QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ KIỂM TOÁN PHI LỢI NHUẬN TRUNG TÂM HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CỘNG ĐỒNG LIN VÀ DỰ ÁN IRISH AID
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.31 MB, 30 trang )
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
VÀ KIỂM TOÁN
PHI LỢI NHUẬN
TRUNG TÂM HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CỘNG ĐỒNG LIN
VÀ
DỰ ÁN IRISH AID
1
MỤC LỤC
Giới thiệu___________________________________________________________________3
Lời tri ân __________________________________________________________________4
1. Các vấn đề về quản lý tài chính__________________________________________5
1.1 Báo cáo tài chính______________________________________________________5
1.2 Quản lý chứng từ kế toán_______________________________________________5
1.2.1 Chứng từ kế toán_______________________________________________5
1.2.2 Quy định về lưu chứng từ kế toán__________________________________6
1.2.3 Cách lưu chứng từ kế toán_______________________________________6
2. Các vấn đề về quản lý tiền______________________________________________7
2.1 Tiền gửi ngân hàng____________________________________________________7
2.2 Quản lý tiền mặt tại quỹ________________________________________________7
3. Các vấn đề trong mua sắm____________________________________________9
4. Tạm ứng và hoàn tạm ứng____________________________________________10
4.1 Tạm ứng___________________________________________________________10
4.2 Hòan ứng___________________________________________________________10
5. Ngân sách dự án_____________________________________________________11
6. Kiểm tóan báo cáo tài chính_________________________________________13
7. Các câu hỏi thường gặp_____________________________________________14
Bảng kê phụ lục_____________________________________________________________17
Về Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng______________________________________30
2
GIỚI THIỆU
Dưới sự tài trợ từ dự án Irish Aid trong năm 2011, 9 tổ chức phi lợi nhuận TP.HCM đã tham gia
khóa huấn luyện về Quản lý tài chính và Kiểm tốn phi lợi nhuận. Đây là dự án được Trung
tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN (LIN) kết hợp với cơng ty kiểm tốn và tư vấn ECOVIS
thực hiện. Dưới đây là danh sách 9 tổ chức tham gia dự án này.
Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN (LIN);
Cơ Sở Xã Hội Bình Lợi;
Cơ Sở Xã Hội Hóc Mơn;
Trung tâm Mồ côi Khánh Hội;
Quỹ học bổng Huỳnh Tấn Phát;
Trung tâm Nghiên cứu, Tư vấn & Đào tạo Người Khiếm thính (CED);
Trung tâm Khuyết tật và Phát triển (DRD);
Cơ sở Dạy nghề Người khuyết tật Thiện Tâm Hương;
Nhóm Nụ Cười
Mục tiêu chính của dự án là hỗ trợ nâng cao năng lực về quản lý tài chính và kiểm tốn giúp
tổ chức minh bạch hóa các hoạt động tài chính của mình nhằm phát triển tổ chức và tìm
kiếm các nguồn tài trợ. Với sự tham gia của các tổ chức thông qua 4 ngày tập huấn và tiến
hành việc kiểm toán (được Irish Aid hỗ trợ 80% chi phí kiểm tốn), ECOVIS đã hệ thống hóa
các nội dung và biểu mẫu nhằm giúp tổ chức hiểu rõ hơn về quy trình, cơ chế và cách xây
dựng tổ chức minh bạch trong việc báo cáo quyết toán phi lợi nhuận.
Thông qua dự án này, Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN đã tổng hợp toàn bộ tài
liệu quá trình 4 ngày tập huấn, các đúc kết và chia sẻ kinh nghiệm khi tiến hành việc kiểm
toán. Việc tổng hợp này có mục đích giúp: (1) 9 tổ chức tham gia dự án sử dụng như là tài liệu
tham khảo; (2) các tổ chức phi lợi nhuận không tham gia tập huấn có thể sử dụng để nâng
cao tính minh bạch về tài chính của tổ chức mình; và (3) các chuyên gia có thể đóng góp ý
kiến phù hợp để hoàn thiện bộ tài liệu này hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận.
3
LỜI CẢM ƠN
Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN chân thành cảm ơn tổ chức Irish Aid đã hỗ trợ
toàn bộ cho dự án nâng cao năng lực về Quản lý tài chính và kiểm tốn phi lợi nhuận và từ
đó hỗ trợ xây dựng bộ tài liệu này.
Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các giảng viên của công ty ECOVIS, đối tác tham gia
việc biên soạn tài liệu và tham gia tập huấn cho các tổ chức. Từ tài liệu biên soạn đó đã giúp
chúng tơi tổng hợp cuốn sách này.
Cuối cùng, chúng tôi cũng cảm ơn 8 tổ chức: Cơ Sở Xã Hội Bình Lợi; Cơ Sở Xã Hội Hóc Mơn;
Trung tâm Mồ cơi Khánh Hội; Quỹ học bổng Huỳnh Tấn Phát; Trung tâm Nghiên cứu, Tư vấn &
Đào tạo Người Khiếm thính (CED); Trung tâm Khuyết tật và Phát triển (DRD); Cơ sở Dạy nghề
Người khuyết tật Thiện Tâm Hương và Nhóm Nụ Cười đã tham gia dự án và giúp chúng tơi
đóng góp ý kiến trong việc xây dựng bộ tài liệu này.
4
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn
Phi lợi nhuận
1 CÁC VẤN ĐỀ
VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
1.1. BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Lựa chọn một phương pháp hạch toán tổ chức đúng thời gian quy định, Báo
kế toán phù hợp với chức năng hoạt cáo quyết toán dự án cũng cần thực
động của tổ chức để áp dụng hợp lý hiện đúng thời hạn.
là yêu cầu cơ bản của quản lý tài chính
kế toán của tổ chức. Tổ chức áp dụng Khi ghi nhận chi phí cần ghi nhận
phương pháp đã đăng ký trong suốt đúng dịng ngân sách của loại chi phí
quá trình hoạt động, trừ khi chức năng đó. Tránh trường hợp các chi phí dự
hoạt động thay đổi đáng kể hoặc việc án không được ghi nhận theo đúng
áp dụng sự thay đổi của quyết định từ nguồn vốn của nhà tài trợ.
cơ quan có thẩm quyền.
