the project plan tính minh bạch nơi công sở

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>THE PROJECT PLAN</b>

<b>TÍNH MINH BẠCH NƠI CÔNG SỞ</b>

<b>(Logo/Poster of Project or Team)</b>

<b>INFORMATION OF GROUP</b>

Group name: Mất Kiểm Soát Class: IB1713

<b>MEMBER</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>I. TỔNG QUAN DỰ ÁN1. Bối cảnh nghiên cứu</b>

Dựa vào thực trạng ngày nay, tính minh bạch vơ cùng cần thiết đối với những mối quan hệgiữa người với người và đặc biệt là ở nơi cơng sở, nó tạo ra một môi trường làm việc hiệuquả, hợp tác và tôn trọng. Tính minh bạch ảnh hưởng đến sự hài lịng, gắn kết và hiệu quảlàm việc của nhân viên. Tuy nhiên, việc duy trì và cải thiện tính minh bạch trong nội bộ nơicông sở không phải là một công việc đơn giản, mà địi hỏi sự tham gia và đóng góp của tất cảcác cấp lãnh đạo và nhân viên, cũng như sự hỗ trợ của các chính sách, quy trình và cơng cụphù hợp.

Một số vấn đề thường gặp liên quan đến tính minh bạch là: sự chênh lệch về tiền lương, sựthiếu rõ ràng về chính sách, quyền lợi, sự thiếu thơng tin về tình hình kinh doanh, sự thiếugiao tiếp giữa các phòng ban, giữa giám đốc và nhân viên, giữa các cá nhân nơi công sở, v.v.Chúng ta đang sống ở thời đại 4.0, nơi mà mọi cuộc giao dịch đều cần 2 chữ “minh bạch”, vídụ như trong mua hàng online hay trực tiếp, thứ đầu tiên mà mọi khách hàng đều quan tâm làai là người cung cấp sản phẩm đó. Trong nội bộ công sở cũng tương tự như vậy, mọi ngườithường đối chiếu những thông tin mà bản thân nhận được với những cá nhân khác để xemthơng tin đó có chính xác hay khơng.

Khi thiếu đi sự minh bạch sẽ sinh ra những vấn đề cá nhân giữa các phòng ban và mọi ngườivới nhau, khi cuộc trò chuyện giữa hai bên đều nghi ngờ lẫn nhau rằng đối phương đangkhông trung thực. Một trường hợp khác liên quan đến tính minh bạch đó là liệu có hay khơngviệc cơng ty thực sự đáp ứng được những gì đã ghi trên cam kết khi tuyển dụng hay không.Những vấn đề như không nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ những người hướng dẫn hay tiềnlương, cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc ở trong mỗi tờ poster hay quảng cáo tuyểndụng nhân viên, là 1 thực trạng cho sự thiếu minh bạch minh bạch. Vấn đề giao tiếp như phảiđối mặt với sự ngại ngùng, e ngại của nhân viên đối với giám đốc, các phòng ban dẫn đến sựhạn chế nhất trong nội dung có thể truyền tải. Hiện nay những bài review hay những bài báovề vấn đề xoay quanh thiếu minh bạch, sự khó khăn trong môi trường làm việc nơi công sởgần đây trở nên thành một điều không thể thiếu đối với những người đã và đang tìm việc, làm

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

việc. Ví dụ như “Mở lời với sếp dễ hay khó” (Báo Tuổi trẻ); “Ơng chủ nợ lương nhân viênmua nhà cho con cháu” (VnExpress), “Những khó khăn của thực tập sinh” (Linkedin),…

<b>2. Mục đích của dự án</b>

Dự án xây dựng handbook về tính minh bạch trong giao tiếp tại nơi cơng sở nhằm mục đíchchủ yếu là tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mà giao tiếp minh bạch được coi trọngvà khuyến khích. Handbook này khơng chỉ là một nguồn thơng tin, mà cịn là một cơng cụhữu ích giúp nhân viên và lãnh đạo thực hiện giao tiếp minh bạch một cách hiệu quả.

Chúng tơi hiểu rằng tính minh bạch là chìa khóa để xây dựng lịng tin và cam kết từ phíanhân viên. Chúng tơi kỳ vọng rằng thơng tin này sẽ tăng cường độ tin cậy và cam kết từ phíanhân viên, đặc biệt là khi họ cảm nhận được sự chân thành và minh bạch trong giao tiếp.

