tiểu luận ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng và quản lý kho tại công ty cổ phần nông dược hai

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
^  ]





BÀI TIỂU LUẬN

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ
KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC
HAI



GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm
SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam
2. Nguyễn Duy Năng
3. Lê Thị Ngà
4. Ngô Thị Thu Ngân
5. Bùi Kiều Ngọc
6. Hà Hữu Nhân
7. Điền Thị Tuyết Nhung
8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh
9. Phạm Văn Phác
10. Nguyễn Tấn Phát

LỚP : QT2 – K13

Tp. Hồ Chí Minh 08/2010



TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
^  ]





BÀI TIỂU LUẬN

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ
KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC
HAI



GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm
SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam
2. Nguyễn Duy Năng
3. Lê Thị Ngà
4. Ngô Thị Thu Ngân

5. Hà Hữu Nhân
6. Bùi Kiều Ngọc
7. Điền Thị Tuyết Nhung
8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh
9. Phạm Văn Phác
10. Nguyễn Tấn Phát
LỚP : QT2 – K13



Tp. Hồ Chí Minh 08/2010

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin trong các ngành kinh tế, quản lý sản
xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Mức độ tin học hoá trong
sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự
đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị trường hiện nay.
Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống
đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong
lĩnh vực quản lý.
Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được
những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có
sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý
thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ.
Thấy được những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại, công ty cổ phần
nông dược HAI đã mạnh dạn đầu tư tin học hóa ở các phòng ban. Do hạn hẹp về thời
gian nên chúng tôi không thể giới thiệu chi tiết toàn bộ các quy trình ở công ty, chúng
tôi tập trung giới thiệu “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Quản lý mua hàng và

Quản lý kho tại Công ty cổ phần Nông Dược Hai”. Với đề tài này, chúng tôi hy vọng
sẽ làm rõ hơn vai trò và lợi ích của công nghệ thông tin đối với các doanh nghiệp hiện
nay.

********************************


Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
MỤC LỤC
1. Giới thiệu công ty cổ phần nông dược HAI 1
1.1. Lịch sử hình thành công ty cổ phần nông dược HAI 1
1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị 1
1.2.2. Ngành nghề kinh doanh 1
1.2.3. Sơ đồ tổ chức 2
1.2. Vài nét về công ty cổ phần nông dược HAI 1
2.
Cơ sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 4
2.1. Cơ sở lý thuyết 4
2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 5
2.2.1. Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 6
2.2.2. Doanh nghiệp và thương mại điện tử 7
2.2.3. Triển khai ứng dụng internet trong doanh nghiệp 8
3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty tại Cổ phần nông
dược HAI 8
3.1. Tổng quan quá trình mua hàng 8

3.2. Phân tích quá trình mua hàng 10

3.3. Yêu cầu mua hàng 11
3.4. Quản lý thư hỏi giá và báo giá của nhà cung cấp 13
3.5. Quản lý đơn hàng 13
3.6. Nhận hàng 18
3.7. Quản lý nhà cung cấp 19
3.8. Các xử lý cuối kì 20
3.9 Quản lý dữ liệu 21
4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược
HAI 22

4.1. Biếu đồ ngữ cảnh 22
4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu 24
4.2.1. Biểu đồ dữ liệu mức 0 24

i
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
4.2.2. Biểu đồ dữ liệu mức 1 25
KẾT LUẬN

ii
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI
1.1. Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Nông dược HAI
Công ty Cổ phần Nông dược HAI có tên ban đầu là Công ty Vật tư Bảo vệ Thực vật
phía Nam. Được thành lập vào tháng 10/1986 theo quyết định số 94 NN-TCCB/QĐ ngày
03/3/1986 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm.
Đến ngày 12/3/1988, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm ra quyết định số
487/NN-TCCB/QĐ chuyển Công ty Vật tư BVTV phía Nam thành Chi nhánh Vật tư BVTV
II, trực thuộc Công ty Vật tư BVTV (Hà Nội).
Đến ngày 03/3/1993, theo Quyết định số 100/NN-TCCB/QĐ ngày 24/02/1992 của Bộ
Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm, Công ty Vật tư BVTV II chuyển đổi thành doanh
nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm.
Đến ngày 07/02/2005, theo Nghị định 64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 của Chính phủ
về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần và theo Quyết định số
2616/QĐ-BNN ngày 30/8/2004 của Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc cổ phần hóa doanh
nghiệp nhà nước Công ty Vật tư BVTV II thành công ty cổ phần, Công ty Bảo vệ Thực vật
II được chuyển đổi thành CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI.
1.2. Vài nét về Công ty Cổ phần Nông dược HAI
1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị:
Công ty Cổ phần Nông dược HAI có mạng lưới nhân viên tiếp thị sản phẩm rải đều các
tỉnh Bắc, Trung và Nam bộ. Được bố trí từ 1 đến 3 người mỗi tỉnh, mạng lưới nhân viên tiếp
thị luôn là cầu nối giữa Khách hàng với Công ty giúp nông dân tiếp cận với các sản phẩm
thuốc bảo vệ thực vệ thực vật mới và hổ trợ khách hàng địa phương hợp tác tốt với Công ty.

