báo cáo thực tập tốt nghiệp bệnh viện đại học y dược 2023

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

BÁO CÁOTHỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Bệnh viện Đại học Y DượcNguyễn Thị Mỹ Hạnh22/5/2023 đến 22/8/2023Lưu Gia Hân

HSC210033VP211

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

BÁO CÁOTHỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên cơ quan thực tập:Người hướng dẫn:Thời gian thực tập:Sinh viên thực hiện:MSSV:

Bệnh viện Đại học Y DượcNguyễn Thị Mỹ Hạnh22/5/2023 đến 22/8/2023Lưu Gia Hân

TPHCM, tháng 8 năm 2023

TRƯỜNG CAO ĐẲNG HOA SENKHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

..., ngày ... tháng ... năm …Thủ trưởng đơn vị(Ký tên và đóng dấu)

3

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

0. Về thái độ: ………

4

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

TRÍCH YẾU

Tôi là Lưu Gia Hân, một sinh viên năm cuối của trường cao đẳng Hoa Sen.Tôi đã thực tập tại Phịng Hành chính của Bệnh viện Y Dược từ ngày 22/5/2023đến ngày 22/8/2023. Báo cáo thực tập trong phòng hành chính tại bệnh viện ydược nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động thực tập và sự hỗ trợ chomục tiêu chăm sóc bệnh nhân của bệnh viện. Trong báo cáo này, đã nghiên cứuvà tập trung vào các cơng việc làm lễ tân, thư kí phịng và văn thư, với mục tiêutối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác trong xử lý thông tin ytế.

Phương pháp nghiên cứu sử dụng bao gồm quan sát trực tiếp, phỏng vấncán bộ và nhân viên, nghiên cứu tài liệu và phân tích dữ liệu. Kết quả cho thấycông việc văn thư trong bệnh viện mang lại nhiều thuận lợi như tiếp cận kiếnthức đa dạng từ các phịng ban, nắm vững quy trình và cơng nghệ, và được traoquyền quản lý thông tin quan trọng. Tuy nhiên, cũng có những khó khăn như áplực cơng việc lớn, mơi trường làm việc khắc nghiệt và tính chất công việc đặcthù yêu cầu kiến thức chuyên môn.

Để cải thiện hiệu quả công việc, đề xuất tăng cường đào tạo và nâng cao kỹnăng chuyên môn cho nhân viên văn thư. Đồng thời, đẩy mạnh ứng dụng côngnghệ thông tin và xây dựng môi trường làm việc tốt hơn để giảm thiểu căngthẳng và tăng cường tinh thần làm việc. Ngồi ra, khuyến khích nhân viên thamgia vào việc đóng góp ý kiến và đề xuất cải tiến để tạo sự sáng tạo và đồngthuận trong tổ chức.

5

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

NỘI DUNG BÁO CÁO...15

1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP...15

1.1. Tổng quan về Bệnh viện Đại học Y Dược...15

1.2. Lịch sử hình thành của Bệnh viện Đại học Y Dược...16

1.3 Quy mô của Bệnh viện Đại học Y Dược...18

1.4. Thành tựu mang tầm quốc tế...20

1.5. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện...22

3. NỘI DUNG CÁC CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO...23

3.1. Lễ tân ( Quy trình tiếp đón khách trong nước )...23

3.1.1. Mô tả công việc...23

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

LỜI CẢM ƠN

Đối với các sinh viên năm cuối ở các trường đại học, sau khi đã hoànthành các bộ môn đại cương cũng như chuyên ngành thì sẽ có 2 tháng đểtiếnhành thực tập tốt nghiệp. Đây được xem là một môn học bắt buộc cho tất cảcác sinh viên, giúp cho mỗi sinh viên bước đầu làm quen với những công việccụ thể của chuyên ngành và học hỏi kinh nghiệm trước khi ra thực tế làm việc.

Qua đợt thực tập này, sinh viên sẽ có cơ hội được thâm nhập vào thực tế,tìm hiểu rõ ràng hơn và cụ thể hơn những cơng việc mình sẽ làm trong tương lai.Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên áp dụng những lý thuyết đã được học ởtrường trong các năm học vừa qua vào thực tiễn công việc. Thực tập tốt nghiệpgiúp tạo cơ hội cho sinh viên được củng cố, học hỏi và bổ sung thêm những kĩnăng cịn thiếu trong lĩnh vực chun mơn. Từ đó, mỗi sinh viên sẽ có thể hìnhdung rõ hơn về công việc biên phiên dịch, có dịp được thử sức mình, trảinghiệm và tích lũy những kinh nghiệm quý giá cho bản thân, góp phần giúp chosự thành cơng trong cơng việc sau này.

