Slide tiểu luận chương 10 quản lý truyền thông

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1008.61 KB, 80 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

10. PROJECT

COMMUNICATIONS MANAGEMENT

<small>Quản Lý Truyền Thông Dự Án</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

1. Lập Kế Hoạch Quản Lý Truyền Thông

Lập kế hoạch quản lý truyền thơng là q trình phát triển một cách tiếp cận và kế hoạch phù hợp cho dự án hoạt động truyền thông dựa trên nhu cầu thông tin của từng bên liên quan hoặc nhóm, tổ chức sẵn có tài sản và nhu cầu của dự án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

1. Lập Kế Hoạch Quản Lý Truyền Thông

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

1. Lập Kế Hoạch Quản Lý Truyền Thông

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

1.1. Đầu vào

1.1.1. Điều lệ dự án

Điều lệ dự án xác định danh sách các bên liên quan chính. Nó cũng có thể chứa thơng tin về vai trị và trách nhiệm của các bên liên quan.

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

1.1. Đầu vào

1.1.2. Kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch quản lý tài nguyên: cung cấp hướng dẫn về cách các nguồn lực của nhóm sẽ được phân loại, phân bổ, quản lý và phát hành.

Kế hoạch tham gia của các bên liên quan: xác định các chiến lược quản lý cần thiết để thu hút các bên liên quan một cách hiệu quả.

Những chiến lược này thường được thực hiện thông qua thông tin liên lạc.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

1.1. Đầu vào

1.1.3. Tài liệu dự án

Tài liệu yêu cầu: yêu cầu có thể bao gồm dự án truyền thông của các bên liên quan.

Sổ đăng ký các bên liên quan: được sử dụng để lập kế hoạch truyền thông hoạt động với các bên liên quan

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

1.1. Đầu vào

1.1.4. Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể

ảnh hưởng đến q trình Quản lý Truyền thông theo Kế hoạch bao gồm nhưng không bị giới

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

1.1. Đầu vào

1.1.5. Tài sản quy trình tổ chức

Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Quản lý Truyền thơng Kế hoạch bao gồm nhưng không giới hạn:

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.1. Đánh giá của chuyên gia

Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có chun mơn kiến thức hoặc đào tạo về các chủ đề sau:

- Chính trị và cơ cấu quyền lực trong tổ chức;

- Mơi trường, văn hóa của tổ chức và các tổ chức khách hàng khác;

- Cách tiếp cận và thực tiễn quản lý sự thay đổi của tổ chức;

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.1. Đánh giá của chuyên gia

Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có chun mơn kiến thức hoặc đào tạo về các chủ đề sau:

- Ngành hoặc loại sản phẩm bàn giao của dự

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.1. Đánh giá của chuyên gia

Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có chun mơn kiến thức hoặc đào tạo về các chủ đề sau:

- Các chính sách và thủ tục của tổ chức liên quan đến an ninh; Và

- Các bên liên quan, bao gồm khách hàng hoặc nhà tài trợ.

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

1.2. Cơng cụ và kỹ thuật

1.2.2. Phân tích yêu cầu giao tiếp

Phân tích các yêu cầu giao tiếp xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan của dự án. Những cái này yêu cầu được xác định bằng cách kết hợp loại và định dạng thông tin cần thiết với việc phân tích giá trị của thơng tin đó.

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

1.2. Cơng cụ và kỹ thuật

1.2.3. Công nghệ truyền thông

Công nghệ truyền thông là các phương tiện và công cụ được sử dụng để truyền tải thông tin từ người này sang người khác. Công nghệ truyền thơng có thể được sử dụng để truyền tải thơng tin dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và video.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.3. Cơng nghệ truyền thơng