Ngoài ra, mạng lưới nhân viên tiếp thị còn hổ trợ kỹ thuật, giúp nông dân có phương
pháp sử dụng thuốc bảo vệ thực vật đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất nông nghiệp.
Với phương châm luôn lắng nghe ý kiến của Khách hàng đồng thời kịp thời giải quyết
những khó khăn nguyện vọng của Khách hàng, lực lượng nhân viên tiếp thị của Công ty Cổ
phần Nông dược HAI luôn là người bạn thân thiện và đáng tin cậy nhất của người nông dân.
1.2.2. Ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất, gia công các loại vật tư nông nghiệp;
Kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc bảo vệ thực vật, phân bón;

1.2.3. Sơ đồ tổ chức
1
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

CN
Hà
Nộ

i
Đại Hội Đồng Cổ
Đông
Hội Đồng Quản
Tr
ị
Ban Giám Đốc
BP. Quảng
Cáo Tiếp
Th
ị
BP. Kinh
Doanh

BP.
Nhân Sự
Hành
Chá h
BP. Tài
Chính
P. Bán
Hàng
P. Sản
Xuất
P. Mua
Hàng
Kho
P. Quảng
Bá
P. Tiếp
Thị
CN
Cần
Thơ
CN
An
Gia
ng
CN
Đồng
Tháp
CN
Tiền
Giang

CN
Sóc
Trăng
CN
Đồng
Nai
CN
Bình
Phước
CN
Huế
CN
Nghệ
An
Ban Kiểm Soát

2
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
- Đại Hội Đồng Cổ Đông
Đại hội đồng Cổ đông (ĐHCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn
đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
- Hội Đồng Quản Trị
Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, ngoại trừ các vấn
đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng Cổ đông quyết định. Định hướng các chính sách tồn
tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch
định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất
kinh doanh của Công ty.
- Ban Kiểm Soát
Ban kiểm soát là tổ chức giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều

hành hoạt động kinh doanh; trong ghi chép sổ sách kế toán và tài chính của Công ty nhằm
đảm bảo các lợi ích hợp pháp của các cổ đông.
- Ban Giám Đốc
Hội đồng Quản trị có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc
điều hành các hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về các
nhiệm vụ và quyền hạn được giao phó. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động
hàng ngày của công ty.
- Bộ Phận Nhân Sự Hành Chánh
Điều hành và quản lý các hoạt động Nhân sự và Hành chính của toàn công ty;
Xây dựng nội quy, quy chế, chính sách về nhân sự và hành chính cho toàn công ty;
Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính,
nhân sự phù hợp với thực tế của công ty và với chế độ hiện hành của Nhà nước;
Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội, đối ngoại, các
thông báo hội nghị của lãnh đạo.
- Bộ Phận Tài Chính Kế Toán
Quản lý, điều hành các hoạt động Tài chính, kế toán; Tư vấn cho Ban Giám đốc về tình
hình tài chính và các chiến lược về tài chính; Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán
và chế độ kế toán;
Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán;

3
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các họat động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư có
hiệu quả.
- Bộ Phận Kinh Doanh
Hoạch định, triển khai, kiểm tra và phân tích các kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư.
Lập kế hoạch SXKD hàng năm, dài hạn và chiến lược phát triển.
Thu thập các thông tin về tình hình SXKD của Công Ty để tổng hợp, phân tích đánh
giá, điều chỉnh.
Lập kế hoạch thực hiện các dự án đầu tư đã được phê duyệt.

