tiểu luận tổ chức chuyến đi công tác cho công tyvinamilk từ thành phố hồ chí minh đến ba vì hà nội

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.58 MB, 28 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCMKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH</b>

<b>MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG</b>

<b>ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CÔNG TYVINAMILK TỪ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN BA VÌ, HÀ NỘI</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCMKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH</b>

1 Nguyễn Thị Tuyết Nhung(NT) 21058701 DHKQ17A

3 Phạm Thị Thùy Linh 21043521 DHMK17D4 Nguyễn Trung Nguyên 21114231 DHQTLOG17C5 Nguyễn Thị Ngọc Ly 21075511 DHQTLOG17C6 Nguyễn Phương Oanh 21060801 DHQTLOG17C

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

1.4 Mục đích chuyến đi công tác...3

1.5 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác...4

1.6. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác...4

<b>CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG...9</b>

2.1 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác...9

2.1.1 Trước chuyến đi:...9

2.1.2 Trong chuyến đi...11

2.1.3 Sau chuyến đi:...11

2.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi cơng tác...12

2.3 Trách nhiệm của thư kí, văn phịng khi có chuyến đi cơng tác...17

2.3.1.Trách nhiệm của thư kí, văn phịng trước khi trưởng phịng đi cơng tác...17

2.3.2. Trách nhiệm của thư kí, văn phịng khi trưởng phịng đi cơng tác...17

2.3.3. Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về...19

2.4. Trách nhiê Om của người đi công tác...19

2.5. Công viê Oc cần làm sau khi đi công tác...19

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Có thể thấy rằng, xã hội càng phát triển, các tịa nhà cao ốc, xí nghiệpđược xây dựng thì hoạt động văn phòng lại ngày càng được phát triển. “Quảntrị văn phịng” đóng vai trị khơng thể thiếu trong mơi trường cơng ty. Nó đảmbảo sự trơi chảy của thơng tin và quy trình cơng việc, tạo điều kiện thuận lợicho các bộ phận khác nhau hoạt động một cách hiệu quả. Quản trị văn phòngcung cấp nguồn nhân lực có tư duy, kĩ năng nghiệp vụ và thái độ làm việc phùhợp để hỗ trợ cho hoạt động quản lí, điều hành và hoạt động chun mơn củacơ quan, doanh nghiệp.

Trên thực tế, đội ngũ văn phòng là đầu não của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp. Nhiệm vụ chính của đội ngũ này là tham mưu, tư vấn thu thập và xử líthơng tin giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định mang tính chiến lược chứ khôngphải là làm bàn giấy như nhiều người lầm tưởng. Cũng chính vì vậy mà đội ngũvăn phịng cũng rất tinh nhuệ. Một hệ thống quản trị văn phòng tốt giúp tăngcường sự tổ chức, sắp xếp công việc, và tối ưu hóa thời gian làm việc.

Đến với “quản trị văn phịng” ta được nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu từ líthuyết đến thực hành về văn phịng, hoạch định, chiến lược. Học tập được từcác tình huống, ví dụ thực tế, từ đó rút ra được kinh nghiệm cho bản thân, chocơng việc đi làm sau này. Tìm hiểu sâu hơn, ta biết được trong văn phịng,doanh nghiệp ln tồn tại các chuyến đi công tác và người học quản trị vănphòng đnang hoạch định cho “kế hoạch của một chuyến đi công tác”. Chuyếnđi công tác được hoạt động bên ngoài doanh nghiệp nhưng mang lại hiệu quả,trở thành một phần quan trọng cho việc phát triển doanh nghiệp.

“Tổ chức chuyến đi công tác” đã trở thành một đề tài thú vị cũng như mộtchủ đề để mọi sinh viên nghiên cứu. Khi tìm hiểu đề tài, ta thấy được một quytrình của một kế hoạch được hoạch định tỉ mỉ, các cơng đoạn, trách nhiệm, kinhphí được thể hiện rõ ràng. Học tập được cách một doanh nghiệp có thể kiểmsốt hoạt động thuộc phạm vi bên ngồi doanh nghiệp của mình.

<b>Too long to read onyour phone? Save</b>

to read later onyour computer

Save to a Studylist

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

Thấy được sự quan trọng của đề tài cần thiết đến cuộc sống của hầu hết cácsinh viên khi đi làm, nhóm 8 đã mang đến đề tài “ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐICÔNG TÁC CHO CÔNG TY VINAMILK TỪ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHĐẾN HUYỆN BA VÌ, HÀ NỘI”.

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

<b>CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT1.1 Khái niệm</b>

Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏinhà quản trị phải di chuyển ra ngồi với những chương trình nghị sự và nhữngthời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ.

