giáo trình nghiệp vụ văn phòng nghề tin học ứng dụng cao đẳngtrung cấp

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.12 MB, 49 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

ĀY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHà Hâ CHÍ MINH

TR¯àNG CAO ĐẲNG BÁCH KHOA NAM SÀI GỊN

GIÁO TRÌNH

của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Bách Khoa Nam Sài Gịn

Thành phß Hồ Chí Minh, nm 2022

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

CH¯¡NG 1: VN BÀN HÀNH CHÍNH 1.1. Văn b¿n hành chính

Văn bÁn hành chính là lo¿i văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc khơng mang tính quy ph¿m đ°ợc dùng để quy định, quyết định, phÁn ánh, thơng báo tình hình trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cÿ thể khác cāa ho¿t động quÁn lý.

1.2. Phân lo¿i văn b¿n hành chính

Văn bÁn hành chính gãm: văn bÁn hành chính cá biệt và văn bÁn hành chính thơng th°ờng

- Văn bÁn hành chính cá biệt (văn bÁn áp dÿng pháp luật): là văn bÁn cāa c¡ quan nhà n°ớc có thẩm quyền ban hành theo thā tÿc, hình thức pháp luật quy định.

+ Quyết định khen th°ởng

+ Tăng l°¡ng

+ Bổ nhiệm

+ Chỉ thị phát động thi đua.

+ Biểu d°¡ng ng°ời tát việc tát

- Văn bÁn hành chính thơng th°ờng: do các c¡ quan, tổ chức, cá nhân so¿n thÁo và ban hành theo thẩm quyền, trình tự và hình thức nhất định.

+ Thơng báo + Báo cáo + Kế ho¿ch

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

1.3. Những quy đßnh chung vß thß thÿc và kỹ thuật trình bày văn b¿n hành chính

Dựa vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP h°ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bÁn hành chính do Chính phā ban hành.

Kỹ thuật trình bày văn bÁn bao gãm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, sá trang văn bÁn. Kỹ thuật trình bày văn bÁn hành chính đ°ợc thực hiện theo quy định t¿i Phÿ lÿc I Nghị định này. Viết hoa trong văn bÁn hành chính đ°ợc thực hiện theo quy định t¿i Phÿ lÿc II Nghị định này. Chữ viết tắt tên lo¿i văn bÁn hành chính đ°ợc thực hiện theo quy định t¿i Phÿ lÿc III Nghị định này.

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

− Định lề trang văn bÁn (đái với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề d°ới: cách mép d°ới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phÁi: cách mép phÁi từ 15 - 20 mm.

− Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bÁn trên một trang giấy khổ A4 đ°ợc thực hiện theo s¡ đã bá trí các thành phần thể thức văn bÁn kèm theo Mÿc VI Phần I trong Phÿ lÿc cāa Nghị định này. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bÁn trên một trang giấy khổ A5 đ°ợc áp dÿng t°¡ng tự theo s¡ đã t¿i Phÿ lÿc trên.

− Sá trang văn bÁn: Đ°ợc đánh từ sá 1, bằng chữ sá À Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đ°ợc đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên cāa văn bÁn, khơng hiển thị sá trang thứ nhất.

1.4. S¡ đß bß trí các thành ph¿n thß thÿc văn b¿n hành chính

− Vß trí trình bày các thành phần thÃ thāc

Ơ sß : Thành phần thÃ thāc vn bÁn

1 : Quác hiệu và Tiêu ngữ

2 : Tên c¡ quan, tổ chức ban hành văn bÁn

3 : Sá, ký hiệu cāa văn bÁn

4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bÁn

5a : Tên lo¿i và trích yếu nội dung văn bÁn

5b : Trích yếu nội dung cơng văn

7a, 7b, 7c : Chức vÿ, họ tên và chữ ký cāa ng°ời có thẩm quyền

8 : Dấu, Chữ ký sá cāa c¡ quan, tổ chức

9a, 9b : N¡i nhận

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bÁn

- Tên cơ quan, tổ chức chă quÁn trực

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn

bÁn In hoa 12-13 Đứng, đậm CĂC VN TH¯ V LU TRỵ NH NC 12

3 S, ký hißu căa văn bÁn In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13 4 Địa danh và thời gian ban hành văn

bÁn In thường 13-14 Nghiêng Thành phHà Nố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 ội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 13