- Bộ Phận Tiếp Thị
Xây dựng kế hoạch phát triển và hoàn thiện hệ thống bán hàng.
Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Thực hiện, tổ chức các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thị các sản phẩm, chăm
sóc khách hàng.
- Các Chi Nhánh
Quản lý tiền – hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh của công ty.
2. Cở sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
2.1. Cơ sở lý thuyết
Trong sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi nhà lãnh đạo phải sáng suốt trong
việc lập kế hoạch, ra quyết định và tổ chức doanh nghiệp, để làm được điều này nhà lãnh
đạo cần có những thông tin hữu ích, để có được thông tin chính xác, nhanh chóng cần phải
tổ chức thông tin một cách có hệ thống, khoa học. Thành phần quan trọng nhất của hệ thống
thông tin quản lý là dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin cung cấp
cho nhà quản lý ra nhà quyết định. Để xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà
quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. Vai trò của nhà quản lý trong hệ
thống thông tin quản lý là tích cực, là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống
thông tin thiết kế một hệ thống thông tin cho họ để đạt mục tiêu của quá trình quản lý đề ra.
Đề ra quyết định thích hợp đối với những loại vấn đề, các nhà quản lý cấn phải biết loại vấn
đề nào cần được giải quyết bằng hệ thống thông tin, loại nào không loại nào giải quyết bằng
hệ thống thông tin đặc thù. Cho nên nhà quản lý cấn phải biết các loại hệ thống thông tin đã
và đang được sử dụng trong doanh nghiệp để hỗ trợ mình và tổ chức của mình đạt được mục
tiêu đề ra.

4
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
Sự ra đời của máy tính góp phần giải quyết bài toán về tính toán và lưu trữ dữ liệu. Cùng
với sự phát triển như vũ bảo của công nghệ thông tin hiện nay, máy tính đã hỗ trợ con người
ngày càng nhiều trong công việc. Ngày nay rất nhiều doanh nghiệp sử dụng máy tính phục
vụ cho công việc của mình. Trong quá trình ra đời và phát triển của công nghệ thông tin,

việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp chia làm các giai đoạn:
- Những năm 60 – 70: công việc kế toán là loại công việc đầu tiên dùng chương trình kế
toán trên máy để lập sổ sách kế toán, nhân viên nhập các dữ liệu từ các xấp hóa đơn, phiếu
thu, phiếu chi…sau đó chạy chương trình kế toán, làm các báo cáo tháng cho giám đốc.
- Những năm 70 – 80 lúc này mỗi nhân viên đều có máy tính để làm việc, hết ngày mỗi
người chạy ngay chương trình báo cáo phần việc trong ngày của mình để giám đốc hoặc
những người có trách nhiệm hỏi là có ngay số liệu để báo cáo, nhưng giai đoạn này các máy
tính trong cơ quan, xí nghiệp chưa nối mạng với nhau.
- Những năm 80 – 90 các máy tính được nối mạng với nhau (LAN – Local Area Network
hoặc Wide Area Network) do vậy số liệu của một nghiệp vụ nào đó được nhập vào máy một
lần và mọi đúc kết, cập nhật ở các khâu sẽ có ngay tức thới.
- Từ giữa thấp kỷ 90 đến nay các doanh nghiệp đã có nối mạng toàn cầu. Các giao dịch
như: đặt hàng, quảng cáo, bán hàng, thanh toán đều trên mạng. Trong giai đoạn này, bước
ngoặc lớn nhất là sự ra đời của internet. Internet là môi trường kết nối máy tính toàn cầu cho
phép cung cấp cho người sử dụng rất nhiều dịch vụ phong phú trong việc trao đổi thông tin
bất kể người đó đang ở đâu.
Với sự phát triển của việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay, các phần mềm sử
dụng trong doanh nghiệp không phải là các phần mềm riêng lẻ nữa mà là một hệ thống có sự
tương tác qua lại lẫn nhau, thông tin đầu ra của phân hệ này là thông tin đầu váo của phân hệ
khác.
2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp:
Mức độ sẵn sàng cho ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay rất thấp,
chủ yếu dừng ở phần mềm kế toán; website, thương mại điện tử ở mức cơ sở Phần lớn
doanh nghiệp đầu tư sâu vào hoạch định nguồn lực doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc không
thành công. Nhiều doanh nghiệp không có cái nhìn tổng thể về đầu tư CNTT mà thường tìm
kiếm giải pháp nhỏ lẻ cho từng nghiệp vụ đặc thù hoặc chạy theo phong trào, thiếu cái nhìn
toàn diện về CNTT.