Handbook cũng nhấn mạnh việc xây dựng một môi trường làm việc mở cửa và trách nhiệm,nơi mà thông tin được chia sẻ một cách tự do giữa các bộ phận và cấp bậc. Chúng tôi tin rằngviệc giảm thiểu sự hiểu lầm và tăng cường tương tác giữa các đồng đội sẽ tạo ra một cộngđồng làm việc tích cực và hỗ trợ.

Hướng dẫn trong handbook không chỉ giới hạn ở việc cung cấp các nguyên tắc và phươngpháp giao tiếp minh bạch, mà còn bao gồm cách thức giao tiếp trong những tình huống khókhăn, trong q trình quản lý dự án và trong các cuộc họp. Chúng tôi mong muốn rằng thôngtin này sẽ giúp nhân viên và lãnh đạo áp dụng giao tiếp minh bạch vào cơng việc hàng ngày,từ đó tạo ra một mơi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

<b>3. Phương pháp thu thập thông tin:3.1.Khảo sát qua bảng hỏi</b>

Khảo sát bao gồm những câu hỏi để đánh giá xoay quanh những vấn đề và thu nhập những ýkiến của mọi người về văn hóa nội bộ nơi cơng sở, đặc biệt là về tính minh bạch và sự xungđột. Kết quả của bản khảo sát này sẽ được sử dụng để nghiên cứu và đề xuất những giải phápcải thiện văn hóa nơi cơng sở.

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Đối tượng nhóm chúng tôi khảo sát hướng tới là những người đang trong q trình làm việc ởmơi trường cơng sở bao gồm nhân viên chính thức hay thực tập sinh, những người đã có trảinghiệm trong mơi trường đó. Số lượng khảo sát dự kiến là 60 người.

Thời gian dự kiến thực hiện khảo sát từ ngày 18/1 đến ngày 25/1 dưới hình thức online quaGoogle Form: sát qua phỏng vấn</b>

Bộ câu hỏi phóng vấn về TÍNH MINH BẠCH

- Bạn cảm thấy có được đầy đủ thơng tin cần thiết để hiểu rõ về quyết định và hướng dẫntừ lãnh đạo khơng?

- Bạn cảm thấy có đủ cơ hội để đưa ra ý kiến, đóng góp ý kiến của mình khơng?- Bạn có tin rằng thơng tin phản hồi được truyền đạt một cách trung thực và không che dấu

- Tổ chức có quy trình rõ ràng cho việc thơng báo thông tin quan trọng không?

- Làm thế nào tổ chức đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ qua các kênh này là minh bạchvà chính xác?

- Có những biện pháp nào tổ chức đang thực hiện để đảm bảo tính trung thực trong giaotiếp của lãnh đạo khơng?

Bộ câu hỏi phỏng vấn về SỰ XUNG ĐỘT

- Những xung đột, khúc mắc thường diễn ra ở trong môi trường đang làm việc là gì?- Nguyên nhân thường xuyên dẫn đến những xung đột đó là gì?

- Những hệ quả từ việc xung đột xảy ra một cách thường xuyên là gì?

Số lượng nhóm dự kiến phỏng vấn là 3 người, trong đó có 1 người thực tập sinh, 1 đã có từ 3 năm trong cơng việc và 1 người có trên 3 năm kinh nghiệm.

1-Thời gian dự kiến phỏng vấn từ 18/1 đến 23/1, hình thức phỏng vấn bao gồm cả trực tiếp vàtrực tuyến (qua Google Meet)

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>II. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KHẢO SÁT1. Kết quả khảo sát qua bảng hỏi</b>

Thực tế khảo sát của nhóm 68 người

Từ thơng tin thu nhập được nhóm phân tích và đánh giá

<b>1.1.Thâm niên làm việc</b>

Dữ liệu từ khảo sát cho thấy sự tiếp cận lớn đến vấn đề được khảo sát từ phía nhóm người có thâm niên làm việc dưới 1 năm và từ 1 đến 3 năm, với tỷ lệ lần lượt là 60,6% và 33,3%. Trong khi đó, nhóm người có thâm niên làm việc trên 3 năm chỉ chiếm 6,1%. Nhóm người có thâm niên dưới 1 năm có tỷ lệ lớn nhất, có thể đại diện cho những người mới gia nhập tổ chức.

Nhóm người có thâm niên từ 1 đến 3 năm cũng chiếm một phần lớn, cho thấy sự quan tâm và tham gia tích cực từ phía những người đã có một thời gian làm việc đáng kể trong tổ chức.

Nhóm người có thâm niên trên 3 năm chỉ số ít, đây có thể là nhóm nhân viên đã có trải nghiệm và có thể họ khơng cịn quan tâm nhiều đến các vấn đề mới hoặc có thể đã đủ hiểu biết về môi trường làm việc trong tổ chức.

<b>1.2.Tầm quan trọng của sự minh bạch trong nội bộ công ty</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Dữ liệu từ khảo sát cho thấy rằng đa số người tham gia khảo sát đánh giá tầm quan trọng của tínhminh bạch trong nội bộ công ty ở mức độ cao. Cụ thể, tỷ lệ đánh giá ở mức độ 4 và 5 là 18,5% và 70,8% tương ứng. Điều này chỉ ra rằng một lượng lớn người tham gia khảo sát coi tính minh bạch là yếu tố quan trọng hoặc rất quan trọng đối với môi trường làm việc trong công ty.

Ngoài ra, tỷ lệ đánh giá ở mức độ trung bình chỉ là 10,8%, đồng nghĩa với việc có một số nhỏ người có ý kiến trung bình về tính minh bạch trong nội bộ công ty.

<b>1.3.Mức độ minh bạch trong giao tiếp nơi làm việc</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Kết quả từ khảo sát cho thấy một xu hướng tích cực về mức độ minh bạch trong giao tiếp tại nơi làm việc. Mức độ 4 và 5 lần lượt chiếm tổng cộng là 66% (33,8% + 32,2%), cho thấy một tỷ lệ lớn người tham gia khảo sát đánh giá cao tính minh bạch trong giao tiếp.

Sự phân bố gần nhau giữa các mức độ 3, 4 và 5 chỉ ra rằng có sự đồng nhất trong quan điểm của những người tham gia khảo sát về mức độ minh bạch. Mức độ 3 là một phần lớn và có thể đại diện cho những người có ý kiến trung bình về mức độ minh bạch. Điều này có thể là một tín hiệuđể tập trung vào nhóm này và hiểu rõ hơn về những điểm họ có thể muốn cải thiện hoặc những vấn đề cụ thể họ đang gặp phải.

<b>1.4.Mức độ nhận được sự hỗ trợ từ những người hướng dẫn</b>

Dựa vào kết quả khảo sát về mức độ nhận được sự hỗ trợ từ người hướng dẫn ở cơng ty, có thể rút ra một số điều quan trọng.

Mức độ 5 là mức độ cao nhất. Điều này có thể cho thấy có một mối liên quan giữa sự hỗ trợ mạnh mẽ từ người hướng dẫn và tính minh bạch trong giao tiếp. Mức độ 4 cũng là một mức độ đáng chú ý, đặc biệt khi xem xét sự ổn định và đồng nhất trong sự hỗ trợ. Mức độ 3 có thể là mộtnhóm quan trọng cần xem xét kỹ hơn. Điều này có thể là cơ hội để tăng cường sự minh bạch và hỗ trợ.

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

Phản hồi chi tiết từ nhóm ở mức độ 3 có thể giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về những điểm họ muốn cải thiện và mong đợi gì từ người hướng dẫn.

<b>1.5.Vấn đề về cam kết trong hợp đồng</b>

Sự chênh lệch giữa lựa chọn "có" và "khơng" (56,9% và 43,1% tương ứng) đều chỉ ra rằng vẫn có một phần khơng nhỏ người tham gia khảo sát gặp vấn đề trong việc bị đối xử không đúng với những điều kiện đã được cam kết trong hợp đồng.

Những chênh lệch trong cam kết hợp đồng cần được bàn bạc và giải quyết một cách cơng bằng. Có thể cần phải tìm hiểu chi tiết hơn về nguyên nhân của sự chênh lệch để có giải pháp hiệu quả.

Khảo sát có thể là một cơ hội để thu thập phản hồi chi tiết từ những người chọn "khơng". Điều này có thể giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về những vấn đề cụ thể và đưa ra các biện pháp cải thiện.

<b>1.6.Công ty có chia sẻ tài chính và hướng đi trong tương lai cho nhân viên</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Dựa theo khảo sát, những công ty chia sẻ những con số tài chính và hướng đi trong tương lai chonhân viên chiếm 53,8%. Trong khi đó 46,2% là những nơi có nhân viên không được chia sẻ về những con số tài chính và hướng đi trong tương lai.

Qua đó có thể thấy được việc chia sẻ những con số và hướng đi trong tương lai cho nhân viên là vô cùng quan trọng.

<b>1.7.Sự công khai và minh bạch về các chính sách đãi ngộ, tiền lương, thưởng cho nhân viên</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Dựa vào bảng kết quả khảo sát, ta có thể thấy được mức độ cơng khai và minh bạch về các chính sách đãi ngộ, tiền lương và thưởng cho nhân viên như sau. Mức độ 5 chiếm tổng cộng là 38,5%, là mức độ cao nhất. Điều này có thể cho thấy có một sự rõ ràng về chính sách đãi ngộ cho các nhân viên. Mức độ 4 với tỷ lệ 24,6% cũng là một mức độ đáng chú ý. Mức độ 3 chiếm 26,2%, cóthể là một nhóm quan trọng cần xem xét kỹ hơn. Mức độ 2 và 1 chiếm tổng cộng 10,8%, chỉ ra rằng một số người nhận định mức độ minh bạch thấp. Đây có thể là nhóm cần chú ý đặc biệt và xem xét cách cải thiện sự hỗ trợ và minh bạch cho họ.

<b>1.8.Các buổi họp ngắn có được tổ chức để các thành viên chia sẻ về khó khăn họ đang gặp phải khơng?</b>

Dựa vào thơng tin từ khảo sát, ta có thể suy ra rằng tổ chức cuộc họp thường xuyên là một phần quan trọng trong môi trường công sở. Từ tỷ lệ 58,5% cuộc họp được tổ chức và 41,5% khơng có cuộc họp, ta có thể khẳng định rằng hầu hết các tổ chức công sở đều đặt sự chú trọng vào việc tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện quan điểm và phản ánh về những khó khăn trong công việc.

<b>1.9.Cơ hội để nhân viên phản hồi, khiếu nại công kai</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

Dựa vào biểu đồ khảo sát, ta có thể thấy rằng mức độ giữa có và khơng là xấp sỉ nhau nhưng vẫn có một ít chênh lệch. Bên cạnh đó ý kiến cho rằng vừa đủ cơ hội là không đáng kể. Con số 50% của lựa chọn có cho chúng ta thấy rằng một nửa số nhân viên là có cơ hội để bày tỏ ý kiến qua các kênh phản hồi và khiếu nại của cơng ty. Ngồi ra cơ hội nhân viên khơng có cơ hội phản hồi và khiếu nại là 48,5%. Đây là một con số đáng chú ý và là một vấn đề cần cải thiện giúp hỗ trợ về vấn đề khiếu nại công khai trong môi trường cơng sở.

<b>1.10. Tầm quan trọng của tính minh bạch trong cơng ty</b>

Dựa vào biểu đồ khảo sát, ta có thể thấy được rằng 72,3% mọi người lựa chọn rằng tính minh bạch trong cơng ty sẽ tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh và 87,7% mọi người tin tưởng rằng tính minh bạch sẽ làm tăng cường niềm tin giữa các nhân viên, lãnh đạo và các phịng ban.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Bên cạnh đó việc đánh giá chính xác về năng lực của nhân viên cũng vô cùng quan trọng, con số này chiếm đến 75,4% sự lựa chọn của mọi người. Dù số phần trăm người lựa chọn rằng tính minh bạch dẫn đến giảm thiểu những rủi ro và cải thiện năng suất làm việc kém hơn một chút so với những yếu tố khác với phần trăm là 50,8% và 47.7% nhưng nó vẫn thể hiện rằng tính minh bạch cũng giúp cải thiện năng suất làm việc và giảm thiểu những rủi ro khơng cần thiết trong qtrình làm việc.

<b>1.11. Những cách để có thể tạo nên một mơi trường minh bạch</b>

Từ kết quả thu được có thể thấy được có nhiều cách để chúng ta hướng tới một mơi trường minh bạch với nhiều cách khác nhau như tiếp nhận, đóng góp và khuyến khích mọi người cộng tác với nhau.