5 Tên lo¿i và trích y¿u nßi dung văn bÁn

A Đối với văn bÁn có tên lo¿i

- Tên lo¿i văn bÁn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm CHâ THÞ 14 - Trích y¿u nßi dung In thường 13-14 Đứng, đậm VÁ cơng tác phịng, chßng lăt bão 14

B Đối với cơng văn

Trích y¿u nßi dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

6 Nßi dung văn bÁn In thường 13-14 Đứng Trong công tác chá đ¿o ... 14 A Gồm ph¿n, chương, māc, tiểu māc,

điÁu, khoÁn, điểm

- Từ <Ph¿n=, <Chương= và số thứ tự

căa ph¿n, chương In thường 13-14 Đứng, đậm Ph¿n 1 Ch°¢ng I 14 - Tiêu đÁ căa ph¿n, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐÞNH CHUNG QUY ĐÞNH CHUNG 14 - Từ <Māc= và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Măc 1 14 - Tiêu đÁ căa māc In hoa 13-14 Đứng, đậm QUÀN LÝ VÀN BÀN 14 - Từ <Tiểu māc= và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Tiểu măc 1 14 - Tiêu đÁ căa tiểu māc In hoa 13-14 Đứng, đậm QUÀN LÝ VN BÀN ĐI 14 - ĐiÁu In thường 13 - 14 Đứng, đậm ĐiÁu 1. BÁn sao vn bÁn 14 - KhoÁn In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức ... 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với.... 14 B Gồm ph¿n, māc, khoÁn, điểm

- Từ <Ph¿n= và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Ph¿n 1 14 - Tiêu đÁ căa ph¿n In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THĀC HIàN NHIàM VĂ ... 14 - Số thứ tự và tiêu đÁ căa māc In hoa 13-14 ng, m I. NHỵNG KắT QUÀ... 14 - KhoÁn:

Trường hÿp có tiêu đÁ In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Ph¿m vi và đßi t°āng áp dăng 14 Trường hÿp khơng có tiêu đÁ In thường 13-14 Đứng 1. Quy¿t định này có hißu lực thi hành kể từ ngày... 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với.... 14 7 Chức vā, họ tên căa người có thÁm

quyÁn

- QuyÁn h¿n căa người ký In hoa 13 - 14 Đứng, đậm TM. ĄY BAN NHÂN DÂN KT. BÞ TR¯äNG 14 - Chức vā căa người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHĄ TịCH THỵ TRọNG 14 - H tờn ca ngi ký In thường 13 - 14 Đứng, đậm Nguyßn Vn A Tr¿n Vn B 14 8 Nơi nhận

A Từ <Kính gửi= và tên cơ quan, tổ

chức, cá nhân nhận văn bÁn In thường 13 -14 Đứng 14

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

- Gửi nhiÁu nơi

Kính gửi: - Bß Nßi vā;

- Bß K¿ ho¿ch và Đ¿u tư; - Bß Tài chính.

- Tiêu đÁ căa phā lāc In hoa 13-14 Đứng, m BNG CHỵ VIắT TT 14

10 Dấu chi mức đß khÁn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm HâA TÞC TH¯ĀNG KHÀN KHÀN 13

11 Ký hißu người so¿n thÁo văn bÁn và số lưÿng bÁn phát hành In thường 11 Đứng PL.(300) 11 12 Địa chà cơ quan, tổ chức; thư đißn tử;

trang thơng tin đißn tử; số đißn tho¿i;

số Fax In thường 11 - 12 Đứng

... ĐT: ... Fax: ... E-Mail: ...

11 13 Chá dẫn vÁ ph¿m vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRÀ L¾I L¯U HÀNH NÞI BÞ 13 14 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 ---

1 Cỡ chữ trong cùng mßt văn bÁn tăng, giÁm phÁi thống nhất, ví dā: Quốc hißu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bÁn cỡ chữ 14 hoặc Quốc hißu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bÁn cỡ chữ 13.