5
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

Ði tìm lời giải cho thực trạng này, các chuyên gia đã đưa ra mô hình E - Enterprise (ứng
dụng CNTT trong doanh nghiệp). Không chỉ với các doanh nghiệp mà bất kỳ tổ chức nào
như các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức phi lợi nhuận đều cần xây dựng hệ thống
thông tin và CNTT để phục vụ công tác điều hành.
Ðiều đáng nói là có sự hình dung kiến trúc tổng thể, từ đó thiết kế hệ thống phù hợp và
chọn bước đầu tư thích hợp. E - Enterprise là phương thức tiếp cận đối với hệ thống CNTT
của tổ chức và doanh nghiệp, nó xuất phát từ khái niệm "E - Company" áp dụng cho các
doanh nghiệp ứng dụng CNTT.
Khá phổ biến tại các nước phát triển, E - Company (doanh nghiệp điện tử) là một quan
điểm, cách nhìn toàn diện về đầu tư và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Với E -
Company, doanh nghiệp sẽ định hình hệ thống CNTT của mình cho hiện tại và tương lai,
trên cơ sở đó đưa vào những ứng dụng cụ thể, từ đơn giản như hệ thống truyền thông doanh
nghiệp, kế toán tài chính, đến phức tạp như thương mại điện tử, Mục tiêu cuối cùng là mọi
hoạt động quản lý điều hành, tác nghiệp, giao dịch với khách hàng đều được tối ưu hóa bởi
một hệ thống CNTT tổng thể và internet sẽ là trục xuyên suốt.
2.2.1. Lộ trình ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
-
Đầu tư cơ sở hạ tầng: DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng
diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông
giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác”
cho ứng dụng CNTT.
- Giai đoạn sơ khai:
Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo
văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở
mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động
trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty. Doanh nghiệp đã ứng dụng vững ở mức
này thì nếu càng đi sâu càng tạo ra hình thái chia cắt thông tin, từ đó sẽ phát sinh những mâu
thuẫn thông tin, lãng phí nguồn lực.
- Mức tác nghiệp: Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng,
quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác

6
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là
các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị,
điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất
hiện nay của DN Việt Nam.
- Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không
còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất
lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của
mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp
dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên
DN), SCM (Supply Chain Management - Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer
Relationship Management - Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai
đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống
với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị.
- Ứng dụng thương mại điện tử: Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình
thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. TMĐT ở đây không đơn
thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng…
qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ
đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP
trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm.
2.2.2. Doanh nghiệp và thương mại điện tử
Thương mại điện tử: E-commerce (Electronic commerce - thương mại điện tử) là hình
thái hoạt động thương mại bằng phương pháp điện tử; là việc trao đổi thông tin thương mại
thông qua các phương tiện công nghệ điện tử mà nói chung là không cần phải in ra giấy
trong bất cứ công đoạn nào của quá trình giao dịch. (nên còn được gọi là “thương mại không
giấy tờ”)
Lợi ích của thương mại điện tử:
- TMĐT giúp cho các Doanh nghiệp nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối

tác
- TMĐT giúp giảm chi phí sản xuất

7
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
- TMĐT giúp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị.
- TMĐT qua INTERNET giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời
gian và chí phí giao dịch.
- TMĐT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần
tham gia vào quá trình thương mại.
- Tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số hoá.
2.2.3. Triển khai ứng dụng internet cho doanh nghiệp
Việc triển khai ứng dụng internet trong doanh ngiẹp hiện nay tập trung vào 5 việc sau:
Sử dụng thành thạo và hiệu quả dịch vụ thư điện tử. Nhất thiết các nhà quản lý trong
doanh nghiệp phải thành thạo phương thức trao đổi thư điện tử này.
Nếu doanh nghiệp đã có các hoạt động quảng cáo, tiếp thị thì nên dành một phần chi phí
để thiết lập các trang Web của mình và đưa chúng lên các web site phổ biến.
Các nhà quản lý phải thành thạo phương thức tìm kiếm thông tin cần thiết trên internet.
Những doanh nghiệp có tiếm năng trên thị trường thì nên bước vào các hình thức thương
mại điện từ, tuy nhiên ở nước ta triển khai các ứng dụng này còn nhiều khó khăn về pháp lý,
hạ tầng kỹ thuật và cả phương thức thanh toán.
Trong doanh nghiệp có giao dịch quốc tế thường xuyên thì nên triển khai các dịch vụ
thương mại điện tử hình thái doanh nghiệp – doanh nghiệp.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty Cổ phần nông dược
HAI
3.1. Tổng quan về qui trình mua hàng
- Công ty mua hàng từ 2 nguồn trong nước và nhập khẩu.
- Sau đây là tổng quan qui trình mua hàng của Công ty cổ phần nông dược Hai:

