quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần dịch vụ quốc tế ctx

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.07 MB, 56 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨUBẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH

VỤ QUỐC TẾ CTX

Giáo viên hướng dẫn:Sinh viên thực hiện:

TS. MAI THANH HUYỀNPHẠM PHƯƠNG ANHLớp: K56E3

Mã sinh viên: 20D130144

HÀ NỘI – 4/2024

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

LỜI CAM ĐOAN

Em là Phạm Phương Anh xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp “Quản trịquy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Dịch vụ quốc tếCTX” là một sản phẩm em đã nỗ lực nghiên cứu và xây dựng trong quá trình thực tậptại của Công ty Cổ phần Dịch vụ quốc tế CTX.

Trong q trình xây dựng và hồn thiện đề tài khóa luận tốt nghiệp có sự thamkhảo của một số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng dưới sự hướng dẫn và gợi ý của giáoviên hướng dẫn TS. Mai Thanh Huyền. Tất cả số liệu, kết quả trong bài đều do em tựthu thập và thống kê theo giấy tờ, sổ sách từ phòng Xuất nhập khẩu và phịng kế tốncủa cơng ty Cơng ty Cổ phần Dịch vụ quốc tế CTX. Tuyệt đối khơng có sự sao chép từbất cứ tài liệu nào. Một lần nữa, em xin cam đoan về tính chính xác và duy nhất củacác số liệu, nội dung được đề cập trong đề tài nghiên cứu do em thực hiện.

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2024

Sinh viên thực hiệnAnh

Phạm Phương Anh

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

LỜI CẢM ƠN

Để hồn thành bài khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn tới cô Mai Thanh Huyềncùng các thầy cô Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, trường Đại học Thương mại đãtận tình hướng dẫn em trong q trình viết và hồn thành Khóa luận tốt nghiệp.

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX, Ban Giámđốc và các anh chị trong Phòng Kinh doanh đã tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiêncứu, tiếp cận với thực tế, vận dụng những kiến thức đã học để phát huy khả năng sángtạo của mình, đồng thời biết được những nhược điểm để khắc phục, sửa đổi và hoànthành tốt bài báo cáo này.

Tuy nhiên, do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên bàikhóa luận khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiếnđóng góp của q thầy cơ để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN... i

LỜI CẢM ƠN...ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ...vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT... vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU... 1

1.1. Tính cấp thiết của vấn đề đề nghiên cứu... 1

1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu...2

1.3. Mục tiêu nghiên cứu... 3

1.3.1. Mục tiêu tổng quát... 3

1.3.2. Mục tiêu cụ thể... 3

1.4. Đối tượng nghiên cứu...3

1.5. Phạm vi nghiên cứu...3

1.6. Phương pháp nghiên cứu...4

1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu...4

1.6.2. Phương pháp xử lý dữ liệu... 4

1.7. Kết cấu của khóa luận...4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAOHÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN...5

2.1. Một số khái niệm cơ bản...5

2.1.1. Khái niệm giao nhận... 5

2.1.2. Khái niệm người giao nhận...5

2.1.3. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển...5

2.1.4. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuấtkhẩu đường biển...6

2.1.5. Khái niệm về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển... 6

2.2. Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển... 7

2.2.1. Nhận thơng tin hàng hóa và u cầu vận chuyển từ khách hàng... 7

2.2.2. Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến... 7

2.2.3. Lấy booking của hãng tàu tàu và yêu cầu xác nhận của khách hàng... 7

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

2.2.5. Thực hiện thông quan hàng xuất...8

2.2.6. Phát hành vận đơn... 8

2.2.7. Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài...8

2.2.8. Thực hiện lưu hồ sơ xuất khẩu... 8

2.3. Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. 82.3.1. Vai trò quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển...8

2.3.2. Nội dung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển... 9

2.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển tại công ty... 12

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤTKHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ QUỐC TẾCTX...15

3.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX...15

3.1.1. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty...15

3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh và mạng lưới công ty...16

3.1.3. Cơ cấu tổ chức... 16

3.1.4. Nguồn lực của công ty...18

3.1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật...19

3.1.6. Tài chính cơng ty... 20

3.2. Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX...21

3.2.1. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021 - 2023...21

3.2.2. Tình hình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Cơng ty giai đoạn2021 - 2023...24

3.3. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX...26

3.3.1. Lập kế hoạch giao hàng hàng hóa quốc tế bằng đường biển... 26

3.3.2. Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển...27

3.3.3. Giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển...30

3.3.4. Điều hành quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển...31

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

3.4. Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX... 32

3.4.1. Thành công và kết quả đạt được... 32

3.4.2. Hạn chế...33

3.4.3. Nguyên nhân... 33

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆNQUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNGTY CỔ PHẦN DỊCH VỤ QUỐC TẾ CTX...36

4.1. Định hướng phát triển của công ty...36

4.1.1. Triển vọng ngành... 36

4.1.2. Định hướng phát triển... 37

4.2. Giải pháp nâng cao quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.... 38

4.3Kiến nghị...41

4.3.1. Kiến nghị với Nhà nước...41

4.3.2. Kiến nghị với cơ quan ban ngành...42

KẾT LUẬN... 44

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1. Giới thiệu Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX...15Bảng 3.2. Cơ cấu nguồn lực của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX năm 2023...18Bảng 3.3. Cơ sở vật chất của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX... 19Bảng 3.4. Tài chính cơng ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX...20Bảng 3.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTXgiai đoạn 2021 – 2023... 22Bảng 3.6. Doanh thu các dịch vụ chính của CTX giai đoạn 2021 – 2023... 24Bảng 3.7. Sản lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTX giai đoạn 2021 –2023... 24Bảng 3.8. Tỷ trọng các mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTX giaiđoạn 2021 – 2023... 25

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX...17Hình 3.2. Giao diện trang chủ của BASE được CTX sử dụng...26

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT1. Từ viết tắt Tiếng Việt

CTX Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTXHĐKD Hoạt động kinh doanh

