xác định nhu cầu và quản lý kế hoạch mua trang thiết bị

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (940.52 KB, 14 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>Học Viện Hàng Không Việt NamKhoa Quản Trị Kinh Doanh</b>

<b>3Trần Xuân Nam - 21534103884 Nguyễn Đức Anh - 21534102275 Nguyễn Thanh Hoàng - 2153410165</b>

<b>6 Trần Xuân Bắc - 21534103867 Nguyễn Hồ Đức Huy - 2153410214</b>

<i><b>Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2023</b></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHĨM</b>

<b>STTHọ và tênTỷ lệ đóng góp (100%)</b>

1 Nguyễn Đức Phát 100%2 Nguyễn Duy Thanh 100%

4 Nguyễn Đức Anh 100%5 Nguyễn Thanh Hoàng 100%

8 Nguyễn Hồ Đức Huy 100%

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>LỜI CẢM ƠN</b>

Lời đầu tiên, chúng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thầy Hồ Phi Dũng – Giảng viên khoa Quản trị kinh doanh, Học viện Hàng khơng Việt Nam. Trong q trình học tập và tìm hiểu mơn Quản trị thiết bị Cảng hàng không, chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, hưỡng dẫn tâm huyết và tận tình từ thầy. Thầy đã giúp chúng em tích lũy thêm nhiều kiến thức về môn học này qua những bài giảng q báu để có cái nhìn sâu sắc và hồn thiện hơn về cảng hàng khơng.

Mặc dù đã có những đầu tư nhất định trong q trình làm bài song thời lượng mơn học có lẽ quá ngắn nên khó có thể hiểu rõ và vận dụng hết những nguồn kiền thức đó vì vậy bài tiểu luận này chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót, chúng em kính mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của thầy để bài tiểu luận của chúng em ngày càng hoàn thiện hơn trong tương lai.

Một lần nữa nhóm 4 xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy Phi Dũng. Chúc thầy có nhiều sức khỏe và gặt hái nhiều thành cơng trong cuộc sống.

<i><b>TP.Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 09 năm 2023</b></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>MỤC LỤC</b>

<b>Chương 4: XÁC ĐỊNH NHU CẦU VÀ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA TRANG THIẾT </b>

<b>1.1. Dự báo nhu cầu trang thiết bị tại Cảng hàng không sân bay...1</b>

<b>1.2. Phương pháp dự báo...2</b>

<b>1.3. Hoạch định nhu cầu sử dụng...2</b>

<b>2. Quản lý kế hoạch mua sắm...3</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>CHƯƠNG 4: XÁC ĐỊNH NHU CẦU VÀ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUATRANG THIẾT BỊ</b>

Các yếu tố xác định nhu cầu mua sắm:Thời gian (năm, tháng, quý, tuần, ngày).Kết quả dự báo/ hoạch định nhu cầu sử dụng .Mục đích mua sắm/ sử dụng.

Những năng lực hiện tại của công ty (các trang thiết bị hiện có, quy mơ vốn đầu tư,nguồn vốn).

Việc lựa chọn thiết bị có chức năng và cơng nghệ phải phù hợp với tiêu chuẩn kỹthuật cơ sở về các trang thiết bị.

<b>1.1. Dự báo nhu cầu trang thiết bị tại Cảng hàng không sân bay</b>

Các bước trong dự báo:

B1: Xác định mục đích của dự báoB2: Chọn các loại thiết bị cần dự báoB3: Xác định tầm xa dự báoB4: Chọn mơ hình dự báoB5: Thu thập dữ liệuB6: Thực hiện dự báo

B7: Phê duyệt và thực hiện kết quả Loại dự báo

Dự báo ngắn hạn: thường là ít hơn 3 tháng hoặc đến 1 nămDự báo trung hạn: 3 tháng đến 3 năm

Dự báo dài hạn: trên 3 năm

Các dự báo trung / dài hạn giải quyết nhiều vấn đề bao quát hơn và hỗ trợ các quyết địnhquản lý về hoạch định sản phẩm, máy tính, thiết bị và quy trình. Dự báo ngắn hạn thường sửdụng nhiều phương pháp luận khác nhau hơn là dự báo dài hạn. Các dự báo ngắn hạn cóhướng chính xác hơn các hạn chế dự báo.

