Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )

Khoa: Thương mại quốc tế
“Quản trị quy trình giao hàng
xuất khẩu bằng đường biển sang
thị trường HONGKONG của
công ty TNHH giao nhận Trường
Giang ( chi nhánh Hà Nội )”.
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
1
Khoa: Thương mại quốc tế
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO
HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG
HONGKONG TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN TRƯỜNG GIANG
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Hòa cùng với xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổi
trội ,với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường ,với tính phụ thuộc lẫn
nhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc .Việt Nam đã và
đang không ngừng cố gắng đẩy mạnh sự nghiệp CNH HĐH đất nước đưa nền kinh
tế hòa nhập vào nền kinh tế thế giới .
Trong bối cảnh đó ,Xuất khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để phát triển
,nâng cao giá trị nền kinh tế ,có vai trò quyết định trong việc hội nhập kinh tế thế
giới của Việt Nam .Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cao cần
phải có những chiến lược phát triển hợp lý mà một trong số đó là đẩy mạnh giao
hàng xuất khẩu .Đây là một hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả
của hoạt động xuất khẩu .Dịch vụ giao hàng xuất khẩu tạo điều kiện làm tăng tính
cạnh tranh của hàng hóa nước ta trên thị trường thế giới đồng thời đẩy mạnh đáng
kể tốc độ lưu chuyển của hàng hóa xuất khẩu .
Ở lĩnh vực giao nhận ,giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ,cũng là
phương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được khối lượng hàng hóa lớn ,cồng
kềnh ,trên những tuyến đường xa ,cướ phí thấp tạo điều kiện cho các nhà xuất khẩu
hoạt động hiệu quả . Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một quy

trình phức tạp với nhiều khâu trong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng
,hãng tàu ,cơ quan cấp giấy phép ,hải quạ ,cảng vụ Nên các doanh nghiệp kinh
doanh hoạt động giao nhận thường mắc nhiều lỗi như chậm tiến độ giao hàng ,sai
sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu có liên quan ,hàng hóa bị hỏng hóc ,mất
mát ,giao sai ,vướng mắc về thủ tục hải quan,chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu
khả năng quản lý nguồn lực .Những tác động này ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế sự phát triển của ngành giao
nhận vân tải ở Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt như hiện nay .
Công ty TNHH giao nhận Trường Giang là một doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ,cũng đang phải đối mặt với tình trạng
khó khăn chung của ngành .Chính vì vậy ,việc phân tích ,nghiên cứu ,đánh giá thực
trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đề ra
các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động đó là một vấn đề thực tiễn mang tính
cấp thiết .Viếc tiếp cận quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty nhưng ở góc độ
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
2
Khoa: Thương mại quốc tế
quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng quát ,khoa học ,từ đó có
thể có cách đánh giá ,điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn và mang tính thống
nhất trong cả quy trình .Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng giúp nâng cao năng
lực quản lý của nhà quản trị ,giúp họ điều phối các nguồn lực cho quy trình hợp lý
hơn .
Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty và dựa trên những kiến thức đã
được trang bị ở trường ,tác giả xin chọn đề tài :” Quản trị quy trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG tại công ty TNHH giao nhận
Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )” giai đoạn 2007-2009 làm đề tài nghiên cứu
cho chuyên đề tốt nghiệp của mình .
1.2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đề tài nghiên cứu về hoạt động “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng
đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường

Giang ( chi nhánh Hà Nội )”.
1.3 Cácmục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩu
bằng đường biển .
Tìm hiểu thực trạng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty , đặc biệt
là giao hàng xuất khẩu sang thị trường HongKong giai đoạn 2007-2009
Đưa ra những kết luận về những thành tựu đã đạt được , những vấn đề còn tồn
tại ,nguyên nhân , trình bày quan điểm giải quyết vấn đề .Từ đó trình bày quan điểm
giải quyết vấn đề của đề tài nghiên cứu và đề xuất các kiến nghị những giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
sang thị trường Hongkong một cách hệ thống và khả thi .
1.4 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu lý luận: giới hạn trong khái quát chung về quy trình giao
hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Phạm vi nghiên cứu thực tế :
+ Không gian: Công ty TNHH giao nhậnTrường Giang (chi nhánh Hà Nội)
+ Thời gian : 2007- 2009
1.5 Một số khái niệm và phân đinh nội dung của vấn đề nghiên cứu
1.5.1Khái quát về giao hàng xuất khẩu và các phương thức giao hàng xuất
khẩu
1.5.1.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu
a/ Khái niệm
Giao hàng xuất khẩu là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao
nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng ,gom
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
3
Khoa: Thương mại quốc tế
hàng , lưu kho , tổ chức giao hàng cho đơn vị vận tải ,làm các thủ tục giấy tờ và các
dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao cho người vận tải
chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận với chủ hàng gửi để hưởng

thù lao .
b/Các bên tham gia vào hoạt động giao hàng xuất khẩu
+ Người xuất khẩu
Là người kí hợp đồng ủy thác với người giao nhận ,Chủ hàng sẽ yêu cầu người
giao nhận thay mặt mình thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để giao hàng cho người
nhận hay người chuyên chở đúng về số lượng ,chất lượng hàng hóa thời gian ,địa
điểm và phải trả một khoản chi phí dịch vụ nhất định như trong hợp đồng quy định
hay theo thỏa thuận của hai bên .
+Người giao nhận
Là người sẽ thay mặt chủ hàng xuất khẩu thực hiện các dịch vụ và nhận thù lao :
-Nhận hàng , thiết lập và cung cấp những chứng từ cần thiết như giấychứng
nhận hàng của người giao nhận .
-Lưu kho , đóng gói hàng ( theo yêu cầu của khách hàng ) có tính đến tuyến
đường , phương thức vận tải ,bản chất của hàng hóa và những qui chế áp dụng nếu
có,ở nước xuất khẩu ,nước quá cảnh và nước nhập khẩu .
-Vận tải hàng hóa đến cảng , khai báo hải quan , giao hàng cho người chuyên
chở .
-Nhận vận đơn đã kí của người chuyên chở giao cho người gửi hàng
-Chuyển tải trên đường (nếu cần)
-Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường tới người nhận hàng .giúp đỡ người
gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng (nếu có ).
+ Ga ,Cảng
Kí hợp đồng xếp dỡ ,bảo quản ,lưu kho hàng hóa với người giao nhận .Giao hàng
cho phương tiện vận tải nếu xuất khẩu bằng Container ,hay hàng hóa được lưu tại
kho của cảng .
+ Người chuyên chở
Trong một số trường hợp người giao nhận là người chuyên chở ,nhưng phần lớn
người vận tải thường hoạt động độc lập ,tham gia vào hoạt động giao hàng xuất
khẩu dưới hình thức cho thuê phương tiện chuyên chở .
+ Chính phủ và các cơ quan chức năng

