GIAO TIẾP THÀNH CÔNG NƠI CÔNG SỞ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.74 MB, 52 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

CHUYÊN ĐỀ 1 : GIAO TIẾP THÀNH CÔNG NƠI CÔNG SỞ

1. Giới thiệu.

Kiến thức chuyên ngành mà các trường đại học cung cấp cho sinh viên trong quá trình học tập là yếu tố quyết định giúp các sinh viên có thể lập nghiệp trong tương lai. Tuy nhiên, những kiến thức chuyên ngành đó đã đủ để giúp sinh viên có thể vượt qua những khó khăn và thử thách trong một tương lai mà khơng ai có thể nói trước được điều gì trong một thế giới đang thay đổi từng ngày. Chính vì thế, các trường đại học phải chuẩn bị cho sinh viên của mình kỹ năng mềm (ngoài những kiến thức chuyên ngành).

Giao tiếp là hoạt động cơ bản, là nhu cầu không thể thiếu trong đời sống của mỗi người và là cầu nối giữa người nói với người nghe. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ dễ dàng xử lý tình huống và thành công hơn trong sự nghiệp. Trong công sở, mỗi người đều sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt trong mối quan hệ với đồng nghiệp thì mọi người trở nên gần gũi hơn và cơ hội thăng tiến sẽ dễ dàng hơn. Người làm kinh doanh luôn cần một kỹ năng giao tiếp tốt để mở rộng quan hệ khách hàng và đối tác. Trong gia đình, mọi cá nhân cũng cần trang bị cho mình bộ kỹ năng giao tiếp như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng truyền tải thông điệp,…. Con cái cần kỹ năng giao tiếp để thấu hiểu tâm lý, giao tiếp cởi mở và dễ dàng chia sẻ cảm xúc với các thành viên trong gia đình. Ngược lại người lớn cũng phải có kỹ năng giao tiếp để có thể lắng nghe con cái, chia sẻ những suy nghĩ của thế hệ trẻ. Vì vậy, việc trau dồi và phát triển kỹ năng mềm này là điều mà mọi người nên làm mỗi ngày.

Từ nhu cầu thực tế trên, trường Đại học Thủ Dầu Một đã cung cấp đến sinh viên chương trình kỹ năng giao tiếp thành công nơi công sở. Từ kỹ năng này, sinh viên sẽ được cung cấp những kiến thức về kỹ năng giao tiếp. Bên cạnh đó, sinh viên sẽ được cung cấp những kỹ năng và thái độ trong giao tiếp để ứng dụng trong thực tế

2. Khái niệm giao tiếp và kỹ năng giao tiếp 2.1. Khái niệm giao tiếp

Giao tiếp là một trong những nhu cầu cơ bản của con người, là hoạt động có vai trị vơ cùng quan trọng trong đời sống con người. Do đó, giao tiếp là một trong

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

những vấn đề được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu và có rất nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp như sau

A.A.Leeonchev (nhà tâm lý học Xô Viết) định nghĩa “Giao tiếp là một hệ thống những q trình có mục đích và động cơ đảm bảo sự tương tác giữa người này với người khác trong hoạt động tập thể, thực hiện các mối quan hệ xã hội và nhân cách, các quan hệ tâm lý và sử dụng phương tiện đặc thù mà trước hết là ngôn ngữ”. (Nguyễn Bá Minh, 2013)

PGS. Trần Trọng Thủy trong cuốn Nhập môn khoa học giao tiếp đã đưa ra định nghĩa “Giao tiếp của con người là một q trình có chủ định, có ý thức hay khơng có ý thức và trong đó các cảm xúc và tư tưởng được biểu đạt trong các thông điệp bằng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ”. (Phạm Văn Tn, 2013)

PGS. TS. Ngơ Cơng Hồn định nghĩa “Giao tiếp là quá trình tiếp xúc giữa con người với con người nhằm mục đích trao đổi tư tưởng, tình cảm, vốn sống, kỹ năng, kỹ xảo nghề nghiệp” (Nguyễn Bá Minh, 2013)

Từ những khái niệm trên cho thấy hiện có rất nhiều quan điểm khác nhau về giao tiếp, nhưng có thể khái quát thành khái niệm được nhiều người chấp nhận như sau: Giao tiếp là q trình trao đổi thơng tin, tình cảm, suy nghĩ; là quá trình, nhận biết và tác động lẫn nhau trong quan hệ giữa người với người giữa các chủ thể giao tiếp nhằm đạt đến một mục đích nhất định. Hoặc giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người này với người khác để đạt được mục tiêu.

2.2. Khái niệm Kỹ năng giao tiếp

Ngân hàng Thế giới đã gọi thế kỷ 21 là kỷ nguyên của kinh tế tri thức và dựa vào kỹ năng của con người, đồng thời cho rằng năng lực của con người được đánh giá trên cả 3 khía cạnh gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ.

Kỹ năng là khả năng của một người thực hiện một cơng việc nhất định, trong một hồn cảnh, điều kiện cụ thể để đạt được một mục tiêu nhất định.

Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng dụng tri thức khoa học vào quá trình giao tiếp có hiệu quả nhất.

3. Vai trò và mục tiêu của giao tiếp 3.1. Vai trò của giao tiếp

* Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

Đối với xã hội, giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát triển xã hội. Xã hội là tập hợp người có mối quan hệ qua lại với nhau. Mối quan hệ chặt chẽ giữa con người với con người trong xã hội còn là điều kiện để xã hội phát triển. (Chu Văn Đức, 2005)

* Vai trò của giao tiếp đối với cá nhân

Trong đời sống của mỗi người, vai trò của giao tiếp được biểu hiện ở những điểm cơ bản sau

- Giao tiếp là điều kiện để tâm lý, nhân cách cá nhân phát triển: Về bản chất,

con người là tổng hịa các mối quan hệ xã hội. Thơng qua quá trình giao tiếp mà con người tham gia vào các mối quan hệ xã hội, gia nhập vào cộng đồng; phản ánh các mối quan hệ xã hội, kinh nghiệm xã hội và chuyến chúng thành tài sản riêng của mình.

- Các phẩm chất (đặc biệt là phẩm chất đạo đức) được hình thành và phát triển trong quá trình giao tiếp: Trong quá trình tiếp xúc với những người xung quanh, con

người nhân thức được nhựng chuẩn mực đạo đức, thẩm mỹ, pháp luật tồn tại trong xã hội. Những phẩm chất này được hình thành và phát triển trong quá trình giao tiếp.

- Giao tiếp thỏa mãn nhiều nhu cầu của con người trong giao tiếp

3.2. Mục tiêu của giao tiếp

Giao tiếp có 4 mục tiêu sau

- Chuyển tải được những thông điệp;

- Giúp người nhận hiểu những dự định của người phát tin; - Nhận được sự phản hồi từ người nhận;

- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nhận.

4. Truyền thông trong giao tiếp

Hình 4.1 – Sơ đồ quá trình giao tiếp giữa các cá nhân

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

Giao tiếp là quá trình phát và nhận thông tin giữa những người giao tiếp với nhau. Đây là quá trình hai chiều, nghĩa là người phát và người nhận thường xuyên đổi vai cho nhau (Chu Văn Đức, 2005). Trong quá trình giao tiếp, 3 yếu tố cơ bản cần được chú trọng trong quá trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp là chủ thể và đối tượng tham gia quá trình giao tiếp (người gửi và người nhận), thông điệp (nội dung cần chuyển tải) và kênh thông tin (ngôn ngữ, phi ngơn ngữ). Trong đó, chủ thể và đối tượng tham gia quá trình giao tiếp là một con người cụ thể, khác biệt về tính khí, tính cách, nhu cầu, sở thích, niềm tin… nên rất dễ xuất hiện hiện tượng hiểu sai nghe nhầm trong giao tiếp. Trong q trình giao tiếp, thơng điệp khơng phải lúc nào cũng dễ hiểu và dễ nhận thấy mà nó cịn có những “nội dung ẩn ý” phía sau. Thơng điệp có thể đơn thuần mang tính thơng tin nhưng có nhiều trường hợp đan xen với cảm xúc, mong đợi, nhu cầu, sở thích… của các đối tượng tham gia giao tiếp. (Nguyễn Ngọc Điệp, 2012)

5. Những nguyên nhân dẫn đến giao tiếp thất bại

Theo (Nguyễn Ngọc Điệp, 2012), quá trình giao tiếp diễn ra có hiệu quả hay thất bại là do người phát và người nhận thông tin có sự thống nhất về hệ thống mã hóa và giải mã. Những khác biệt về ngôn ngữ, về quan điểm, về định hướng giá trị,… khiến quá trình giao tiếp bị tách tắc, hiểu lẫm, gây mâu thuẫn giữa các bên. Nhận thức của các bên tham gia giao tiếp là yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp và mạnh nhất đến hoạt động giao tiếp. Trạng thái cảm xúc của người giao tiếp, niềm tin và quan điểm sống của người tham gia giao tiếp sẽ quyết định thông tin nào được chọn lọc tiếp nhận hoặc bị bóp méo.