2. Từ viết tắt Tiếng Anh

ACEX Associated cargo experts Liên minh các chuyên gia hànghóaCAGR Compound Annual GrowthRate Tốc độ tăng trưởng hằng năm kép

CIF Cost, Insurance, Freight Tiền hàng, bảo hiểm và cước phíCPTPP Comprehensive andProgressive Agreement for

Trans-Pacific Partnership

Hiệp định Đối tác Toàn diện vàTiến bộ xuyên Thái Bình DươngEDO Electronic Delivery Order Lệnh giao hàng điện tử

ETA Estimated time of Arrival Ngày tàu đếnETD Estimated time of Departure Ngày tàu chạy

EU European Union Liên minh châu Âu

EVFTA European-Vietnam Free TradeAgreement Hiệp định thương mại tự do ViệtNam – EU

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

FCL Full container load Hàng nguyên container

FIATA Fédération Internationale desAssociations de Transitaires etAssimilés

Hiệp hội Giao nhận Vận tải quốctế

FOB Free on board Giao hàng trên tàu

GCP Global Credit Pass Chứng nhận cao cấp dành cho cácthành viên của Hiệp hội Logisticstoàn cầu JCtrans

GLA Global Logistics Alliance Liên minh logistics toàn cầuHBL House Bill of Lading Vận đơn nhà

HBL House Bill of Lading vận đơn đường biển được công tygiao nhận vận tải phát hànhJCtrans International FreightForwarders Network Mạng lưới các cơng ty logisticstồn cầu

LCC Local charges Phụ phí tại cảng địa phươngLCL Less than container load Hàng lẻ

LPI Logistics Performance Index Chỉ số hiệu quả logistics quốc giaLSS Low Sulphur Surcharge Phụ phí giảm thải lưu huỳnhMBL Master Bill of Lading Vận đơn chủ

MNF Manifest Hệ thống tiếp nhận chứng từ, giấytờ lô hàngMSDS Material Safety Data Sheet Bảng chỉ dẫn an tồn hóa chất

POD Port of Discharge Cảng dỡ hàng

POL Port of Loading Cảng xếp hàng (cảng đi)

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

RCEP Regional ComprehensiveEconomic Partnership Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàndiện Khu vựcTHC Terminal Handling Charge Phụ phí xếp dỡ hàng hóa tại cảngVGM Verified Gross Mass Tổng khối lượng đã xác minh

VLA Vietnam Logistics BusinessAssociation Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụLogistics Việt NamWTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại Thế giới

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU1.1. Tính cấp thiết của vấn đề đề nghiên cứu

Kinh tế là một hệ thống phức tạp, luôn luôn biến đổi và phát triển theo các quyluật khách quan, ln có sự tương tác, tương phản và tiến bộ giữa các thành phần, cácyếu tố, các lực lượng và các quan hệ kinh tế. Do đó khi có sự phát sinh và phát triểncủa nhu cầu mà đòi hỏi xã hội luôn luôn đổi mới và cải tiến. Trong xu thế đó, ViệtNam đang nỗ lực khơng ngừng mở rộng thị trường, tăng cường hợp tác, tham gia vàocác chuỗi giá trị toàn cầu và nâng cao năng lực cạnh tranh của hàng hóa xuất nhậpkhẩu. Hơn nữa, việc tham gia vào nhiều hiệp định thương mại tự do, khu vực và songphương như CPTPP, EVFTA, RCEP, WTO,... đã giúp Việt Nam giảm thiểu rào cảnthương mại, tận dụng nguồn vốn, kiến thức và công nghệ từ các đối tác quốc tế và thựchiện cam kết và tiêu chuẩn quốc tế. Điều này khiến xuất nhập khẩu Việt Nam trở nênsôi động tạo điều kiện thuận lợi để phát triển các loại hình dịch vụ vận chuyển rộngkhắp phục vụ hoạt động giao thương nội địa cũng như với các khu vực khác trên toàncầu. Đặc biệt, Việt Nam là một quốc gia có đường bờ biển dài khoảng 3.260km từ Bắcxuống Nam, nằm ở vị trí địa lý thuận lợi cho giao thương quốc tế cùng với nhiều cảngbiển lớn và hiện đại giúp cho hình thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển pháttriển mạnh mẽ với nhiều ưu điểm.

Là một công ty logistics ở Việt Nam nên Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTXphát triển rất mạnh hình thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Tuy nhiên trongquá trình thực tập và tìm hiểu, em nhận thấy CTX do là một công ty thuộc dạng vừa vànhỏ, có nguồn vốn hạn chế, mối quan hệ với hệ thống agent quốc tế chưa cao. Màtrong khi các ơng lớn trong ngành đều có những chiến lược cạnh tranh theo ưu thế,tiềm lực và mục tiêu kinh doanh của mình để có thể cung cấp được dịch vụ tốt đáp ứngđược nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, họ xây dựng cho mình mơ hình quản trị quytrình giao hàng khá tồn diện, mang lại hiệu quả và hạn chế rủi ro làm cơ sở làm nênlợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác. Điều này tạo nên áp lực cho CTX,yêu cầu doanh nghiệp hồn thiện và cải tiến mơ hình quản trị quy trình giao hàng xuấtkhẩu từ đó giúp nâng cao nghiệp vụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh của mình nếukhơng muốn bị đào thải khỏi thị trường ln biến đổi khơng ngừng này.

Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị quy trìnhgiao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty là một vấn đề thực tiễn, mang tínhcấp thiết. Từ việc nhìn nhận một cách tổng quát, khoa học sẽ giúp nhìn nhận rõ vấn đề,có cách điều chỉnh những sai sót và cải thiện những ưu điểm, giúp hồn thiện quy trình.

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Vì thế, em xin lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển tại công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX” làm đề tài khóa luận.

1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu càng đóng vai trị quan trọng như: Giúpthúc đẩy hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cao uy tín của cơng ty, giúpgiảm chi phí vốn và tăng giá trị tài sản, nâng cao khả năng tiếp cận thị trường vốn.Chính vì thế, trong những năm qua có rất nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đếnhoạt động này, có thể kể đến như:

Lê Thanh Huyền, Nguyễn Thị Lý (2022), “Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt độnglogistics tại Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế”, tạp chí Kinh tế Châu Á - TháiBình Dương đưa ra được tổng quan về ngành cũng như chỉ ra các yếu tố bên ngoài vàbên trong ảnh hưởng đến hoạt động logistics của Việt Nam.

