Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn quận Tây Hồ trong quá trình đô thị hóa

CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay ở
nước ta, vấn đề quản lý chặt chẽ đất đai đang là yêu cầu cấp thiết nhằm đạt
mục đích là đưa quỹ đất vào sử dụng hợp lí và có hiệu quả, đưa đất đai trở
thành nguồn nội lực, nguồn vốn, góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh
tế - xã hội đất nước.
Để Nhà nước quản lý thống nhất được đất đai theo quy định của pháp
luật, có cơ sở pháp lý về bảo hộ quyền sử dụng hợp pháp của người sử dụng
đất được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất nhất
thiết phải có thông tin về đất đai. Do vậy, việc thiết lập, quản lý hệ thống hồ
sơ địa chính là một yêu cầu tất yếu. Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập,
cập nhật trong các quá trình điều tra, qua các thời kỳ khác nhau, bằng các hoạt
động khác nhau như đo đạc lập bản đồ địa chính, đăng ký ban đầu và đăng ký
biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hệ thống này chứa
đựng đầy đủ thông tin cần thiết về các mặt điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội,
pháp lý của từng thửa đất. Hệ thống là công cụ đắc lực của nhà nước, giúp
nhà nước khai thác mọi nguồn lực đất đai, đồng thời cung cấp cho cộng đồng
dân cư các thông tin cần thiết để thực hiện các quyền và nghĩa vị của công
dân trong quan hệ đất đai.
Quận Tây Hồ là một quận của Thành phố Hà Nội được thành lập năm
1995 theo Nghị định 69/CP của Chính phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thụy
Khê, Yên Phụ của quận Ba Đình và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An,
Xuân La, Phú Thượng của huyện Từ Liêm. Trong những năm vừa qua, quá
trình đô thị hóa diễn ra mạnh mẽ ở quận Tây Hồ đã dẫn đến nhiều biến động
về sử dụng đất. Để đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất quỹ đất
trên địa bàn quận thì vấn đề hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính nhằm cập
nhật và quản lí một cách đầy đủ các biến động về đất đai là yêu cầu cấp thiết
trong giai đoạn hiện nay.
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
1

CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
Nhận thức rõ được tầm quan trọng của vấn đề này, Vì vậy em đã lựa
chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính
trên địa bàn quận Tây Hồ trong quá trình đô thị hóa”.
Mục tiêu của đề tài: Đánh giá đúng thực trạng của hệ thống hồ sơ địa
chính đã được thiết lập tại quận Tây Hồ, làm rõ những yếu kém, bất cập để có
phương hướng khắc phục để từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm góp
phần hoàn thiện công tác đăng kí, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất trên địa bàn quận Tây Hồ.
Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp điều tra khảo sát
đây là phương pháp điều tra nhằm thu thập số liệu, tài liệu, thông tin cần thiết
cho mục đích đánh giá thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn quận
Tây Hồ; Phương pháp thống kê nhằm phân tích thống kê các số liệu về tình
hình đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, lập hồ sơ địa chính
trên địa bàn quận; phương pháp phân tích, đánh giá tổng hợp tức là sử dụng
để phân tích làm rõ thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn quận từ
đó đưa ra những nhận xét, đánh giá.
Nội dung gồm 3 phần:
Chương I: Cơ sở lý luận của công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính.
Chương II: Thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn quận Tây Hồ
Chương III: Các giải pháp hoàn thiện, đổi mới hệ thống hồ sơ địa chính
trên địa bàn quận Tây Hồ.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúo đỡ và hướng dẫn tận tình của
PGS.TS.Ngô Đức Cát và các cô chú phòng Tài nguyên và Môi Trường đã
hướng dẫn em hoàn thành tốt đề tài này.
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
2
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
CHƯƠNG I
CƠ SỞ KHOA HỌC VIỆC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

I VAI TRÒ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ ĐẤT ĐAI
Đất đai là nguồn lực tự nhiên có vai trò quan trọng trong phát triển
kinh tế xã hội của mỗi một quốc gia, là yếu tố quan trọng bậc nhất cấu thành
thị trường bất động sản. Hiện nay, thị trường hàng hoá, dịch vụ phát triển
nhanh chóng nhưng còn mang nhiều yếu tố tự phát, thiếu định hướng. Thị
trường bất động sản, thị trường sức lao động phát triển còn chậm chạp, tự
phát. Thị trường vốn, công nghệ còn yếu kém. Do vậy, việc hành thành đồng
bộ các loại thị trường là yếu cầu cấp bách nhằm đáp ứng đòi hỏi của sản xuất,
đời sống. Nhà nước đóng vai trò là tác nhân quan trọng thúc đẩy sự hình
thành đồng bộ các loại thị trường tạo ra sự vận động nền kinh tế đa dạng. Vai
trò quản lý Nhà nước về đất đai thể hiện:
Thông qua hoạch định chiến lược, quy hoạch, lập kế hoạch phân bổ đất
đai nhằm phục vụ cho mục đích kinh tế-xã hội của đất nước, đảm bảo sử dụng
đất đúng mục đích, đạt hiểu quả cao và tiết kiệm, giúp cho Nhà nước quản lý
đất đai chặt chẽ, giúp cho người sử dụng đất có các biện pháp hữu hiệu để bảo
vệ và sử dụng đất có hiệu quả cao.
Thông qua công tác đánh giá, phân hạng, kiểm kê, thống kê đất để có
các biện pháp kinh tế- xã hội có hệ thống, có căn cứ khoa học nhằm sử dụng
đất đai có hiệu quả.
Thông qua việc ban hành và thực hiện hệ thống chính sách về đất đai
như chính sách giá cả, chính sách thuế, chính sách đầu tư…Nhà nước khuyến
khích các tổ chức, các chủ thể kinh tế, các cá nhân sử dụng đầy đủ, hợp lý đất
đai, tiết kiệm đất đai nhằm nâng cao khả năng sinh lời của đát đai, góp phần
thực hiện mục tiêu kinh tế-xã hội của cả nước và bảo vệ môi trường sinh thái.
Thông qua việc kiểm tra, giám sát quản lý và sử dụng đất đai, Nhà
nước nắm chắc tình hình diễn biến về sử dụng đất đai, phát hiện những vi
phạm và giải quyết những vi phạm pháp luật đất đai
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
3
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP

II. SỰ CẦN THIẾT PHẢI LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH TRONG CÔNG
TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ ĐẤT ĐAI.
1. Khái niệm, phân loại và đặc điểm hồ sơ địa chính.
1.1 Khái niệm.
Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách…, chứa
đựng những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý
của đất đai và những thông tin này chúng ta có được trong quá trình đo đạc
lập bản đồ địa chính, đăng ký ban đầu và đăng ký biến động đất đai, cấp
GCNQSD đất.
Tất cả các thông tin về tự nhiên của đất đai được lấy thông qua đo đạc
khảo sát; còn các yếu tố kinh tế của đất đai lấy thông tin từ việc phân loại,
đánh giá, phân hạng đất đai là điều kiện để xác định giá đất và thu thuế. Yếu
tố xã hội về đất đai lấy từ hoạt động của Nhà nước về quy định quyền sở hữu,
quyền sử dụng đất, các quan hệ về chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, thừa
kế, thế chấp…Còn yếu tố pháp luật của đất đai thì căn cứ vào quyết định của
cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ví dụ như quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất,
các quy định pháp luật về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất…
Như vậy, tất cả các thông tin đất đai ở trong HSĐC như trên là cơ sở
để thực hiện quản lý Nhà nước về đất đai.
1.2 Phân loại.
Hồ sơ địa chính nói chung bao gồm các tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ
sách…chứa đựng toàn bộ thông tin về đất đai. HSĐC có các loại sau:
- Hệ thống địa bạ: là một hệ thống hồ sơ ghi chép, cập nhật những dữ
liệu cơ bản về tình hình đất đai, chứa đựng những thông tin về đất đai do
chính quyền quản lý. Hệ thống địa bạ chứa đựng các thông tin về vị trí, hình
thể, kích thước, ranh giới, loại đất, tên chủ sử dụng đất.
Hệ thống địa bạ bao gồm: sổ địa bạ là sổ sách đăng ký thông tin chứa
dựng thông tin về đất đai, thường do cơ quan chính quyền cấp xã (cấp cơ sở)
cấp và quản lý; thứ hai là các giấy tờ chứng minh xác định quyền SDĐ,
những giấy tờ này do người nắm giữ quản lý. Việc sử dụng hệ thống địa bạ

đơn giản, dễ thực hiện, là hệ thống đạt được mục tiêu cấp cơ sở, sử dụng
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
4
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
trong phạm vi hẹp. Bên cạnh những ưu điểm trên thì nó có nhược điểm đó là:
thông tin về đất đai không chính xác, không thống nhất trong công tác quản lý
đất đai do việc quản lý chỉ sử dụng ở đơn vị hành chính nhỏ và quản lý trên
từng mảnh đất, lô đất. Nếu quản lý đất trong phạm vi rộng hơn thì khó thực
hiện, sử dụng trong trường hợp điều kiện kỹ thuật chưa phát triển, điều kiện
đất đai ít biến động, ít có sự thay đổi về mục đích sử dụng, cũng như chủ thể
sử dụng và các quan hệ sử dụng.
- Hệ thống bằng khoán: là hệ thống hồ sơ quản lý đất đai một cách
thống nhất, trên cơ sở đó hệ thống bản đồ địa chính cùng với các hệ thống
quản lý hoàn chỉnh và đồng bộ.
Hệ thống bằng khoán ra đời sau khi hệ thống thông tin phát triển, khi
có các quan hệ đất đai phát triển và phức tạp nằm ngoài quản lý của địa
phương
Nội dung của hệ thống bằng khoán bao gồm: Hệ thống bản đồ địa
chính quy định thống nhất trong cả nước; thứ hai là hệ thống hồ sơ sổ sách để
ghi chép, quản lý thông tin về mảnh đất, và cuối cùng là giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất trong cả nước. Với nội dung trên thì hệ thống bằng khoán
đảm bảo thông tin thống nhất, chặt chẽ, việc quản lý diễn ra trên cả nước.
Việc sử dụng hệ thống này tạo điều kiện để phát triển quan hệ hàng hoá tiền
tệ về đất đai một cách chính xác, đầy đủ sẽ ngăn chặn tình trạng thông tin
ngầm tạo điều kiện cho thị trường bất động sản phát triển lành mạnh. Đồng
thời cho phép điều chỉnh quy hoạch và thay đổi mục đích sử dụng đất một
cách linh hoạt.
Với những ưu điểm trên thì hệ thống bằng khoán cũng có những nhược
điểm của nó như: để tạo được hệ thống bằng khoán thì cần phải có chi phí đầu
tư rất lớn, hệ thống vận hành quản lý phải có đủ trình độ và phương tiện, các

cán bộ phải có trình độ chuyên môn ngiệp vụ cao.
Bên cạnh việc sử dụng hai hệ thống trên thì có thể sử dụng hệ thống
hỗn hợp tức là sử dụng đồng thời hai hệ thống địa bạ và bằng khoán. Việc kết
hợp hai hệ thống trên không có nghĩa là sử dụng 2 thông tin hệ thống trên một
mảnh đất mà có loại thì sử dụng hệ thống địa bạ thì tốt, đơn giản, dễ làm,
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
5
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
nhưng có loại đất thì phải sử dụng thông tin đất đai. Thật vậy, có những
những loại đất ít biến động thì ta nên sử dụng hệ thống địa bạ sẽ đơn giản mà
vẫn đảm bảo được thông tin đầy đủ. Còn đối với đất đô thị, công nghiệp có rất
nhiều biến động xẩy ra nếu sử dụng hệ thống địa bạ thì thông tin về thửa đất
sẽ không chính xác bằng việc sử dụng hệ thống bằng khoán. Vì với những
loại đất đô thị, công nghiệp mang nhiều yếu tố kinh tế, nó chứa đựng nhiều
yếu tố về vốn và sử dụng vốn nên rất cần thông tin được cập nhật đầy đủ,
chính xác có như thế mới tạo được sự công bằng trong việc sử dụng đất.
Qua đó cho ta thấy được việc lập và quản lý HSĐC có vai trò và ý
nghĩa rất lớn trong việc quản lý đất đai.Thế nhưng vấn đề đặt ra là ta nên sử
dụng hồ sơ địa chính nào cho mục đích nào là tốt nhất và cần thiết hoàn thiện
loại hồ sơ như thế nào để phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về đất đai là
tốt nhất.
* Hồ sơ địa chính bao gồm nhiều tài liệu khác nhau, căn cứ vào giá trị
sử dụng, hệ thống các tài liệu hồ sơ địa chính được phân loại như sau:
- Hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lí:
+ Bản đồ địa chính: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ
đạo và tổ chức thực hiện việc lập bản đồ địa chính ở địa phương mình. Bản đồ
địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. Bản đồ địa
chính được lập thành 03 bộ: bản gốc lưu tại Sở Địa chính, hai bản sao được
lưu tại cấp huyện và cấp xã có giá trị như bản gốc.
+ Sổ địa chính: được lập nhằm đăng kí toàn bộ diện tích đất đai được

Nhà nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện
tích các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nước
thực hiện chức năng quản lí đất đai theo pháp luật.
Sổ lập theo đơn vị xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) và do cán
bộ địa chính xã chịu trách nhiệm thực hiện. Sổ phải được UBND xã xác nhận
và Sở Địa chính duyệt mới có giá trị pháp lí.
Sổ địa chính được lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, 01 bộ
lưu tại phòng Địa chính cấp huyện, 01 bộ lưu tại UBND xã do cán bộ địa
chính trực tiếp quản lí.
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
6
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
+ Sổ mục kê đất đai: nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi
địa giới hành chính của mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử
dụng, diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất
đai. Mặt khác, sổ mục kê còn giúp tra cứu và sử dụng các tài liệu khác trong
HSĐC
Sổ được lập cho từng xã và phải được UBND xã xác nhận và Sở Địa
chính duyệt mới có giá trị pháp lí.
Sổ mục kê đất được lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, 01 bộ
lưu tại phòng Địa chính cấp huyện, 01 bộ lưu tại UBND xã do cán bộ địa
chính trực tiếp quản lí.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai: được lập để theo dõi và quản lí chặt
chẽ tình hình thực hiện đăng kí biến động, chỉnh lí HSĐC hàng năm và tổng
hợp báo cáo thống kê diện tích theo định kỳ.
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập cho từng xã, mỗi xã lập một bộ
lưu tại UBND xã, do cán bộ địa chính lập và quản lí.
+ Sổ cấp GCNQSD đất: nhằm theo dõi quá trình cấp giấy GCNQSD
đất; ghi nhận những thông tin về từng thửa đất đã cấp GCNQSD đất.
Đơn vị lập và giữ sổ: Phòng Địa chính cấp huyện chịu trách nhiệm lập

và giữ sổ cấp giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp huyện; Sở Địa chính
cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp
giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh.
+ Biểu thống kê diện tích đất đai
- Hệ thống tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết:
Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính
bao gồm: toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kĩ
thuật đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập
bản đồ địa chính, trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích
thửa.
Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký
biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm:
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
7
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
+ Các giấy tờ do chủ SDĐ giao nộp khi kê khai đăng ký như: đơn kê
khai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc SDĐ (Quyết định giao đất,
GCNQSD đất được cấp ở những giai đoạn trước, giấy tờ chuyển nhượng đất
đai v.v...) các giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước
mà người SDĐ đã thực hiện v.v...
+ Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn
kê khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện.
+ Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký
đất đai, cấp GCNQSD đất như quyết định thành lập Hội đồng đăng ký đất đai,
biên bản xét duyệt của hội đồng, quyết định cấp GCNQSD đất, quyết định xử
lý các vi phạm pháp luật đất đai v.v...
+ Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét
cấp GCNQSD đất.
2 Yêu cầu, phân cấp lập và quản lý hồ sơ địa chính.
2.1 Yêu cầu.

Với một công tác quản lý Nhà nước về đất đai thì đều có một yêu cầu
phù hợp với đặc điểm của từng nội dung quản lý Nhà nước. Việc lập HSĐC
phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Phải lập đầy đủ các tài liệu theo quy định của thủ tục đăng ký đất. Bởi
nếu không lập đầy đủ thì những thông tin về đất đai sẽ không chính xác, tính
pháp lý không đầy đủ dẫn đến việc sử dụng tài liệu không đạt yêu cầu.
- Bên cạnh việc đầy đủ các tài liệu thì mỗi loại tài liệu thiết lập phải thể
hiện đầy đủ các nội dung và đúng quy cách quy định với mỗi tài liệu. Các nội
dung thông tin phải thể hiện chính xác, thống nhất trên tất cả các tài liệu của
HSĐC. Với yêu cầu này đòi hỏi người SDĐ kê khai đăng ký phải chính xác,
đồng thời việc thẩm tra xem thông tin của người SDĐ kê khai có chính xác
hay không? đã đúng với hiện trạng SDĐ hay không? có như thế thông tin mới
đảm bảo tính chính xác. Bên cạnh tính chính xác thì các thông tin còn phải
đảm bảo tính thống nhất tức là các thông tin đưa vào trong hồ sơ phải nhất
quán, thống nhất với nhau. Thông tin về thửa đất không chỉ ở một sổ mà phải
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
8
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
nằm nhiều sổ, nếu không nhất quán, thống nhất với nhau thì khi kiểm tra hồ
sơ sẽ gây khó khăn cho việc quản lý.
- Một yêu cầu nữa trong công tác lập HSĐC là hình thức trình bày các
tài liệu hồ sơ phải rõ ràng, không được tẩy xoá, cạo hoặc dùng bút phủ nội
dung đã viết, việc chỉnh lý biến động trên tài liệu phải theo đúng quy định đối
với mỗi loại tài liệu. Có như vậy thì các thông tin đưa vào sẽ rõ ràng, tiện cho
việc tra cứu, quản lý, đảm bảo đúng quy định về sửa chữa.
2.2. Phân cấp lập và quản lý.
Để đảm bảo việc thực hiện các yêu cầu trên thì cần thực hiện việc phân
cấp công việc lập và quản lý HSĐC.
• Về lập hồ sơ
Cấp xã, phường, thị trấn thực hiện lập sổ địa chính thông qua đăng ký

đất đai ở cấp xã, lập sổ mục kê theo địa giới địa chính, lập sổ theo dõi biến
động đất đai ngày khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu và bắt đầu thực hiện
đăng ký biến động đất đai, lập biểu số liệu thống kê đất đai.
Cấp huyện lập biểu số liệu thống kê đất đai; thực hiện nghiệm thu,
kiểm tra, xác minh công tác lập sổ của cấp xã, phường, thị trấn; tiến hành lập
sổ theo dõi cấp GCNQSDĐ của hộ gia đình, cá nhân.
Cấp tỉnh tiến hành lập sổ cấp GCNQSD đất do cấp tỉnh quản lý, đồng
thời thành lập hệ thống hồ sơ xác định, kiểm tra công tác đăng ký, cấp
GCNQSDĐ của cấp huyện; lập bản đồ địa chính, biểu số liệu thống kê; thành
lập tài liệu liên quan đến quyết định hành chính trong công tác phúc tra, thanh
tra.
• Về phân cấp quản lý HSĐC
- Cấp xã quản lý hồ sơ do mình lập ra và bản đồ địa chính.
- Cấp huyện quản lý hồ sơ do mình lập ra, bản đồ địa chính và toàn bộ
hồ sơ của cấp xã.
- Cấp tỉnh quản lý hồ sơ do mình lập ra và toàn bộ hồ sơ của cấp huyện.
Cấp nào thành lập và phê duyệt tài liệu nào thì có quyền lưu trữ tài liệu
đó. Như thế HSĐC được lữu trữ ở hai nơi: nơi hình thành và nơi tiến hành
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
9
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
phê duyệt. Với việc phân cấp như thế này sẽ giúp cho ta tra cứu thông tin một
cách dẽ dàng, giúp cho việc kiểm tra, thanh tra sẽ nhanh chóng hơn.
3. Vai trò của việc xác lập hồ sơ địa chính.
Đất đai có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế-xã hội và
Nhà nước nào cũng muốn nắm giữ quyền lúc đó để phát triển kinh tế-xã hội,
vì vậy cần phải có sự quản lý của Nhà nước về đất đai. ở nước ta Nhà nước
đại diện chủ sở hữu toàn dân về đất đai và thống nhất quản lý về đất đai,
nhằm đảm bảo việc sử dụng đất một cách hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và có hiệu
quả cao. Công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính là một trong những nội dung

quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước về đất đai, nó là cơ sở để bảo vệ
chế độ sở hữu toàn dân với đất đai, là điều kiện đảm bảo để Nhà nước quản lý
chặt chẽ toàn bộ quỹ đất trong phạm vị lãnh thổ, đảm bảo cho đất đai được sử
dụng đầy đủ, tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả cao. Thực hiện tốt công tác này
là điều kiện để thực hiện các nội dụng và nhiệm vụ khác của quản lý Nhà
nước về đất đai. Cụ thể như sau:
Thực hiện việc lập và quản lý HSĐC là cơ sở để bảo vệ chế độ sở hữu
toàn dân. Thật vậy, chế độ sở hữu gồm ba quyền: Quyền chiếm hữu, quyền sử
dụng đất đai, quyền định đoạt. Quyền chiếm hữu đất đai thể hiện Nhà nước
chiếm giữ, quản lý, kiểm soát toàn bộ đất đai. Đây là sự chiếm hữu tuyết đối,
toàn bộ lãnh thổ thuộc về Nhà nước, chỉ có Nhà nước có quyền duy nhất
trong chiếm hữu đất đai. Do vậy, Nhà nước phải thực hiện việc đăng ký đất,
lập hồ sơ địa chính, cấp GCN. Bởi toàn bộ tài liệu về HSĐC nó chứa đựng
toàn bộ thông tin về đất đai. Còn về phía người sử dụng đất quyền chiếm giữ
đất đai chỉ giới hạn trong phạm vi Nhà nước giao nhưng người SDĐ phải biết
rõ thông tin về thửa đất thông qua việc đăng ký và thiết lập HSĐC. HSĐC là
tài liệu khẳng định quyền chiếm giữ hợp pháp của người SDĐ đai khi Nhà
nước giao đất. Còn quyền sử dụng thể hiện ở Nhà nước quyết định về mục
đích SDĐ và người SDĐ có quyền sử dụng và khai thác đất đai một cách hợp
lý trong phạm vi, mục đích Nhà nước đã quy định và việc sử dụng vào mục
đích gì, sử dụng như thế nào đều phải được Nhà nước đồng ý. Để Nhà nước
có những quyết định về mục đích SDĐ thì phải nắm rõ toàn bộ thông tin về
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
10
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
đất đai, phải dựa vào HSĐC. Nếu không có HSĐC thì Nhà nước không quản
lý được việc sử dụng đất đai có đúng mục đích hay không, có hiệu quả hay
không. Còn đối với người SDĐ nếu không thực hiện việc đăng ký đất đai thì
người SDĐ sẽ không yên tâm khai thác đầu tư. Xét về quyền định đoạt, đây là
quyền tối cao nhất của Nhà nước. Nhà nước thực hiện mục đích SDĐ thông

qua quy hoạch sử dụng đất, Nhà nước có quyền định đoạt quan hệ đất đai như
giao, cho thuê đất, thu hồi…Để có những quyết định đó thì Nhà nước cần căn
cứ vào hiện trạng sử dụng đất, tất cả các thông tin đều thể hiện trong HSĐC.
Thông qua việc đăng ký, lập và quản lý HSĐC, cấp GCNQSD đất sẽ quy định
trách nhiệm pháp ký giữa Nhà nước và người sử dụng đất trong việc chấp
hành pháp luật.
Thực hiện việc lập HSĐC là điều kiện đảm bảo để Nhà nước quản lý
chặt chẽ toàn bộ quỹ đất trong phạm vi lãnh thổ, đảm bảo cho đất được sử
dụng đầy đủ, tiết kiệm và có hiệu quả cao. Thực hiện lập hồ sơ địa chính để
tăng cường vai trò quản lý của nhà nước. Nhà nước muốn quản lý chặt chẽ
toàn bộ đất đai trước hết cần nắm vững các thông tin về tình hình đất đai bao
gồm:
Đối với đất đai Nhà nước đã giao quyền sử dụng đất, các thông tin cần
biết gồm: tên chủ sử dụng, hình thể, vị trí, kích thước, diện tích, hạng đất,
mục đích sử dung, hạn mức sử dụng đất, những ràng buộc về quyền sử dụng,
những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và cơ sở pháp lý.
Đối với đất chưa giao quyền sử dung, các thông tin cần biết: vị trí, hình
thể, diện tích, loại đất. Tất cả các thông tin trên phải được thể hiện chi tiết đến
từng thửa đất. Đây là đơn vị nhỏ nhất chứa đựng các thông tin về tình hình tự
nhiên, kinh tế, xã hội và pháp lý của đất đai theo yêu cầu quản lý Nhà nước về
đất đai.
Với những yêu cầu về thông tin đất đai đó, qua việc thực hiện đăng ký
đất đai, thiết lập HSĐC đầy đủ, chi tiết đến từng thửa đất trên cơ sở thực hiện
đồng loạt các nội dung: đo đạc lập bản đồ địa chính, quy hoạch sử dụng đất,
giao đất, cho thuê đất…Nhà nước mới thực sự quản lý được tình hình đất đai
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
11
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
trong phạm vi lãnh thổ và thực hiện quản lý chặt chẽ mọi biến động theo đúng
pháp luật.

Lập và quản lý HSĐC là một trong những nội dung quan trọng trong
công tác quản lý Nhà nước có quan hệ hữu cơ với các nội dung, nhiệm vụ
khác của quản lý Nhà nước. Hệ thống HSĐC chứa đựng đầy đủ các thông tin
về tự nhiên, kinh tế, xã hội của từng thửa đất. Hệ thống các thông đó là sản
phẩm kế thừa từ việc thực hiện các nội dung, nhiệm vụ quản lý Nhà nước về
đất đai khác như:
+ Đối với hệ thống chính sách về quản lý và sử dụng đất: Đây là cơ sở
pháp lý cao nhất cho việc thực hiện lập HSĐC. Lập HSĐC không chỉ tuân thủ
các quy định về đăng ký đất đai, lập HSĐC và cấp GCNQSD đất mà còn chấp
hành đúng chế độ và quản lý đất đai giúp cho việc lập HSĐC đầy đủ hơn.
Đồng thời HSĐC sẽ cung cấp thông tin và tình hình đất đai để phân tích, đánh
giá việc thực hiện các chính sách, bổ sung, điều chỉnh chủ trương chính sách
quản lý đất đai.
+ Với nhiệm vụ điều tra, đo đạc thì kết quả công tác điều tra, đo đạc là
tài liệu lập nên HSĐC, bên cạnh đó thông qua HSĐC để góp phần nâng cao
độ chính xác của kết quả đo đạc.
+ Với công tác quy hoạch, kế hoạch SDĐ: Kết quả quy hoạch, kế
hoạch SDĐ là căn cứ cho việc giao đất để đảm bảo việc sử dụng đất một cách
ổn định, có hiệu quả. Thông qua việc giao đất, quy hoạch và lập kế hoạch
SDĐ tác động gián tiếp đến đăng ký đất để đảm bảo cho việc thiết lập một hệ
thống hồ sơ địa chính ban đầu ổn định, đơn giản và tiết kiệm.
+ Đối với công tác giao đất, cho thuê đất: Quyết định giao đất, cho thuê
đất là bước tạo cơ sở pháp lý ban đầu để người được giao đất hay cho thuê đất
thực hiện các nghĩa vụ tài chính và các cơ quan chức năng tổ chức bàn giao
đất ngoài thực địa, chỉ sau khi người được giao đât, cho thuê đất đã đăng ký
và cấp GCNQSDĐ mới chính thức có sự ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa
người sử dụng đất và Nhà nước. Vì vậy, hồ sơ địa chính là cơ sở thực hiện
kiểm tra, thanh tra tình hình giao đất ở các cấp.
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
12

CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
+ Đối với công tác phân hạng và định giá đất: Kết quả phân hạng và
định giá đất là cơ sở cho việc xác định trách nhiệm tài chính cho người sử
dụng đất trước và sau khi đăng ký cấp GCNQSD đất, là cơ sở xác định trách
nhiệm của người sử dụng đất trong quá trình sử dụng.
+ Với công tác thanh tra, giải quyết tranh chấp đất đai: Tài liệu trong
HSĐC có vai trò quan trọng trong việc xác định đối tượng cũng như nguồn
gốc sử dụng đất, xử lý triệt để những tồn tại của lịch sử trong quan hệ sử
dụng đất, chấm dứt tình trạng sử dụng đất ngoài sổ sách, ngoài sự quản lý của
Nhà nước.
Qua đó cho ta thấy hoàn thành tốt việc lập và quản lý HSĐC không chỉ
tạo tiền đề mà còn là cơ sở hết sức cần thiết cho việc triển khai thực hiện tốt
các nội dung, nhiệm vụ quản lý Nhà nước về đất đai. Thông qua việc lập
HSĐC, chất lượng tài liệu đo đạc sẽ được nâng cao do những sai sót tồn tại
được người sử dụng đất phát hiện và được chỉnh lý hoàn thiện.
4. Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống HSĐC
Luật đất đai 2003 tiếp tục có những quy định cụ thể về hồ sơ địa chính
nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai trong quá trình CNH- HĐH đất nước.
Điều 47 quy định:
4.1. Hồ sơ địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính;
- Sổ địa chính;
- Sổ mục kê đất đai;
- Sổ theo dõi biến động đất đai.
4.2. Nội dung HSĐC bao gồm các thông tin về thửa đất sau đây:
- Số hiệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí;
- Người sử dụng thửa đất;
- Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất;
- Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai đã thực
hiện và chưa thực hiện;

- GCNQSD đất, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng
đất;
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
13
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
- Biến động trong quá trình sử dụng đất và các thông tin khác có liên
quan.
Nghị định 181/CP của Chính phủ về thi hành luật đất đai ban hành
ngày 29/10/2004 đã quy định “nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể
hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các
biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất”,…
Thực hiện Luật đất đai và Nghị định 181/CP của Chính phủ, Bộ Tài
nguyên và Môi trường đã có Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT về việc
hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý HSĐC, trong đó nội dung chủ yếu về lập,
quản lý HSĐC như sau:
*Nguyên tắc lập HSĐC:
- HSĐC được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.
- Việc lập và chỉnh lý HSĐC thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hành
chính quy định tại chương XI của Nghị định 181/2004/NĐ-CP về thi hành
luật đất đai.
- HSĐC phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản đồ địa chính, sổ địa
chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai; thống nhất giữa bản
gốc và bản sao; thống nhất giữa GCNQSD đất và hiện trạng sử dụng đất.
* Bản đồ địa chính: là bản đồ về các thửa đất, được lập để mô tả các
yếu tố tự nhiên của thửa đất và các yếu tố địa hình có liên quan đến SDĐ. Nội
dung bản đồ địa chính gồm các thông tin về thửa đất gồm vị trí, kích thước,
hình thể, số thứ tự, diện tích, mục đích SDĐ về hệ thống thuỷ văn gồm sông,
ngòi, kênh, rạch, suối; về hệ thống thuỷ lợi gồm hệ thống dẫn nước, đê, đập,
cống; về đường giao thông gồm đường bộ, đường sắt, cầu; về khu vực đất
chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín; về mốc giới và đường địa

giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới quy hoạch SDĐ, mốc giới và
ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình; về điểm toạ độ địa chính, địa
danh và các ghi chú thuyết minh. Trường hợp thửa đất quá nhỏ hoặc cần xác
định rõ ranh giới thửa đất thì lập sơ đồ thửa đất kèm theo bản đồ địa chính để
thể hiện chính xác hơn về ranh giới thửa đất, hình dạng, kích thước, chiều dài
cạnh thửa, toạ độ đỉnh thửa, diện tích chiếm đất của tài sản gắn liền với đất,
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
14
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
địa giới hành chính, chỉ giới quy hoạch, ranh giới hành lang bảo vệ an toàn
công trình.
* Sổ địa chính là sổ ghi về người sử dụng đất, các thửa đất của người
đó đang sử dụng và tình trạng SDĐ của người đó. Sổ địa chính được lập để
quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng đất và để tra cứu thông tin đất đai
có liên quan đến từng người sử dụng đất. Nội dung sổ địa chính bao gồm:
- Người sử dụng đất gồm tên, địa chỉ và thông tin về chứng minh nhân
dân, hộ chiếu, hộ khẩu, quyết định thành lập tổ chức, giấy đăng ký kinh doanh
của tổ chức kinh tế, giấy phép đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài;
- Các thửa đất mà người sử dụng đất sử dụng gồm mã thửa, diện tích,
hình thức SDĐ (sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục đích sử dụng, thời
hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng, số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã
cấp;
- Ghi chú về thửa đất và quyền SDĐ gồm giá đất, tài sản gắn liền với
đất (nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài
chính chưa thực hiện, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính, những hạn chế
về quyền SDĐ (thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng đất nhưng
chưa có quyết định thu hồi, thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình, thuộc
địa bàn có quy định hạn chế diện tích xây dựng);
- Những biến động về sử dụng đất trong quá trình SDĐ gồm những
thay đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền và

nghĩa vụ của người sử dụng đất, về GCNQSD đất.
* Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng
không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan đến
quá trình SDĐ. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu thông
tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai. Nội dung sổ mục kê đất
đai bao gồm:
- Thửa đất gồm số thứ tự thửa, tên người sử dụng đất hoặc người được
giao đất để quản lý, diện tích, mục đích SDĐ và những ghi chú về thửa đất
(khi thửa đất thay đổi, giao để quản lý, chưa giao, chưa cho thuê, đất công ích,
v.v.);
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
15
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
- Đối tượng có chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất hoặc có hành
lang bảo vệ an toàn như đường giao thông; hệ thống thuỷ lợi (dẫn nước phục
vụ cấp nước, thoát nước, tưới nước, tiêu nước, đê, đập); công trình khác theo
tuyến; sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến;
khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín trên bản đồ gồm
tên đối tượng, diện tích trên tờ bản đồ; trường hợp đối tượng không có tên thì
phải đặt tên hoặc ghi ký hiệu trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính.
* Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ để ghi những biến động về SDĐ
trong quá trình SDĐ. Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm tên và địa
chỉ của người đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, số thứ tự thửa
đất có biến động, nội dung biến động về SDĐ trong quá trình sử dụng (thay
đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ SDĐ, về quyền của người SDĐ,
về GCNQSD đất).
Các mẫu sổ sách địa chính được ban hành như mẫu sổ địa chính (mẫu
số - 01/ĐK), mẫu sổ mục kê đất (mẫu số 02/ĐK), mẫu sổ đăng ký biến động
đất đai (mẫu số 03/ĐK) nhằm đáp ứng yêu cầu thay đổi so với quy định trước
đây về phân loại mục đích sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất, tài sản gắn liền