- Giao lưu và hợp tác hữu nghị trong và ngoài nước với các đối tác cùng ngànhhoặc trái ngành, giúp nhau cùng phát triển.

Căn cứ vào tần suất đi, ta có thể phân loại:

- Các chuyến đi công tác thường kỳ ở trong tỉnh, thành phố hoặc các tỉnh vàthành phố lân cận

- Các chuyến đi công tác đột xuất, đột ngột phát sinhCăn cứ vào địa điểm chuyến công tác

- Các chuyến đi công tác trong nước- Các chuyến đi cơng tác nước ngồi

<b>1.4 Mục đích chuyến đi công tác</b>

- Học hỏi kinh nghiệm, tác phong làm việc- Kí kết hợp đồng, thỏa thuận có lợi của hai bên

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

- Gặp gỡ, kết nối, tạo mối quan hệ hợp tác

<b>1.5 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác</b>

- Đối với chuyến đi công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnhđạo chuyến đi tự quy định ngày, giờ trong tuần, tháng hoặc căn cứ vào côngvăn mời dự cuộc họp mà tự bố trí thời gian thích hợp. Cán bộ quản lý hoặc thưký không cần lập kế hoạch.

- Đối với chuyến đi cơng tác khơng định trước: Văn phịng thư ký phải lên kếhoạch cụ thể. Ở nhiều cơ quan, tổ chức lớn có nhiều cơ sở trực thuộc vănphịng hoặc thư ký lãnh đạo các cơ sở đó phải lập kế hoạch đi cơng tác của cơquan mình và gửi về cơ quan tổ chức, quản lý.

- Tất cả các chuyến đi công tác của lãnh đạo cần phải đưa vào kế hoạch ngoạitrừ những trường hợp đột xuất.

- Khi lập kế hoạch đi công tác thư ký văn phịng cần lưu ý:+ Mục đích của chuyến đi công tác cần đạt tới mức độ nào.+ Chuyến đi gồm những ai

+ Kế hoạch cho chuyến đi công tác

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi.+ Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đồn.

+ Các cuộc gặp gỡ, trao đổi,…. (mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…)+ Kinh phí dự tốn của đoàn và các khoản cần chi.

<b>1.6. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác</b>

Để tổ chức một chuyến đi công tác tốt, bộ phận văn phòng, thư ký hoặc trợ lýphải biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau:- Xây dựng chương trình cho chuyến đi cơng tác.

- Giải quyết các thủ tục giấy tờ và chuẩn bị tài liệu liên quan.- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

- Chuẩn bị điều kiện làm việc, ăn và nghỉ- Chuẩn bị kinh phí.

- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà.- Kiểm tra.

- Kế hoạch tổ chức chuyến đi.- Quyết định thành lập đồn cơng tác- Xác định mục đích chuyến đi.- Nội dung chuyến đi.- Số lượng người tham gia.

- Các địa điểm đến, phương tiện di chuyển.- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm.- Chuẩn bị lịch trình cơng tác

- Khả năng ngân sách của cơ quan dành cho hoạt động này là bao nhiêu.- Các tài liệu liên quan tới chuyến đi.

- Xây dựng tờ trình chuyến đi cho đồn cơng tác.

Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:- Nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu

- Thư mời tham dự của đối tác, giấy giới thiệu- Quyết định cử đi công tác.

- Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, visa, danh thiếp.

- Soạn thảo trước các thắc mắc dự kiến, các bài phát biểu, các nội dung cần đicơng tác

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

- Chuẩn bị lịch trình cơng tác và lịch trình di chuyển

- Văn bản tới cơ quan công tác thời gian và nội dung công tác. Thông báo chocơ quan tiếp nhận ngày và giờ, danh sách người đến.

Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao thôngcho phù hợp và tiết kiệm. Thư ký/Trợ lý phải nắm được đầy đủ và chính xáccác thơng tin, các phương tiện giao thơng nơi đồn đến cơng tác như:- Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đồn. Có thể thực hiện theo cácvăn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức.

- Lựa chọn phương tiện phù hợp (ví dụ: máy bay, xe lửa, xe buýt, xe taxi, tàu)- Độ dài quãng đường.

- Chi phí cho mỗi loại phương tiện.

Sau khi chuẩn bị xong các phương tiện đi lại, thư ký văn phịng cần thơng báocho thủ trưởng cơ quan và các thành viên trong đoàn biết để chủ động chuẩn bịcá nhân.

Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ công việc như:

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.

- Mang theo máy tính xách tay, các dữ liệu liên quan nên được sao chép trongđĩa DVD, USB. Tốt nhất là sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây để lưu trữdữ liệu như: Google Drive, Dropbox, Box. Mediafire, Mega, Copy...

