Bài giảng htttkt2

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.75 MB, 135 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

---&---

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

Năm 2021

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

LỜI GIỚI THIỆU

Học phần hệ thống thơng tin kế tốn là một trong những học phần quan trọng trong chương trình đào tạo sinh viên chun ngành kế tốn. Nội dung mơn học chính là: tìm hiểu cơng việc kế tốn theo một quy trình, từ việc thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng; các nội dung cơ bản trong việc tìm hiểu, đánh giá và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho hệ thống thơng tin kế tốn; và phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn đặc biệt trong điều kiện tin học hóa. Đặc điểm môn học là khối lượng kiến thức nhiều, bao gồm các lĩnh vực kế tốn tài chính, kế toán quản trị, kiểm soát nội bộ, cơng nghệ thơng tin… Các vấn đề, tình huống (bài tập) liên quan đến môn học thông thường có nhiều phương án giải quyết trên cơ sở hợp lý.

Với mục đích cung cấp những kiến thức về hệ thống hệ thống thống tin kế toán phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, Trường ĐH Hải Phòng đã tổ chức biên soạn, hiệu chỉnh bài giảng “Hệ thống thơng tin kế tốn” trên cơ sở tiếp cận, kế thừa một cách có chọn lọc các nguồn tài liệu trong và ngoài nước. Nội dung của bài giảng gồm 7 chương như sau:

Chương 1. Tổng quan về hệ thống thơng tin kế tốn Chương 2. Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn Chương 3. Hệ thống thơng tin chu trình chi phí

Chương 4. Hệ thống thơng tin chu trình doanh thu Chương 5. Hệ thống thơng tin chu trình chuyển đổi Chương 6. Hệ thống thơng tin chu trình tài chính Chương 7. Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán

Các chương được sắp xếp với kết cấu hợp lý, các nội dung có mối quan hệ mật thiết với nhau và góp phần giúp cho người học dễ dàng định hình được mục tiêu của vấn đề và áp dụng vào thực tế.

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

MỤC LỤC

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ... 4

DANH MỤC BẢNG ... 8

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ... 9

1.1. Khái qt chung về hệ thống thơng tin kế tốn ... 9

1.2. Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống và hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại ... 24

1.3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế tốn ... 26

CHƯƠNG 2: CÁC CƠNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ... 29

2.1. Vai trị quan trọng của các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn ... 29

2.2. Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống ... 29

2.3. Sơ đồ dịng dữ liệu ... 34

2.4. Các cơng cụ khác mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn ... 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 52

CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHI PHÍ ... 53

3.1. Khái qt chung về chu trình chi phí ... 53

3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí ... 54

3.3. Nội dung tổ chức hệ thống thơng tin chu trình chi phí ... 55

CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU ... 68

4.1. Khái quát chung về chu trình doanh thu ... 68

4.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thơng tin chu trình doanh thu ... 71

4.3. Nội dung tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình doanh thu ... 71

CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI ... 84

6.2. Hệ thống thơng tin kế tốn tài sản cố định ... 99

CHƯƠNG 7: KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ... 105

7.1. Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội bộ ... 105

7.2.Kiểm sốt trong hệ thống thơng tin kế tốn ... 116

7.3. Sự an tồn và trung thực của dữ liệu nội bộ và hệ thống thơng tin kế tốn ... 123

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

CSDL : Cơ sở dữ liệu ĐĐH : Đơn đặt hàng

DFD : Data Flow Diagram ( Sơ đồ dịng dữ liệu) HĐBH : Hố đơn bán hàng

HĐQT : Hội đồng quản trị HTK : Hàng tồn kho

HTKSNB : Hệ thống kiểm sốt nội bộ HTTT : Hệ thống thơng tin

HTTTKT : Hệ thống thơng tin kế tốn KH : Khách hàng

KTV : Kiểm toán viên NCC : Nhà cung cấp NVL : Nguyên vật liệu PGH : Phiếu giao hàng PNK : Phiếu nhập kho PTKH : Phải thu khách hàng PXK : Phiếu xuất kho TSCĐ : Tài sản cố định

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ

Trang Hình 1.1 Các cấp quản lý và thơng tin cung cấp 11 Hình 1.2 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 13

Hình 1.4 Mối quan hệ giữa các dạng hệ thống thơng tin 14 Hình 1.5 Quy trình xử lý của hệ thống thơng tin kế tốn 18 Hình 1.6 Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền thống 25

Hình 2.2 Các biểu tượng sử dụng trong lưu đồ hệ thống 32 Hình 2.3 Quy trình ghi nhận các phiếu thanh toán của khách hàng và

33 cập nhận tài khoản phải thu khách hàng

Hình 2.5 Mối quan hệ giữa lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình 34 Hình 2.6 Sơ đồ luân chuyển dữ liệu hệ thống xử lý bán hàng 35 Hình 2.7 Sơ đồ chi tiết luân chuyển dữ liệu hệ thống xử lý bán hàng 36 Hình 2.8 Sơ đồ dịng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán

38 hàng – Mức 0

Hình 2.9 Sơ đồ dịng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán

38 hàng – Mức 1

Hình 2.10 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý theo lơ 39

Hình 2.12 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý trực tuyến

41 thời gian thực

Hình 2.13 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý theo lơ 42 Hình 2.14 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý theo lơ

43 (tiếp theo)

Hình 2.15 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý trực

44 tuyến thời gian thực

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

Hình 2.16 Sơ đồ xử lý hệ thống lập hóa đơn trong hệ thống xử lý trực

44 tuyến thời gia thực

Hình 3.1 Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt chu trình chi phí 53 Hình 3.2 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 0 của chu trình chi phí 54

Hình 3.4 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý bằng

56 máy tính

Hình 3.5 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng 57 Hình 3.6 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý bằng máy

58 tính

Hình 3.7 đồ dữ liệu xử lý chấp nhận hoá đơn và theo dõi cơng nợ phải trả 59 Hình 3.8 Lưu đồ xử lý chấp nhận hoá đơn và theo dõi cơng nợ (thủ cơng) 60 Hình 3.9 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán 61 Hình 3.10 Lưu đồ xử lý thanh tốn tiền bằng máy 62 Hình 3.11 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh tốn người bán 63 Hình 4.1 Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt chu trình doanh thu 69 Hình 4.2 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 0 của chu trình doanh thu 71 Hình 4.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng 72 Hình 4.4 Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ cơng (Phịng Kinh doanh) 73 Hình 4.5 Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hố 74 Hình 4.6 Quy trình xuất kho bằng thủ cơng tại kho hàng 75 Hình 4.7 Sơ đồ dữ liệu cấp 1 xử lý hố đơn, theo dõi cơng nợ 76

