Các kỹ năng đàm phám hợp đồng trong hoạt động thương mại?

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>A, MỞ ĐẦU</b>

Đàm phán (ĐP) hợp đồng (HĐ) trong hoạt động thương mại, sau đây gọi tắt là đàm phán hợp đồng thương mại (ĐP HĐTM) là bước quan trọng quyết định việc

<i>thành công của việc giao kết HĐ. Chính vì nó là cơ sở để phát sinh quyền và nghĩavụ của hai bên trong q trình thực hiện HĐ nên nếu khơng có kỹ năng ĐP, hiểu rõ</i>

cách thức xác lập thì sẽ tiềm ẩn những rủi ro khó giải quyết, ảnh hưởng đến kết quả mong muốn của một trong các bên.

<b>B, NỘI DUNG1, Khái niệm và đặc điểm của ĐP HĐTM</b>

<i> Về khái niệm, ĐP HĐTM là q trình trao đổi thơng tin qua đối thoại, thương</i>

lượng giữa các bên trên cơ sở tự do ý chí nhằm đạt được thỏa thuận HĐ. ĐP HĐTM khơng đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một bên mà là quá trình đơi bên điều trình nhu cầu của mình để cùng đạt được ý kiến thống nhất.

Đặc điểm của ĐP HĐTM:

<i><b>Thứ nhất, về bản chất: là q trình trao đổi thơng tin qua đường đối thoại,</b></i>

thương lượng giữa các bên nhằm thỏa mãn các mục tiêu kinh doanh của mình.

<i><b> Thứ hai, về nguyên tắc: ĐP HĐTM là quá trình quan trọng dẫn tới HĐ. Do đó,</b></i>

nguyên tắc ĐP được xác định dựa trên nguyên tắc giao kết HĐ, đó là sự tự nguyện, tự do ý chí của các bên.

<i><b>Thứ ba, về chủ thể: chủ thể chủ yếu của ĐP HĐTM là thương nhân hoặc tổ</b></i>

chức, cá nhân hoạt động liên quan đến thương mại. Tùy thuộc quan hệ thương mại sẽ được thiết lập, chủ thể ĐP có thể là song phương hoặc đa phương.

<i><b>Thứ tư, về nội dung: ĐP HĐTM là nội dung của HĐTM, là các điều khoản</b></i>

được các bên đưa ra để trao đổi và thống nhất ý chí.

<i><b>Thứ năm, về hình thức: ĐP HĐTM được tiến hành với nhiều hình thức khác</b></i>

nhau như ĐP bằng văn bản, trực tiếp bằng lời nói hoặc qua điện thoại.

<i><b>Thứ sáu, về thời điểm trước khi ký kết HĐ; nếu nhằm mục đích sửa đổi, bổ</b></i>

sung một hoặc một số điều khoản của HĐ đã ký, sau khi ký kết HĐ.

<b>2, Các kỹ năng đàm phán HĐ trong hoạt động thương mại</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

Có thể đưa ra định nghĩa về kỹ năng như sau: Kỹ năng là sự tích lũy tri thức, tổng hợp các thao tác thực hành và kinh nghiệm để đạt được mục đích đã đề ra có hiệu quả trong thực tiễn. Kỹ năng ĐP HĐTM bao gồm:

<b>2,1 Kỹ năng tìm hiểu, nắm bắt thơng tin phục vụ cho q trình ĐP HĐTM</b>

Thơng tin là u tố quan trọng trong ĐP, có đầy đủ thơng tin và thơng tin có tính chính xác sẽ giúp cho người ĐP có lợi thế trong quá trình ĐP. Người ĐP tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra. Những thông tin cơ bản nhất cần tìm hiểu về đối tác gồm hai nội dung chính là tìm hiểu về tư cách pháp lí, năng lực thực hiện HĐ và tìm hiểu về năng lực chuyên môn của các thành viên đồn ĐP. Thơng qua hồ sơ đăng kí kinh doanh của đối tác, có thể kiểm tra các thơng tin về người đại diện hợp pháp của đối tác (người đại diện theo pháp luật, văn bản ủy quyền), giấy phép thành lập, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh. Thơng tin này cho phép khẳng định sự hiện diện hợp pháp của đối tác trên thị trường, thông tin về phạm vi hoạt động (ngành nghề đã đăng kí kinh doanh) và người đại diên hợp pháp của đối tác cần thiết được xác nhận để loại trừ khả năng toàn bộ nội dung ĐP và HĐ đã kí kết bị vơ hiệu.