Theo kế hoạch của Trường Cao Đẳng Hoa Sen, được sự đồng ý của KhoaKinh Tế và sự hướng dẫn tận tình của các thầy cơ, các anh chị nơi tôi thực tập,tôi đã được thực tập tại Phịng hành chính của Bệnh Viện Y Dược. Trong suốt 2tháng thực tập vừa qua, tơi đã có cơ hội học hỏi được nhiều điều và tích lũyđược nhiều kinh nghiệm cho bản thân để tiến hành viết báo cáo này.

Q trình thực tập của tơi cũng sẽ khơng thể hồn thành tốt nếu khơng cósự kiểm tra và hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Thị MỹHạnh- là người đã hướng dẫn trực tiếp tại nơi thực tập cùng với các anh chịtrong phòng ban tại nơi tơi thực tập, nhờ đó giúp tơi có những điều chỉnh kịpthời và phù hợp trong quá trình thực tập của mình.

Một lần nữa, tơi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực tậpLưu Gia Hân

8

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

DANH MỤC VIẾT TẮT

9

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1. 1. Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh...12

Hình 1. 2. Những con số ấn tượng...15

Hình 1. 3. Cơ sở 1:215 Hồng Bàng, phường 11, quận 5, TP.HCM...15

Hình 1. 4. Cơ sở 2: 201 Nguyễn Chí Thanh, phường 12, quận 5, TP.HCM...16

Hình 1. 5. Cơ sở 3: 21B Hoàng Văn Thụ, phường 8, quận Phú Nhuận, TP.HCM...16

Hình 1. 6. Giải nhất video phẫu thuật nội soi cắt gan...17

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

NHẬP ĐỀ

Phòng hành chính có một đội ngũ nhân viên chun nghiệp, có trình độ caovà kinh nghiệm dày dặn. Các nhân viên của phịng hành chính ln tận tâm vớicơng việc, luôn nỗ lực để mang lại những dịch vụ tốt nhất cho bệnh nhân vàngười nhà bệnh nhân.

Trong quá trình thực tập tại phịng hành chính, tơi đã có cơ hội học hỏi rấtnhiều kiến thức và kỹ năng về quản lý hành chính. Tơi đã được học cách quản lýnhân sự, tài chính, tài sản, văn thư, thơng tin, và cơ sở vật chất. Tôi đã được tiếpxúc với nhiều tình huống thực tế, và tơi đã học cách giải quyết các tình huống đómột cách hiệu quả.

Trong q trình thực tập tơi đặt cho mình 3 mục tiêu :

Mục tiêu 1 : Vận dụng các kiến thức đã học và kinh nghiệm của bản thânđể hoàn thành tốt công việc lễ tân ở bệnh viện y dược Hồ Chí Minh.

Mục tiêu 2 : Vận dụng các kiến thức đã học và học hỏi để hồn thành tốtcơng việc thư kí phịng .

Mục tiêu 3: vận dụng các kiến thức đã học và kỹ năng đánh máy, các kỹnăng word, excel để hồn thành tốt cơng việc ở bộ phận văn thư .

11

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

NỘI DUNG BÁO CÁO

1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP1.1.Tổng quan về Bệnh viện Đại học Y Dược

Với 28 năm hình thành và phát triển, Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCMlà địa chỉ chăm sóc sức khỏe uy tín của hàng triệu người bệnh. Bệnh viện Đạihọc Y Dược TPHCM là bệnh viện đa khoa trực thuộc Đại học Y Dược TPHCMđược xây dựng trên mơ hình tiên tiến của sự kết hợp Trường-Viện với tầm nhìntrở thành Bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Nam và chuẩn quốc tế. Với sứ mệnhmang đến giải pháp chăm sóc sức khoẻ tối ưu bằng sự tích hợp giữa điều trị,nghiên cứu và đào tạo, Bệnh viện luôn nỗ lực phát huy những giá trị cốt lõi bềnvững: Tiên phong - Thấu hiểu - Chuẩn mực – Chất lượng

- TIÊN PHONG trong điều trị người bệnh, nghiên cứu khoa học, đào tạo vàquản trị;

- THẤU HIỂU nỗi đau về thể xác lẫn tinh thần của người bệnh để đưa ranhững giải pháp điều trị tối ưu;

- Giữ vững sự CHUẨN MỰC của người Thầy giáo – Thầy thuốc, luôn làtấm gương sáng để thế hệ tiếp nối noi theo;

Hình 1. 1. Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

- Quản lý CHẤT LƯỢNG, đảm bảo an toàn cho người bệnh và nhân viên ytế.

