BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM 2 HỌC PHẦN KỸ NĂNG MỀM Chủ đề GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.4 MB, 25 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN SƯ PHẠM KỸ THUẬT

Giảng viên: TS. Nguyễn Thị Thanh Thuỷ

5 Nguyễn Đức Bảo Long 20222327 Thành viên

7 Nguyễn Xuân Phúc Anh 20211650 Thành viên

Hà Nội, 4/2024

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU...4

GIỚI THIỆU THÀNH VIÊN...4

I.KHÁI NIỆM...7

II.TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP...7

1.Giao tiếp là hoạt động không thể thiếu trong sự tồn tại của các lồi...7

2.Lợi ích khi có kỹ năng giao tiếp tốt...8

3.Phân loại giao tiếp...8

III.Q TRÌNH GIAO TIẾP...9

1.Q trình giao tiếp diễn ra như thế nào?...9

2.Mơ hình giao tiếp...10

IV.CÁC RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP...11

1.Rào cản giao tiếp là gì?...11

2.Các rào cản trong giao tiếp...11

V.PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP...13

1.Ngơn ngữ...13

1.1.Ngơn ngữ nói...13

1.2.Ngơn ngữ viết...15

2.Phi ngơn ngữ...16

VII.CÁCH GIAO TIẾP HIỆU QUẢ...19

1.Tự tin khi nói chuyện...19

2.Trả lời ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm...19

3.Tạo sự thân thiện...19

4.Sự tôn trọng...20

5.Tư duy cởi mở...20

6.Biết cách đặt câu hỏi đúng trọng tâm...20

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

7.Lắng nghe nhiều hơn...218.Giao tiếp phi ngôn từ...21VIII.TỔNG KẾT...21

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thế giới ngày càng kết nối chặt chẽ, kỹ năng giao tiếp không chỉ là một cơng cụ mà cịn là cầu nối giữa con người với nhau. Kỹ năng này không chỉ giúp chúng ta truyền đạt thơng tin mà cịn giúp chúng ta hiểu và được hiểu. Tuy không mới nhưng có vẻ trong chúng ta vẫn cịn nhiều người chưa hiểu rõ về kỹ năng quan trọng này. Trong bài này chúng ta sẽ cũng nhau tìm hiểu chi tiết về kỹ năng giao tiếp và cách giao tiếp hiệu quả.

GIỚI THIỆU THÀNH VIÊN

Nguyễn Văn Đủ

- Đến từ Bắc Giang

- K67 Trường CNTT&TT

- Sở trường: Ham học hỏi, thích code

- Sở đoản: Hướng nội, ngại giao tiếp với người khác - Mong muốn: Cải thiện kỹ năng giao tiếp, hoàn thiện

bản thân, giúp mình có thêm nhiều cơ hội trong tương lai.

Nguyễn Xuân Phúc Anh

- Đến từ Nghệ An

- K66 Trường Hoá và Khoa Học Sự Sống

- Sở thích: Chơi game, nghe nhạc và xem phim vào những lúc rảnh rỗi

- Sở đoản: Hơi kém giao tiếp với người lạ

- Mong muốn: Bổ sung, tăng cường kỹ năng mềm cơ bản trong đời sống và giúp mình cởi mở hơn với xã hội

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

Nguyễn Đức Bảo Long

- K67 Trường Điện – Điện tử

- Sở thích: Xem phim, nghe nhạc và học ngoại ngữ - Sở trường: Biết hát một chút và học ngoại ngữ khá

- Mong muốn: Học hỏi nhiều điều từ cô và mọi người, bên cạnh đó cũng muốn kết thêm bạn mới.

Lưu Thị Hảo

- Đến từ: Bắc Ninh

- K67 Trường Hố và Khoa Học Sự Sống

- Sở thích: Hát, ăn, nghe nhạc, đi du lịch, yêu màu hồng ghét sự giả dối

- Sở trường: Biết rất nhiều thứ nhưng chưa cái gì hồn hảo

- Mong muốn: Có thể ngày một hồn thiện bản thân hơn, có thể làm quen được nhiều bạn mới trên khắp mọi miền tổ quốc.

Nguyễn Hồi Nam

- K67 Trường Cơ Khí, ĐH Bách Khoa Hà Nội - Ngành: Cơ điện tử

- Sở thích: Chơi thể thao, chơi game và thích đi chơi - Mong muốn: kết bạn làm quen với mọi người và

học hỏi thêm nhiều điều từ cô và các bạn.

