báo cáo thuyết trình văn hóa tổ chức nhóm và làm việc nhóm

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAMTRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG</b>

<b>KHOA LAO ĐỘNG VÀ CÔNG ĐỒN</b>

<b>BÁO CÁO THUYẾT TRÌNH MƠN: VĂN HĨA TỔ CHỨC </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 10 năm 2023</b>

<b>BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP CỦA CÁC THÀNHVIÊN NHĨM</b>

<b>Họ và tênMSSVNội dungHồn thành</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>PHIẾU ĐÁNH GIÁ</b>

<b>Nội dung đánh giáĐiểm</b>

Nội dung:- Dịch đề tài- Trả lời câu hỏi đề tàiTrình bày:

- Word- Powerpoint- Thuyết trình

<b>Điểm trung bình: </b>

<b>Nhận xét: </b>...

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

1.1. Khái niệm nhóm/nhóm ảo...6

1.2. Lợi ích và thách thức của nhóm ảo...7

1.3. Giải pháp...8

2. Case study...9

3. Trả lời câu hỏi...10

<b>NỘI DUNG BÁO CÁO</b>

<b>1. Lý thuyết</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

1.1. Khái niệm nhóm/nhóm ảo

Nhóm: Hai hoặc nhiều người trở lên, tương tác phụ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung.Tất cả các nhóm phải thiết lập xây dựng mục tiêu hợp lý để các thành viên trongnhóm nắm rõ cơng việc mình cần thực hiện và hồn thành đúng mục tiêu.

=> Vai trị của nhóm: Nhóm được thành lập để gắn kết các nhân lại để đẩy nhanhtiến độ hoàn thành và nâng cao hiệu quả cơng việc.

Tăng tính hiệu quả và cho ra những ý tưởng đột phá, sáng tạoCùng nhau phát triển, trau dồi bản thân và gặt hái thành công cuối cùngMở rộng kiến thức, bổ sung và nâng cao kỹ năng mềm cần thiết trong cơngviệc

Nhóm được phân thành 2 loại: Nhóm truyền thống (nhóm chính thức) và nhóm ảo(nhóm khơng chính thức)

Thế nào là nhóm ảo:

Định nghĩa: Ngồi các nhóm chính thức được quản lý phê duyệt để đạt mụctiêu của tổ chức, thì nhóm ảo cũng xảy ra trong tất cả các tổ chức. Nhóm ảođược hiểu là các nhóm xuất hiện một cách tự nhiên nhằm đáp ứng lợi íchchung của các thành viên trong tổ chức. Nhưng thay vì làm việc trong cùngmột văn phịng, các thành viên trong nhóm ảo làm việc ở những nơi khácnhau, và thuộc các khu vực có múi giờ khác nhau. Và họ khơng bao giờ cầnhay phải mặt đối mặt mà chủ yếu tương tác qua email, tin nhắn, skype hayđiê •n thoại. Các thành viên có chung một định hướng để tiếp cận các côngviệc và chia sẻ các trách nhiệm với nhau. Xây dựng nhóm ảo kết hợp vớiphần mềm giao việc online để tăng năng suất làm việc của các thành viên.

Kênh thông tin liên lạc: Tương tác thông qua các thiết bị công nghệ thôngtin. Các cá nhân làm việc cùng nhau thông qua các phương tiện chia sẻ, quảnlý dữ liệu.

Tuyển dụng: Tuyển dụng thông qua các diễn đàn trao đổi trực tuyến, tuyểnnhững người có kỹ năng phù hợp, khơng phân biê •t vị trí địa lý.

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Thành viên của nhóm: Đến từ nhiều nền quốc gia khác nhau, cơng việc đavăn hố ở các múi giờ khác nhau.

Cấu trúc nhóm: Quy mơ lớn đa dạng thành viên, sử dụng công nghệ thôngtin làm cơng cụ giao tiếp và điều phối cơng việc chính.

Khả năng lãnh đạo: Không nổi bật, chỉ giám sát qua các phần mềm Internet.Xây dựng mối quan hệ: Ít tương tác giữa các thành viên

Ví dụ nhóm ảo:

<b>a. Công ty A, một nhà sản xuất máy bay, phải đối mặt với áp lực mạnh mẽ từ</b>

các đối thủ cạnh tranh. Để giải quyết vấn đề, Công ty A kết nối các chuyêngia từ Hoa Kỳ, Canada, Châu Á và Châu Âu để hợp tác và tạo ra một thiết kếmáy bay mới đầy sáng tạo.