Nên theo dõi khỏan thuế giá trị gia
Lập và trình bày báo cáo tài chính của tăng được hoàn lại để tiện việc hoàn
thuế sau này. (Biểu mẫu – Phụ lục 1).
1.2. QUẢN LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1.2.1 Chứng từ kế toán nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi
Chứng từ kế tốn phải có những nội bằng số; tổng số tiền của chứng
dung chủ yếu sau đây: từ kế toán dùng để thu, chi tiền
ghi bằng số và bằng chữ;
• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ • Chữ ký, họ và tên của người lập,
người duyệt và những người có
kế toán; liên quan đến chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá
Vì một số tổ chức hoạt động nhiều dự
nhân lập chứng từ kế toán; án cùng một lúc, để đảm bảo chi phí
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá của được ghi nhận theo đúng nguồn
của từng nhà tài trợ cần tuân thủ một
nhân nhận chứng từ kế toán; số lưu ý khi quản lý chứng từ kế tóan
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài như sau:
chính phát sinh; • Đối với dự án sử dụng phương
• Số lượng, đơn giá và số tiền của
5
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
pháp kế toán thực thu, thực chi: tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế
Chứng từ đã ghi sổ phải đóng toán năm hoặc kết thúc cơng
dấu “Đã thanh tốn” và “tên của việc kế tốn;
Dự án”, việc đóng dấu “Đã thanh • Đơn vị kế toán chịu trách nhiệm
toán” nhằm giảm rủi ro hóa đơn tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu
dùng chi trả nhiều lần; kế tốn;
• Việc các hóa đơn thanh tốn không • Tài liệu kế tốn phải được lưu trữ
mang tên Dự án có thể dẫn đến rủi theo thời hạn sau đây:
ro là khoản chi đó đã xảy ra nhưng
không phục vụ cho các hoạt động a) Tối thiểu năm năm đối với tài
của Dự án hoặc được sử dụng cho liệu kế toán dùng cho quản lý,
các Dự án khác trong trường hợp điều hành của đơn vị kế toán,
cơ quan thực hiện nhiều Dự án gồm cả chứng từ kế tốn khơng
cùng lúc; sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
tốn và lập báo cáo tài chính;
• Chứng từ đã ghi sổ nên đóng dấu
“Đã ghi sổ”; b) Tối thiểu mười năm đối với
chứng từ kế toán sử dụng trực
• Việc các chứng từ khơng có dấu tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo
“Đã ghi sổ” có thể dẫn đến rủi ro cáo tài chính, sổ kế tốn và báo
là khoản chứng từ đó có thể bị cáo tài chính năm, trừ trường
ghi trùng hai lần. hợp pháp luật có quy định khác;
1.2.2 Quy định về lưu chứng từ c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài
liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý
kế toán nghĩa quan trọng về kinh tế, an
ninh, quốc phịng.
• Tài liệu kế toán phải được đơn vị
kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn 1.2.3 Cách lưu chứng từ kế toán
trong quá trình sử dụng và lưu trữ;
• Phân biệt chứng từ thu chi;
• Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản
chính. Trường hợp tài liệu kế toán • Thiết lập ký hiệu chứng từ theo
bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có từng loại hình;
biên bản kèm theo bản sao chụp • Đánh số tham chiếu và sắp xếp
có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị chứng từ theo thứ tự thời gian.
huỷ hoại thì phải có biên bản kèm Vd: PT2011/00001;
theo bản sao chụp có xác nhận; • Những chứng từ liên quan đến
• Tài liệu kế tốn phải đưa vào mua tài sản cố định cần phải
“lưu trữ trong thời hạn mười hai lưu riêng.
Việc các hóa đơn thanh
tốn khơng mang tên Dự
án có thể dẫn đến rủi ro
là khoản chi đó đã xảy ra
nhưng không phục vụ cho
các hoạt động của Dự án
hoặc được sử dụng cho các
Dự án khác trong trường
hợp cơ quan thực hiện nhiều
Dự án cùng lúc
6
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận
2.1. 2 CÁC VẤN ĐỀ
2.1. VỀ QUẢN LÝ TIỀN
TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Các khoản chi tiêu thông thường bằng việc cho Dự án nữa thì phải báo
tiền gửi ngân hàng: ngay cho ngân hàng;
• Theo dõi sổ chi tiết các nghiệp
• Thanh toán trực tiếp cho nhà vụ phát sinh qua ngân hàng
cung cấp dịch vụ hoặc mua theo từng tài khoản (Biểu mẫu
sắm tài sản; – Phụ lục 2);
• Lập bảng đối chiếu số dư ngân
• Chuyển quỹ sang giai đoạn khác hàng hàng tháng, xem xét và
hoặc địa điểm thực hiện khác, rút phê duyệt bởi một người độc
tiền về Quỹ tiền mặt; lập trong quá trình thực hiện
(Biểu mẫu – Phụ lục 3);
• Chi phí lương cho nhân viên; • Đối với chi phí: sử dụng tỷ giá
• Chi phí lương cho giảng viên, trung bình hàng tháng để
chuyển đổi các giao dịch bằng
chuyên gia bên ngoài. tiền tệ khác đồng tiền trên báo
Một số lưu ý về sử dụng tiền gửi cáo (USD);
ngân hàng: • Tất cả các khoản mục có số
dư ngoại tệ phải được đánh
• Cần phải mở tài khoản ngân giá theo tỷ giá bình quân liên
hàng dưới tên dự án – không ngân hàng tại ngày kết thúc
dưới tên cá nhân. Việc theo dõi niên độ. Việc không đánh giá
dự án bằng tài khoản riêng biệt những khoản mục có số dư có
sẽ dễ dàng trong việc quản lý gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối
tiền nhận từ nhà tài trợ và hạn năm dẫn đến rủi ro làm sai lệch
chế việc sử dụng tiền của Dự án tài sản và nợ của dự án. Ngoài
sai mục đích; ra, Việc không đánh giá số dư
có gốc ngoại tệ cuối năm cũng
• Cần có hai chữ ký mẫu đăng ký không tuân thủ theo chuẩn
với ngân hàng: chữ ký của ban mực/quy định kế toán.