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

1.6. Kỹ thuật so¿n th¿o nßi dung văn b¿n 1.6.1. Yêu c¿u vß nßi dung văn b¿n

− Văn bÁn phÁi có tính mÿc đích:

Tr°ớc khi so¿n thÁo văn bÁn cần xác định mÿc tiêu và giới h¿n điều chỉnh cāa văn bÁn. Tức là cần phÁi trÁ lời đ°ợc các câu hßi: Văn bÁn này ban hành để làm gì? Nhằm giÁi quyết vấn đề gì? Mức độ thực hiện đến đâu? Có thiết thực với yêu cầu cāa đời sáng xã hội hay không? Kết q cāa việc thực hiện văn bÁn là gì?

Tính mÿc đích cāa văn bÁn cịn thể hiện ở ph°¡ng diện mức độ phÁn ánh các mÿc tiêu trong đ°ờng lái, chính sách các cấp āy ĐÁng, nghị quyết cāa các c¡ quan quyền lực cùng cấp và các văn bÁn cāa c¡ quan quÁn lý nhà n°ớc cấp trên, áp dÿng vào giÁi quyết những công việc cÿ thể ở một ngành, một cấp nhất định.

Nếu tính mÿc đích cāa văn bÁn khơng cao sẽ làm h¿n chế đến hiệu lực và giá trị cāa văn bÁn trong thực tế.

− Văn bÁn phÁi có tính khoa học:

Một văn bÁn có tính khoa học phÁi đÁm bÁo:

Có đā l°ợng thơng tin quy ph¿m và thơng tin thực tế cần thiết. Các thông tin đ°ợc sử dÿng để đ°a vào văn bÁn phÁi đ°ợc xử lý và đÁm bÁo chính xác: sự kiện và sá liệu chính xác, đúng thực tế và cịn hiện thời, khơng đ°ợc sử dÿng sự kiện và sá liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp l¿i từ văn bÁn khác.

BÁo đÁm sự logic về nội dung: sự nhất quán về chā đề, bá cÿc chặt chẽ. Ngôn ngữ và cách hành văn phÁi đÁm bÁo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thơng.

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

ĐÁm bÁo tính hệ tháng cāa văn bÁn (tính tháng nhất). Nội dung cāa văn bÁn phÁi là một bộ phận cấu thành hữu c¡ cāa hệ tháng văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc nói chung.

− Văn bÁn phÁi có tính đ¿i chúng:

Đái t°ợng thi hành cāa văn bÁn có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bÁn phÁi có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đÁm bÁo đến mức tái đa tính phổ cập, song khơng Ánh h°ởng đến nội dung nghiệm túc, chặt chẽ và khoa học cāa văn bÁn. PhÁi xác định rõ là các văn bÁn quÁn lý hành chính nhà n°ớc ln ln gắn chặt với đời sáng xã hội liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đái t°ợng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện.

Tính phổ thơng, đ¿i chúng cāa văn bÁn giúp cho đái t°ợng thi hành văn bÁn dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đã cāa c¡ quan ban hành, để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện pháp luật. Tính đ¿i chúng cũng chính là tính nhân dân cāa văn bÁn, do đó nội dung cāa văn bÁn qn lý hành chính nhà n°ớc cịn phÁi phÁn ánh nguyện vọng chính đáng cāa đơng đÁo nhân dân lao động. Tính nhân dân cāa văn bÁn bÁo đÁm cho Nhà n°ớc thực sự là công cÿ sắc bén để nhân dân lao động làm chā đất n°ớc, làm chā xã hội. Cũng có thể coi tính nhân dân cāa văn bÁn là biểu hiện tính dân chā cāa các quyết định quÁn lý.

− Văn bÁn phÁi có tính pháp lý – quÁn lý:

Nội dung văn bÁn không đ°ợc trái với Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các quy định trong các văn bÁn cāa c¡ quan Nhà n°ớc cấp trên.