8
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8






9
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
3.2. Phân tích qui trình mua hàng
- Quản lý mua hàng sẽ bao gồm các chức năng sau:
• Quản lý yêu cầu mua hàng.
• Quản lý thư hỏi giá và bảng báo giá.
• Quản lý đơn hàng, hợp đồng.
• Quản lý nhận hàng.
• Quản lý nhà cung cấp.
• Quản lý dữ liệu (các báo cáo).
• Xử lý hàng tháng.
- Cấu trúc các quy trình được phát triển dựa trên phương pháp triển khai ứng dụng
Oracle (Oracle Application Implementation Methodology - AIM), bao gồm các loại quy
trình sau:
• Qui trình tổng thể (Mega Process): là các qui trình mức cao tổng quan nhất trong
toàn hệ thống.

• Qui trình chính (Major processes): Đây là các qui trình lớn liên quan đến các loại
tác nghiệp khác nhau của phần mua hàng. Mỗi qui trình chính thường bao gồm một
tập hợp các qui trình nhỏ hơn gọi là qui trình con.
• Qui trình con (Sub-processes): Qui trình này thường là một tập hợp các bước thực
hiện hoặc một giao dịch đơn.
- Các chức năng của quản lý mua hàng như sau:


10
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

3.3. Yêu cầu mua hàng:
Các tính năng chính bao gồm:
3.3.1. Tạo yêu cầu mua hàng:
Sau khi có thông tin về các mặt hàng cần đặt, phòng kinh doanh sẽ dựa vào đó để tạo
yêu cầu mua hàng. Việc tạo yêu cầu mua hàng có 3 phương thức để tạo yêu cầu mua hàng:
- Dựa vào yêu cầu mua đã có.
- Chọn nguồn mua hàng và nhập thông tin vào yêu cầu mua hàng.
- Đối với những loại mặt hàng mới thì cần lấy mẫu trước khi mua hàng.


11
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8


3.3.2. Quản lý phê duyệt yêu cầu mua hàng:
Nhân viên kinh doanh sẽ lập yêu cầu mua hàng Æ In ra giấy Æ trưởng phòng kinh
doanh phê duyệt Æ nhân viên tự thực hiện phê duyệt trên hệ thống.
3.3.3. Quản lý yêu cầu mua hàng:
Cập nhật yêu cầu mua hàng chưa phê duyệt: trước khi gửi đi phê duyệt .Để cập nhật lại

yêu cầu mua hàng đã có sẵn bằng cách sử dụng của sổ "Requisitions window " và tìm lại yêu
cầu mong muốn để sửa.
Sửa chữa và cập nhật các yêu cầu mua hàng đã được phê: Ta có thể chia các dòng của
đơn hàng cho nhiều nhà cung cấp khác nhau hoặc chỉnh sửa thông tin mà người lập nhập
không chính xác
3.3.4. Hủy yêu cầu mua hàng
Có thể hủy một yêu cầu mua hàng trên hệ thống sau khi đã duyệt.

12
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
3.4. Quản lý thư hỏi giá và báo giá của nhà cung cấp:
Đây là qui trình tạo ra các thư hỏi giá gửi đến nhà cung cấp và bảng báo giá do nhà cung
cấp gửi phản hồi.
3.4.1. Tạo thư hỏi giá:
Dùng cửa sổ RFQs để nhập và sửa thư hỏi giá (Request for quotation - RFQ). Nhờ đó
ta có thể gửi thư hỏi giá đến nhiều nhà cung cấp khác nhau
3.4.2 Nhập bảng báo giá:
Bảng báo giá có thể được tạo tự động hoặc tạo thủ công. Có thể sao chép toàn bộ hoăc
một phần từ một RFQs hoàn chỉnh để tạo bảng báo giá .Sau đó cần chỉnh sửa lại chi tiết
bảng báo giá .Ngoài ra cũng có thể sửa thông tin của một bảng báo giá đã có .
3.4.3. Nhận thông báo khi bảng báo giá hết hạn:
Phân hệ mua hàng sẽ gửi một thông báo khi bản báo giá sắp hết hiệu lực (với những
báo giá có trạng thái là Active) trước ngày hết hiệu lực một khoảng thời gian được khai báo
trong màn hình Purchasing Options.
3.5. Quản lý đơn hàng:
Đây là quá trình tạo đơn hàng từ yêu cầu mua hoặc bảng báo giá.
Các tính năng chính của quản lý đơn hàng bao gồm:
3.5.1. Tạo đơn hàng thủ công:
- Với phần mềm ứng dụng Oracle (Oracle Application Implementation Methodology -
AIM), phân hệ quản lý đơn hàng cho phép tạo đơn hàng. Nhờ chức năng này có thể tạo các