Page | 1

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Phiếu yêu cầu trang thiết bịBảng dự toán trang thiết bị

Tổng hợp nhu cầu trang thiết bị của toàn thể công ty. Khi nhận được các tài liệu trên, nhânviên phịng cung ứng phải kiểm tra kỹ lưỡng độ hồn chỉnh và chính xác của chúng trên cơ sởtổng hợp nhu cầu từng loại trang thiết bị. Điều này đặc biệt quan trọng vì các loại trang thiếtbị phải được mơ tả một cách cụ thể, rõ ràng và chính xác.

Xác định nhu cầu trang thiết bị cần mua. Chúng ta áp dụng công thức sau:

A= B – C – D

A: Nhu cầu trang thiết bị cần mua

B: Tổng nhu cầu trang thiết bị của tất cả bộ phận trong cơng tyC: Trang thiết bị cịn trong kho

D: Số lượng trang thiết bị cơng ty có thể tự sản xuất

<b>1.3. Hoạch định nhu cầu sử dụng.</b>

- Phục vụ chuyến bay- Phục vụ hành khách- Phục vụ hành lý- Phục vụ hàng hóa

- Phục vụ đưa tiễn hành khách, nhân viên, các hãng HK, các đơn vị kinh doanh/ khai thác,các bên liên quan, v.v.

Page | 2

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

-Phục vụ chuyến bay ( quốc tế, quốc nội, nối chuyến,...)

<b>- Phục vụ hành khách ( quốc tế, quốc nội, nối chuyến,...)</b>

- Phục vụ hành lý (quốc tế, quốc nội, nối chuyến, thất lạc, hành lý thường, hành lý cồng kềnh,hàng hóa nguy hiểm, v.v.)

- Phục vụ hàng hóa

- Phục vụ cho khách hàng đưa tiễn, nhân viên các hãng hàng không, các đơn vị kinh doanh/khai thác, các bên liên quan, …

Các trang thiết bị hiện có: Tổng số các trang thiết bị hiện có, tình trạng kỹ thuật sử dụngtại đơn vị…

Quy mô vốn đầu tư: Nguồn vốn (tự có, vay ưu đãi, ngân sách nhà nước cấp, khác). Vai trò của một số phòng ban:

Phòng tài liệu chất xếp: cung cấp toàn bộ tài liệu của tất cả các chuyến bay đi/ đếnhàng ngày.

Phòng kế hoạch: cung cấp số lượng chuyến bay đã phục vụ thực tế hàng tháng ( loạitheo từng hãng, từng loại máy bay, từng tuyến đường bay quốc tế hay quốc nội).

Phịng tài chính – kinh tế: kiểm tra số liệu lập hóa đơn phục vụ mặt đất hàng ngày,kiểm tra số liệu thanh toán chi phí sử dụng băng chuyền hành lý của các hãng, thu tiềnsử dụng DCS ( hệ thống điều khiển phân tán) hàng tháng đối với các hãng.

<b>2. Quản lý kế hoạch mua sắm2.1. Lập kế hoạch mua sắm</b>

Lập kế hoạch mua sắm: Xác định mua cái gì và thời gian thế nào.

Xác định những vấn đề liên quan tới kế hoạch mua sắm mà dự án cần nhất trong việc sửdụng sản phẩm hay những dịch vụ từ bên ngồi. Bao gồm:

Có mua hay khơng?Mua bằng cách nào?

Page | 3

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

Mua cái gì?Mua bao nhiêu?Khi nào mua?

Ví dụ: Một số công ty như Boots PLC ở nước Anh, sử dụng những dịch vụ về IT bênngoài giúp họ tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng hệ thống IT của chính họ. Việc hoạch địnhmua sắm trang thiết bị cẩn thận cũng giúp họ tiết kiệm tới hàng tỷ đô la, cũng như U.S. AirForce đã sử dụng linh hoạt chiến lược giá cả cho dự án quy mơ tự động hố văn phịng. Một số kỹ thuật và công cụ hoạch định trang thiết bị như:

Phân tích “Làm/Mua”: Xác định một dịch vụ hay một sản phẩm cụ thể nào đó có thể tựsản xuất hay mua hoặc thực hiện trong công ty hay mua từ bên ngồi. Thường liên quan tớiphân tích tài chính.

Ví dụ: Giả sử bạn có thể th một vật dụng cần cho dự án là 150USD/ngày. Mua vật dụng,chi phí đầu tư là 1000USD và khoản chi phí hàng ngày khác sẽ là 50USD/ngày. Thời gian làbao lâu để chi phí thuê mướn giống như là chi phí mua? Nếu bạn cần vật dụng cho 12 ngày,bạn nên thuê hay mua nó?

Giá cố định: Chỉ mức tổng giá cố định cho một sản phẩm dịch vụ rõ ràng.