Hiệu quả của quá trình truyền thơng bị chi phối bởi các yếu tố được gọi là “nhiễu”. Đó là những yếu tố do người phát, người nhận hoặc trong môi trường gây cản trở đối với quá trình truyền tin (Chu Văn Đức, 2005).

Các yếu tố gây nhiễu gồm - Sự khác biệt về văn hóa;

- Mơi trường truyền thơng khơng tốt (tiếng ồn quá lớn, thời tiết quá nóng,…) - Ý nghĩa của thông điệp không rõ ràng hoặc q trình mã hóa bị lỗi như sử dụng từ ngữ không chính xác hoặc dùng từ địa phương,…;

- Kênh truyền thông không hiệu quả như phát âm không chuẩn, giác quan kém, điệm thoại bị trục trặc,…;

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

- Các yếu tố tâm lý ở người phát và người nhận như khơng tập trung, sự nóng vội, định kiến, thành kiến, tâm trạng không tốt,…;

Vì vậy, trong giao tiếp, chúng ta cần chú ý đến các yếu tố gây nhiễu và tìm cách loại bỏ hoặc hạn chế ảnh hướng của chúng.

6. Những khó khăn thường gặp trong kỹ năng giao tiếp * Ngôn ngữ giao tiếp

Trong quá trình giao tiếp, chúng ta thường lân vào tình trạng khơng biết nói gì, nói quá nhiều hoặc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp với ngữ cảnh. Quá trình này xảy ra vì ràn cản ngôn ngữ, tức là ngôn ngữ của mỗi người bị hạn chế. Đặc biệt, khi gặp người lạ (lần đầu gặp mặt), chúng ta thường rơi vào tình trạng lúng túng, khơng biết giao tiếp như thế nào và khơng biết trị chuyện về vấn đề gì vì có nhiều câu hỏi được đặt ra và chưa có lời giải đáp. Những lúc này, chúng ta thường chọn biện pháp an toàn là lẩn tránh và hạn chế giao tiếp với người đó. Điều này dẫn đến đối phương hiểu lầm chúng ta khơng muốn trị chuyện với người nay. Đối với một số người khác, họ nói rất nhiều khi gặp người lạ và không quan tâm đến người này đang lắng nghe hay không. Những lúc này, người lạ chỉ muốn chấm dứt cuộc giao tiếp càng nhanh càng tốt. Do đó, khi gặp người lạ, chúng ta nên quan sát đối phương, điều chỉnh thời lượng nói và sử dụng ngơn từ thích hợp.

* Tâm lý giao tiếp

Nhiều tình huống trong cuộc sống, chúng ta phải xử lý xung đột của những người xung quanh và bị xung đột với những người khác. Khi đó, chúng ta thường tức giận, không suy nghĩ kỹ lưỡng và nói ra những điều khó nghe. Điều này sẽ khiến chúng ta mất đi những mối quan hệ. Do đó, một trong những ràn cản trong giao tiếp là tâm lý giao tiếp. Để vượt qua rào cản tâm lý, đặc biệt là tâm lý trong xung đột, chúng ta phải biết cách kiểm sốt cảm xúc của chính mình.

* Thói quen ngại giao tiếp

Đôi khi, tâm trạng của chúng ta không tốt, cảm giác xa lạ, cảm giác không an tồn, q tải cơng việc... sẽ dẫn đến cảm giác ngại giao tiếp. Tình trạng này khiến chúng ta mất đi nhiều cơ hội trong cuộc sống. Do đó, chúng ta nên cân bằng giữa công việc, tâm trạng và sự giao lưu trong cuộc sống.

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

Thói quen ngại giao tiếp sẽ tạo cho chúng ta cảm giác rụt rè và thiếu cảm giác an toàn khi tiếp xúc với người lạ. Những lúc này, chúng ta thường co mình lại hoặc lẩn tránh cuộc giao tiếp. Chúng ta không biết phải tạo ấn tượng cá nhân như thế nào và không biết giao tiếp với đối phương về nội dung nào.

* Thiếu kiến thức

Một trong những lý do khiến chúng ta ngại giao tiếp vì chúng ta khơng có nhiều kiến thức trong một lĩnh vực hoặc chỉ có kiến thức trong lĩnh vực u thích của chính mình. Điều này khiến cho chúng ta thiếu tự tin trong giao tiếp và không thể hiện được mình khi cần thiết. Để hạn chế tình trạng này, chúng ta nên tìm hiểu nhiều kiến thức trong nhiều lĩnh vực khác nhau và luyện tập các trò chuyện trong từng lĩnh vực.

* Thiếu kinh nghiệm

Trong cuộc sống, chúng ta thường thiếu kinh nghiệm xử lý những tình huống khó xử trong các mối quan hệ hoặc trong công việc. Khi gặp những tình huống này, chúng ta nên bình tĩnh và học hỏi từ đồng nghiệp hoặc những người có kinh nghiệm.

* Phi ngơn ngữ trong giao tiếp

Yếu tố phi ngơn ngữ (ngoại hình, trang phục, nét mặt,…) giữ vai trò quan trọng tạo nên sự tự tin của mỗi người trong giao tiếp. Yếu tố phi ngơn ngữ phải phù hợp với tính cách và hồn cảnh giao tiếp. Do đó, chúng ta nên chú ý và luyện tập các yếu tố phi ngơn ngữ để tạo dựng hình ảnh cá nhân trước người khác.

Trên đây là những khó khăn điển hình của mỗi người trong giao tiếp. Mỗi cá nhân ln đi tìm những phương pháp để khắc phục những khó khăn này. Trong phần tiếp theo, Chương 4 sẽ giúp bạn khắc phục những khó khăn của từng vấn đề.

7. Kỹ năng và thái độ xây dựng ấn tượng đầu tiên

Ấn tượng ban đầu là hình ảnh về đối tượng giao tiếp được hình thành trong lần đầu gặp gỡ đầu tiên. Đó là những đánh giá, nhận xét của chúng ta về đối tượng giao tiếp trong lần đầu tiếp xúc (Chu Văn Đức, 2005).

Theo (Chu Văn Đức, 2005) và (Phạm Văn Tuân, 2013), muốn gây ấn tượng tốt trong lần đầu tiếp xúc, chúng ta cần tuân thủ những nguyên tắc sau

Chuẩn bị chu đáo cho cuộc hẹn: Cuộc gặp gỡ giữa chúng ta và người khác có

thể là do chúng ta chủ động hoặc bị động. Dù rơi vào trường hợp nào trước khi đi gặp đối tác chúng ta cũng cần phải chuẩn bị cho chu đáo, nội dung chuẩn bị gồm

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

- Tìm hiểu trước về đối tác giao tiếp (nếu có thể); - Chuẩn bị những gì sẽ trao đổi với đối tác khi gặp mặt; - Chuẩn bị các loại tài liệu, giấy tờ cần thiết;

- Đầu tư cho dáng vẻ bề ngoài (yếu tố phi ngôn ngữ).

Hãy luôn đúng giờ: Đừng để bao giờ phải nói lời xin lỗi “tôi đến trễ” khi

chúng ta đã hẹn với ai đó. Nên cố gắng sắp xếp đến sớm hơn vài phút và đề phòng những việc có thể làm chúng ta chậm trễ như kẹt xe hoặc đi sai đường. Đi trễ giờ không những thể hiện việc thiếu văn hóa mà cịn làm cho người khác nghĩ rằng mình khơng tơn trọng họ, làm mất thời giờ của họ. Và phải đặc biệt chú ý đến giờ giấc khi quan hệ làm ăn với nước người nước ngồi.

