Ais2_HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

I. LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

1.TỔNG QUAN VỀ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

Lưu đồ chứng từ là lưu đồ mô tả luân chuyển của chứng từ và thông tin giữa các vùng
trách nhiệm của một tổ chức.

Lưu đồ chứng từ phản ánh tổng quát trình tự luân chuyển của chứng từ bắt đầu từ khâu
lập chứng từ ban đầu cho tới khi chứng từ kế toán đã xử lý cungcấp thông tin cho các đối
tượng, quy trình này có thể tóm tắt thơng qua các nội dung cơ bảnnhư sau: Ai là người
lập chứng từ? Chứng từ được lập thành mấy liên để vừa đảm bảo phùhợp với quá trình
luân chuyển chứng từ và đảm bảo được yêu câu về kiểm tra, đối chiếutrong nội bộ doanh
nghiệp lại vừa đảm bảo một số yêu cầu của pháp luật? Đối tượng nào làngười có chức
năng, nhiệm vụ xét duyệt chứng từ? Vai trò, tác dụng của các chứng từ đối vớimỗi cá
nhân, bộ phận, phòng ban trong việc cung cấp thông tin? Các chứng từ sau khi thựchiện
xong vai trị cung cấp thơng tin sẽ được lưu trữ ở đâu? Lưu trữ bởi đối tượng nào?

Vậy, trong lưu đồ chứng từ không chỉ phản ánh sự ln chuyển của thơng tin thơng
qua trình tự luân chuyển của chứng từ kế toán từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc mà còn
cho biết các đối tượng tham gia vào quá trình luân chuyển cũng như nhiệm vụ,chức năng
của các đối tượng này trong quá trình luân chuyển thông tin. Lưu đồ chứng từ là một
phần của quá trình thiết kế hệ thống và là tài liệu kỹ thuật có ích cho các nhà quảntrị
trong việc phân tích các thủ tục kiểm sốt nội bộ, thơng qua lưu đồ chứng từ các nhàquản
trị có thể thấy rõ được các nhược điểm, yếu kém và tính khơng hiệu quả của hệthống khi
các thông tin phản ánh trên chứng từ không được cung cấp đầy đủ hoặc cácthông tin trên
chứng từ được cung cấp phức tạp quá mức cần thiết…

Quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ: phải được trình bày q trình xử lí hoặc luân chuyển dữ
liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy. Truường hợp khơng thể trình bày
theo chiều thơng thuường quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả huướng luân
chuyển lưu đồ một cách rõ ràng.

2. Các thành phần của lưu đồ chứng từ

Ký hiệu Ý nghĩa

Chứng từ hoặc báo cáo

Chứng từ nhiều liên

Đầu ra/ Đầu vào/ Nhật ký / Sổ

Hiện thị trên màn hình

Nhập liệu thủ cơng qua các thết bị nhập liệu

Xử lý máy tính. Hoạt động Scan dữ liệu cũng được mô tả bằng
ký hiệu này

Xử lý thủ công

ổ đĩa/Cơ sở dữ liệu

Lưu trữ thủ công
N: theo số thứ tự
D: theo ngày
A: chữ cái
Đường luân chuyển
Điểm nối cùng trang, đánh số điểm kết nối theo số tự nhiên
hoặc theo chữ cái trong danh sách chữ cái
Điểm nối sang trang

Bắt đầu/Kết thúc/Đối tượng bên ngồi
Kết nối liên lạc(ví dụ: điện thoại,email,internet…)

Ghi chú(sử dụng để giải thích, làm rõ)

3.Cách vẽ lưu đồ chứng từ

Phương pháp vẽ
Quá trình vẽ lưu đồ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1:
Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ tả
Bước 2:
Phân tích hệ thống mơ tả để nhận diện đối tượng bên ngoài, bên trong hệ thống, các hoạt
động xử lí (gồm cả xử lí thơng tin và xử lí hoạt động kinh doanh), các hoạt động lựu trữ
và ln chuyển thơng tin. Lưu ý, vì lưu đồ cần vẽ chi tiết theo phương thức xử lí thủ cơng
hay bằng máy nên khi phân tích cần nhận diện rõ phương thức xử li thủ công hay bằng
máy và cũng cần nhận diện ra phương thức luân chuyển dữ liệu/thông tin bằng chứng từ,
số sách hay tập tin dữ liệu. Cách thực hiện phận tích cũng giống như mơ tả ở phần sơ đồ
dòng dữ liệu.
Bước 3:
Chia lưu đồ thành các cột:
• Có bao nhiêu đối tượng bên trọng thì chia lựu đồ thành bấy nhiêu cột. Mỗi đối tượng
bên trọng là một cột trên lưu đồ.
• Đặt tên của mỗi cột là tên của đối tượng bên trong.
• Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng bên trong hệ thống
hướng từ trái sang phải.
Bước 4:
Mô tả các thành phần cho từng cột và hoàn thành:
Xác định các thành phần đi vào của hoạt động xử lí:

• Nơi xuất phát, của q trình xử lí có thể là đối tượng bên ngoài hoặc bắt đầu hoặc có thể
từ đội tượng bên trong chuyển đến (dùng đường nối hoặc điểm nối) hoặc có thể được tạo
ra từ hoạt động xử lí trước đó.
• Thành phần đi vào có thể là chúng từ hoặc tập tin dữ liệu hoặc dữ liệu chuyển đến thông
qua gọi điện thoại, fax, từ hệ thống khác...
Xác định các hoạt động xử lí:
Phương thức xử lí là thủ cơng hoặc máy tính
Các hoạt động xử lí diễn ra đồng thời trong cùng 1 đối tượng có thể mộ tả chung bằng
một biểu tượng xử lí.
Xác định các thành phần đi ra của hoạt động xử lí:
Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lí sẽ đi ra biểu tượng xử lí đó
Các thơng tin mới tạo ra từ hoạt động xử lí: Chứng từ mới được lập thêm hoặc sổ sách,
báo cáo được tạo ra hoặc dữ liệu được cập nhật...
Xác định phương thức lưu trữ:
Phương thức lưu trữ có thể là thủ cơng hoặc máy tính
Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ:
• Sử dụng các kí hiệu phù hợp với nội dụng mơ tả
• Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, từ trái sang phải
• Nối các kí hiệu trong cột lưu đồ bằng đường nối mũi tên
• Chứng từ không thể là điểm kết thúc của lưu đồ. Nó có thể được lưu, được chuyển đến
1 đối tượng khác hoặc đi vào hoạt động xử lí tiếp theo.
Sử dụng các kí hiệu điểm nối cùng trạng nếu các kí hiệu cần kết nối trong cùng trang ở
quá xa nhau để hình vẽ được đẹp và rõ ràng hơn.Sử dụng thêm kí hiệu giải thích để giải
thích hay ghi chú thêm nếu cần để hình vẽ rõ ràng hơn.Kiểm tra lại tồn bộ lưu đồ để
tránh sai sót.
4. Bài tập minh họa

Công ty Tiến Đạt sau khi nhận phiếu xuất kho thủ kho chuyển sang, bộ phận chuyển
hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng” ba liên: liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng

hóa, liên 2 gửi cho bộ phận lập hóa đơn, liên 3 gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho theo
thứ tự.

Sau khi nhận được phiếu gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn căn cứ vào các thơng tin này lập
“hóa đơn” hai liên và lưu phiếu gửi hàng theo số thứ tự tại bộ phận lập hóa đơn. Liên 1
hóa đơn gửi cho khách hàng, liên 2 gửi cho kế toán.

Định kỳ kế toán đối chiếu phiếu gửi hàng và hóa đơn, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng
và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng.

Giải

A
Thủ kho

2
PGH
PXK

Đóng Lập Hóa
gói, Lập đơnw

PGH PGH 2

2
1
Hóa đơn

PXK

23 B NC
1

N PGH

A

KH

II. BẢNG VÀ CÂY QUYẾT ĐỊNH

1. TỔNG QUAN VỀ BẢNG VÀ CÂY QUYẾT ĐỊNH

Bảng quyếng quyết định t định là mnh là một ma trt ma trận gồm 2n gồm 2 phầm 2 phần: n:
 Chiều dọc tu dọc thể hc thể hiện c hiện các tn các trường hợp ng hợp cần xp cần: n xét
 Chiều dọc tu ngang biể hiện cu diễn các tn các trường hợp ng hợp cần xp có thể hiện c xảng quyếy ra tuỳ thuột ma trc vào giá trịnh là m củaa

các điều dọc tu kiện các tn.