<b>b. Cộng đồng thiết kế Canva Việt Nam</b>

Thành viên đến từ nhiều vùng miền khác nhau trên đất nước

Nhóm được thành lập trên Facebook để chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi thôngtin lẫn nhau

Mọi người tương tác với nhau thông qua group chat, gg meet, zoom.Lợi ích và thách thức của nhóm ảo

*Lợi ích:

Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại: Nhóm ảo được đánh giá cao vì kỹ nănglàm việc khơng phụ thuộc vào vị trí địa lý (có thể tương tác bằng video call,tiết kiệm tiền xăng di chuyển đến văn phịng, tiền bảo trì các thiết bị máymóc). Mọi người không phải đối mặt trực tiếp và làm việc ở bất cứ nơi nàohọ muốn. Làm việc online nên khiếm khuyết về thể chất không phải là trởngại.

Nguồn nhân tài lớn: Đa dạng thành viên và không phân biệt tuổi tác, giớitính, tơn giáo. Tuyển dụng được những ứng viên tài năng, thu hút nhân tàitoàn cầu. Các thành viên thoải mái trong việc chia sẻ ý kiến, tăng khả năngsáng tạo.

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

Nhân viên làm việc năng suất hơn: Giờ làm việc linh hoạt, cải thiện mức độhài lòng của nhân viên khi được làm việc trong mơi trường đa dạng văn hố,học hỏi những kiến thức mới phục vụ cho công việc.

* Thách thức:

Niềm tin giảm xuống: Mối quan hệ giữa các thành viên không gắn kết dolàm việc trong mạng lưới toàn cầu, các thành viên ít tương tác qua lại nênkhó thấu hiểu những vấn đề của nhau dẫn đến khó khăn trong việc thiết lậpsự tin tưởng.

Khác biệt về ngôn ngữ: Các thành viên khó giao tiếp hiệu quả vì khơng tiếpxúc trực tiếp do sự phân tán về mặt địa lý, khó thích nghi với nhiều nền vănhố khác.

Giải quyết xung đột: Giao tiếp qua các thiết bị công nghệ nên không có tínhiệu thị giác (như ngơn ngữ cơ thể hoặc biểu hiện khn mặt), các thành viênkhó nói lên ý kiến của mình trong một nhóm ảo nên có thể làm tăng sự hiểulầm và căng thẳng.

Phần mềm hỗ trợ trao đổi làm việc:

- Base Wework: đã phát triển nhiều tính năng đặc thù khác như “Nhân viêncủa tơi” hoặc tích hợp cùng các ứng dụng của mơ hình Văn phịng điện tử.Ngồi ra Base Wework có thể quản lý cơng việc của phịng ban theo từngnhóm nghiệp vụ.

- Microsoft Teams: là một cơng cụ làm việc nhóm với nhiều tính năng nhưchat, video call, họp trực tuyến. Từ một góc nhìn khác, Microsoft Teams cóthể coi là ứng dụng all-in-one với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gầnnhất tới người dùng.

Cải thiện mối quan hệ, nâng cao lịng tin giữa các các thành viên trong nhóm ảo

<b>2. Case study</b>

<b>Dịch case: Tạo niềm tin trong các nhóm ảo tại Orange </b>

Các công ty đa quốc gia phải đối mặt với thách thức kép là tồn cầu hóa hoạt độngvì mục đích nâng cao hiệu quả và nội địa hóa việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đểhỗ trợ sự khác biệt giữa các quốc gia. Tại Orange, thách thức này càng trở nên rõràng hơn khi công ty mở rộng hoạt động vào cuối những năm 1990 để trở thành mộtcông ty lớn xuyên châu Âu. Orange là nhà khai thác di động của France Telecom,cung cấp dịch vụ cho 57 triệu khách hàng trên 17 quốc gia. Với sự hiện diện ở ChâuÂu, Trung Đông và Châu Phi, Orange nhận ra rằng để bảo vệ và củng cố thươnghiệu Orange, việc phát triển sản phẩm trước đây được thực hiện ở các nước sở tạicần phải trở thành một sáng kiến toàn cầu. Mặc dù việc tập trung hóa một nhóm cónhiệm vụ tồn cầu là rất hấp dẫn, Orange vẫn theo đuổi sự hợp tác nhóm ảo, chophép các cơng ty tăng cường sự đa dạng trong nhóm của họ và có khả năng đạtđược năng suất và tính sáng tạo cao hơn. Tại Orange, các nhóm ảo đang trở thànhmột phong cách sống, giống như nhiều tập đồn tồn cầu, cơng nghệ cao, nhưng rõràng có những thách thức, bắt nguồn từ thực tế là có ít điểm tương đồng giữa các cánhân hơn (ví dụ: nền tảng và kinh nghiệm chung) giữa các thành viên trong nhóm.