quản lý Dự án (giám đốc, quản
lý tài chính) và của nhân viên
nhà tài trợ;
• Nếu một trong hai người đăng
ký chữ ký ngân hàng không làm
QUẢN LÝ TIỀN MẶT TẠI QUỸ
Các khoản chi tiêu thông thường Một số lưu ý về sử dụng
bao gồm
quỹ tiền mặt
• Tạm ứng cho chi phí đi lại và các
chi phí lặt vặt khác của dự án; • Cần lập Biên lai nhận tiền mỗi
khi tiến hành thanh toán để
• Chi phí lương cho giảng viên, mơ tả mục đích của khoản chi
chuyên gia bên ngoài; tiêu. Biên lai nhận tiền cần kèm
theo các chứng từ hóa đơn
• Ký gửi tiền có kỳ hạn. cho khoản tiền đã chi. Biên
7
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
nhận này cũng nhằm mục đích kịp thời, từ đó có biện pháp sửa
chứng thực rằng nhà cung cấp chữa (Biểu mẫu – Phụ lục 8);
đã nhận tiền từ tổ chức bên
cạnh các hóa đơn do nhà cung • Nên giới hạn số dư tiền mặt tại
cấp phát hành (Biểu mẫu – Phụ quỹ, ví dụ: 1,000 USD hay 20 triệu
lục 4); đồng, vì dự án sẽ không hoạt
động hiệu quả nếu số dư tiền q
• Phải có sự phê duyệt bằng văn thấp hoặc tăng nguy cơ mất mát
bản trước khi thanh toán; nếu số dư tiền quá cao;
• Lập phiếu thu, phiếu chi cho các • Giới hạn các khoản chi bằng
khòan thu tiền mặt và chi tiền tiền mặt, nên thanh toán bằng
mặt (Biểu mẫu – phụ lục 5-6); tiền mặt cho những giao dịch
nhỏ, những chi phí lớn sẽ được
• Cần duy trì Sổ quỹ tiền mặt để thanh toán bằng séc hoặc qua
theo dõi toàn bộ các khoản chi chuyển khoản;
tiêu (Biểu mẫu – Phụ lục 7);
• Về việc chi tiền cho cá nhân VD:
• Để giảm thiểu rủi ro tiền mặt có Phụ cấp tiền xăng xe khi đi tham
thể bị sử dụng sai mục đích hoặc dự hội thảo. Dự án nên thu thập
bị mất mát mà không được phát các danh sách người nhận tiền với
hiện kịp thời, cần phải phân chia đầy đủ chữ ký kèm họ tên và số
trách nhiệm giữa kế toán và thủ chứng minh nhân dân của những
quỹ. Kế toán là người ghi nhận người tham gia trong danh sách
chi tiêu và thủ quỹ là người chịu nhận tiền cũng như đính kèm với
trách nhiệm quản lý tiền mặt và các phiếu chi cho những khoản
thanh toán; chi tiền chứng minh cho việc
thanh toán tiền thực sự đã diễn
• Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng tháng ra đồng thời thủ tục chi tiền đã
(hay ít nhất hàng quý nếu chi tiêu được tuân thủ. Và không chấp
không thường xuyên), nên có cán nhận việc ký thay.
bộ độc lập với kế toán/thủ quỹ
tiến hành kiểm kê quỹ đột xuất Bí quyết để tiết kiệm tiền: Gửi nhanh
và cần phải lập biên bản kiểm kê tiền thu được bằng tiền mặt vào tài
quỹ để làm bằng chứng cho việc khoản ngân hàng để nhận được khoản
kiểm kê. Việc kiểm kê quỹ sẽ giúp lãi. Tiền giữ tại két sắt sẽ không thu
phát hiện chênh lệch giữa số liệu được thêm bất kỳ khoản nào.
trên sổ sách và số dư tiền thực tế
8
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
3 CÁC VẤN ĐỀ
TRONG MUA SẮM
QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HĨA
BƯỚC 1 BƯỚC 2 BƯỚC 3
ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG MỜI THẦU - THỰC HIỆN VIỆC MUA
SẮM VÀ GHI SỎ KẾ TOÁN
(Biểu mẫu – Phụ lục 09) PHÂN TÍCH GIÁ
Khi đã lựa chọn được nhà cung
Đề nghị mua hàng cần được Sau khi đề nghị mua hàng được cấp, tổ chức sẽ tiến hành ký kết
lập đối với các khoản mua sắm phê duyệt, cần phân tích về giá hợp đồng với nhà cung cấp (hoặc
lớn (trên 5 triệu đồng hoặc tùy cả cho khoản mua sắm. Việc thu đơn đặt hàng) và thanh toán sau
theo quy định của từng dự án) thập đủ 03 báo giá là một trong khi đã nhận đủ hàng.
và khuyến khích nên lập với những cách phân tích giá. Các
mọi khoản mua sắm khác. Đề báo giá sẽ được xem xét và đánh
nghị mua hàng cần được gửi
đến người phê duyệt để được giá nhà cung cấp để chọn ra
chấp nhận.