Cây quyết định t định là mnh là một ma trt bảng quyến đồm 2 phầ thể hiện c hiện các tn tất cả cát cảng quyế các khảng quyế năng và kết định t quảng quyế có thể hiện c xảng quyếy
ra khi một ma trt chủa đều dọc t cụ thể đa thể hiện c đang đượp cần xc thảng quyếo luận gồm 2n. Đó là một ma trt loạt các lt các lựa chọn a chọc thể hn có liên
quan và cho phép các cá nhân và nhóm cân nhắc các kc các kết định t quảng quyế có thể hiện c xảng quyếy ra với chii chi
phí, m c đột ma tr ưu tiên và lợp cần xi ích. Cây quyết định t định là mnh đượp cần xc sử dụng đ dụ thể đang để hiện c thúc đẩy thảo y thảng quyếo luận gồm 2n
khơng chính th c hoặc thiếtc thiết định t lận gồm 2p một ma trt thuận gồm 2t toán dựa chọn đoán vều dọc t mặc thiếtt toán học thể hc sựa chọn lựa chọn a
chọc thể hn quan trọc thể hng nhất cả cát.

2. Cách lập bảng quyết định

Về cơ bản, bảng quyết định sử dụng mơ hình luận lý phức tạp để người dùng dễ dàng
thấy các kết hợp có thể có của các điều kiện đang xem xét và các hành động tương ứng

với tập hợp giá trị của chuỗi điều kiện.
Các bước để tạo một bảng quyết định: Để tạo Bảng quyết đinh cần tuân thủ theo các
bước sau:

- Phân tích các điều kiện và hành động của hệ thống
- Thêm các cột trường hợp giá trị của điều kiện: Công thức xác định điều kiện 2^n
- Giảm số lượng các cột điều kiện
- Xác định hành động tương ứng của hệ thống
- Kiểm thử
Ví dụ minh họa: Để dễ hình dung các bước trên, hãy cùng xem qua ví dụ dưới đây về hệ
thống máy rút tiền tự động ATM: Để có thể rút được tiền từ máy ATM, người dùng cần
một trong hai điều kiện:
 tiền trong tài khoản vẫn còn và lớn hơn số tiền muốn rút
 người dùng được cấp cho một khoản tín dụng từ trước.
Hướng dẫn giải
Bước 1. Phân tích các điều kiện và hành động của hệ thống
Trở lại ví dụ ở trên về máy ATM, chúng ta có thể thấy có hai điều kiện xác định:
 Số tiền trong tài khoản lớn hơn số tiền định rút
 Được cấp tín dụng

Và chỉ có một hành động tương ứng của hệ thống: Được rút tiền hay không?

Điều kiện
Số tiền trong tài khoản lớn hơn số tiền định rút
Đã được cấp tín dụng
Hành động của hệ thống
Cho rút

Bước 2. Thêm các cột trường hợp giá trị của điều kiện
Đối với 2 điều kiện như trên, áp dụng công thức để xác định điều kiện chúng ta sẽ có 4

sự kết hợp đúng/sai (2²)

Điều kiện Trường hợp 1 Trường hợp 2 Trường hợp 3 Trường hợp 4
Đúng (T) Đúng (T) Sai (F) Sai (F)
Số tiền trong tài
khoản lớn hơn Đúng (T) Sai (F) Đúng (T) Sai (F)
số tiền định rút
Đã được cấp tín
dụng
Hành động của
hệ thống
Cho rút

Bước 3. Cố gắng giảm số lượng các cột điều kiện

Ở đây, chúng ta có thể thấy rằng, trường hợp 1 và trường hợp 2 là gần như nhau, khi số

tiền trong tài khoản lớn hơn số tiền cần rút, chúng ta không cần quan tâm việc khách

hàng có được cấp tín dụng hay khơng. Do đó, chúng ta có thể giảm bớt một trường hợp ở

đây, chúng ta đánh dấu bằng “-“

Điều kiện Trường hợp 1 Trường hợp 2 Trường hợp 3

Số tiền trong tài Đúng (T) Sai (F) Sai (F)
khoản lớn hơn số
tiền định rút

Đã được cấp tín - Đúng (T) Sai (F)

dụng

Hành động của hệ
thống

Cho rút

Bước 4. Xác định hành động tương ứng của hệ thống
Dựa trên điều kiện, chúng ta sẽ có kết quả cuối cùng:

Điều kiện Trường hợp 1 Trường hợp 2 Trường hợp 3
Số tiền trong tài Đúng (T) Sai (F) Sai (F)
khoản lớn hơn số Đúng (T) Sai (F)
tiền định rút Có (T)
Có (T) Khơng (F)
Đã được cấp tín
dụng

Hành động của hệ
thống

Cho rút

Bước 5. Viết các kịch bản kiểm thử
Ở bước này, chúng ta bắt đầu viết chi tiết các bước và thiết lập dữ liệu kiểm thử cho kịch
bản kiểm thử.
3. Cách vẽ cây quyết định

Các bước vẽ cây quyết định

Bước 1: Xác định quyết định muốn thực hiện hoặc vấn đề bạn muốn tìm giải pháp.
Đây sẽ trở thành tiêu đề chính của sơ đồ cây quyết định.

Bước 2: Chọn mẫu cây quyết định hoặc bắt đầu vẽ một mẫu từ đầu bằng trình
chỉnh sửa.

Bước 3: Suy nghĩ về các lựa chọn khác nhau có thể có khi giải quyết vấn đề hoặc
đưa ra quyết định. Viết những điều này xuống các nhánh của cây quyết định đang
được thực hiện.

Bước 4: Phân tích chi tiết hơn các biến số để xác định rủi ro và lợi nhuận liên quan
đến từng phương án. Bạn cũng có thể sử dụng phân tích rủi ro/ lợi nhuận để làm
điều này.

Buóc 5: Sử dụng các màu sắc để làm nổi bật các quy trình quyết định khác nhau.
Điều này sẽ giúp mọi người nhanh chóng đọc và hiểu cây quyết định dễ dàng hơn.

Bước 6: Dựa trên những rủi ro và lợi nhuận liên quan đến từng giải pháp thay thế,
hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng. Lựa chọn thay thế nào có ít rủi ro nhất và
mang lại nhiều lợi ích nhất

Dữ liệu ví dụ

Ngà Trờ y i Nhiệt độ Độ ẩm Gió Chơi tennis

D1 Nắn g Nóng Cao Yếu Không

D2 Nắn g Nóng Cao Mạn h Không

D3 Uám Nóng Cao Yếu Có

D4 Mưa Trung Cao Yếu Có
bình

D5 Mưa Lạnh Bình thường Yếu Có

D6 Mưa Lạnh Bình Mạn thường h Không

D7 Uám Lạnh Bình Mạn thường h Có

D8 Nắn g Trung Cao Yếu Không
bình

D9 Nắn g Lạnh Bình thường Yếu Có

D10 Mưa Trung Bình bình thường Yếu Có

D11 Nắn Trung Bình Mạn g bình thường h Có

D12 Uám Trung Cao Mạn h Có
bình

D13 m Nóng Bình thường Yếu Có

D14 Mưa Trung Bình Mạn thường h Khơng
bình

Cây quyết định Trời Gió

Nắng U ám Mưa

Độ ẩm
Có

Cao Trung bình Mạnh Yếu

Không Có Không Có

4. Giải bài tập minh họa
Chúng ta có form đăng nhập như sau:

Với yêu cầu:
 Nếu người dùng nhập đúng email và mật khẩu khi đăng nhập thành công sẽ
được điều hướng sang trang chủ của website.
 Nếu nhập email hoặc mật khẩu không đúng khi đăng nhập hệ thống sẽ hiển
thị thông báo lỗi tương ứng.

Cách giải
Từ các yêu cầu của các yêu cầu bài toán, ta đi giải quyết chúng theo từng bước như
trên:
Bước 1: Xác định được tất cả các điều kiện đầu vào và hành động của hệ thống

 Các điều kiện: Email và Password
 Hành động của hệ thống: Đăng nhập thành cơng và thơng báo lỗi
Bước 2: Tính số rules Do có 2 điều kiện đầu vào=> Tổng số rules = 2^2 = 4
Bước 3:Lập bảng quyết định Bảng quyết định kiểm tra nhập username

Bước 4: Rút gọn bảng quyết định để giảm thiểu test case và quyết định số test case
Do yêu cầu bài toán, Điều kiện đăng nhập là cả Email và Password đều đúng. Nên
khi nhập Email sai hoặc Password sai thì hệ thống đã hiển thị thơng báo lỗi rồi. Vì
vậy trường hợp nhập cả Email và Password đều sai khơng cần thiết nữa và có thể

được bỏ. Sau khi rút gọn ta được bảng quyết định sau: