Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.83 MB, 122 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT 
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



GIÁO TRÌNH

MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG 
NGÀNH: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT 
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



GIÁO TRÌNH

MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG 
NGÀNH: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI 
Họ tên: Hoàng Thiên Phong

Học vị: Thạc sĩ

Đơn vị: Phòng Nghiên cứu Khoa học
Email:

TRƢỞNG KHOA TỔ TRƢỞNG

BỘ MÔN

CHỦ NHIỆM 
ĐỀ TÀI

HIỆU TRƢỞNG 
DUYỆT

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc phép

dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

LỜI GIỚI THIỆU

Nghiệp vụ hành chính văn phịng là hoạt động có tính tất yếu và quan trọng
trong mọi cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh thế giới đang diễn ra cuộc cách mạng
thông tin hết sức mạnh mẽ và đất nƣớc ta đang tiến lên theo con đƣờng công nghiệp
hóa, hiện đại hóa và đổi mới hiện nay, văn phòng với tầm quan trọng đặc biệt ngày
càng đƣợc nhìn nhận đầy đủ hơn và cũng giành đƣợc sự quan tâm nhiều hơn, từ ngƣời
lãnh đạo, công chức, viên chức trong các cơ quan, doanh nghiệp cho đến những ngƣời
làm công việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập về cơng tác hành chính văn phịng.

Ý thức đƣợc tầm quan trọng của văn phòng và quản trị văn phòng nên Trƣờng
Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM đã mạnh dạn đƣa mơn nghiệp vụ hành chính văn
phịng vào chƣơng trình đào tạo nhằm bồi dƣỡng những kiến thức về quản trị văn phòng
cho học sinh sinh viên ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng. Từ đó, đã góp phần
đào tạo nên một đội ngũ những ngƣời làm cơng tác văn phịng đơng đảo cho đất nƣớc.

Do tầm quan trọng của quản trị văn phòng nên từ trƣớc tới nay đã có nhiều sách
chuyên khảo hoặc giáo trình do các tác giả nƣớc ngồi và trong nƣớc biên soạn. Có thể
kể đến một số cơng trình chính nhƣ Quản trị hành chính văn phịng của học giả ngƣời
Anh Mike Harvey (1996); Giáo trình hành chính văn phịng (dùng cho đào tạo cử nhân
hành chính) của Học viện Hành chính Quốc gia (2004); Giáo trình Quản trị hành chính
văn phịng (dùng cho đào tạo cử nhân kinh tế) của Trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân
Hà Nội (2005); Giáo trình Quản trị văn phòng của Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP.HCM (2015), v.v …

Tuy vậy, do hiện nay đã có nhiều văn bản mới đƣợc ban hành, đặc biệt là Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thƣ đã cập
nhật bổ sựng nhiều quy định mới; Bên cạnh đó, nhằm đáp ứng mục tiêu đào tạo cho

học sinh sinh viên ngành Công nghệ thống tin của trƣờng, cần thiết phải có một giáo
trình cho mơn học Nghiệp vụ hành chính văn phịng.

Do u cầu cấp thiết đó, Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM, mà trực
tiếp là Khoa Công nghệ thông tin, tổ chức biên soạn cuốn Giáo trình Nghiệp vụ hành 
chính văn p ịn nhằm đáp ừng u cầu nghiên cứu, giảng dạy của giảng viên và nhu 
cầu học tập của đông đảo học sinh sinh viên.

Giáo trình đƣợc biên soạn gồm 4 chƣơng:

- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phịng;

- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp;
- Chƣơng 3: Quản lý văn bản, hồ sơ hiệu quả trong công việc;

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Những nội dung đƣợc đề cập đến trong giáo trình này giúp trang bị cho học sinh
sinh viên những kiến thức cơ bản và hệ thống về quản trị văn phịng. Những kiến thức đó
vừa mang tính đại cƣơng, vừa mang tính chuyên sâu để sử dụng cho giảng dạy, học tập.

Ngồi ra, giáo trình cịn có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập
về quản trị văn phòng đối với các chuyên ngành khác tại Trƣờng và trong công việc
chuyên môn của công chức, viên chức đang làm cơng tác văn phịng.

Với lần biên soạn đầu tiên, giáo trình này chắc chắn vẫn còn những thiếu sót
nhất định. Tác giả rất mong nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp của học sinh sinh viên,
đồng nghiệp và bạn đọc để giáo trình đƣợc hồn thiện hơn.

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng 9 năm 2020
Chủ biên

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU ... 2

CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ... 8

1.1. Các khái niệm cơ bản ... 8

1.1.1. Khái niệm văn phòng... 8

1.1.2. Khái niệm hành chính văn phịng ... 8

1.1.3. Khái niệm quản trị hành chính văn phịng ... 9

1.1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phịng ... 10

1.2. Chức năng, nhiệm vụ ... 10

1.2.1. Chức năng của Văn phòng ... 10

1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng ... 11

1.3. Mục tiêu ... 11

1.4. Vai trò ... 12

1.5. Câu hỏi củng cố chƣơng ... 12

CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CHUYÊN
NGHIỆP ... 13

2.1. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính. ... 13

2.1.1. Những yêu cầu chung ... 13

2.1.2. Những yêu cầu cụ thể ... 14

2.2. Đặc điểm văn bản hành chính. ... 15

2.3. Sự khác biệt của văn bản hành chính và văn bản pháp luật ... 16

2.4. Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính ... 18

2.4.1. Yêu cầu về nội dung ... 18

2.4.2. Yêu cầu về văn phong ngôn ngữ. ... 20

2.4.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức trong soạn thảo văn bản hành chính. ... 24

2.5. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính. ... 30

2.5.1. Cơng văn ... 30

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

2.5.3. Nghị quyết ... 46

2.5.4. Thông báo ... 50

2.5.5. Báo cáo. ... 52

2.5.6. Tờ trình. ... 57

2.5.7. Biên bản ... 59

2.6. Câu hỏi củng cố chƣơng ... 65

CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC .... 67

3.1. Khái quát công tác quản lý hồ sơ, văn bản ... 67

3.1.1. Khái niệm ... 67

3.1.2. Yêu cầu của công tác quản lý hồ sơ, văn bản ... 67

3.1.3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác quản lý hồ sơ,
văn bản ... 68

3.2. Tổ chức lập và lƣu trữ hồ sơ ... 69

3.2.1. Khái niệm ... 69

3.2.2. Vị trí, tác dụng và yêu cầu của công tác lập hồ sơ ... 69

3.2.3. Nội dung và phƣơng pháp lập hồ sơ ... 71

3.2.4. Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan ... 75

3.2.5. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan ... 75

3.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. ... 76

3.3.1. Tổng quát về văn bản đến ... 76

3.3.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến hiệu quả ... 76

3.3.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến. ... 77

3.4. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. ... 82

3.4.1. Tổng quát về văn bản đi ... 82

3.4.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đi hiệu quả ... 82

3.4.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đi. ... 82

3.5. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản nội bộ trong doanh nghiệp. ... 86

3.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật ... 86

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

3.6.2. Sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật ... 87

3.7. Câu hỏi củng cố chƣơng ... 87

CHƢƠNG 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH ... 88

4.1. Đặc thù giao tiếp trong quản lý hành chính. ... 88

4.1.1. Tính mục đích ... 88

4.1.2. Tính hiệu quả ... 88

4.1.3. Tính tổ chức ... 88

4.2. Một số nguyên tắc giao tiếp ... 89

4.2.1. Đảm bảo sự hài hịa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp ... 89

4.2.2. Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp ... 89

4.2.3. Nguyên tắc hƣớng tới giải pháp tối ƣu ... 90

4.2.4. Tôn trọng các giá trị văn hóa ... 91

4.3. Kỹ năng giao tiếp hành chính ... 91

4.3.1. Khả năng nắm bắt tâm lý ... 91

4.3.2. Phong cách giao tiếp hành chính ... 92

4.3.3. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hành chính. ... 93

4.3.4. Kỹ năng nói, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng trả lời. ... 96

4.4. Câu hỏi củng cố chƣơng ... 102

TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 103

DANH MỤC HÌNH ẢNH ... 104

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

GIÁO TRÌNH MƠN HỌC 
Tên mơn học: NGHIỆP VỤ VĂN PHÕNG

Mã mơn học: MH2101096

Ví trí, tính chất của mơn học:

- Vị trí: học sau mơn Tin học văn phịng, học kỳ 4 
- Tính chất: Mơn học lý thuyết, môn bắt buộc
Mục tiêu của môn học:

- Về kiến thức:

+ Trình bày đƣợc danh sách các cơng việc trong văn phịng

+ Trình bày đƣợc qui trình xử lý văn bản hành chính chính xác và chuẩn mực
+ Biết cách điều phối công việc

- Về kỹ năng:

+ Thành thạo kỹ năng quản lý hồ sơ nhanh và tối ƣu hiệu quả
+ Xây dựng đƣợc qui trình làm việc chuyên nghiệp

+ Linh hoạt trong giao tiếp

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG 
Giới thiệu

Nghiệp vụ hành chính văn phịng là các biện pháp cần thiết để tổ chức và điều
hành các tổ chức, các bộ phận thực hiện các cơng việc văn phịng. Chƣơng này sẽ trình
các khái niệm cơ bản về cơng tác hành chính, văn phịng và văn thƣ; Trình bày kiến

thức chung về chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, vai trị của cơng tác hành chính, văn
phịng và văn thƣ.

