Hướng dẫn tự học môn hệ thống thông tin kế toán đại học kinh tế quốc dân

15.11.2016

HỌC PHẦN
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Bộ môn Kế toán quản trị - Viện Kế toán - Kiểm toán

Phòng 406, nhà 7, Đại học Kinh tế Quốc dân
Giảng viên

Email

1. PGS.TS. Phạm Đức Cường



2. PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Liên



3. PGS.TS. Trần Quý Liên



4. PGS. TS. Lê Kim Ngọc



5. TS. Trần Trung Tuấn

6. GV. Trần Đức Vinh



1


15.11.2016

KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY
NỘI DUNG
Chương 1: Tổng quan về hệ thống

Tổng số

Trong đó

tiết

Lý thuyết

BT, thảo luận, kiểm tra

4

3

1

8

5

3

9

6

3

5

3

2

9

6

3

9

6

3

30

15

thông tin kế toán
Chương 2: Các công cụ mô tả hệ thống
thông tin kế toán
Chương 3: Hệ thống thông tin kế toán
chu trình mua hàng
Chương 4: Hệ thống thông tin kế toán
chu trình nhân lực
Chương 5: Hệ thống thông tin kế toán
chu trình sản xuất
Chương 6: Hệ thống thông tin kế toán
chu trình bán hàng
Kiểm tra

1

Cộng

45

1

PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ
HỌC PHẦN
Đánh giá học phần theo thang điểm 10:
Dự lớp:
10%

Kiểm tra giữa kỳ:
20%
Thi cuối học kỳ:
70%
Sinh viên phải tham gia dự lớp tối thiểu 80% số giờ quy
định của học phần, làm đầy đủ các bài tập trong sách bài
tập và các bài tập do giáo viên bổ sung.
Chủ động nghiên cứu tài liệu, giáo trình để trao đổi và
thảo luận, làm việc theo nhóm trên lớp. Tham gia kiểm tra
định kỳ và thi hết môn theo quy chế.

2


15.11.2016

CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHƢƠNG






Nắm được các khái niệm cơ bản về hệ
thống, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống
thông tin kế toán

Hiểu được vai trò của hệ thống thông tin kế
toán trong doanh nghiệp
Xác định được các yếu tố cấu thành hệ
thống thông tin kế toán
Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin
trong hệ thống thông tin kế toán

3


15.11.2016

KHÁI NIỆM HỆ THỐNG
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ
phận, thành phần có mối quan hệ với
nhau để thực hiện những mục tiêu chung
nhất định
B
A
Mục tiêu

C
D

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG
◦ Mục tiêu của hệ thống
◦ Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp các
thành phần bộ phận bên trong của hệ
thống
◦ Các yếu tố đầu vào, đầu ra

◦ Môi trường của hệ thống: là các yếu tố,
điều kiện nằm ngoài hệ thống và có ảnh
hưởng đến kết quả của hệ thống đó

4


15.11.2016

HỆ THỐNG CHA – HỆ THỐNG CON



Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ
thống khác và được gọi là hệ thống con.
Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một
hệ thống
B
D
Mục tiêu

C
A

A1

A2

A

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và
phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông
tin trong một tổ chức
 HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ với
nhau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu
và thông tin để đạt mục tiêu. (Ralph M. Stair,
2003)
 Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy tính
(CBIS – Computer-Based Information Systems)


10

5


15.11.2016

DỮ LIỆU (DATA) VÀ THÔNG TIN
(INFORMATION)

Thế giới thực

Nhận biết,
đo lường

Dữ liệu

Suy diễn,
trích lọc

Thông tin

“chủ quan”

“trung thực”
Ngữ cảnh

11

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG
THÔNG TIN


Các thành phần nhìn theo chức năng:
◦ Bộ phận thu thập thông tin,
◦ Bộ phận kết xuất thông tin,
◦ Bộ phận xử lý
◦ Bộ phận lưu trữ
◦ Bộ phận truyền nhận tin

12

6


15.11.2016

CÁC THÀNH PHẦN VẬT LÝ CỦA HTTT
Cơ sở vật chất
Phần cứng máy tính
Viễn thông và mạng

Phần mềm máy tính
Hệ điều hành
Phần mềm ứng dụng
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

IS
Quy trình nghiệp vụ
Giao dịch

Con Người

Môi trường
13

HỆ THỐNG THÔNG TIN THEO CÁC
CẤP ĐỘ QUẢN LÝ
ESS
DSS
MIS
TPS
Thực hiện tự
động và ghi
dấu các giao
dịch

