Bài tập lớn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, Đại học Kinh Tế - ĐHQGHN

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾKHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN</b>

BÀI TẬP LỚN

<b>HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN</b>

SINH VIÊN THỰC HIỆN :MÃ SINH VIÊN :

GIẢNG VIÊN GIẢNG DẠY :

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b><small>Hà Nội – 2023</small></b>

<b>ĐỀ BÀI</b>

<b>2.2.1. Chu trình xuất vật tư</b>

Khi phòng thiết kế gửi lệnh sản xuất sang cho thủ kho, thủ kho căn cứ vàokế hoạch sản xuất và định mức vật tư xuất dùng tiến hành tính nhu cầu và lập phiếuyêu cầu xuất vật tư gửi lên phịng kế tốn, lệnh sản xuất được thủ kho lưu lại. Kếtoán vật tư nhận phiếu, tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa kế hoạch sản xuất vớiphiếu yêu cầu xuất vật tư, bảng định mức vật tư xuất dùng rồi lập phiếu xuất kho 2liên, trình ký duyệt kế toán trưởng và giám đốc. Kế toán trưởng và giám đốc saukhi kiểm tra, đối chiếu và xét duyệt chuyển toàn bộ chứng từ cho thủ kho. Thủ khoxuất kho vật tư cho phòng sản xuất theo yêu cầu trên phiếu xuất kho và ghi thẻkho, rồi lưu lại 1 liên phiếu xuất kho, các chứng từ còn lại chuyển cho kế toán vậttư. Kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ do thủ kho chuyển ghi sổ kế toán chi tiết vậttư, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản. Cuối tháng, kế toán vật tư căn cứ vào số liệutrên sổ chi tiết vật tư để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn và lưu chứng từ theo sốhiệu.

<b>Nghiệp vụ minh hoạ:</b>

<b>Nghiệp vụ 1: Ngày 03/01/N, xuất vật liệu chính để thi cơng biển quảng cáo cơng</b>

trình Vingroup, chi tiết như sau:

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

4 Ke nhôm Kg 25

(Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Lệnh sản xuất số 001, kế hoạch sản xuất số001, bảng định mức vật tư, phiếu yêu cầu xuất vật tư số 001).

<b>Nghiệp vụ 2: Ngày 09/01/N, xuất vật liệu chính để thi cơng sơn tường cơng trình</b>

Vingroup, chi tiết như sau:

(Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Lệnh sản xuất số 001, kế hoạch sản xuất số001, bảng định mức vật tư, phiếu yêu cầu xuất vật tư số 002).

<b>Nghiệp vụ 3: Ngày 10/01/N, xuất vật liệu chính để thi công biển quảng cáo, chi</b>

tiết như sau:

(Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Lệnh sản xuất số 001, kế hoạch sản xuất số001, bảng định mức vật tư, phiếu yêu cầu xuất vật tư số 003).

<b>Yêu cầu 1: Với mỗi chu trình được phân cơng cho từng bạn sinh viên, cần vẽ đầy</b>

đủ các hoạt động và các yếu tố đầu vào, xử lý, đầu ra, lưu trữ của các hoạt động, và

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

đặt tên cho sơ đồ luân chuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu. Trình bày đẹp sơ đồ luânchuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu.

<b>Yêu cầu 2: Trình bày rõ ràng các hoạt động, mục tiêu, rủi ro và các thủ tục kiểm</b>

soát cho từng hoạt động xử lý trong chu trình kinh doanh.

<b>Yêu cầu 3: Thiết kế và trình bày lưu đồ tài liệu với trường hợp phịng kế tốn ứng</b>

dụng phần mềm kế tốn, quy trình đầy đủ và trình bày đẹp.

<b>Yêu cầu 4: Liệt kê và mã hóa đầy đủ, logic các hệ thống danh mục liên quan đến</b>

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>BÀI LÀM</b>

<b>Yêu cầu 1: Với mỗi chu trình được phân cơng cho từng bạn sinh viên, cần vẽ đầy</b>

đủ các hoạt động và các yếu tố đầu vào, xử lý, đầu ra, lưu trữ của các hoạt động, vàđặt tên cho sơ đồ luân chuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu. Trình bày đẹp sơ đồ luânchuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu.