- Đem theo điện thoại di động thông minh có chức năng sử dụng 3G, LTE,4G... để kết nối mạng nhằm truy cập E-mail, internet... một cách dễ dàng.Ngoài ra, nếu đi cơng tác ở nước ngồi thì khơng nên sử dụng chuyển vùngquốc tế, mà nên mua sim tại nước ngồi có sẵn các gói cước sử dụng internet,sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn.

- Đặt phịng khách sạn, nhà nghỉ cho đoàn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

- Dự kiến nhà hàng, qn ăn cho đồn.

Kinh phí là một vấn đề rất quan trọng liên quan đến toàn bộ hoạt động cũngnhư sinh hoạt của đồn cơng tác. Nếu được phân cơng thư ký văn phịng phảicăn cứ vào kế hoạch của đồn cơng tác để dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cầncó các khoản chi phí cơ bản sau đây:

- Tiền vé máy bay, xe lửa, ô tô, xe buýt, xe taxi, vé tàu.- Tiền ăn, khách sạn.

- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.

- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu).

- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, q tặng, kinh phí dựphịng.

Thư kí cần chuyển cho thủ trưởng các công văn, giấy tờ cần thiết để lãnh đạocho ý kiến giải quyết hay kí vào các văn bản đó.

- Lưu số điện thoại cơ quan nơi thủ trưởng công tác để liên lạc khi cần thiết.- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.

- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.- Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họpđã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt.

Thư ký/Trợ lý lập một danh sách kiểm tra (checklist) để đảm bảo khơng cóthiếu sót trong q trình cơng tác như:

- Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết.- Các file, văn bản , tài liệu chuyến đi

- Chuẩn bị lịch trình cơng tác và lịch trình di chuyển.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

- Vé máy bay, xe lửa, xe buýt, xác nhận về đăng ký khách sạn, đặt bàn, đặt xevà các biên nhận đặt chỗ.

- Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, passport, visa, thẻ tín dụng.- Thư mời tham dự của đối tác.

- Quyết định cử đi công tác.- Giấy giới thiệu.

- Các loại bảo hiểm (nếu có), giấy phép lái xe quốc tế (nếu có). - Toa thuốc, mắt kính, mắt kính sơ cua.

- Phong bì.

- Danh sách các nhà cung cấp, đối tác.- Bản đồ đi đường, địa chỉ khách sạn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

<b>CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG</b>

<b>2.1 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác</b>

Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác của cơng ty Vinamilk từ TP Hồ ChíMinh đến huyện Ba Vì, Hà Nội để đưa ra quyết định hợp tác với trang trại cungcấp sữa bị.

<b>Giới thiệu về cơng ty Vinamilk:</b>

- Vinamilk là công ty sữa tại Việt Nam được thành lập đến nay được 47 năm.Cơng ty có rất nhiều lĩnh vực kinh doanh và nổi bật nhất là các sản phẩm từsữa. Là một công ty lâu đời và có tầm nhìn xa rộng khi hướng tới sản phẩmchất lượng, bền vững nhất tại Việt Nam.Vinamilk không ngừng đa dạng hóacác dịng sản phẩm, mở rộng lãnh thổ phân phối nhằm duy trì vị trí đứng đầubền vững trên thị trường nội địa và tối đa hóa lợi ích của cơng ty. Vinamilkmong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích nhất ở mọi khu vực, lãnh thổ.Vì thế Vinamilk tâm niệm rằng chất lượng, sáng tạo là người bạn đồng hànhcủa công ty và xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầucủa khách hàng.

- Là một công ty lớn hàng đầu nên cơ chế hoạt động của công ty là tổ chức cơcấu theo chức năng. Đồng thời cũng có các chuyến đi công tác xảy ra thườngxuyên, dài hạn để đáp ứng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để có một chuyến cơng tác thuận lợi và sn sẻ, ta phải đề ra kế hoạch kỹlưỡng và chuẩn bị đầy đủ để đề phịng những chuyện ngồi ý muốn.

<b>2.1.1 Trước chuyến đi:</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

+ Lâm Thị Thảo – Trưởng phịng kinh doanh+ Trần Minh Trí – Phó phịng kế hoạch+ Trần Anh Kì – Trưởng phịng kế tốn+ Lý Nhã Hân – Thư kí

- Ngày bắt đầu chuyến đi công tác là ngày 12/10/2023. Thời gian công tác kéodài 2 ngày.