1.2. Lịch sử hình thành của Bệnh viện Đại học Y Dược

Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là một trong những bệnh viện đa khoahàng đầu phía Nam với tầm nhìn trở thành bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Namvà đạt chuẩn Quốc tế. Trải qua 28 năm phát triển với sứ mệnh mang tới giảipháp chăm sóc sức khỏe tối ưu. Sự tích hợp giữa điều trị, nghiên cứu và đào tạo.Bệnh viện ln duy trì, phát huy các giá trị cốt lõi, đến nay bệnh viện đã pháttriển hệ thống đa khoa hoàn chỉnh, phối hợp đa phương thức trong điều trị,nghiên cứu những đề tài khoa học mang tính mang tính ứng dụng cao, đào tạothực hành cho nhiều học viên trong nước, quốc tế và ứng dụng công nghệ quảntrị bệnh viện hiện đại.

Bằng tầm nhìn và sự kiên định, ban giám hiệu và các thầy cô Đại học YDược TPHCM đã quyết tâm xây dựng một cơ sở thực hành lâm sàn cho các sinhviên của trường – thế hệ bác sĩ tương lai. Bởi vì việc đào tạo một bác sĩ có taynghề, mạnh chun mơn, vững y đức khơng thể thiếu sự khổ luyện thực hànhtrong điều kiện thực tế. Năm 1994, vượt qua khó khăn ban đầu về nhiều mặtcũng như được sự quan tâm ủng hộ của lãnh đạo Đảng Nhà nước, Bộ Y tế vàcác ban ngành đồn thể, phịng khám đa khoa có giường lưu thuộc Đại học YDược đã ra đời đặt nền móng đầu tiên cho bệnh viện Y Dược lớn mạnh của hiệntại.

Năm 2000, bộ y tế ban hành quyết định số 3639/2000/QĐ BYT về việcthành lập bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM. Đây là mơ hình trường bệnh việnđầu tiên trong cả nước lúc bấy giờ. Tiên phong hoạt động theo cơ chế tự chủ tàichính. Từ đây, chặng đường phát triển của bệnh viện Đại học Y Dược chuyểnmình từ phòng khám đa khoa đến bệnh viện hiện đại bậc nhất cả nước. Kế thừatinh hoa tạo dựng niềm tin từ sức mạnh tri thức, đảm nhiệm cùng lúc ba vai trò:thầy giáo, thầy thuốc, nhà nghiên cứu, đội ngũ y bác sĩ bệnh viện là chuyên giatrên nhiều lĩnh vực. Không chỉ uyên bác trong giảng dạy, giàu kinh nghiệmchun mơn trong thực hành lâm sàn, đóng góp nhiều cơng trình nghiên cứu

13

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

pháp lý liên quan đến cơng việc Thư ký phịng. Tinh thơng với các quy định vàquy trình hành chính giúp tơi làm việc hiệu quả và đáp ứng đúng yêu cầu của tổchức.

Giữ bí mật và đảm bảo an ninh thơng tin: Vì cơng việc thường liên quanđến xử lý thơng tin nhạy cảm và tài liệu quan trọng của tổ chức, tơi đã học cáchgiữ bí mật và tn thủ các quy định bảo mật. Điều này đảm bảo tính minh bạchvà đáng tin cậy trong quá trình xử lý tài liệu và thông tin quan trọng.

Trở nên linh hoạt và sẵn sàng đối mặt với thay đổi: Công việc Thư kýphịng có thể địi hỏi tơi thay đổi kế hoạch và đối mặt với những yêu cầu độtxuất. Tôi đã học cách trở nên linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với thay đổi, giúptơi hoạt động một cách hiệu quả trong mọi tình huống.

Tổng kết, cơng việc Thư ký phòng mang đến nhiều kinh nghiệm quý giá vềquản lý thời gian, ưu tiên công việc, tinh thông với các quy trình và pháp lý, vàkỹ năng giải quyết vấn đề. Những kinh nghiệm này đã giúp tôi phát triển khơngchỉ trong cơng việc mà cịn trong cuộc sống hàng ngày.