“ hàng hóa và dịch vụ tốt nhất cho Không nên
Một số lưu ý với đề nghị cam kết mua
mua hàng: tổ chức. sắm trước khi đề
nghị mua hàng
• Khơng nên cam kết mua Cần phải có hồ sơ đánh giá nhà được chuẩn bị
sắm trước khi đề nghị cung cấp và lưu như chứng từ và được phê
mua hàng được chuẩn bị kế toán. Bản đánh giá nhà cung
và được phê duyệt; cấp phải viết ngắn gọn, cụ thể,
gợi ý nên chọn nhà cung cấp nào
• Nếu đề nghị mua hàng và lý do chọn nhà cung cấp đó
không được phê duyệt (đặc biệt trong trường hợp chỉ
hoặc hủy, nên lưu vào hồ có thể lấy được ít hơn số báo giá
sơ “đề nghị mua hàng đã
hủy”; quy định do độc quyền, mua tại duyệt
xưởng sản xuất…. nên giải thích
• Đề nghị mua hàng phải rõ nguyên nhân) Nên lưu lại
bao gồm những nội dung bảng báo giá để
cơ bản sau: Nếu do điều kiện khách quan, dể dàng cho việc
không lấy được 3 báo giá bằng
- Số thứ tự của đề nghị kiểm toán về
mua hàng ” văn bản, có thể hỏi giá qua điện việc tuân thủ
- Ngày đề nghị mua hàng thoại và ghi lại bản kê chi tiết
các thông tin về tên, địa chỉ cửa
- Tên người đề nghị
“ hàng, số điện thoại, người cung
- Loại hàng hóa, quy cách,
cấp giá…
Nên lưu lại bảng báo giá để dể
dàng cho việc kiểm toán về việc
9 ” tuân thủ.
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
MỘT SỐ LƯU Ý
Người đề nghị mua hàng cũng nên giữ 4 TẠM ỨNG
một bản sao đơn đặt hàng đề dễ dàng
trong việc kiểm tra hàng hóa. VÀ HOÀN TẠM ỨNG
Trường hợp phải tạm ứng trước cho 4.1. TẠM ỨNG
nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ thì
số tạm ứng khơng nên vượt quá 40% Các tổ chức nên xây dựng quy trình
tổng số tiền phải trả cho hàng hóa và tạm ứng phù hợp với hoạt động của
dịch vụ. tổ chức. Một quy trình cơ bản cần đáp
ứng các yêu cầu:
• Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với
đơn đặt hàng/hợp đồng – quy • Đề nghị tạm ứng được lập bởi
cách, tên hàng, số lượng…. Kiểm người trực tiếp nhận tiền tạm
tra cả về chất lượng hàng nhận. ứng và khoản tạm ứng phải phù
Ký nhận trên đơn đặt hàng; hợp với ngân sách. Cần có thời
gian hoàn tạm ứng cụ thể. (Biểu
• Người nhận hàng cập nhật tình mẫu – phụ lục 11);
hình nhận hàng với người đặt
mua để xử lý các vấn đề liên quan • Số tiền chi trên phiếu chi phải khớp
đến việc nhận hàng; với số tiền được duyệt trên phiếu
tạm ứng;
• Nếu nhận chưa đủ hàng, xác nhận
lại với nhà cung cấp để tìm hiểu về • Khơng tạm ứng số tiền lớn bằng
lý do, ngày giao hàng tiếp theo; tiền mặt cho nhân viên;
• Chuyển toàn bộ chứng từ mua • Khi một nhân viên đã quá thời
hàng cho phịng kế tốn, bao gồm: gian hoàn ứng mà tiếp tục tạm
yêu cầu mua hàng, yêu cầu mở ứng thì cần giải thích lý do;
thầu, đánh giá nhà cung cấp, phê
duyệt mua hàng, đơn đặt hàng, • Cần có sổ theo dõi các khoản tạm
hóa đơn; ứng (Biểu mẫu – phụ lục 12).
• Khi kết thúc hợp đồng, phải có 4.2. HOÀN ỨNG
biên bản thanh lý ghi đầy đủ các
nội dung đã thực hiện;
• Kế tốn kiểm tra đối chiếu hóa đơn
với đơn đặt hàng – giá và số lượng
hàng thực nhận. Nếu có chênh
lệch, cần giải quyết kịp thời;
• Kế toán lập đề nghị thanh toán
và phê duyệt bởi người có thẩm
quyền;
• Đóng dấu “Đã thanh toán” trên
hóa đơn;
Tổ chức cũng cần xây dựng quy trình thông tin, chữ ký của người nhận
hoàn ứng phù hợp với hoạt động của tiền và bảng kê hàng hóa mua lẻ
mình. Quy trình cần đáp ứng những đó. (Biểu mẫu – phụ lục 13);
điều cơ bản sau:
• Thời gian hồn tạm ứng cần phải
• Nhân viên tạm ứng tiền sẽ trực đúng với thời gian đã nêu ra trên
tiếp làm hồ sơ hoàn tạm ứng, phiếu tạm ứng;
cần thu thập đầy đủ chứng từ đã
chi ra bằng khoản tạm ứng và • Phiếu hồn tạm ứng cần phê
kê khai vào bản hoàn tạm ứng. duyệt của bộ phận có thẩm quyền,
Trường hợp các khoản chi không sau đó, kế tốn sẽ xóa khoản tạm
có chứng từ (hóa đơn tài chính đối ứng và thu lại khoản tiền chưa sử
với khoản >200.000 VND hoặc hóa dụng hoặc trả thêm dựa trên số
đơn bán lẻ), nhân viên cần phải có tiền được duyệt.