Thể hiện mình sao cho phù hợp: trong lần gặp mặt đầu tiên chúng ta cần phải

tỏ ra là người khiêm tốn, không nên nổ hay thể hiện bản thân thái quá sẽ gây phản cảm. Chúng ta cần tìm hiểu kỹ về đối tác trước khi gặp mặt để thể hiện phù hợp với mong đợi của đối tác.

Hãy luôn cười thật tươi: nụ cười là cách thể hiện tuyệt vời nhất để chúng ta

tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp. Một nụ cười nồng ấm và tự tin sẽ làm cho chúng ta và người đối diện cảm thấy thoải mái, nhưng đừng quá lạm dụng và cần cười đúng lúc, đúng chỗ.

Tạo bầu khơng khí thân mật và hữu nghị: Trong thời gian đầu tiên tiếp xúc,

chúng ta nên tạo được bầu khơng khí thân mật, gần gũi và hữu nghị. Trong bầu không khí đó, người đối thoại sẽ cảm thấy tự tin, yên tâm và tin tưởng. Lần gặp mặt đầu tiên chúng ta cần phải tỏ ra là người khiêm tốn, khơng nên thể hiện bản thân thái q vì sẽ gây phản cảm. Điều này nghĩa là chúng ta xây dựng hình ảnh tích cực về chính mình. Chúng ta cần chú ý đến những biểu hiện bề ngoài như ánh mắt, nét mặt, nụ cười, tư thế, lời nói,… và bàn ghế, bố trí nội thất, khoảng cách,…

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

Hình 4.2 - Tạo ấn trượng trong lần gặp đầu tiên

Bắt đầu giao tiếp bằng cách cùng nói về những vấn đề cùng quan tâm: Khi

mở đầu cuộc gặp gỡ, chúng ta cần mở đầu vấn đề mà cả hai bên cùng quan tâm và tiếp tục đưa câu chuyện đi sâu hơn.

Hãy thật bình tĩnh và tự tin: Hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự tự tin

của mình. Đứng ngay ngắn, mỉm cười và nhìn thẳng vào người đối diện, hãy chào đón bằng cái bắt tay thân thiện. Tất cả những điều này sẽ giúp chúng ta thể hiện sự tự tin; làm cho chúng ta và cả người khác cảm thấy thoải mái với nhau hơn. Mỗi cá nhân tập cách khắc phục điểm yếu lo lắng khi hẹn gặp ai đó lần đầu tiên và cố gắng thể hiện sự tự tin để cả hai cảm thấy thoải mái dễ gần nhau hơn. Đồng thời, chúng ta cố gắng tự tin ngay cả khi chúng ta gặp sự phê bình hoặc khi đang lo lắng; cố gắng học hỏi và rút kinh nghiệm từ những cuộc gặp gỡ đó và xây dựng cuộc nói chuyện phù hợp. Đặc biệt, chúng ta phải luôn giữ tư thế tự tin và nụ cười thoải mái.

Hãy lịch sự, nhã nhặn, ân cần và chu đáo: Với cách ăn nói và cách cư xử lịch

sự, nhã nhặn, thể hiện sự quan tâm chúng ta sẽ tạo được ấn tượng đầu tiên thật tốt. Chúng ta nên thể hiện sự chào đón đối tác với thái độ cởi mở, đầy thiện chí. Đồng thời, mỗi người nên tắt điện thoại di động hoặc chuyển về chế độ rung trong khi nói chuyện.

Nắm vững thời cơ và giây phút quyết định của cuộc tiếp xúc: Sau khi chọn

được vấn đề mà hai bên cùng quan tâm, chúng ta tiếp tục đẩy câu chuyện này. Nhưng đây chỉ là câu chuyện dạo đầu, chúng ta không được để cuộc tiếp xúc mãi tiếp diễn theo hướng này. Chúng ta cần nắm bắt những giây phút quyết định, chọn thời điểm thích hợp để nêu vấn đề và giải quyết. Những giây phút đầu tiên là bước khởi đầu then chốt và thường quyết định thành cơng hay thất bạn của q trình tiếp xúc. Trong thời gian ngắn ngủi này, chúng ta phải tìm hiểu người đối thoại, sẵn sàng hợp tác và phải chớp thời cơ để đạt mục đích.

8. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp

Ngơn ngữ là q trình con người sử dụng một thứ tiếng nào đó để giao tiếp và tư duy (Chu Văn Đức, 2005). Ngơn ngữ chính là tiếng nói và câu văn trong các văn

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

bản của lồi người. Ngơn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của lồi người. Ngơn ngữ được sử dụng trong giao tiếp bao gồm ngôn ngữ nói và ngơn ngữ viết.

8.1. Ngơn từ

Để gây được thiện cảm với người nghe, chúng ta cần sử dụng ngơn ngữ nói theo những nguyên tắc sau

- Nên dùng những từ ngữ phổ thông, đơn giản, dễ hiểu;

- Nên dùng từ đẹp, từ thanh nhã và dung dị (như vui lịng, làm ơn, nên chăng, có thể, theo tơi nghĩ, rất tiếc…);

- Tránh dùng những từ mạnh (như xấu quá, tồi tệ, kém cỏi thế, dốt, nhất định, yêu cầu, cần phải,…);

- Hạn chế tối đa dùng từ “không”: Khi sử dụng từ “không”, từ mạnh, từ cứng nhắc khi giao tiếp là vô tình tạo ra khơng khí nặng nề, căng thẳng, làm ức chế người nghe và tính thuyết phục khơng cao đối với người nghe, nhất là những người phải tiếp nhận lời chê trách, phàn nàn;

- Để thể hiện sự tơn kính, lịch thiệp, chúng ta nên dùng những từ xưng hô (như thưa ông, thưa bà, thưa bác, thưa các anh, các chị…);

- Để tạo cảm giác hứng thú, hấp dẫn và lôi cuốn nên dùng từ có tính biểu cảm, có hình ảnh, có màu sắc và sự hài hước;

- Để tăng sự chú ý và tạo sức thuyết phục cao khi người nghe đang chần chừ, do dự, có thể cũng cần dùng ngôn từ mạnh mẽ, từ nhấn, từ khẳng định (như tuy nhiên, chẳng hạn, tất nhiên, bởi vậy, ….).

Khi sử dụng ngôn từ, cần chú ý tới hoàn cảnh, ngữ cảnh và đối tượng giao tiếp cụ thể để lựa chọn ngôn từ.

8.2. Yếu tố ảnh hưởng đến quá trình sử dụng ngơn ngữ trong giao tiếp * Âm điệu, giọng nói

Âm giọng trong hoạt động giao tiếp có tác động rất mạnh mẽ đến cảm xúc, tình cảm của người nghe. Tuỳ theo cảm xúc và ý tứ của người nói mà giai điệu cần có lúc du dương, lên bổng, xuống trầm; đôi lúc phải biết cách nhấn giọng hoặc thả giọng khi cần thiết.

* Tốc độ, cường độ nói

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

Tốc độ, cường độ nói ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin ở người nghe. Trong giao tiếp bằng ngơn ngữ nói chúng ta cần điều chỉnh tốc độ và cường độ nói ở mức độ hợp lý.

* Phong cách ngơn ngữ (phong cách nói)

Trong giao tiếp tùy vào đối tượng giao tiếp, hoàn cảnh và nội dung giao tiếp mà chúng ta chọn phong cách nói cho phù hợp. Tuy nhiên, để giao tiếp bằng ngôn ngữ nói đạt hiệu quả, chúng ta nên tránh sử dụng các phong cách nói quá thẳng thắn, tránh phong cách nói mỉa mai châm chọc người khác.

