thầu cạnh tranh khơng phải là một phương pháp
thích hợp để hỗ trợ lựa chọn đối tác. Đàm phán mặt đối mặt là cách tiếp cận tốt nhất
trong các trường hợp sau:

9

 Khi thiếu bất kỳ tiêu chí nào đã đề cập trước đó về đấu thầu cạnh tranh. Ví dụ:
mặt hàng có thể là mặt hàng mới hoặc phức tạp về mặt kỹ thuật với chỉ có
thông số kỹ thuật mơ hồ

 Khi mua hàng yêu cầu thỏa thuận về một loạt các hiệu suất các yếu tố, chẳng
hạn như giá cả, chất lượng, giao hàng, chia sẻ rủi ro và hỗ trợ sản phẩm

 Khi người mua yêu cầu sự tham gia sớm của nhà cung cấp
 Khi nhà cung cấp khơng thể xác định rủi ro và chi phí
 Khi nhà cung cấp yêu cầu một thời gian dài để phát triển và sản xuất các mặt

hàng đã mua. Điều này thường làm cho việc ước tính chi phí mua hàng từ phía
nhà cung cấp trở nên khó khan

Yêu cầu bản báo giá
 Nếu điều kiện yêu cầu một mặt hàng với số tiền cao hơn mà khơng có nhà

cung cấp hiện có, thì việc mua hàng có thể nhận được báo giá hoặc giá thầu từ
các nhà cung cấp tiềm năng.

Thông số kỹ thuật hoặc Bản thiết kế
 Nếu mặt hàng được yêu cầu phức tạp hoặc yêu cầu quy trình sản xuất mới

hoặc chưa được kiểm tra, việc mua hàng có thể bao gồm thông tin bổ sung
hoặc tài liệu đính kèm để hỗ trợ nhà cung cấp.

Đánh giá các nhà cung cấp
 Việc đánh giá các nhà cung cấp bắt đầu sau khi xác định rằng có nhu cầu mua

hàng tồn tại (hoặc có khả năng tồn tại) và việc phát triển các thông số kỹ thuật
vật liệu xảy ra.

Đơn mua hàng
 Việc soạn thảo một đơn đặt hàng, đôi khi được gọi là hợp đồng mua bán diễn

ra sau việc lựa chọn nhà cung cấp đã hoàn tất. Đơn đặt hàng thường chứa một

số lượng lớn các chi tiết tái chính sách thận trọng, bởi vì nó thực sự là một tài
liệu ràng buộc pháp lý.

Tiếp nhận và Kiểm tra hàng

10

 Giai đoạn này của chu kỳ mua hàng liên quan đến việc chuyển giao vật chất
của yêu cầu mua. Đây nên là một thói quen thường xuyên, mặc dù không nhất
thiết phải là hiệu quả nhất nhưng là một phần của chu kỳ mua hàng.

 Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho. Khi hàng nhập kho,
bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về
giá.

 Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và
Phòng mua hàng tiếp nhận, thông báo tới nhà cung cấp và thực hiện quy trình
đổi hoặc trả sản phẩm.

 Quá trình vận chuyển và nhận hàng yêu cầu một số tài liệu quan trọng khác
cũng có thể là tài liệu điện tử, bao gồm:
+ Phiếu đóng gói vật liệu,
+ Vận đơn
+ Báo cáo chênh lệch nhận hàng

Thanh tốn hóa đơn và quyết tốn hợp đồng
 Sau khi mặt hàng hoặc dịch vụ được giao, công ty mua hàng sẽ tiến hành

thanh tốn cho nhà cung cấp. Thanh tốn sau đó được thực hiện thông qua các
tài khoản phải trả của tổ chức. Điều này ngày càng được thực hiện thông qua

các phương tiện điện tử.