Kiểm tra năng lực thực hiện HĐ của đối tác là biện pháp dự phịng, tránh khả năng HĐ đã kí nhưng đối tác khơng có khả năng thực hiện. Thơng tin cụ thể cần tìm hiểu bao gồm: khả năng về tài chính, kĩ thuật, nguồn nhân lực...của đối tác.

Thơng tin về đoàn ĐP của đối tác bao gồm những thông tin về năng lực vủa từng chuyên gia, thành phần đồn ĐP như kiến thức, phẩm chất tâm lí, kĩ năng hiệu quả ĐP...Những thông tin này giúp các bên lựa chọn hình thức, phương pháp ĐP phù

<b>hợp. 2,2 Kỹ năng chuẩn bị đàm phán và thu xếp cuộc đàm phán HĐ</b>

Có thể vận dụng hai kinh nghiệm của Binh pháp Tôn Tử vào giai đoạn chuẩn bị

<i>ĐP HĐ là kinh nghiệm kế lược “tính tốn kỹ càng” và “Biết người biết ta, trăm trậntrắm thắng biết ta không biết người, 50:50; không biết người, không biết ta, trận nàocũng thua”. Chuẩn bị ĐP HĐ là công việc đầu tiên và cần thiết để ĐP HĐ thành</i>

công. Công việc chuẩn bị tốt giúp sẽ cho người ĐP sự tự tin cần thiết khi ĐP HĐ. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không tốt sẽ khiến người ĐP bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể bị bất lợi, thất bại.

Trong giai đoạn này cần thực hiện một số công việc như: Chuẩn bị văn bản pháp

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

luật phục vụ cho ĐP HĐTM: Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp...các văn bản pháp luật khác, đồng thời phải kiểm tra hiệu lực của các văn bản đó và nguyên tắc áp dụng pháp luật trong mối quan hệ giữa luật chung và luật riêng.

Chuẩn bị phương án ĐP, nhân sự đoàn ĐP, chuẩn bị thời gian, thời điểm tiến hành ĐP. Người ĐP sẽ phải lập ra bảng liệt kê các sở trường, sở đoảng, thế mạnh và hạn chế của doanh nghiệp mình, phân cơng các cơng việc trong đồn ĐP của mình, xác định thành viên nào là thành viên có quyền điều hành và quyết định trong đoàn ĐP. Trang phục của các thành viên đồn ĐP HĐTM cũng phần nào đó thể hiện cả tính quyền lực và sự thiện cảm với đối tác.

Xây dựng phương án ĐP, bao gồm cả việc lựa chọn loại HĐ phù hợp, xác định rõ điều kiện tối thiểu và điều kiện lí tưởng, tức là xác định rõ biên độ ĐP hay giới hạn của sự thỏa thuận. Như vậy, công việc chuẩn bị trước khi diễn ra phiên ĐP HĐTM càng cẩn trọng, chi tiết càng giúp cho người ĐP sự tự tin, chủ động năng lực và bình tĩnh khi đưa ra các quyết định tại các cuộc ĐP.

<b>2,3 Kỹ năng tự chủ, chủ động và xác định cụ thể nội dung ĐP, xác định mục đíchcụ thể của cuộc ĐP; tìm cách tháo gỡ bế tắc của cuộc ĐP</b>

Lập bảng hỏi là một trong những hoạt động thể hiện sự tự chủ, chủ động, nó giúp xử lý nhanh các diễn biến trong cuộc ĐP HĐ. Chúng ta cần xây dựng các câu hỏi để giải quyết mục tiêu của ĐP và câu trả lời cho đồn ĐP của mình, dự liệu những câu hỏi và câu trả lời của đối tác. Các câu hỏi và câu trả lời trong bảng hỏi phải được lập ra từ việc đã khảo sát, kiểm chứng thông tin của đối tác và kết quả tự đánh giá về thuận lợi, khó khăn, điểm mạnh, đểm yếu của chính người ĐP.