− Văn bÁn phÁi có tính khÁ thi:

Tính khÁ thi là một yêu cầu đái với văn bÁn, đãng thời là hiệu quÁ cāa sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên.

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

1.6.2. K¿t c¿u nßi dung văn b¿n

Bá cÿc cāa một văn bÁn địi hßi phÁi chặt chẽ, logic để giúp ng°ời đọc hiểu nội dung văn bÁn đ°ợc đầy đā, đúng đắn và có hệ tháng. Nội dung một văn bÁn th°ờng kết cấu gãm ba phần: phẩn mở đầu, phần nội dung chính và phần kết luận.

Phần mở đầu: làm cho ng°ời đọc thấy đ°ợc mÿc đích, ý nghĩa cāa những văn bÁn đ°ợc ban hành. Th°ờng sử dÿng các từ mở đầu: để …, căn cứ vào …

Phần nội dung chính: Kết cấu phần nội dung chính cāa văn bÁn phÿ thuộc vào mÿc đích, tính chất cāa từng thể lo¿i văn bÁn so¿n thÁo. PhÁi đÁm bÁo chặt chẽ, logic cāa văn bÁn hành chính. Căn cứ vào mÿc đích, lý do ở phần mở đầu để xác định những ý chính trong phần nội dung văn bÁn, sắp xếp ý nào cần viết tr°ớc, ý nào cần viết sau để làm nổi bật đ°ợc chā đề cần giÁi quyết.

Phần kết luận: là phần những điều khoÁn thi hành (đái với những văn bÁn có điều khoÁn) nhằm giÁi quyết những vấn đề tổ chức thực hiện và trách nhiệm thi hành văn bÁn. Còn đái với các văn bÁn hành chính thơng th°ờng, phần kết luận th°ờng khẳng định tầm quan trọng cāa văn bÁn, nêu yêu cầu hoặc đề nghị về giÁi quyết văn bÁn đó hoặc bày tß sự cÁm ¡n, động viên, khích lệ.

1.6.3. Ngơn ngữ và văn phong trong văn b¿n - Ngôn ngā trong vn bÁn quÁn lý

Văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc là những quyết định và thông tin quÁn lý thành văn (đ°ợc văn bÁn hoá) do các c¡ quan quÁn lý nhà n°ớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thā tÿc, hình thức nhất định và đ°ợc nhà n°ớc đÁm bÁo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mái quan hệ quÁn lý nội bộ nhà n°ớc hoặc giữa các c¡ quan nhà n°ớc với tổ chức và công dân.

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

Vì vậy, trong quá trình so¿n thÁo văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc, bên c¿nh những yêu cầu chung về nội dung cāa văn bàn nh° tính mÿc đích, tính cơng quyền, tính khoa học, tính khÁ thi, tính đ¿i chúng, tính pháp lý cịn phÁi đÁm bÁo các yêu cầu về ngôn ngữ khi so¿n thÁo. Ngôn ngữ văn bÁn là hệ tháng những âm, từ, câu và quy tắc kết hợp chúng trong tiếng Việt, đ°ợc Nhà n°ớc sử dÿng để thiết lập các văn bÁn qn lý. Vì vậy, ngơn ngữ văn bÁn là ph°¡ng tiện để thể hiện ý chí cāa chā thể quÁn lý thông qua hệ tháng văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc. Bởi vậy, trong q trình sử dÿng ngơn ngữ để so¿n thÁo văn bÁn quÁn lý cần phÁi đÁm bÁo các yêu cầu sau:

Ngôn ngā vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc phÁi là ngơn ngā vi¿t

Vì chỉ có thơng qua ngơn ngữ viết, chā thể qn lý mới có thể bày tß rõ ràng ý chí, mong muán cāa mình và t¿o điều kiện thuận lợi cho đái t°ợng chịu sự quÁn lý hiểu và nắm bắt đ°ợc đúng đắn, đầy đā nội dung cāa văn bÁn. Qua đó, Nhà n°ớc cũng thuận lợi h¡n trong việc l°u trữ, bÁo quÁn, sao gửi, nghiên cứu…