* Phương pháp truyền đạt

Trong giao tiếp bằng ngơn ngữ nói, cách truyền đạt được xem là một trong những vấn đề quan trọng trong việc thu hút và tạo hứng thú cho người nghe cũng như nâng cao hiệu quả của quá trình trao đổi thơng tin. Để giao tiếp có hiệu quả chúng ta sử dụng cách truyền đạt lôgic, mạch lạc, hài hước, dí dỏm. Nên tránh cách truyền đạt ấp a ấp úng,…

8.3. Những lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ

Để đảm bảo cho những thơng điệp truyền đến người nghe đúng với mục đích ban đầu và người nghe hiểu đúng ý định của người nói, khi giao tiếp, người nói cần chú ý những điều sau

Chuẩn bị trước nội dung: Trước hết, người nói cần nghĩ đến mục đích, nội

dung được thể hiện là gì và ai là người nghe. Chúng ta nên biết rõ chủ đề định nói và xử lý trước những câu hỏi mà người nói nghĩ người nghe có thể đặt ra.

Lựa chọn ngôn từ đơn giản, phù hợp với người nghe và bối cảnh giao tiếp:

Người nói nên tránh sử dụng những từ ngữ thô tục, khơng dùng tiếng lóng, khơng dùng cách nói quá bóng bảy hoặc quá trừu tượng để đảm bảo rằng người nghe có thể dễ dàng hiểu được thơng điệp mà người nói muốn truyền tải.

Bảo đảm nguyên tắc truyền đạt một thông điệp rõ ràng, rành mạch, khơng có

những từ ngữ hoặc câu thừa và phải nêu bật những ý cần thiết.

Nắm rõ ngữ pháp và cú pháp: Cấu trúc câu rất quan trọng khi người nói sử

dụng yếu tố ngơn từ trong giao tiếp. Thay vì nói một câu dài với nhiều thông tin, người nói nên ngắt ra thành nhiều câu ngắn truyền đạt từng thông tin một.

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

9. Kỹ năng lắng nghe

Theo Joshua D. Guilar (2001), thời lượng chúng ta sử dụng cho việc lắng nghe chiếm 53%, việc đọc chiếm 17%, việc nói chiến 16% và việc viết chiếm 14%. Tuy nhiên, trong cuộc sống, chúng ta chú trọng luyện tập kỹ năng về đọc, nói và viết. Quá trình rèn luyện kỹ năng lắng nghe bị quên lãng. Bên cạnh đó, nội dung giao tiếp thơng qua ngôn ngữ không được chú ý, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên là do khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa ẩn trong lời nói của người khác bị hạn chế. Do đó, với mong muốn nâng cao khả năng giao tiếp, chúng ta cần luyện tập kỹ năng lắng nghe.

9.1. Lợi ích của việc lắng nghe

Trong giao tiếp việc lắng nghe đem lại nhiều lợi ích - Thoả mãn nhu cầu của người nói

- Thu thập được nhiều thơng tin

- Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp - Tạo khơng khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp - Giúp giải quyết được nhiều vấn đề

Như vậy, lắng nghe đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Trong cuộc sống, những người từng trải hoặc những người khơn ngoan ít nói, nghe nhiều và chỉ lên tiếng khi cần thiết.

9.2. Rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả

Để lắng nghe có hiệu quả, chúng ta phải nghe ở mức độ nghe chăm chú và đặc biệt là nghe thấu cảm. Muốn làm được điều đó, chúng ta cần chú ý rèn luyện một số kỹ năng sau

Hình 4.3 - Lắng nghe trong giao tiếp

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Nguồn: Internet

Kỹ năng tạo khơng khí bình đẳng, cởi mở: Để tạo được khơng khí bình đẳng

và cởi mở bạn, những người đang cùng giao tiếp cùng đứng hoặc cùng ngồi, hướng vào nhau, đứng hoặc ngồi ngang tầm nhau (tránh sự chênh lệch chiều cao của vị trí ngồi hoặc vị trí đứng), không khoanh ta trước ngực hoặc đút tay vào túi quần vì những điệu bộ, cử chỉ này biểu hiện sự khép kín, khơng muốn tham gia.

Kỹ năng bộc lộ sự quan tâm: Thể hiện sự quan tâm của mình đến người đối

thoại thơng qua tư thế, điệu bộ, cử chỉ, ánh mắt của mình,… như - Tư thế dấn thân (nghiêng người về phía người đối thoại);

- Tiếp xúc bằng mắt: Nhìn người đối thoại một cách chân thành, nhẹ nhàng nhưng không tập trung vào một điểm nào đó mà bao qt tồn bộ con người của người nói;

- Các động tác đáp ứng như gật đầu, động tác tay,… cần tránh những động tác biểu lộ sự không chú ý (như: bẻ tay, sử dụng ngón tay mân mê một vật,…)

Kỹ năng gợi mở: Nghe là một hành động tích cực, nên khuyến khích người nói

bằng một số thủ thuật sau

- Tỏ ra am hiểu vấn đề, hiểu và thông cảm với người đối thoại thơng qua lời nói, ánh mắt, nét mặt, nụ cười, gật đầu,… như “tôi hiểu”, “tôi hiểu tại sao anh nói như vậy?”,…;

- Chú ý lắng nghe và phản hồi một cách thích hợp bằng lời, điệu bộ, cử chỉ; - Thỉnh thoảng đặt câu hỏi như “Rồi sau đó ra sao?”, “chắc là anh bối rối lắm”,… để giúp chúng ta hiểu rõ hơn vấn đề đang giao tiếp và chứng tỏ chúng ta rất quan tâm đến câu chuyện của người đối thoại.

- Giữ sự im lặng đầy vẻ quan tâm.

Trong q trình nói, có những lúc người đối thoại dừng lại và im lặng. Trong tình huống này, nếu bạn không lên tiếng nhưng vẫn thể hiện được rằng bạn đang chờ nghe tiếp câu chuyện của người đối thoại thì người đối thoại thường phải lấp đầy khoảng trống bằng những lời giải thích hoặc bổ sung. Tuy nhiên, nếu người đối thoại vẫn không lên tiếng và bạn muốn câu chuyện được tiếp tục thì bạn cần phải phá vỡ sự im lặng đó. Trong trường hợp ngược lại, sự im lặng kéo dài quá 30 giây dễ làm người đối thoại xa rời chủ đề của câu chuyện.

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Kỹ năng phản ánh lại: Sau khi nghe người đối thoại trình bày một vấn đề nào

đó, chúng ta có thể diễn đặt câu hỏi về nội dung vừa nghe được theo cách hiểu của bạn như “Theo tơi hiểu thì ý anh là… có phải khơng?”. Việc phản ánh lại của chúng ta đến người đối thoại thể hiện chúng ta đã hiểu nội dung đang giao tiếp như thế nào, có cần giải thích, bổ sung gì khơng và thể hiện sự chú ý lắng nghe.

10. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột

Hầu hết mọi người đều có những mâu thuẫn với nhau trong giao tiếp và cơng việc vì xung đột là điều khơng thể tránh. Chỉ cần mỗi chúng ta có nhu cầu khác nhau hoặc tương phản nhau thì xung đột sẽ xảy ra.

Trong từ điển tiếng Việt, xung đột được định nghĩa là sự va chạm, chống chọi nhau do có mâu thuẫn gay gắt. Trong từ điển tiếng Anh, xung đột là sự đối nghịch về quan điểm, ý kiến, cảm xúc hoặc tình trạng chống đối giữa những người, nhóm người hoặc quốc gia với nhau.

Xung đột tâm lý là sự va chạm, mâu thuẫn ở mức độ cao của các xu hướng đối lập nhau trong tâm lý – ý thức của mỗi cá nhân, trong quan hệ qua lại giữa các cá nhân hay các nhóm người, nó biểu hiện trong các trải nghiệm cảm xúc kèm theo những chấn động về tình cảm (thường là những cảm xúc âm tính: bực bội, khó chịu, căm giận,...) (Dương Thủy Nguyên, 2016).

“Xung đột tâm lý trong giao tiếp” là sự va chạm, không tương hợp về những

nhu cầu, lợi ích, nhận thức, đời sống tình cảm và những vấn đề khác liên quan đến tâm lý con người; được hình thành bởi sự tương tác giữa chủ thể với chủ thể thông qua hoạt động giao tiếp và có kèm theo những trải nghiệm cảm xúc (thường là cảm xúc âm tính) (Dương Thủy Nguyên, 2016).

10.1. Kỹ năng và thái độ giải quyết xung đột giữa nhiều người

Khi chúng ta là người chứng kiến những người xung quan xung đột và mong muốn giải quyết xung đột này, chúng ta có thể giải quyết xung đột như sau

Bước 1 (tách nhiều người ra): Yếu tố gây phát triển sự xung đột sau khi xung

đột xuất hiện là do thái độ được biểu hiện qua nét mặt và giọng nói. Khi ta tách mỗi người một nơi để xóa đi ảnh hưởng của giọng nói và hình ảnh. Khơng nhìn thấy mặt, khơng nghe thấy giọng của đối thủ, họ sẽ đỡ tức giận.

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

Hình 4.4 - Bước 1 trong giải quyết xung đột giữa nhiều người

Bước 2 (mời họ ngồi xuống): Lúc xung đột, ai cũng sấn sổ xông vào đối thủ,

đang ngồi cũng bật dậy. Để giúp họ lấy lại bình tĩnh, tốt nhất ta nên cho họ ngồi dựa lưng vào ghế. Trong tư thế thả lỏng, các cơ sẽ giãn ra. Khi đó họ sẽ cảm thấy thoải mái và bình tĩnh hơn.

Bước 3 (mời họ uống 1 cốc nước): Lúc tức giận, người xung đột thở rất

nhanh. Để bình tĩnh phải điều chỉnh cho nhịp thở chậm lại, chúng ta mời họ uống nước và nhắc họ uống nước từng ngụm. Điều này sẽ giúp họ thở chậm lại.

Bước 4 (lắng nghe tích cực): Sau khi họ bình tĩnh lại, chúng ta hãy đặt câu hỏi

và lắng nghe. Tuy nhiên, ta khơng nên tị mị vấn đề riêng tư. Khi họ chia sẻ, chúng ta chỉ nên tham gia bằng các cử chỉ như gật đầu, tay và nét mặt biểu cảm. Về ngôn từ, chúng ta nên nhắc lại những từ chốt quan trọng, dùng tiếng đệm, tiếng đế (như dạ, vâng ạ, ừ, à...) và những thán từ (như thế á, thật không, úi giời ơi...). Ta cũng có thể đặt câu hỏi để họ nói lên cảm xúc và tường thuật lại sự việc. Tránh khuyên bảo như “anh nên làm như thế này, nên làm như thế kia”, tránh thắc mắc “tôi không hiểu tại sao anh lại làm như vậy”, đánh giá “Trời ạ, có thế thơi mà cũng phải cãi nhau” hoặc khơng được kích thích sự xung đột như “Tơi mà là anh thì tơi cho nó vỡ mặt”. Khi họ cần giải pháp, ta chỉ nên đặt câu hỏi để định hướng giúp họ tự tìm ra câu trả lời.

Bước 5 (đặt câu hỏi để tự đưa giải pháp): Khi họ cần giải pháp, ta chỉ nên đặt

câu hỏi để định hướng giúp họ tự tìm ra câu trả lời. Ta khơng thể thay họ giải quyết vấn đề, nếu cần ta chỉ hỗ trợ và giúp đỡ một phần.

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

10.2. Kỹ năng và thái độ giải quyết xung đột của bản thân

Khi chúng ta là thành viên liên quan trong quá trình xung đột, chúng ta có thể giải quyết xung đột như sau

Hình 4.5 - Giữ bình tĩnh khi xảy ra xung đột

Nguồn:

Bước 1 (giữ bình tĩnh): Chúng ta hãy nghỉ giải lao và đếm đến 10 để tách bản

thân ra khỏi cảm giác và suy nghĩ của mình. Tập trung vào con số và ý muốn hình thành khơng gian yên bình khi bạn đếm ngược từ 10 về 1. Lặp lại phương pháp này cho đến khi tâm trí bạn trở nên bình tĩnh hơn. (Jennifer Anne Brown & Pam Provonsha Hopkins, 2008)

Bước 2 (hít thở thư giãn): Ngồi với tư thế thoải mái và đặt tay trên bụng, hít

thở sâu khơng khí vào bụng và thở ra hồn tồn. Chúng ta dành thời gian hít thở sâu, cung cấp đầy đủ khí oxy cho não bộ và làm chậm nhịp tim. Bằng cách này, chúng ta có thể phản ứng với sự tức giận hoặc khó chịu theo cách hữu ích hơn và với tinh thần tỉnh táo hơn.

Bước 3 (tách bản thân ra khỏi tình huống buồn bực): Nếu mâu thuẫn liên

quan đến người khác, chúng ta nên hít thở một chút, giải thích một cách nhanh chóng rằng bạn đang khó chịu (mà khơng đi vào chi tiết) và quay mặt bước đi. Chúng ta có thể nói một điều gì đó như "Vào lúc này, tơi đang rất bực mình và tơi cần phải nghỉ giải lao. Tôi sẽ đi dạo một chút". Chúng ta có thể ở một mình trong vịng ít nhất là 10 phút để tập trung vào việc hít thở hoặc bật một vài bài nhạc êm dịu. Phương pháp này sẽ giúp hình thành khơng gian riêng để bộ não đối phó với cảm xúc, và đồng thời cho phép chúng ta kiểm sốt tình huống.

Bước 4 (nhìn nhận suy nghĩ của bản thân): Chúng ta nên chú ý đến tư duy

tiêu cực về tình huống xung đột. Chúng ta chấp nhận tình trạng đang buồn bã và nó là

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

cảm xúc tự nhiên của con người. Chúng ta nên cho phép bản thân cảm nhận sự không vui trước vấn đề đang khiến bạn thất vọng. Bằng cách này, bạn sẽ thành thật hơn với chính mình và có thể giúp bản thân bình tĩnh lại.

Bước 5 (cười vang): Chúng ta tìm kiếm một bức ảnh hài hước, suy nghĩ về câu

chuyện cười hoặc nghe bản nhạc yêu thích; và ngừng cố gắng giải quyết mâu thuẫn. Khi đó, chúng ta sẽ lấy lại bình tĩnh và trở nên phấn chấn hơn để có thể duy trì sự bình tĩnh và đưa ra lựa chọn lành mạnh về cách để đối phó với sự khó chịu.

Bước 6 (thay đổi tư duy): Chúng ta nên thay đổi suy nghĩ tiêu cực thành tích

cực. Cách này sẽ giúp cải thiện tâm trạng, chống lại cảm giác khó chịu hoặc thất vọng, và duy trì sự bình tĩnh.

11. Kỹ năng đặt câu hỏi

Trong quá trình giao tiếp, chúng ta cần đặt những câu hỏi để làm quen, mở ra nội dung giao tiếp, làm rõ vấn đề nào đó,… Tuỳ theo mục đích và tình huống giao tiếp, chúng ta cần đưa ra những câu hỏi hợp lý và sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi một cách hợp lý.

11.1. Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp * Dùng câu hỏi để thu thập thông tin

Khêu gợi hứng thú ở người đối thoại: Chúng ta cần thể hiện thái độ nhã nhặn,

lịch sự và tỏ ra biết ơn người đối thoại về những gì họ đã cung cấp, để họ cảm thấy vui. Ngoài ra, bạn cần vận dụng kỹ năng lắng nghe để người đối thoại thêm hứng thú.

Hình 4.6 - Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Nguồn:

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

Nên bắt đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời: chúng ta mở đầu bằng một câu hỏi

dễ trả lời sẽ làm cho người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin và muốn trả lời những câu hỏi tiếp theo của bạn. Câu hỏi dễ là câu hỏi đó đã có sẵn thơng tin, có thể lựa chọn nhiều thông tin khác nhau cho câu trả lời đó.

* Dùng câu hỏi để tạo khơng khí tiếp xúc (câu hỏi tiếp xúc)

Loại câu hỏi này được dùng khi mới bắt đầu gặp gỡ, thường đi kèm với lời chào để tạo khơng khí thoả mái, cởi mở, tự tin lẫn nhau cho cuộc tiếp xúc.

Ví dụ: Chào bác! Bác có khoẻ khơng, cơng việc của bác tốt chứ? Chào anh! Anh đến từ khi nào?

* Dùng câu hỏi kích thích và định hướng tư duy

Khi muốn người đối thoại suy nghĩ về một vấn đề nào đó, bạn có thể dùng câu hỏi. Câu hỏi loại này thường không đòi hỏi người đối thoại trả lời mà nhằm thu hút sự chú ý của họ, buộc họ suy nghĩ về những vấn đề mà bạn đặt ra. Nó thường được các diễn giả và giáo viên khi mở đầu bài diễn thuyết hoặc bài giảng.

Ví dụ: “Nhiều người trong số các bạn đã từng yêu, đang u. Tình u thật là kỳ diệu phải khơng các bạn? Nhưng đã bao giờ các bạn tự hỏi mình rằng, tại sao con người yêu nhau chưa? Đã bao giờ các bạn băn khoăn, tại sao có những mối tình khởi đầu rất đẹp nhưng kết cục lại khơng được như vậy chưa? Bài nói chuyện của tôi hôm nay sẽ giúp các bạn giải đáp một phần những thắc mắc đó”.

* Dùng câu hỏi để đưa ra một lời đề nghị

Trong trường hợp này, câu hỏi được đưa ra là một đề xuất, một ý kiến nhằm thăm dị cách thốt ra khỏi một tình huống nào đó. Câu hỏi mang tính đề nghị cũng là một thủ thuật tinh tế để giải quyết những xung đột hoặc căng thẳng và làm cho cuộc tiếp xúc có hiệu quả hơn.

Ví dụ: Đang tranh luận nhau một vấn đề gì đó rồi dẫn đến rất căng thẳng. Một trong hai người đã nhận ra vấn đề này và muốn thay đổi khơng khí: “À! Ở đây có một quán cà phê rất nổi tiếng, bây giờ chúng ta ra đó để ngồi một chút đi”

* Dùng câu hỏi để giảm tốc độ nói của người khác

Trong trường hợp khi người đối thoại cứ thao thao bất tận, bạn có thể làm giảm tốc độ nói của họ bằng cách đặt ra cho họ những câu hỏi nhất định.

* Dùng câu hỏi đề kết thúc vấn đề

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

Khi bạn muốn kết thúc câu chuyện mà không làm phật ý người đối thoại, bạn có thể dung câu kết thúc vấn đề.

Ví dụ: Chúng ta đã gặp nhau và tâm sự với nhau rất nhiều điều thật bổ ích, thỉnh thoảng chúng ta lại gặp nhau nhé. Bây giờ, chúng ta về thôi.

11.2. Những lưu ý khi đặt câu hỏi trong giao tiếp

Hãy lấy những câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau đó là những câu cần hỏi. Nếu còn thời gian, chúng ta mới đặt những câu hỏi nên hỏi (câu hỏi nên hỏi là những câu mang tính chất tìm hiểu thêm);

Hãy tập hỏi những câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vấn đề, tốt nhất mỗi một vấn đề là một câu hỏi;

Không nên hỏi q nhiều, khơng hỏi những câu hỏi mang tính thách đố;

Khi đặt câu hỏi, chúng ta nên hỏi đúng người thì câu trả lời sẽ mang lại những thơng tin bổ ích;

Câu hỏi đưa ra cần đúng lúc, đúng chỗ. Đừng ngắt lời của người nói và có thái độ tơn trọng người nói;

Có thái độ tự tin, bình tĩnh, tơn trọng, lịch sự khi đặt câu hỏi.

12. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ hiệu quả

Giao tiếp phi ngôn từ là một bộ phận quan trọng trong quá trình giao tiếp của con người. Nó bao gồm việc sử dụng những tín hiệu trực quan như ngơn ngữ cơ thể (cử chỉ), khoảng cách (khơng gian giao tiếp), tính chất vật lý của giọng nói và tiếp xúc (xúc giác). Nó cịn có thể bao gồm thời gian (sự sử dụng thời gian) và trực quan (giao tiếp bằng mắt và các hoạt động nhìn khi nói và lắng nghe, tần số của ánh mắt, sự giãn nở của đồng từ, hình mẫu cố định và tỉ lệ chớp mắt). Theo nghiên cứu của nhiều nhà khoa học, quá trình giao tiếp hàng ngày bao gồm ba yếu tố (ngôn ngữ, phi ngôn ngữ và giọng điệu). Ngôn ngữ đóng góp 7%, giọng điệu chiếm 38% và yếu tố phi sở hữu được 55% trong việc tác động đến người giao tiếp (A. Mehrabian, 1972).

Theo (M. Knapp, 1972), giao tiếp phi ngôn từ hàm chỉ các hành động hoặc các biểu hiện ngồi ngơn từ. Các hành động hoặc biểu hiện vốn có ý nghĩa được chia sẻ về mặt xã hội đó được gửi đi một cách có chủ đích hoặc được diễn giải có chủ đích và được gửi đi hoặc tiếp nhận một cách có ý thức. [...] Giao tiếp phi ngơn từ là một thuật ngữ để miêu tả tất cả các sự kiện giao tiếp vượt lên trên ngôn từ khẩu ngữ và bút

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

ngữ.

Giao tiếp phi ngôn từ là ngôn ngữ “im lặng”, bao gồm việc sử dụng cử chỉ, diện hiện trên khuôn mặt, nhãn giao (tiếp xúc ánh mắt) và khoảng cách đối thoại. (D.R. Levine & M.B. Adelman, 1993)

Giao tiếp phi ngơn từ bao gồm tồn bộ các bộ phận của thơng điệp khơng được mã hóa bằng từ ngữ (J. Dwyer, 2000).

Giao tiếp phi ngơn từ là tồn bộ các bộ phận kiến tạo nên giao tiếp không thuộc mã nguồn từ, có nghĩa là khơng được mã hóa bằng từ ngữ nhưng có thể thuộc về cả hai kênh ngôn thanh và phi ngôn thanh. Nó bao gồm các yếu tố cận ngơn (phi ngơn từ - ngôn thanh) như tốc độ, cường độ,…; các yếu tố ngoại ngôn (phi ngôn từ - phi thanh) thuộc ngôn ngữ thân thể như cử chỉ, dáng điệu,…; thuộc ngôn ngữ vật thể như áo quần, trang sức,… và thuộc ngôn ngữ môi trường như khoảng cách đối thọa, địa điểm giao tiếp,… (Nguyễn Quang, 2007)

Vì vậy, giao tiếp phi ngơn ngữ có thể miêu tả một thơng điệp với cả giọng điệu và ký hiệu cơ thể và cử chỉ chính xác. Nó bao gồm những đặc trưng vật lý, cử chỉ và ký hiệu có ý thức hay vô thức, sự giao thoa của không gian cá nhân. Tuy nhiên, giao tiếp phi ngôn từ thường đi kèm với lời nói nhằm làm tăng ý nghĩa, củng cố và làm rõ thông điệp.

12.1. Giọng nói

Giọng nói phản ánh chân thực cảm xúc và tình cảm của người nói nên sức truyền cảm to lớn. Khi giao tiếp bằng ngơn ngữ nói, cách phát âm chuẩn, rõ ràng, âm của giọng nói và tốc độ nói ảnh hướng đến hiệu quả trong quá trình giao tiếp. Những yếu tố này bị chi phối bởi những đặc điểm về giới tính, cấu tạo thanh quản và môi trường ngôn ngữ của mỗi người.

* Rèn luyện một phong thái tốt khi nói

Nói to hơn

Trong quá trình nói, mọi người phải nghe được nội dung đang giao tiếp nên hãy nói to. Nếu chúng ta nói thầm thì, lẩm bẩm hoặc cúi đầu khi nói thì bạn sẽ bị người khác nói át đi hoặc phớt lờ. Tuy nhiên, điều đó khơng có nghĩa là hét lên, nên điều chỉnh âm lượng tùy vào tình huống.