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

Đậu Thị Huyền

- K67 Trường Điện – Điện tử - Ngành: Kỹ thuật y sinh

- Sở thích: Đọc sách, nấu ăn, xem phim, được đi đây đó và thích được nói chuyện với mọi người. - Mong muốn: Học hỏi và rèn luyện thêm nhiều kỹ

năng cần thiết.

Trương Quốc Tuấn

- Đến từ Cẩm Thuỷ, Thanh Hoá - K67 Trường CNTT&TT - Ngành: Kỹ thuật máy tính

- Sở thích: Đá bóng, xem phim, đọc truyện tranh - Mong muốn: Kết thêm nhiều bạn bè, học hỏi thêm

nhiều điều mới, giúp mình cải thiện các kỹ năng “đặc biệt là kỹ năng giao tiếp”, để bản thân mình phát triển hơn.

Lê Xuân Sơn

- K67 Trường Điện – Điện tử - Ngành: Kỹ thuật Điện

- Sở thích: Chơi game, đọc sách và nghe nhạc - Sở trường: Chơi cờ vua và chơi đàn ghi ta khá tốt - Mong muốn: Học hỏi nhiều điều từ cô và các bạn

cũng như cải thiện được những kỹ năng bổ ích.

Nguyễn Danh Toản

- K67 Trường Điện – Điện tử

- Ngành: Kỹ thuật Điều khiển & Tự động hố - Sở thích: xem phim, nghe nhạc và học ngoại ngữ - Sở trường: Chơi nhạc cụ, biết chơi thể thao và học

ngoại ngữ

- Mong muốn: Học hỏi nhiều điều từ cô và mọi người, bên cạnh đó cũng muốn cải thiện các kỹ

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

năng mềm cần thiết cho công việc sau này.

CHƯƠNG I: GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

I. KHÁI NIỆM

Giao tiếp: Là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể (có thể là một cá thể hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu.

Giao tiếp hiệu quả: là khả năng truyền tải thông điệp rõ ràng trong khoảng thời gian ngắn nhất.

II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP

1. Giao tiếp là hoạt động không thể thiếu trong sự tồn tại của các loài

Giao tiếp là nhu cầu cơ bản nhất của con người kể từ khi sinh ra cho tới tận lúc họ mất đi. Một đứa trẻ vừa sinh ra chúng đã có

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

nhu cầu giao tiếp để kết nối với mọi người thơng qua việc cất tiếng khóc, tiếng cười thay vì phải sử dụng ngơn ngữ để nói - chúng có thể khóc thét khi đói bụng, cười khi được cưng nựng.

Giao tiếp là điều kiện tồn tại và phát triển của xã hội. Xã hội là một cộng đồng mà ở đó con người tồn tại có sự liên kết và ràng buộc với nhau, con người kết nối với nhau thông qua giao tiếp. Đặt câu hỏi nhỏ “Nếu khơng có giao tiếp thì con người có thể sinh tồn và phát triển được không?”

Kỹ năng giao tiếp giúp bạn mở rộng các mối quan hệ của bản thân khi biết cách gắn kết tương tác với những người xung quanh, biết cách học hỏi, giao lưu để gắn kết các mối quan hệ lại. Đây cũng là cơ sở để duy trì và phát triển cuộc sống. Nếu không biết giao tiếp bạn sẽ trở lên cô lập với xã hội và điều đó thật đáng sợ.

Kỹ năng giao tiếp giúp phối hợp hành động: Giao tiếp giúp con người thể hiện được ý nghĩ cũng như những hành động muốn biểu đạt và giúp mọi người hiểu được nhu cầu, mong muốn hay những gì người khác truyền đạt qua ngơn ngữ. Trên cơ sở đó, tất cả sẽ cùng nhau phối hợp hoạt động để hướng đến mục đích chung.

Giao tiếp tốt giúp bạn thành cơng dễ dàng hơn: Xã hội phát triển không ngừng mỗi ngày, nhu cầu đời sống tăng cao, và sự cạnh tranh cũng trở nên gay gắt. Bạn có đủ kỹ năng làm việc, đủ chuyên môn nhiệt huyết nhưng lại yếu kém trong kỹ năng giao tiếp thì bạn sẽ rất khó phát triển - tiến bộ xa hơn trong cơng việc của mình. Chính vì giao tiếp có ý nghĩa đặc biệt như thế mà người ta mới nâng tầm nó lên trở thành nghệ thuật giao tiếp.