Ngơn ngā vn bÁn qn lý nhà n°ßc phÁi là ti¿ng Viát

Tiếng Việt là một trong ngôn ngữ đ°ợc Nhà n°ớc khẳng định trong Hiến pháp và đó là c¡ sở pháp lý rất quan trọng đ°ợc sử dÿng trong mọi giao dịch, đ°ợc mọi ng°ời dân biết đến và sử dÿng nên nó mang tính thơng dÿng, phổ biến nhất. Vì vậy, văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc phÁi đ°ợc viết bằng tiếng Việt mới đÁm bÁo tính phổ thơng, đ¿i chúng, qua đó mới chuyển tÁi đ°ợc ý chí cāa Nhà n°ớc tới mọi ng°ời, và mÿc đích cāa việc ban hành văn bÁn mới đ¿t đ°ợc.

Ngơn ngā vn bÁn qn lý nhà n°ßc phÁi là ngơn ngā đ°ÿc Nhà n°ßc sÿ dāng chính thāc.

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

Nhà n°ớc lựa chọn văn bÁn là ph°¡ng tiện quan trọng để chuyển tÁi ý chí cāa mình trong quÁn lý Nhà n°ớc, quÁn lý xã hội. Vì vậy, ngơn ngữ văn bÁn cũng phÁi là ngơn ngữ đ°ợc Nhà n°ớc sử dÿng chính thức trong hệ tháng văn bÁn quÁn lý, qua đó mới thể hiện rõ tính quyền lực nhà n°ớc. Trong việc sử dÿng ngơn ngữ này phÁi đÁm bÁo tính nghiêm túc, lịch sự sẽ t¿o ra sự thiện chí và tự giác thực hiện ở những đái t°ợng có liên quan, nhờ đó mà pháp luật đ°ợc tơn trọng; đÁm bÁo tính chính xác giúp việc thể hiện ý chí cāa Nhà n°ớc đ°ợc rõ ràng, t¿o cho ng°ời tiếp nhận văn bÁn một cách hiểu chung, tháng nhất về ý đã cāa ng°ời tiếp nhận văn bÁn một cách hiểu chung, tháng nhất về ý đã đ°ợc ghi nhận trong văn bÁn pháp luật; đÁm bÁo tính tháng nhất khi sử dÿng các từ, ngữ nhằm đÁm bÁo tính tháng nhất cho ngơn ngữ văn bÁn pháp luật; và tính phổ thông là ngôn ngữ đ°ợc sử dÿng th°ờng xuyên trên ph¿m vi tồn qc. Trong q trình so¿n thÁo, việc giữ gìn sự trong sáng cāa tiếng Việt rất đ°ợc coi trọng, đ°ợc coi là một biểu hiện cāa tính phổ thơng.

- Kÿ thuật thành vn

Trong văn bÁn thông th°ờng thể hiện các phong cách chā yếu nh°: phong cách hội tho¿i; phong cách nghệ thuật; phong cách khoa học; phong cách báo chí, cơng luận; phong cách chính luận; phong cách hành chính cơng vÿ. Đái với văn bÁn quÁn lý nhà n°ớc, chúng ta th°ờng thấy xuất hiện hai lo¿i phong cách, đó là phong cách khoa học và phong cách hành chính cơng vÿ.

Phong cách khoa học là phong cách sử dÿng ngơn ngữ thuyết phÿc ng°ời đọc ở độ chính xác cao. Thể hiện tính khách quan, trung thực, khơng sử dÿng câu biểu cÁm, đÁm bÁo tính logic nghiêm ngặt.

Phong cách hành chính cơng vÿ địi hßi đÁm bÁo tính chính xác, rõ ràng. Ngơn từ khơng đ°ợc hiểu theo đa nghĩa; đÁm bÁo tính khách quan, khơng dùng câu biểu cÁm; vừa mang tính khn mẫu vừa thể hiện tính nhã nhặn, lịch sự, trang nghiệm.