Mục đích cụ thể của cơng nghệ truyền thông: - Kết nối mọi người

- Chia sẻ thông tin

- Thúc đẩy sự hợp tác - Tạo ra sự thay đổi

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.3. Công nghệ truyền thông

Các phương pháp truyền thông phổ biến trong

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.4. Mơ hình truyền thơng

Mơ hình truyền thơng là một phương pháp trừu tượng hóa và đơn giản hóa quá trình truyền thơng giữa các bên tham gia. Nó giúp diễn giải cấu trúc và q trình mà thông điệp được gửi, nhận, và xử lý. Các mơ hình truyền thơng cung cấp một cách để hiểu và phân tích tường tận hơn về các yếu tố quan trọng trong q trình truyền thơng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

1.2. Cơng cụ và kỹ thuật

1.2.4. Mơ hình truyền thơng

Ý nghĩa của các mơ hình truyền thơng: - Đơn giản hóa q trình truyền thơng - Hiểu về các yếu tố quan trọng

- Mô tả môi trường giao tiếp

- Dự đoán và cải thiện về hiệu quả truyền thông

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.5. Phương pháp truyền thông

Phương pháp truyền thông đề cập đến cách mà thông tin được truyền đạt và chia sẻ giữa các bên liên quan trong một dự án hoặc tổ chức. Điều này bao gồm các kỹ thuật, công cụ và quy trình được sử dụng để gửi, nhận, và xử lý thông tin để đảm bảo hiệu quả và đáng tin cậy.

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.5. Phương pháp truyền thông

Ý nghĩa của phương pháp truyền thông: - Truyền thông tương tác

- Truyền thông đẩy - Truyền thông kéo

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.5. Phương pháp truyền thông

Các mục tiêu chính của việc áp dụng các phương pháp truyền thông trong một dự án:

- Minh bạch và thơng tin chính xác - Tương tác và đồng lòng

- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất - Thích ứng và linh hoạt

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

1.2. Công cụ và kỹ thuật

1.2.6. Kỹ năng cá nhân và kỹ năng

nhóm

các khả năng và phẩm chất mà một cá nhân cần phát triển và sử dụng để tương tác, làm việc, và hợp tác hiệu quả với những người khác trong một mơi trường nhóm làm việc, bao gồm cả việc quản lý mâu thuẫn và xây dựng môi trường làm việc tích cực.

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

1.2. Cơng cụ và kỹ thuật

1.2.6. Kỹ năng cá nhân và kỹ năng

nhóm

có thể được áp dụng cho quá trình này bao

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

1.2. Công cụ và kỹ thuật 1.2.7. Biểu diễn dữ liệu

Biểu diễn dữ liệu (Data Representation) trong ngữ cảnh quản lý dự án đề cập đến cách thức hiển thị thông tin và dữ liệu liên quan đến tương tác, đánh giá, hoặc các yếu tố khác của dự án dưới dạng biểu đồ, bảng, sơ đồ, hoặc các hình thức khác giúp hiểu và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

- Giao tiếp hiệu quả

- Tối ưu hóa tương tác bên liên quan

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

1.2. Công cụ và kỹ thuật 1.2.8. Cuộc họp

Cuộc họp (Meetings) trong quản lý dự án đề cập đến việc tổ chức các buổi gặp mặt giữa các thành viên dự án, bên liên quan hoặc nhóm làm việc để thảo luận, bàn bạc, trình bày, và đưa ra quyết định liên quan đến tiến độ, vấn đề, nhiệm vụ, hoặc các khía cạnh khác của dự án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

1.2. Công cụ và kỹ thuật 1.2.8. Cuộc họp

Ý nghĩa:

- Giao tiếp hiệu quả

- Ra quyết định và giải quyết vấn đề - Thúc đẩy sự đồng lòng và cam kết - Cập nhật thông tin và tiến độ

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

1.3. Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.1. Kế hoạch quản lý giao tiếp

Kế hoạch Quản lý Giao tiếp (Communications Management Plan) là một phần của kế hoạch quản lý dự án, mô tả cách thức lập kế hoạch, tổ chức, triển khai và theo dõi hiệu quả quá trình giao tiếp trong dự án. Kế hoạch này chứa thông tin về yêu cầu giao tiếp với các bên liên quan, nội dung thông tin cần truyền đạt, quy trình tăng cường mức độ giao tiếp, nguồn nhân lực, thời gian, và các phương tiện giao tiếp.