Các bộ chủ quản , hải quan , tổ chức kiểm nghiệm ,giám định ,
c/ Cơ sở pháp lý
Ở Việt Nam ,hoạt động giao hàng xuất khẩu chịu sự điều chỉnh của các văn bản
pháp luật có liên quan như:
- Luật Thương mai Việt Nam ( 2005)
- Bộ luật hàng hải ( 2005)
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
4
Khoa: Thương mại quốc tế
- Luật hải quan (2005)
Các quy phạm pháp luật quốc điều chỉnh hoạt động giao hàng xuất khẩu như
các công ước quốc tế về vận đơn và vận tải như:
- Công ước quốc tế Brussel hay quy tắc Hague ký ngày 25/8/1924 ,sửa đổi bổ
sung ngày 23/2/1968 gọi là Hague –Visby.
- Quy tắc Hamburg (ký 31/3/1978)
- Công ước liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương tiện
được thông qua tại Geneva ngày 24/5/1980.
- điều kiện cơ sở giao hàng Incoterms 2000 ,điều kiện kinh doanh chuẩn của
Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận hàng hóa
,quy tắc chứng từ vận tải đa phương tiện do ủy ban liên hợp quốc về thương mại và
phát triển (UNCTAD)và phòng thương mại quốc tế (ICC) phát hành
1.5.1.2 Các phương thức giao hàng xuất khẩu
a/Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
-Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm thư chỉ dẫn gửi hàng để
người giao nhận giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn .
- Người giao nhận cấp FCR cho người xuất khẩu
- Người giao nhận sẽ cấp CWR cho người xuất khẩu nếu hàng được lưu taị kho
trước khi gửi cho hãng hàng không .
- Trên cơ sở ủy thác của người xuất khẩu ,người giao nhận tiến hành tập hợp các
chứng từ sau đây thành 3 bộ chứng từ gốc ,một bộ để chuẩn bị giao hàng cho hãng

hàng không gồm :
+Vận đơn hàng không AWB
+Hóa đơn thương mại
+Giấy phép xuất nhập khẩu
+Bản kê chi tiết hàng hóa
+Giấy chứng nhận xuất xứ
+Tờ khai hải quan
Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không ,sân bay và thanh toán các chi phí
,người giao nhận sẽ gửi bộ chứng từ gốc thứ 2 kèm theo hàng hóa .Bộ chứng từ thứ
3 và thông báo chi phí dịch vụ được giao cho người xuất khẩu .
b/ Giao hàng xuất khẩu bằng đường sắt
- Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận tổ chức giao
hàng lên tàu .Đối với gửi hàng lẻ ,có số lượng và khối lượng không đủ để xếp
nguyên toa , đường sắt sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng ,cân đo và xếp dỡ hàng ,niêm
phong toa xe .Đối với hàng nguyên toa , người giao nhận sẽ tự tiến hành bốc dỡ ,gia
cố hàng vào toa và niêm phong toa .
- Người giao nhận có trách nhiệm lập vận đơn đường sắt RB và giao lại một bản sao
RB cho người xuất khẩu .Mỗi toa hàng có một RB riêng .
- Người giao nhận tiến hành lập bộ chứng từ kèm hàng gồm :
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
5
Khoa: Thương mại quốc tế
+Bản gốc của RB
+Giấy theo hàng được gửi kèm hàng hóa và được đường sắt lưu lại
+Hóa đơn thương mại
+Bản kê chi tiết hàng hóa
+Tờ khai hải quan
c/ Phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
- Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau đó tiến hành
giao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu

-Giao hàng cho cảng :
+Giao danh mục hàng hóa xuất khẩu và đăng kí với phòng điều độ để bố trí phương
án xếp dỡ .Liên hệ với phòng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho , bốc xếp hàng
hóa với cảng .
+Lấy lệnh nhập kho và báo vơi hải quan và kho hàng, giao hàng vào kho
- Giao hàng cho tàu
+Người giao nhận làm thủ tục thông quan hàng hóa ,báo cho cảng ngày giờ tàu
đến ,chấp nhận thông báo sẵn sàng.Trên cơ sở danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu
lập sơ đồ xếp hàng .
+Cùng cảng tổ chức vận chuyển hàng ra cảng , lấy lệnh xếp hàng ,ấn định số máng
xếp hàng . Công nhân cảng sẽ tiến hành bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của đại
diện hải quan , người giao nhận ,nhân viên kiểm đếm của cảngvà của tàu
-Sau khi giao nhận lấy biên lai thuyền phó , bản tổng kết xếp hàng lên tàu đổi lấy
B/L
-Bộ chứng từ gồm :
+Vận đơn đường biển
+Hóa đơn thương mại
+Bản kê chi tiết hàng hóa
+Sơ đồ xếp hàng
+Giấy chứng nhận xuất xứ
+Tờ khai hải quan
d/Giao hàng xuất khẩu bằng container
+ Gửi hàng nguyên container( FCL/FCL)
Người giao nhận sẽ thuê vỏ container rỗng , đóng hàng vào container theo đúng
yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình chuyên
chở.Mời hải quan làm thủ tục kiểm hóa ,niêm phong kẹp chì từng container . Vận
chuyển container đã đóng hàng từ kho của mình tới CY để giao cho người chuyên
chở ,lấy biên lai nhận container của tàu để đổi lấy vận đơn
+ Gửi hàng lẻ bằng container ( LCL/LCL)
Áp dụng khi người gửi có khối lượng hàng hóa nhỏ , không đủ xếp đầy một

container .Người giao nhận sẽ tập hợp những lô hàng nhỏ lẻ của nhiều chủ hàng
thành lô hàng hỗn hợp ,đóng vào container và giao cho ngừoi chuyên chở tại
CFS .Người giao nhận sẽ ký phát vận đơn gom hàng (HB/L đối với đường biển,
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
6
Khoa: Thương mại quốc tế
HAWB đối với hàng không )cho ngừoi gửi hàng lẻ .Người chuyên chở sau khi nhận
hàng cấp vận đơn chủ ( MB/L đối với đường biển , MAWB đối với hàng không )
cho người giao nhận .
+ Gửi hàng bằng container kết hợp ( FCL/LCL- LCL/FCL)
Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên .FCL /LCL là một chủ hàng
đóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container , LCL/FCL nghĩa là
nhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận .
5.1.2 Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
1.5.2.1 Tổ chức giao hàng
a/ Đối với giao hàng xuất khẩu phải lưu kho ,lưu bãi
Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp
trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho
tàu.
*Giao hàng cho cảng
- Giao Danh mục hàng hóa XK ( Cargo List) và đăng ký với Phòng điều độ để bố trí
kho bãi và lên phương án xếp dỡ
- Chủ hàng liên hệ với Phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng
hóa với cảng
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng,
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
*Cảng giao hàng XK cho tàu:
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu:
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng

+ Giao cho cảng Danh mục hàng hóa XK để cảng bố tri phương tiện xếp dỡ. Trên
cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trach hàng hóa sẽ lên Sơ đồ xếp hàng ( Cargo
plan)
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng,
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.
+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số
mang xếp hàng, bố trí xe và công nhận và người áp tải (nếu cần)
+ Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng
sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong quá trình
giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Final
Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet.
+ Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's
Receipt) để lập vận đơn.Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp
ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading
Report) và cũng ký xác nhận với tàu. Đây cũng là cơ sở để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán.
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
7
Khoa: Thương mại quốc tế
Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các
chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân
hàng để thanh toán tiền hàng.Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L.
hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất
xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu
cần).
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo
quản, lưu kho.
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ(nếu có)
b/Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho ,lưu bãi

Đây là cách hàng hóa XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng
của mình hoặc từ phương tiện vận tải của minh để giao trực tiếp cho tàu . Các bước
giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng.
-Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu
+Người giao nhận đưa hàng tới cảng
+Đăng ký với cảng về máng ,địa điểm ,cầu tàu xếp dỡ
+Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu ,xin giấy chứng nhận vệ sinh , kiểm dịch
+Giao danh mục hàng hóa XK ,thuyền phó phị trách hàng hóa sẽ lên sơ đồ xếp
hàng
-Tổ chức vận chuyển ,xếp hàng lên tàu
+Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng
+Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm ,nhân viên giao nhận phải theo
dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra ,trong đó phải xếp hàng lên tàu hoặc
ghi vào phiếu kiểm kiện ( Tally sheet) .
+Tàu sẽ lập biên lai thuyền phó ghi số lượng ,tình trạng hàng hóa xếp lên tàu ( là cơ
sở cấp vận đơn ) ,Biên lai phải sạch .
- Lập bộ chứng từ thanh toán.
Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các
chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân
hàng để thanh toán tiền hàng.Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L.
hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất
xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu
cần.
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo
quản, lưu kho.
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ( nếu có).
c/Đối với hàng hóa xuất khẩu bằng container
* N ế u g ử i hàng nguyên( FCL/FCL)
Lê Thị Thu Lớp: K45E2