Hình 4.9 Lưu đồ hoạt động thu tiền trong phương thức xử lý máy 78 Hình 5.1 Sơ đồ dịng dữ liệu khái qt của hệ thống chi phí 85 Hình 5.2 Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt của chi trình tiền lương 87 Hình 5.3 Sơ đồ dữ liệu cấp 1 “Tính lương và lập bảng lương” 88

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

Hình 5.5 Mối quan hệ giữa chu trình chi phí, doanh thu và chuyển đổi 91 Hình 5.6 Sơ đồ dữ liệu tổng quát hệ thống hàng tồn kho 92 Hình 6.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 quá trình phát hành cổ phiếu 98 Hình 6.2 Sơ đồ tổng quát hệ thống tài sản cố định 100

Hình 7.2 Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 107

Hình 7.7 Mối quan hệ giữa kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng

120 trong mơi trường máy tính

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

DANH MỤC BẢNG

Trang Bảng 1.1 Tính chất của thơng tin theo cấp quyết định 16 Bảng 2.1 Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ 30 Bảng 2.2 Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu 35

Bảng 3.1 Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng 58 Bảng 4.1 Hoạt động kiểm sốt trong chu trình doanh thu 79 Bảng 5.1 Hoạt động kiểm sốt trong hệ thống chi phí 86 Bảng 6.1. Kiểm soát các nghiệp vụ vay và vốn chủ sở hữu 98 Bảng 6.2 Hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ về tài sản cố định 101

Bảng 7.2 Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy 124 tính

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

Mục tiêu của chương

- Phân biệt được các thuật ngữ như hệ

thơng tin kế tốn, nắm được công ngh ệ thông thống thơng tin kế tốn

thống, hệ thống thơng tin (HTTT), hệ thống tin (CNTT) ảnh hưởng như thế nào đến hệ

- Nhận thức được việc ứng dụng công nghệ thơng tin cho phép các kế tốn viên

quản trị việc đào tạo và thiết kế hệ thống quản trị.

1.1. Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán

1.1.1. Hệ thống và các yếu tố cấu thành

Khái niệm về hệ thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu rõ làm thế nào doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị cho khách hàng và làm thế nào để các doanh nghiệp có thể hoạt động có hiệu quả.

Hệ thống là một tập các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó. Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông,… trong bài giảng này chúng ta tập trung vào các hệ thống có sử dụng CNTT để thực hiện một hoạt động của doanh nghiệp hoặc của các tổ chức.

Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì: Hệthốnglà tập hợp các phần tửcó quan hệhữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể.

Hệ thống là khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống trường đại học, hệ thống truyền thông

Điều kiện để trở thành hệ thống: - Tập hợp các yếu tố

- Mối quan và liên hệ giữa các yếu tố

Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, cần phân biệt giữa hệ thống và tổ chức. Tổ chức là tập hợp những con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra, hệ thống là khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ.

1.1.2 Hệ thống con

Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của hệ thống khác. Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường địi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức về hệ thống lớn mà nó phục vụ.

1.1.3 Các yếu tố của một hệ thống

Những yếu tố của một hệ thống bao gồm

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

- Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá

mức độ thành công của hệ thống?

- Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và

những gì nằm ngồi hệ thống.

- Mơi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống

- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngồi hệ thống đưa

Hệ thống thơng tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định, tổ chức, thực hiện và kiểm sốt q trình hoạt động của tổ chức

Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thơng qua các q trình ra quyết định, diễn ra theo các bước sau:

- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết; - Đưa ra các phương thức giải quyết;

- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án; - Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định.

Trong các q trình này, tại từng bước thực hiện thơng tin đều có vai trị quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả cũng như chất lượng của từng bước. Thông tin được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và đề ra các quyết định cần thiết. Do đó, hệ thống thơng tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thơng tin hữu ích cho nhà quản trị. Thơng tin hữu ích là thơng tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, thông tin phải đủ tin cậy, đầy đủ, được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có thể hiểu được. Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại.

Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính như sau:

- Nhập dữ liệu - Xử lý thông tin - Xuất dữ liệu - Lưu trữ thông tin - Thông tin phản hồi

Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính. Hệ thống thơng tin thủ cơng có thể sử dụng giấy và bút. Hệ thống thơng tin vi tính dựa vào công nghệ

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Nội dung bài giảng này đề cập đến hệ thống thơng tin vi tính.

Mặc dùng hệ thống thơng tin vi tính sử dụng cơng nghệ thơng tin để xử lý dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chương trình vi tính với hệ thống thơng tin. Các máy tình điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thơng tin hiện đại. Máy tính là thiết bị lưu trữ và xử lý thơng tin. Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị nhằm hướng dẫn và điều khiển máy tính. Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thơng tin.

Máy tính và các chương trình là những yếu tố khơng thể thiếu của hệ thống thơng tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thơng tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin.

1.1.2.2. Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý

Hình 1.1: Các cấp quản lý và thơng tin cung cấp

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có thể được chia thành ba cấp: điều hành, quản lý và hoạt động. Ngoài ra, các hệ thống thơng tin cịn được chia thành năm khu vực chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế tốn và tổ chức nhân sự. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các cấp bậc và các chức năng khác nhau.

Tại mỗi cấp độ quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến loại thơng tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý (Hình 1.1).

MIS – Management Information System – Hệ thống thông tin quản lý TPS – Transaction Process System – Hệ thống xử lý nghiệp vụ

DSS – Decision Suport System – Hệ thống hỗ trợ ra quyết định ESS – Executive Suport System – Hệ thống hỗ trợ điều hành

Cấp điều hành (c ấp cao) – Cấp hoạch định chiến lược: Thiết lập và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Thông tin cung cấp cho cấp này thường khơng có khn mẫu, quy định và khơng có cấu trúc.

Cấp độ quản lý (cấp trung) - Cấp kiểm soát quản lý: Kiểm soát đến quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các quyết định thực hiện ở cấp độ này rất đa dạng, tuỳ vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, cũng như trình độ của người quản lý. Do đó, thơng tin ở cấp độ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và chuyển lên, sẽ có những thơng tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tuỳ theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá củ người quản lý, không theo quy ước và khuôn mẫu sẵn có, chúng ta gọi đâu là những thông tin bán cấu trúc.

Cấp độ hoạt động – Cấp kiểm soát hoạt động: Quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp. Thông tin cần thiết tại cấp này phải phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp. Những thơng tin này có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thơng qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khn mẫu, chỉ tiêu u cầu. Đây là những thơng tin có cấu trúc.