Chi phí bồi hồn: Liên quan tới việc xác định chi trả cho bên bán là chi phí trực tiếp haygián tiếp.

Page | 4

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF = Cost Plus Incentive Fee): Bên mua trả cho bên bánkhoản chi phí thực hiện phù hợp với một khoản lệ phí trước và một khoản tiền thưởng khíchlệ.

Chi phí cộng lệ cố định (CPFF = Cost Plus Fixed Fee): Bên mua trả cho bên bán khoảnchi phí thực hiện phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả ln dựa trên một tỷ lệ phầm trămcủa chi phí đã được ước tính.

Chi phí cộng % chi phí (CPPC = Cost Plus Percentage of Cost): Bên mua trả cho bên bánkhoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa trên tổng chi phí.

<b>Bảng kê khai cơng việc (SOW = Statement Of Work)</b>

1. Ph m vi công vi c: Mô t chi tiếết công vi c đạ ệ ả ệ ược hoàn tấết. Chi rõ phấần c ng, phấầnứmếầm có liến quan và xác đ nh chính xác tính chấết công vi c.ị ệ

2. N i làm vi c: Mô t đ a đi m công vi c đơ ệ ả ị ể ệ ược th c hi n. Ch rõ v trí phấần c ng,ự ệ ỉ ị ứphấần mếầm n i mà m t ngơ ộ ười ph i tiếến hành công vi c.ả ệ

3. Th i gian th c hi n: Xác đ nh công vi c khi nào bắết đấầu và kếết thúc, gi làm vi c,ờ ự ệ ị ệ ờ ệsôế gi làm vi c đờ ệ ược ghi trong hoá đ n trến 1 tuấần, n i mà công vi c ph i đơ ơ ệ ả ượ c th cựhi n và nh ng thông tin l ch bi u liến quan.ệ ữ ị ể

4. L ch bi u bàn giao công vi c: Danh m c rõ ràng công vi c bàn giao, mô t chi tiếết,ị ể ệ ụ ệ ảch rõ kỳ h n.ỉ ạ

5. Tiếu chu n áp d ng: Ch ra công ty hay nh ng tiếu chu n công nghi p bấết kỳ nàoẩ ụ ỉ ữ ẩ ệliến quan t i vi c th c hi n công vi c.ớ ệ ự ệ ệ

6. Tiếu chu n nghi m thu: Mô t phẩ ệ ả ương th c bến mua quyếết đ nh nếếu công vi cứ ị ệ

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Bảng kê khai công việc là bảng mô tả các công việc cần thiết cho việc mua sắmNhiều hợp đồng, những bản ghi nhớ liên kết qua lại đều có các SOWMột SOW rõ ràng giúp những nhà thầu hiểu rõ những yều cầu của khách hàng

<b>2.2. Lập kế hoạch mời thầu</b>

Lập kế hoạch mời thầu: lập ra những yêu cầu sản phẩm và nhận biết nguồn lực tiềm năng. Kế hoạch mời thầu liên quan tới việc chuẩn bị một văn bản:

Yêu cầu đề xuất: Để mời gọi từ những nhà cung cấo tương laiYêu cầu báo giá: Để xem xét tính chất của việc mua sắm đã ấn định

Mời thầu hay đàm phán và phúc đáp lại chủ thầu đầu tiên cũng là một phần của kếhoạch mời thầu

<b>Bảng 1.3 Phác thảo về đề xuất nhận thầu(RfP = Request for Proposal)</b>

Việc mời thầu liên quan tới việc thu thập những đề nghị hay sự bỏ thầu từ những nhà cungcấp tương lai. Những công ty có thể thơng báo nhu cầu mua sắm hàng hoá và dịch vụ theomột số cách:

Tiếp cận với nhà cung cấp uy tínTiếp cận với một số nhà cung cấp tiềm năngQuảng bá với những đối tượng quan tâm

Page | 6 1. M c đích c a RfPụ ủ

2. Bôếi c nh T ch cả ổ ứ3. Nh ng yếu cấầu c b nữ ơ ả

4. Môi tr ng Phấần c ng và Phấần mếầmườ ứ5. Mô t quá trình m i thấầuả ờ

6. Phát bi u vếầ công vi c cùng thông tin l ch bi uể ệ ị ể7. Ph c l c có th làm:ụ ụ ể

A. T ng quan h thôếng hi n nayổ ệ ệB Cá ế ấầ ếầ h thôếệ

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

Một hội thảo dành cho nhà thầu có thể giúp sàng lọc những điều bên mua mong đợi.

Chuẩn bị những hình thức đánh giá là rất bổ ích trong việc lựa chọn các nhà cung cấp. Bênmua thường thiết lập một “Danh sách ngắn (short list)”.

Short list (danh sách ngắn) là một danh sách nhỏ gồm các nhà cung cấp tiềm năng hàngđầu được lựa chọn từ số lượng lớn các ứng viên ban đầu. Quá trình tạo ra short list thườngbao gồm việc sàng lọc và đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí quan trọng như chấtlượng sản phẩm/dịch vụ, hiệu suất, đáng tin cậy, giá cả, hỗ trợ kỹ thuật và khả năng đáp ứngyêu cầu.Danh sách này giúp giảm bớt thời gian và cơng sức trong q trình lựa chọn nhàcung cấp bằng cách tập trung vào các ứng viên tiềm năng nhất. Các nhà cung cấp trong danhsách ngắn này thường được mời tham gia vào các giai đoạn tiếp theo của quá trình lựa chọn,chẳng hạn như đàm phán hợp đồng, thăm quan nhà máy hoặc tham gia vào cuộc đấu thầucuối cùng.

Quản lý hợp đồng: Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo việc thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêucầu giao kèo theo hợp đồng:

Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó quan trọng là những nhà làm hợp đồngphải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng.(Đảm bảo tính hợppháp, bảo vệ lợ ích bên tham gia…)

Nhiều giám đốc dự án phớt lờ những khế ước trong hợp đồng và điều đó dẫn tớinhững hậu quả nghiêm trọng (Mất uy tín, tốn thời gian tiền bạc,…)

Page | 7

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Kiểm soát những thay đổi trong hợp đồng:

Thay đổi ở bất cứ phần nào của dự án cũng cần được xem xét, phê chuẩn và lập vănbản bởi cùng một người đã phê duyệt dự án trước đó

Đánh giá sự thay đổi phải bao gồm phân tích sự ảnh hưởng. Sự thay đổi ảnh hưởng rasao đến phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng của hàng hoá hay dịch vụ được cungcấp?

Những thay đổi phải được thiết lập bàng văn bản. Những thành viên trong dự án cũngnên ghi chép tư liệu của tất cả những cuộc họp quan trọng và những cuộc điện thoại.

Lưu trữ thông tin sử dụng trong tương lai

Kiểm toán trong mua sắm sẽ xác định các bài học kinh nghiệm.

<b>3. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý mua sắm trang thiết bị.</b>

Sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản nhằm mục đích soạn thảo các đề suất và hợpđồng, bảng tính giúp chúng ta xem xét được hoạt động của nhà cung cấp, trình bày các thơngtin liên quan tới việc mua sắm ( có thể chèn hình word hay excel vào nha )

Từ những năm cuối thập niên 90 đến những năm đầu 2000, các công ty và doanh nghiệpbắt đầu sử dụng phần mềm mua sắm điện tử sử dụng cho mua sắm điện tử.

Những công ty thương mai như Commerce One, Ariba, Concur Technologies và Ban cungcấp dịch vụ mua sắm liên kết trên mạng và cũng sử dụng công cụ kết nối mạng khác giúp tìmnhững thơng tin về các nhà cung cấp hay bán đấu giá những món hàng hay dịch vụ.

Page | 8

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>KẾT LUẬN</b>

Tổng kết lại, “Xác định nhu cầu và quản lý kế hoạch mua trang thiết bị” đảm bảo rằng quátrình mua sắm diễn ra một cách hiệu quả trong việc sử dụng tài chính và thời gian.Việcnghiên cứu và đánh giá thị trường giúp tìm kiếm các lựa chọn tốt nhất và tối ưu hóa sự cạnhtranh giữa các nhà cung cấp. Quản lý tài chính đảm bảo rằng nguồn tài chính được xác địnhvà sử dụng một cách hợp lý. Quá trình mua sắm và kiểm tra trang thiết bị đảm bảo đáp ứngcác yêu cầu kỹ thuật và an toàn trước khi được triển khai.

Việc đưa ra các đánh giá về nhu cầu trang thiết bị mới để nâng cấp, mở rộng hoặc thay thếtrên hệ thống hiện có dựa trên các yếu tố như cơng nghệ mới, tiêu chuẩn an tồn, u cầu củakhách hàng và các quy định pháp lý góp phần nâng cao sự vận hành hiệu quả, năng suất và sựphát tiển của ngành hàng không.

Page | 9

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">