Quản lý phạm vi dự án mô tả quá trình lập kế hoạch quản lý phạm vi biết các phương pháp thu thập và tài liệu hóa yêu cầu để đáp ứng stakeholder
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.73 MB, 62 trang )
<span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">
Là một bản tóm tắt đã được thống nhất về tất cả các thông số quan trọng của
</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">- Thiết lập:
<small>PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?</small>
<b><small>1 . 1</small></b>
- Phác thảo:
RANH GIỚI TRÁCH NHIỆM TIÊU CHÍTHỦ TỤC CÁC BÊN LIÊN QUAN CHÍNHGIẢ ĐỊNHRÀNG BUỘC
- Cịn được gọi là tun bố về cơng việc, tuyên bố phạm vi hoặc tài liệu điều khoản tham chiếu. Được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án tổng thể.
</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8"><small>PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?</small>
<b><small>1 . 1</small></b>
<b>In simple terms, the scope is what a client or sponsor wants delivered. It sums up the work that needs to be done to get the </b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9"><small>SẢN PHẨM TRUNG GIAN LÀ GÌ?</small>
<b><small>1 . 2</small></b>
Là những sản phẩm thành quả của dự án, như phần cứng, phần mềm, tài liệu đào tạo, chuyển giao, bảo hành...
Đo lường tiến độ Đạt được mục tiêu
<b>Sản phẩm trung gian</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10"><small>QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?</small>
<b><small>1 . 3</small></b>
Mơ tả q trình xác định phạm vi, xác minh phạm vi và thay đổi/kiểm soát phạm vi. Gồm có 6 quy trình:
BƯỚC 1: Plan Scope Management BƯỚC 2: Collect requirements
BƯỚC 3: Define Scope BƯỚC 4: Create WBS
BƯỚC 5: Validate Scope BƯỚC 6: Control Scope
</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12"><small>TẦM QUAN TRỌNG</small>
<b><small>1 . 4</small></b>
<b>Giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực vào một mục tiêu </b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13"><small>CÁC Y ẾU TỐ ẢNH HƯỞNG</small>
<b><small>1 . 5</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14"><small>PLANE SCOPE MANAGEMENT</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15"><small>QUẢN TRỊ DỰ ÁN TMĐT – EC208.O22</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16"><small>PLANE SCOPE MANAGEMENT</small>
<b><small>2 . 1</small></b>
LẬP KẾ HOẠCH
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
Quy trình tạo ra kế hoạch quản lý
công việc để chỉ ra phạm vi công việc sẽ xác định, đánh giá, kiểm soát như thế nào.
</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17"><b>THU THẬP YÊU CẦU</b>
- Là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án. - Thu thập yêu cầu là bước khó nhất trong quản lý phạm vi dự án.
- Tổ dự án làm việc với các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng, người dùng để thu thập yêu cầu
<small>COLLECT REQUIREMENTS</small>
<b><small>2 . 2</small></b>
Nhóm phát triển phải bổ sung tính năng hay chức năng
Nếu thu thập yêu cầu không ghi nhận đầy đủ
</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18"><small>COLLECT REQUIREMENTS</small>
<b><small>2 . 2</small></b>
<b>CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP YÊU CẦU VÀ TÀI LIỆU HÓA:</b>
Khảo sát Quan sát Phân tích Thảo luận
Phần mềm Mẫu thử Tài liệu
</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">XÁC ĐỊNH PHẠM VI
Phân tích chi tiết các yêu cầu thu thập được từ bước trước đó và biến
</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">trúc công việc của dự án, đồng thời
cung cấp cơ sở để ước tính, lập lịch trình và giám sát tiến độ của dự án.