- Chi phí dự tốn cho chuyến cơng tác là 32.360.000 đồng.b. Tổ chức:

- Đồn cơng tác gồm 5 người:

+ Phạm Thị Bích Nhung – Trưởng phòng Marketing+ Lâm Thị Thảo – Trưởng phòng kinh doanh+ Trần Minh Trí – Phó phịng kế hoạch+ Trần Anh Kì – Trưởng phịng kế tốn+ Lý Nhã Hân – Thư kí

- Xác định các tiêu chuẩn trong chuyến đi công tác gồm: Nơi ở, thức ăn,phương tiện đi lại, các chi phí phát sinh, …

- Các vấn đề liên quan tài chính: Tờ trình xin duyệt kinh phí

- Cơng tác hậu cần: phương tiện di chuyển (mua vé máy bay); địa điểm lưu trú(khách sạn); ….

d.Phân công:

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

- Đối với Bộ phận Hành chính:

+ Xây dựng kế hoạch cho chuyến công tác+ Soạn thảo quyết định thành lập đồn cơng tác+ Chuẩn bị các tài liệu liên quan chuyến đi+ Xác định lịch trình của chuyến công tác+ Chuẩn bị các công tác hậu cần- Đối với Bộ phận Kế tốn:

+ Soạn thảo tờ trình phê duyệt kinh phí cho chuyến cơng tác+ Hướng dẫn các thủ tục, chứng từ liên quan thanh toán+ Chuẩn bị các thủ tục tạm ứng, chuyển tiền

e. Kiểm tra:

Sau khi được duyệt, công tác kiểm tra sẽ hoạt động và sẽ kéo dài xuyên suốttrong chuyến đi công tác (cả trước, trong và sau chuyến đi).

<b>2.1.2 Trong chuyến đi </b>

a. Đối với đồn cơng tác:

- Thực hiện đúng như lịch trình đã đề ra.

- Phải thường xuyên liên lạc về cơ quan để cập nhật tình hình hoạt động trongchuyến công tác.

b. Đối với thành viên đã được phân công nhiệm vụ:

- Người được ủy quyền/được bàn giao nhiệm vụ phải thực hiện đúng chứctrách và nhiệm vụ đã được giao.

- Người được phân công phải ghi chép cụ thể tất cả những phát sinh trong ngàyđể báo cáo sau chuyến đi.

- Người được phân công phải căn cứ vào nội dung đã được phân công để nhắcnhở những người được bàn giao nhiệm vụ phải hoàn thành công việc được giaotheo đúng tiến độ đã đề ra.

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

<b>2.1.3 Sau chuyến đi:</b>

a. Đối với đồn cơng tác:

- Viết báo cáo kết quả thu được của công ty Vinamilk sau chuyến công tác- Thực hiện các thủ tục hoàn tiền tạm ứng, thủ tục thanh tốn các khoản phí đãđược duyệt trước chuyến cơng tác

- Bàn giao các minh chứng về kết quả của chuyến công tácb. Đối với những người được phân công:

- Người được ủy quyền:

+ Báo cáo kết quả thực hiện cơng việc

+ Nộp các minh chứng có liên quan đến nội dung cơng việc được ủy quyền(nếu có)

- Người được phân công công việc:+ Báo cáo kết quả cơng việc được giao

+ Nộp các minh chứng có liên quan đến nội dung cơng việc được phân cơng(nếu có)

+ Bàn giao những gì được giao trong chuyến cơng tác (tài liệu, tài sản,…)- Người được phân công ghi chép: Báo cáo tất cả các phát sinh được ghi chép.- Bộ phận Kế toán: Thực hiện thủ tục quyết toán trình lãnh đạo phê duyệt chochi phí thực tế.

- Các cá nhân, bộ phận, phòng ban liên quan tiến hành triển khai hoặc thammưu để triển khai thực hiện kết quả của chuyến công tác.

- Thiết lập hồ sơ chuyến công tác (bắt buộc).

<b>2.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác</b>

a. Địa điểm đến: Xã Tản Lĩnh – Ba Vì – Hà Nội b. Ngày tháng, số người đi công tác

- Ngày đi công tác: Ngày 12 tháng 10 năm 2023

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

- Số người đi công tác: lãnh đạo công ty được phân bổ đi cơng tác là 5 ngườibao gồm:

1. Phạm Thị Bích Nhung – Trưởng phòng Marketing2. Lâm Thị Thảo – Trưởng phịng kinh doanh3. Trần Minh Trí – Phó phịng kế hoạch4. Trần Anh Kì – Trưởng phịng kế tốn5. Lý Nhã Hân – Thư kí

e. Số người cơng tác: 5 ngườif. Ngày, tháng thời gian công tác

Ngày đi: 12/10/2023, ngày về: 14/10/2023Trong đó:

<b>Th1i gianxuất phát</b>

<b>Th1i gianđến</b>

<b>Địa điểmđi</b>

<b>Địa điểmđến</b>

Sân bayTân Sơn

Sân bayNội Bài,

Máy bay

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

Nhất Hà Nội19g15ph

Sân bayNội Bài