Nguyễn Thị Kim Tuyền (2022), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giaohàng xuất khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH TBEST CARESHIPPING tại Hà Nội” trường Đại học Thương mại đã đưa ra được hoạt động quản trịquy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH TBESTCARE SHIPPING tại Hà Nội, chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế và nguyên nhân củahạn chế đó, đưa ra những giải pháp để hồn thiện quy trình.

Nguyễn Thị Yến (2023), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển của công ty TNHH ASAP Quốc tế” trường Đại học Thươngmại luận đã đánh giá được những thành công và chỉ ra những vấn đề còn tồn tại tronghoạt động quản trị quy trình của Cơng ty. Từ đó đã đưa ra những đề xuất giải pháp vàkiến nghị đối với Công ty cũng như các ban ngành để cải thiện và hồn thiện hoạtđộng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển một cách chuyên nghiệp,tối ưu và hiệu quả nhất.

Nguyễn Thị Hồng (2023), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giao hàngxuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận Vận tải Quốc tế Hịa Bình”trường Đại học Thương mại đã dựa trên cơ sở lý thuyết phân tích thực trạng và đề xuấtnhững giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế cịn tồn tại của cơng ty cũng nhưmong muốn có thể góp phần nâng cao hiệu quả của quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển của cơng ty trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.

Trần Yến Nhi (2023), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển tại Cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt” trường Đại học Thươngmại phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cùng nhữngkế hoạch và các giải pháp, đề xuất thực hiện mục tiêu dài hạn, hoàn thiện quy trình

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Các nghiên cứu và khóa luận tốt nghiệp nói trên đã đưa ra được các cơ sở lýthuyết và thực tế tương đối sát về mục tiêu nghiên cứu của mỗi bài luận, từ đó đưa rađược những đề xuất giải quyết vấn đề khó khăn của mỗi doanh nghiệp, giúp hồn thiệnquy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Tuy nhiên, các cơng trình kể trênchưa thực sự bám sát vào thực tế doanh nghiệp cũng như bối cảnh kinh tế hiện nay,giải pháp cịn khá chung chung. Chính vì thế u cầu bài luận được đưa ra nghiên cứuvới mục đích hồn thiện quy trình và giải pháp thúc đẩy cho doanh nghiệp.

1.3. Mục tiêu nghiên cứu1.3.1. Mục tiêu tổng quát

Câu hỏi nghiên cứu chính của khóa luận là “Quản trị quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển của Cơng ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX như thế nào?”

Để trả lời được câu hỏi này, mục tiêu chính của bài nghiên cứu là phân tích thựctrạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phầndịch vụ Quốc tế CTX, trên cơ sở đó đưa ra được các hàm ý cho Nhà nước, các cơ quanban ngành và CTX nhằm nâng cao và hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển.

1.4. Đối tượng nghiên cứu

Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quản trị quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

1.6. Phương pháp nghiên cứu

1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp được thu thập trong quá trình thực tập tại công ty, làm việc, quansát cách thức vận hành, ln chuyển thơng tin, phối hợp. Ngồi ra cịn phỏng vấn trựctiếp các anh chị từ các phòng ban khác nhau, tham gia các cuộc họp và xin ý kiến từcác anh chị quản lý từ đó đưa ra các đánh giá khách quan về tình hình hoạt động chungcủa công ty trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.

Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu từ các nguồn như báo cáo tài chính, báocáo kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm cũng như các tài liệu liên quan đếnhoạt động giao nhận của công ty cùng với các dữ liệu tại thư viện trường Đại họcThương mại, website công ty, các trang web của các cơ quan nhà nước.

1.6.2. Phương pháp xử lý dữ liệu

Để phục vụ nghiên cứu, khóa luận sử dụng các phương pháp phân tích số liệubao gồm phương pháp tổng hợp, thống kê, phân tích, so sánh để phân tích chun sâu,có thể đưa ra các đánh giá, nhận xét, chứng minh cho các luận điểm, từ đó đưa ra đượckết luận của vấn đề.

1.7. Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần như: lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ,danh mục từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, khóa luận kết cấu bao gồm 4 chươngnhư sau:

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận chung về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển

Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biểntại Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX

Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao hàngxuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNHGIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1. Một số khái niệm cơ bản2.1.1. Khái niệm giao nhận

Thương mại quốc tế gắn liền với yếu tố khoảng cách địa lý của người mua vàngười bán. Trong quá trình này, việc di chuyển hàng hóa đóng một vai trị vơ cùngquan trọng trong việc đảm bảo thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế. Để cho quá trìnhvận chuyển được bắt đầu - tiếp tục - kết thúc, tức là hàng hóa đến được tay của ngườimua đúng chất lượng, số lượng, thời gian, thì cần thực hiện hàng loạt các cơng việckhác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng,tổ chức xếp/ dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến. Tất cả những công việc nàyđược gọi chung là nghiệp vụ giao nhận - Forwarding. Theo quy tắc mẫu về dịch vụgiao nhận vận tải của liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA): “Giaonhận vận tải là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho,bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liênquan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanhtốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.

2.1.2. Khái niệm người giao nhận

Trong nhiều nước, người giao nhận được gọi bằng nhiều tên khác nhau như “Đạilý hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửi hàng và giao nhận”, “Người vậnchuyển chuyên chính” nhưng dù gọi bằng tên gì đi nữa, người giao nhận vẫn chỉ làngười bán dịch vụ. Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997: “Người làm dịch vụ giaonhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giaonhận hàng hố”. Theo Liên đồn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế - FIATA thì:“Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷthác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là ngườichuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đếnhợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểmhoá...”

2.1.3. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là dịch vụ tập hợp những nghiệp vụ, thủtục liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửihàng(người gửi hàng) đến quốc gia nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khácbằng đường biển.