Phòng thiết kế Ngồi

Thủ kho Trong 1.0 Tính nhu cầu,lập phiếu u cầuxuất vật tư, lưulệnh sản xuất

Phiếu yêu cầuxuất vật tư

4.0 Xuất kho vậttư, ghi thẻ kho,lưu liên 1

Phiếu xuất kho(liên 1)

Kế toán vật tư Trong 2.0 Đối chiếu,kiểm tra chứng từ,lập phiếu xuất kho(2 liên), trình kýduyệt chứng từ

Phiếu xuất kho (2liên)

5.0 Ghi sổ kế toánchi tiết vật tư, sổnhật ký chung, sổcái tài khoản. Lậpbảng tổng hợpnhập xuất tồn, lưu

+ Phiếu xuất kho(liên 2)

+ Kế hoạch sảnxuất

+ Bảng định mứcvật tư xuất dùng

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

chứng từKế toán trưởng và

giám đốc

Trong 3.0 Kiểm tra, đốichiếu, ký duyệtchứng từ

Phiếu xuất kho (2liên)

<b><small>Hình 1 1 Sơ đồ luân chuyển dữ liệu chu trình xuất vật tư</small></b>

<b><small>Hình 1 2 Lưu đồ tài liệu chu trình xuất vật tư</small></b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>Yêu cầu 2: Trình bày rõ ràng các hoạt động, mục tiêu, rủi ro và các thủ tục kiểm</b>

soát cho từng hoạt động xử lý trong chu trình sản xuất.

<b>Hoạt động trongchu trình</b>

1.0 Tính nhu cầuvà lập phiếu yêucầu xuất vật tư,lưu lệnh sản xuất

+ Đảm bảo nhucầu được tínhchính xác, cẩnthận

+ Thiết lập nhanhchóng, chi tiết,đầy đủ chứng từcho bên yêu cầu + Đảm bảo lưuđúng thông tin vàđầy đủ của chứngtừ

+ Tính sai nhu cầu+ Lập sai phiếuyêu cầu xuất vậttư

+ Quên không lưulệnh sản xuất+ Lưu sai lệnh sảnxuất

+ Dữ liệu bị mấthoặc bị phá hủy+ Dữ liệu bị chỉnhsửa

+ Tính thủ cơngvà tính lại bằngmáy

+ Dùng phần mềmtính tốn chuyêndụng để tính

+ Kiểm tra lại saukhi lập phiếu+ Dùng phần mềmkế toán hoặc cácphần mềm chuyêndụng để lập phiếuxuất vật tư

+ Thiết lập bộphận kiểm tra giấytờ

+ Xây dựng quytrình phục hồi vàsao chép dữ liệu+ Ban hành cácthủ tục kiểm soátnhập dữ liệu và xử

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

lý dữ liệu

+ Hạn chế khảnăng tiếp cận hệthống dữ liệu,phan quyền truycập hệ thống theotrách nhiệm củamỗi cá nhân

+ Kiểm soát mọithay đổi của hệthống dữ liệu2.0 Đối chiếu,

kiểm tra chứng từ,lập phiếu xuất kho(2 liên), trình kýduyệt chứng từ

+ Đảm bảo nhậnđược đầy đủchứng từ

+ Đối chiếu, kiểmtra chứng từ cẩnthận, minh bạch,kĩ càng

+ Thiết lập nhanhchóng, chi tiết,đầy đủ chứng từcho bên yêu cầu + Đảm bảo chứngtừ được trình kịpthời, đầy đủ

+ Sai sót thơng tintrong chứng từ+ Khơng xét duyệtđủ chứng từ

+ Trình ký duyệtchậm trễ

+ Lập sai phiếuxuất kho

+ Kiểm tra lại saukhi đối chiếuchứng từ

+ Thiết lập bộphận nhân viênchất lượng caokiểm tra lại chứngtừ

+ Thiết lập quytrình xét duyệt đầyđủ

+ Kiểm tra lại cácchứng từ

+ Dùng phần mềmkế toán hoặc cácphần mềm chuyên

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

dụng để lập phiếuxuất kho

+ Có những biệnpháp xử lý đối vớinhững ngườikhông đảm bảothời gian

3.0 Kiểm tra, đốichiếu, ký duyệtchứng từ

+ Đảm bảo nhậnđược đầy đủchứng từ

+ Đối chiếu, kiểmtra chứng từ cẩnthận, minh bạch,kĩ càng

+ Đảm bảo mọichứng từ được kíduyệt đúng thôngtin, đầy đủ, kịpthời

+ Sai sót thơng tintrong chứng từ+ Ký sai chứng từ+ Ký duyệt chậmtrễ

+ Kiểm tra lại saukhi đối chiếuchứng từ

+ Thiết lập bộphận nhân viênchất lượng caokiểm tra lại chứngtừ

+ Thiết lập quytrình xét duyệt đầyđủ

+ Kiểm tra lại cácchứng từ sau khiký

+ Có những biệnpháp xử lý đối vớinhững ngườikhông đảm bảothời gian

4.0 Xuất kho vật + Xuất đúng số + Xuất thừa/ thiếu + Rà soát lại hệ

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

tư, ghi thẻ kho,lưu liên 1

lượng vật tư

+ Hạn chế sựchậm trễ khi xuấtkho vật tư

+ Đảm bảo thẻkho được ghichính xác

+ Đảm bảo lưuđúng thông tin vàđầy đủ của chứngtừ

+ Bảo vệ an toàntài sản

vật tư

+ Hàng tồn kho vàcác vật tư sản xuấtbị mất cắp

+ Hàng tồn kho vàcác vật tư sản xuấtbị hư hỏng do hỏahoạn thiên tai+ Quên không ghithẻ kho