Các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý: Mỗi hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy nhiên, do tính chất liên tục và xâu chuỗi của q trình kinh doanh, các hệ thống con này ln có mỗi quan hệ qua lại, sử dụng thơng tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng. Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thơng tin quản lý thành những hệ thống con (Hình 1.2.).

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Hình 1.2: Hệ thống thơng tin quản lý trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS): hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp

tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là HTTT giúp việc thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày phục vụ cho hoạt động SXKD.

Hình1.3 Ví dụ về MIS

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ

chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Cơ sở dữ liệu của MIS: TPS và dữ liệu ngoài tổ chức. MIS chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch gián sát và ra quyết định ở cấp quản lý.

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS): cung cấp thông tin cho phép

người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra. DSS có khả năng mơ hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.

Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS): tạo ra môi trường khai thác thông tin

chung. ESS tổng hơp dữ liệu bên trong (từ MIS và DSS) và bên ngoài đúc kết và sàng lọc những dữ liệu chủ chôt phục vụ lãnh đạo.

Hệ thống chuyên gia (KWS & OAS): phục vụ nhu cầu ở cấp chuyên gia của

doanh nghiệp.

Hình 1.4: Mối quan hệ giữa các dạng hệ thống thông tin

1.1.2.4. Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ

Tương tự như phân loại theo cấp tổ chức, hệ thống thông tin cịn có thể được phân loại theo chức năng chúng phục vụ trong doanh nghiệp. Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược. Những ví dụ về hệ thống thơng tin

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

dạng này bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và marketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ thống thơng tin kế tốn tài chính

Phân biệt giữa dữ liệu và thơng tin

Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn đề quan trọng cần phân biệt là sự khác biệt giữa hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất kỳ mục đích nào khác. Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả những đặc tính của các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và các sự kiện. Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ liệu tính tốn và dữ liệu đo đếm được.

Khác với dữ liệu được coi như những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần phải được phân biệt như một sản phẩm hồn chỉnh thu được sau q trình xử lý dữ liệu. Đôi khi, thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng thay thế cho nhau trong một số trường hợp. Tuy vậy, trong những trường hợp đó, chúng ta phải cần xác định rằng thơng tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.

Các đặc tính của thơng tin

Chất lượng của thông tin được xác định thông qua những đặc tính sau:

Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thơng tin có độ tin cậy

thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ dẫn đến việc giảm số lượng khách hàng và doanh số của doanh nghiệp.

Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các

yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động khơng đáp ứng những địi hỏi của tình hình thực tế. Điều đó sẽ làm hại cho doanh nghiệp.

Tính thích hợp và tính dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã

không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là có q nhiều thơng tin khơng thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thơng tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thơng tin.

Tính an tồn: Thơng tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và

nguyên vật liệu. Hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc tới nguyên liệu. Đối với thông tin cũng tương tự như vậy. Thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an tồn về thơng tin có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

Tính kịp thời: thơng tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào lúc cần thiết. Các dạng thông tin trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp có ba dạng thơng tin chủ yếu liên quan tới các mục đích sử dụng khác nhau:

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

Bảng 1.1 Tính chất của thơng tin theo cấp quyết định

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp thống kê Tổng hợp, khái quát

Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ Ngoài tổ chức là chủ yếu chức

Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu Phi cấu trúc cao trúc, một số phi cấu

Thông tin chiến lược: Thơng tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu

dài của một doanh nghiệp. Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao. Đối với một chính phủ, thơng tin chiến lược bao gồm những nghiên cứu về dân cư, những nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số liệu thống kê về cán cân thu chi và đầu tư nước ngoài,… Đối với doanh nghiệp, nó bao gồm những thơng tin về tiềm năng của thị trường và cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm, những thay đổi về năng suất lao động và các công nghệ mới phát sinh. Về bản chất, thông tin chiến lược là những thông tin liên quan tới việc lập kế hoạch lâu dài, thiết lập các dự

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

án, và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai. Phần lớn các thông tin chiến lược đều xuất phát từ những sự kiện hoặc những nguồn dữ liệu khơng có từ q trình xử lý thơng tin trên máy tính.

Thơng tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng cho những mục tiêu ngắn hạn

(một tháng hoặc một năm) và thường là mối quan tâm của các phòng ban. Đó là những thơng tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất và các báo cáo tài chính hàng năm. Dạng thông tin này thường xuất phát từ những dữ liệu của các hoạt động hàng ngày. Do đó, nó địi hỏi một qua trình xử lý thơng tin hợp lý và chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết định.

Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin thường sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó. Nó có thể

bao gồm thơng tin về số lượng chứng khốn mà doanh nghiệp đang có trong tay, về số lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc. Thông tin điều hành, về bản chất được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động. Nó thường địi hỏi những hoạt động thu thập dữ liệu gấp rút. Nó có ít người sử dụng hơn là thơng tin chiến thuật, nhưng lại có những yêu cầu đặc biệt hơn so với các thông tin chiến thuật.

Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

Thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thơng tin bên ngồi và nguồn thơng tin bên trong.

Nguồn thơng tin bên ngồi: Mọi thơng tin mang tính chất định hướng của nhà

nước và cấp trên như luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ, là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. Những thông tin này thường được các tổ chức của chính phủ cung cấp. Ngồi ra, những thơng tin về thị trường và hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi,… cũng là những thơng tin bên ngồi quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm theo dơi. Các đối tượng cung cấp những thông tin này bao gồm:

Khách hàng: trong nền kinh tế thị trường thông tin về khách hàng vô cùng quan

trọng. Các thông tin về khách hàng chính của doanh nghiệp thường được lưu lại trong các hồ sơ về khách hàng.

Đối thủ cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày

của các doanh nghiệp hiện nay.

Doanh nghiệp có liên quan: Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan. Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại lâu dài, nhà quản lý cần

có những thơng tin về đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hiện trong tương lai.

Các nhà cung cấp: Người bán đối với doanh nghiệp là đầu mối cần có sự chú ý

đặc biệt. Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch định được kế sách phát triển cũng như kiểm sốt tốt chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình.

Các tổ chức của chính phủ: Đóng vai trị là ng ười cung cấp thơng tin có tính

chính thức về mặt pháp chế.

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

Nhìn chung, thơng tin thu thập từ nguồn bên ngồi doanh nghiệp có thể được cung cấp thơng qua báo chí, tài liệu nghiên cứu đặc biệt của các tổ chức cung cấp thông tin chun biệt.

Nguồn thơng tin trong doanh nghiệp: Ngồi nguồn thơng tin bên ngồi, doanh

nghiệp có một nguồn thơng tin quan trọng từ hệ thống sổ sách và các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp.

Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, người ta sẽ tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau và do đó, hình thành những hệ thống thông tin với các dạng khác nhau, phục vụ cho những mục tiêu đa dạng và những đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, cũng như về người sử dụng và người điều hành.

1.1.3. Hệ thống thơng tin kế tốn

1.1.3.1. Bản chất

Từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thơng tin kế tốn sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thơng tin (Hình 1.5)

Quyết định kinh tế Hoạt động sản

xuất kinh doanh

Người sử dụng

Hình 1.5: Quy trình xử lý của hệ thống thơng tin kế tốn

Kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, có vai trị quản lý, điều hành và kiểm sốt các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, có vai trị cung cấp thơng tin để thực hiện mục tiêu quản trị doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền đạt thơng tin kế tốn tài chính, trình bày kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc gồm các báo cáo:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Người sử dụng thơng tin kế tốn chia thành 3 nhóm:

- Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thơng tin kế tốn để lập các mục tiêu cho doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất;

- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm chủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp.

Các chủ sở hữu quan tâm đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để quyết định việc đầu tư, phân chia lợi nhuận và đánh giá người quản lý doanh nghiệp

Các chủ nợ cần biết khả năng tài chính của doanh nghiệp để quyết định việc cho vay, cung cấp vật tư, hàng hoá

- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm cơ quan thuế, cơ quan chức năng của Nhà nước và đối tượng sử dụng khác

- Yêu cầu đối với kế toán

Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính

Phản ảnh kịp thời thơng tin đúng thời gian quy định thơng tin, số liệu kế tốn. Phản ảnh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thơng tin, số liệu kế toán.

Phản ảnh trung thực trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Thơng tin, số liệu kế tốn phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế tốn của kỳ trước.

Phân loại, sắp xếp thơng tin số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.

- Các phương pháp của kế toán

Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung cơng việc kế tốn.

- Chứng từ kế toán

Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hồn thành.

Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

Lập chứng từ là cơng việc đầu tiên của kế tốn: Phản ảnh c ác nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào các bản chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh của các nghiệp vụ, có sự xác nhận của những người liên quan.

- Kiểm kê tài sản

Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm.

Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

Kiểm kê nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số trên sổ kế tốn, để có biện pháp xử lý kịp thời trách nhiệm vật chất của người quản lý và sử dụng tài sản.

- Tính giá các đối tượng kế toán Phương pháp xác định giá trị của tài sản:

Tính giá các đối tượng kế tốn là một cơng việc của kế tốn: Biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định.

Nhờ vào tính giá mọi đối tượng của kế toán đều được biểu hiện cũng một thước đo tiền tệ, từ đó có thể tổng hợp được những chỉ tiêu cần thi ết bằng tiền trong toàn doanh nghiệp, trong từng ngành và cả nền kinh tế.

Tính giá thành là một cơng việc của kế tốn, tổng hợp bằng tiền chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm.

Việc xác định chi phí để hình thành nên giá thành của từng loại sản phẩm giúp cho doanh nghiệp thấy được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Ghi sổ kép

Phương pháp phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản.

Ghi sổ kép là một cơng việc của kế tốn: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản.

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ảnh vào các tài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

- Báo cáo tài chính

Phương pháp khái qt tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh.

Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế tốn, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.

Lập báo cáo tài chính là một cơng việc của kế tốn: Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.

Số liệu trên báo cáo tài chính giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.1.3.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế tốn

Hệ thống thơng tin kế tốn là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thơng tin quản lý. Do đó, hệ thống thơng tin kế tốn cũng sẽ có các thành phần cơ bản của một hệ thống thơng tin. Đó là:

• Dữ liệu đầu vào: Tất cả các nội dung được đưa vào hệt hống kế toán được gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:

- Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung các nghiệp vụ phát sinh

- Các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;

- Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp , theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.

• Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào q trình xử lý dữ liệu để có thơng tin kế tốn hữu ích:

- Q trình ln chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh; - Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu; - Quy định về phân tích, hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh

- Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;

- Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thơng tin về bộ phận kế tốn; tổ chức cơng việc trong bộ máy kế tốn. • Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý,

cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn trong hệ thống kế tốn thủ cơng; - Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong mơi trường máy tính

• Kiểm sốt: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử l ý và cung cấp thông tin của hệ

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

thống kế tốn, đảm bảo các thơng tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thơng tin.

• Thơng tin kiết xuất: Thơng tin của hệ thống thơng tin kế tốn thể hiện nội dung của các báo cáo kế toán (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thơng qua hệ thống sổ sách kế toán.

1.1.3.3. Đối tượng của hệ thống thơng tin kế tốn

Nhiệm vụ của hệ thống thơng tin kế tốn là xác định những hoạt động nào của hệ thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong q trình đó. Do đó, đối tượng của hệ thống thơng tin kế tốn là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Vì thế mà hệ thống thơng tin kế tốn của các doanh nghiệp cũng sẽ có những hệ thống con xử lý khác nhau. Thế nhưng ta có thể xem các hệ thống con ấy gồm bốn hệ thống con chính để xử lý cho bốn chu trình kế tốn chính là chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.

Chu trình kinh doanh (chu trình kế tốn) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm. Bao gồm các chu trình sau:

- Chu trình doanh thu: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng.

- Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hoá, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp;

- Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tư vào doanh nghiệp;

- Chu trình chuyển đổi: Bao gồm hệ thống các nghiệp vụ và quy trình liên quan đến hoạt động hàng tồn kho, hệ thống kế tốn chi phí và hệ thống lương.

Các chu trình kinh doanh này khơng tồn tại độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau theo mỗi quan hệ cho – nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả các dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Các hệ thống này sẽ được trình bày ở phần sau.

1.1.3.4. Hệ thống kế toán trách nhiệm

Là hệ thống con của hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống kế tốn trách nhiệm cung cấp thơng tin dự tốn từ quản lý cấp cao xuống các cấp dưới nhằm cụ thể hóa mục tiêu của doanh nghiệp cũng như cung cấp thơng tin thực tế về tình hình thực hiện mục tiêu đó từ các cấp dưới lên cấp trên. Qua đó đánh giá tình hình thực hiện các quyết định, kết quả và các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện quyết định đã ban hành cũ ng như ra các quyết định mới.

Hệ thống dự toán

</div>Trang 23<div class="page_container" data-page="23">

Hệ thống này thể hiện luồng thông tin từ trên xuống, quy định các mục tiêu, mà các cấp bên dưới phải đạt được, phải tuân thủ.