- WBS thường được hiển thị:
Chiều ngang (Dạng phác thảo)
Chiều dọc (Dạng cây)
</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21"><small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
WBS dự án phát triển web TMĐT
</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH PHẠM VI, MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
Thu thập thông tin Tổ chức cuộc họp
Cụ thể hóa mục tiêu theo ngun tắc:
DỄ HIỂUCĨ THỂ ĐO LƯỜNG<sub>THỰC TẾ</sub>
</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
BƯỚC 3: LIỆT KÊ CÁC SẢN PHẨM CẦN BÀN GIAO
</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
BƯỚC 5: TẠO CÁC GĨI CƠNG VIỆC
Phân rã các nhiệm vụ con và nhóm chúng thành các gói cơng việc cụ thể. Cách này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót cơng việc.
</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
BƯỚC 6: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin
Hiểu rõ quyền hạn Hiểu rõ trách nhiệm
&
</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống) Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên) Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)
Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)
1234
</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
Tạo cấu trúc công việc đi từ tổng quan đến chi tiết Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống)
Kết quả dự ánGói cơng việc
</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
Tạo cấu trúc phân chia công việc từ chi tiết đến tổng quan Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên)
</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
Bắt đầu với cách tiếp cận từ trên xuống, phân rã dự án thành các cấp bậc Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)
</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
Tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ các dự án đã từng được triển khai
Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)
4
</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
1/ Cấu trúc chia công việc dựa trên khả năng phân phối
</div><span class="text_page_counter">Trang 35</span><div class="page_container" data-page="35">CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS
<small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
2/ Cấu trúc chia công việc theo giai đoạn
</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36">4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS
</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37"><small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là xác định các yếu tố trong WBS dưới dạng kết quả/ sản phẩm chuyển giao thay vì liệt kê cách giải quyết cơng việc
Giải quyết cơng việc hiệu quả hơn.
Khích lệ sự sáng tạo
Lựa chọn công cụ Đổi mới phương pháp
4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS 2/ Tập trung vào kết quả
</div><span class="text_page_counter">Trang 38</span><div class="page_container" data-page="38"><small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
- Một WBS nên dừng lại ở ba đến năm cấp độ là lý tưởng nhất.
- Ngoài ra phân rã cơng việc có thể áp dụng ngun tắc “2 tuần hoặc 80 giờ”. 4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS
3/ Mức độ chi tiết phù hợp
Nếu một nhiệm vụ mất nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ để hồn thành thì
mới cần chia nhỏ tiếp.
</div><span class="text_page_counter">Trang 39</span><div class="page_container" data-page="39"><small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS.
4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS 4/ Không trùng lặp
Sự chồng chéo trách nhiệm xử Nhầm lẫn khi tính tốn chi phí.
</div><span class="text_page_counter">Trang 40</span><div class="page_container" data-page="40"><small>CREATE WBS</small>
<b><small>2 . 4</small></b>
HIỆU QUẢ KHI ỨNG DỤNG WBS
Tạo cấu trúc công việc đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn. Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện.
Đánh giá chính xác một vấn đề. Cải thiện hiệu suất.
</div><span class="text_page_counter">Trang 41</span><div class="page_container" data-page="41"><small>VALIDATE SCOPE</small>
<b><small>2 . 5</small></b>
Chấp thuận các đầu ra của dự án một cách chính thức:
Mơ tả
Tầm quan trọng của việc xác nhận phạm vi Cách nó liên quan đến việc xác định
và kiểm soát phạm vi
Thêm
</div><span class="text_page_counter">Trang 43</span><div class="page_container" data-page="43"><small>CONTROL SCOPE</small>
<b><small>2 . 6</small></b>
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI
Mục tiêu của việc kiểm sốt phạm vi là:
như việc tích hợp kiểm sốt các thay đổi
Ảnh hưởng các yếu tố gây ra thay đổi phạm vi
</div><span class="text_page_counter">Trang 44</span><div class="page_container" data-page="44"><small>CONTROL SCOPE</small>
<b><small>2 . 6</small></b>
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SỐT PHẠM VI
Thơng qua quá trình xác nhận phạm vi:
</div><span class="text_page_counter">Trang 45</span><div class="page_container" data-page="45"><small>CONTROL SCOPE</small>
<b><small>2 . 6</small></b>
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI
Đảm bảo khách hàng và người bảo trợ sẽ được đáp ứng yêu cầu.