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

2.1.4. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuấtkhẩu đường biển

Vận đơn đường biển (Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa đường

biển do người vận tải hàng hóa hoặc phía đại diện của họ cấp cho người gửi hàng(shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khiđã nhận được hàng để chuyên chở. Nội dung trên vận đơn ảnh hưởng trực tiếp đếnviệc khai báo hải quan và nhận hàng của cả người xuất khẩu và nhập khẩu, nên cần sựchính xác tuyệt đối.

Thỏa thuận lưu khoang (booking note) là văn bản của người thuê tàu (thường là

nhà giao nhận) gửi cho hãng tàu (người vận tải thực tế), yêu cầu hãng tàu dành chỗtrên tàu để người thuê có thể thuận tiện điền dữ liệu vào các mục: Tên hãng tàu, Tênngười thuê và địa chỉ, Tên hàng hóa, Trọng lượng, thể tích và tính chất hàng hóa, Địađiểm và thời gian bốc, dỡ hàng, Tiền cước và cách trả tiền cước. Sau khi vận đơnđường biển được thuyền trưởng ký phát, vận đơn sẽ thay thế cho booking note, trởthành chứng từ có chức năng là hợp đồng vận tải, điều chỉnh nghĩa vụ và quyền lợi củađơi bên.

Xác nhận khối lượng tồn bộ container (VGM - Verified Gross Mass) là một quy

định trong công ước SOLAS được đưa vào từ năm 2015, quy định VGM được thựchiện bởi ủy ban an toàn hàng hải (MSC) yêu cầu toàn bộ trọng lượng container phảiđược thông báo trước khi bốc xếp lên tàu. Thông tin bắt buộc khai báo VGM: SốBooking vận tải biển của hãng tàu, Số container, Trọng lượng xác minh, Đơn vị đolường, Tên chủ hàng trên MB/L, Người được ủy quyền.

Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping instruction) là chứng từ chứa các thông tin

nhằm hướng dẫn giao hàng của người gửi hàng đến người giao nhận/ người chuyênchở. Các thông tin quan trọng cần được thể hiện trên SI gồm: Ngày và số booking, Têncủa hãng vận chuyển được chỉ định, Tên người gửi hàng (Shipper), Tên người nhậnhàng (Consignee), Tên hàng hóa, Số lượng và loại bao bì hàng hóa, Trọng lượng vàthể tích hàng, Cảng bốc hàng, Cảng dỡ hàng, Thời gian giao hàng, Địa điểm giao hàng,Phương thức thanh tốn cước vận chuyển.

Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) hay bản kê chi tiết hàng hóa là bản liệt

kê các hàng hóa được gửi đi, bản kê cho chủ hàng lập và xuất trình cho người đại diệncủa người vận tải. Nội dung trên bản lược hai hàng hóa thường bao gồm: Tên ngườigửi hàng, Tên hãng tàu, Tên người nhận hàng, Địa chỉ thông báo, Tên hàng hóa, Mãký hiệu, Trọng lượng và thể tích của hàng hóa, Số hiệu vận đơn.

2.1.5. Khái niệm về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm sốt cơng việc vànhững lỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài ngun,để hồn thành các mục tiêu đã định. Theo đó, quản trị quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giaohàng được vận chuyển bằng đường biển giữa hai địa điểm (cảng bốc hàng và cảng dỡhàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an tồn, hiệu quả và chi phí.

2.2. Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển2.2.1. Nhận thơng tin hàng hóa và yêu cầu vận chuyển từ khách hàng

Khách hàng sẽ cung cấp cho nhân viên bộ phận kinh doanh (Sales) đầy đủ thông tinvề điều kiện giao hàng (EXW, FOB, CIF...), mặt hàng xuất khẩu, thông tin về hànghóa (kích thước, trọng lượng), thơng tin cảng đi (POL), cảng dỡ hàng (POD). Qua đó,nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ có thể tư vấn vận chuyển theo hàng lẻ hay hàngcontainer và gửi yêu cầu báo giá cho bộ phận Oversea - Pricing để đáp ứng yêu cầucủa khách hàng.

2.2.2. Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến

Nhân viên bộ phận Oversea - Pricing sẽ nhận báo giá từ nhân viên kinh doanh, sauđó sẽ làm việc với các coloader hoặc hãng tàu dựa trên bảng khai chi tiết hàng hoá (tênhàng, số cân, số kiện…) để xin giá cước và lịch tàu dự kiến. Bộ phận kinh doanh và bộphận Oversea - Pricing sẽ cùng phối hợp lựa chọn phương án vận chuyển, lịch tàu phùhợp với yêu cầu của khách hàng.

2.2.3. Lấy booking của hãng tàu tàu và yêu cầu xác nhận của khách hàng

Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặtchỗ) cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request củakhách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xácnhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi bookingconfirmation. Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽgửi booking cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thơng quan xuấtkhẩu.

2.2.4. Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ

Khách hàng sẽ u cầu cơng ty thực hiện đóng container, kiểm hàng, vận chuyển rakho nếu cần thiết. Khách hàng báo kế hoạch lấy container đóng hàng và kiểm tra hàngtrước khi kẹp chì. Khi đó, nhân viên cảng sẽ phối hợp với đối tác trucking để lên kếhoạch lấy container tại cảng, giao nhận bộ hồ sơ (Packing list, vị trí cấp container, lệnhcấp container, số container, số chì). Sau đó, container có hàng sẽ được hạ bãi tại cảngchờ xuất hàng và hồn thành phí hạ container cho cảng vụ trước thời gian cắt mángclosing time của hàng tàu.

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

2.2.5. Thực hiện thông quan hàng xuất

Nhân viên chứng từ sẽ nhận thông tin và hồ sư từ nhân viên kinh doanh để tiếnhành kê khai hải quan, thơng quan hàng hóa. Sau đó nhân viên giao nhận làm việc trựctiếp với cơ quan hải quan để thơng quan hàng hóa xuất khẩu. Kết thúc q trình làmthủ tục hải quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theokế hoạch của hãng tàu.