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

1.3. Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.1. Kế hoạch quản lý giao tiếp

Ý nghĩa:

- Xác định chi tiết về cách giao tiếp - Tăng tính hiệu quả của giao tiếp - Xác định người chịu trách nhiệm - Tối ưu hóa tài nguyên

- Đảm bảo tuân thủ và tuân thủ quy trình

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

1.3. Kế hoạch quản lý truyền thông

1.3.2. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Cập nhật Kế hoạch Quản lý Dự án (Project Management Plan Updates) trong ngữ cảnh quản lý dự án đề cập đến quy trình thực hiện thay đổi hoặc điều chỉnh Kế hoạch Quản lý Dự án ban đầu. Những thay đổi này được xem xét, quyết định và thực hiện thơng qua quy trình kiểm sốt thay đổi của tổ chức.

</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">

1.3. Kế hoạch quản lý truyền thông

1.3.2. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Ý nghĩa:

- Đảm bảo tính cập nhật và linh hoạt

- Áp dụng quy trình kiểm sốt thay đổi chính xác

- Phản ánh thay đổi trong môi trường dự án

</div><span class="text_page_counter">Trang 35</span><div class="page_container" data-page="35">

1.3. Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.3. Cập nhật tài liệu dự án

Cập nhật Tài liệu Dự án (Project Documents Updates) là quá trình điều chỉnh và làm mới các tài liệu liên quan đến dự án sau khi thực hiện quy trình Quy hoạch Quản lý Giao tiếp. Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin, chỉnh sửa hoặc bổ sung các tài liệu dự án cần thiết để phản ánh chính xác và đáng tin cậy tình hình hiện tại và kế hoạch giao tiếp của dự án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36">

1.3. Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.3. Cập nhật tài liệu dự án

Ý nghĩa:

- Bảo đảm tính chính xác và phù hợp - Cập nhật kế hoạch dự án

- Hỗ trợ quy trình kiểm sốt thay đổi

- Tăng tính minh bạch và hiệu quả giao tiếp

</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37">

2. Quản lý truyền thông

Quản lý truyền thông là quy trình tổ chức và điều phối các hoạt động truyền thông trong dự án. Nó bao gồm lựa chọn phương tiện, kỹ thuật, và cách thức để truyền đạt thông tin, đồng thời đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan. Quản lý truyền thông cũng bao gồm việc quản lý phản hồi và xử lý vấn đề truyền thông một cách hiệu quả.

</div><span class="text_page_counter">Trang 38</span><div class="page_container" data-page="38">

2. Quản lý truyền thông

Ý nghĩa của các kỹ thuật và quan điểm quản lý truyền thông hiệu quả:

- Tối ưu hóa hiệu suất truyền thơng - Tạo thơng điệp hiệu quả

- Xử lý khó khăn trong truyền thơng

- Thúc đẩy sự hiểu và tương tác tích cực

</div><span class="text_page_counter">Trang 39</span><div class="page_container" data-page="39">

2.1. Đầu vào

2.1.1. Kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan) là một tài liệu quan trọng trong quản lý dự án, miêu tả cách quản lý dự án sẽ được thực hiện và điều hành. Nó bao gồm mô tả

</div><span class="text_page_counter">Trang 40</span><div class="page_container" data-page="40">

2.1. Đầu vào

2.1.1. Kế hoạch quản lý dự án

Ý nghĩa:

- Hướng dẫn quản lý tài nguyên - Quản lý truyền thông hiệu quả - Tương tác với bên liên quan - Tối ưu hóa quản lý dự án

- Cấu trúc và tổ chức dự án

</div><span class="text_page_counter">Trang 41</span><div class="page_container" data-page="41">

2.1. Đầu vào

2.1.2. Tài liệu dự án

Tài liệu dự án (Project Documents) là các tài

liệu, thông tin và báo cáo được tạo ra, sử dụng, và quản lý trong quá trình thực hiện dự án.