8
Khoa: Thương mại quốc tế
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào Booking Note và đưa cho
đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Danh mục hàng XK.
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng
mượn và giao Packing List va Seal;
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình
- Chủ hàng mời đại diện hải quan,kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định( nếu có) đến
kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.Sau khi đóng xong, nhân viên
hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lạiPacking List va
Cargo List(nếu cần)
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc hải quan
cảng, trước khi hết thời gian quy định ( closing time) của từng chuyến tàu ( thường
la 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hang) và lấy Mate's Receipt;
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn.
* N ế u g ử i hàng l ẻ (LCL/LCL)
- Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho
họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp
nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngay, giờ, địa điểm giao nhận hàng;
-Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người
chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng
hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan
niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container
lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn,
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến
- Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
5.1.2.2Điều hành và giám sát việc giao hàng
aNội dung giám sát
-Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện giao hàng của công ty để đảm bảo

tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình giao hàng.Kiểm tra giám sát ở
các nội dung :
+ Khối lượng hàng hóa : chủng loại ,số lượng của từng chủng loại
+ Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng ,đắc điểm ,nơi cung cấp bao bì
+Chỉ định tàu cảng : Đặc điểm của tàu ,thời gian đến cảng ,bốc hàng,đặc điểm của
tuyến vận chuyển
+Lịch giao hàng: lịch trình giao hàng ,số lần giao , thông báo giao hàng ,thời điểm
dự tính tàu đến nơi .
+Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác
+ Cước phí : thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí
+Thanh toán tiền cước : tiến độ thanh toán ,hạn cuối cùng của từng lần thanh toán ,
chứng từ cho mỗi lần thanh toán .
- Các phương pháp giám sát quy trình
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
9
Khoa: Thương mại quốc tế
+ Hồ sơ theo dõi
+Phiếu giám sát
b/ Nội dung điều hành
-Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát
sinh trong quá trình tổ chức thực hiện giao hàng .Điều hành quá trình giao hàng
phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:
+ Chất lượng : giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợp
đồng giao hàng .
+Số lượng : Đề cập đến việc giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóa quy định
trong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó .
+Lịch giao hàng :Phải đổi lịch giao hàng do nảy sinh vấn đề không mong muốn
trong việc thuê phương tiện vận tải , hải quan ,thanh toán
+Hợp đồng vận tải : Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinh
trong khi bốc hàng lên phương tiện vận tải,lên tàu và dỡ hàng ra khỏi tàu .

+Hợp đồng bảo hiểm ( nếu có) Thông báo,thực hiện các thủ tục khiếu nại công ty
bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất.
+Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và người mua
nên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải quyết tranh
chấp .Khi đó công ty cần thu thập thông tin dữ liệu cần thiết cho khách hàng ,cùng
khách hàng giải quyết .
1.5.3 Kết cấu chuyên đề
Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu
bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận
Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )
Chương II:Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quản trị quy
trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công
ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )
Chương III:Các kết luận và đề xuất tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao
hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH
giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
10
Khoa: Thương mại quốc tế
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC
TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY
TRƯỜNG GIANG GIAI ĐOẠN 2007-2009
2.1 Phương pháp nghiên cứu
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
2.1.1.1Dữ liệu sơ cấp
Thông qua phiếu điều tra
Thông qua phiếu điều tra theo kiểu câu hoỉi đóng với những câu trả lời đã được
giới hạn để có thể dễ dàng tổng hợp và phân tích một cách chính xác .Các câu hỏi

nhằm thu thập thông tin về cơ chế hoạt động của công ty , tình hình biến động của
các yếu tố moi trường và ảnh hưởng của nó tới hoạt động quản trị quy trình giao
hàng trong giai đoạn 2007-2009. Số phiếu điểu tra được phát ra và thu về là 5
.,những người được điều tra bao gồm :
-Nguyễn Diệu Hương –đại diện hàng xuất
-Nguyễn thị Hoàn – Nhân viên hàng xuất
-Trần Thị Loan –Nhân viên hàng xuất
- Dương Tuấn Anh – Nhân viên marketing
- Bùi thị Thùy – Nhân viên hàng xuất
Thông qua phỏng vấn chuyên gia : Là phương pháp đưa ra những câu hỏi được
chuẩn bị trước trong khi tiếp xúc đối thoại trực tiếp với nhà quản trị ,nhân viên
phòng xuất nhằm thu thập thông tin và ý kiến đánh giá của họ về tình hình quản lý
quy trình giao hàng ,tình hình hoạt động của công ty trong quá trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển của công ty sang thị trường HONGKONG ,những ưu điểm ,
hạn chế , những yếu tố ảnh hưởng ( thị trường Hongkong, nội bộ công ty , ), nhận
xét của từng cá nhân và hướng điều chỉnh ,nâng cao hiệu quả quản trị
2.1.1.2 Dữ liệu thứ cấp:
Thu thập các dữ liệu thứ cấp từ các nguồn nội bộ của công ty :kết quả hoạt động
kinh doanh ,báo cáo tài chính ,báo cáo nghiệp vụ ,báo cáo hoạt động giao nhận,
phương hướng hoạt động giai đoạn tới .
Ngoài ra còn sử dụng thêm thông tin thu thập từ các nguồn khác : sách báo ,tạp chí
chuyên ngành về giao nhận ,vận tải , Internet,
2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Thống kê kết quả thu thập được => Phân tích => Tổng hợp những phân tích và ý
kiến đánh giá từ đó rút ra kết luận tình hình vấn đề nghiên cứu .
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
11
Khoa: Thương mại quốc tế
2.2. Đánh giá những nhân tố môi trường ảnh hưởng tới quản trị quy trình giao
hàng xuất khẩu bằng đường biển sang HongKong tại công ty Trường Giang

giai đoạn 2007-2009.
2.2.1 Giới thệu chung công ty TNHH giao nhậnTrường Giang( chi nhánh Hà
Nội ).
2.2.1.1 Quá trình thành lập và lĩnh vực kinh doanh
- Tên công ty : Công ty TNHH giao nhận Trường Giang chi nhánh Hà Nội
- Tên giao dịch quốc tế :TGI EXPRESS CO.,LTD
-Trụ sở: TGI Branch in HA NOI
Address: 131 Bùi Thị Xuân ,Hai Bà Trưng,Hà Nội, Việt Nam
Tel: 84-04-37924829, 84-04-37924830.
Fax: 84-04-37924831
E-mail: Website: www.tgi.com.vn
- Hệ thống kho bãi : 780m2 – 32 Đại Từ , Đại Kim ,Hoàng Mai ,Hà Nội
- Đội ngũ nhân lực :
Tổng số CBCNV:7 người, trong đó -Số nhân lực có trình độ đại học trở lên: 5
người.
Công ty TNHH giao nhận Trường Giang chi nhánh Hà Nội là công ty chi
nhánh của công ty TNHHTM&DV giao nhận vận tải quốc tế Trường Giang có trụ
sở chính tại : 4Fl. No 8 Lê Duẩn Str. Dist1, Hochiminh City.
TGI Brand in Ha Noi được thành lập vào năm 2006 với các lĩnh vực hoạt động kinh
doanh :
-Giao nhận và vận tải quốc tế bằng đường biển , đường không .
-Dịch vụ gom hàng và khai thác hàng lẻ
-Kinh doanh xuất nhập khẩu
-Môi giới và thuê tàu .
2.2.1.2.Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa giai đoạn 2007-2009
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động chính của công ty ,doanh thu của dịch vụ
này luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 75-85%tổng doanh thu .Công ty co 2
phương thức giao nhận hàng hóa là đường biển và đường hàng không trong đó
đường biển là phương thức giao hàng chính của công ty với tỷ trọng doanh thu vào
khoảng trên dưới70% doanh thu chung của hoạt động giao nhận ,và được thể hiện

bảng số liệu sau:
Bảng 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa
ĐVT : Triệu VNĐ
Năm
Chỉ tiêu
2007 2008 2009
Giá trị 1950 2445 2623
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
12
Khoa: Thương mại quốc tế
Tổng doanh thu
Mức tăng tuyệt đối - 495 178
Doanh thu từ dịch
Vụ giao nhận
Giá trị 1269 1949 2118
Mức tăng tuyệt đối - 672 177
DT dịch vụ giao nhận /tổng DT (%) 76.91 85.37 86.61
Doanh thu từ giao
Nhận đường biển
Giá trị 588 911 1338
Mức tăng tuyệt đối - 323 427
DT đường biển /DT giao nhận chung (%) 69.98 64.97 74.97
Tổng lợi nhuận Giá trị 300 492 495
Mức tăng tuyệt đối 192 3
Lợi nhuận từ dịch
Vụ giao nhận
Giá trị 132 320 265
Mức tăng tuyệt đối 188 -55
Lợ nhuận từ giao
Nhận đường biển