Hệ thống báo cáo trách nhiệm

Hệ thống báo cáo trách nhiệm ghi nhận giới hạn nhiệm vụ của bộ phận trong tổ chức (thể hiện qua chi tiêu tiền hoặc khối lượng công việc). Giới hạn nhiệm vụ này được đối chiếu với mục tiêu thực hiện của hệ thống dự toán. Sự chênh lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu kế hoạch sẽ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên quản lý.

Hệ thống kế tốn trách nhiệm dồn tích những giới hạn trách nhiệm và các mục tiêu thực hiện ở những cấp thấp hơn trong các cấp của tổ chức qua các trung tâm trách nhiệm. Mỗi trung tâm có từ một đến nhiều người. Các trung tâm trách nhiệm cũng tồn tại ở các cấp cao hơn, nó gồm người quản lý và các trung tâm cấp thấp hơn sẽ báo cáo cho người này. Người này có quyền hạn và trách nhiệm trên tất cả các trung tâm cấp thấp hơn.

Hệ thống kế toán trách nhiệm liên quan đến các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm sau:

- Trung tâm chi phí: Ghi nhận chi phí thực tế phát sinh tại trung tâm, nó giúp đánh giá khả năng của người quản lý trung tâm bằng cách so sánh chi phí dự tốn và chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.

- Trung tâm lợi nhuận: Xác định lợi nhuận do trung tâm tạo ra bằng cách lấy doanh thu trừ đi chi phí phát sinh ở trung tâm, qua đó so sánh lợi nhuận thực tế đối với lợi nhuận đã dự toán cùng kỳ.

- Trung tâm đầu tư: Ngồi kiểm sốt chi phí và doanh thu tại trung tâm, nó cịn xác định tổng số các khoản được đầu tư từ sở hữu trong kỳ.

Thông tin báo cáo trách nhiệm phụ thuộc vào giới hạn trách nhiệm do nhân viên quản lý kiểm soát.

Ở trung tâm chi phí cấp thấp sử dụng báo cáo dự tốn ngân sách và có thể linh động thay đổi. Thông tin trong báo cáo linh hoạt giúp đánh giá người quản lý sẽ tốt hơn báo cáo dự tính.

Ở trung tâm chi phí cấp cao hơn sẽ tổng hợp các dự tốn và chi phí thực tế của các trung tâm cấp dưới. Qua báo cáo thực hiện nó sẽ diễn giải các khoản chi phí do người quản lý cấp cao hơn của trung tâm chi phí kiểm soát.

Tương tự, trên các báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận và đầu tư thì các số tổng cộng của trung tâm cấp thấp hơn được ghi một dịng. Các báo cáo cịn trình bày 4 tổng số; Doanh thu dự toán, doanh thu thực tế, chi phí dự tốn, chi phí thực tế.

Q trình thông tin từ cấp thấp lên cấp cao, các báo cáo sẽ ít chi tiết, ít đặc thù, và tổng qt hơn (dịng thơng tin từ dưới lên hàm chứa q trình rút gọn dữ liệu).

Ví dụ tài khoản 334 dùng theo dõi các khoản phải trả công nhân viên, mã số của trung tâm trách nhiệm (phân xưởng) là 1221 thì lương phải trả cơng nhân viên phân xưởng được ghi trên tài khoản 334-1221. Lương phải trả nhân viên quản lý xưởng cũng tính 334 - 1221. Danh mục tài khoản là bảng có tên và mã số tài khoản, nên có thể tạo bảng lương tương tự gồm danh sách các trung tâm trách nhiệmvà mã số trách nhiệm. Liên kết 2 bảng này tạo nên một ma trận mô tả kết cấu mã số trong hệ thống trách nhiệm.

</div>Trang 24<div class="page_container" data-page="24">

1.1.3.5. Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn

Theo mục tiêu và phương pháp, có hai loại hệ thống thơng tin kế tốn:

Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính: Cung cấp các thơng tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngồi. Những thơng tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành.

Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: Cung cấp các thơng tin nhằm mục đích quán trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo cáo các sự kiện sẽ xảy ra các dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp.

Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:

Hệ thống thơng tin kế tốn thủ công: Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các cơng cụ tính tốn, con người thực hiện tồn bộ các cơng cụ kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ cơng và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, số, thẻ, bảng. Đây là những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước. Hệ thống thơng tin kế tốn máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy tính, tồn bộ các cơng việc kế tốn từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin. Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ thống chấm cơng, hệ thống thu phí giao thơng tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành sản phẩm trong các dây chuyền sản xuất là những ví dụ cho kiểu hệ thống này.

Hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy tính: Nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện tồn bộ các cơng việc kế tốn dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người. Như vậy, nếu khơng có con người thì hệ thống này khơng thể hoạt động được và ngược lại, nếu khơng có máy tính thì hệ thống này cũng khơng thể vận hành hồn hảo. Ngồi vai trị chủ đạo là điều khiển, kiểm sốt máy tính, con người cịn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính khơng tự thu nhập được, cũng như thực hiện các cơng việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống. Hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy tính là đối tượng nghiên cứu chính của chúng ta.

1.2. Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống và hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại

1.2.1. Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống

- Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống có ưu điểm tập trung dữ liệu liên quan đến hoạt động kế toán, các dữ liệu được lưu trữ trong các sổ kế toán riêng biệt;

Bên cạnh các ưu điểm, hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống có một số nhược điểm:

- Tính kịp thời trong q trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: mức độ chi tiết của thông tin cung cấp; thời gian cung cấp thông tin chậm

- Tổ chức dữ liệu- thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế tốn: khó lập các báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu thức khác nhau; thông tin phụ thuộc vào người ghi chếp dữ liệu; lưu trữ không tập trung.

- Thực hiện đơn giản nhưng thường chỉ phù hợp với với các doanh nghiệp nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều, chứng từ ít.

</div>Trang 25<div class="page_container" data-page="25">

Hình 1.6: Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền

thống 1.2.2. Hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại

Hình 1.7: Quy tình xử lý nghiệp vụ bằng máy

Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thơng tin kế tốn

- Tính trung thực và đáng tin cậy của thơng tin kế tốn: CNTT giúp cho việc xử lý thơng tin kế tốn nhanh chóng, chính xác hơn so với xử lý thủ cơng;

- Tính kịp thời trong q trình xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin: Khả năng tính tốn, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ truyền dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời; Các giới

</div>Trang 26<div class="page_container" data-page="26">

hạn về thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý khơng cịn quan trọng khi tổ chức cơng tác kế tốn;

- Tổ chức dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán:Giảm dần các tài liệu kế toán giấy; dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý tự động; ki.ểm sốt trong q trình dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế tốn thực hiện được trong mơi trường máy tính;

- Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thơng tin kế tốn: Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thơng tin kế tốn; thơng tin kế tốn dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dùng.