3. Chính sách và thủ tục mua hàng

3.1. Chính sách mua hàng
Mặc dù có nhiều chính sách mua hàng, nhưng hầu hết đều thuộc một trong năm

loại
 Các chính sách xác định vai trị của việc mua hàng
 Các chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng
 Các chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số
 Các chính sách xác định mối quan hệ người mua-người bán

11

 Các chính sách xác định các vấn đề hoạt động

Các chính sách hoạt động khác
 Tuân thủ luật pháp và quy định
 Hạn chế về lựa chọn nguồn ngoài chức năng mua hàng
 Xử lý tài sản vật chất một cách hợp lý
 Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển cao cấp
 Việc sử dụng nhãn hiệu hoặc biểu tượng của nhà cung cấp

3.2. Thủ tục mua hàng

Thủ tục là các hướng dẫn vận hành mô tả chi tiết các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ
chức năng, và sổ tay hướng dẫn sử dụng thực sự là một hướng dẫn sử dụng.

Một bộ phận thu mua lớn có thể có nhiều quy trình chi tiết hóa thơng lệ được

chấp nhận để thực hiện một hoạt động

Mục đích

 Sổ tay hướng dẫn là một hướng dẫn tham khảo dành cho nhân viên mua hàng
và đặc biệt có giá trị đối với những nhân viên mới, những người yêu cầu được
đào tạo về cách hoàn thành các hoạt động hoặc nhiệm vụ khác nhau.

 Đối với những người có kinh nghiệm, sách hướng dẫn cung cấp làm rõ hoặc
chỉ đơn giản là củng cố kiến thức về các chủ đề khác nhau.

Sổ tay hướng dẫn cung cấp tính nhất quán và trật tự bằng cách ghi lại các bước
và hoạt động cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ. Sổ tay thủ tục được lập thành văn
bản hỗ trợ các hoạt động hiệu quả và thường bao quát và chi tiết hơn so với sổ tay
chính sách.

Các thủ tục hiện tại đang được thay thế bằng các thủ tục hợp lý hóa nhằm khuyến
khích tính kịp thời và đáp ứng. Đối với một chính sách, ban lãnh đạo phải xem xét và
đánh giá các thủ tục của chính sách đó để đảm bảo rằng chúng kịp thời và chính xác và
chúng góp phần vào - thay vì cản trở - hoạt động.

Chu kỳ mua hàng: Các thủ tục hiện tại thường ghi lại các bước thích hợp cần
tuân theo trong mỗi giai đoạn của chu kỳ hoặc quy trình mua hàng.

12

Sử dụng hợp lý các hình thức mua hàng: Phần lớn trong số này được tạo bằng
điện tử hoặc được gửi qua thư điện tử và được chứa trong cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên,
điều quan trọng là phải nhận ra rằng nhiều công ty vẫn dựa vào các biểu mẫu thủ công
và fax và chưa tự động hóa tất cả các yếu tố này.

4. Xu hướng chiến lược mua hàng

Mục đích chung của chiến lược danh mục mua hàng là tối đa hóa giá trị cho
người mua và nhà cung cấp bằng cách tận dụng nguồn lực và nợ phải trả của cả công
ty nội bộ và nhà cung cấp bên ngoài.

Trong tương lai, những thay đổi về mơ hình kinh doanh, mức độ th ngồi, cấu
trúc ngành, cơng nghệ, nhu cầu của khách hàng, quy định về môi trường và các yếu tố
khác sẽ thay đổi cả cách xác định giá trị và cách các nguồn lực bên ngồi có thể giúp
cung cấp giá trị đó.

Trong tương lai các công ty, sẽ xem xét ngồi chi phí, chất lượng và giao hàng
như các mục tiêu chiến lược mua hàng sẽ ngày càng tìm kiếm những đóng góp khác
như đổi mới, giảm thiểu rủi ro, tính bền vững và giảm thời gian chu kỳ.

Các công ty sẽ ngày càng sử dụng các phương pháp tiếp cận nguồn cung ứng tập
trung vào giá trị để đánh giá cách một nhà cung cấp hoặc một nhóm nhà cung cấp có
thể được sử dụng để đạt được lợi thế cạnh tranh cho các danh mục có tác động kinh
doanh cao.