Giá trị 80 192 178
Mức tăng tuyệt đối 112 -14
Tổng LN/DT (%) 20.33 22.08 21.94
LN/DT dịch vụ giao nhận (%) 19.03 21.08 18.12
LN/DT giao nhận đường biển (%) 23.92 25.74 20.43
( Nguồn ban kế toán công ty Trường Giang)
Qua bảng ta có thể thấy năm 2008 tuy có tăng so với năm 2007 nhưng do cuối
năm 2008 khủng hoảng kinh tế thế giới làm cho tính đến cuối năm 2009 lợi nhuận
công ty giảm đi đáng kể tuy nhiên công ty vẫn giữ được mức tỷ suất lời nhuận khá
ổn định xấp xỉ 20 % .
2.2.2 Đánh giá ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường bên trong
doanh nghệp đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
sang HongKong taị công ty TNHH giao nhận Trường Giang (chi nhánh Hà
Nội).
2.2.2.1 Nguồn vốn
Một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty nói
chung cũng như hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty nói
riêng .
Công ty Trường Giang(chi nhánh Hà Nội) là một công ty có quy mô vừa và nhỏ ,
nguồn vốn hạn chế với số vốn điều lệ là 500.000.000 đồng .Chính sự hạn chế này
đã khiến cho công ty chưa thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trường , mới chỉ dừng
lại ở một số công đoạn của chuỗi logistics.
2.2.2.2 Chất lượng nhân sự
Con người là chủ thể của mọi hoạt động do đó Chất lượng nhân sự sẽ là yếu tố cạnh
tranh quan trọng của mỗi công ty và của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
13
Khoa: Thương mại quốc tế
Như vậy nhân sự ngành giao hàng xuất khẩu phải có chuyên môn vững vàng về xu
hướng phát triển của thị trường giá cước , thành thạo thuật ngữ trong hợp đồng

ngoại thương , nghiệp vụ thuê tàu , nắm vững luật hàng hải thế giới và các thủ tục
,yêu cầu cụ thể với việc giao hàng xuất khẩu của từng loại hàng hóa , trên từng
tuyến đường vận chuyển .
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng có nghĩa là quản trị
nhân sự thực hiện quy trình đó , đặc biệt là trong khâu tổ chức giao hàng .
2.2.2.3 Năng lực , cơ chế quản lý
Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch ,chỉ đạo thực hiện và giám sát
hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nên năng lực
quản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình .Một nhà
quản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường
biển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn lực hữu hạn
của doanh nghiệp .Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm nhìn rộng , từ
đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến trình giao
nhận hàng , đảm bảo đuợc những mục tiêu do tổ chức đề ra.
2.2.3 Đánh giá ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh
nghệp đến quản trị quy trình xuất khẩu bằng đường biển sang HongKong tại
công ty Trường giang(chi nhánh Hà Nội ).
2.2.3.1 Cơ sở vật chất , phương tiện kỹ thuật , hạ tầng thông tin
Hạn chế về nguồn vốn dẫn đến công ty gặp khó khăn trong việc xây dựng cơ sở
hạ tầng và phương tiện kỹ thuật .Đây là vấn đề liên quan đến lợi nhuận của công ty
là việc cơ sở hạ tầng công ty phải đi thuê,mượn hoàn toàn làm cho chi phí phải trả
rất lớn làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng tới việc phân bổ nguồn ngân sách cuả nhà
quản trị.
Kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể không nói đến vai trò của công nghệ
thông tin bởi lẽ đây là đặc thù của ngành ,mọi hoạt động của quá trình giao nhận :
tìm kiếm khách hàng , liên lạc hãng tàu , không thể không thông qua công nghệ
thông tin .Công nghệ thông tin hiện đại sẽ là ưu thế cạnh tranh của công ty .Do đó
việc trang bị các phương tiện kỹ thuật cao phục vụ choviệc tìm kiếm , truyền tải và
bảo mật thông tin là rất cần thiết .
2.2.3.2 Cơ chế quản lý của nhà nước về hoạt động xuất khẩu

Từ khi trở thành thành viên của WTO ,hoạt động thương mại quốc tế ngày càng
phát triển ,Nhà nước và Chính phủ đã đưa ra nhiều chính sách tạo điều kiện thuận
lợi cho hoạt đông xuất khẩu , đổi mới Luật thương mại ,Luật hải quan ,Luật thuế
xuất nhập khẩu , nhằm tạo lập hành lang pháp lý vững chắc cho các doanh nghiệp
kinh doanh dịch vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu .
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
14
Khoa: Thương mại quốc tế
Theo chính sách quản lý đối với hàng xuất khẩu hiện hành thì đa số các mặt hàng
xuất khẩu đều được trực tiếp làm thủ tục hải quan tại cơ quan Hải quan , không phải
xin giấy phép ở Bộ ,ngành chủ quản ,giảm chi phí về thời gian cho doanh nghiệp
giao nhận , đáp ứng tiến độ giao hàng .Theo nghị định số 154/2005NĐ-CP ngày
15/12/2005 của Chính phủ ,hướng dẫn tại thông tư số 112/2005/TT-BTC ngày
15/12/2005 của Bộ tài chính ,những giấy tờ mà doanh nghiệp phải nộp và xuất trình
khi làm thủ tục hải quan đã được đơn giản hóa ,minh bạch và về cơ bản đã phù hợp
với hầu hết các chuẩn mực quốc tế về thủ tục hải quan , góp phần rút ngắn rất nhiều
thời gian thông qua hàng hóa .
2.2.3.3Đối thủ cạnh tranh
Theo thống kê ước tính có khoảng 800 doanh nghiệp tham gia vào thị trường kinh
doanh dịch vụ giao nhận tại Việt Nam ,80 % là các doanh nghiệp tư nhân đa phần là
những doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé hạn chế vốn và công nghệ .Thị trường giao
nhậnViệt Nam được đánh giá có tiềm năng rất cao ,hấp dẫn các nhà đầu tư nước
ngoài và thực tế họ đang kiinh doanh rất sôi động tại Việt Nam .Hầu hết các nhà
kinh doanh dịch vụ giao nhận nước ngoài là các tập đoàn logistics lớn đã có mặt tại
nước ta và theo cam kết gia nhập WTO ,các công ty 100% vốn nước ngoài sẽ được
hoạt động tại Việt Nam vào năm 2012 .Với quy mô lớn ,cơ sở vật chất kỹ thuật hiện
đại ,kinh nghiệm lâu năm và khả năng cung ứng toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics
trong đó bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa ,họ là những đối thủ cạnh tranh
nguy hiểm nhất của công ty .
2.2.3.4 Mối quan hệ với các bên liên quan