Ngồi ra, trong q trình ĐP cần xác định rõ nội dung và mục đích ĐP HĐTM. Theo đó, người ĐP xác định mối quan tâm của các bên là gi? Phương án chọn thay thế nếu không đạt được mục tiêu đã đề ra là gì? Nếu khơng đạt được thỏa thuận thì đẫn đến hậu quả gi? Cần chuẩn bị những phương án nào khi đổi tác khơng thiện chí ĐP? Có thể, thương nhân sẽ sử dụng các thủ thuật (gài bẫy, tạo sức ép về tâm lý cho đối tác, đưa ra các đòi hỏi quá đáng về quyền lợi...) trong quá trình ĐP. Vì vậy, dù HĐ được giao kết nhưng một bên sử dụng thủ đoạn để lừa đảo, cưỡng ép bên kia sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực của HĐ. Tuy nhiên, với tư cách là một chủ thể tham gia HĐTM thì chính các bên chủ thể HĐ phải chuẩn bị các chiến thuật ĐP để đối phó với những thủ đoạn có thể xảy ra trong quá trình ĐP.

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Mặc đù khi bước vào ĐP thì tất cả các bên tham gia đều có mong muốn đạt được thỏa thuận nhưng trên thực tế, khơng phải tất cả các cuộc ĐP thành cơng. Có nhiều lý do khiến cho một cuộc thương lượng đi vào bế tắc và kết quả là ĐP thất bại, có thể do khơng chuẩn bị kỹ trước khi ĐP HĐ hoặc sử dụng chiến thuật sai hoặc khơng có kỹ năng lắng nghe đối tác... Khi ở tình huống đó, các bên ĐP nên cố gắng giải quyết vướng mắc hoặc kết thúc ĐP. Khi đã đạt được các thoả thuận cơ bản thì đó là thời điểm để kết thúc ĐP và có thể chuyển sang ký kết HĐTM.

<b>2,4 Các kỹ năng về tâm lý trong giai đoạn ĐP HĐTM</b>

Kỹ năng về tâm lý có vai trị quan trọng trong cuộc sống nói chung và trong hoạt động ĐP HĐTM nói riêng. Các kỹ năng về tâm lý được biểu hiện như: kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và khuất phục đối tác trong quá trình ĐP: tạo khơng khí cởi mở, thân thiện, tin cậy; kết thúc đúng lúc; quan sát cử chỉ, nét mặt, thái độ của đoàn ĐP đối tác để dự liệu hành vi và thái độ tiếp theo cho mình; để cho bên đối tác ra đề nghị trước; kiểm soát nội bộ đồn ĐP của mình và q trình ĐP.

<i> Daniel Goleman của trường đại học Harvard gọi phẩm chất kỹ năng này là “tríthơng minh xúc cảm” hay “EQ”. Ơng đã chỉ ra rằng EQ còn quan trọng hơn IQ trong</i>

việc đạt đến thành công trong kinh doanh và trong cuộc sống. Trí thơng minh xúc cảm không được xác định về mặt di truyền học hay có giới hạn, nó bao gồm một chuỗi các kỹ năng mà mỗi người có thể học thơng qua việc luyện tập và lặp đi lặp lại. Nếu kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu giúp người ĐP chất lọc được những thông tin quan trọng trong các cuộc hội thoại thì kỹ năng thuyết trình lại giúp người ĐP thu phục người nghe và có thể mở rộng các mối quan hệ thương mại.

Kỹ năng giao tiếp qua các biểu hiện ngôn ngữ cơ thể được biểu lộ như: mỉm cười, hỏi thăm, bắt tay...Trong q trình ĐP, ta cần chủ ý tới lời nói, cử chỉ trong lúc chào hỏi có thể tạo cho đổi tác một ấn tượng tốt ngay từ đầu. Thông thường những việc nên làm khi chào hỏi là: chủ động bắt tay đối tác; bắt tay chắc và nhanh nhưng không siết quá chặt cũng không quá hời hợt, mỉm cười cởi mở không gượng ép; lắng nghe lời chào của đối tác và đáp lại, không ngắt lời đối tác khi đối tác đang nói...Thực hiện được những kỹ năng này, ta có thể đi đến một cuộc ĐP hiệu quả.