2.2.6. Phát hành vận đơn

Dựa vào SI hoặc Packing List, chứng từ liên quan của khách hàng, nhân viên chứngtừ của công ty sẽ làm vận đơn nháp gửi cho khách hàng kiểm tra. Sau khi nhận đượcsự chấp thuận của khách hàng, nhân viên lên bản SI và nộp VGM cho hãng tàu trướcthời gian cut off. Nếu thực hiện qua một coloader khác thì giai đoạn này sẽ do bêncoloader chịu trách nhiệm.

2.2.7. Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài

Nhân viên Oversea - Pricing sẽ nhận pre - alert, bao gồm Shipper/ Consignee(Người gửi hàng/Người nhận hàng), tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA,số vận đơn (HBL,MBL), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill...), hợp đồng,hóa đơn, phiếu đóng gói và gửi mail cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lơ hàngtại cảng đến, đính kèm là bản sao số vận đơn.

2.2.8. Thực hiện lưu hồ sơ xuất khẩu

Nhân viên kinh doanh thông qua từ nhân viên chứng từ, nhân viên Oversea - Pricinglập bộ hồ sơ (chi phí đầu vào, chi phí bán ra, các chứng từ liên quan) và chuyển giaobộ phận kế toán để theo dõi công nợ.

2.3. Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển

2.3.1. Vai trị quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

 Đối với các chủ hàng

Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá quốc tế giúpcho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hoá được giao đi đúnghạn và thu về lợi nhuận. Bên cạnh đó, việc quản trị giúp các doanh nghiệp nắm bắttình hình hàng hố của mình trong quá trình vận chuyển cũng như theo dõi các đối táccó làm đúng như hợp đồng hay không.

 Đối với người chuyên chở

Thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hố giúp hồn thànhhợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận.

 Đối với người nhận hàng

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hố giúp nhậnđược hàng hoá đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sảnxuất kinh doanh các nhà sản xuất cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàngtrong nước. Ngoài ra, cũng giúp họ hạn chế các chi phí phát sinh, đảm bảo kế hoạchcủa công ty, đảm bảo thực hiện tốt và mang lại lợi nhuận đúng với kỳ vọng của doanhnghiệp.

2.3.2. Nội dung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.3.2.1. Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một tập hợp các nghiệp vụtương đối phức tạp, cần sự chính xác về thời gian, thơng tin trên chứng từ,....Bên cạnhđó, q trình này cũng có sự tham gia và chịu trách nhiệm của rất nhiều bên như ngườigiao nhận, chủ hàng, hải quan....Mỗi đối tượng lại có trách nhiệm và nhiệm vụ tại từngthời điểm tương đối khác nhau. Việc lập kế hoạch sẽ giúp định hướng cho các hoạtđộng trong quá giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, giúp cho tất cả các bên tham gianắm được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Từ đó có thể phân bổ và sử dụng nguồnlực một cách hiệu quả, tránh các sai sót trong q trình thực hiện. Ngoài ra, đây cũnglà bước ban đầu xác nhận nhiệm vụ và trách nhiệm của các bên, giúp các nhà quản trịtriển khai các tiêu chuẩn đánh giá quá trình giao nhận vận chuyển, đưa ra các quyếtđịnh để cải tiến và có cơ sở đánh giá trình độ nhân viên, cũng như xác định tráchnhiệm của các bên trong mỗi tình huống.

Việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại các công ty giao nhận phụ thuộcvào cả những yếu tố bên ngoài cũng như khả năng nội tại của doanh nghiệp. Vì vậy,khi lập kế hoạch cho quy trình xuất khẩu cần căn cứ vào một số yếu tố sau:

Thư nhât, căn cư vào nhu câu vận chuyển và hợp đông vận chuyển cua kháchhàng. Mỗi loại hàng, điều kiện mua hàng, yêu cầu của từng chủ hàng mà kế hoạch vận

chuyển hàng cũng cần khác nhau. Cần lưu ý các thông tin như loại hàng, thời gianhàng hoàn thiện, thời gian giao hàng dự kiến, thời gian nhận hàng dự kiến, yêu cầu củakhách hàng về phương thức và thời gian vận chuyển, cách thức đóng gói hàng hóabằng container hay vận chuyển hàng lẻ ( FCL hay LCL)...Từ những thông tin này,doanh nghiệp giao nhận sẽ hiểu được nhu cầu của khách hàng để chuẩn bị nguồn lực

phù hợp. Thư hai, căn cư vào khối lượng và đặc điểm cua hàng hóa nhà giao nhận cóthể tư vân phương án vận chuyển cho các chu hàng. Mỗi loại hàng hóa lại có đặc điểm

khác nhau, kéo theo đó các yêu cầu về điều kiện bảo quản, nhu cầu xếp dỡ cũng khácnhau. Những loại hàng hóa cần bảo quản lạnh như hàng nơng sản cần sử dụng cáccontainer lạnh với điều kiện nhiệt độ thích hợp, các loại hàng hóa cần sự chính xáctuyệt đối về hàng hóa như các vịng bi được gia cơng cho máy móc cần có phương án

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

chèn lóp hạn chế sự biến đổi hình dạng hàng hóa trong q trình vận chuyển.... Thư ba,căn cư vào điêu kiẹn thưc tê cua doanh nghiẹp như tình hình nhân sự, tài chính, cơ sở

vật chất, mức độ chịu được rủi ro, tính phức tạp của từng loại hàng để phân bố nhân sựphù hợp, cũng như xác định doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay

khơng, từ đó lên phương án giao hàng phù hợp, giữ được uy tín của doanh nghiệp. Thưtư, căn cư vào điêu kiẹn thị trường giao nhận hàng hóa xuât khẩu. Người giao nhận

cần nắm rõ tình hình thị trường như khả năng thay đổi giá vận chuyển, tình hình đìnhcơng tại các cảng biển, các cảng có lượng hàng hóa nhiều dễ bị tắc cảng, các hãng tàudễ bị delay, roll tải... từ đó đưa ra các cảnh báo cho khách hàng, cũng như lựa chọnphương án vận chuyển phù hợp.