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

Từ ngữ sử dÿng th°ờng quy định chặt chẽ, phổ thơng, dễ hiểu và tn thā tính thứ bậc trong nền hành chính. Sử dÿng câu t°ờng thuật và câu mệnh lệnh.

Sắp xếp câu văn theo trật tự có ba thành phần chā yếu: Chā ngữ, vị ngữ, tân ngữ. Sắp xếp các luận chứng nh°: sự kiện, lý lẽ.

Diễn đ¿t ý t°ởng cāa câu văn phÁi phù hợp với đái t°ợng ng°ời đọc, câu văn rõ ràng, sáng sāa, ngắn gọn, từ chính xác; phân đo¿n rõ ràng. Hành văn phÁi cân đái nhịp nhàng: tuy … nh°ng, sở dĩ … cho nên, mặt này … mặt khác,…

1.7. Ph±¡ng pháp so¿n th¿o mßt sß văn b¿n hành chính

Quy trình so¿n thÁo vn bÁn hành chính:

B°ớc 1: Xác định mÿc đích, tính chất cāa vấn đề cần văn bÁn hóa.

Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thơng tin cần thiết có liên quan đến nội dung cāa vấn đề cần ra văn bÁn.

B°ớc 2: Bộ phận hoặc cá nhân đ°ợc giao nhiệm vÿ so¿n thÁo tiến hành viết sự thÁo văn bÁn phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bÁn theo quy định cāa Nhà n°ớc (Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

B°ớc 3: Lãnh đ¿o phÿ trách trực tiếp (Tr°ởng hoặc phó) các phịng ban, hoặc văn phịng duyệt văn bÁn tr°ớc khi trình lên lãnh đ¿o c¡ quan ký.

B°ớc 4: Hoàn chỉnh dự thÁo lần cuái và trình thā tr°ởng ký ban hành văn bÁn. B°ớc 5: Nhân văn bÁn theo sá l°ợng <n¡i nhận= và làm các thā tÿc văn th° phát hành và l°u giữ văn bÁn (cho sá, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bÁn, bÁo quÁn văn bÁn l°u) theo đúng quy định hiện hành.

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

Mẫu 1.1 – Nghò quyt (cỏ biỏt)

QUYắT NGHị: 6.

./.

Ni nhn: - Như ĐiÁu .... ;

- Lưu: VT ...7...8…

(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Há và tên

_________________________________________________________________________________

Ghi chú:

1Tên c¡ quan, tổ chÿc chÿ qu¿n trÿc tiếp (nếu có).

2Tên c¡ quan, tổ chÿc ban hành Nghị quyết

3 Chÿ viết tắt cÿa c¡ quan, tổ chÿc ban hành nghị quyết.

4 Địa danh

5 Trích yếu nßi dung Nghị quyết.

6 Nßi dung Nghị quyết.

7 Chÿ viết tắt tên đ¡n vị so¿n th¿o văn b¿n và số l±ợng b¿n l±u (nếu cần)

8 Ký hiệu ng±ßi so¿n th¿o văn b¿n và số l±ợng b¿n phát hành (nếu cần)

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

Mẫu 1.2 – Quy¿t đßnh (cá biát) quy đßnh trāc ti¿p

Căn cứ ... 7 ...

Căn cứ ... ; Theo đề nghị của...

QUYN HắN, CHỵC V CA NGõI Kí

(Ch ký ca ngi có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Há và tên

_________________________________________________________________________________ 1 Tên c¡ quan, tổ chÿc chÿ qu¿n trÿc tiếp (nếu có).

2 Tên c¡ quan, tổ chÿc hoặc chÿc danh nhà n±ßc ban hành Quyết định.

3 Chÿ viết tắt cÿa c¡ quan, tổ chÿc hoặc chÿc danh nhà n±ßc ban hành Quyết định.

4 Địa danh

5 Trích y¿u nßi dung quy¿t định.

6 ThÁm quyÁn ban hành quy¿t định thußc vÁ người đứng đ¿u cơ quan, tổ chức thì ghi chức vā căa người đứng đ¿u; n¿u thÁm quyÁn ban hành quy¿t định thußc vÁ tập thể lãnh đ¿o hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.