1.2.3. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thơng tin kế tốn

Phát triển hệ thống thơng tin kế tốn nhằm đạt mục tiêu:

- Các tiêu chuẩn của một hệ thống hoàn hảo: cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, thoả mãn nhu cầu thông tin của doan h nghiệp.

- Phát triển hệ thống nhằm đạt được hệ thống thông tin kế tốn hồn haot, với chi phí bỏ ra phải tương xứng với hiệu quả mang lại.

Sự kết hợp của CNTT vào hệ thống thơng tin kế tốn truyền

thống: Xử lý bán thủ công: trợ giúp của các bảng tính Excel

- Chứng từ giấy

- Có thể tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết nhưng mức độ giới hạn - Phù hợp với DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu các phần hành kế tốn khơng lớn

Tự động hố cơng tác kế tốn

- Doanh nghiệp làm kế tốn với một phần mềm kế tốn, nhưng khơng có sự chia sẻ dữ liệu giữa các phịng ban,

- Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập dữ liệu để in ấn chứng từ

- Các phần mềm kế tốn có thể mua, tự thiết kế phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Tự động hố cơng tác quản lý

- Sử dụng mạng máy tính xử lý: mạng LAN, WAN, Intranet - Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu

- Dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau; các bộ phận kế toán, bằng hệ thống nhập liệu thông thường hay mạng nội bộ hoặc các chứng từ điện tử

1.3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn

Ngun tắc thống nhất Nguyên tắc đặc thù Nguyên tắc chuẩn mực

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

</div>Trang 27<div class="page_container" data-page="27">

CÂU HỎI ƠN TẬP

1. Hệ thống là gì? Hệ thống thơng tin là gì? Hệ thống thơng tin kế toán? 2. Phân loại hệ thống?

3. Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn?

4. Trình bày các ưu, nhược điểm của kế tốn trong mơi trường thủ cơng và mơi trường có sự tham gia cảu máy tính?

5. Khái niệm dữ liệu và thơng tin? Phân biệt và cho ví dụ minh họa?

6. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm những hệ thống nào? Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý?

7. Phân tích tính cấp thiết của việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào HTTT kế tốn trong doanh nghiệp?

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Carrie Ross, tổng giám đốc của công ty Ross Sells and Young LLP, vừa hồn thành xong q trình xem xét chi tiết báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình trong quý trước. Báo cáo này đã cho thấy khoản mục doanh thu được kiểm tra có giá trị thấp hơn 4% so với cùng kỳ năm trước, và giá trị thuế cũng giảm tương ứng. Carrie cũng đã ghi chú rằng thu nhập từ việc kiểm toán cũng giảm 10% so với cùng quý của năm trước đó. Trong suốt vài năm trước đây, trên cơ sở cạnh tranh vô cùng mãnh liệt của các doanh nghiệp trong cùng một ngành, và công ty Ross Sells and Young LLP đã phải cắt giảm bớt đơn giá của một giờ làm việc (tỷ lệ thanh toán) của nhân viên khi làm

việc tại khách hàng. Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là các doanh nghiệp bán lẻ và

bán sỉ, quy mô của những công ty này thuộc loại vừa và nhỏ, bên cạnh đó cịn có một vài

cơng ty quản lý quỹ và tài sản có kích cỡ trung bình trong nước.

Carrie và các cổ đơng sáng lập công ty đang cùng thảo luận để bàn cách nào có thể mở rộng doanh thu trên cơ sở tình hình kinh doanh hiện nay. Và họ biết được rằng công nghệ thông tin là một công cụ mà cơng ty có thể sử dụng nhằm để phát triển một nhánh kinh doanh mới cho công ty Ross. Công ty thuê một vài sinh viên tốt nghiệp cao đẳng thuộc các chun ngành hệ thống thơng tin kế tốn và khoa học máy tính. Sau đó, những nhân viên này đã đưa ra một báo cáo mới, và sau khi xem xong, Carrie nghĩ rằng đây chính là lúc bắt đầu nên cung cấp một loại hình dịch vụ chuyên nghiệp mới khác.

Yêu cầu:

a. Hãy cho biết tình hình cơng ty hiện nay đang gặp phải?

b. Theo bạn, công ty nên áp dụng nên áp dụng việc thay đổi phương án kinh doanh hay là thay đổi đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hiện nay đang sở hữu? c. Những thông tin nào mà hệ thống công nghệ thông tin cần phải báo cáo, cung

cấp?

</div>Trang 28<div class="page_container" data-page="28">

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, Nhà xuất bản thống

kê – 2002

2. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn –NXB Thống kê – 2006

3. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống thông tin quản lý - Nhà

xuất bản khoa học kỹ thuật – 2007

4. PGS TS Hàn Viết Thuận. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản

đại học Kinh tế quốc dân - 2008

5. TS Trương Văn Tú - TS. Trần Thị Song Minh. Giáo trình Hệ thống thông tin

quản lý. Nhà xuất bản Thống kê – 2004

6. Trần Thành Tài. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Nhà xuất bản trẻ

- 2002.

7. Chế độ kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán Việt Nam.

8. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,

NXB Wiley.

9. J. L. Boockholdt. Accounting information systems. 10. Peter Rob, Carlos Coronel. Database Systems. CTI.1995

</div>Trang 29<div class="page_container" data-page="29">

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

Mục tiêu của chương

- Hiểu được vai trị của các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn

- Có các kiến thức về cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: Sơ đồ

ln chuyển dòng dữ liệu, các lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình.

- Có kỹ năng vận dụng kiến thức vào thiết kế các sơ đồ, lưu đồ cho các chu trình

kinh doanh của doanh nghiệp

2.1. Vai trị quan trọng của các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn

2.1.1. Khái niệm về lập tài liệu hệ thống

Lập tài liệu hệ thống là việc sử dụng các công cụ như lưu đồ, sơ đồ nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động. Nó thể hiện dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thông tin đầu ra và hệ thống kiểm sốt.

2.2.2. Vai trị của các cơng cụ mô tả hệ thống

Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán hay tài liệu hoá được xem là một phần quan trọng trong một hệ thống thông tin kế tốn (HTTTKT). Tài liệu hố cịn được gọi là bản đặc tả quy trình nghiệp vụ của các hệ thống thơng tin kế tốn ứng dụng CNTT.