3.3. Bộ phận văn thư

3.3.1. Mô tả công việc nhập liệu giấy ủy quyền

Nhập liệu giấy ủy quyền do thư ký, trưởng khoa ủy quyền lại, giấy ủyquyền gồm: Người ủy quyền, chức vụ, đơn vị, người được ủy quyền, chức vụ vàđơn vị của người được ủy quyền, nội dung ủy quyền, lý do ủy quyền, thời gian.Lưu lại bản photocopy giấy ủy quyền để lưu lại thông tin và theo dõi để biếtngười ủy quyền và người được ủy quyền, thời gian ủy quyền nhằm phục vụ chocơng tác đóng dấu các giấy tờ, văn bản đúng thẩm quyền của người ký.

Nhập liệu các nội dung ngày cấp, nơi phát hành giấy phép, trích yếu (Têngiấy phép), người ký, chức vụ, ngày hiệu lực, số tờ, số bản, đơn vị nhận, tìnhtrạng giấy phép hành chính và giấy phép chuyên môn vào phần mềm.

Thuận lợi

Được trao quyền quản lý thông tin quan trọng là một yếu tố đáng giá và đángquý trong công việc của văn thư. Trong vai trị là nhân viên văn thư, tơi thườngđược giao trách nhiệm xử lý và quản lý các văn bản và thông tin quan trọng của

31

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

tổ chức. Điều này thể hiện sự tin tưởng và đánh giá cao từ phía lãnh đạo, đồngthời mang lại sự đáng giá và cảm giác trách nhiệm cao trong công việc hàngngày.

Sự tin tưởng từ lãnh đạo đối với văn thư được thể hiện thơng qua việc giaophó cho tôi nhiều nhiệm vụ quan trọng, như tiếp nhận và xử lý hồ sơ bệnh án,quản lý các văn bản hành chính, đề xuất và triển khai các biện pháp cải thiệnquy trình cơng việc, hay thậm chí đại diện cho tổ chức trong việc làm việc vớicác bên liên quan ngồi tổ chức. Điều này làm cho tơi cảm thấy được coi trọngvà quan trọng đối với hoạt động tổ chức.

Việc được trao quyền quản lý thông tin quan trọng không chỉ mang lại cảmgiác tự tin và đáng giá trong cơng việc, mà cịn tạo ra sự trách nhiệm và tự giáctrong thực hiện nhiệm vụ. Tôi luôn ý thức rằng việc quản lý thông tin quan trọngđịi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực, bởi vì những thơng tin này có thể ảnhhưởng lớn đến hoạt động và quyết định của tổ chức. Sự trách nhiệm này giúp tôikhông chỉ làm việc hiệu quả mà cịn giữ gìn uy tín và danh tiếng của tổ chức.

Khó khăn

Bảo mật thơng tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong côngviệc văn thư. Tôi phải đảm bảo rằng mọi thông tin về bệnh nhân và công việccủa bệnh viện đều được bảo vệ chặt chẽ và không bị tiết lộ sai trái. Tinh thầntrách nhiệm và tuân thủ các quy trình bảo mật là điều tôi luôn coi trọng và tuânthủ một cách nghiêm ngặt. Việc này đòi hỏi sự tập trung và chú ý vào từng chitiết nhỏ trong quá trình xử lý và lưu trữ thông tin, đồng thời tôi cũng phải đảmbảo rằng chỉ có những người có thẩm quyền mới có thể tiếp cận và xem thơngtin quan trọng này.

3.3.2 Công việc nhập liệu hợp đồng

Sau nhận hồ sơ từ tổ tiếp nhận hoặc từ Thư ký của Ban Giám đốc, Tổ Văn thưsẽ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (vì văn bản này đã được TổPháp chế kiểm tra tính pháp lý rồi mới chuyển cho Thư ký của Ban Giám đốctrình ký), Văn thư sẽ cho số và ngày văn bản trên phần mềm nhập liệu.

Nhập liệu hợp đồng bao gồm các thông tin sau:- Tên hợp đồng

32

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

- Ngày hiệu lực- Ngày hết hiệu lực- Nội dung hợp đồng- Tên đối tác- Số bản phát hành- Năm

- Ngày ký hợp đồng- Đại diện bệnh viện- Số ủy quyền- Số liệu hợp đồng-….

