đề tài truyền thông trong nội bộ đặc điểm truyền thông trong tập đoàn fpt

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN

<b>KHOA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG VÀ QUẢNG CÁO</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>MỞ ĐẦU...3</b>

<b>NỘI DUNG...4</b>

<b>CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ...4</b>

<b>1. Khái niệm về truyền thơng nội bộ...4</b>

<b>2. Nhiệm vụ của truyền thơng nội bộ...4</b>

<b>3. Vai trị của truyền thông nội bộ...5</b>

<b>4. Phương tiện truyền thông nội bộ...6</b>

<b>CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỤ THỂ TRONGTẬP ĐỒN FPT...10</b>

<b>1. Khái qt chung về tập đồn FPT...10</b>

<b>2. Hoạt động truyền thơng của tập đồn FPT...10</b>

<b>3. Những ưu điểm, nhược điểm, kết quả đạt được trong công tác truyền thơng nội bộ của tập đồn FPT...14</b>

<b>4. Một số biện pháp trong truyền thông nội bộ...18</b>

<b>KẾT LUẬN...19</b>

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO...20</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>MỞ ĐẦU</b>

<b>1. Tính cấp thiết của đề tài. </b>

Ngày nay báo chí truyền thơng là một cơng cụ ngơn quyền mang tính quảng bá, pr cho bất kì một hoạt động nào trong xã hội từ kinh tế, chính trị, văn hóa... Đặc biệt vấn đề truyền thông trong nội bộ cũng là một trong yếu tố vô cùng quan trọng:

Trên thực tế, dựa theo những số liệu được nghiên cứu bởi công ty tư vấn DG&A của Mỹ, số nhân viên nắm rõ được mục đích và lý do của những tiêu mà công ty đang theo đuổi chỉ chiếm 37%, số nhân viên hiểu được tầm quan trọng của bản thân đối với sự phát triển của công ty chỉ chiếm 20% và chỉ khoảng 1/3 số nhân viên có mong muốn đóng góp để xây dựng cơng ty. Trong khi đó, số nhân viên trốn tránh những vấn đề liên quan đến trách nhiệm lên đến 50% và số nhân viên khơng nhiệt tình tham gia phát triển của công ty là 20%. Đây là những con số rất đáng lo ngại cho một công ty đặc biệt công ty đã trên đà phát triển. Như vậy, một tổ chức công tác truyền thông nội bộ tốt không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thơng điệp mà cịn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò giá hiệu quả nhân viên. Doanh nghiệp truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực tốt hơn.

<b>2. Lý do chọn phân tích hoạt động truyền thơng nội bộ của tập đồn FPT.</b>

Truyền thơng là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp làm quen, tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Một doanh nghiệp làm truyền thông tốt sẽ khiến khách hàng vui vẻ và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn. Truyền thơng nội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đồn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong.

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong cơng ty mà cịn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng.

<b>NỘI DUNG</b>

<b>CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ</b>

<b>1. Khái niệm về truyền thơng nội bộ.1.1.Khái niệm:</b>

Truyền thơng nội bộ hay cịn được biết với tên gọi khác bằng tiếng anh là Internal communications là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.Trong giai đoạn xáo trộn, biến cố đặc biệt ở những doanh nghiệp đang phát triển,việc thiếu gắn kết giữa các nhân viên sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường.

Vì vậy, việc cơng khai các mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp trên mọi phương diện nội bộ là điều cần thiết. Doanh nghiệp của bạn có những sản phẩmnội bộ nào? Tạp chí, bản tin, email….? Hãy đảm bảo mục tiêu chung của doanhnghiệp được xuất hiện trên mọi cơng cụ này. Khi đó, mỗi cá nhân, bộ phận trongdoanh nghiệp đều ý thức được nhiệm vụ của bản thân trong tiến trình chèo láidoanh nghiệp tiến về phía trước. Từ đó, gia tăng sự gắn kết, cải thiện hiệu quả làmviệc của mỗi nhân viên.

<b>2. Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ.</b>

 Phương tiện truyền thông nội bộ Bảng tin nội bộ:

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

Phương tiện truyền thông nội bộ này xuất hiện sớm trong các doanh nghiệp, cho đến nay vẫn là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị, có hiệu quả cao.Các ấn phẩm nội bộ như: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thơng tin nội bộ. Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Những cơng cụ truyền tải bằng hình ảnh này thường dễ dàng thu hút sự chú ý của các nhân viên.