Tài liệu hóa có vai trị quan trọng cho cả q trình hoạt động hiện tại và tương lại của doanh nghiệp vì nó mơ tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học và hiệu quả. Việc lập tài liệu hóa giúp cho cả người làm cơng tác kế toán, kiểm toán và một số đối tượng khác trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Theo SAS 94, “Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm tốn báo cáo tài chính” u cầu kiểm tốn viên cần hiểu quy trình mà doanh nghiệp đang sử dụng. Một trong những cách tốt nhất để hiểu quy trình là sử dụng lưu đồ để nhận ra điểm mạnh, yếu của hệ thống. Cả doanh nghiệp và kiểm tốn viên phải có khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các tài liệu hệ thống khác nhau nhằm kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ.

Lưu đồ chứng từ là cơng cụ hữu ích khi cần mơ tả, đánh giá và phân tích một cách chi tiết và hồn chỉnh về một hệ thống thơng tin kế tốn hiện tại của doanh nghiệp: Ai làm, làm gì, là như thế nào, ở đâu . Sử dụng lưu đồ chứng từ để phân tích các điểm mạnh, yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm tra việc phân chia trách nhiệm, tính đầy đủ, phù

</div>Trang 30<div class="page_container" data-page="30">

hợp của các chứng từ sau đó đưa ra các thay đổi, đề xuất hoàn thiện cho hệ thống. Căn cứ vào yêu cầu đó, vận dụng sơ đồ dịng dữ liệu để phác thảo lại quy trình xử lý của hệ thống mới.

Các bộ phận, các lớp đối tượng trong lưu đồ hệ thống thường được trình bày trong các cột. Hướng đọc lưu đồ quy ước từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.

2.2.1.2. Hệ thống ký hiệu

Bảng 2.1: Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ

Chứng từ

Xử lý thủ Sổ sách/báo Lưu trữ thủ Bắt đầu/Kết

Chứng từ công cáo công chứng Điềm nối thúc/Đối

ngoài N: theo số

thứ tự A: Theo tên

Điểm nối

ngày đến lưu đồ công dữ liệu khác, HT vào HT khác

2.2.1.3. Phương pháp vẽ

Quá trình vẽ lưu đồ chứng từ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả

- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính tốn, tổng hợp…

- Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu;

- Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

Bước 4:

- Chia lưu đồ thành các cột;

- Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ;

- Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải

</div>Trang 31<div class="page_container" data-page="31">

Bước 5:

- Xác định các thành phần của từng cột; - Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động;

- Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới; - Ngun tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào

và đầu ra.

Ví dụ lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp (Hình 2.1)

đơn

KH

Phiếu đặt hàng

Lập LBH

Lệnh bán hàng (4 liên)

Phiếu

N

Lệnh bán hàng

Lập giấy ,

xác nhận GH

Giáy xác nhận GH

nhận GH

HĐBH Lập

HĐBH

N Hóa đơn

bán hàng

NK BH

KH

LBH

KH

Sổ chi tiết PTKH

</div>Trang 32<div class="page_container" data-page="32">

Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

- Nối các kí hiệu thành phần bằng các dịng thơng tin

- Sử dụng các dấu nối khi dịng thơng tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc;

- Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần);

- Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc;

- Phương thức lưu trữ là thủ cơng; tính chất lưu trữ theo nội dung mô tả: theo số thứ tự, theo ngày hoặc theo tên.

Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ chứng từ:

- Sử dụng ký hiệu phù hợp với nội dung mô tả

- Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, trái sang phải - Nối các ký hiệu trong cột lưu đồ bằng đường mũi tên - Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót

2.2.2. Lưu đồ hệ thống (System flowchart)

Trình bày hoạt động xử lý của hệ thống kế tốn trên nền máy tính. Mơ tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính. Ngồi những biểu tượng được sử dụng ở lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống còn dùng các biểu tượng riêng:

</div>Trang 33<div class="page_container" data-page="33">

Giấy đề nghị Xử lý trạm

Cập nhật thông

Tập tin chính tin

Liệt kê các phiếu

thu tiền

Hình 2.3: Quy trình ghi nhận các phiếu thanh tốn của khách hàng và cập nhận tài khoản phải thu khách hàng

Lưu đồ chương trình (Program flowchart – PFC)

Trình bày giải thuật xử lý của một chương trình máy tính. Lưu đồ c hương trình cũng dùng các biểu tượng như ở các lưu đồ trên nhưng có thêm biểu tượng quan trọng là biểu tượng ra quyết định xử lý logic là một hình thoi.

</div>Trang 34<div class="page_container" data-page="34">

2.3.1. Khái quát về sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) mô tả các thành phần của hệ thống thông qua hình vẽ bao gồm dịng lưu chuyển dữ liệu, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu. Sơ đồ dòng dữ liệu diễn tả các yếu tố logic của hệ thống, quá trình xử lý các sự kiện. Đặc biệt sơ đồ luân chuyển dòng dữ liệu không tập trung diễn tả sự luân chuyển về mặt vật lý bên trong hệ thống.

Sơ đồ dòng dữ liệu giúp xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện của các hoạt động trong hệ thống thơng tin kế tốn, đồng thời, nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu làm cơ sở cho các hoạt động này thực hiện. Qua đó, đánh giá được các hoạt động trong hệ thống có thực hiện đúng, đủ chứ c năng hay không cũng như nhận dạng được những hạn chế, rủi ro có thể xảy ra trong q trình thực hiện các hoạt động do khơng có được đầy đủ những nội dung dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động đó. Tuy nhiên DFD khơng chỉ mơ tả chi tiết các khía cạnh vật lý của hệ thống như: phương thức xử lý (bằng thủ cơng hay máy tính), phương thức chuyển dữ liệu (bằng chứng từ hay qua hệ thống máy), các đối tượng, bộ phận tham gia các hoạt động xử lý của hệ thống.

Sơ đồ dòng dữ liệu là cơng cụ hữu ích có thể mơ tả một quy trình và nội dung xử lý chung cho tất cả các hệ thống ở nhiều doanh nghiệp, mà không quan tâm đến đặc điểm tổ chức xử lý và phương thức xử lý khác nhau của từng doanh nghiệp. DFD là cơng cụ được sử dụng trong q trình thiết kế hệ thống, phác thảo ra những yêu cầu về mặt nội dung, ý

</div>Trang 35<div class="page_container" data-page="35">

tưởng cho q trình xử lý của hệ thống thơng tin kế toán mới trong khi vẫn chưa xác định những nội dung khác (tổ chức xử lý, phương thức xử lý).

