Giáo trình: Hệ thống hồ sơ địa chính pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC QUY NHƠN




NGUYỄN TRỌNG ðỢI




GIÁO TRÌNH
HỆ THỐNG HỒ SƠ ðỊA CHÍNH
(Dùng cho sinh viên ngành ðịa chính)










Quy Nhơn, 2009





1

MỤC LỤC
MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ðẦU 4

Chương 1

HỒ SƠ ðỊA CHÍNH

1.1. Khái niệm về hồ sơ ñịa chính 5

1.1.1. Khái niệm 5

1.1.2. Nội dung hồ sơ ñịa chính 5

1.1.3. Vai trò, ý nghĩa của hồ sơ ñịa chính trong công tác quản lý nhà nước về ñất ñai 6

1.2. Hệ thống tài liệu trong hồ sơ ñịa chính 10

1.2.1. Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết. 10

1.2.2. Hồ sơ tài liệu ñịa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý ñất ñai 12

1.3. Cơ sở dữ liệu ñịa chính 24

1.3.1. Các thành phần của cơ sở dữ liệu ñịa chính 24

1.3.2. Dữ liệu thuộc tính ñịa chính 24

1.3.3. Yêu cầu ñối với cơ sở dữ liệu ñịa chính 35

1.3.4. Yêu cầu ñối với phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu ñịa chính 36

1.3.5. Lộ trình xây dựng cơ sở dữ liệu ñịa chính 36

1.4.Quản lý hồ sơ ñịa chính 37

1.4.1.Trách nhiệm quản lý hồ sơ ñịa chính 37

1.4.2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ ñịa chính và các tài liệu có liên quan 38

1.4.3. Bảo quản hồ sơ ñịa chính 39

1.4.4. Thời hạn bảo quản hồ sơ ñịa chính 39

1.4.5. Tổng hợp báo cáo tình hình lập hồ sơ ñịa chính, cấp giấy chứng nhận 39

1.4.6. Kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ ñịa chính 39

1.4.7. Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính 40

1.5. Các dạng thức hồ sơ ñịa chính ở Việt Nam 41

1.5.1. Hồ sơ ñất dai thời phong kiến 41

1.5.2. Hồ sơ ñất ñai dưới thời Pháp thuộc 42

1.5.3. Hồ sơ ñất ñai dưới chế ñộ Việt Nam Cộng hoà (1954 - 1975) 45
1.5.4. Hồ sơ ñất ñai dưới chế ñộ Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và Cộng hòa Xã hội chủ

nghĩa Việt Nam. 46



2

Chương 2

ðĂNG KÝ ðẤT ðAI BAN ðẦU VÀ

CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ðẤT

2.1. Khái niệm về ñăng ký quyền sử dụng ñất 51

2.1.1. Khái niệm về ñăng ký 51

2.1.2. Khái niệm về ñăng ký quyền sử dụng ñất 52

2.1.3. ðăng ký ñất ñai ban ñầu 53

2.2. Quy ñịnh về ñăng ký ñất ñai ban ñầu 55

2.2.1. ðối tượng ñược ñăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất 55

2.3. Trình tự, thủ tục ñăng ký ñất ñai ban ñầu 60

2.3.1. Một số quy ñịnh chung 60

2.3.2. Thủ tục ñăng ký quyền sử dụng ñất lần ñầu 64

2.3.3. Thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất 71

2.3.4. Thẩm quyền chỉnh lý biến ñộng về sử dụng ñất trên giấy chứng nhận quyền sử
dụng ñất 72

2.3.5. Thời gian thực hiện thủ tục ñăng ký quyền sử dụng ñất 73

2.3.6. Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng ñất trong thủ tục ñăng ký
quyền sử dụng ñất 74

2.3.7. Việc trao giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất ñã ñược ký cấp hoặc chỉnh lý và trả
hồ sơ ñăng ký quyền sử dụng ñất ñối với trường hợp không ñủ ñiều kiện 74

2.3.8. Một số thay ñổi cơ bản về thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất lần
ñầu 75

2.4. Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất 76

2.4.1. Khái niệm, mục ñích cấp giấy chứng nhận 76

2.4.2. Mẫu giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất 77

2.4.3. Phương thức cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất 77

2.4.4. Thu hồi giấy giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất 78

2.4.5. Viết giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất 79

Chương 3

ðĂNG KÝ BIẾN ðỘNG ðẤT ðAI

3.1. Các hình thức biến ñộng ñất ñai 82



3

3.1.1. Các nguyên nhân gây biến ñộng ñất ñai 82

3.1.2. Các hình thức biến ñộng ñất ñai 83

3.2. Trình tự, thủ tục ñăng ký biến ñộng ñất ñai 84

3.2.1. Trình tự thủ tục chuyển ñổi quyền sử dụng ñất nông nghiệp của hộ gia ñình,
cá nhân 84

3.2.2. Thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng ñất 86

3.2.3. Thủ tục ñăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng ñất 88

3.2.4. Thủ tục xoá ñăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng ñất 88

3.2.5. Thủ tục thừa kế quyền sử dụng ñất 89

3.2.6. Thủ tục tặng cho quyền sử dụng ñất 90

3.2.7. Trình tự, thủ tục ñăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng ñất 92

3.2.8. Trình tự, thủ tục ñăng ký xoá ñăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng ñất.93

3.2.9. Trình tự, thủ tục ñăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng ñất 93

3.2.10. Trình tự, thủ tục xoá ñăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng ñất 95

3.2.11. Trình tự, thủ tục ñăng ký nhận quyền sử dụng ñất do xử lý hợp ñồng thế chấp,
bảo lãnh, góp vốn, kê biên bán ñấu giá quyền sử dụng ñất 96

3.2.12.Trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất cho người nhận quyền
sử dụng ñất theo bản án hoặc quyết ñịnh của Tòa án nhân dân, quyết ñịnh của cơ quan
thi hành án 97

3.2.14. Trình tự, thủ tục ñăng ký chuyển mục ñích sử dụng ñất ñối với trường hợp không
phải xin phép 98

3.2.15.Trình tự, thủ tục chuyển mục ñích sử dụng ñất ñối với trường hợp phải xin phép .99

3.2.16. Trình tự, thủ tục gia hạn sử dụng ñất 100

3.2.17. Trình tự thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất hoặc giấy tờ về quyền sử
dụng ñất và chỉnh lý hồ sơ ñịa chính trong trường hợp Nhà nước thu hồi ñất 103

3.2.18. Trình tự, thủ tục ñăng ký biến ñộng về sử dụng ñất do ñổi tên, giảm diện tích
thửa ñất do sạt lở tự nhiên, thay ñổi về quyền, thay ñổi về nghĩa vụ tài chính 104

3.2.19. Trình tự, thủ tục cấp lại, cấp ñổi giấy chứng nhận quyền sử dụng 105

3.2.20. Trình tự, thủ tục tách một thửa ñất thành nhiều thửa ñất (tách thửa) hoặc hợp
nhiều thửa ñất thành một thửa ñất (hợp thửa) 106

TÀI LIỆU THAM KHẢO 109



4


LỜI NÓI ðẦU
Quản lý nhà nước ñối với ñất ñai là tổng hợp các hoạt ñộng của cơ quan Nhà nước
về ñất ñai. ðó là các hoạt ñộng trong việc nắm và quản lý tình hình sử dụng ñất ñai,
trong việc phân bổ ñất ñai vào các mục ñích sử dụng ñất theo chủ trương của Nhà
nước, trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng ñất ñai. Do ñó, công tác “ðăng
ký quyền sử dụng ñất, lập và quản lý hồ sơ ñịa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng ñất” ñược xem là một trong những nội dung quản lý nhà nước về ñất ñai quan
trọng nhất ở bất kỳ thời ñiểm nào.
Hệ thống hồ sơ ñịa chính là môn học chuyên ngành bắt buộc trong chương trình
ñào tạo Cử nhân khoa học ngành ðịa chính ở trường ðại học Quy Nhơn. ðây là một
môn học ñóng vai trò quan trọng trong khối các môn học về khoa học ñịa chính, có ý
nghĩa rất lớn và ñược ứng dụng ở hầu hết các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước
về ñất ñai.
Hệ thống hồ sơ ñịa chính là môn học cung cấp những kiến thức về hệ thống hồ sơ
ñịa chính trong hệ thống quản lý nhà nước về ñất ñai, quy trình ñăng ký ñất ñai ban
ñầu, các thủ tục cập nhật hồ sơ ñịa chính, vai trò của giấy chứng nhận quyền sử dụng
ñất. Sau khi học xong, người học sẽ có khả năng chỉ ñạo thực hiện việc ñăng ký ñất ñai
và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất ở các ñịa phương và tổ chức hệ thống cập
nhật biến ñộng ñất ñai.
Giáo trình ñược cấu trúc thành 3 chương:
Chương 1: Hồ sơ ñịa chính.
Chương 2: ðăng ký ñất ñai ban ñầu và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất.
Chương 3: ðăng ký biến ñộng ñất ñai.

Trong quá trình biên soạn giáo trình, tôi ñã nhận ñược nhiều ñóng góp quý báu của
các ñồng nghiệp trong Khoa ðịa lí Trường ðại học Quy Nhơn và Khoa ðịa lí Trường
ðại học Khoa học Tự nhiên - ðại học Quốc gia Hà Nội. Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn
sâu sắc nhất tới các nhà giáo, các nhà khoa học ñã giúp ñỡ hoàn thành giáo trình này.
ðây là giáo trình ñược biên soạn lần ñầu nên không thể tránh khỏi những sai sót và
khiếm khuyết. Rất mong nhận ñược những ñóng góp, phê bình của sinh viên và các
nhà khoa học.
Quy Nhơn, tháng 10 năm 2009
TÁC GIẢ




5

Chương 1
HỒ SƠ ðỊA CHÍNH
1.1. Khái niệm về hồ sơ ñịa chính
1.1.1. Khái niệm
Hồ sơ ñịa chính ñược hiểu là hệ thống các tài liệu, số liệu, bản ñồ, sổ sách, chứa
ñựng những thông tin về các mặt tự nhiên, kinh tế - xã hội và pháp lý của ñất ñai cần
thiết cho việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ñất ñai.
Hồ sơ ñịa chính cung cấp những thông tin cần thiết ñể Nhà nước thực hiện chức
năng của mình ñối với ñất ñai với tư cách là chủ sở hữu.
Hồ sơ ñịa chính ñược lập chi tiết ñến từng thửa ñất của mỗi người sử dụng ñất theo
từng ñơn vị hành chính cấp xã, gồm: bản ñồ ñịa chính (hoặc bản trích ño ñịa chính), sổ
ñịa chính, sổ mục kê ñất ñai, sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai và bản lưu giấy chứng nhận
quyền sử dụng ñất.
Hồ sơ ñịa chính ñược thiết lập, cập nhật trong quá trình ñiều tra qua các thời kỳ
khác nhau, bằng các phương pháp khác nhau: ño ñạc lập bản ñồ ñịa chính; ñánh giá

ñất, phân hạng và ñịnh giá ñất; ñăng ký ñất ñai ban ñầu, ñăng ký biến ñộng ñất ñai và
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất.
Tóm lại hồ sơ ñịa chính là các tài liệu thành quả của việc ño ñạc và ñăng ký ñất
ñai, thể hiện ñầy ñủ các thông tin về từng thửa ñất phục vụ cho quản lý nhà nước ñối
với việc sử dụng ñất.
1.1.2. Nội dung hồ sơ ñịa chính
Hồ sơ ñịa chính mang những nội dung, thông tin về sử dụng và quản lý ñất ñai;
bao gồm 3 lớp thông tin cơ bản:
- Các thông tin về ñiều kiện tự nhiên.
- Các thông tin kinh tế - xã hội.
- Các thông tin về cơ sở pháp lý.
Các thông tin này ñược thể hiện từ tổng quan ñến chi tiết cho từng thửa ñất trên
toàn lãnh thổ.
Các thông tin về ñiều kiện tự nhiên của thửa ñất
Các thông tin này bao gồm: vị trí, hình dáng, kích thước, tọa ñộ (quan hệ hình
học), diện tích của thửa ñất (số lượng). ðể xác ñịnh các thông tin này người ta sử dụng
phương pháp ño ñạc thành lập bản ñồ, sản phẩm thu ñược là bản ñồ ñịa chính (ñược
thể hiện trên giấy và dạng số).
Bản ñồ ñịa chính là tài liệu cơ bản ñầu tiên của hồ sơ ñịa chính, giúp nhận biết các
ñiều kiện tự nhiên của từng thửa ñất. ðể liên hệ thông tin giữa bản ñồ ñịa chính với


6

với các lớp thông tin khác trong hệ thống hồ sơ ñịa chính người ta gán cho mỗi tờ bản
ñồ một số hiệu (số thứ tự bản ñồ kèm theo tên gọi), mỗi thửa ñất có một số hiệu duy
nhất (gọi là số thửa). Số thửa có ý nghĩa rất quan trọng, không những nó giúp cho việc
thống kê ñất ñai không bị trùng sót mà còn giúp tra cứu các thông tin thuộc tính của
từng thửa ñất và liên hệ giữa các thuộc tính với nhau.
Các thông tin về mặt kinh tế - xã hội

Các thông tin về quan hệ xã hội trong quá trình sử dụng ñất bao gồm: chủ sử dụng
ñất, nguồn gốc sử dụng ñất, phương thức sử dụng ñất (giao, cho thuê, chuyển nhượng,
thừa kế, ), mục ñích sử dụng ñất, quá trình chuyển ñổi mục ñích sử dụng ñất, quá
trình chuyển quyền sử dụng ñất, quyền sở hữu các giá trị ñầu tư cho ñất, ñất không
ñược cấp giấy chứng nhận.
Các thông tin về kinh tế: giá ñất, hạng ñất, thuế ñất, mối quan hệ giữa Nhà nước và
người sử dụng ñất (giao ñất không thu tiền, giao ñất có thu tiền, thu tiền 1 lần, thu tiền
ñịnh kỳ hay hàng năm, ).
Các thông tin này ñược thiết lập trong quá trình ñăng ký ñất ñai bằng phương pháp
tổ chức kê khai ñăng ký ñất ñai từ cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) trên cơ sở bản ñồ
ñịa chính.
Tổ chức kê khai ñăng ký ñất ñai thực chất là thu nhận các thông tin về quan hệ xã
hội do chủ sử dụng ñất cung cấp dưới hình thức viết ñơn ñăng ký quyền sử dụng ñất,
ñồng thời các thông tin này ñược pháp lý hóa trên cơ sở xét duyệt của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền thông qua hình thức xét duyệt ñơn ñăng ký quyền sử dụng ñất của
từng chủ sử dụng ñất.
Các thông tin về cơ sở pháp lý
Các thông tin về cơ sở pháp lý bao gồm: tên văn bản, số văn bản, cơ quan ban
hành văn bản, ngày tháng năm ký theo yêu cầu của từng loại hồ sơ ñịa chính.
Các thông tin pháp lý là cơ sở ñể xác ñịnh giá trị pháp lý của thửa ñất.
1.1.3. Vai trò, ý nghĩa của hồ sơ ñịa chính trong công tác quản lý nhà nước về
ñất ñai
ðất ñai luôn là sự quan tâm hàng ñầu của bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới. Ở
nước ta Luật ðất ñai cũng ñã chỉ rõ “ðất ñai là tài nguyên quốc gia vô cùng quí giá, là
tư liệu sản xuất ñặc biệt, là thành phần quan trọng hàng ñầu của môi trường sống, là
ñịa bàn phân bố các khu dân cư, xây dựng các cơ sở kinh tế, văn, hóa, xã hội, an ninh,
quốc phòng”. ðất ñai là mục tiêu mà dân tộc Việt Nam ta ñã tạo lập, bảo vệ và phát
triển bằng công sức và xương máu. ðảng ta ñã lãnh ñạo dân tộc ta hoàn thành cuộc
cách mạng dân tộc dân chủ nhân dân với trọng tâm là giành lại ñất ñai về tay người lao
ñộng. Vấn ñề quản lý và sử dụng ñất ñai ở nước ta ñã ñược ñưa vào Hiến pháp và

nhiều Nghị quyết của ðảng. Nghị quyết ðại hội ðảng lần thứ VIII ñã ñịnh rõ “Quản lý


7

chặt chẽ ñất ñai và thị trường bất ñộng sản” trong phần nói về tạo lập ñồng bộ các yếu
tố của thị trường ñã khẳng ñịnh rõ vai trò của ñất ñai trong phát triển kinh tế ñất nước
và vai trò của Nhà nước ñối với việc quản lý chặt chẽ quỹ ñất ñai.
Thực tế ñã chứng minh việc xác ñịnh ñúng quan hệ ñất ñai trong khu vực nông
nghiệp ñã làm tăng ñáng kể sản lượng sản xuất lương thực (Nước ta ñã có gạo ñể xuất
khẩu và là nước ñứng thứ 2 trên thế giới về xuất khẩu gạo) và cải thiện tình hình kinh
tế - xã hội nông thôn. Việc xác ñịnh ñúng quan hệ ñất ñai trong các khu vực kinh tế
khác nhau và xây dựng hệ thống quản ký ñất ñai thống nhất toàn quốc vừa ñảm bảo
phát triển kinh tế vừa ñảm bảo công bằng xã hội và bảo vệ môi trường.
Quản lý nhà nước ñối với ñất ñai là tổng hợp các hoạt ñộng của cơ quan Nhà nước
về ñất ñai. ðó là các hoạt ñộng trong việc nắm và quản lý tình hình sử dụng ñất ñai,
trong việc phân bổ ñất ñai vào các mục ñích sử dụng ñất theo chủ trương của Nhà
nước, trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng ñất ñai.
Mục tiêu cao nhất của quản lý nhà nước về ñất ñai là bảo vệ chế ñộ sở hữu toàn
dân về ñất ñai, ñảm bảo sự quản lý thống nhất của Nhà nước, ñảm bảo cho việc khai
thác sử dụng ñất tiết kiệm, hợp lý, bền vững và ngày càng có hiệu quả cao.
Do vậy, ñể Nhà nước quản lý ñược ñất ñai (nắm chắc, quản chặt) nhất thiết phải có
thông tin về ñất ñai (ñiều kiện cơ bản). Trên cơ sở những thông tin thu ñược Nhà nước
sẽ thực hiện việc ñiều chỉnh các mối quan hệ kinh tế - xã hội liên quan ñến các ñối
tượng sử dụng ñất, do ñó hồ sơ ñịa chính ra ñời như một sản phẩm tất yếu của công tác
quản lý nhà nước về ñất ñai.
Phân tích các lớp thông tin của hệ thống hồ sơ ñịa chính cho phép chúng ta xác
ñịnh ñược mức ñộ tích tụ ñất ñai ñối với từng chủ sử dụng ñất, các hiện tượng kinh tế -
xã hội nảy sinh trong quan hệ ñất ñai. Từ ñó làm cơ sở khoa học cho việc hoạch ñịnh
chính sách pháp luật ñất ñai; ñiều chỉnh các mối quan hệ về ñất ñai cho phù hợp với

tiến trình phát triển của xã hội.
Phân tích các thông tin trong hệ thống hồ sơ ñịa chính còn cho phép chúng ta giải
quyết các vấn ñề như thống kê - kiểm kê ñất ñai, quy hoạch sử dụng ñất, thanh tra ñất
ñai, giải quyết tranh chấp ñất ñai cũng như làm cơ sở cho việc xác ñịnh các quyền và
nghĩa vụ của người sử dụng ñất.
Từ những lý do trên cho thấy việc thiết lập hệ thống hồ sơ ñịa chính trong công tác
quản lý nhà nước về ñất ñai là một nội dung tất yếu.






8

Hình 1.1: Yêu cầu thông tin ñất ñai trong quản lý nhà nước về ñất ñai

Lo
ại
ñất
THỬA ðẤT

ðẤT ð
à GIAO,
CHO THUÊ
ðẤT CH
ƯA GIAO,
CHƯA CHO THUÊ

Tên
chủ
sử
dụng


Hình
thể
Di
ện
tích

sử
dụng

Kích
thư
ớc
các
cạnh

H
ạng
ñất,

giá
ñất
M
ục
ñích
sử
dụng

Th
ời
hạn
sử
dụng

Các
ñi
ều

ràng
buộc

Căn
cứ
pháp
ký
Vị
trí
sử
dụng


Vị
trí


Hình
thể

Di
ện
tích


HỒ SƠ
ðỊA CHÍNH


- Bản ñồ ñịa chính

- Sổ mục kê

- Sổ ñịa chính

- Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai

- Hồ sơ ñăng ký

- Văn bản pháp lý về quyền sử dụng

- Giấy chứng nhận QSDð,QSHN (bản lưu)
Giấy
chứng
nhận
quyền

sử
dụng
ñ
ất


NHÀ
NƯỚC

QUẢN

LÝ

CHỦ
SỬ
DỤNG

GIỮ


9



Hình 1.2: Vai trò của hồ sơ ñịa chính trong công tác quản lý nhà nước về ñất ñai

HỒ

SƠ

ðỊA

CHÍNH
- Phản ánh hiện trạng ñể
xây dựng chính sách
- ðánh giá thực hiện
chính sách

Cơ sở thẩm tra (nguồn
gốc, cơ sở pháp lý sử
dụng ñất )

Thanh tra, giải

quyết tranh chấp,
khiếu nại

Thông tin biến
ñộng sử dụng ñất

Cơ sở tổng hợp số liệu:
- ðịnh kỳ
- Chuyên ñề

Thống kê, kiểm
kê ñất ñai

- Lập hồ sơ
- Thẩm ñịnh hồ sơ
- Kiểm tra việc giao
ñất, cho thuê ñất

- Cơ sở xác ñịnh hạng ñất
- Thông tin tài sản gắn liền
với ñất
- Nghĩa vụ tài chính

- Nguồn gốc và thông
tin thửa ñất
- Tình trạng pháp lý

Giao ñất, cho thuê ñất

Quản lý tài chính về ñất ñai

Cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng ñất

Quy hoạch, kế hoạch
sử dụng ñất

- ðánh giá hiện trạng
sử dụng ñất
- Phản ánh kết quả
thực hiện kế hoạch

Chỉnh lý
hồ sơ

Chính sách
ñất ñai



10

1.2. Hệ thống tài liệu trong hồ sơ ñịa chính
Hồ sơ ñịa chính là hệ thống các tài liệu, số liệu, bản ñồ, chứa ñựng những thông
tin cần thiết về ñất ñai ñể Nhà nước thực hiện chức năng quản lý của mình. Hệ thống
này ñược thiết lập trong quá trình ño ñạc thành lập bản ñồ ñịa chính, ñăng ký ñất ñai ban
ñầu, ñăng ký biến ñộng ñất ñai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất.
Trên thế giới, nhiều nước ñã có kinh nghiệm về lập hồ sơ ñịa chính hàng trăm năm
nay, tùy vào tình hình kinh tế - xã hội của họ ñể chọn ra hình thức và nội dung phù
hợp (Hồ sơ ñịa chính kiểu Pháp - bằng khoán, Hồ sơ ñịa chính kiểu ðức - xác nhận
quyền, Hồ sơ ñịa chính kiểu Torrens - giấy chứng nhận…), tuy có nhiều ñiểm khác

nhau về cả nội dung và hình thức nhưng ñều có thể chuyển hóa theo sự phát triển của
kỹ thuật tin học hiện ñại và ñều lấy thửa ñất/từng ñơn vị bất ñộng sản làm cơ bản, làm
ñối tượng ñể lập và quản lý.
Theo ñó, sổ ñịa chính, bản ñồ ñịa chính có thể có trước hay sau khi lập xong hồ sơ
ñịa chính thửa ñất và là công cụ quản lý “thứ cấp”; với kỹ thuật tin học hiện ñại, các
công cụ này dễ ñược “số hóa” và “nối mạng” ñể quản lý và ñiều hành, nhất là khi có
thay ñổi trong hồ sơ ñịa chính. Việc chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu ñầu vào mà ñặc biệt
là những thông tin của hồ sơ thửa ñất góp phần ñơn giản hóa các thủ tục, tiết kiệm thời
gian, nhân lực và kinh phí.
Ở nước ta ñã từng lập “Hồ sơ thửa ñất” bằng nhiều phương pháp, rồi từ ñó ñể lập sổ
ñịa chính, sổ mục kê,… với sự hỗ trợ hiệu quả của bản ñồ ñịa chính, còn sổ theo dõi
biến ñộng ñất ñai là một công cụ giúp cho các nhà quản lý “quản chắc, nắm chặt” quỹ
ñất ñai và những biến ñộng trong quá trình sử dụng ñất tại ñịa phương. Do ñó có thể
xem “Hồ sơ thửa ñất” chính là “Hồ sơ ñịa chính gốc” và chỉ có 1 bản, nhưng bản ñồ ñịa
chính, sổ mục kê, sổ ñịa chính và sổ theo dõi biến ñộng có thể nhân thành nhiều bản có
giá trị pháp lý ngang nhau ñể quản lý theo phân cấp.
Tùy thuộc vào tính chất của từng loại tài liệu và ñặc ñiểm sử dụng chúng mà hệ
thống tài liệu trong hồ sơ ñịa chính ñược chia thành 2 loại:
+
Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết.
+
Hồ sơ sử dụng thường xuyên.
1.2.1. Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết
Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và quyết ñịnh
chất lượng hồ sơ ñịa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý.
Hồ sơ tài liệu gốc bao gồm các loại tài liệu sau:
- Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình ño ñạc, lập bản ñồ ñịa chính bao gồm
toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kỹ thuật ñã ñược cơ

11

quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình ño vẽ lập bản ñồ ñịa chính (trừ bản
ñồ ñịa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa ñất, sơ ñồ trích thửa).
- Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình ñăng ký ban ñầu, ñăng ký biến ñộng
ñất ñai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất bao gồm:
+
Các giấy tờ do chủ sử dụng ñất giao nộp khi kê khai ñăng ký như ñơn kê khai
ñăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng ñất (Quyết ñịnh giao ñất, giấy
chứng nhận quyền sử dụng ñất ñược cấp ở những giai ñoạn trước, giấy tờ chuyển
nhượng ñất ñai, ) các giấy tờ có liên quan ñến nghĩa vụ tài chính ñối với Nhà nước
mà người sử dụng ñất ñã thực hiện,
+
Hồ sơ tài liệu ñược hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt ñơn kê khai
ñăng ký của cấp xã, cấp huyện.
+

Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện ñăng ký ñất ñai, cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất như quyết ñịnh thành lập Hội ñồng ñăng ký ñất
ñai, biên bản xét duyệt của hội ñồng, quyết ñịnh cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng
ñất, quyết ñịnh xử lý các vi phạm pháp luật ñất ñai
+
Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm ñăng ký ñất ñai, xét cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng ñất.
“Ô Hồ sơ ñịa chính gốc” chính là tập hợp những văn bản giấy tờ ñược hình thành
trong quá trình sử dụng ñất nhằm xác nhận quyền sử dụng của người sử dụng ñất ñối
với thửa ñất của mình. “Hồ sơ ñịa chính gốc” ñược hình thành khi xét kê khai ñăng ký,
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất và khi thủ tục này hoàn tất nó chỉ có nghĩa là
tài liệu lưu trữ và ñược dùng ñể tra cứu hoặc nghiên cứu khi có yêu cầu của các cơ
quan chức năng.

Trong thực tế, số lượng giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất ñã cấp trên số lượng
ñơn xin ñăng ký chưa nhiều. Một trong số những vướng mắc chủ yếu là việc xác ñịnh
nguồn gốc thửa ñất mà người sử dụng xin ñăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng
ñất. Nhà nước ñã ban hành rất nhiều các quy ñịnh nhằm ñơn giản hóa các thủ tục giấy
tờ khi cấp giấy chứng nhận mà ñặc biệt là việc ban hành các mốc thời gian xác ñịnh
nguồn gốc sử dụng của thửa ñất (15/10/1993; 1/7/2004) ñể có thể hợp thức hóa tính
pháp lý của thửa ñất và giảm việc thu tiền sử dụng ñất theo các mốc thời gian khác
nhau. Tuy nhiên vẫn còn có nhiều lý do ñể số hồ sơ tồn ñọng là khá nhiều như vượt
quá thẩm quyền, có liên quan ñến các cơ quan khác như tòa án, Bộ Nông nghiệp &
Phát triển nông thôn, Bộ Xây dựng
ðể có thể “nắm chặt, quản chắc” quỹ ñất, việc ñầu tiên phải làm là lập ñược 1
hành lang pháp lý cho người sử dụng ñất mà cụ thể là cấp cho người sử dụng giấy
chứng nhận quyền sử dụng ñất ñể mọi giao dịch tiếp theo trên thửa ñất ñó ñược diễn ra
trên 1 cơ sở pháp lý cụ thể, người sử dụng tuân thủ quy ñịnh của Nhà nước và Nhà


1
2

nước cũng tạo ñược nguồn thu từ các giao dịch diễn ra trên ñất nói riêng và thị trường
bất ñộng sản nói chung.
1.2.2. Hồ sơ tài liệu ñịa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý ñất ñai
Các tài liệu phục vụ thường xuyên cho công tác quản lý ñất ñai bao gồm:
- Bản ñồ ñịa chính;
- Sổ mục kê ñất;
- Sổ ñịa chính;
- Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai;
- Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất, quyền sở hữu nhà ở.
Bản ñồ ñịa chính, Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai, Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai
có nội dung ñược lập và quản lý trên máy tính dưới dạng số ñể phục vụ cho quản lý

ñất ñai ở cấp tỉnh, cấp huyện ñược gọi là cơ sở dữ liệu ñịa chính. Ngoài ra còn ñược in
trên giấy ñể phục vụ cho quản lý ñất ñai ở cấp xã.
1.2.2.1. Bản ñồ ñịa chính
Khái niệm
Bản ñồ ñịa chính gốc: là bản ñồ thể hiện hiện trạng sử dụng ñất và thể hiện trọn và
không trọn các thửa ñất, các ñối tượng chiếm ñất nhưng không tạo thành thửa ñất, các
yếu tố quy hoạch ñã ñược duyệt, các yếu tố ñịa lý có liên quan; lập theo khu vực trong
phạm vi một hoặc một số ñơn vị hành chính cấp xã, trong một phần hay cả ñơn vị hành
chính cấp huyện hoặc một số huyện trong phạm vi một tỉnh hoặc một thành phố trực
thuộc Trung ương; ñược cơ quan thực hiện và cơ quan quản lý ñất ñai cấp tỉnh xác
nhận. Bản ñồ ñịa chính gốc là cơ sở ñể thành lập bản ñồ ñịa chính theo ñơn vị hành
chính xã, phường, thị trấn. Các nội dung ñã ñược cập nhật trên bản ñồ ñịa chính cấp xã
phải ñược chuyển lên bản ñồ ñịa chính gốc.
Bản ñồ ñịa chính: là bản ñồ thể hiện trọn các thửa ñất và các ñối tượng chiếm ñất
nhưng không tạo thành thửa ñất, các yếu tố quy hoạch ñã ñược duyệt, các yếu tố ñịa lý
có liên quan; lập theo ñơn vị hành chính xã, phường, thị trấn, ñược cơ quan thực hiện,
Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ quan quản lý ñất ñai cấp tỉnh xác nhận.
Ranh giới, diện tích, mục ñích sử dụng của thửa ñất thể hiện trên bản ñồ ñịa chính
ñược xác ñịnh theo hiện trạng sử dụng ñất. Khi ñăng ký quyền sử dụng ñất, cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng ñất mà ranh giới, diện tích, mục ñích sử dụng ñất có thay
ñổi thì phải chỉnh sửa bản ñồ ñịa chính thống nhất với số liệu ñăng ký quyền sử dụng
ñất, giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất.
Trên phương diện pháp lý, bản ñồ ñịa chính ñược coi là tài liệu cơ sở quan trọng
nhất trong việc xác ñịnh tính pháp lý về vị trí, hình dạng và diện tích của một thửa


13

ñất. Chỉ sau khi ñược thẩm ñịnh và phê duyệt bởi các cơ quan, các cấp có thẩm
quyền thì bản ñồ ñịa chính mới ñược coi là một sản phẩm hoàn chỉnh. Các thông tin

về thửa ñất trên bản ñồ ñịa chính phải ñược hoàn chỉnh phù hợp với các số liệu trong
hồ sơ ñịa chính.
Mục ñích thành lập bản ñồ ñịa chính
1. Làm cơ sở ñể thực hiện ñăng ký quyền sử dụng ñất, giao ñất, cho thuê ñất, thu
hồi ñất, ñền bù, giải phóng mặt bằng, cấp mới, cấp ñổi giấy chứng nhận quyền sử dụng
ñất, giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với ñất, giấy
chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng ñất ở theo quy ñịnh của pháp luật;
2. Xác nhận hiện trạng về ñịa giới hành chính xã, phường, thị trấn; quận, huyện,
thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
3. Xác nhận hiện trạng, thể hiện biến ñộng và phục vụ cho chỉnh lý biến ñộng của
từng thửa ñất trong từng ñơn vị hành chính xã;
4. Làm cơ sở ñể lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng ñất, quy hoạch xây dựng các
khu dân cư, ñường giao thông, cấp thoát nước, thiết kế các công trình dân dụng và làm
cơ sở ñể ño vẽ các công trình ngầm;
5. Làm cơ sở ñể thanh tra tình hình sử dụng ñất và giải quyết khiếu nại, tố cáo,
tranh chấp ñất ñai;
6. Làm cơ sở ñể thống kê và kiểm kê ñất ñai;
7. Làm cơ sở ñể xây dựng cơ sở dữ liệu ñất ñai các cấp.
Nội dung bản ñồ ñịa chính
1. Cơ sở toán học của bản ñồ;
2. ðiểm khống chế tọa ñộ, ñộ cao Nhà nước các hạng, ñiểm ñịa chính, ñiểm ñộ
cao kỹ thuật; ñiểm khống chế ảnh ngoại nghiệp, ñiểm khống chế ño vẽ có chôn mốc
ổn ñịnh;
3. ðịa giới hành chính các cấp, mốc ñịa giới hành chính; ñường mép nước thủy
triều trung bình thấp nhất (ñường mép nước triều kiệt) trong nhiều năm (ñối với các
ñơn vị hành chính giáp biển);
4. Mốc quy hoạch, chỉ giới quy hoạch, ranh giới hành lang an toàn giao thông,
thủy lợi, ñiện và các công trình khác có hành lang an toàn; ranh giới quy hoạch sử
dụng ñất;
5. Ranh giới thửa ñất, loại ñất, số thứ tự thửa ñất, diện tích thửa ñất và các yếu tố

nhân tạo, tự nhiên chiếm ñất nhưng không tạo thành thửa ñất, các tài sản gắn liền với ñất;
6. Dáng ñất hoặc ñiểm ghi chú ñộ cao (nếu có yêu cầu thể hiện);


14

7. Các ghi chú thuyết minh, thông tin pháp lý của thửa ñất (nếu có).
Các trường hợp biến ñộng cần chỉnh lý trên bản ñồ ñịa chính
1. Có thay ñổi số hiệu thửa ñất;
2. Tạo thửa ñất mới;
3. Thửa ñất bị sạt lở tự nhiên làm thay ñổi ranh giới thửa;
4. Thay ñổi loại ñất (mục ñích sử dụng ñất);
5. ðường giao thông; công trình thủy lợi theo tuyến; sông, ngòi, kênh, rạch suối
ñược tạo lập mới hoặc có thay ñổi về ranh giới;
6. Có thay ñổi về mốc giới và ñường ñịa giới hành chính các cấp, ñịa danh và các
ghi chú thuyết minh trên bản ñồ;
7. Có thay ñổi về mốc giới hành lang an toàn công trình, chỉ giới quy hoạch sử
dụng ñất;
8. Thay ñổi hoặc mới duyệt quy hoạch sử dụng ñất, kế hoạch sử dụng ñất mà có
ảnh hưởng ñến thửa ñất;
9. Thay ñổi về ñịa hình mà có ảnh hưởng ñến ranh giới sử dụng ñất;
10. ðã thành lập nhưng chưa sử dụng ñể ñăng ký quyền sử dụng ñất, kê khai hiện
trạng ñất ñai hoặc ñã sử dụng ñể ñăng ký quyền sử dụng ñất, kê khai hiện trạng ñất
ñai nhưng bị gián ñoạn thời gian dài chưa tổ chức xét, cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng ñất;
11. ðã là tài liệu trong hồ sơ ñịa chính nhưng không ñược cập nhật ñầy ñủ thường
xuyên những thay ñổi.
1.2.2.2. Sổ mục kê ñất ñai
Khái niệm
Là sổ ghi về thửa ñất, về ñối tượng chiếm ñất nhưng không có ranh giới khép kín

trên tờ bản ñồ và các thông tin có liên quan ñến quá trình sử dụng ñất. Sổ mục kê ñất
ñai ñược lập ñể quản lý thửa ñất, tra cứu thông tin về thửa ñất và phục vụ thống kê,
kiểm kê ñất ñai.
Nội dung thông tin thửa ñất thể hiện trên Sổ mục kê ñất ñai gồm số thứ tự thửa, tên
người sử dụng ñất hoặc người ñược giao quản lý ñất, mã loại ñối tượng sử dụng ñất
hoặc ñối tượng quản lý ñất, diện tích, mục ñích sử dụng ñất (bao gồm mục ñích sử dụng
ñất theo giấy chứng nhận ñã cấp, mục ñích sử dụng ñất theo quy hoạch sử dụng ñất ñã
ñược xét duyệt, mục ñích sử dụng ñất theo chỉ tiêu kiểm kê ñất ñai, mục ñích sử dụng
ñất chi tiết theo yêu cầu thống kê, kiểm kê của từng ñịa phương).


15

Nội dung thông tin về ñối tượng chiếm ñất nhưng không tạo thành thửa ñất thể
hiện trên Sổ mục kê ñất ñai gồm mã ñối tượng chiếm ñất, tên người ñược giao quản lý
ñất, mã loại ñối tượng quản lý ñất và diện tích của từng ñối tượng chiếm ñất nhưng
không tạo thành thửa ñất trên mỗi tờ bản ñồ.
Mục ñích lập Sổ mục kê
Sổ mục kê ñất ñược lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa ñất và các ñối tượng chiếm
ñất nhưng không tạo thành thửa ñất trong phạm vi ñịa giới hành chính mỗi xã, phường,
thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích, loại ñất ñể ñáp ứng yêu cầu tổng
hợp thống kê diện tích ñất ñai, lập và tra cứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ ñịa chính một
cách ñầy ñủ, thuận tiện, chính xác không bị trùng sót.
Nội dung Sổ mục kê (Tham khảo Mẫu số: 02/ðK Thông tư 09/2007)
Hình 1.3: Trang bìa Sổ mục kê
Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:
- Tên sổ: "Sổ mục kê ñất ñai".
- Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ).
Trang bìa phụ, nội dung gồm:
- Quốc hiệu.

- Tên sổ: "Sổ mục kê ñất ñai";
- Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã;
- Số hiệu quyển sổ mục kê ñất ñai, số hiệu tờ bản ñồ dùng ñể lập sổ;


16

- Ngày, tháng, năm; chữ ký; ñóng dấu xác nhận của Giám ñốc Văn phòng ñăng ký
quyền sử dụng ñất.
- Ngày, tháng, năm; chữ ký; ñóng dấu duyệt của Giám ñốc Sở Tài nguyên và Môi
trường.
Trang Sổ mục kê, nội dung gồm:
Hình 1.4: Trang nội dung Sổ mục kê
- Thửa ñất gồm mã số, diện tích, loại ñất, giá ñất, tài sản gắn liền với ñất, tên
người sử dụng ñất và các ghi chú về việc ño ñạc thửa ñất.
- ðường giao thông, công trình thủy lợi và các công trình khác theo tuyến mà có
sử dụng ñất hoặc có hành lang bảo vệ an toàn gồm tên công trình và diện tích trên tờ
bản ñồ.
- Sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các ñối tượng thủy văn khác theo tuyến gồm tên
ñối tượng và diện tích trên tờ bản ñồ.
- Sơ ñồ thửa ñất kèm theo sổ mục kê ñất ñai.
Mặt trước sơ ñồ thể hiện các thông tin gồm:
+
Hình thể ñường ranh giới thửa ñất;
+
Kích thước (chiều dài) từng cạnh thửa;
+
Toạ ñộ từng ñỉnh thửa;
+
Ranh giới diện tích chiếm ñất của tài sản gắn liền với ñất (gồm nhà ở hoặc công

trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây);
+
Mốc giới, chỉ giới quy hoạch;
+
Mốc giới, chỉ giới hành lang bảo vệ an toàn công trình;


17

+
Tỷ lệ của sơ ñồ.
Mặt sau của sơ ñồ thể hiện thông tin về giá ñất, tài sản gắn liền với ñất.
Nguyên tắc lập Sổ mục kê
1. Sổ ñược lập từ bản ñồ ñịa chính và các tài liệu ñiều tra ño ñạc ñã ñược hoàn
chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trường hợp vi phạm chính
sách ñất ñai hoặc ñược in ra từ cơ sở dữ liệu ñịa chính;
2. Thông tin thửa ñất và các ñối tượng chiếm ñất khác trên Sổ phải phù hợp với
hiện trạng sử dụng ñất;
3. Thửa ñất ñã cấp giấy chứng nhận mà có thay ñổi nội dung thông tin so với hiện
trạng khi ño vẽ bản ñồ ñịa chính thì phải ñược chỉnh sửa cho thống nhất với giấy
chứng nhận;
4. Sổ mục kê ñất ñai ñược lập chung cho các tờ bản ñồ ñịa chính theo trình tự thời
gian lập bản ñồ. Thông tin trên mỗi tờ bản ñồ ñược ghi vào một phần gồm các trang
liên tục trong Sổ. Khi ghi hết Sổ thì lập quyển tiếp theo ñể ghi cho các tờ bản ñồ còn
lại và phải bảo ñảm nguyên tắc thông tin của mỗi tờ bản ñồ ñược ghi trọn trong một
quyển;
5. Nơi bản ñồ ñịa chính có nhiều loại tỷ lệ thì tờ bản ñồ tỷ lệ nhỏ vào trước, tờ bản
ñồ tỷ lệ lớn hơn vào sau;
6. Trường hợp trích ño ñịa chính thửa ñất hoặc sử dụng sơ ñồ, bản ñồ không phải
là bản ñồ ñịa chính thì lập riêng Sổ mục kê ñất ñai ñể thể hiện thông tin về thửa ñất

theo tờ trích ño ñịa chính, sơ ñồ, bản ñồ ñó; thứ tự thể hiện trong Sổ theo thứ tự số
hiệu của tờ trích ño, số hiệu tờ bản ñồ, sơ ñồ; số hiệu của tờ trích ño ñược ghi vào cột
"Số thứ tự thửa ñất", ghi số “00” vào cột “Số thứ tự tờ bản ñồ”, ghi “Trích ño ñịa
chính” vào cột "Ghi chú". Nội dung thông tin về thửa ñất và thông tin về các công
trình theo tuyến và các ñối tượng thủy văn theo tuyến ñược ghi như quy ñịnh ñối với
bản ñồ ñịa chính;
7. Sổ lập cho từng xã, phường, thị trấn theo ñịa giới ñã xác ñịnh, do cán bộ ñịa
chính xã chịu trách nhiệm lập. Sổ phải ñược Văn phòng ñăng kí quyền sử dụng ñất xác
nhận, Sở Tài nguyên và Môi trường duyệt mới có giá trị pháp lý;
8. Sổ lập thành 3 bộ: bộ gốc lưu tại Sở Tài nguyên và Môi trường, 1 bộ lưu tại
phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện; 1 bộ lưu tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã,
do cán bộ ñịa chính xã trực tiếp quản lý.
Các trường hợp cần chỉnh lý sổ mục kê
1. Có thay ñổi số hiệu thửa ñất;
2. Tạo thửa ñất mới;


18

3. Thửa ñất bị sạt lở tự nhiên làm thay ñổi ranh giới thửa;
4. Thay ñổi loại ñất;
5. ðường giao thông; công trình thuỷ lợi theo tuyến; sông, ngòi, kênh, rạch suối
ñược tạo lập mới hoặc có thay ñổi về ranh giới;
6. Có thay ñổi về mốc giới và ñường ñịa giới hành chính các cấp, ñịa danh và các
ghi chú thuyết minh trên bản ñồ;
7. Có thay ñổi người sử dụng ñất, người sử dụng ñất ñược phép ñổi tên.
1.2.2.3. Sổ ñịa chính
Khái niệm
Sổ ñịa chính là sổ ñược lập theo ñơn vị hành chính cấp xã ñể thể hiện thông tin về
người sử dụng ñất và thông tin về sử dụng ñất của người ñó ñối với thửa ñất ñã cấp

giấy chứng nhận.
Mục ñích lập Sổ ñịa chính
Sổ ñịa chính ñược thành lập nhằm ñăng kí toàn bộ diện tích ñất ñai ñã ñược Nhà
nước giao quyền sử dụng cho các chủ sử dụng ñất vào các mục ñích khác nhau và toàn
bộ ñất chưa giao chưa cho thuê sử dụng, làm cơ sở ñể Nhà nước thực hiện chức năng
quản lý ñất ñai theo ñúng pháp luật, ñồng thời bảo vệ quyền sử dụng hợp pháp của
người sử dụng ñất.
Sổ ñịa chính ñược lập ñể quản lý việc sử dụng ñất của người sử dụng ñất và ñể tra
cứu thông tin ñất ñai có liên quan ñến từng người sử dụng ñất.
Nội dung Sổ ñịa chính (Tham khảo Mẫu số: 01/ðK Thông tư 09/2007)

Hình 1.5: Trang bìa Sổ ñịa chính


19

Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:
- Tên sổ: "Sổ ñịa chính";
- Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ).
Trang bìa phụ, nội dung gồm:
- Quốc hiệu;
- Tên sổ: "Sổ ñịa chính";
- Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã;
- Số hiệu quyển sổ ñịa chính, tên ñiểm dân cư (cụm dân cư);
- Ngày, tháng, năm; chữ ký; ñóng dấu xác nhận của Văn phòng ñăng ký quyền sử
dụng ñất;
- Ngày, tháng, năm; chữ ký; ñóng dấu duyệt của Sở Tài nguyên và Môi trường.
Hình 1.6: Trang nội dung Sổ ñịa chính
Trang Sổ ñịa chính, nội dung gồm:
- Người sử dụng ñất gồm tên, ñịa chỉ và thông tin về chứng minh nhân dân, hộ

chiếu, hộ khẩu, quyết ñịnh thành lập tổ chức, giấy ñăng ký kinh doanh của tổ chức
kinh tế, giấy phép ñầu tư của nhà ñầu tư nước ngoài;


20

- Các thửa ñất mà người sử dụng ñất sử dụng gồm mã thửa, diện tích, hình thức sử
dụng ñất (sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục ñích sử dụng, thời hạn sử dụng,
nguồn gốc sử dụng, số phát hành và số vào sổ giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất;
- Ghi chú về thửa ñất và quyền sử dụng ñất gồm giá ñất, tài sản gắn liền với ñất
(nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài chính chưa thực
hiện, tình trạng ño ñạc lập bản ñồ ñịa chính, những hạn chế về quyền sử dụng ñất
(thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng ñất nhưng chưa có quyết ñịnh thu
hồi, thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình, thuộc ñịa bàn có quy ñịnh hạn chế diện
tích xây dựng);
- Những biến ñộng về sử dụng ñất trong quá trình sử dụng ñất gồm những thay ñổi
về thửa ñất, về người sử dụng, về chế ñộ sử dụng ñất, về quyền và nghĩa vụ của người
sử dụng ñất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất.
Ngoài ra còn có trang mục lục người sử dụng ñất ñể tra cứu Sổ ñịa chính.
Nguyên tắc lập sổ
1. Sổ ñịa chính ñược lập trên cơ sở ñơn xin ñăng ký quyền sử dụng ñất ñã ñược
xét duyệt và cho phép sử dụng (người sử dụng ñất ñã ñược Nhà nước giao quyền sử
dụng ñất);
2. Sổ ñịa chính ñược lập gồm có 3 phần:
-

Phần một bao gồm người sử dụng ñất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt
Nam ñịnh cư ở nước ngoài không thuộc trường hợp mua nhà ở gắn với ñất ở, tổ
chức và cá nhân nước ngoài;
-

Phần hai bao gồm người sử dụng ñất là các hộ gia ñình, cá nhân, cộng ñồng dân
cư và người Việt Nam ñịnh cư ở nước ngoài ñược mua nhà ở gắn với ñất ở;
-

Phần ba bao gồm người sử dụng ñất là người mua căn hộ trong nhà chung cư.
3. Thứ tự của người sử dụng ñất thể hiện trong Sổ ñịa chính ñược sắp xếp theo thứ
tự cấp giấy chứng nhận ñối với giấy chứng nhận ñầu tiên của người ñó;
4. Mỗi trang Sổ ñể ghi dữ liệu ñịa chính của một người sử dụng ñất gồm tất cả các
thửa ñất thuộc quyền sử dụng của người ñó; người sử dụng nhiều thửa ñất ghi vào một
trang không hết thì ghi vào nhiều trang; cuối trang ghi số trang tiếp theo của người ñó,
ñầu trang tiếp theo của người ñó ghi số trang trước của người ñó; trường hợp trang tiếp
theo ở quyển khác thì ghi thêm số hiệu quyển sau số trang;
5. ðối với thửa ñất sử dụng chung (trừ nhà chung cư) thì ghi vào trang của từng
người sử dụng ñất và ghi diện tích là sử dụng chung;
6. Nội dung thông tin trên Sổ ñịa chính phải thống nhất với giấy chứng nhận ñã cấp.



21

Các trường hợp cần ñược chỉnh lý Sổ ñịa chính
1. Có thay ñổi người sử dụng ñất, người sử dụng ñất ñược phép ñổi tên;
2. Có thay ñổi số hiệu, ñịa chỉ, diện tích thửa ñất, tên ñơn vị hành chính nơi có ñất;
3. Có thay ñổi hình thức, mục ñích, thời hạn sử dụng ñất;
4. Có thay ñổi những hạn chế về quyền của người sử dụng ñất,
5. Có thay ñổi về nghĩa vụ tài chính mà người sử dụng ñất phải thực hiện;
6. Người sử dụng ñất thực hiện các quyền chuyển ñổi, chuyển nhượng, cho thuê,
cho thuê lại, thừa kế, tặng cho; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng ñất;
7. Chuyển từ hình thức ñược Nhà nước cho thuê ñất sang hình thức ñược Nhà

nước giao ñất có thu tiền sử dụng ñất;
8. Cấp ñổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất.
1.2.2.4. Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai
Khái niệm: Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai là sổ ñược lập ñể theo dõi các trường
hợp có thay ñổi trong sử dụng ñất gồm thay ñổi kích thước và hình dạng thửa ñất,
người sử dụng ñất, mục ñích sử dụng ñất, thời hạn sử dụng ñất, quyền và nghĩa vụ của
người sử dụng ñất.
Mục ñích lập sổ
- Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai ñược lập ñể theo dõi tình hình ñăng ký biến ñộng
về sử dụng ñất và làm cơ sở ñể thực hiện thống kê diện tích ñất ñai hàng năm.
- Sổ ñược lập ñể theo dõi và quản lý quá trình biến ñộng ñất; chỉnh lý hồ sơ ñịa
chính.
Nội dung sổ (Tham khảo mẫu số 03/ðK Thông tư 09/2007).







22


Hình 1.7: Trang bìa Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai
Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:
- Tên sổ: "Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai";
- Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ).
Trang bìa phụ, nội dung gồm:
- Quốc hiệu.
- Tên sổ: "Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai";

- Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã;


23

- Số thứ tự quyển sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai.
Hình 1.8: Trang nội dung Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai
Nội dung sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai gồm các cột: số thứ tự, tên và ñịa chỉ của
người ñăng ký biến ñộng, thời ñiểm ñăng ký biến ñộng, thửa ñất biến ñộng và nội
dung biến ñộng (thay ñổi về thửa ñất, về người sử dụng, về chế ñộ sử dụng ñất, về
quyền của người sử dụng ñất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất).
Nguyên tắc lập sổ
1. Sổ ñược lập ngay sau khi kết thúc ñăng ký ñất ñai ban ñầu.
2. Việc ghi vào sổ thực hiện ñối với tất cả các trường hợp ñăng ký biến ñộng về sử
dụng ñất ñã ñược chỉnh lý, cập nhật vào sơ sở dữ liệu ñịa chính, sổ ñịa chính.
3. Thứ tự ghi vào sổ thực hiện theo thứ tự thời gian ñăng ký biến ñộng về sử
dụng ñất.
4. Yêu cầu ñối với thông tin ghi trong sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai như sau:
-
Họ, tên và ñịa chỉ của người ñăng ký biến ñộng về sử dụng ñất;
-
Thời ñiểm ñăng ký biến ñộng ghi chính xác ñến phút;
-
Mã thửa của thửa ñất có biến ñộng hoặc mã thửa của thửa ñất mới ñược tạo
thành;
-
Nội dung biến ñộng ghi vào sổ ñối với từng trường hợp ñược thực hiện theo
hướng dẫn chi tiết tại các trang ñầu của mỗi quyển sổ.

24

1.3. Cơ sở dữ liệu ñịa chính
1.3.1. Các thành phần của cơ sở dữ liệu ñịa chính
Cơ sở dữ liệu ñịa chính bao gồm dữ liệu bản ñồ ñịa chính và các dữ liệu thuộc tính
ñịa chính.
Dữ liệu bản ñồ ñịa chính ñược lập ñể mô tả các yếu tố tự nhiên có liên quan ñến
việc sử dụng ñất bao gồm các thông tin:
-

Vị trí, hình dạng, kích thước, toạ ñộ ñỉnh thửa, số thứ tự, diện tích, mục ñích sử
dụng của các thửa ñất;
-

Vị trí, hình dạng, diện tích của hệ thống thuỷ văn gồm sông, ngòi, kênh, rạch,
suối; hệ thống thuỷ lợi gồm hệ thống dẫn nước, ñê, ñập, cống; hệ thống ñường giao
thông gồm ñường bộ, ñường sắt, cầu và các khu vực ñất chưa sử dụng không có ranh
giới thửa khép kín;
-

Vị trí, tọa ñộ các mốc giới và ñường ñịa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ
giới quy hoạch sử dụng ñất, mốc giới và ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình;
-

ðiểm toạ ñộ ñịa chính, ñịa danh và các ghi chú thuyết minh.
Các dữ liệu thuộc tính ñịa chính ñược lập ñể thể hiện nội dung của Sổ mục kê ñất
ñai, Sổ ñịa chính và Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai quy ñịnh tại ðiều 47 của Luật ðất
ñai 2003 bao gồm các thông tin:
-

Thửa ñất gồm mã thửa, diện tích, tình trạng ño ñạc lập bản ñồ ñịa chính;
-

Các ñối tượng có chiếm ñất nhưng không tạo thành thửa ñất (không có ranh giới
khép kín trên bản ñồ) gồm tên gọi, mã của ñối tượng, diện tích của hệ thống thủy văn,
hệ thống thủy lợi, hệ thống ñường giao thông và các khu vực ñất chưa sử dụng không
có ranh giới thửa khép kín;
-

Người sử dụng ñất hoặc người quản lý ñất gồm tên, ñịa chỉ, thông tin về chứng
minh nhân dân hoặc hộ chiếu, văn bản về việc thành lập tổ chức;
-

Tình trạng sử dụng của thửa ñất gồm hình thức sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn
gốc sử dụng, những hạn chế về quyền sử dụng ñất, số hiệu giấy chứng nhận quyền sử
dụng ñất ñã cấp, mục ñích sử dụng, giá ñất, tài sản gắn liền với ñất, nghĩa vụ tài chính
về ñất ñai;
-

Những biến ñộng về sử dụng ñất trong quá trình sử dụng gồm những thay ñổi về
thửa ñất, về người sử dụng ñất, về tình trạng sử dụng ñất.
1.3.2. Dữ liệu thuộc tính ñịa chính
1.3.2.1. Dữ liệu thửa ñất
Khái niệm về thửa ñất