2.3.2.2. Tổ chức giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển

Sau khi hoàn thiện việc lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu, công ty giao nhận cầntiến hành giao hàng xuất khẩu theo các bước sau:

Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải.Bước 2: Tiến hành giao hàng hóa tại địa điểm quy định.

Bước 3: Lập và giao chứng từ vận tải.Bước 4: Quyết tốn chi phí.

2.3.2.3. Giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Quá trình giao nhận hàng hóa gồm nhiều hoạt động liên quan tới nhiều bên vàđược thực hiện ở những thời điểm khác nhau. Hoạt động giám sát q trình giao nhậnhàng hóa đề cập đến những công việc mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo mỗi bên 15thực hiện các nghĩa vụ của mình và biết rõ các bên cịn lại có đang thực hiện nghĩa vụcủa mình theo hợp đồng hay khơng.

Phạm vi của giám sát là giám sát nội dung và thời điểm tiến hành công việc,giám sát công việc của bên chủ hàng, người nhận và người giao nhận trong q trìnhgiao nhận hàng hóa. Việc giám sát được thực hiện trong suốt q trình làm việc vớikhách hàng. Cơng việc giám sát địi hỏi phải có một hệ thống nhắc nhở có hiệu quảngười giao nhận, người chủ hàng hay người vận chuyển.

Để thực hiện giảm sát, người ta sử dụng phương pháp thủ công như hồ sơ theodõi, phiếu giảm sát hay sử dụng các phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhưdùng các phương tiện kỹ thuật, định vị GPS để theo dõi lịch trình, tra cứu trực tuyếnvới các thông tin như số vận đơn, ngày giao hàng, lộ trình vận chuyển, ...

Quá trình giám sát cần thực hiện theo từng bước của quá trình giao hàng xuấtkhẩu. Các nội dung mà Công ty giao nhận có thể giám sát trong giai đoạn này như:

- Giám sát việc thuê phương tiện vận tải

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

- Giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa

- Giảm sát dịng lưu chuyển của tiền cước, phí vận chuyển và các chứng từ vậntải

2.3.2.4. Điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Trong quá trình giao hàng không thể tránh khỏi những rủi ro phát sinh, đặc biệtlà di chuyển trên quãng đường đặc biệt như trên biển đòi hỏi những nhà quản trị haydoanh nghiệp cần có những phương án giải quyết kịp thời để đảm bảo hàng hóa đượcan tồn nhất.

Điều hành q trình giao nhận là tất cả các quyết định cần thiết đề ra để giảiquyết những vấn đề không lường trước được, không đưa đầy đủ vào kế hoạch giaonhận hàng hóa. Mỗi đơn vị sẽ có thể áp dụng các phương pháp điều hành khác nhautùy vào đặc điểm của cơng ty. Có thể tham khảo mơ hình điều hành q trình giaohàng xuất khẩu dưới đây:

Mơ hình điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu được thực hiện theo các bướcsau:

Bước 1: Nhận dạng các phát sinh: Đây là bước đầu tiên của hoạt động điều hành,người giao nhận cần nhận biết được các vấn đề rủi ro đã phát sinh và có thể tiếp tụcphát sinh trong quá trình giao hàng. Càng nắm rõ tình huống và các vấn đề có thể phátsinh thì càng có kế hoạch xử lý rủi ro dễ dàng hơn.

Bước 2: Phân tích tình huống: với mỗi tình huống khác nhau lại yêu cầu ngườixử lý có phương hướng giải quyết khác nhau. Người giao nhận cần nắm rõ vấn đềđang xảy ra là gì, ảnh hưởng như thế nào đến quá trình vận chuyển, vấn đề ấy ảnh

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

hưởng đến các bên trong quá trình giao nhận như thế nào, nguyên nhân của vấn đề,hậu quả xảy ra. Trong q trình phân tích tình huống cơng ty giao nhận cần phân tíchtình hình chung, nắm được thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp, đối tác, đơn vịvận chuyển...để có cái nhìn rõ ràng hơn và chi tiết về vấn đề phát sinh.

Bước 3: Xác định các phương án giải quyết: Tập hợp tất cả những phương án cóthể giải quyết được tình huống.

Bước 4: Đánh giá các phương án giải quyết: Người giao nhận cần đánh giá cácphương án giải quyết đã đưa ra, đánh giá và có cái nhìn tổng quan về lợi ích và tráchnhiệm của các bên, cân nhắc để giải quyết vấn đề phát sinh nhằm hạn chế ảnh hưởngxấu nhất với tất cả các bên.

Bước 5: Lựa chọn phương án tối ưu để điều hành và giải quyết vấn đề.

Quá trình giao hàng xuất khẩu bao gồm nhiều nhiệm vụ phức tạp, các vấn đề rủiro có thể phát sinh ở bất cứ cơng việc nào của quy trình ấy. Thế nên, nội dung điềuhành cũng khá đa dạng, có thể kể đến như khan hiếm phương tiện vận tải, vấn đềthanh toán cước phí và các loại phụ phí, thơng tin trên vận đơn khơng chính xác, bộchứng từ bị mất, các hãng tàu có thể yêu cầu làm bản cam kết và ký quỹ (chứng minhquyền lợi về lô hàng), thuê tài không đủ khả năng đi biển, phương tiện và hàng hóagặp rủi ro trên đường vận chuyển,...Do vậy cần lựa chọn một phương án tốt nhất đểgiải quyết vấn đề.

Trong giai đoạn này, nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong qtrình giao nhận hàng hóa phải tập trung giải quyết:

+ Quá trình đặt chỗ trước cho hàng hóa xuất khẩu+ Q trình giao nhận hàng hóa

+ Q trình vận chuyển hàng hóa

+ Q trình tạo lập chứng từ, thanh toán

2.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình giao hàngxuất khẩu bằng đường biển tại công ty

2.3.3.1. Các yếu tố khách quan

Môi trường kinh tê: Hoạt động giao nhận vận tải hàng hố xuất nhập khẩu nói

chung và hoạt động xuất khẩu bằng đường biển nói riêng chịu ảnh hưởng rất lớn từnền kinh tế thế giới. Những biến động của nền kinh tế dù ít hay nhiều vẫn ln tácđộng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động giao nhận vận tải. Hoạt độngthương mại quốc tế phát triển thì khối lượng hàng hố xuất nhập khẩu tăng lên và cùngvới đó hoạt động giao nhận hàng hố của các cơng ty giao nhận có nhiều cơ hội hơn.