Nói chậm lại

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

Nói quá nhanh là một thói quen xấu và khiến người nghe khó theo kịp hoặc thậm chí khơng hiểu nội dung đang giao tiếp. Điều đó sẽ dễ làm mọi người mất tập trung và khơng lắng nghe. Do đó, người nói cần điều chỉnh tốc độ bằng cách nói chậm hơn và ngắt giọng giữa các câu. Điều này giúp nhấn mạnh những điều mà chúng ta đang truyền đạt, đồng thời dành thời gian để thở. Tuy nhiên, chúng ta khơng nên nói q chậm. Nói q chậm sẽ khiến người nghe cảm thấy đơn điệu, họ có thể mất kiên nhẫn và không tập trung nữa. Tốc độ nói lý tưởng là khoảng 120 đến 160 từ một phút. Nếu đang thuyết trình, nên điều chỉnh tốc độ tùy vào nội dung những gì đang nói – nói chậm có thể giúp nhấn mạnh một ý, trong khi nói nhanh hơn có thể gây ấn tượng về sự say mê và nhiệt thành. (Toastmasters International, 2011)

Phát âm rõ

Nói rõ ràng là điều quan trọng nhất trong việc cải thiện giọng nói. Chúng ta phải thật tập trung từng từ nói ra – phát âm trịn trịa và phát âm đúng. Khi nói, chúng ta nên mở miệng, thả lỏng môi, giữ lưỡi và răng đúng vị trí khi nói chuyện. Điều này loại bỏ hoặc sửa được tật nói ngọng. Ban đầu, chúng ta sẽ cảm thấy không quen, khi liên tục luyện tập phát âm đúng thì sẽ cảm thấy tự nhiên.

Tập thở sâu

Thở sâu là điều cần thiết để có giọng nói trịn trịa và đầy đặn. Phần đông mọi người thở quá nhanh và nông trong khi nói, kết quả dẫn đến là nói giọng mũi và khơng tự nhiên. Hơi thở cần phải từ cơ hồnh, khơng phải từ ngực. Để biết mình thở có đúng hay không, bạn đặt nắm tay lên bụng, ngay bên dưới xương sườn cuối cùng. Nếu thở đúng, bạn sẽ cảm thấy bụng phồng lên, đồng thời vai nhơ lên hạ xuống khi hít thở.

Tập thở bằng cách hít sâu để khơng khí tràn vào đầy bụng. Hít vào trong 5 giây, sau đó thở ra trong 5 giây nữa. Làm quen với phương pháp hít thở này, sau đó cố gắng áp dụng vào cách nói hàng ngày của bạn. Nhớ rằng tư thế ngồi hoặc đứng thẳng, cằm nâng cao và vai đưa về sau sẽ giúp bạn thở sâu hơn và dễ dàng nói to hơn. Tư thế này cũng tạo vẻ tự tin cho bạn trong khi nói.

Cố gắng hít thở sau mỗi câu nói – nếu áp dụng phương pháp thở sâu, bạn sẽ có đủ khơng khí để nói hết câu kế tiếp mà khơng phải dừng lại để thở. Điều này cũng giúp người nghe có thể theo kịp những điều bạn đang nói.

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

Thay đổi âm sắc

Âm sắc của giọng nói thực sự có thể tác động đến chất lượng lời nói và tác động cả đến người nghe. Âm sắc run run, lên xuống thất thường sẽ gây cảm giác hồi hộp, trong khi âm sắc đều đặn nghe bình tĩnh và thuyết phục hơn (Lisa B. Marshall, 2010). Chúng ta có thể tập kiểm sốt âm sắc của mình bằng cách ngân nga một giai điệu, hoặc đơn giản đọc to một đoạn văn.

Tập đọc to

Nhịp điệu và âm lượng là điều cần thiết trong việc tập phát âm. Chọn một đoạn trong sách hoặc tạp chí hoặc bài phát biểu nổi tiếng và đọc to lên. Đồng thời, đứng thẳng, thở sâu và mở to miệng khi nói. Đứng trước gương nếu chúng ta thấy điều này là hữu ích, tiếp tục thực hành đến khi hài lịng với giọng nói của mình. Sau đó, chúng ta cố gắng áp dụng kỹ thuật này khi nói chuyện hàng ngày.

Mỉm cười khi nói

Mọi người sẽ ưu ái hơn khi đánh giá bạn và những lời bạn nói nếu giọng của bạn cởi mở, thân thiện và khích lệ (ngược với giọng hung hăng, mỉa mai hoặc đơn điệu). Để có giọng nói thân thiện và nồng ấm là mỉm cười khi nói chuyện. Chúng ta không nên cười toe toét, nhưng chỉ cần hai mép hơi nhích lên là giọng nói của bạn sẽ nghe hấp dẫn hơn (ngay cả khi nói qua điện thoại).Tuy nhiên, không mỉm cười khi đang thảo luận về một vấn đề nghiêm túc. (Linda Lowen, 2016)

12.2. Nụ cười, nụ hơn trong giao tiếp

Hình 4.7 - Nụ cười trong giao tiếp

Nguồi:

* Nụ cười trong giao tiếp

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

Nụ cười là một phương tiện giao tiếp quan trọng chứa đựng nhiều nội dung phong phú. Nụ cười biểu hiện thái độ, tình cảm và nét tính cách của con người. Nụ cười là một biểu hiện văn minh và thể hiện sự truyền đạt thông tin.

Luyện tập nụ cười trong giao tiếp

Luyện tập trước gương: Luyện tập bằng cách mỉm cười khi chúng ta ở một

mình, trong nhà tắm, trên giường ngủ, trong xe. Bằng cách này, chúng ta sẽ ít cảm thấy ngượng ngùng hơn. Vào mỗi buổi sáng, hãy nhìn vào gương và mỉm cười với chính mình. Tập trung vào việc biến nụ cười trở nên tự nhiên hơn bằng cách sử dụng đôi mắt.

Luyện cười trước gương Suy nghĩ về kỷ niệm hạnh phúc

Hình 4.8 - Luyện tập nụ cười trong giao tiếp

Nguồn: Suy nghĩ về kỷ niệm hạnh phúc hoặc về sự yêu mến một người nào đó: Hãy

dành một vài phút để nhớ về kỷ niệm hạnh phúc hoặc về gương mặt của người mà chúng ta yêu mếm. Những hình ảnh tinh thần tích cực này sẽ giúp cải thiện tâm trạng của bạn và giúp bạn cười một cách tự nhiên hơn.

Tìm kiếm sự trợ giúp của người khác: Với mục đích luyện tập nụ cười, người

bạn sẵn sàng giúp đỡ chúng ta có thể là người yêu, bạn thân hoặc đồng nghiệp gần gũi. Chúng ta thiết lập những tín hiệu nhỏ như một cái nháy mắt hoặc một cử chỉ tay tinh tế để có thể giao tiếp với nhau từ xa trong một căn phịng đơng đúc.

Lựa chọn tác nhân kích thích nụ cười: Tác nhân kích thích nụ cười có thể là

một câu nói hoặc một từ ngữ cụ thể (như "làm ơn" hoặc "cảm ơn"), một mẩu giấy ghi chú được dán trên màn hình máy vi tính, mặt cười, tiếng chng điện thoại hoặc tiếng cười của người khác. Khi chúng ta đã lựa chọn tác nhân kích thích, chúng ta phải nỗ lực mỉm cười mỗi khi bắt gặp tác nhân này.

</div>Trang 23<div class="page_container" data-page="23">

Viết nhật ký về nụ cười: Hãy dành một ít phút vào cuối ngày để viết mô tả

ngắn gọn về những khoảng khắc khiến chúng ta cười và lý do của nụ cười đó. Theo thời gian, chúng ta nhận thức được khuôn mẫu, sự tương tác và những sự kiện đem lại nụ cười chân thật trên khuôn mặt.

Luyện tập cơ mặt: Thả lỏng cơ mặt bằng cách thực hiện các bài tập liên quan

đến việc co giãn và thư giãn cơ để giúp chúng ta sở hữu nụ cười tự nhiên. Chúng ta có thể luyện tập như sau: Dùng một cây bút chì và đặt vào giữa mơi. Mở miệng và để bút chì nằm giữa hai hàm răng, xa hết mức có thể. Cắn nhẹ bút chì để giữ ngun vị trí của nó và giữ tư thế này trong 30 giây. Thực hiện một lần mỗi ngày.