<b>3, Theo anh/chị, kỹ năng nào là quan trọng nhất? Tại sao?</b>

Để có một cuộc ĐP thành cơng cần có sự kết hợp hài hịa của tất cả các kỹ năng trên, nếu thiếu đi một hoặc một trong số kỹ năng đó cịn hạn chế thì có thể làm giảm

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

tính hiệu quả của cuộc ĐP, tệ hơn nữa là ĐP thất bại. Vì vậy, những kỹ năng nói trên, kỹ năng nào cũng có vai trị, tầm quan trọng khác nhau và theo quan điểm của cá

<i><b>nhân em, em cho rằng kỹ năng quan trọng nhất là “Kỹ năng tự chủ, chủ động và xácđịnh cụ thể nội dung ĐP, xác định mục đích cụ thể của cuộc ĐP; tìm cách tháo gỡbế tắc của cuộc ĐP” bởi:</b></i>

<i><b> Thứ nhất, nếu thiếu đi sự tự chủ, chủ động, để cho đối tác quá nhiều quyền khi</b></i>

ĐP sẽ khiến ta rơi vào thế bị động, loay hoay, khó xoay xở dẫn đến những bất lợi, khó đạt được mục đích kinh doanh.

<i><b> Thứ hai, cần xác định cụ thể nội dung, mục đích của cuộc ĐP bởi một trong</b></i>

những nguyên nhân ĐP thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy, cần xác định đúng mục tiêu ĐP là gì, tiếp đến là sắp xếp các mục tiêu ĐP theo thứ tự quan trọng (mục tiêu chính cao nhất, các mục tiêu thấp nhất cần đạt được); xác định mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn để đạt hiệu quả cao. Nếu kỹ năng này mà không thực hiện tốt, mục tiêu ĐP không đạt được rất có thể khơng đi đến việc giao kết HĐ và như vậy những kỹ năng như nắm bắt thông tin, chuẩn bị đàm phán...sẽ khơng đem lại lợi ích nữa.

<i><b> Thứ ba, cần tìm cách tháo gỡ bế tắc của cuộc ĐP để thể hiện sự thiện chí hợp tác,</b></i>

nhượng bộ phù hợp để các bên đều đạt được lợi ích. Nếu ai cũng muốn giữ trọn vẹn ý kiến của mình, khơng ai chịu nhượng bộ, đàm phán đi vào bế tắc, các bên không thỏa thuận được, giao kết HĐ sẽ không xảy ra, dễ đánh mất niềm tin về nhau, khó hợp tác cho những lần sau đó, tốn thời gian, chi phí cho cuộc ĐP.

Như vậy, mỗi kỹ năng đều ẩn chứa những vai trò, ý nghĩa riêng song để HĐTM

<i><b>được ký kết thực sự thì kỹ năng tự chủ, chủ động và xác định cụ thể nội dung ĐP,</b></i>

<i>xác định mục đích cụ thể của cuộc ĐP; tìm cách tháo gỡ bế tắc của cuộc ĐP có vai</i>

trị quyết định, chi phối những kỹ năng khác.

<b>KẾT LUẬN</b>

Kết quả một cuộc đàm phán được coi là lý tưởng khi cả hai bên cảm thấy hài lòng với thoả thuận đạt được. Tất nhiên, trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được kết quả này và đôi khi không đạt được thoả thuận lại là kết quả tốt đẹp vì nếu “ép” để đạt được thoả thuận lại là ngòi nổ cho những tranh chấp sau này.

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

<b>DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO</b>

<i>1, Giáo trình “Một số hợp đồng đặc thù trong hoạt động thương mại và kỹ năng đàmphán, soạn thảo”, Trường Đại học Luật Hà Nội, Nguyễn Thị Dung chủ biên, nxb</i>

Công an Nhân dân, 2012

<i>2,“Đào tạo kỹ năng đàm phán, soạn thảo hợp đồng thương mại tại Trường Đại họcLuật Hà Nội”; đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường; Nguyễn Thị Yến chủ nhiệm đề</i>

</div>