<b>1.12. Những xung đột thường diễn ra</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

Có nhiều cách để giải quyết những xung đột khác nhau và trong biểu đồ thấy được phương hợp tác và thỏa hiệp luôn được ưu tiên nhất (61% và 53%) đối với mọi người bởi sự tối ưu cũng như có thể san sẻ những khó khăn cho nhau. Một số khác cho rằng cạnh tranh và lẩn tránh(34% và 44%) là phương pháp có thể xem xét, điều này đúng với tùy trường hợp nhất định.

<b>1.13. Nguyên nhân dẫn đến xung đột</b>

Điều này chứng tỏ có nhiều nguyên nhân dẫn đến những xung đột bao gồm vấn đề cá nhân, côngviệc, giao tiếp. Hầu hết mọi người cho rằng trong mơi trường làm việc thì thứ gây xung đột chínhlà cơng việc khơng được đồng đều hay thiếu hụt nhân lực dẫn những sự bất mãn, lên tới 70%.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

<b>1.14. Hệ quả của xung đột</b>

Như những gì đã đề cập đến trong khảo sát, những người tham gia cảm thấy những tác động xấu của việc xảy ra xung đột với nhau vô cùng nghiêm trọng và ở đây lần lượt là thiếu tin tưởng, chiaphe phái và trốn tránh công việc là thường xuyên xảy ra nhất với 64%, 68%, 66%. Điều này gây ảnh hưởng xấu đến môi trường làm việc và kéo theo là mơi trường khơng cịn được thoải mái.

<b>1.15. Cách để giải quyết xung đột</b>

Có nhiều cách để giải quyết những xung đột khác nhau và trong biểu đồ thấy được phương hợp tác và thỏa hiệp luôn được ưu tiên nhất (61% và 53%) đối với mọi người bởi sự tối ưu cũng như

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

có thể san sẻ những khó khăn cho nhau. Một số khác cho rằng cạnh tranh và lẩn tránh(34% và 44%) là phương pháp có thể xem xét, điều này đúng với tùy trường hợp nhất định.

<b>2. Kết quả khảo sát qua phỏng vấn </b>

<b>II.1. Kết quả phỏng vấn thực tập sinh</b>

- Tên: Lê Tuấn Đạt

- Nghề nghiệp : sinh viên năm cuối của Đại Học Bách Khoa Hà Nội. Đã có 1 có kinh nghiệm thực tập 3 tháng tại FPT software hiện đang đi làm tại công ty về kỹ thuật cánh máy bay của Canada có trụ sở tại Việt Nam

Vấn đề đầu tiên đó chính là việc các thơng tin được đưa xuống cho nhân viên ln ln đầy đủ bên cạnh đó cịn nhận được các kênh thơng tin từ các bên khơng trực tiếp làm việc với mình cũng ln gửi các email hay workspace cho nhân viên nên thông tin ln được đầy đủ.

Cách xác thực thơng tin đó chính là khi email được gửi xuống cho nhân viên thì nó khơng chỉđược gửi cho 1 người mà được gửi cho nhiều người trong cùng 1 công ty nên mọi người sẽ cùng nhau xác thực tính minh bạch của thơng tin từ đó tránh được sự sai sót.

Tính minh bạch được xác thực từ khi đưa ra vì nó mọi người đều được tham gia góp ý vào mọi quyết định của cơng ty từ đó nó ln được minh bạch từ trên xuống dưới.

Sự xung đột trong giao tiếp có thể nhận thấy khi thái độ của mọi người trở nên căng thẳng hơn tuy nhiên đó là điều tốt khi mọi người có thể kiểm sốt được sự xung đột. Môi trường làm việc tại FPT được coi là bình đẳng khi nhân viên có thể đưa ra ý kiến trái chiều với sếp và hoàn toàn có thể được chấp thuận khi có thể bảo vệ được quan điểm của bản thân.

Sự xung đột trong giao tiếp có thể đến từ việc đó chính là khác biệt về cách nghĩ bên cạnh đócũng có thể là do cách truyền đạt chưa tốt.

<b>II.2. Kết quả phỏng vấn người từ 1-3 năm</b>

</div>