Gồm nhiều các
kênh thông tin
cung cấp thông
tin cho người
quản lý cấp
trung

Trợ giúp giải
quyết vấn đề,
mà phần lớn
phải dựa vào
kinh nghiệm
phán đoán của
chuyên gia

Cung cấp thông
tin toàn diện về
tổ chức, phản
ánh môi trường
bên ngoài cho
CEO

14

7


15.11.2016

HỆ THỐNG THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG

HTTT
quản lý
Sản xuất

HTTT
Bán hàng
Marketing

Quản lý dây
chuyền sản
xuất: Mua
sắm vật tư
nguyên liệu,
lưu kho, sản
xuất, phân
phối

XĐ khách
hàng cho sản
phẩm, cách
phát triển
sản, khuyến
mãi, bán sản
phẩm, và
duy trì quan
hệ với KH

HTTT
Tài chính –
Kế toán

Phản ánh
mọi diễn
biến của
nguồn
vốn/tài sản
do quá trình
hoạt động

HTTT
quản lý
nhân sự
Giải quyết
tất cả các
vấn đề liên
quan đến
quyền lợi
và trách
nhiệm của
NLĐ trong
tổ chức
15

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN


Hệ thống thông tin kế toán (Accounting
Information Systerm – AIS) là hệ thống
thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý
và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến
kế toán, tài chính

AIS

Quyết
Định

AIS

Dữ liệu
`

Thông tin
Ngƣời sử dụng

16

8


15.11.2016

CHỨC NĂNG CỦA
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN







Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt

động hàng ngày của doanh nghiệp
Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối
tượng bên ngoài
Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý
doanh nghiệp
Hoạch định và kiểm soát
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

17

PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN
11

2

Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng

Phân loại theo phương thức xử lý

18

9


15.11.2016

ĐỐI TƢỢNG SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Người sử dụng trực tiếp – Kế toán viên

 Nhà quản lý
 Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán
 Kiểm toán viên
 Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế
(Theo IFAC, Guideline 11, “Information
Technology in the Accounting Curriculum,
1995)


19

KẾ TOÁN VIÊN VÀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Kế toán viên là người sử dụng
HTTTKT
 Kế toán viên là người tham gia vào
quá trình phân tích và thiết kế
HTTTKT
 Kế toán viên là người kiểm toán
HTTTKT


20

10


15.11.2016

VAI TRÕ CỦA AIS TRONG CHUỖI GIÁ TRỊ


Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá
trị gia tăng cho khách hàng nghĩa là làm cho giá trị
của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn hơn tổng số
do các bộ phận rời rạc khác cộng lại. Cụ thể là:
◦ Làm nhanh hơn
◦ Làm cho tin cậy hơn
◦ Cung cấp dịch vụ tốt hơn hoặc lời khuyên hữu ích
hơn
◦ Cung cấp những sản phẩm mà nguồn cung hạn hẹp
◦ Cung cấp các đặc trưng đã được tăng cường
◦ Hướng đến khách hàng ,…

TƢƠNG LAI CỦA
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN







AIS sẽ không đơn thuần là IS xử lý nghiệp vụ
Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập
thêm các dữ liệu phi tài chính
Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
kế toán
AIS kết hợp với các hệ thống chức năng khác

trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch
định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise
Resource Planning) trong doanh nghiệp
Đối phó nhiều rủi ro phát sinh
22

11


15.11.2016

TÓM TẮT






Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con của một hệ
thống thông tin với ba thành phần chính là đầu vào, xử lý và
đầu ra.
Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là xây dựng các quy
trình kế toán theo chuỗi phát sinh của dữ liệu được xử lý
(chuỗi bắt đầu từ lúc nghiệp vụ hình thành và kết thúc là
các báo cáo/thông tin hữu ích cho người dùng.
Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển, vai trò của
người kế toán viên đã có sự thay đổi rõ rệt từ công nghệ,
quy trình, phương pháp, dữ liệu, và nhu cầu đối tượng sử
dụng thông tin kế toán. Người kế toán viên không chỉ là
người ghi sổ, người phân tích, đánh giá hệ thống, mà còn có

thể trở thành người tư vấn thiết kế hệ thống, kiểm soát hệ
thống, bảo mật hệ thống,...