Thuận lợi

Tôi biết được những thông tin nào trong Hợp đồng khi nhập liệu vào phầnmềm quản lý văn bản. Tuy chỉ quan sát nhưng tôi cố gắng ghi lại cách nhập,thao tác như thế nào và rút ra được cách nhập văn bản đi và văn bản Quyết địnhcũng có những thao tác tương tự.

Khó khăn

Việc nhập liệu thơng tin hợp đồng vào phần mềm chỉ được quan sát chưađược thực hành nên tôi còn nhiều chỗ thắc măc và đã note lại để nhờ chị văn thưhướng dẫn giải thích giúp tơi.

3.3.3 Cơng việc giải quyết các văn bản đi

Đơn vị cần phát hành văn bản đã soạn và gửi văn bản đến Tổ Tiếp nhận củaphịng Hành chính, Tổ Tiếp nhận phân loại văn bản (theo mức độ quan trong cóliên quan đên pháp lý hay khơng), nếu có sẽ chuyển hồ sơ qua Tổ Pháp chế đểkiểm tra, cịn khơng sẽ chuyển qua Thư ký Ban Giám đốc trình ký rồi chuyểnqua Tổ Văn thư để đóng dấu. Thư ký trình ký Ban Giám đốc). Sau đó, chuyểncho Tổ Văn thư.

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi đóng dấu, Kiểmtra đối chiếu chữ ký nháy và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản vớimẫu chữ ký đã đăng ký. Tiến hành nhập liệu thông tin văn bản vào phần mềmquản lý văn bản nội bộ. Tiến hành cấp số và ghi ngày, tháng, năm của văn bản.

33

</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">

Đối với xuất viện thì đóng ngun con dấu vào 1/3 chữ ký của Bác sĩ trưởngkhoa còn đối với toa thuốc thì đóng dấu treo vào toa thuốc trên gốc trái của toathuốc ngay tên của cơ quan ban hành.

3.3.4 Công việc giải quyết các văn bản đến

Tôi quan sát được tất cả văn thư đến đều phải qua Tổ Văn thư để tiếpnhận, nhập liệu thông tin vào phần mềm văn bản nội bộ.

Xử lý công văn đến: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến, kiểm tra tình trạngvăn bản, dấu niêm phong, kiểm tra đối chiếu với nơi gửi, nhập liệu thông tin vàophần mềm văn bản nội bộ. Các văn bản có đóng dấu mật thì khơng được mở màphải trình cho lãnh đạo. Đóng dấu đến lên các văn bản và ghi rõ ngày, tháng,năm đến.

Nhận công văn đến cho số nhập văn bản lên phần mềm lưu trữ in phiếu xửlý công văn đến trình lãnh đạo bộ phê scan văn bản chuyển lên phần mềmchuyển đến các khoa phịng có liên quan để xử lý thơng cơng văn đến tìm lại sốcơng vân đã cho nhập đơn vị xử lý và đơn vị phối hợp đã ký tên sau khi trình kývào phần mềm lưu trữ văn bản sắp xếp lại theo thứ tự số lớn nhất để trinh cùnglưu trữ vào bìa còng

Thuận lợi

Phát triển kỹ năng tổ chức và quản lý thông tin: Trong công việc văn thư,việc phân loại, sắp xếp, và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản là việc làm hàng ngày.Nhờ vậy, người làm công việc này sẽ phát triển kỹ năng tổ chức tốt, giúp họ dễdàng tìm kiếm và quản lý thơng tin một cách hiệu quả.

Việc tiếp xúc và xử lý nhiều thơng tin từ các phịng ban khác nhau trong tổchức là một yếu tố quan trọng giúp tôi hiểu biết rõ hơn về hoạt động tổ chức.Trong vai trò là nhân viên văn thư, tôi thường phải làm việc với các thông tin từcác bộ phận khác nhau như bộ phận y tế, quản lý nhân sự, kế toán, hành chính,v.v. Điều này giúp tơi có cái nhìn tổng quan và hiểu biết sâu hơn về các hoạtđộng và quy trình làm việc của tổ chức.

Mỗi phịng ban trong tổ chức đều có vai trị và nhiệm vụ riêng, và thơng tintừ mỗi phịng ban thường liên quan chặt chẽ đến hoạt động chung của tổ chức.

34

</div>