10
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận
NGÂN SÁCH DỰ ÁN 5 Ngân sách dự án là một khâu quan trọng trong việc quản lý tài chính của dự án.
Việc xây dựng ngân sách sẽ vẽ được bức tranh tổng quan về dự án. Đưa ra ngân
sách hợp lý với hoạt động của dự án sẽ đóng góp cho sự thành cơng của dự án. Do
đó, cần lập ngân sách thích hợp đối với quy mô của dự án, tránh thiếu hụt ngân
sách khiến cho dự án bị trì trệ, thiếu hiệu quả hoặc quá dư thừa ngân sách.
MỘT SỐ LƯU Ý TRONG KỸ THUẬT LẬP NGÂN SÁCH
Kỹ thuật lập ngân sách không chỉ đơn giản là lấy chi phí của năm trước để đưa
vào, ngân sách không phải là yêu cầu về hành chính tài chính của nhà tài trợ mà
Ngân sách cần thể hiện một bức tranh tổng quan về hoạt động của dự án so với
tình hình chi phí hiện tại. Do đó, cần lưu ý một số vấn đề về lập ngân sách để
tránh trường hợp thiếu hụt hoặc dư thừa ngân sách.
Trước khi lập ngân sách: tương lai?.
• Theo thực tế quản lý một tổ chức, Các cách lập ngân sách:
để lập ngân sách tốt cần bao gồm
mục tiêu cụ thể, kế hoạch chi tiết • Ngân sách tăng dần dựa theo chi
và cân nhắc tính tốn hợp lý; phí phát sinh năm trước;
• Khi chuẩn bị ngân sách cho từng • Ngân sách lập trên cơ sở mới
giai đoạn và khi thực tế lập ngân hoàn toàn.
sách, cần đặt ra các câu hỏi:
Các vấn đề xung quanh
- Chúng ta có thể chi ít hơn năm ngân sách:
trước mà vẫn đạt kết quả tương
tự hoặc tốt hơn không? • Cần dự trù yếu tố tăng giá trong
Ngân sách.
- Chúng ta có lãng phí tiền trong
những giai đoạn trước không • Ngân sách nên chi tiết từng
và nếu có thì nên làm thế nào khoản mục để tránh trường hợp
để tránh trường hợp đó trong thiếu hụt hoặc dư thừa kinh phí;
• Nên có số dự phòng các khoản
phát sinh;
BIỂU MẪU
• Ngân sách (Phụ lục 14)
• Đề nghị ứng tiền (Phụ lục 15)
“ ” Kỹ thuật lập ngân sách không chỉ đơn giản
là lấy chi phí của năm trước để đưa vào
11
Tài liệu QNuảnGlý tÂàiNchínhSvàÁKCiểmHtốnDPhiỰlợi nÁhuNận
MƯỜI (10) NGUN LÝ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH
Ngân sách phải được thiết 5 Trong trường hợp các kết
lập để cung cấp công cụ 1 quả tài chính khác với ngân
cho: sách, người quản lý phải:
• Các hoạt động cần thiết để đạt • Xác định nguyên nhân
được mục đích và mục tiêu của dự • Đánh giá hoạt động
án. • Đưa ra quyết định để sửa sai
• Thước đo tình hình hiện tại của Dự án phải hoạt động phù
dự án. hợp với ngân sách. Nếu chi
tiêu vượt quá ngân sách,
• Phát hiện các sai sót trọng yếu. phải lý giải được nguyên
nhân cho việc chi tiêu quá
• Phát hiện những thay đổi quan ngân sách đó. Ngồi ra,
trọng trong tình hình và điều các Dự án cần có kế hoạch
nghiêm túc để giải quyết
Phải được lập trên cơ sở 26 vấn đề chi quá ngân sách
thực tế, có căn cứ và phải có 37 này.
tính khả thi.
Ngân sách phải được xây Tất cả các khoản chi phải
dựng dựa trên phân tích được tuân thủ theo các
chặt chẽ, bao gồm: chính sách, các nguyên tắc,
các quy định liên quan
• Xác định rõ ràng mục đích
của dòng ngân sách đối với sứ Mỗi Dự án phải đánh giá kết
mệnh, mục đích và mục tiêu của quả tài chính trước khi bắt
Dự án, đầu hoạt động mới hoặc
thay đổi/loại bỏ hoạt động
• Đánh giá toàn diện nhu cầu tài hiện tại.
chính của Dự án trong việc thực
hiện các mục đích của mình, Mỗi một Dự án cần đảm bảo
được các lợi ích dự tính phải
• Lập kế hoạch nhằm nâng cao 8 lớn hơn các chi phí chi cho
các nguồn lực hoặc thay đổi 49 các hoạt động dự tính hoặc
các mục đích, mục tiêu nếu các đang thực hiện.
nguồn lực hiện có khơng đáp
Mỗi Dự án phải có các biện
Kết quả tài chính thực tế pháp chống mất mát hoặc
phải được thường xuyên so sử dụng sai mục đích các
sánh với ngân sách để: tài sản của Dự án.