CHƢƠNG 2
CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

12


15.11.2016

MỤC TIÊU CHƢƠNG






Hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống
thông tin kế toán bằng các công cụ
Nắm được những kỹ thuật mô tả hệ thống
thông tin kế toán bằng các công cụ sơ đồ
dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ
thống để đọc, hiểu và mô tả hệ thống.
Phân tích ưu nhược điểm của các công cụ
mô tả

CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán là việc sử
dụng các công cụ phù hợp để mô tả lại cấu trúc và
toàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin kế toán.
- Các công cụ mô tả gồm: lời văn, các sơ đồ, lưu đồ,
bảng biểu và các cách biểu diễn thông tin bằng đồ
họa
- Các công cụ này bao quát và giúp trả lời các câu
hỏi: who, what, where, why, how về các bước công
việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu,
thông tin đầu ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế
toán.
-

13


15.11.2016

Ý NGHĨA CỦA CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN





Mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin kế
toán.
Hướng dẫn sử dụng hệ thống
Giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế
hệ thống mới phù hợp hơn

Hỗ trợ kiểm toán

SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU
DATA FLOW DIAGRAMS - DFD




Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ mô tả bằng
hình ảnh các thành phần, các dòng lưu
chuyển dữ liệu giữa các thành phần của hệ
thống thông tin.
Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả các nguồn dữ
liệu và điểm đến, quy trình xử lí, nơi lưu trữ
dữ liệu và thông tin của hệ thống.

14


15.11.2016

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA DFD





Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources
and destinations)
Dòng dữ liệu (Data flows)

Quá trình xử lý (Transformation processes)
Lưu trữ dữ liệu (Data stores)

CÁC BIỂU TƢỢNG SỬ DỤNG TRONG DFD
Biểu tƣợng

Ý nghĩa của biểu tƣợng

Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến

Dòng dữ liệu

Quá trình xử lý

Lưu trữ dữ liệu

15


15.11.2016

PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU DFD




Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát: là sơ đồ cấp cao nhất
mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1
hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra
(outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ

thống. DFD khái quát cho biết:
◦ Hệ thống này là gì?
◦ Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu?
Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết: chi tiết theo mức độ thấp
hơn nhằm cung cấp thông tin cụ thể hơn cho người sử
dụng.

31

PHƢƠNG PHÁP VẼ SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU





Bƣớc 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng
các đoạn văn mô tả
Bƣớc 2: Lập bảng liệt kê các đối tƣợng
và các hoạt động của từng đối tƣợng
Bƣớc 3:Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
Bƣớc 4: Kết thúc vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

16


15.11.2016

LƢU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU










Hiểu rõ về hệ thống
Bỏ qua các quy trình kiểm soát và hoạt động kiểm
soát
Xác định đúng giới hạn của hệ thống, nơi hệ thống
bắt đầu và kết thúc
Vẽ sơ đồ tổng quát trước, sơ đồ chi tiết sau
Vẽ sơ đồ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
Đặt tên các nguồn dữ liệu và điểm đến. Tránh sử
dụng nhiều đường hoặc các đường cắt nhau
Đặt tên cho các dòng dữ liệu, không đặt tên cho
dòng vào/ ra dữ liệu lưu trữ
Một quá trình xử lý cần có ít nhất một dòng dữ liệu
vào và một dòng dữ liệu ra.
33

LƢU ĐỒ (FLOWCHARTS)






Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các

quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu
vào, đầu ra, lưu trữ)
Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động
chức năng như bán, mua, nhập
xuất…(người thực hiện, các hoạt động,
trình tự luân chuyển chứng từ).
Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích
tính kiểm soát của hệ thống

34

17


15.11.2016

LƢU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƢU ĐỒ HỆ THỐNG






Lƣu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển
của chứng từ, số liên chứng từ, người lập,
người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu
trữ…trong các hoạt động chức năng (bán,
mua, nhập xuất…)
Lƣu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ
liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong

hoạt động xử lý của máy tính
Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống
trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt
động hữu hình và vô hình trong hệ thống.