+ Quên không lưuchứng từ

+ Lưu sai chứngtừ

+ Dữ liệu bị mấthoặc bị phá hủy+ Dữ liệu bị chỉnhsửa

thống kế hoạchsản xuất

+ Xem xét lại vàphê duyệt từngquy trình sản xuấtcũng như đơn đặthàng

+ Hạn chế sự tiếpcận với các quytrình sản xuất vàđơn đặt hàng+ Kiểm soát khảnăng tiếp cận vớitài sản

+ Phân công theodõi chi tiết từngloại tài sản từ lúchình thành đến khisử dụng hay điềuchuyển

+ Lập chứng từcho tất cả cácnghiệp vụ nhậpxuất hàng tồn kho,thay đổi tài sản cốđịnh, kể cả nghiệpvụ thanh lý

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

+ Kiểm kê định kỳtài sản và ghi nhậnsự điều chỉnh nếucó

+ Hạn chế khảnăng truy cập hệthống dữ liệu+ Có biện phápđảm bảo an tốn(bình cứu hỏa, bểbơi cứu hỏa,..)+ Mua bảo hiểmtất cả tài sản

+ Thiết lập bộphận kiểm tra giấytờ

+ Xây dựng quytrình phục hồi vàsao chép dữ liệu+ Ban hành cácthủ tục kiểm soátnhập dữ liệu và xửlý dữ liệu

+ Hạn chế khảnăng tiếp cận hệthống dữ liệu,phan quyền truy

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

cập hệ thống theotrách nhiệm củamỗi cá nhân

+ Kiểm soát mọithay đổi của hệthống dữ liệu

<b>5.0 Ghi sổ kếtoán chi tiết vậttư, sổ nhật kýchung, sổ cái tàikhoản. Lập bảngtổng hợp nhậpxuất tồn, lưuchứng từ</b>

+ Đảm bảo sự đầyđủ, chi tiết, chínhxác của các thơngtin được ghi trênsổ, lập bảng.

+ Tiết kiệm thờigian khi sử dụngphần mềm kế toán+ Tăng độ chínhxác khi ghi sổ, lậpbảng

+ Đảm bảo lưuđúng thông tin vàđầy đủ của chứngtừ

+ Dữ liệu ghi sổkhông chính xác+ Dữ liệu bị mấthoặc bị phá hủy+ Dữ liệu bị chỉnhsửa

+ Quên không lưuchứng từ

+ Lưu sai chứngtừ

+ Sử dụng cácphần mềm kế toánchuyên dụng đểghi sổ

+ Ban hành cácthủ tục kiểm soátnhập dữ liệu và xửlý dữ liệu

+ Hạn chế khảnăng tiếp cận hệthống dữ liệu,phân quyền truycập hệ thống theotrách nhiệm củamỗi cá nhân

+ Kiểm soát mọithay đổi của hệthống dữ liệu+ Xây dựng quytrình phục hồi vàsao chép dữ liệu

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

+ Thiết lập bộphận kiểm tra giấytờ

<b>Yêu cầu 3: Thiết kế và trình bày lưu đồ tài liệu với trường hợp phịng kế tốn ứng </b>

dụng phần mềm kế tốn, quy trình đầy đủ và trình bày đẹp.

<b><small>Hình 1 3 Lưu đồ tài liệu chu trình xuất vật tư với trường hợp phịng kế tốn ứngdụng phần mềm kế tốn </small></b>

<b>u cầu 4: Liệt kê và mã hóa đầy đủ, logic các hệ thống danh mục liên quan đến</b>

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

<b>Hệ thống danh mục hàng hóa – vật tư:</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

<b>Hệ thống danh mục kho hàng:</b>

<b>1</b> Cơng ty Kho hàng hóa KHH

<b>Hệ thống danh mục lệnh sản xuất:</b>

<b>1</b> Công ty 001 Lệnh sản xuất số001

<b>Hệ thống danh mục kế hoạch sản xuất:</b>

<b>1</b> Công ty 001 Kế hoạch sản xuấtsố 001

<b>Hệ thống danh mục phiếu yêu cầu xuất vật tư:</b>

<b>1</b> Công ty 001 Phiếu yêu cầu xuấtvật tư số 001

<b>2</b> Công ty 002 Phiếu yêu cầu xuấtvật tư số 002

<b>3</b> Công ty 003 Phiếu yêu cầu xuấtvật tư số 003

</div>