loại đơn hàng sau:
+ Standard Purchase Order (Hợp Đồng/Đơn hàng thông thường): Sử dụng kiểu đơn
hàng này đối với những mặt hàng khác nhau chỉ mua dứt điểm từng lần. Đồng thời phải biết
chi tiết của hàng hoá, chi phí ước tính, số lượng, giá cả, lịch giao hàng và cách định khoản
kế toán.
+ Planned Purchase Order (Hợp Đồng Kế Hoạch): Đơn hàng loại này là một loại
hợp đồng dài hạn lập ra nhằm mục đích mua các hàng hoá từ một nguồn duy nhất. Để sử
dụng loại đơn hàng này phải biết được mặt hàng, số lượng, giá cả và chỉ rõ lịch giao hàng
theo kế hoạch và tất cả các chi tiết về hàng hoá muốn mua trong đó bao gồm cả tài khoản chi
phí, số lượng và chi phí ước tính.

13
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

14
+ Scheduled Release (Đơn đặt hàng của hợp đồng kế hoạch): Bạn có thể lập đơn đặt
hàng của hợp đồng kế hoạch tương ứng với một Hợp đồng kế hoạch đã được phê duyệt.
+ Blanket Purchase Agreement (Hợp Đồng Nguyên Tắc): Sử dụng loại này khi bạn
biết chi tiết về hàng hoá mà bạn muốn mua từ một nhà cung cấp nhất định trong một thời kỳ,
nhưng chưa dự trù được lịch giao hàng. Ngoài ra có thể dùng loại này để chỉ định giá thương
lượng cho các hàng hoá trước khi mua.
+ Blanket Release (Đơn đặt hàng của hợp đồng nguyên tắc): Bạn có thể lập một đơn
hàng tương ứng với một hợp đồng nguyên tắc (khi hợp đồng này vẫn còn hiệu lực).
+ Contract Purchase Agreement (Hợp Đồng Khung): Bạn tạo ra loại này gửi cho nhà
cung cấp để đồng ý về những điều khoản thanh toán và điều kiện hợp đồng mà không chỉ
định về hàng hoá mà bạn sẽ mua. Sau đó bạn có thể gửi kèm theo với nó một Standard
Purchase Order…

Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8


15



Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8


16

Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

- Nhập giá của hàng hóa vào trong đơn hàng:

Nhập dòng tổng cộng
Không nhập giá
Dùng bảng giá mặc
đ
ị
nh
Dùng bảng giá theo
nhóm nhà cun
g
cấ
p
Người mua nhập giá
Nhập cho các dòng
của đơn hàn
g
Loại dòn
g

Người mua tạo đơn hàng
Theo giá trị (dịch vụ)
Theo số lượng
Giá của các hàng hóa trong đơn

3.5.2. Quản lý đơn hàng:
Có thể thay đổi và cập nhật các thông tin của đơn hàng .Nhưng có một số thông
tin về đơn hàng không thể thay đổi như kiểu của đơn hàng (Purchase Order Type), Mã
các vật tư hàng hóa (Item Code), Kho hàng (Inventory Organization) …
Phân hệ quản lý mua hàng cũng cho phép quản lý các tình trạng của các loại đơn
hàng như đơn hàng chuẩn, đơn hàng kế hoạch và việc thực hiện từng phầ
n các đơn
hàng.
Phân hệ quản lý mua hàng cho phép quản lý những chức năng sau:
+ Xóa các đơn hàng hoặc dòng, chi tiết giao nhận, chi tiết hạch toán chưa được
phê duyệt.
+ Hủy toàn bộ hoặc từng phần đơn hàng.
+ Chuyển đổi trạng thái đơn hàng hoặc đóng kết thúc đơn hàng.
+ Thiết lập các tham số cho phép tự động giữ lại (holds) cho các lần nhận hàng,
hóa đơn cho đến khi các giữ lại được giải tỏa để
cho phép xử lý.