7 Các căn cứ để ban hành quy¿t định.

8 Nßi dung cuy¿t định.

9 Chữ vi¿t tắt tên đơn vị so¿n thÁo và số lưÿng bÁn lưu (n¿u c¿n).

10 Ký hißu người so¿n thÁo văn bÁn và số lưÿng bÁn phát hành (n¿u c¿n).

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

Mẫu 1.4 – Vn bÁn có tên lo¿i

………

………..

………/.

Nơi nhận: - Như ĐiÁu .... ;

- ...;

- Lu: VT, ...9...10

QUYN HắN, CHỵC VĂ CĄA NG¯âI KÝ

(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Hß và tên

_________________________________________________________________________________

Ghi chú:

1Tên cơ quan, tổ chức chă quÁn trực ti¿p (n¿u có).

2Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

3 Chữ vi¿t tắt tên lo¿i văn bÁn.

4 Chữ vi¿t tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bÁn.

5 Địa danh.

6 Tên lo¿i văn bÁn

Mẫu này áp dāng chung đối với các hình thức văn bÁn hành chính có ghi tên lo¿i gồm: chá thị, quy ch¿, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng hẫn, chương trình, k¿ ho¿ch, phương án, đÁ án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ăy quyÁn, phi¿u gửi, phi¿u chuyển, phi¿u báo.

7 Trích y¿u nßi dung văn bÁn.

8 Nßi dung văn bÁn.

9 Chữ vi¿t tắt tên đơn vị so¿n thÁo và số lưÿng bÁn lưu (n¿u c¿n).

10 Ký hißu người so¿n thÁo văn bÁn và số lưÿng bÁn phát hành (n¿u c¿n).

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

- ...;

- Lưu: VT, ...8...9

QUYN HắN, CHỵC V CA NGõI Kí (Ch ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Há và tên _________________________________________________________________________________ ………..10……… _________________________________________________________________________________

Ghi chú:

1 Tên cơ quan, tổ chức chă quÁn trực ti¿p (n¿u có).

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

3 Chữ vi¿t tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

4 Chữ vi¿t tắt tên đơn vị so¿n thÁo công văn.

5 Địa danh.

6 Trích y¿u nßi dung cơng văn.

7 Nßi dung cơng văn.

8 Chữ vi¿t tắt tên đơn vị so¿n thÁo và số lưÿng bÁn lưu (n¿u c¿n).

9 Ký hißu người so¿n thÁo văn bÁn và số lưÿng bÁn phát hành (n¿u c¿n).

10 Địa chá cơ quan, tổ chức; thư đißn tử; trang thơng tin đißn tử; số đißn tho¿i; số Fax (n¿u c¿n).

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

Mẫu 1.7 – GiÃy mãi

- ...;

- Lưu: VT, ...9...10…

(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Há và tên

_________________________________________________________________________________

Ghi chú:

1 Tên cơ quan, tổ chức chă quÁn trực ti¿p (n¿u có).

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

3 Chữ vi¿t tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

4 Địa danh.

5 Trích y¿u nßi dung cußc họp.

6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vā, đơn vị công tác căa người đưÿc mời.

7 Tên (nßi dung) căa cußc họp, hßi thÁo, hßi nghị, v.v…

8 Các vấn đÁ c¿n lưu ý.

9 Chữ vi¿t tắt căa đơn vị so¿n thÁo và số lưÿng bÁn lưu (n¿u c¿n).

10 Ký hißu căa người so¿n thÁo văn bÁn và số lưÿng bÁn phát hành (n¿u c¿n).

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

Mẫu 1.8 – GiÃy giái thiáu

GIÂY GIàI THIàU

... 2 ... trân trọng giới thißu:

Ơng (bà) ... 5 ...

Chức vā: ... Đưÿc cử đ¿n: ... 6 ... VÁ vißc: ... ……… ĐÁ nghị Qúy cơ quan t¿o điÁu kißn để ơng (bà) có tên ở trên hồn thành nhißm vā.