Bản tin qua Email:

Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanhnghiệp thông báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…Radio: Sản xuất các chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trongdoanh nghiệp có thể gửi gắm tâm sự, khích lệ lẫn nhau hoặc phát các bài hát đượcyêu cầu để nâng cao tinh thần làm việc. Các chương trình tổng kết tuần/tháng: Trong những chương trình này, hoạt độngtổng kết, thơng báo tin mới, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban xuất sắc sẽ đượctriển khai. Đây là động lực để các nhân viên, phòng ban nỗ lực phấn đấu hơn.

<b>3. Vai trò của truyền thơng nội bộ.</b>

-Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp.

Truyền thơng nội bộ giữ vai trị củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tải nó ở ngaytrong nội bộ cũng như bên ngồi.Truyền thơng nội bộ thường bám sát những hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và triển khai trên các kênh thơng tin để nhân viên nắm được tình hình nơi làm việc của mình, đồng thời cũng kết nối thơng tin giữa nhân viên và các cán bộ quản lý.

-Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Đồng thời, hoạt động này cịn giúp thơng tin nội bộ trong doanh nghiệp thống nhất hơn, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩyphát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.

- Củng cố tinh thần đồn kết trong tập thể

Tính đồn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mụctiêu chung. Tinh thần đồn kết cịn tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết hỗ trợ và cùng nhau đi lên.

-Thu hút và giữ chân nhân viên.

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên u thích mơi trường làm việc của mình hơn, họ cảm thấy được tơn trọng và quan tâm đến. Do đó sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu dài với cơng ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm

Ngồi ra, một mơi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ làđiểm cộng cho doanh nghiệp thu hút nhân tài.

<b>4. Phương tiện truyền thông nội bộ.</b>

-Bảng tin nội bộ: Phương tiện truyền thông nội bộ này xuất hiện sớm trong các doanh nghiệp, cho đến nay vẫn là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị, có hiệu quả cao.

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

-Các ấn phẩm nội bộ như: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thơng tin nội bộ.

-Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Những công cụ truyền tải bằng hình ảnh này thường dễ dàng thu hút sự chú ý của các nhân viên.

-Bản tin qua Email: Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thơng báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,… -Radio: Sản xuất các chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong doanh nghiệp có thể gửi gắm tâm sự, khích lệ lẫn nhau hoặc phát các bài hát được yêu cầu để nâng cao tinh thần làm việc.

-Các chương trình tổng kết tuần/tháng: Trong những chương trình này, hoạt động tổng kết, thông báo tin mới, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban xuất sắc sẽ được triển khai. Đây là động lực để các nhân viên, phòng ban nỗ lực phấn đấu hơn. -Giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ: Những hoạt động ngồi lề cơng việc như một công cụ giải tỏa căng thẳng cho nhân viên, đồng thời những phần thưởng nhỏ kèm theo cũng góp phần khích lệ tinh thần mọi người.

-Tham gia các sự kiện cộng đồng: Với phương pháp này, doanh nghiệp khơng tốn cơng tổ chức chương trình mà sẽ trực tiếp đăng ký cho mọi người tham gia những sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,…

*Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả:

Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện theo 6 bước sau đây:

Bước 1: Đánh giá thực trạng

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

Việc đánh giá thực trạng chi tiết, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được mục tiêu và các chiến lược tiếp theo.

Trong trường hợp doanh nghiệp lần đầu triển khai hoạt động truyền thông nội bộ, người phụ trách cũng phải đánh giá được tình hình chung và thực trạng khi khơng có hoạt động truyền thơng nội bộ.

Bước 2: Xác định đối tượng – Truyền thơng gì? Nhắm tới ai?

Công đoạn này nhằm xác định những thông tin cần đưa ra và đưa tới ai. Thông thường, truyền thông nội bộ sẽ tiến hành rộng rãi trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên ở những thời điểm then chốt như sắp có sự thay đổi về nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm hơn đến những đối tượng bị ảnh hưởng bởi thay đổi này. Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông

Đây là bước quan trọng và cốt lõi của các chiến lược truyền thông nội bộ. Để lên mục tiêu hiệu quả, người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc SMART.