Trong tổ chức phát triển sản phẩm tại Orange, các nhóm ảo thường do người quảnlý sản phẩm lãnh đạo. Các thành viên của nhóm khơng chỉ chịu trách nhiệm chínhđối với nhóm ảo mà cịn làm việc cho các nhóm địa phương và các chức năng khácnhau. Cũng như các nhóm ảo khác, những người ở Orange được yêu cầu làm việc ởnhiều múi giờ, văn hóa và dịng báo cáo. Tính ảo có nghĩa là các thành viên trongnhóm khơng thể tương tác một cách thân mật trong các cuộc gặp mặt trực tiếp. Giaotiếp qua phương tiện điện tử (ví dụ: email, điện thoại và hội nghị truyền hình) làm

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

giảm đáng kể khả năng tương tác thơng qua các tín hiệu phi ngơn ngữ. Việc thiếugiao tiếp khơng chính thức được coi là rào cản lớn đối với năng suất của nhóm. Nhưmột trưởng nhóm đã bày tỏ: “Cơng việc thực sự chỉ bắt đầu sau cuộc gặp mặt trựctiếp đầu tiên đó”.

Khoảng cách văn hóa cũng ảnh hưởng đến các đội ảo tại Orange. Trong một nhómảo, các cuộc gọi hội nghị giữa văn phòng ở Vương quốc Anh và Paris trở nên đặcbiệt căng thẳng. Các nhân viên người Anh, trong nỗ lực nâng cao năng suất cuộchọp, đã sử dụng sự hài hước để khuyến khích sự tham gia, nhưng cách tiếp cận nàylại phản tác dụng. Khơng có lợi ích khi nhìn thấy nét mặt, đi kèm với khó khăn liênquan đến những trị đùa, các nhân viên ở Paris ngày càng cảm thấy bị cô lập khỏicác đồng nghiệp người Anh của họ và cũng như các nhóm ảo khác tại Orange, họkhơng mấy tin tưởng vào khả năng thực hiện của đồng nghiệp. Bởi vì các nhóm ảotại Orange rất quan trọng đối với chiến lược tồn cầu tổng thể của cơng ty nên banquản lý rất muốn tìm cách nâng cao hiệu suất, năng suất và sự đổi mới của nhóm.Rõ ràng là công việc phải được thực hiện để vượt qua rào cản tin cậy tồn tại giữanhiều thành viên trong nhóm

<b>3. Trả lời câu hỏi</b>

Câu 1: Tại sao niềm tin lại quan trọng trong các nhóm ảo & Điều gì ảnhhưởng đến mức độ tin cậy giữa các thành viên trong nhóm?

<b>Tại sao niềm tin lại quan trọng trong các nhóm ảo: Các nhóm ảo giúp làm giảm</b>

khả năng làm việc thường xuyên và tăng khả năng làm việc nhóm thơng qua các thửthách cá nhân, các nhóm sẽ gắn kết với nhau và đẩy nhanh tiến độ hoành thành vànăng cao khả năng hiệu quả công việc và giúp giảm mức độ kiểm soát tiến độ làmviệc của các thành viên giúp cho các thành viên trong nhóm ln cảm thấy thoảimái hơn khi làm việc với nhau. Đặc biệt niềm tin trong các nhóm ảo để tăng năngsuất làm việc và giảm thiểu chi phí kiểm tra, kiểm soát.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<b>Điều ảnh hưởng đến mức độ tin cậy giữa các thành viên trong nhóm: Do</b>

khoảng cách địa lý và khác biệt văn hóa giữa các thành viên trong nhóm, ít có sựtương tác giữa các thành viên, họ thường làm việc qua các thiết bị công nghệ nênngôn ngữ cơ thể, biểu hiện trên khn mặt. Thêm vào đó học ít tương tác qua lạinên khó thấu hiểu những vấn đề của nhau nên việc đó có thể ảnh hưởng đến mức độtin cậy giữa các thành viên.

Câu 2: Làm thế nào để có thể phát triển và duy trì niềm tin trong các nhómảo?

<b>Xác định những giới hạn rõ ràng: Đặt ra các giới hạn và quy tắc cơ bản về cách</b>

làm việc bước đầu tiên để xác định với các thành viên với nhau. Điều này thúc đẩymọi người hợp tác để đạt được kết quả tốt hơn. Ngoài ra, thường xuyên thiết lập cácmục tiêu được xác định rõ ràng và có thể đạt được để mọi người có thể theo dõi sựtiến triển của cơng việc.

<b>Duy trì liên lạc với các thành viên trong nhóm: Thiết lập các lịch làm việc, giờ</b>

làm việc để các thành viên trong nhóm có thể liên lạc nhắn tin và trao đổi các côngviệc lẫn nhau. Điều này có thể làm tăng thêm tương tác giữa các thành viên vớinhau.

<b>Chọn lựa nhà lãnh đạo phù hợp: Cần phải lựa chọn nhà lãnh đạo am hiểu về</b>

những phong cách lãnh đạo và áp dụng được trong lúc làm việc nhóm, khơng đặt racác u cầu q cao nhưng vẫn giữ được tinh thần chủ động và sáng tạo của cácthành viên trong nhóm. Khiến cho các thành viên cảm thấy thoải mái để phát huyhết năng lực của mình.

</div>