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty có liên quan tới
nhiều bên như: người gửi hàng , đại lý chỉ định, người chuyên chở ,cảng biển ,hải
quan,
Tạo dựng tốt mối quan hệ này sẽ giúp cho công ty thực hiện quy trình giao hàng
thuận lợi , nhanh chóng , dẽ dàng và ngược lại .
+Khách hàng công ty luôn có những chính sách ưu đãi cho những khách hàng lớn
và ổn định của công ty để có được sự gắn bó lâu dài cũng như tạo thuận lợi trong
đàm phán kí kết hợp đồng .
+Đại lý chỉ định ở đầu nhận hàng cũng là khách hàng quen thuộc của công ty , là
đối tác làm ăn lâu năm của công ty , hai bên cũng luôn dành cho nhau nhũng ưu đãi
đăc biệt để tăng cường mối quan hệ cùng có lợi giữa hai bên .
+Về cảng biển do công ty chủ yếu giao nhận hàng nên cảng biển có vai trò rất
quan trọng , đặc biệt là đối với hàng phải lưu kho bãi tại cảng và hàng xuất khẩu
bằng container . Việc cảng bố trí nhân lực và phương tiện hợp lý khi khi tiến hành
lên tàu sẽ giúp công ty hoàn thành nhiệm vụ được ủy thác đúng thời hạn và ít xảy ra
sai sót .
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
15
Khoa: Thương mại quốc tế
+Làm thủ tục hải quan là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất của toang quy
trình ,người giao nhận phải hoàn thiện bộ chứng từ hoàn hảo ,không có sai sót thì
hàng hóa mới có thể thông quan được
2.3 Kết quả tổng hợp phiếu điều tra, phỏng vấn và phân tích dữ liệu về thực
trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường
HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( Hà Nội).
2.3.1 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
2.3.1.1 Doanh thu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bảng 2 Doanh thu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
ĐVT : Triệu VNĐ
Năm

Chỉ tiêu
2007 2008 2009
Doanh thu từ dịch
vụ giao nhận
Giá trị 1269 2445 2118
Mức tăng tuyệt đối 672 177
Doanh thu từ giao
hàng xuất khẩu
Giá trị 600 991 1115
Mức tăng tuyệt đối 391 124
DT giao hàng XK/Tổng DT 48.47 43028 51.79
Doanh thu giao
hàng XK đường
biển
Giá trị 350 658 727
Mức tăng tuyệt đối 380 69
DT giao hàng XK đường biển / DT giao hàng XK(%)68.18 70.95 69.78
Lợi nhuận giao
hàng XK đường
biển
Giá trị 165 201 196
Mức tăng tuyệt đối 36 -5
LN/DT giao hàng XK đường biển (%) 22 19 17.4
( Nguồn ban kế toán công ty Trường Giang)
Theo bảng trên doanh thu từ giao hàng xuất khẩu so với tổng doanh thu dịch vụ
giao nhận năm 2008 là khoảng 48,47% ,giảm xuống còn 43,28% năm 2009 và lại
tăng trở lại lên ngưỡng xấp xỉ 52% năm 2009 ,cho thấy doanh thu từ hoạt động này
của công ty không ổn định .Đây chính là do tác động xấu của suy thoái kinh tế thế
giới cuối năm 2008 vẫn còn ảnh hưởng tới 2009 .và 70% là con số thể hiện tầm
quan trọng của giao hàng XK bằng đường biển.

Bảng 3: Giá trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang các thị trường
chính của công ty
Thị trường Đơn vị tính
Trị giá
2007 2008 2009
HONGKONG USD 2800 3200 3800
ANH USD 1500 1700 1900
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
16
Khoa: Thương mại quốc tế
ITALYA USD 1100 1300 1400
( Nguồn ban kế toán công ty Trường Giang)
Thị trường Hongkong có thể nói là thị trường đem lại nguồn lợi nhuận chính cho
công ty trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty với tỷ lệ là
chiếm khoảng 65% tổng lợi nhuận từ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
.Nguyên nhân là do HONGKONG có những điều kiện thuận lợi như : không có cơ
chế quản lý ngoịa hối ,không có thuế xuất nhập khẩu ,thủ tục hải quan đơn giản
Do đó công ty cần nỗ lực hơn nữa và quan tâm hơn nữa tới một thị trường đầy
tiềm năng và có lợi thế cạnh tranh này của công ty .
2.3.1.2 Cơ cấu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bảng 4 : Cơ cấu giao hàng XK bằng đường biển
ĐVT : Tấn
Năm
Chỉ tiêu
2007 2008 2009
Tổng lượng hàng giao xuất khẩu 2322 2923 2798
Lượng hàng giao xuất khẩu đường biển 2055 2492 2525
Giao hàng xuất khẩu
bằng container
Khối lượng 1500 1898 1984

Tỷ trọng (%) 81.83 82.98 84.65

Giao hàng rời
Khối lượng 555 594 541
Tỷ trọng (%) 11.17 17.02 15.35
( Nguồn ban kế toán công ty Trường Giang)
Theo bảng cho ta thấy trong cơ cấu giao hàng xuất khẩu bằng đừong biển có thể
thấy rõ ràng giao nhận bằng container chiếm tỷ trọng rất lớn ,trên 80% và có xu
hướng ngày càng tăng .Trongkhi đó dịch vụ giao hàng rời có xu hướng giảm ,khối
lượng nhận giao hàng rời năm 2009 giảm đi đáng kể chỉ còn 541 tấn.Sở dĩ như vậy
vì công ty chưa có sức cạnh tranh với những doanh nghiệp lớn có khả năng giao
hàng nguyên tàu có trọng tải lớn ,thường sử dụng trong nghiệp vụ giao nhận hàng
rời .
2.3.2 Phân tích quá trình quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường
biển sang HONGKONG
2.3.2.1/Khâu tổ chức giao hàng :
Theo kết quả điều tra khâu tổ chức giao hàng được đánh giá tốt nhất trong 2
khâu , Với 40% cho rằng đã thực hiện tốt ở khâu này ,40% nhận xét ở mức trung
bình và chỉ có 20% cho rằng công ty đã gặp khó khăn trong thời gian qua ,mức
điểm trung bình của khâu này được đánh giá cao nhất là 3.2. Đây là khâu khó khăn
nhất nhưng cũng là khâu thực hiện tốt nhất lý do là công ty có đội ngũ nhân viên
giàu kinh nghiệm quản lý , trình độ nghiệp vụ cao .
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
17
Khoa: Thương mại quốc tế
+ Nhận hàng từ người gửi :
Khâu nhận hàng được đánh giá ở mức trung bình khá là 3.4 và với 100% ý
kiến đánh giá là chưa thực sự tốt,đôi khi còn đến nhận hàng chậm để khách hàng
phải chờ ,thậm chí thất hẹn với khách .Nguyên nhân là do công ty bị hạn chế về
nguồn vốn dẫn đến việc công ty không có được phương tiện vận tải cho riêng mình