Giấy này có giá trị đ¿n h¿t ngày ... /.

Nơi nhận:

- Như trên; - Lưu: VT

(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Há và tên

_________________________________________________________________________________

Ghi chú:

1 Tên cơ quan, tổ chức chă quÁn trực ti¿p (n¿u có).

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bÁn (cấp giấy giới thißu).

3 Chữ vi¿t tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bÁn.

4 Địa danh.

5 Họ và tên, chức vā và đơn vị công tác căa người đưÿc giới thißu.

6 Tên cơ quan, tổ chức đưÿc giới thißu tới làm vißc.

</div>Trang 23<div class="page_container" data-page="23">

Thời gian bắt đ¿u: ... Địa điểm: ... Thành ph¿n tham dự: ... ……….

Chă trì (chă tọa): ... Thư ký (người ghi biên bÁn): ... Nßi dung (theo diễn bi¿n cußc họp/hßi nghị/hßi thÁo): ………. ………

Cußc họp (hßi nghị, hßi thÁo) k¿t thúc vào .... giờ ...., ngày .... tháng .... năm ..../.

1 Tên cơ quan, tổ chức chă quÁn trực ti¿p (n¿u có).

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bÁn.

3 Chữ vi¿t tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bÁn.

4 Tên cußc họp, hßi nghị, hßi thÁo.

5 Ghi chức vā chính quyÁn (n¿u c¿n).

</div>Trang 24<div class="page_container" data-page="24">

CH¯¡NG 2: QUÀN LÝ VN BÀN, TÀI LIàU 2.1. Tổ chāc giÁi quy¿t và quÁn lý vn bÁn:

2.1.1. Ý nghĩa cÿa công tác giÁi quy¿t và quÁn lý vn bÁn

GiÁi quyết và quÁn lý văn bÁn là một công việc diễn ra hàng ngày hàng giờ ở các c¡ quan, đ¡n vị. Trong văn phịng, cơng tác này th°ờng chiếm phần lớn thời gian ho¿t động cāa văn phòng. Một sá ý nghĩa cāa công tác này:

ĐÁm bÁo cung cấp kịp thời, đầy đā, chính xác những thơng tin cần thiết phÿc vÿ cho công tác lãnh đ¿o cāa ĐÁng, quÁn lý cāa Nhà n°ớc, cāa các tổ chức, c¡ quan, đ¡n vị.

Giúp cho việc giÁi quyết công việc cāa c¡ quan đ°ợc nhanh chóng, chính xác có chất l°ợng, đúng đ°ờng lái chính sách, chế độ.

L°u giữ những hã s¡, tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phÿc vÿ cho việc tra cứu, giÁi quyết các công việc tr°ớc mắt và lâu dài.

L°u giữ l¿i những tài liệu, chứng cứ phÿc vÿ cho các c¡ quan thanh tra, kiểm tra khi cần thiết nhằm chứng minh cho ho¿t động cāa c¡ quan đó có hợp pháp hay khơng. Đây là những bằng chứng chứng minh cho ho¿t động cāa c¡ quan một cách chân thật nhất.

2.1.2. Nguyên t¿c giÁi quy¿t, quÁn lý vn bÁn

Để quÁn lý tập trung tháng nhất công việc trong c¡ quan, tất cÁ mọi văn bÁn đi – đến c¡ quan bằng các con đ°ờng khác nhau đều phÁi chuyển qua văn th° đăng ký vào sổ và làm các thā tÿc cần thiết. Việc gửi văn bÁn giữa các cấp, ngành trong bộ máy Nhà n°ớc phÁi theo đúng hệ tháng tổ chức.

Tất cÁ văn bÁn đi, văn bÁn đến cāa c¡ quan, tổ chức phÁi đ°ợc quÁn lý tập trung t¿i Văn th° c¡ quan (sau đây gọi tắt là Văn th°) để làm thā tÿc tiếp nhận, đăng

</div>

giáo trình nghiệp vụ văn phòng nghề tin học ứng dụng cao đẳngtrung cấp

<b>GIÁO TRÌNH </b>

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về