T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ

Bạn cần xác định rõ chiến lược truyền thơng nội bộ là gì và hiểu rõ chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận nhằm đạt được

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

mục tiêu đề ra. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, lên chiến lược sẽ giúp hạn chế những sai sót khơng đáng có.

Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể

Sau khi xác định phương pháp ở bước 4, việc tiếp theo cần làm là lập kế hoạch hành động gồm những việc làm cụ thể mà doanh nghiệp sẽ phải triển khai. Bước 6: Đo lường hiệu quả chiến dịch truyền thông nội bộ

Để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ hay chưa, cần có khâu đo lường và đánh giá hoạt động, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý hơn cho các hoạt động tiếp theo.

*Chìa khóa để truyền thơng nội bộ đạt hiệu quả

Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thơng hữu hiệu:

Truyền thơng nội bộ là gì mà được cho là một trong những diễn đàn nội bộ hữu ích cho phép nhân viên gửi các đề xuất, ý kiến của họ theo cách giấu tên. Để rồi những vấn đề đó được truyền tải đến cấp trên một cách khéo léo, phù hợp. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân của mình, góp phần vào sự phát triển chung của cả công ty. Để nắm bắt hiện trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thơng phù hợp.

Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thơng sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơn giản và hiệu quả với chi phí thời gian thấp, thì một mạng xã hội nội bộ danh nghiệp luôn là cách chọn hiệu quả nhất.

Mõ Làng - chương trình truyền thông nội bộ hiệu quả của VC Corp

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Ví dụ về truyền thơng nội bộ “Mõ Làng” – một trong các kênh truyền thông nội bộ doanh nghiệp hiệu quả của VCCorp. (Nguồn: Fanpage VCCorp)

<b>CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ CỤ THỂ TRONGTẬP ĐỒN FPT</b>

<b>1. Khái qt chung về tập đồn FPT.</b>

Đơi nét về tập đoàn FPT

Thành lập ngày 13/09/1988, FPT hoạt động trong 03 lĩnh vực kinh doanh cốt lõi gồm: Công nghệ, Viễn thông và Giáo dục. FPT sở hữu hạ tầng viễn thông phủ khắp 59/63 tỉnh thành tại Việt Nam và khơng ngừng mở rộng hoạt động trên thị trường tồn cầu với 48 văn phòng tại 26 quốc gia và vùng lãnh thổ bên ngoài Việt Nam. Trong suốt quá trình hoạt động, FPT ln nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại sự hài lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu nhất. Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các xu hướng cơng nghệ mới góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đó là cuộc cách mạng số.

FPT sẽ tiên phong cung cấp dịch vụ chuyển đổi số toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp trên quy mô toàn cầu. Đối với định hướng phát triển của tập đồn, chủ tịch Trương Gia Bình nhận định: "FPT mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh bằng nỗ lực lao độngsáng tạo trong khoa học kỹ thuật và cơng nghệ, làm khách hàng hài lịng, góp phần hưng ghịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tài năng tốt nhất và một cuộc sống đầy đủ về vật chất phong phú về tinh thần".Về văn hóa, Văn hóa FPT trước hết là văn hóa ứng xử là tinh thần mà người FPT hướng tới: Người FPT " Tôn trọng cá nhân, đổi mới, đồng đội. Lãnh đạo FPT cần "Chí Cơng- Gương mẫu- Sáng suốt".

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

điểm khác biệt cốt lõi của FPT là chấp nhận mọi người như họ vốn có: cả mặt mạnh, mặt yếu, cả điểm tốt và không tốt. FPT luôn tôn trọng lắng nghe và tạo điều kiện để mỗi thành viên được là chính mình...