với đất, đăng ký biến động đất đai,...
* Lập HSĐC:
a. Bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức việc đăng ký quyền sử
dụng đất và hoàn thành sau khi được Sở Tài nguyên và Môi trường xác nhận.
Ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản
đồ địa chính được xác định theo hiện trạng SDĐ. Khi cấp GCNQSD đất mà
ranh giới, diện tích, mục đích SDĐ có thay đổi thì Văn phòng đăng ký quyền
SDĐ thuộc Sở TN&MT chỉnh sửa bản đồ địa chính thống nhất với GCNQSD
đất.
Trường hợp lập bản đồ địa chính sau khi đã tổ chức đăng ký quyền
SDĐ thì ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất của thửa đất thể hiện trên
bản đồ địa chính được xác định như sau:
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
16
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
- Trường hợp đã được cấp GCNQSD đất thì xác định theo GCNQSD
đất;
- Trường hợp được Nhà nước giao đất, cho thuê đất mà chưa được
GCNQSD đất thì xác định theo quyết định giao đất, cho thuê đất;
- Nếu không rơi vào 2 trường hợp trên thì xác định theo hiện trạng SDĐ.
Bản đồ địa chính được chỉnh lý khi có thay đổi mã thửa đất, tạo thửa đất
mới, thửa đất bị sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa, có thay đổi mục
đích SDĐ; đường giao thông, công trình thuỷ lợi theo tuyến, công trình khác
theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín, sông,
ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến được tạo lập
mới hoặc có thay đổi về ranh giới; có thay đổi về mốc giới và đường địa giới
hành chính các cấp, về mốc giới và ranh giới hành lang an toàn công trình, về
chỉ giới quy hoạch SDĐ, về địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ.
b. Sổ mục kê đất đai

Sổ mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn
trong quá trình đo vẽ bản đồ địa chính. Thông tin thửa đất ghi trên sổ phải phù
hợp với hiện trạng SDĐ. Sau khi cấp GCNQSD đất mà có thay đổi nội dung
thông tin thửa đất so với hiện trạng khi đo vẽ bản đồ địa chính thì phải được
chỉnh sửa cho thống nhất với GCNQSD đất.
Sổ mục kê đất đai được ghi dưới dạng bảng với những thông tin sau:
- Số thứ tự thửa đất.
- Tên người sử dụng đất, người được giao đất để quản lý.
- Loại đối tượng sử dụng, quản lý đất được ghi bằng mã (ký hiệu) gồm
3 chữ cái, ví dụ: "GDC" là hộ gia đình, cá nhân, "UBS" là ủy ban nhân dân
cấp xã,...
- Diện tích thửa đất bao gồm cả phần sử dụng chung và sử dụng riêng.
- Mục đích SDĐ được ghi theo mã quy định tại Thông tư 29/2004/TT-
BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Sổ mục kê đất đai được chỉnh lý theo những biến động về SDĐ. Khi
ranh giới thửa đất không bị thay đổi mà có thay đổi về số thứ tự, diện tích,
mục đích SDĐ thì các thay đổi đó được chỉnh lý vào phần ghi chú của thửa
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
17
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
đất. Khi thửa đất có thay đổi ranh giới, tách thửa, hợp thửa thì thửa đất cũ bị
xoá bỏ và bổ sung thửa đất mới vào trang sổ của tờ bản đồ đó.
c. Sổ địa chính
Sổ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn để
ghi thông tin về người sử dụng đất và thông tin về SDĐ của người đó đối với
thửa đất đã cấp GCNQSD đất.
Mỗi trang sổ để đăng ký cho một người SDĐgồm tất cả các thửa đất
thuộc quyền sử dụng của người đó. Nội dung thông tin về người SDĐvà thửa
đất trên sổ địa chính được ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCNQSD đất đã
cấp.

d. Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập để theo dõi tình hình đăng ký
biến động về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai
hàng năm. Sổ theo dõi biến động đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã,
phường, thị trấn, do Văn phòng đăng ký quyền SDĐ và cán bộ địa chính xã,
phường, thị trấn lập, quản lý. Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các tr-
ường hợp đăng ký biến động về SDĐđã được chỉnh lý trên sổ địa chính.
Trách nhiệm lập HSĐC:
- Sở TN&MT chịu trách nhiệm tổ chức việc lập HSĐC.
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm
triển khai việc lập HSĐC gốc và làm hai (02) bản sao từ bản gốc để gửi cho
Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT và UBND cấp xã.
Văn phòng đăng kí quyền SDĐ được phép thuê dịch vụ tư vấn trong
việc đo đạc địa chính, chỉnh lí tư liệu đo đạc và bản đồ, lập bản đồ địa chính,
lập sổ mục kê đất đai; phải trực tiếp thực hiện việc lập sổ địa chính, sổ theo
dõi biến động đất đai và chỉnh lí HSĐC.
Trường hợp chưa lập bản đồ địa chính mà đang có các loại bản đồ, sơ
đồ khác thì Sở TN&MT xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc chỉnh lí trước
khi đưa vào sử dụng để lập hồ sơ địa chính và cấp GCNQSD đất.
- HSĐC phải được nghiệm thu, xác nhận trước khi đưa vào quản lí, sử
dụng theo quy định sau:
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
18
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
+ Sở TN&MT có trách nhiệm nghiệm thu, xác nhận bản đồ địa chính,
sổ mục kê đất đai, sổ địa chính sau khi lập xong để đưa vào sử dụng.
+ Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất thì Văn phòng đăng kí
quyền SDĐ có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng.
+ Nội dung kiểm tra, nghiệm thu thực hiện theo quy định của Bộ
TN&MT