mà phải đi thuê từ các doanh nghiệp vận tải nội địa .Do đó công ty sẽ bị động về
phương tiện vận tải và hạn chế về kho bãi .Mặt khác còn một nguyên nhân khách
quan nữa là do điều kiện giao thông của nước ta không được thuận lợi dẫn đến việc
đến nhận hàng chậm của công ty.
+ Hoạt động theo dõi biến động cước :
Theo kết quả điều tra phỏng vấn 100% ý kiến nhận định hoạt động theo dõi
biến động cước được thực hiện thuận lợi với mức điểm trung bình cao nhất 4.4 .Đây
là thành công mà công ty đạt được do nhà quản trị đã thấy được tầm quan trọng của
việc phải luôn theo dõi sự thay đổi của giá cước nên nhà quản trị ngay từ đầu đã lập
ra một bộ phận luôn có bộ phận đảm nhiệm chuyên trách công việc này nên thông
tin được cập nhật kịp thời chính xác,công ty rất ít gặp rắc rối trong vấn đề tính sai
giá cước .
+ Khâu làm thủ tục hải quan:
Kết quả điều tra cho thấy Chỉ có 60% cho rằng được tiến hành tốt trong giai
đoạn vừa qua ,không có những rắc rối lớn phát sinh trong vấn đề này do công ty có
uy tín với cơ quan hải quan ,chấp hành đúng những quy định pháp luật nên được tạo
điều kiện thực hiện thủ tục thông quan nhanh chóng .Tuy nhiên vẫn có 20% đánh
giá hoạt động này chưa thực sự hiệu quả và còn có những hoạt động gây khó dễ
,làm chậm trễ ảnh hưởng đến toàn quy trình ,lý do của vấn đề này là do công ty
chưa có đội ngũ thực sự giỏi và thành thạo trong việc khai báo hải quan ,nhiều khi
gặp khó khăn công ty phải nhờ đến doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khai báo hải
quan .
+Trong khâu giao hàng cho cảng với những hàng hóa phải lưu kho bãi ở cảng ,
Cảng là nơi hàng hóa tập trung chịu trách nhiệm bảo quản và bốc xếp hàng hóa
xuất nhập khẩu khi doanh nghiệp có yêu cầu .Theo kết quả điều tra 60% nhận xét
rằng cảng đã tạo điều kiện cho công ty trong việc nhận hàng từ người gửi cho vào
nhập kho ,bảo quản hàng hóa tốt nhờ có mối quan hệ lâu năm nhưng vì lượng hàng
hóa của công ty là hạn chế nên việc bố trí phương tiện ,nhân lực giao hàng lên tàu
đôi lúc còn chậm trễ ,40% đánh giá thấp điều này .
+Công tác hoàn thiện bộ chứng từ :

Là khâu cũng được đánh giá tương đối tốt với mức độ 3.6 điểm ,60% cho rằng
khâu này được thực hiện thuận lợi do nhân viên công ty có nhiều kinh nghiệm
nhưng vẫn có 40% đánh giá khâu này ở mức độ trung bình do có rất nhiều nguyên
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
18
Khoa: Thương mại quốc tế
nhân gây phát sinh những sai sót trong quá trình thực hiện như : khách hàng gửi
chứng từ chậm ,cán bộ hải quan chậm trễ trong việc kiểm tra ,kiểm nghiệm hàng
hóa ,
+Khâu bố trí vận tải nội địa:
Là khâu được thực hiện kém nhất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng
đường biển tại công ty ,80% đánh giá việc bố trí xe nhận hàng của khách bị phụ
thuộc quá nhiều vào các hãng vận tải nội địa , 1.8 là mức điểm dành cho khâu bố trí
phương tiện vận tải nội địa .Đặc biệt vào giai đoạn mùa vụ của ngành giao nhận
,tầm từ tháng 6 đến tháng 8 và các tháng cuối năm ,công ty thường gặp khó khăn
trong việc thuê phương tiện nhận và gom hàng từ kho của người gửi đến cảng hay
đến kho của công ty .Đây là khâu rất dễ gây chậm trễ cho quá trình giao nhận và
gây khó chịu cho khách hàng.Nguyên nhân chính của vấn đề này là do công ty hạn
chế về vốn ,không có phương tiện vận chuyển nội địa riêng mà phải đi thuê từ các
công ty vận tải nên công ty luôn bị động trong việc vận chuyển hàng nội địa từ kho
khách hàng đến kho của công ty ,đến cảng .
+ Thuê container :
Đối với việc thuê container các cá nhân được phỏng vấn cho ý kiến trái ngược ,
40% cho rằng việc thuê container cho việc giao hàng lẻ nhưng không tập trung đủ
hàng đóng vào container gây tổn thất lớn cho công ty và nhà quản trị cần điều phối
lại hoạt động này .Đây cũng là khó khăn chung cho các doanh nghiệp kinh doanh
dịch vụ giao nhận có quy mô nhỏ trong đó có Trường Giang .Tuy nhiên về vấn đề
này 60% còn lại đánh giá việc thuê container đã được thực hiện khá tốt khi giao
hàng cả container vì công ty đã hoàn thành tốt việc bốc dỡ ,xếp hàng vào container .
2.3.2.2/Khâu điều hành và giám sát giao hàng :

Theo kết quả điều tra phỏng vấn thì 20% ý kiến cho rằng đây là khâu khó
thực hiện và 60% nhận định khâu này hoạt động kém và chỉ có 20% đánh giá khâu
này thực hiện đạt ở mức trung bình ,mức điểm của khâu này thấp nhất chỉ có 2.4 mà
thôi . Có thể nói ,khâu điều hành giám sát của công ty còn hoạt động chưa tốt vì
hoạt động này chiếm rất nhiều nguồn lực trong khi công ty còn hạn chế về vốn và
cơ sở vật chất kỹ thuật .Các cá nhân cho biết công ty mới chỉ họp giao ban hàng
tháng để đánh giá về tình hình thực hiện công việc chứ chưa đưa ra được những tiêu
chuẩn giám sát cụ thể hay chỉ thi thoảng tiến hành thăm dò các ý kiến của các nhân
viên và thu nhận ý kiến điều chỉnh .Chính vì vậy ,việc đánh giá hiệu quả hoạt đông
chưa chính xác , dẫn tới những hoạt động điều chỉnh được tiến hành không kịp thời
đầy đủ .
Trong các tiêu chuẩn đánh giá hiệu qủa giao hàng xuất khẩu :
+Giao hàng chính xác ,an toàn đựoc đánh giá cao nhất ,với 40 % cho rằng nó rất
quan trọng và 60% còn lại đánh giá là quan trọng ,mức đánh giá với tiêu chuẩn này
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
19
Khoa: Thương mại quốc tế
là cao nhất 3.4 vì đây chính là tiêu chuẩn giúp khách hàng luôn an tâm về hàng hóa
họ gửi .
+ Tiêu chuẩn giao hàng đúng hạn: 100% ý kiến là quan trọng ,các cá nhân đều cho
rằng viêc hoàn thành thời hạn giao hàng theo đúng hợp đồng mua bán ngoại thương
giúp công ty và cả người ủy thác giữ được uy tín của mình.
+ Đảm bảo chi phí thấp nhất cho khách hàng ,60% cho rằng đây là yếu tố quan
trọng vì nó giúp công ty có thể cạnh tranh trên thị trường , trong khi đó 40% còn lại
lại cho rằng đây không phải là tiêu chuẩn quan trọng mà họ đề cao yếu tố chất
lượng dịch vụ giao hàng hóa cho khách hàng .
CHƯƠNG III CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ
QUẢN TRỊ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ
TRƯỜNG HONGKONGTẠI CÔNG TY TRƯỜNG GIANG .
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu

3.1.1 Những thành công và kết quả đã đạt được
Măc dù mới chỉ thành lập được 4 năm nhưng hiện nay công ty Trường Giang
( chi nhánh Hà Nội) đã tạo dựng được cho mình uy tín và đứng vững trên thị trường
giao nhận miền Bắc nói riêng và Việt Nam nói chung .Với bộ máy quản lý gọn
nhẹ ,phù hợp với tình hình phát triển của công ty và năng lực lãnh đạo của ban giám
đốc ,công ty đang phát triển ổn định qua các năm và dần từng bước hoàn thiện
,nâng cao năng lực cạnh tranh của mình ,để có thể sẵn sàng đương đầu với xu thế
cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ trong ngành .
Trong năm vừa qua ,công ty luôn giữ được mức sinh lời ổn định ở mức trên 20%
,doanh thu từ dịch vụ giao nhận đường biển có đóng góp đáng kể với khoảng 82%
daonh thu từ dịch vụ giao nhận .Khối lượng hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
luôn chiếm tỷ trọng hơn 82% tổng khối lượng hàng giao xuất khẩu .Con số này
cũng tương ứng với doanh thu . đồng thời thị trường HONGKONG luôn là thị
truờng đứng đầu về doanh thu bằng đường biển với tỷ lệ là chiếm 65% doanh thu
các thị trường xuất khẩu bằng đường biển với một số khách hàng ổn định và tiềm
năng như: Công ty may 10 , dệt 19/5, SPC computer ,
3.1.2 Những khó khăn ,tồn tại và nguyên nhân phát sinh
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
20
Khoa: Thương mại quốc tế
Bên cạnh những thành công đã đạt được ,không thể nào không kể đến những vấn
đề còn tồn tại trong việc quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
sang HONGKONG của công ty .
+Trước tiên phải kể đến hạn chế đáng kể của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu
bằng đường biển tại công ty là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức
giao hàng và điều hành giám sát giao hàng .Những phần mềm quản lý và điều hành
hành giao nhận hàng hóa là những công cụ hoạch định và giám sát mang tính khoa
học cao ,nhưng sự hạn chế về nguồn lực lại đang giới hạn khả năng ứng dụng của
công ty .
+ Hạn chế thứ hai là hoạt động điều hành giám sát trong việc quản trị quy trình của

công ty còn rất yếu kém .Công ty chưa xây dựng được những tiêu chuẩn mang tính
định lượng để đo lường hiệu quả quản trị mà mới chỉ dừng lại ở thiết lập các tiêu
chuẩn định tính chung chung ,việc đo lường kết quả hoạt động cũng chưa thực sự
được quan tâm ,biểu hiện ở chỗ công ty không thừong xuyên thăm dò ý kiến của
các nhân viên – một cách rất hay để thu hồi những phản hồi chính xác về hiệu quả
thực hiện .
+Khâu bố trí phương tiện vận tải yếu vì sự không chủ động về phương tiện vận tải
nội địa do sự hạn chế cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn vốn của công ty.Điều này
ảnh hưởng tới chất lượng cung cấp dịch vụ cho khách hàng và cả tiến độ của toàn
quy trình nhưng lại là một vấn đề không dễ dàng giải quyết ngay lập tức .
+ Lượng hàng hóa giao xuất khẩu bằng container chiếm trên 80% lượng hàng hóa
giao xuất khẩu đồng thời lượng khách hàng chủ yếu của công ty là những công ty
có quy mô vừa và nhỏ ,nên hình thức gửi hàng lẻ, lẻ- nguyên chiếm tỷ lệ khá lớn
,đây cũng là dịch vụ mang lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty .Tuy nhiên hiện đang
tồn tại công ty thuê container của hãng tàu nhưng lại không tập trung đủ lượng hàng
để đóng vào container trong thời hạn 7 ngày thuê ,dẫn tới công ty phải gửi hàng đi
trong tình trạng container còn rỗng .Điều này hiển nhiên dẫn tới tăng chi phí và
công ty sẽ bị lỗ , đặc biệt là vào dịp đầu năm khi hoạt động giao hàng xuất khẩu
kém đi . Thực trạng này còn phản ánh hạn chế khi hoạch định tổ chức giao hàng tại
công ty .
+Trong tất cả các khâu khác như hoàn thiện bộ chứng từ , làm thủ tục hải quan
,giao hàng cho cảng và tàu tuy đã thực hiện khá tốt nhưng vẫn còn tồn tại những
hạn chế gây ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty .Một
bộ chứng từ hàng hóa bao gồm rất nhiều các loại giấy tờ như tờ khai hải quan , hợp
đồng mua bán ngoại thương , hóa đơn thương mại ,vận đơn đường biển ,giấy chứng
nhận kiểm tra chất lượng hàng hóa ,giấy chứng nhận kiểm dịch ,bản đăng ký
chuyên chở ,sơ đồ xếp hàng do đó nhầm lẫn là không thể tránh khỏi kể cả khi
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
21
Khoa: Thương mại quốc tế

công ty có một đội ngũ nhân viên lành nghề và nhiều kinh nghiệm .Nguyên nhân có
thể bùng phát từ nhiều phía ,có thể khi giao hàng khách hàng giao hàng thiếu cho
công ty nhưng nhân viên không kịp thời phát hiện ,thậm chí có thể do công văn ,văn
bản chính sách mới của các bộ ngành có liên quan chưa kịp được cập nhật khiến
cho việc thực hiện gặp sai sót .Đối với các mặt hàng xuất khẩu thuộc diện nhạy cảm
thì làm việc với hải quan gặp nhiều khó khăn hơn ,thời hạn làm thủ tục có thể kéo
dài khiến ảnh hưởng tới thời gian giao hàng lên tàu.Vậy trong tương lai ,công ty
cần phải tìm cách để cải thiện những hạn chế làm giảm thiểu chi phí cũng như tăng
khả năng cạnh tranh cho công ty
3.2 Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề
3.2.1 Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường
biển ở Việt Nam
Ngày nay khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển ,việc ứng dụng khoa học tiên
tiến vào lĩnh vực sản xuất vật chất đã tạo ra bước đột phá về chất lượng và khối
lượng hàng hàng hóa. Mặt khác sự phân công lao động ngày càng sâu sắc đã dẫn tới
việc tập trung hàng hóa ở một nơi và đem tiêu thụ ở nước khác .Để thực hiện được
việc đó thì hàng hóa phải được vận tải và giao nhận từ nơi sản xuất đến nơi tiêu
dùng .Có thể nói hoạt động giao nhận vận tải khắc phục được những mâu thuẫn về
không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng ,thúc đẩy thương mại quốc tế
phát triển .Ngược lại ,triển vọng của dịch vụ giao nhận vận tải phụ thuộc rất lớn vào
khối lượng hàng hóa cần vận chuyển .
Bảng 5 : Dự báo khối lượng hàng xuất khẩu của Việt Nam năm 2010
ĐVT: 10.000tấn
STT Mặt hàng
Năm 2010
Mức dự báo nhỏ nhất Mức dự báo lớn nhất
1 Dầu thô 30.000 43.372
2 Than đá 6.500 9.397
3 Gạo 3.000 4.337
4 Xi măng 4.000 5.783

5 Gỗ và sản phẩm gỗ 760 1.099
6 Cà phê 370 535
7 Cao su 387 560
8 Dệt may 200 289
9 Hạt điều 160 231
10 Tôm đông lạnh 150 217
11 Hạt tiêu 82 119
12 Chè 72 104
13 Thịt chế biến 60 87
14 Các mặt hàng khác 23.259 33.626
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
22
Khoa: Thương mại quốc tế
Tổng 69.000 99.756
Nguồn : Viện khoa học kinh tế giao thông vận tải
Từ bảng trên cho ta thấy đến hết năm 2010 những mặt hàng xuất khẩu của Việt
Nam vẫn là dầu thô, than đá ,gạo , cà phê , cao su ,dệt may .Hầu hết các mặt hàng
này đều ở dạng lỏng ,hàng rời ,tỷ lệ chế biến đang ngày càng được nâng lên nhưng
sẽ không thể bằng các nước khác do công nghệ chế biến chưa phát triển .Chỉ có mặt
hàng dệt may là có điều kiện sử dụng những tiến độ của cuộc cách mang container
nhưng tỷ trọng vẫn không đáng kể .Do đó khối lượng hàng tăng lên nhưng ngành
vận tải vẫn chưa thể vui mừng quá sớm bởi giá trị giao nhận những loại hàng rời
này bằng hàng bách hóa và hàng container .
Sau đây là dự báo về giá trị sản lượng của hoạt động giao nhận hàng hóa bằng
đường biển của Việt Nam cho tới năm 2020.
Bảng 6: Giá trị sản lượng dự toán giao nhận bằng đường biển của Việt Nam
đến năm 2020
ĐVT: Tỷ USD
Năm
Chỉ tiêu