Việc phát triển chiến lược danh mục sẽ bao gồm, ít nhất từ ba đến năm năm và sẽ
bắt đầu khi phát triển sản phẩm / dịch vụ mới với các mục tiêu trên diện rộng được
thiết lập, ví dụ, đổi mới, giảm thiểu rủi ro, chi phí, tìm nguồn cung ứng cho thị trường
mới nổi, tính bền vững, hợp tác, tiêu chuẩn hóa…

13

II. HOẠT ĐỘNG TÌM NGUỒN MUA HÀNG CỦA LOTTE MART
1. Giới thiệu về LOTTE Mart
LOTTE Mart là một công ty của tập đoàn LOTTE Hàn Quốc, là một chuỗi siêu

thị lớn bán nhiều loại hàng tạp hóa, quần áo, đồ chơi, đồ điện tử và các hàng hóa khác.
LOTTE Mart khai trương chi nhánh đầu tiên tại Guui-dong, Gang Byeon, Seoul,
Hàn Quốc vào ngày 1/4/1998. Năm 2008, LOTTE Mart mở rộng ra thị trường nước
ngoài tại các quốc gia một số quốc gia. Những ngày đầu tháng 3, ngành bán lẻ Việt
Nam đưa tin LOTTE Mart (Hàn Quốc) đã mua lại 70% vốn của Posco tại tòa nhà của
Diamond Plaza
Tính đến thời điểm tháng 1 năm 2024, LOTTE Mart có tổng cộng 175 siêu thị
trên tồn cầu, trong đó tại Việt Nam có 16 siêu thị. Siêu thị LOTTE Mart đầu tiên tại
Việt Nam là LOTTE Mart Nam Sài Gòn được xây dựng tại quận 7, thành phố Hồ Chí
Minh, cũng là nơi đặt trụ sở chính của LOTTE Mart Việt Nam.

Quản lí siêu thị là người chịu trách nhiệm cao nhất, tổ chức điều hành mọi hoạt
động của siêu thị. Là người chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động của siêu thị, lên
kế hoạch kinh doanh, bổ nhiệm khen thưởng,…

Dưới quản lí siêu thị gồm có bộ phận nhân sự, bộ phận marketing,..sẽ báo cáo
thực tiếp các hoạt động các bộ phận phụ trách cho quản lí siệu thị. Các bộ phận này
đồng thời sẽ điều hành, giám sát các hoạt động của các phịng ban nhỏ hơn. Ví dụ như

14

bộ phận quản lí cấp cao sẽ giám sát phịng ban kế tốn, an ninh, mua hàng, bảo trì, vận
chuyển,… Bộ phận về thực phẩm tươi sống chịu trách nhiệm giám sát phịng ban về
thực phẩm. Bộ phận đồ khơ và các sản phẩm khác chịu trách nhiệm về phòng ban đồ
điện, thời trang, trang trí nhà cửa,…

Bộ phận mua hàng nằm dưới sự quản lý cấp cao (General Administration
Manager). Trong cơ cấu tổ chức của LOTTE Martl số lượng nhân sự cần có cho bộ
phận mua hàng không chiếm nhiều bằng cái chức vụ khác, nhưng lại đóng vai trị quan
trọng. Bộ phận mua hàng sẽ không trực tiếp báo cáo cho quản lí siêu thị mà thơng qua

quản lí cấp cao.

Các bộ phận trong siêu thị đều có sự liên kết và thực hiện nhiệm vụ của mình
nhằm đem đến sự hài lịng cho khách hàng và phát triển siêu thị ngày một lớn mạnh.

2. Thực trạng hoạt động tìm nguồn mua hàng của LOTTE Mart

 Hiện nay LOTTE Mart là một trong những đối tác lớn và đáng tin cậy của các
doanh nghiệp trong và ngồi nước. Ví dụ:

 Thức uống: CocaCola, Pepsi Mirinda, 7UP,..

 Thời trang: Asia, Onoff, Chiho, Vera,..

 Làm đẹp: Medicare, Senka, Nivea, Sunplay,…

 Thực phẩm tươi sống: Rau DaLatGap, Rau VietVeg, Rau Sông Xanh, thịt heo
MeatMaster, thịt gà Niwatori, thịt bò Pacow,..