2. Lợi ích khi có kỹ năng giao tiếp tốt

- Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với mọi người trong cơ quan cũng như ngoài xã hội.

- Nhận được sự yêu mến, tin tưởng và kính trọng của mọi người.

- Dễ dàng truyền đạt được ý kiến của bản thân, được mọi người lắng nghe. - Gây dựng được niềm tin và khuyến khích mọi người làm tốt công việc. - Tạo ra được những con đường cầu nối đến những cơ hội mới.

3. Phân loại giao tiếp

Có nhiều cách phân loại giao tiếp tùy theo những tiêu chuẩn khác nhau:

a. Dựa vào phương tiện giao tiếp:

Có 2 loại:

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

- Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Con người sử dụng tiếng nói và chữ viết để giao

tiếp với nhau. Đây là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người. Bằng ngơn ngữ, con người có thể truyền đi bất cứ một loại thông tin nào, như thông báo tin tức, diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật...

- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Con người giao tiếp với nhau bằng hành vi cử chỉ,

nét mặt, ánh mắt, nụ cười, đồ vật…

b.Dựa vào khoảng cách:

Có 2 loại:

- Giao tiếp trực tiếp: Là loại giao tiếp giữa các cá nhân khi họ mặt đối mặt với

nhau để trực tiếp giao tiếp.

- Giao tiếp gián tiếp: Là loại giao tiếp được thực hiện thông qua một phương

tiện trung gian khác như điện thoại, email, thư tín, Fax, chat…

c. Dựa vào tính chất giao tiếp:

Có 2 loại:

- Giao tiếp chính thức: Là loại giao tiếp khi các cá nhân cùng thực hiện một

nhiệm vụ chung theo quy định. Ví dụ: giao tiếp giữa giảng viên và sinh viên trong giờ học. Loại giao tiếp này có tính tổ chức, kỉ luật cao.

- Giao tiếp khơng chính thức: Là loại giao tiếp diễn ra giữa những người đã

quen biết, hiểu rõ về nhau, không bị ràng buộc bởi pháp luật, thể chế, mang nặng tính cá nhân. Ví dụ: giao tiếp giữa các bạn sinh viên trong giờ ra chơi. Loại giao tiếp này thường tạo ra bầu không khí đầm ấm, vui tươi, thân mật, hiểu biết lẫn nhau.

d. Dựa vào số người tham dự cuộc giao tiếp:

- Giao tiếp cá nhân – cá nhân. Ví dụ: giao tiếp giữa sinh viên A và sinh viên

I. Q TRÌNH GIAO TIẾP

1.Q trình giao tiếp diễn ra như thế nào?

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

Muốn có một quá trình giao tiếp diễn ra phải có ít nhất hai bên tham gia, các bên tham gia phải có nhu cầu giao tiếp với nhau, nhu cầu giao tiếp có thể xuất phát từ một bên hoặc từ cả các bên tùy vào từng tình huống giao tiếp. Đầu tiên một bên (bên A) có ý tưởng trong đầu quyết định muốn chia sẻ điều đó với bên kia (bên B), bên A bắt đầu mã hóa ý tưởng của mình thành các thơng điệp bằng lời hay khơng lời, sau đó chuyển những thơng điệp giao tiếp này đến bên B thông qua một kênh giao tiếp nhất định (trực tiếp hay gián tiếp). Bên B sau khi tiếp nhận các thông điệp được gửi đến từ bên A sẽ tiến hành giải mã để hiểu ý tưởng của bên A, sau đó tiến hành mã hóa các thơng điệp phản hồi để gửi ngược lại cho bên A nếu có nhu cầu. Q trình giao tiếp giữa bên A và bên B luôn diễn ra trong một bối cảnh giao tiếp cụ thể và trong bối cảnh giao tiếp đó ln có thể chứa đựng những yếu tố ảnh hưởng xấy đến hiệu quả giao tiếp được gọi là nhiễu.