Chúng thể hiện thông tin về kế hoạch, tiến độ, rủi ro, vấn đề, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, và tương tác với bên liên quan.

</div><span class="text_page_counter">Trang 42</span><div class="page_container" data-page="42">

- Công cụ truyền thông - Quản lý thay đổi

- Học hỏi và cải tiến

</div><span class="text_page_counter">Trang 43</span><div class="page_container" data-page="43">

2.1. Đầu vào

2.1.3. Báo cáo hiệu suất công việc

Báo cáo hiệu suất công việc được chuyển đến các bên liên quan của dự án thơng qua quy

trình như được xác định trong kế hoạch quản lý truyền thông.

Báo cáo hiệu suất cơng việc có thể chứa thơng tin và biểu đồ giá trị kiếm được, đường xu

hướng và dự báo, biểu đồ tiêu hao dự trữ, biểu đồ khiếm khuyết, thông tin thực hiện hợp đồng và tóm tắt rủi ro.

</div><span class="text_page_counter">Trang 44</span><div class="page_container" data-page="44">

2.1. Đầu vào

2.1.4. Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Các yếu tố mơi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến q trình này bao gồm, nhưng khơng

</div><span class="text_page_counter">Trang 45</span><div class="page_container" data-page="45">

2.1. Đầu vào

2.1.4. Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Các yếu tố mơi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến q trình này bao gồm, nhưng khơng giới hạn vào:

- Các kênh, công cụ và hệ thống giao tiếp đã được thiết lập;

- Các xu hướng và thực hành toàn cầu, khu vực hoặc địa phương;

- Phân phối địa lý của cơ sở và tài nguyên.

</div><span class="text_page_counter">Trang 46</span><div class="page_container" data-page="46">

2.1. Đầu vào

2.1.5. Tài sản quy trình tổ chức

Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến q trình này bao gồm, nhưng khơng giới hạn vào:

- Các chính sách và quy trình doanh nghiệp về truyền thơng xã hội, đạo đức và bảo mật;

- Các chính sách và quy trình doanh nghiệp về quản lý vấn đề, rủi ro, thay đổi và dữ liệu;

- Yêu cầu giao tiếp của tổ chức;

</div><span class="text_page_counter">Trang 47</span><div class="page_container" data-page="47">

2.1. Đầu vào

2.1.5. Tài sản quy trình tổ chức

Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến q trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:

- Các hướng dẫn tiêu chuẩn cho việc phát triển, trao đổi, lưu trữ và truy xuất thông tin;

- Thông tin lịch sử từ các dự án trước đó, bao gồm kho lưu trữ những bài học đã học.

</div><span class="text_page_counter">Trang 48</span><div class="page_container" data-page="48">

2.2. Công cụ và kỹ thuật

2.2.1. Công nghệ truyền thông

Các yếu tố ảnh hưởng đến công nghệ bao gồm việc đội làm việc tại cùng một địa điểm, tính bí mật của thơng tin cần chia sẻ, tài nguyên có sẵn cho các thành viên trong đội, và cách văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến các cuộc họp và thảo luận thường được tiến hành.

</div><span class="text_page_counter">Trang 49</span><div class="page_container" data-page="49">

2.2. Công cụ và kỹ thuật

2.2.2. Phương pháp truyền thông

Lựa chọn các phương pháp truyền thông nên cho phép linh hoạt trong trường hợp thành viên cộng đồng liên quan thay đổi hoặc nhu cầu và kỳ vọng của họ thay đổi.

</div><span class="text_page_counter">Trang 50</span><div class="page_container" data-page="50">

2.2. Công cụ và kỹ thuật

2.2.3. Kỹ năng truyền thơng

Các kỹ thuật truyền thơng có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm, nhưng không giới

</div><span class="text_page_counter">Trang 51</span><div class="page_container" data-page="51">

2.2. Công cụ và kỹ thuật

2.2.4. Hệ thống thông tin quản lý dự án

Hệ thống thơng tin quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các bên liên quan có thể dễ dàng truy xuất thông tin mà họ cần một cách kịp thời.