 Thực phẩm đông lạnh: Bánh Mandu bibigo, há cảo Cholimex, Thanh cua
Surimi Mayumi, Chả giò Thịt Cầu Tre,…

Bên cạnh đó LOTTE Mart cũng có cho mình một nhãn hàng riêng: Choice L
(5/2016). Các sản phẩm mang thương hiệu riêng của LOTTE Mart đều được chọn lọc
kĩ lường, mỗi công đoạn đều rất kĩ càng, chi tiết, đảm bảo mang đến cho khách hàng
những sản phẩm sạch, giá cả hợp lí và đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng. Tính
đến nay, LOTTE Mart đã phát triển danh mục sản phẩm nhãn hàng riêng Choice L lên
tới 1000 mặt hàng. Choice L được đánh giá cao từ giới chuyên môn uy tín cũng như
đạt được nhiều dấu ấn trên các sân chơi thương mại tầm cỡ quốc tế, tiêu biểu như triển
lãm FOOD Expo, hội chợ Vietnam Expo, Vietnam Internaional retail and franchise…

15

2.1. LOTTE Mart phát triển nhà cung cấp tiềm năng

Để đăng ký trở thành nhà cung cấp của LOTTE Mart cần trải qua bốn giai đoạn
Đăng ký, Chấp nhận, Đánh giá, Xác nhận lần cuối.

 Đăng ký: Các doanh nghiệp sẽ truy cập vào hệ thống của siêu thị và nhập các
thông tin theo yêu cầu

 Chấp nhận: LOTTE Mart sẽ đánh giá doanh nghiệp dựa trên các thông tin
đăng ký và đưa quyết định lựa chọn của mình, sau đó sẽ thơng báo đến doanh
nghiệp về thời gian và tình hình cụ thể

 Đánh giá: LOTTE Mart sẽ hoàn tất bước thẩm định lần 1 dựa trên việc đánh
giá chất lượng và tài liệu thông tin của doanh nghiệp. Sau đó doanh nghiệp sẽ
được đánh giá nội bộ lần 2. Sau khi kiểm tra lần 2, siêu thị sẽ đưa ra quyết
định cuối cùng

 Xác nhận lần cuối: Hoàn tất bước này doanh nghiệp đã trở thành nhà cung cấp
và thực hiện giao dịch với LOTTE Mart

Ngày 8/12/2017, chương trình Hội chợ Kết nối cung cầu giữa thành phố Hồ Chí
Minh với các tỉnh thành được tổ chức tại Nhà thi đấu Phú Thọ, sự kiện này thu hút ơn
2763 doanh nghiệp của 39 tỉnh thành đăng ký, quy mô lên đến 450 gian hàng bao gồm:
khu vực trưng bày sản phầm đặc sản, đặc trưng vùng miền và các đơn vị nhà phân
phối trong đó co LOTTE Mart.

Trong sự kiện, LOTTE Mart hưởng ứng cuộc vận động “Người Việt Nam ưu tiên

dùng hàng Việt Nam”. Bà Nguyễn Thị Bình Minh – Giám đốc thu mua thực phẩm tươi
sống LOTTE Mart Việt Nam cho biết: “Tơi đánh giá cao chương trình kết nối cung
cầu năm nay, chương trình với sự góp mặt của đơng đảo các cơ sở doanh nghiệp từ các
tỉnh thành trên mọi miền đất nước – là cơ hội để các doanh nghiệp nhà phân phối, nhà
bán lẻ như LOTTE Mart có cơ hội đến gần hơn với các doanh nghiệp mang đặc trưng,
đặc sản địa phương, đáp ứng mong muốn mở rộng kết nối giao thương nhằm hỗ trợ tối
đa doanh nghiệp Việt, mang đặc sản Việt vươn lên một tầm cao mới”.

LOTTE Mart luôn chú trọng vào những mặt hàng chất lượng, mang giá trị đặc
đặc trưng vùng miền, đạt tiêu chuẩn kiểm định VietGap, đáp ứng được những yêu cầu

16