• Phát hiện thay đổi trong tình
hình hoặc trong môi trường
kinh doanh,
• Phát hiện các sai sót,
• Đánh giá việc thực hiện tài chính,
• Loại bỏ được các chi phí khơng
cần thiết,
• Đảm bảo các chi tiêu phù hợp 10
và cần thiết trong việc hồn
thành các mục đích của Dự án,
• Các giao dịch phải có đầy đủ
các chứng từ cần thiết
12
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
KIỂM TỐN 6 CHÍNH “Kiểm
toán viên
BÁO CÁO TÀI - Tài khoản tiền và tài khỏan chi phí. không
• Xác nhận số dư với các bên liên nên làm
Mục đích của việc kiểm toán là giúp bất kì
chắc chắn rằng mọi ghi chép và các quan như ngân hàng, nhà tài trợ, thay
báo cáo tài chính đang thể hiện bức nhà cung cấp đổi, điều
tranh tổng quát về những hoạt động chỉnh
đang diễn ra tại tổ chức. Rất nhiều • Đánh giá những rủi ro, sai sót nào đối
người cho rằng kiểm toán là tốn kém trọng yếu và xây dựng các thủ tục với Báo
chi phí và kiểm tốn viên thì ln ln kiểm tốn để định lượng sai sót cáo tài
tìm kiếm các sai sót của tổ chức. Tuy đó. chính mà
nhiên, ở một số trường hợp được chỉ khơng
định, thì kiểm tốn viên mới đi tìm sai • Kiểm tra (hoặc chuẩn bị) báo cáo có sự
sót của tổ chức. dựa trên những ghi nhận được. đồng ý
của Ban
Kiểm tốn địi hỏi kiểm tốn viên phải • Kiểm tốn viên khơng nên làm quản lý
đưa ra ý kiến về việc đảm bảo sự phù bất kì thay đổi, điều chỉnh nào ”
hợp của Báo cáo tài chính. đối với Báo cáo tài chính mà
không có sự đồng ý của Ban quản
QUY TRÌNH KIỂM TỐN lý. Nếu ban quản lý không đồng
ý với đề nghị thay đổi của kiểm
ĐƯỢC TÓM TẮT NHƯ SAU: tốn viên, kiểm tốn viên có thể
đưa ra báo cáo kỉểm toán với ý
• Đánh giá hệ thống kế tốn và thủ kiến loại trừ.
tục kiểm soát nội bộ
• Thử nghiệm việc ghi chép từ MỘT SỐ LƯU Ý
chứng từ gốc vào sổ sách kế
toán để đảm bảo rằng hệ thống Một số lưu ý để giúp quá trình làm việc
kế toán và kiểm soát đang hoạt với kiểm toán viên hiệu quả:
động tương đối.
• Chuẩn bị sổ sách và chứng từ
• Kiểm tra một số nghiệp vụ kế kế toán.
toán để đảm bảo rằng các quy
trình được thực hiện đúng theo • Các quy trình quản lý nội bộ,
cách quản lý của tổ chức. chính sách của tổ chức.
• Phân tích một số tài khỏan để • Đối với dự án, nếu có thể có
đảm bảo sự hợp lý ở các tài khoản chứng từ theo dõi dựa theo từng
đó– ở tổ chức phi lợi nhuận thì dự án thì nên để riêng theo dự
thông thường là các tài khoản án, chuẩn bị các bản thỏa thuận
sau: dự án đã phê duyệt, các quy định
về tài chính trong thỏa thuận.
- Tài khoản theo dõi dự án
- Tài khoản lương • Tập hợp các tờ khai thuế, bảo
- Các tài khoản phải trả, phải nộp hiểm, hợp đồng lao động.
nhà nước • Sẵn sàng giải trình được số báo cáo
- Tài khoản tạm ứng, trích trước, của năm cũ (nếu đây là lận đầu tiên
đơn vị kiểm tốn đó thực hiện).
đặt cọc – ký quỹ
13
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 7
1. Nhà tài trợ có hai cách là đưa tiền giá sàn, phần chênh lệch cao hơn hay
mặt và gửi vào ngân hàng. Nếu lúc thấp hơn tôi phải chịu, nhưng cũng chỉ
cầm tiền mặt của nhà tài trợ đem đi gửi báo miệng, như vậy đúng hay sai?
ngân hàng thì gọi là gì?
2. Kế tốn và thủ quỹ có thể là một “ 10. Hóa đơn, biên nhận khơng có Nếu báo
người không? giá qua
dấu mộc thì nhà tài trợ có chấp nhận
3. Có quá nhiều tài khoản vậy khi kết không? điện
thúc thì đóng hết tài khoản hay sao?
11. Nếu hàng hóa được mua là thiết bị
4. Trong bảng đối chiếu số dư tiền gửi điện tử thì việc kiểm tra sẽ tiến hành
như thế nào?
ngân hàng, nếu trong sổ kế tốn ghi là 12. Thay vì lấy tiền hoa hồng, tơi mua thoại thì
30 triệu, nhưng trong sổ ngân hàng là sản phẩm khác từ tiền hoa hồng đó làm sao
40 triệu thì làm sao phát hiện sai sót. được khơng? có chứng
từ cho
5. Cách này nhiều bước quá. Những 13. Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết trên nhà tài
dự án nào thì dùng sổ chi tiết gởi ngân máy vi tính có được khơng? trợ cũng
hàng?
14. Dùng phần mềm, khơng có sổ nhật
6. Thế nào là đánh giá tiền tệ? ký chung, chỉ có báo cáo tiền mặt còn
7. Làm sao biết được tỷ giá liên ngân bao nhiêu, tháng này còn bao nhiêu có như việc
kiểm
hàng? được không? tra?
8. Nếu báo giá qua điện thoại thì làm 15. Nếu khơng có phần mềm thì xử lý ”
sao có chứng từ cho nhà tài trợ cũng như thế nào?
như việc kiểm tra?
16. Nhà tài trợ không u cầu hóa đơn
9. Tơi gặp khó khăn trong việc lấy bảng thuế giá trị gia tăng nhưng ví dụ khi
báo giá của cơng ty xây dựng thì nên mua máy tính là 8triệu nhưng khi có
làm thế nào? Tơi muốn xin dự trù để hóa đơn là 8 triệu 8, trên giấy tờ chỉ có
xây dự án, nhưng cơng ty xây dựng lấy 8triệu. Xử lý như thế nào?
Thay vì lấy tiền hoa hồng, tôi mua sản phẩm
khác từ tiền hoa hồng đó được không?