Đảm bảo rằng tất cả yêu cầu, đề xuất thay đổi phải tuân theo một quy trình kiểm sốt thay đổi thống nhất.
Để quản lý các thay đổi và kết hợp với các quá trình kiểm soát khác. Cho phép thay đổi và bổ sung các nhiệm vụ quan trọng.
Phân biệt những gì cần thiết
</div><span class="text_page_counter">Trang 46</span><div class="page_container" data-page="46"><small>CONTROL SCOPE</small>
<b><small>2 . 6</small></b>
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI
Tránh được các vấn đề phổ biến sau: Thay đổi liên tục các yêu cầu
Nhận kết quả không như mong đợi
Chậm tiến độ dự án
Dự án đưa ra ý tưởng rõ ràng Vượt quá ngân sách đã thảo luận Xoay hướng dự án đang làm một nửa
</div><span class="text_page_counter">Trang 47</span><div class="page_container" data-page="47"><small>CONTROL SCOPE</small>
<b><small>2 . 6</small></b>
CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
❖ Phương pháp giúp giảm thiểu việc thiếu sự đóng góp từ người dùng
</div><span class="text_page_counter">Trang 48</span><div class="page_container" data-page="48"><small>CONTROL SCOPE</small>
<b><small>2 . 6</small></b>
CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
❖ Phương pháp giúp giảm thiểu các yêu cầu chưa hoàn chỉnh và việc thay đổi yêu cầu
</div><span class="text_page_counter">Trang 49</span><div class="page_container" data-page="49"><small>CONTROL SCOPE</small>
<b><small>2 . 6</small></b>
CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
❖ Phương pháp giúp tránh tình trạng vượt quá phạm vi
</div><span class="text_page_counter">Trang 51</span><div class="page_container" data-page="51">PHẦN MỀM HỖ TRỢ TẠO WBS
</div><span class="text_page_counter">Trang 52</span><div class="page_container" data-page="52">PHẦN MỀM XỬ LÝ TÀI LIỆU VĂN BẢN, HỒ SƠ DỰ ÁN
</div><span class="text_page_counter">Trang 53</span><div class="page_container" data-page="53">PHẦN MỀM HỖ TRỢ CHUYÊN DỤNG ĐỂ QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN KHÁC
</div><span class="text_page_counter">Trang 54</span><div class="page_container" data-page="54">PHẦN MỀM LẬP BẢN ĐỒ TƯ DUY
</div><span class="text_page_counter">Trang 56</span><div class="page_container" data-page="56"><small>PHẦN MỀM TRELLO</small>
<b><small>3 . 1</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 57</span><div class="page_container" data-page="57">Theo dõi lỗi và yêu cầu Báo cáo và phân tích
Phức tạp khi mới bắt đầu Chi phí đầu tư ban đầu
Đơi khi q phức tạp
u cầu quản trị viên kỹ thuật Không phù hợp mọi loại dự án
NHƯỢC ĐIỂM
</div><span class="text_page_counter">Trang 58</span><div class="page_container" data-page="58"><small>PHẦN MỀM JIRA</small>
<b><small>3 . 2</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 59</span><div class="page_container" data-page="59"><small>PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT</small>
<b><small>3 . 3</small></b>
ƯU ĐIỂM
Giao diện quen thuộc
Tích hợp với Microsoft Office Quản lý tài nguyên hiệu quả
Không linh hoạt trong việc tùy chỉnh Không phù hợp cho mọi dự án
NHƯỢC ĐIỂM
</div><span class="text_page_counter">Trang 60</span><div class="page_container" data-page="60"><small>PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT</small>
<b><small>3 . 3</small></b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 61</span><div class="page_container" data-page="61">LINK CÁC VIDEO DEMO:
Gt4pjD4AGamB4j_zFQ6w?usp=drive_link
</div><span class="text_page_counter">Trang 62</span><div class="page_container" data-page="62">