*Chỉnh lý HSĐC:
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm
chỉnh lí, cập nhật HSĐC gốc.
- Văn phòng đăng kí quyền SĐĐ thuộc Phòng TN&MT và cán bộ địa
chính xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm chỉnh lí, cập nhật bản sao HSĐC.
*Quản lý HSĐC:
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm
quản lí HSĐC gốc và các tài liệu có liên quan sau đây:
+ Bản lưu GCNQSD đất, hồ sơ xin cấp GCNQSD đất, hồ sơ xin đăng
kí biến động về SDĐ đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư
ở nước ngoài (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với quyền SDĐ ở), tổ chức nước
ngoài, cá nhân nước ngoài;
+ GCNQSD đất của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở
nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài đã thu hồi trong các
trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại
GCNQSD đất;
+ Thông báo về nội dung đã chỉnh lí hoặc cấp đổi, cấp lại GCNQSD
đất và các giấy tờ kèm theo thông báo do Phòng TN&MT hoặc Văn phòng
đăng kí quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT gửi đến để chỉnh lí, cập nhật
HSĐC gốc.
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT chịu trách
nhiệm quản lí bản sao HSĐC và các tài liệu có liên quan sau đây:
+ Bản lưu GCNQSD đất, hồ sơ xin cấp GCNQSD đất, hồ sơ xin đăng
kí biến động về SDĐ đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở
nước ngoài được mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư;
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
19
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
+ GCNQSD đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở
nước ngoài mua nhà ở gắn với quyền SDĐ ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi

trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại
GCNQSD đất;
+ Bản trích sao HSĐC đã được chỉnh lí, cập nhật và các giấy tờ kèm
theo do Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT gửi đến để chỉnh
lí, cập nhật bản sao HSĐC.
- UBND xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm quản lí bản sao HSĐC;
bản trích sao HSĐC đã được chỉnh lí, cập nhật và các giấy tờ kèm theo do
Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT gửi đến để chỉnh lí, cập
nhật bản sao HSĐC.
*Hồ sơ địa chính dạng số:
- HSĐC dạng số là hệ thống thông tin được lập trên máy tính chứa toàn
bộ thông tin về nội dung bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ địa chính, sổ
theo dõi biến động đất đai
- Dữ liệu trong hệ thống thông tin được lập theo đúng chuẩn dữ liệu đất
đai do Bộ TN&MT quy định.
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm
thực hiện việc lập, chỉnh lí và quản lí HSĐC dạng số; cung cấp HSĐC dạng
số thay thế bản sao hồ sơ địa chính trên giấy cho Phòng TN&MT, UBND xã,
phường, thị trấn để thực hiện nhiệm vụ quản lí đất đai của địa phương.
Ngày 02/8/2007 Bộ TN&MT ban hành Thông tư 09/2007/TT-BTNMT
thay thế Thông tư số 29/2004/ TT-BTNMT với việc bổ sung hoàn thiện quy
định về HSĐC dạng số và thiết lập cơ sở dữ liệu địa chính.
- Hồ sơ địa chính gồm Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất
đai, Sổ theo dõi biến động đất đai và bản lưu GCNQSD đất.
Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến
động đất đai có nội dung được lập và quản lý trên máy tính dưới dạng số (sau
đây gọi là cơ sở dữ liệu địa chính) để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp tỉnh,
cấp huyện và được in trên giấy để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp xã.
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
20

CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
Cơ sở dữ liệu địa chính bao gồm dữ liệu Bản đồ địa chính và các dữ
liệu thuộc tính địa chính.
- Bản lưu GCNQSD đất được lập theo Quy định về GCN ban hành theo
Quyết định số 24/2004/QĐ-BTNMT ngày 01 tháng 11 năm 2004, Quyết định
số 08/2006/QĐ-BTNMT ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ
TNMT; bản lưu Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở
theo quy định tại Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính
phủ về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở tại đô thị; bản sao Giấy
chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở theo quy định tại
Nghị định số 90/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở (sau đây gọi chung là bản lưu
Giấy chứng nhận).
Đối với GCNQSD đất đã cấp mà không có bản lưu thì Văn phòng đăng
ký quyền SDĐ phải sao Giấy chứng nhận đó (sao y bản chính) khi thực hiện
đăng ký biến động về SDĐ; bản sao Giấy chứng nhận này được coi là bản lưu
Giấy chứng nhận để sử dụng trong quản lý.
Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính:
- UBND cấp tỉnh có trách nhiệm đầu tư và chỉ đạo việc lập, chỉnh lý
HSĐC theo hướng dẫn tại Thông tư này.
- Sở TN&MT có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc đo vẽ bản đồ địa
chính và chỉ đạo việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, lập và chỉnh lý HSĐC
ở địa phương.
- Văn phòng đăng ký quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm
thực hiện các công việc sau đây:
a) Tổ chức xây dựng, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu địa chính;
b) Chỉnh lý dữ liệu bản đồ địa chính và cập nhật, chỉnh lý dữ liệu thuộc
tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp, chỉnh GCN của
cấp tỉnh;
c) In Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai cấp cho UBND

cấp xã sử dụng;
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
21
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
d) Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính thì thực
hiện việc lập, chỉnh lý, quản lý HSĐC trên giấy và sao hai (02) bộ, một (01)
bộ gửi Văn phòng đăng ký quyền SDĐ trực thuộc Phòng TN&MT, một (01)
bộ gửi Uỷ ban nhân dân cấp xã để phục vụ yêu cầu quản lý đất đai ở địa
phương.
- Văn phòng đăng ký quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT chịu trách
nhiệm thực hiện các công việc sau đây:
a) Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính
đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới hoặc chỉnh lý Giấy chứng
nhận của cấp huyện;
b) Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính thì thực
hiện việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC trên giấy theo quy định của Thông tư này.
- UBND cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào HSĐC trên
giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp biến động về sử dụng đất.
- Các cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc đo đạc lập bản đồ địa
chính và xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính được phép thuê dịch vụ tư vấn để
thực hiện các nhiệm vụ được giao.
III.CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH Ở VIỆT NAM QUA CÁC
THỜI KỲ.
Trong lịch sử phát triển của nước ta, trong đó có lịch sử phát triển và
quá trình đô thị hóa thành phố Hà Nội, nhiều mô hình quản lý địa chính khác
nhau đã được sử dụng từ quản lý bằng thể thế cống nạp thời kỳ sơ khởi của
phong kiến Việt Nam (trước thế kỷ thứ XI), quản lý bằng địa bạ sơ khai vào
thời kỳ đầu phong kiến Việt Nam (thế kỷ thứ XI - XV) đến các mô hình quản
lý địa chính được thiết lập chính thức thời Hậu Lê và Nhà Nguyễn (1428 –
1888), thời thuộc Pháp (1888 - 1954) và thời kỳ nước Việt Nam DCCH và