“ ” 14
7 CÁC CÂUTàHi liệỎu QIuảnTlýHtài cƯhínỜh vàNKiểGm toGán PẶhiPlợi nhuận
TRẢ LỜI
1. Nhà tài trợ có hai cách là đưa tiền 2. Kế tốn và thủ quỹ có thể là một
mặt và gửi vào ngân hàng. Nếu lúc người không?
cầm tiền mặt của nhà tài trợ đem đi
gửi ngân hàng thì gọi là gì? Người quyết định và người chi tiền
không nên là một người, nếu tổ chức
Việc đó cịn tùy theo hành động của khơng có đủ nhân lực, thì kế tốn có
mình. Nhưng phải lập phiếu chi(?) và thể kiêm thủ quỹ, nhưng như vậy
ghi là chuyển khoản vào ngân hàng. kế tốn sẽ khơng được duyệt bất kỳ
khoản chi nào.
3. Có quá nhiều tài khoản vậy khi kết 4. Trong bảng đối chiếu số dư tiền gửi ?
thúc thì xóa hết tài khoản hay sao? ngân hàng, nếu trong sổ ghi ngày là
Mỗi dự án đều phải có tài khoản riêng 30 triệu, nhưng trong sổ ngan hàng
và khi dự án kết thúc thì phải xóa là 40 triệu thì làm sao phát hiện sai
những tài khoản đó. sót?
5. Cách này nhiều bước quá. Những Đầu tiên phải đối chiếu từ dưới lên để
dự án nào thì dùng sổ chi tiết gởi mình phát hiện được sự chênh lệch
ngân hàng? (phần chênh lệch này thường là do sự
Nếu dự án có một tài khoản thì chỉ xuất phát từ lãi suất ngân hàng). Có
cần một sổ chi tiết gửi ngân hàng, còn những giao dịch trong sổ ngân hàng
nếu quỹ có nhiều tài khoản thì nên lập có ghi nhưng trong sổ kế tốn khơng
nhiều sổ chi tiết để theo dõi. Và để tiện ghi như: tiền lãi ngân hàng, phí giao
cho mình theo dõi thì anh/ chị (?) nên dịch, phí duy trì tài khoản và những
tạo nhiều bảng chi thu kế nhau của lệ phí khác. Cũng có những khoản mà
nhiều tài khoản. trong sổ kế tốn có ghi nhưng trong
sổ ngân hàng thì khơng là chuyển tiền
6. Thế nào là đánh giá tiền tệ? sang tài khoản khác.
Đánh giá tiền tệ là theo quy định nếu
những khoản tiền có tiền $ thì phải Lý giải rõ hơn về vấn đề này là việc đôi
đánh giá theo bình quân liên ngân khi các anh chị đem tiền mặt đi gửi
hàng. Hạn chế của việc đánh giá này ngân hàng nhưng do trường hợp ngày
là tỷ giá bình quân liên ngân hàng rất cuối tuần, ngày lễ…ngân hàng chưa
thấp nên khi ghi vào sổ không thực tế. kịp ghi sổ, mà trong khi đó sổ kế tốn
đã ghi rồi. Do đó sẽ dẫn đến sự chênh
lệch. Ngồi ra cịn có những khoản
như nhận tiền gửi tiết kiệm… Sau khi
chúng ta đối chiếu thấy những khoản
nào sổ kế tốn chưa ghi thì mình phải
ghi vào sổ chi tiết của mình. Sổ chi tiết
gởi ngân hàng nên theo dõi liên tục.
Qua quá trình đối chiếu phải thấy được
số dư sau khi đối chiếu là khớp nhau.
15
7Tài liệu QCuảnÁlýCtài cChínÂh vUà KiểHm toỎánIPhTi lợiHnhuƯậnỜNG GẶP
TRẢ LỜI
? 7. Làm sao biết được tỷ giá liên ngân 8. Nếu báo giá qua điện thoại thì làm
hàng? sao có chứng từ cho nhà tài trợ cũng
Theo dõi qua báo chí hàng ngày và qua như việc kiểm tra?
mỗi tuần đều có đánh giá tỷ giá liên Nên chọn cửa hàng khác, nơi có bảng
NH. báo giá bằng văn bản.
Có thể tham khảo tại trang điện tử:
10. Hóa đơn, biên nhận khơng có
dấu mộc thì nhà tài trợ có chấp nhận
9. Tơi gặp khó khăn trong việc lấy không?
bảng báo giá của công ty xây dựng Nên ghi lại những thơng tin về người
thì nên làm thế nào? Tôi muốn xin dự báo giá, tên và địa chỉ, số điện thoại
trù để xây dự án, nhưng công ty xây cửa hàng. Hóa đơn biên nhận ghi tay
dựng lấy giá sàn, phần chênh lệch đính kèm biên bản khảo sát có chữ ký
cao hơn hay thấp hơn tôi phải chịu, của người xây dựng và người yêu cầu.
nhưng cũng chỉ báo miệng, như vậy
đúng hay sai? 12. Thay vì lấy tiền hoa hồng, tơi
Nên u cầu công ty xây dựng viết tay mua sản phẩm khác từ tiền hoa hồng
bảng báo giá nội dung sửa chữa sửa, đó được khơng?
giá trị bao nhiêu. Được nhưng khó minh bạch. Trừ thẳng
hoa hồng trên hóa đơn.