17
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

+ Thiết lập tự động đóng các đơn hàng khi nhận hàng hoặc thanh toán.
3.5.3. Phê duyệt đơn hàng
Nếu đơn hàng cần sự phê duyệt đơn hàng phải được người có thẩm quyền phê
duyệt trước khi thực hiện.
Phân hệ PO cho phép bạn sử dụng cấu trúc tổ chức phân cấp người dùng hoặc cây
vị trí chức vụ để phân quyền phê duyệt. Có thể có nhiều cấp cần phê duyệt trong cùng
một yêu cầu.
Cũng có thể phân quyền để người tạo lập tự phê duyệt đơn hàng của chính mình.
3.5.4. In đơn hàng
Phân hệ mua hàng cho phép quản lý các đơn hàng theo nhiều phiên bản khác

nhau. Vì vậy có thể in ra các đơn hàng theo các phiên bản khác nhau.
Khi người dùng thực hiện thay đổi thông tin một PO đã được duyệt, hệ thống cho
phép in “Phụ lục hợp đồng” chỉ bao gồm các thông tin thay đổi.
3.6. Nhận hàng
3.6.1. Nhận hàng:
• Đối với hàng hóa mua trong nước:
Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng với nhà cung cấp trong nước.
Hàng sẽ được chuyển đến công ty và nhập kho.
• Đối với hàng nhập từ nước ngoài:
+ Bước 1: Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán
và gửi cho phòng xuất nhập khẩu để kiểm tra tính hợp lệ.
+ Bước 2: Sau khi kiểm tra, phòng xuất nhập khẩu gửi trả lại hợp đồng cho
phòng kinh doanh để tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài.
+ Bước 3: Khi nhận được bộ chứng từ chuyển hàng của nhà cung cấp, phòng
kinh doanh gửi cho phòng xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan trước khi nhận hàng
thực tế ở cảng. Phân hệ quản lý mua hàng cùng với phân hệ quản lý kho hàng sẽ giúp
thực hiện các chức năng cho việc nhận hàng, kiểm tra hàng nhận, chuyển vào kho.
+ Bước 4: Xuất hiện cảnh báo về GPNK khi thực hiện lập đơn hàng hoặc
nhận hàng (làm TKHQ).
Khi nhập thông tin TKHQ, chọn GPNK để áp vào Æ theo dõi trừ lùi số lượng
hàng nhập trên GPNK.

18
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

3.6.2. Trả hàng:
Trong phân hệ quản lý mua hàng cho phép thực hiện việc trả hàng cho nhà
cung cấp và cho khách hàng trong màn hình “Receiving Returns”. Hàng hóa có thể bị
trả lại do không đạt yêu cầu hoặc hợp đồng, đơn hàng bị hủy
Quá trình trả hàng có thể trả hàng trực tiếp cho nhà cung cấp ngay khi nhận

hàng nếu như hàng hóa đó không đạt (hàng chưa nhập kho) .Nếu hàng hóa đã nhập kho
có thể trả lại hàng hóa đó cho bộ phận nhận hàng(Receiving) hoặc trả lại nhà cung cấp.
3.7. Quản lý nhà cung cấp:
3.7.1. Tạo mới và chỉnh sửa nhà cung cấp:
Việc khai báo nhà cung cấp mới do kế toán phải trả thực hiện tại phân hệ
Account Payable (AP).
3.7.2. Xử lý trùng nhà cung cấp
Mặc dù chương trình có chức năng kiểm soát không cho phép nhập hai nhà
cung cấp trùng tên nhau nhưng có thể do cách đặt tên nhà cung cấp của bạn không
thống nhất dẫn đến cùng một nhà cung cấp nhưng có hai hoặc nhiều tên khác nhau
(trùng nhà cung cấp).
Dùng chức năng này để hợp nhất các Nhà cung cấp bị trùng lặp. Bạn có thể
cập nhật thông tin về nhà cung cấp mới trên hợp đồng đơn hàng và hóa đơn.





3.8. Các xử lý cuối kì:






19