35

CÁC BIỂU TƢỢNG SỬ DỤNG TRONG LƢU ĐỒ





Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra
(Input/Output symbols)
Nhóm biểu tượng xử lý (Processing
symbols)
Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage symbols)
Các biểu tượng khác

36

18


15.11.2016

NHÓM BIỂU TƢỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA
Phiếu thu

Hóa đơn BH

Nhập liệu

Sổ, báo
cáo

Báo cáo BH

Chứng từ đầu vào 1
liên hoặc nhiều liên
bằng giấy
Nhập chứng từ vào
máy tính
Sổ sách/ Báo cáo
đầu ra
Hiển thị trên màn hình
37

NHÓM BIỂU TƢỢNG XỬ LÝ

Tính giá HTK

Lập
Lập phiếu
phiếu
thu
thu

Xử lý bằng máy tính

Xử lý thủ công

38

19


15.11.2016

NHÓM BIỂU TƢỢNG LƢU TRỮ
Tập tin hàng
tồn kho

Lưu trữ trong máy tính
Lưu trữ

Lưu trữ thủ công
N: Lưu trữ theo số thứ tự
A: Lưu trữ theo Alphabet

N

D: Lưu trữ theo ngày

39

CÁC BIỂU TƢỢNG KHÁC

Bắt đầu

A

2

Bắt đầu/kết thúc

Điểm nối trong cùng 1
trang (A, B, C…)

Điểm nối sang trang
sau (Số trang: 1,2,3…)

40

20


15.11.2016

PHƢƠNG PHÁP VẼ LƢU ĐỒ CHỨNG TỪ







Bƣớc 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng
đoạn văn mô tả

Bƣớc 2: Lập bảng liệt kê các đối tƣợng
và các hoạt động của từng đối tƣợng
Bƣớc 3: Chia lƣu đồ thành các cột
Bƣớc 4: Mô tả các thành phần của từng
cột
Bƣớc 5: Kết thúc vẽ lƣu đồ
41

Ý NGHĨA CỦA DFD VÀ FLOWCHARTS
Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:
◦ Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự
của chúng trong hoạt động của hệ thống
◦ Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ
ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến)
 Mô tả hệ thống bằng lƣu đồ sẽ giúp:
◦ Nhận biết và phân tích được các hoạt động
chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ phận
liên quan
◦ Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh
doanh


42

21


15.11.2016

SỰ KHÁC NHAU GiỮA DFD VÀ FLOWCHARTS

Lƣu đồ
• Nhấn mạnh khiá cạnh
vật lý của dữ liệu luân
chuyển cũng như xử lý
• Trình bày người tham
gia trong quá trình luân
chuyển và xử lý dữ liệu
• Được dùng nhiều hơn
khi mô tả hệ thống hiện
hành
•Sử dụng nhiều ký hiệu
hơn

Sơ đồ dòng dữ liệu
• Nhấn mạnh sự luân
chuyển logic của dữ liệu
• Không trình bày phương
tiện lưu trữ, xử lý, luân
chuyển dữ liệu
• Thường không trình bày
người tham gia trong hệ
thống
• Được dùng nhiều hơn khi
thiết kế hệ thống mới
•Sử dụng ít ký hiệu hơn
43

TÓM TẮT
- Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

bao quát và giúp trả lời các câu hỏi: who, what,
where, why, how về các bước công việc: nhập dữ
liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin đầu
ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.
- Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
gồm:Văn bản (Text), Sơ đồ dòng dữ liệu (Data
Flow Diagrams – DFD), Lưu đồ tài liệu
(Document Flowcharts – DF), Lưu đồ hệ thống
(System Flowcharts –SF)

44

22


15.11.2016

CHƢƠNG 3
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH MUA HÀNG

MỤC TIÊU CHƢƠNG




Nắm bắt được hoạt động và dòng thông tin
trong chu trình mua hàng
Hiểu được quy trình xử lý thông tin kế toán
trong chu trình mua hàng

Xác định được các hoạt động kiểm soát
trong chu trình

23


15.11.2016

CHU TRÌNH MUA HÀNG
 Là chu trình liên quan tới hoạt động mua
hàng và thanh toán với ngƣời bán
Bao gồm một chuỗi các hoạt động:
Tiếp nhận nhu cầu từ nội bộ
Lựa chọn nhà cung cấp
Nhận hàng và bảo quản hàng mua
Ghi nhận công nợ phải trả
Thanh toán tiền cho nhà cung cấp

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG

24


15.11.2016

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH
MUA HÀNG

1. Đặt hàng
2. Nhận hàng

3. Chấp thuận hóa đơn và theo dõi
công nợ
4. Thanh toán với người bán

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG

13-50

25