Mơi trường chính trị - pháp luật: Phạm vi hoạt động giao hàng hoá xuất khẩu

</div>Trang 23<div class="page_container" data-page="23">

điều chỉnh hoạt động này không chỉ là luật của nước nơi có đơn vị giao nhận mà cịn làluật của nước nhập khẩu và luật quốc tế. Luật quốc gia và các cơng ước quốc tế nóichung, đặc biệt là hoạt động giao nhận hàng hoá đường biển. Những biến động trongmơi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan đến hoạt động giao nhận sẽảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao hàng xuất khẩu

Đối thu cạnh tranh: Những năm trở lại đây, khi ngành logistics phát triển mạnh

mẽ thì ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực này. Điều đó đặt ra mộtáp lực cạnh tranh gay gắt hơn, yêu cầu doanh nghiệp cần cải tiến không ngừng nhằmtạo nên lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.

Khách hàng: Khách hàng là những cá nhân hay tổ chức mà doanh nghiệp đang

hướng các nỗ lực marketing vào. Họ là người có điều kiện ra quyết định mua sắm.Khách hàng là đối tượng được thừa hưởng các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặcdịch vụ. Nếu thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thì sẽ đạt được sựtín nhiệm của khách hàng – tài sản có giá trị nhất của doanh nghiệp. Đơi khi kháchhàng cũng là yếu tố tạo nên áp lực lớn cho doanh nghiệp, vì họ ln có sự so sánh giữadoanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Điêu kiẹn tư nhiên: Giao nhận vận tải hàng hoá bằng đường biển phụ thuộc

tương đối nhiều vào các tác nhân bên ngoài, đặc biệt là điều kiện tự nhiên. Quá trìnhchuyên chở trên biển chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại nhưtrễ chuyến, huỷ chuyến, hàng hoá hư hỏng do mưa lớn, bão,... thậm chí là thiệt hạihồn tồn cho chuyến tàu như sóng thần, biển động,... Yếu tố này là một trong nhữngnguyên nhân gây ra tranh chấp và là cơ sở xây dựng trường hợp bất khả kháng và miễntrách cho người giao nhận.

2.3.3.2. Các yếu tố chủ quan

Nhân sư: Hoạt động xuất khẩu hàng hố bằng đường biển của cơng ty cịn chịu

ảnh hưởng sâu sắc bởi các nhân tố con người. Trình độ của tổ chức, điều hành hoạtđộng xuất khẩu cũng như nhân viên tham gia trực tiếp vào q trình đó sẽ tác độngkhơng hề nhỏ đến quy trình chung. Để q trình này diễn ra thuận lợi địi hỏi nhân sựcủa cơng ty phải có nghiệp vụ chun mơn sâu về luật pháp, thủ tục thương mại quốctế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ, đồng thời kỹ năng tin học và ngoại ngữ làrất cần thiết đối với nhân sự phụ trách. Có thể nói, nhân tố con người sẽ quyết địnhđến sự thành công hay thất bại của cơng ty và để có nhân sự đảm bảo đủ các kiến thức,năng lực về chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo được u cầu của cơng việc thì cơng tycũng cần phải có chính sách đãi ngộ tốt, đào tạo trình độ chun mơn nghiệp vụ chođội ngũ nhân sự đó một cách hiệu quả và có chiến lược.

</div>Trang 24<div class="page_container" data-page="24">

Cơ sở vật chât và ưng dụng công nghẹ thông tin: Yếu tố về cơ sở vật chất kỹ

thuật là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hiệu quả của quy trình giaohàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty, bao gồm cơ sở hạ tầng và trang thiết bịcủa doanh nghiệp như văn phòng, kho hàng, phương 19 tiện vận tải, phương tiện bốcdỡ hàng hố, cơng nghệ bảo quản và lưu kho, các thiết bị công nghệ thông tin quảnlý,... Nếu thiếu các cơ sở hạ tầng và trang thiết bị đó thì hoạt động giao nhận, xuấtkhẩu hàng hố sẽ trở nên khó khăn trong tình hình ngoại thương phát triển như hiệnnay. Khi có đầy đủ trang thiết bị sẽ thuận lợi hơn trong việc gom hàng, làm hàng,chuẩn bị và kiểm tra hàng, giúp chủ động về thời gian và chi phí, từ đó có được chi phíthấp trong khâu làm hàng giúp cho lợi nhuận đc tăng cao. Đồng thời, với sự phát triểncủa công nghệ thơng tin, các cơng ty có thể quản lý mọi hoạt động của mình, thơng tincủa các nhà cung cấp dịch vụ logistics và hàng hố thơng qua các hệ thống máy tính.

Ngn tài chính: Đây là một trong những yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng và liên

quan trực tiếp đối với các yếu tố trên, như việc xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bịhay đào tạo trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự đều cần một lượngvốn đầu tư lớn. Vì vậy, với nguồn vốn dồi dào cùng với việc sử dụng có hiệu quả sẽgiúp phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.

</div>Trang 25<div class="page_container" data-page="25">

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤTKHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ QUỐC TẾ

3.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty

3.1.1.1. Sơ lược về công ty

Bảng 3.1. Giới thiệu Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX

(Viết tắt: CTX INT'L SERVICES.,JSC)

Loại hình hoạt động Cơng ty cổ phần ngồi NN

</div>Trang 26<div class="page_container" data-page="26">

3.1.1.2. Q trình hình thành và phát triển

Ngày 01/08/2016, Cơng ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX thành lập. Cơng ty xácđịnh tầm nhìn là trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics và tiếp vậnchuyên nghiệp hàng đầu của Việt Nam, là đối tác tin cậy của tất cả các khách hàng vàhệ thống đại lý nước ngồi của cơng ty.