Thông tin dự án được quản lý và phân phối bằng cách sử dụng nhiều công cụ khác nhau, bao

- Các công cụ quản lý dự án điện tử - Quản lý truyền thông điện tử

- Quản lý truyền thông xã hội

</div><span class="text_page_counter">Trang 52</span><div class="page_container" data-page="52">

2.2. Công cụ và kỹ thuật 2.2.5. Báo cáo dự án

Báo cáo dự án là việc thu thập và phân phối

thông tin dự án. Thông tin dự án được phân phối đến nhiều nhóm bên liên quan và nên được điều chỉnh để cung cấp thông tin ở mức độ, định dạng và chi tiết phù hợp cho từng loại bên liên quan.

</div><span class="text_page_counter">Trang 53</span><div class="page_container" data-page="53">

2.2. Công cụ và kỹ thuật

2.2.6. Kỹ năng truyền thơng và nhóm

học

<sub>Các kỹ năng truyền thơng và nhóm học có thể </sub>

được sử dụng cho q trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:

</div><span class="text_page_counter">Trang 54</span><div class="page_container" data-page="54">

2.2. Công cụ và kỹ thuật 2.2.7. Các cuộc họp

Các cuộc họp hỗ trợ các hoạt động được định

nghĩa trong chiến lược truyền thông và kế hoạch truyền thông.

</div><span class="text_page_counter">Trang 55</span><div class="page_container" data-page="55">

2.3. Kết quả

2.3.1. Truyền thông đự án

Các tài liệu truyền thơng dự án có thể bao gồm, nhưng không giới hạn vào: báo cáo hiệu suất,

tình trạng sản phẩm, tiến độ lịch trình, chi phí đã phát sinh, bài thuyết trình và các thông tin khác cần thiết cho các bên liên quan.

</div><span class="text_page_counter">Trang 56</span><div class="page_container" data-page="56">

2.3. Kết quả

2.3.2. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Mọi thay đổi đối với kế hoạch quản lý dự án đều phải trải qua quy trình kiểm sốt thay đổi của tổ chức thông qua yêu cầu thay đổi. Các phần của kế hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật do thực hiện quy trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:

- Kế hoạch quản lý truyền thông

- Kế hoạch tương tác với bên liên quan

</div><span class="text_page_counter">Trang 57</span><div class="page_container" data-page="57">

2.3. Kết quả

2.3.3. Cập nhật tài liệu dự án

Các tài liệu dự án có thể được cập nhật do thực hiện quy trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:

- Sổ ghi lại vấn đề

- Sổ ghi lại những bài học đã học - Lịch trình dự án

- Sổ ghi lại rủi ro

- Sổ ghi lại bên liên quan

</div><span class="text_page_counter">Trang 58</span><div class="page_container" data-page="58">

2.3. Kết quả

2.3.4. Cập nhật tài sản quy trình tổ chức

Các tài sản quy trình tổ chức có thể được cập

nhật do thực hiện quy trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:

- Hồ sơ dự án như thư từ, ghi chú, biên bản cuộc họp và các tài liệu khác được sử dụng trong dự án;

- Báo cáo và bài thuyết trình dự án đã lên kế hoạch và thực hiện.

</div><span class="text_page_counter">Trang 59</span><div class="page_container" data-page="59">

3. Giám sát truyền thông

Giám sát truyền thơng là q trình đảm bảo rằng nhu cầu thông tin của dự án và các bên liên quan của nó được đáp ứng. Lợi ích chính của quy trình này là luồng thông tin tối ưu như được xác định trong kế hoạch quản lý truyền thông và kế hoạch tương tác với bên liên quan. Quy trình này được thực hiện suốt cả dự án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 60</span><div class="page_container" data-page="60">