2010 2015 2020
Giá tri sản lượng 4.595 7.400 11.918
Tốc độ tăng BQ/năm(%) - 12,2 12,2
Giá trị hàng hóa giao nhận bằng đường
biển
2.987 4.951 7.634
Tốc độ tăng BQ/năm(%) - 13,15 10,83
Tỷ trọng (%) 65 66,9 64
Nguồn : Viện khoa học kinh tế giao thông vận tải
Qua bảng ta thấy rằng con số dự báo cho toàn ngành giao nhận vận tải là rất khả
quan , tăng bình quân trên 10%/năm nhưng với riêng giá trị sản lượng giao nhận
bằng đường biển ,các nhà dự báo về khối lượng hàng hóa sẽ vẫn tăng nhưng về giá
trị thì tốc độ tăng bình quân và tỷ trọng tổng giá trị giao nhận có xu hướng giảm .Tỷ
trọng này sẽ được san xẻ cho ngành hàng không và đường sắt liên vận quốc tế .Cho
dù như vậy cũng không có cơ sở nào để cho rằng ngành giao nhận vận tải biển sẽ
không phát triển mạnh trong những năm tới bởi không ai có thể phủ nhận được ưu
điểm của phương thức vận tải này ,đồng thời Việt Nam cũng có những ưu thế riêng
rất thuận lợi cho ngành này .
3.2.2 Phương hướng phát triển của công ty Trường Giang
+ Công việc đầu tiên là công ty cần phải khắc phục những mặt yếu kém và tồn tại
vẫn đang gặp phải
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
23
Khoa: Thương mại quốc tế
+Nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác bằng cách phát huy năng
lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều kinh nghiệm và tạo dựng uy tín chất
lượng dịch vụ giao nhận cho công ty .
+Tăng cường liên doanh ,hợp tác với các đối tác ,doanh nghiệp giao nhận vận tải
quốc tế có uy tín và có thế mạnh để cho doanh nghiệp có được chỗ dựa vững chắc .
+Xây dựng được nhưng chính sách khuyến khích khách hàng ,đó là việc đưa ra

thêm cho những dịch vụ miễn phí như dịch vụ tư vấn cho khách hàng về tình hình
lựa chọn nhà cung cấp ,về hãng tàu vận chuyển ,thậm chí là lưu kho miễn phí trong
trường hợp đặc biệt .
+Củng cố và tăng cường cơ sở vật chất ,kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận
hàng hóa quốc tế bằng vốn ngân sách Nhà nước ,vốn tự có ,vốn góp liên doanh ,vốn
vay
+Tăng cường phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức nhưng chú
trọng hơn vào phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển và đường hàng
không .
+Củng cố mối quan hệ tốt đẹp ,lâu dài và có uy tín đối với các cơ quan chức năng
,các hãng tàu ,các hãng hàng không để có thể được ưu tiên khi gặp những khó khăn
như trong thời điểm gặp nhiều hàng hóa cùng một lúc đến khi có thể vẫn dành được
chỗ
+Một nhiệm vụ quan trọng nữa là phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận
,các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn dành cho các cán bộ nhân viên để
truyền đạt kinh nghiệm ,hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao ý thức trách
nhiệm .
3.2.3 Quan điểm giải quyết vấn đề
Dựa vào quá trình nghiên cứu ,phân tích tình hình quản trị quy trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển tai công ty Trường Giang bằng phương pháp thu thập dữ liệu
thứ cấp và điều tra sơ cấp trong nội bộ công ty,người viết đã trình bày thực trạng và
kết quả của vấn đề nghiên cứu như ở trên .Thông qua những dự báo về triển
vọngcủa hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Việt Nam trong giaia
đoạn tới cũng như phương hướng hoạt động của công ty ,người viết xin đưa ra quan
điểm giải quyết của mình .Đó là từng bước hiện đại hóa hoạt động quản trị kết hợp
hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển theo hướng phù hợp với
kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ,nhờ đó mà sự phối hợp
giữa các bước trong quy trình được thực hiện trơn tru , đồng bộ giảm tính rời rạc
,bất hợp lý . Muốn thực hiện được điều này ,việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
haọt động của công ty là rất cần thiết nó giúp tất cả các hoạt động của công ty đực

lên kế hoạch thực hiện và kiểm soát một cách khoa học .Tuy nhiên , như đã đề cập
nhiều lần ,Trường Giang là một doanh nghiệp vừa và nhỏ ,hạn chế về nguồn lực ,do
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
24
Khoa: Thương mại quốc tế
đó việc đầu tư ,hoàn thiện và hiện đại hóa quy trình giao hàng xuất khẩu cần phải
được thực hiện từng bước ,hợp lý và chắc chắn.
3.3 Các kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển tại công ty Trường Giang .
3.3.1 Những giải pháp từ phía công ty
3.3.1.1 Những giải pháp quản trị
a/Hoàn thiện khâu điều hành giám sát giao hàng
Đây là khâu chưa được thực hiện tốt tại công ty Trường Giang trong thời gian qua
trong khi đó vại trò của nó lại rất quan trọng đối với việc đánh giá hiệu quả hoạt
động và từ đó điều chỉnh kịp thời nếu có những sai sót xảy ra .Việc điều hành giám
sát hoạt động giao hàng xuất khẩu giúp công ty vừa điều chỉnh được những sai lệch
đã xảy ra và kiểm soát được các hoạt động đang diễn ra trong toàn quy trình giao
hàng .
Vậy để thực hiện tốt công tác này công ty cần phải họp giao ban đầu giờ hàng ngày
để có thể nhìn nhận ,tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết những vướng mắc kịp
thời .
Xây dựng bảnquy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa một cách chi tiết ,cụ thể và
phổ biến dặt ở nơi dễ thấy nhất của công ty .Trong đó nêu cho tiết những loại chứng
từ không thể thiếu ,số lượng bản chính ,bản sao hợp lệ để thực hiện các thủ tục
thông quan hàng hóa .Nhấn mạnh vào tính thống nhất về mặt chi tiết của các chưng
từ bởi chỉ một sai sót nhỏ bộ chứng từ sẽ không được chấp nhận gây ảnh hưởng về
mặt thời gian và chi phí .Tùy vào chủng loại và tính chất của hàng hóa mà bộ chứng
từ đi kèm sẽ bao gồm những loại giấy tờ khác nhau ,dựa vào những mặt hàng giao
xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn của công ty để lập ra một bộ chứng từ mẫu chung nhất
và lưu ý về những khác biệt của từng loại .

Xây dựng những tiêu chuẩn mang tính định lượng khi đánh giá hiệu quả hoạt động
của quy trình giao hàng xuất khẩu ,Những tiêu chí này nên được xác định trong
khoảng thời gian 1 tuần hay 1 tháng vì hoạt động giao nhận hàng hóa thường mang
tính cấp bách về thời gian .Công ty có thể có được những thống kê đơn giản về số
hợp đồng giao hàng đã được thực hiện trong số trường hợp xuất hiện vướng mắc ,tỷ
lệ loại rắc rối phải gặp:thiếu hụt hàng hóa ,hư hỏng ,chậm tiến độ , sai sót chứng
từ ,vận đơn không sạch Từ đó có thể đánh giá cụ thể hơn về kết quả thực hiện
quy trình ,phần nào còn yếu kém ,đưa ra cách khắc phục và tiếp tục đo lường để
nhận định tình hình đã được cải thiện hay chưa .
Một giải pháp khác là nâng cao văn hóa doanh nghiệp ,đây là một khía cạnh còn
yếu ở các doanh nghiệp giao nhận quy mô nhỏ ở Việt Nam .Phối hợp chặt chẽ giữa
các bộ phận ,phòng ban trong công ty ,xây dựng nội bộ đoàn kết thống nhất với tinh
thần trách nhiệm cao ,làm việc vì lợi ích của toàn công ty ,không vì lợi ích của cá
Lê Thị Thu Lớp: K45E2
25