2.Mơ hình giao tiếp

Từ mơ hình giao tiếp trên cho thấy có 06 yếu tố tham gia vào q trình giao tiếp:

- Why: mục đích giao tiếp

- Who: chủ thể giao tiếp (các bên tham gia vào cuộc giao tiếp)

- What: nội dung giao tiếp (hệ thống các thông điệp bao gồm của những

thông điệp phản hồi)

- Where, When: bối cảnh giao tiếp gồm không gian, địa điểm, thời gian giao

tiếp

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

- How: hình thức, phương tiện giao tiếp, phong cách giao tiếp

II. CÁC RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP1.Rào cản giao tiếp là gì?

Rào cản giao tiếp là khi một người gặp khó khăn trong việc tiếp nhận và chấp nhận thông tin mà người khác sử dụng để truyền đạt, thông tin, suy nghĩ và ý tưởng của đối phương. Rào cản giao tiếp cịn giải thích một cách dễ hiểu là trở ngại khi trao đổi ý tưởng và truyền đạt thông giữa bạn và đối phương.

2.Các rào cản trong giao tiếpa.Ngoại hình

Đây cũng là một trong những rào cản chính khiến nhiều dân văn phịng ngại giao tiếp với mọi người đặc biệt là đối tác. Ngoại hình ln là một ưu thế vơ hình giúp nhiều người tự tin và ngược lại cũng khiến khơng ít người tự ti cũng như ngại tiếp xúc với thế giới bên ngồi. Để giải quyết vấn đề này thì một cuộc cải tổ lớn cần được tiến hành. Hãy thay đổi phong cách ăn mặc và đầu tóc của mình sao cho hợp lý nhất. Một trang phục đẹp khơng nhất thiết phải đắt tiền vì vậy đừng nên quá đắn đo về giá cả. Hãy chọn lựa trang phục với hai tiêu chí. Một là hợp với mơi trường làm việc của bạn. Hai là hợp với tính cách của bạn. Mặc đẹp không chỉ giúp bạn tự tin mà còn là bước đệm để bạn tiến gần hơn với thế giới bên ngồi.

b.Ngơn ngữ

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Khơng có khiếu trị chuyện, có q ít từ ngữ để nói, để trao đổi hoặc nói quá nhiều cũng là một trong những rào cản lớn khiến việc giao tiếp của dân công sở kém hiệu quả. Khi một người sử dụng từ ngữ khơng phù hợp với hồn cảnh nói cũng như hồn cảnh viết thì hiểu lầm là điều rất dễ xảy ra. Vì vậy, cách tốt nhất là luyện nói trước gương (với những người ít nói) và thi hành chiến lược “uốn lưỡi bảy lần trước khi nói” (đối với những người nói quá nhiều).

c.Cảm xúc

Cảm xúc thường là yếu tố chi phối hành động vì vậy hành động khi cảm xúc khơng ổn định là hành động “dại dột” nhất trong những điều “dại dột”. Giao tiếp cũng khơng nằm ngồi quy luật trên. Thực tế là, rất nhiều bất đồng cũng như thất bại xảy ra là do con người khơng kìm chế được cảm xúc. Ngoài ra, những người bị bệnh lo âu, trầm cảm, nóng nảy thường có xu hướng hiểu sai ý của người khác. Vì vây, cảm xúc cũng là một trong nhứng yếu tố khiến giao tiếp trở nên khó khăn.

d.Thiếu kinh nghiệm

Những nhân viên lâu năm hay còn gọi là “lão làng” trong một lĩnh vực nào đó, họ sẽ có xu hướng mở rộng trong giao tiếp. Bởi, họ có kinh nghiệm giải quyết cũng như ứng đối với mọi tình huống xảy ra bất kể tốt, xấu, dễ, khó. Ngược lại, với những nhân viên mới, họ có q ít kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, đứng trước những trường hợp “trái khốy” khiến họ không biết nên làm như thế nào và bắt đầu từ đâu. Đây cũng

chính là nguyên nhân khiến nhiều dân công sở ngại giao tiếp.

e.Thiếu kiến thức

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Những người có vốn kiến thức sâu rộng bao giờ cũng “mạnh miệng” hơn những người có vốn kiến thức hạn hẹp. Họ tự tin để thể hiện mình hoặc phần lớn họ có khả năng nắm bắt được ý đồ cũng như thông điệp của đối tác một cách nhanh chóng. Trái lại, những người có vốn kiến thức hạn hẹp họ sẽ chia thành hai loại. Một là ngại giao tiếp, hai là giao tiếp nhiều nhưng thơng tin sai lệch hoặc đón nhận thơng điệp “lệch lạc” từ phía khách hàng, đối tác. Đó là lý do vì sao thiếu kiến thức khiến cho việc giao tiếp trở nên khó khăn hơn.

III. PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP

1.Ngơn ngữ

1.1.Ngơn ngữ nói

Ngơn ngữ nói được sử dụng nhiều trong giao tiếp, sau ngôn ngữ biểu cảm, đặc biệt là trong giao tiếp trực tiếp và giao tiếp qua điện thoại. Giao tiếp bằng ngơn ngữ nói có hiệu quả hay không phụ thuộc vào những yếu tố sau:

a.Ngôn từ

Ngôn từ là sản phẩm của tư duy, qua việc sử dụng ngơn từ, người nghe có thể nhận biết được người nói là một người như thế nào: có văn hóa hay khơng có văn hóa; nóng nảy, cục cằn hay nhã nhặn, lịch sự; ích kỷ, kiêu căng hay độ lượng, khiêm nhường.

Tục ngữ có câu: “Lời nói chẳng mất tiền mua , lựa lời mà nói cho vừa lịng nhau”, hay “nói ngọt, thì lọt đến xương”.

Để gây được thiện cảm với người nghe, giao tiếp trong xã hội nói chung, giao tiếp trong cơng việc nói riêng, nên sử dụng ngơn ngữ nói theo các lưu ý sau:

- Nên dùng những từ ngữ phổ thông, đơn giản, dễ hiểu

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

- Nên dùng từ đẹp, từ thanh nhã, dung dị, như: vui lòng, làm ơn, nên chăng,

có thể, theo tơi nghĩ, rất tiếc…

Vd: Chú vui lòng cho con coi chứng minh nhân dân

- Tránh dùng những từ mạnh như: Xấu quá, kém cỏi thế, nhầm, nhất định, yêu

cầu, cần phải, kiên quyết…

- Hạn chế tối đa dùng từ “không”:

o Dùng từ không, từ mạnh, từ cứng nhắc khi giao tiếp là vơ tình tạo ra khơng khí nặng nề, căng thẳng, làm ức chế người nghe và tính thuyết phục khơng cao đối với người nghe, nhất là những người phải tiếp nhận lời chê trách, phàn nàn.

o Đối với khách hàng, điều tối kỵ nhất là dùng từ “không” trong quan hệ mua bán. Bởi lẽ những điều người ta đang quan tâm, ấp ủ, mong đợi đã bị chúng ta chối bỏ. Như vậy, sẽ làm cho khách hàng thất vọng, khó chịu. Từ đó họ sẽ khơng bao giờ tìm đến mua nó nơi nhà hàng của chúng ta (nếu họ muốn) và hơn thế nữa, họ cịn nói cho nhiều người khác biết điều đó.

- Để thể hiện sự tơn kính, lịch thiệp, nên dùng những từ xưng hơ: thưa ông,

thưa bà, thưa bác, thưa các anh, các chị…vì con người ai cũng muốn được người khác tơn trọng mình. Thưa gửi là những từ đệm thể hiện sự kính trọng, gần gũi để được mọi người chấp nhận.

- Để tạo cảm giác hứng thú, hấp dẫn, lơi cuốn lịng người nên dùng từ có biểu

cảm, có hình ảnh, có màu sắc và đơi khi lợi dụng cơ hội có thể xen vào đúng lúc đơi chút hài hước thì có hiệu quả khơng nhỏ.

Vd: Thơm ngây ngất, đẹp tuyệt vời…

- Để tăng sự chú ý và tạo sức thuyết phục cao trong khi người nghe đang chần

chừ, do dự, có thể cũng cần dùng ngơn từ mạnh mẽ, từ nhấn, từ khẳng định: tuy nhiên, chẳng hạn, tất nhiên, bởi vậy, ….

Khi sử dụng ngôn từ, cần chú ý tới hoàn cảnh, ngữ cảnh và đối tượng giao tiếp

cụ thể để chọn loại ngơn từ gì, ở chừng mực nào cho thích hợp, chứ khơng nên lạm dụng chúng một cách thái quá.

b.Âm điệu, giọng nói

</div>