11. Việc này rất khó kiểm tra nếu
hàng hóa là thiết bị điện tử? 14. Dùng phần mềm, khơng có sổ
Người đề nghị mua hàng nên tham nhật ký chung, chỉ có báo cáo tiền
gia kiểm tra, nhận hàng vì họ là người mặt cịn bao nhiêu, tháng này còn
đề nghi mua hàng, họ hiểu hơn về sản bao nhiêu có được khơng?
phầm muốn mua. Được
13. Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết trên 16. Nhà tài trợ khơng u cầu hóa
máy vi tính có được khơng? đơn thuế giá trị gia tăng nhưng ví
Về ngun tắc, cơng ty dùng phần dụ khi mua máy tính là 8 triệu nhưng
mềm khi khóa sổ phải in ra. khi có hóa đơn là 8 triệu 8, trên giấy
tờ chỉ có 8 triệu. Xử lý như thế nào?
15. Nếu khơng có phần mềm thì xử lý Khi đó phải mua máy tính có giá thấp
như thế nào? hơn 8 triệu để chi phí cộng vào thuế
Sử dụng mẫu có sẵn và sử dụng excel giá trị gia tăng không vượt quá 8 triệu.
và google docs để chia sẻ. Định kỳ nên Khi lên ngân sách phải tính thêm thuế
chép ra đĩa CD để tránh sự cố Virus giá trị gia tăng và báo cho nhà tài trợ.
hoặc các tình huống xấu, khơng nên Phải thuyết phục nhà tài trợ nên lấy
để đĩa CD ở văn phòng tránh trường hóa đơn thuế giá trị gia tăng, sau đó
hợp hỏa hoạn. đăng ký mã số thuế để hoàn thuế.
16
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
BẢNG KÊ PHỤ LỤC
PHỤ TÊN BẢNG BIỂU MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG
LỤC
1 Sổ theo dõi thuế giá trị Để theo dõi các khỏan thuế của từng dự án nằm trong chính
gia tăng được hịan sách hòan thuế
2 Sổ chi tiết tiền gửi ngân Theo dõi các giao dịch bằng tiền gửi ngân hàng.
hàng
3 Bảng đối chiếu số dư Kiểm tra số dư thực tế theo kế toán và số theo ngân hàng
ngân hàng nhằm phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời.
4 Biên lai nhận tiền Làm bằng chứng đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
5 Phiếu thu Ghi nhận đã thu tiền mặt từ bên ngoài, nhân viên.
6 Phiếu chi Làm bằng chứng đã thanh toán tiền mặt cho nhân viên, nhà
cung cấp.
7 Sổ quỹ tiền mặt Theo dõi chi tiêu bằng tiền mặt.
8 Bảng kiểm kê quỹ Kiểm tra số dư giữa sổ quỹ tiền mặt và tiền còn trong tủ.
9 Phiếu yêu cầu mua Đề nghị mua hàng hóa khi có nhu cầu.
hàng
10 Sổ theo dõi tài sản cố Theo dõi số tài sản của tổ chức và sự biến động trong giá trị
định của tài sản.
11 Giấy đề nghị tạm ứng Cá nhân dùng để ứng tiền khi có nhu cầu chi tiêu trong thời
gian tới.
12 Sổ chi tiết tạm ứng, phải Theo dõi phát sinh tạm ứng cho từng cá nhân, tổ chức.
thu, phải trả theo đối tượng
13 Hồn ứng Quyết tốn ứng lại cho tổ chức sau khi đã thực hiện các
khoản chi tiêu.
14 Ngân sách Lên ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án
15 Đề nghị ứng tiền Đề nghị ứng tiền từ ngân sách theo tiến độ dự án
17
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
PHỤ LỤC 1
(Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được hoàn)
Đơn vị: ..........................
Địa chỉ: ..........................
MST:................................
SỔ THEO DÕI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐƯỢC HOÀN
Năm ………
Chứng từ
Số hiệu Ngày/ Diễn giải Số thuế GTGT Số thuế GTGT đã
tháng được hoàn lại hoàn lại
C
A B Số dư đầu kỳ 1 2
Cộng số dư phát sinh trong kỳ
Số dư cuối kỳ
Người ghi sổ Ngày ...... tháng ....... năm ..........
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
18
PHỤ LỤC 2 SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Từ ngày ……… đến ngày ………
(Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng)
Tài khoản tiền: ………
Đơn vị: ..........................
Địa chỉ: ..........................
MST:................................
Nơi mở tài khoản giao dịch: Nơi mở tài khoản giao dịch: Đơn vị tính: VNĐ
Ghi chú
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh
ghi số D đối ứng Còn lại
A Số hiệu Ngày Thu (gửi Chi (rút ra)
B tháng vào)
C E 1 2 3 F
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận
Số tồn đầu kỳ
19 Số phát sinh trong kỳ
Người lập Cộng phát sinh trong kỳ Ngày ...... tháng ....... năm ..........
(Ký, họ tên) Số tồn cuối kỳ Giám đốc
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm tốn Phi lợi nhuận Số: ..............................
Chênh lệch
PHỤ LỤC 3
(Bảng đối chiếu số dư ngân hàng)
Đơn vị: ..........................
Địa chỉ: ..........................
MST:................................
BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ DƯ NGÂN HÀNG
Ngày…… tháng…… năm ……
Bảng đối chiếu số dư ngân hàng tại thời điểm: …………………………
Số tài khoản Số dư theo sổ kế toán Số dư theo sổ phụ NH
Tổng cộng
- Lý do:
+ Thừa: .............................................................................................................................................................................
+ Thiếu: ............................................................................................................................................................................
- Kết luận sau đối chiếu: ..................................................................................................................................................
Kế toán Người chịu trách nhiệm đối chiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
PHỤ LỤC 4 BIÊN LAI NHẬN TIỀN Số: ..............................
Ngày…… tháng…… năm ……
(Biên lai nhận tiền)
Đơn vị: ..........................
Địa chỉ: ..........................
- Họ, tên người nộp: …………………………………………………………………………………………
- Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………
- Nội dung nhận tiền:…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
- Số tiền nhận:………………….(Viết bằng chữ): ……………………………………………………………
Người nộp tiền Người thu tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
20