Đem lại hạnh phúc cho bản thân

- Mỗi khi bạn hình thành suy nghĩ tiêu cực, hãy nhắc nhở bản thân về những điều tốt đẹp trong cuộc sống;

- Lựa chọn loại nhạc giúp chúng ta cảm thấy yêu đời và tràn trề năng lượng; - Tránh xa những người tiêu cực và xây dựng xung quanh mình những người vui vẻ và những người có suy nghĩ tích cực;

- Theo đuổi sở thích giúp bạn thư giãn như tập yoga, chèo thuyền,… và tạo hứng thú cho cuộc sống bằng cách thỉnh thoảng thực hiện những điều tự phát;

- Dành thời gian mỗi ngày để làm một việc tốt sẽ khiến chúng ta cảm thấy tốt hơn về bản thân như đóng góp nhỏ cho quỹ từ thiện, giữ cửa thang máy cho ai đó, mua cà phê cho người khác,…

* Nụ hôn trong giao tiếp

Một nụ hôn ngọt ngào luôn ẩn chứa những cảm xúc bên trong của chúng ta và khơng cần nói thành lời. Dù chỉ là một nụ hôn đơn giản cũng ẩn chứa những cảm xúc tuyệt diệu nhất. Mỗi nụ hôn đều chứa đựng những suy tư và những thông điệp khác nhau.

Hôn lên trán: là nụ hôn của ba mẹ hay chỉ là nụ hôn bạn bè. Người lớn tuổi

thường hôn lên trán người nhỏ tuổi hơn. Tuy nhiên, khi chàng hơn lên trán một cơ gái có nghĩa là chàng có tình cảm với cơ gái ấy. Đây là tình cảm ở giai đoạn đầu, nhằm tỏ ý thăm do tình cảm của cơ gái với chàng.

Hơn lên môi: là nụ hôn ngọt ngào nhất. Nụ hôn hơi thể hiện tình cảm trên mức

tình bạn và tiến đến một tình u.

</div>Trang 24<div class="page_container" data-page="24">

Hơn lên tóc: Một nụ hơn lên tóc thể hiện tình cảm yêu mến với người được

hơn. Nếu một chàng trai muốn hơn lên mái tóc bồng bềnh của cơ gái thì có nghĩa là rung động với cô gái. Đặc biệt nụ hôn này khơng bao giờ xuất hiện trong tình bạn.

Hơn lên má: là nụ hơn lững chững ở giữa tình u và tình bạn. Hơn lên cổ: Đây là nụ hơn dành cho những cặp đôi yêu nhau.

Hôn lên tay: Đây là nụ hôn tôn trọng và lịch sự của người đàn ông ngưỡng mộ người

phụ nữ đang ở trước mặt. Đây là nụ hôn đơn thuần giữa những người bạn, là nụ hôn lần đầu gặp mặt hay sau khi chào tạm biết với người khác giới.

12.3. Giao tiếp mắt

Đơi mắt được ví như cửa sổ tâm hồn. Chúng hé lộ cho ta nhiều điều và là thứ ngơn ngữ chính xác vì truyền tải được những diễn biến nội tâm con người. Đôi mắt làm nhiệm vụ truyền và nhận thông tin như phản đối, chấp nhận; giận dữ, yêu thương; cởi mở, e dè; nghi ngờ, bối rối, chán nản,… (Carol Kinsey Goman, 2012). Giao tiếp bằng mắt đạt hiệu quả cao nhất khi cả hai bên đều nhận ra những cảm xúc thực sự. Theo nghiên cứu của Stephen Janik và Rodney Wellens (trường Đại học Miami), 12.6% sự thu hút của một người được tạo ra ở miệng và đến 43.4% được tạo bởi đơi mắt.

Hình 4.9 - Giao tiếp mắt

Nguồn:

* Những lưu ý khi giao tiếp mắt

- Khi nói chuyện, hãy nhìn thẳng vào người đối diện, song đừng nhìn chằm chằm. Thỉnh thoảng hãy đưa mắt nhìn phạm vi xung quanh họ để giảm tải căng thẳng cho cả hai. Không đảo mắt liên hồi, nhìn xéo sang một người trong khi nói chuyện với người khác.

</div>Trang 25<div class="page_container" data-page="25">

- Không đá lơng nheo với người khác giới, trừ khi đó chỉ là cử chỉ hài hước bạn tạo ra cho mọi người vui vẻ.

- Đừng nên nhìn vào khuyết điểm trên thân thể của người đang giao tiếp vì gợi lên những ý nghĩ tiêu cực đầu họ.

- Khi nhờ vả ai đó, trong khi chờ họ ra quyết định, khơng nên nhìn chằm chằm vào họ. Vơ tình ánh mắt của bạn lại tạo áp lực bắt họ phải đồng ý giúp đỡ bạn.

* Kỹ thuật giao tiếp mắt

Laura Benyik (chuyên gia ngôn ngữ cơ thể đến từ Phần Lan) đã phân chia việc giao tiếp bằng mắt thành 3 kỹ thuật ánh mắt khác nhau (ánh nhìn trong giao tiếp xã hội, ánh nhìn trong giao tiếp kinh doanh và ánh nhìn trong giao tiếp thân mật). (Trâm Lê, 2015)

Ánh nhìn trong giao tiếp kinh doanh

Khi nhìn một người nào đó, ánh mắt của chúng ta không bao giờ nên nhìn xuống thấp hơn mũi của họ. Hãy giữ mắt nhìn vào một hình tam giác tưởng tượng trên trán của người đối diện. Sau một khoảng thời gian, chúng ta có thể dịch dần xuống và nhìn vào hình tam giác thứ hai tạo bởi đơi mắt và mũi .

Hình 4.10 - Ánh nhìn trong giao tiếp kinh doanh

Nguồn: Intrenet

Cái nhìn này sẽ tạo ra bầu khơng khí trang trọng. Nếu chúng ta cảm thấy hơi bất an và nghi ngờ đối phương thiếu nghiêm túc, hãy cố gắng áp dụng kiểu ánh nhìn này thường xuyên hơn và nhận thấy thái độ của họ thay đổi tích cực một cách đáng kể. Ánh nhìn trong giao tiếp kinh doanh không được tự nhiên nên không nên áp dụng vào lần đầu tiên tại cuộc họp chuyên nghiệp. Hãy thực hành kiểu tiếp giao tiếp bằng mắt

</div>Trang 26<div class="page_container" data-page="26">

này trong những tình huống xã hội trước khi áp dụng vào những tình huống có tính chất chun nghiệp.

Ánh nhìn trong giao tiếp xã hội

Chúng ta sử dụng kiểu ánh nhìn này khi chúng ta “vẽ” một tam giác tưởng tượng được tạo bởi hai mắt và miệng của đối phương. Đây là một trong những kiêu giao tiếp bằng mắt thông thường và phổ biến nhất. Khi nhìn vào môi của người đối diện, chúng ta thể hiện rằng mình cảm thấy rất hứng thú khi trị chuyện với người đó và mong muốn tìm hiểu nội dung đang được đề cập.

Hình 4.11 - Ánh mắt trong giao tiếp xã hội

Nguồn: Internet

Kiểu ánh nhìn này diễn tả chúng ta có cảm tình với người nói hơn là quan tâm đến bản chất của cuộc trò chuyện. Hãy sử dụng nó khi chúng ta muốn kết bạn, gặp gỡ những người mới hoặc khi nói chuyện với các thành viên trong gia đình.

Ánh nhìn trong giao tiếp thân mật

Ánh nhìn trong giao tiếp thân mật kéo tam giác tưởng tượng đã nêu ở trên dài ra, đi từ đơi mắt - miệng - cho tới tồn bộ cơ thể. Chúng ta thường sử dụng loại ánh nhìn này khi nhìn thấy những gì chúng ta thích hoặc khơng chấp nhận những gì chúng ta thấy. Hãy cẩn thận với kiểu ánh nhìn trong giao tiếp thân mật vì chúng ta thường thực hiện nó một cách vơ thức. Nếu chúng ta khơng có ý định thể hiện sự quan tâm đặc biệt với ai đó thì hãy cố gắng kiểm soát các chuyển động của mắt và sử dụng ánh nhìn trong giao tiếp xã hội hay giao tiếp kinh doanh.

</div>

GIAO TIẾP THÀNH CÔNG NƠI CÔNG SỞ

<b>CHUYÊN ĐỀ 1 : GIAO TIẾP THÀNH CÔNG NƠI CÔNG SỞ </b>

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về