Năm 2018, CTX trở thành thành viên của Freightnet – Hiệp hội giao nhận trựctuyến lớn nhất thế giới. Năm 2019, công ty đã tham gia vào C2SKY PARTNERS (Cácđối tác toàn cầu về đường biển và hàng không). Năm 2020, công ty lần lượt trở thànhthành viên của GLA - Liên minh logistics toàn cầu với hơn 7,000 thành viên trên +120quốc gia; ACEX - Liên minh các chuyên gia hàng hóa; VLA - Hiệp hội doanh nghiệpdịch vụ Logistics Việt Nam. Năm 2021, CTX gia nhập GCP của JCtrans LogisticsNetwork - Mạng lưới các cơng ty logistics tồn cầu với hơn +5,000 thành viên GCPtrên +200 Quốc gia. Ngồi ra, cơng ty được Tổng cục Hải Quan cấp chứng chỉ đại lýHải Quan và Cục hàng không Việt Nam cấp giấy chứng nhận được phát hành vận đơnhàng không.

Năm 2022 đến nay, công ty tập trung phát triển, nâng cao uy tín và mở rộngmạng lưới kinh doanh của mình với các văn phịng đại diện tại Tp. Hồ Chí Minh, HảiPhịng, Đà Nẵng trên cơ sở đội ngũ nhân viên uy tín, chuyên nghiệp cũng như giữvững mối quan hệ với các đối tác lớn, tận dụng các cơ hội khi là thành viên của cáchiệp hội lớn trong ngành, trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu về Logistics &Giao nhận vận chuyển.

3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh và mạng lưới công ty

CTX chuyên cung cấp dịch vụ, giải pháp logistics toàn diện cho khách hàng vớiphạm vi toàn cầu, bao gồm: Dịch vụ vận chuyển hàng không; Dịch vụ vận chuyểnđường biển; Dịch vụ vận chuyển hàng chuyển phát nhanh; Dịch vụ vận chuyển đườngbộ xuyên biên giới; Dịch vụ thủ tục hải quan/xin giấy phép xuất nhập khẩu; Dịch vụủy thác xuất nhập khẩu; Dịch vụ vận chuyển nội địa; Dịch vụ kho bãi, kho hàng; Dịchvụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu.

3.1.3. Cơ cấu tổ chức

Cơng ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX được thể hiện một cách chun nghiệpkhi chun mơn hóa theo các phịng ban, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, mỗi bộ phận làmột mắt xích trong chuỗi liên kết chặt chẽ với cơ cấu gọn nhẹ nhưng hiệu quả. Sơ đồcơ cấu tổ chức của công ty bao gồm:

</div>Trang 27<div class="page_container" data-page="27">

Hình 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX

Nguôn tài liẹu 2023 CTX INTERNATIONAL PROFILE

Chủ tịch HĐQT và Giám đốc điều hành: chịu trách nhiệm trước pháp luật về

hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mơ của tồncơng ty, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, kiểm tra, đôn đốc chỉ đạo các đơn vị,trưởng các đơn vị trực thuộc kịp thời sửa chữa những sai sót, hồn thành tốt chức năngvà nhiệm vụ được giao.

Phó giám đốc: chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc đã được

phân công và đồng thời chịu trách nhiệm thay mặt giám đốc khi vắng, giải quyết cáccông việc của công ty về các mối quan hệ được ủy quyền.

Phòng kinh doanh & marketing: là bộ phận trực tiếp đem doanh thu về cho

cơng ty, có trách nhiệm tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, trực tiếp tiếpnhận và đàm phán các thông tin dịch vụ giữa hai bên; nhập chi phí, bao gồm cả chi phíphát sinh của tồn bộ q trình làm hàng.

Phịng chứng từ & dịch vụ khách hàng: chịu trách nhiệm hoàn toàn về tất cả

các chứng từ, văn bản liên quan trong việc xuất nhập khẩu của doanh nghiệp cùng vớichăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi hợp tác.

Phòng hậu cần: tiếp nhận, xử lý chứng từ và làm thủ tục liên quan đến xuất

nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa lưu thơng nhanh chóng và hiệu quả.

</div>Trang 28<div class="page_container" data-page="28">

Phịng kế tốn & hành chính nhân sự: có chức năng quản lý dịng ln chuyển

tiền ra – vào của cơng ty, xuất hóa đơn, thực hiện lệnh thanh tốn, theo dõi công nợ,kiểm tra hợp đồng, quản lý lương thưởng, tuyển dụng và các hoạt động tập thể trongcông ty như team building, du lịch...

3.1.4. Nguồn lực của công ty

Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp cho sự thành cơng củaCơng ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX trong suốt thời gian qua. Chính vì vậy, cơng tyln có những u cầu tuyển dụng khắt khe cũng như các phương án tốt để quản lý vàphát triển nhân viên. Tính đến tháng 4 năm 2024, cơng ty có tổng 38 nhân sự làm việctại trụ sở và các chi nhánh trải dài khắp cả nước. Cơ cấu nguồn lao động của công tyđược phân chia như sau:

Bảng 3.2. Cơ cấu nguồn lực của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX năm 2023

III.Theo trình độ chun mơn

1. Lao động có trình độ trên Đại học 3 7.89%2. Lao động có trình độ Cao đẳng - Đại học 35 92.11%

Ngn: Phịng kê tốn & hành chính nhân sư CTX

Dựa vào bảng trên có thể thấy, sự chênh lệch giới tính giữa nam và nữ không quánhiều, đảm bảo được sự cân bằng trong công việc, đa dạng trong góc nhìn, tư duy vàđể hồn thành cơng việc một cách có hiệu quả. Đặc biệt, với cơ cấu nguồn lao động trẻ,chủ yếu là các bạn trẻ từ 18 - 30 tuổi chiếm 84.21% được coi là nguồn lực năng động,sáng tạo, học hỏi nhanh, thích ứng cao với những biến đổi của thị trường, nắm bắt

</div>