<b>2. Hoạt động truyền thơng của tập đồn FPT.</b>

Các hoạt động truyền thơng nội bộ tập đồn do Ban truyền thơng và Ban văn hóa-đồn thể tập đoàn (FCC) tổ chức, thực hiện qua các kênh truyền thơng có thể kể đến như: Trang tin Chungta.vn, Bản tin FPT News, Bản tin và nhóm (group) trên FPT Workplace hoặc Facebook của các công ty thành viên…Trang tin nội bộ Chungta.vn ra mắt phiên bản điện tử vào tháng 7 năm 2009 với 15.000 lượt truy cập (pageviews) ngày và 5 nghìn độc giả thường xun. Ngồi việc đưa tin đầy đủ, nhanh chóng về các sự kiện ở các lĩnh vực kinh doanh, đời sống, giải trí, thể thao trong FPT, báo còn là nơi tổ chức các chương trình giao lưu trực tuyến, các cuộc thi, bình bầu lãnh đạo của năm... đặc biệt cuộc thi ghép ảnh avarta nhân dịp Báo Chúng ta tròn 20 tuổi đã nhận được hiệu ứng mạnh mẽ từ phíacác CBNV trong tập đoàn.

Bản tin FPT New phát hành 3 số/tuần vào các ngày thứ Hai, thứ Tư, thứ Sáu điểm tin các sự kiện trong tuần cũng được người FPT quan tâm, đón nhận. Ngồi các bản tin, chungta.vn còn nhiều nội dung sáng tạo, phong phú đa dạng như các phần lưu trữ ảnh, video của các CBNV, các hoạt động, các sự kiện,… của tập đoàn; các video âm nhạc,các bài hát về con người, về “ ngôi nhà” FPT hay các loạt podcast với phương châm “ Nghe người F nói chuyện nhà F” giúp mọi thành viên trau dồi them kiến thức, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, càng thêm tin yêu gắn kết với tổ chức của mình dù có cách xa nhau về mặt địa lý. Chungta.vn với giao diện bắt mắt, thân thiện với người dùng có thể chiếm được sự chú ý, cảm tình của người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên. Từ đó có thể rõ rang thấy được tâm huyết, sự nhiệt tình muốn đưa những thông tin của “nhà F” của những người làm truyền

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

thông nội bộ muốn lan tỏa tới mọi thành viên.Bên cạnh các website nội bộ, tập đoàn cịn sử dụng các mạng xã hội để truyềnthơng. Đặc biệt, 2016 là năm tập đoàn ban hành quy định sử dụng mạng xã hộidoanh nghiệp - Facebook Workplace - như một công cụ làm việc, nhằm tăng cườngtruyền thông doanh nghiệp, tạo một môi trường làm việc kết nối, chia sẻ tài liệu vàkiến thức, CBNV gần gũi nhau hơn. Dù mới ở bước khởi đầu, nhưng sau 6 thángvận hành, trung bình mỗi tuần có gần 6.000 CBNV trao đổi công việc thườngxuyên với gần 400 group hoạt động tích cực trên mạng xã hội này. FPT Software là đơn vị đầu tiên sử dụng Facebook Workplace trong công việc.Theo đại diện đơn vị, việc sử dụng mạng xã hội vào công việc tại FPT Softwarethời gian qua đã giúp thông tin truyền đi nhanh hơn; các phản hồi, thông điệp trởnên rõ ràng và cụ thể hơn so với hình thức email truyền thống.Ngồi việc được sử dụng như một kênh trao đổi thông tin công việc, chính sách,đào tạo..., FPT Software cịn sử dụng các tương tác nghiệp vụ như lập những nhómchuyên biệt gồm: QA, IT Services, HR Helpdesk... để hỗ trợ nội bộ.

Điều này đã làm giảm bớt tần suất sử dụng email, chủ yếu dùng trong những cơng việc cần phảitrình bày, chỉn chu trong giao tiếp với khách hàng. Ngoài Facebook Workplace, tập đồn cịn có kênh youtube cho riêng mình: FPT Văn hóa (Fun4Fun). Fun4 Fun Là kênh truyền hình giải trí do ban văn hóa-đồn thể cơng ty sản xuất và thực hiện. mọi thông tin về cuộc sống và con người FPT được truyền tải dưới góc nhìn dí dỏm và dễ hiểu. Fun4Fun được phát sóng định kỳ hàng tuần gồm các chuyên mục:-Fun News: tin tức và sự kiện trong FPT-Fun Forecast: dự báo về các hoạt động của FPT

- Fun story: phóng sự về cuộc sống, con người FPT - Fun Relax: các tiểu phẩm văn hóa FPT

- Fun Box: hộp thư truyền hình giải đáp các vấn đề

</div>