CHXHCNVN (1954 - nay)
1. Quản lý địa chính bằng hệ thống địa bạ thời kỳ thịnh trị của phong
kiến Việt Nam (1428 - 1888)
Nhà Hậu Lê (1428 - 1788) và nhà Nguyễn (1802 - 1888) là những v-
ương triều đã thiết lập được bộ máy quản lý nhà nước chặt chẽ và hoàn chỉnh
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
22
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
nhất của phong kiến Việt Nam, đồng thời các mô hình quản lý địa chính của
hai vương triều này cũng được coi là các mô hình hoàn thiện nhất của các nhà
nước phong kiến Việt Nam.
Tổ chức nhà nước phong kiến ở 2 thời kỳ này tuy vẫn theo thể thức
“nhất nguyên” song đã có phân công cụ thể cho các bộ phận và cá nhân quản
lý. Hệ thống quản lý đất đai gồm 3 cấp, ở trung ương là Bộ Hộ, ở các địa ph-
ương là quan phủ (phủ Trung Đô, phủ Phụng Thiên thời Hậu Lê, phủ Hoài
Đức thời nhà Nguyễn). Các làng, xã, phường tuy phải thực hiện chính sách
“quân điền” chia ruộng công của các làng xã theo định kỳ 6 hoặc 4 năm một
lần do Triều đình áp đặt song vẫn được quyền tự chủ khá lớn trong quản lý
ruộng đất.
Hệ thống hồ sơ địa bạ được khởi xướng bởi Lê Lợi (1428) qua bổ sung
và củng cố thời Lê Thánh Tông (1483) và được hoàn chỉnh dưới triều Gia
Long (1819). Địa bạ là hệ thống tài liệu, sổ sách ghi chép về quyền sở hữu đất
đai và các thông tin về thửa đất (vị trí, loại, hạng đất, cây trồng, hình thức
canh tác,…) được thành lập cho các xã trong cả nước nhưng không có sơ đồ
thửa đất kèm theo. Căn cứ vào địa bạ và biểu thuế của triều đình hàng năm
mà các làng xã lập điền bạ và căn cứ vào điền bạ để thu thuế ruộng đất.
Trong thời kỳ này tại Thăng Long, do trong mỗi phường đều xen kẽ các
hoạt động nông nghiệp, thủ công nghiệp và thương nghiệp,…nên địa bạ chỉ
dùng để thu thuế đối với diện tích đất canh tác nông nghiệp còn diện tích nhà
xưởng thủ công, thương điếm,… phải chịu thuế sản vật riêng. Hình thức thu

thuế vừa bằng thóc, vừa bằng tiền.
Mô hình quản lý địa chính thời kỳ này thích ứng với nền kinh tế mà sản
xuất nông nghiệp tự cung tự cấp là chủ đạo.
2. Quản lý địa chính bằng hệ thống tổng hợp địa bạ và bằng khoán thời
thuộc Pháp (1858 - 1954)
Trong giai đoạn đầu của thời kỳ này, người Pháp đã cải tiến hệ thống
địa bạ của Nhà Nguyễn và dùng chúng vào việc quản lý đất đai và thu thuế
đất.
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
23
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
Bộ máy quản lý đất đai được chính thức thành lập năm 1906 với 3 cấp.
Trung ương là Sở Địa chính trực thuộc Thống sứ (Bắc Kỳ) hoặc trực thuộc
Khâm sứ (Trung Kỳ), Thống đốc (Nam Kỳ). Cấp tỉnh là Ty Địa chính
(Division Cadastre) và cấp làng xã là Chưởng bạ (1 người).
Trên phạm vi cả nước, người Pháp từng bước đưa việc đo đạc, thành
lập bản đồ giải thửa (phác họa giải thửa), thành lập HSĐC vào quy phạm, làm
cơ sở cho việc tính thuế, quản lí đất đai và bảo vệ quyền sở hữu đất đai.
Địa chính đô thị được tiến hành đầu tiên ở Hà Nội sau đó mới đến các
thành phố khác. Từ năm 1928, Hà Nội đã lập nền tam giác đạc, triển khai việc
cắm mốc và vẽ sơ dồ thửa đất. Năm 1938 Hà Nội đã đo đạc, lập bản đồ được
212 tờ cho 9789 thửa đất. Năm 1948, người Pháp triển khai việc quản lý đất
đai ở 36 khu phố nội thành bằng hệ thống hồ sơ dạng bằng khoán. Hệ thống
hồ sơ gồm:
- Bản đồ giải thửa tỷ lệ 1/200 hoặc 1/500;
- Sổ địa chính dùng cho đô thị;
- Danh mục các thửa và chủ đất;
- Sổ khai báo biến động.
ở 5 quận, 136 làng ngoại thành (Pháp đặt là Đại Lý Hoàn Long), người
Pháp quản lý đất đai bằng địa bạ giống như ở các vùng nông thôn ở Bắc –

Trung Kỳ. Hệ thống hồ sơ gồm:
- Bản đồ giải thửa hoặc phác họa giải thửa tỷ lệ 1/1000 hoặc 1/2000;
- Sổ địa chính dùng cho nông thôn;
- Sổ điền bạ;
- Sổ khai báo biến động.
Các điền chủ sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký quyền sở hữu được
cấp một bằng khoán điền thổ, thuế ruộng đất được thu bằng tiền thay cho thu
bằng thóc.
Mô hình quản lý hỗn hợp này tỏ ra thích hợp với một đô thị có nền sản
xuất nông nghiệp là chính nhưng đã có những mầm mống của một đô thị hiện
đại.
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
24
CHUY£N §Ò THùC TËP TèT NGHIÖP
3 . Quản lý địa chính bằng hệ thống bằng khoán hiện nay.
Để nắm chắc và quản lý chặt chẽ quỹ đất đai trong giai đoạn công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay, hệ thống tổ chức quản lý đất đai ở
nước ta được tổ chức thành 4 cấp. Chịu sự chỉ đạo chung của cấp Trung ương
là Bộ TN&MT. Cấp tỉnh là Sở TNMT&N đất, cấp huyện, quận là Phòng
TN&MT, ở các phường, xã là Cán bộ địa chính. Đây là hệ thống tổ chức bộ
máy quản lý đất đai theo dạng phân tán tương đối, trong đó cấp Trung ương
thực hiện quản lý vĩ mô quỹ đất quốc gia, còn ba cấp thấp hơn thực hiện quản
lý vi mô đến từng thửa đất.
Hệ thống HSĐC dạng bằng khoán được chính thức thành lập năm 1988
và hoàn chỉnh dần từ sau năm 1994, khi Tổng cục Địa chính được thành lập
và đảm trách việc quản lý đất đai trong cả nước. Hệ thống bằng khoán được
xây dựng cho tất cả các loại hình SDĐ. Trong đó, hệ thống hồ sơ sử dụng thư-
ờng xuyên gồm:
- Bản đồ địa chính;
- Sổ địa chính;

- Sổ mục kê;
- Sổ đăng ký biến động đất đai;
Sau khi các chủ SDĐ (tổ chức, hộ gia đình, cá nhân) hoàn tất các thủ
tục đăng ký SDĐ, Sở TNMT&N đất cấp tỉnh và Phòng TN&MT các quận,
huyện đệ trình UBND cấp GCNQSD đất cho từng thửa đất có đủ điều kiện
pháp lý.
Đây là mô hình quản lý có tính phù hợp cao đối với quản lý đất đai
trong xã hội công nghiệp và thích ứng cho việc phát triển thị trường BĐS hiện
nay.
IV.NHU CẦU TIN HỌC HOÁ HỆ THỐNG QUẢN LÍ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
1 Vận dụng tin học hóa hệ thống quản lí HSĐC
Công nghệ thông tin trên đà phát triển như vũ bão trong khoảng thời
gian 30 năm gần đây đã có tác động vô cùng to lớn đến mọi lĩnh vực kinh tế -
xã hội và lĩnh vực quản lý đất đai không phải là ngoại lệ. Đối với công tác
quản lý HSĐC thì việc áp dụng công nghệ tin học là một nhu cầu tất yếu bởi
L£ THÞ BÝNH - §ÞA CHÝNH 46
25