Bảng 2.2: Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu

Hoạt động xử lý Nội dung xử lý của một hoặc nhóm các hoạt động

Lưu trữ dữ liệu Dữ liệu được lưu trữ, không thể hiện phương thức lưu trữ

Các loại sơ đồ dòng dữ liệu

- Sơ đồ tổng quát (Context diagram)

Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu được sử dụng để mô tả các hệ thống ở các mức độ khác nhau từ tổng quát đến chi tiết. Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu ở mức độ tổng quát rất đơn giản, rất hiệu quả để cho thấy cách sử dụng chúng như một công cụ để mô tả các tài liệu hệ thống

Bao gồm các đối tượng bên ngồi (biểu hiện bằng hình chữ nhật), hình trịn thể hiện chức năng hệ thống đang mô tả và dịng dữ liệu nối giữa các hình trịn và hình chữ nhật, đặt tên dòng dữ liệu đi vào, ra của hệ thống

</div>Trang 36<div class="page_container" data-page="36">

- Sơ đồ chi tiết (Detail Diagram)

Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu có thể được xây dựng chi tiết theo mức độ thấp hơn nhằm cung cấp thông tin cụ thể cho người sử dụng. Các bước xử lý trong quy trình phải được gắn kết chặt chẽ

Sơ đồ dòng dữ liệu vật lý: Cấp thứ nhất hay cấp 1 trong sơ đồ dòng dữ liệu thường

thể hiện mức độ chi tiết đầu tiên, và được gọi là sơ đồ dịng dữ liệu vật lý. Nó tập trung vào các thực thể vật lý hiện hữu, liên quan đến việc kiểm tra hệ thống, cũng như là các chứng từ gốc, các báo cáo, các thông tin đầu vào và đầu ra dạng văn bản.

Sơ đồ dòng dữ liệu logic sẽ cho biết đối tượng nào tham gia vào hệ thống.

Nó giúp người thiết kế có thể quyết định được những nguồn lực nào mà hệ thống yêu cầu, các hành động của nhân viên để thực hiện và vận hành hệ thống, và làm thế nào để bảo vệ, ngăn ngừa, kiểm soát hệ thống sau khi đã cài đặt.

Các đối tượng trong một mơ hình dịng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến trình phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, vì lý do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại.

Các dịng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các dòng dữ liệu đi ra

</div>Trang 37<div class="page_container" data-page="37">

Khơng có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà khơng có cái vào. Đối tượng chỉ có cái ra thì có thể là tác nhân ngồi (nguồn).

Khơng một tiến trình nào mà chỉ có cái vào. Một đối tượng chỉ có cái vào chỉ có thể là tác nhân bên ngồi (đích)

Các bước vẽ sơ đồ dịng dữ liệu

Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

Mơ tả hoạt động của hệ thống được trình bày từ lúc bắt đầu hoạt động đầu tiên cho đến hoạt động cuối cùng theo trình tự phát sinh các hoạt động.

Phản ánh chi tiết các đối tượ ng tham gia vào các hoạt động một cách trình tự, chứng từ, sổ sách được sử dụng. Để có được các thông tin trên bảng mô tả, người mô tả hệ thống cần phải sử dụng các công cụ thu thập thông tin như tra cứu tài liệu, phỏng vấn quan sát.

Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng

Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: Lập chứng từ, nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, lưu trữ, tính tốn, tổng hợp;

- Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt

động xử lý dữ liệu

Phân loại các đối tượng của hệ thống

- Các đối tượng bên ngoài hệ thống: là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống;

- Các đối tượng bên trong hệ thống là các đối tượng tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống.

Bước 3: Vẽ biểu tượng, đặt tên, nối dữ

+Phân cấp DFD: Nếu trong mỗi nhóm hoạt động xử lý của DFD cấp 1 có nhiều hoạt động xử lý chi tiết thì chúng ta có thể mơ tả từng hoạt động xử lý trong nhóm đó

</div>Trang 38<div class="page_container" data-page="38">

bằng cách vẽ DFD các cấp chi tiết hơn, bằng cách chia nhỏ các hình trịn trong DFD cấp 1 thành các hình trịn trong các DFD cấp 2,3;

- Vẽ dịng dữ liệu: nối hình trịn với các hình chữ nhật mơ tả, đặt tên dịng dữ liệu đi vào, đi ra của hệ thống;

- Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu gần hình trịn của các nhóm hoạt động xử lý và ghi nội dung lưu trữ tương úng bên trong ký hiệu.

Sơ đồ dòng dữ liệu cần đáp ứng:

- Hiểu về hệ thống

- Không tập trung vào một số mặt của hệ thống - Xác định giới hạn của hệ thống

- Xây dựng sơ đồ tổng quan

- Nhận biết các dòng dữ liệu luân chuyển - Nhóm các dữ liệu vào nhau

- Nhận biết các tệp và các điểm lưu trữ dữ liệu - Đặt tên các bộ phận của DFD

- Tránh chi tiết hoá ở mức cao DFD, chỉ khoảng 5 -7 quy trình trong mỗi DFD.

</div>Trang 39<div class="page_container" data-page="39">

2.4. Các công cụ khác mô tả hệ thống thơng tin kế tốn

2.4.1. Sơ đồ chương trình

Sơ đồ chương trình (sơ đồ cấu trúc, sơ đồ hệ thống) dùng để mô tả cấu trúc các module dùng trong việc quản lý phần mềm kế toán. Sơ đồ này giúp cho đội lập trình nắm được cấu trúc của các thủ tục, hàm trong toàn bộ hệ thống.

Sau đây là sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý theo lô.

</div>Trang 40<div class="page_container" data-page="40">

Chương trình máy tính xử lý như sau: Dữ

Chi tiết ĐĐH mới

Thông tin

Kiểm tra điều kiện

Chi tiết lệnh bán hàng mới

Tập tin chính

In khách hàng

Tập tin chi tiết lệnh bán hàng Kết hợp

Tập tin chi tiết lệnh bán hàng

Đến hệ thống giao hàng

Hình 2.11. Chương trình máy tính xử lý

Giấy hồi báo

Lệnh bán hàng

</div>

Bài giảng htttkt2

---&---

<b>BÀI GIẢNG </b>

<b>HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN </b>

<b>LỜI GIỚI THIỆU </b>

<b>MỤC LỤC </b>

<b>DANH MỤC BẢNG </b>

<b>CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN </b>

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO </b>

<b>CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN </b>

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Bài giảng htttkt2

---&---

<b>BÀI GIẢNG </b>

<b>HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN </b>

<b>LỜI GIỚI THIỆU </b>

<b>MỤC LỤC </b>

<b>DANH MỤC BẢNG </b>

<b>CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN </b>

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO </b>

<b>CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN </b>

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

---&---