Mục tiêu

- Trình bày đƣợc các cơng việc trong nghiệp vụ hành chính văn phịng
- Phân loại đƣợc các loại nghiệp vụ hành chính văn phịng.

Nội dung

1.1. Các khái niệm cơ bản 
1.1.1. Khái niệm văn phòng

Văn phòng là bộ phận Phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan, tổ chức (gọi chung là cơ quan).

- Theo nghĩa rộng, Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng
giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức và điều hành các họat động chung, là trung tâm xử lý
thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của lãnh đạo cơ quan. Với
cách hiểu này, Văn phịng có ba cách tiếp cận:

+ Về phƣơng diện tổ chức, Văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của
cơ quan.

+ Về chức năng, Văn phịng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mƣu,
tổng hợp.

+ Về tính chất, Văn phịng thực hiện việc quản lý thơng tin phục vụ cho hoạt
động điều hành của nhà quản lý.

- Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là trụ sở làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối
ngoại của một cơ quan, một nhà chức trách.

- Theo cách hiểu chung nhất: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, đơn vị; Là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo,
quản lý; Là nơi bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động chung của cơ quan.

1.1.2. Khái niệm hành chính văn phịng 
1.1.2.1. Hành chính là gì?

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

- Khi có hai ngƣời trở lên cùng hợp tác để thực hiện một mục tiêu chung mà
một cá nhân không thể thực hiện đƣợc thì ở đó xuất hiện hình thức của quản lý và
hành chính. Nhƣ vậy, với nghĩa rộng, hành chính là biện pháp để tổ chức và điều hành
của các tổ chức, các nhóm, các đồn thể hợp tác trong hoạt động của mình để đạt đƣợc
mục tiêu chung. Vì quản lý liên quan tới nhiều thể thức hoạt động hợp tác nên những
ai tham gia vào hoạt động hợp tác đều có nghĩa là tham gia vào một dạng hoạt động
của quản lý - đó là cơng việc hành chính (các câu lạc bộ, nhà thờ, trƣờng học, gia
đình... đều cần đến hành chính để đạt đƣợc mục tiêu chung).

- Theo định nghĩa của Tự điển hành chính cơng: "Hành chính là tiến trình mà
theo đó các quyết định và chính sách của tổ chức đƣợc thực hiện"

- Theo nghĩa hẹp, hành chính đƣợc xem là quản lý công việc của nhà nƣớc, xuất
hiện cùng nhà nƣớc; Chỉ có những cơ quan nhà nƣớc mới tiến hành các hoạt động
hành chính

- Đứng về mối quan hệ giữa hành chính - chính trị, cho rằng: chính trị là biểu
hiện ý chí của nhà nƣớc, cịn hành chính chỉ là sự chấp hành của ý chí nhà nƣớc. Theo
cách hiểu này, bất kỳ bộ phận quản lý nào, bất kỳ hoạt động quản lý chấp hành ý chí
nhà nƣớc đều đƣợc gọi là hành chính.

- Đứng về góc độ khoa học quản lý, hành chính là mọi hoạt động có liên quan
đến quản lý, bất kỳ tổ chức nào (cơng hoặc tƣ, có lợi nhuận hay khơng lợi nhuận), đều
thực hiện hành chính trên cơ sở phân tích cơng việc một cách khoa học, có căn cứ lý
luận, nguyên tắc, phƣơng pháp có ý nghĩa phổ biến.

1.1.2.2. Phân biệt hành chính và quản lý

Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức quản lý và điều hành; đƣợc tiến
hành trên cơ sở những quy tắc nhất định do nhà nƣớc hoặc các tổ chức chủ thể ra lệnh
hoặc bắt buộc nhằm đạt tới mục đích phục vụ cho lợi nhuận chung đƣợc xác định.

Quản lý trƣớc hết đƣợc hiểu nhƣ một chức năng hoạt động của một tổ chức hay
một cá nhân nhất định khi tham gia vào một cơng việc cần có sự kiểm sốt một sự vật
hay một q trình nào đó. Đồng thời, để giúp cho hoạt động hành chính đạt hiệu quả,
chủ thể quản lý cần phải sử dụng đến các cơng cụ, phƣơng tiện quản lý.

1.1.2.3. Hành chính văn phòng

Là các biện pháp tổ chức và điều hành các tổ chức, các bộ phận thực hiện các
cơng việc văn phịng; chủ yếu là các cơng việc về soạn thảo, quản lý hồ sơ, giấy tờ để
đảm bảo các yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo.

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

Quản trị là sự phối hợp tất cả các nguồn lực thông qua tiến trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Quản trị là quá trình
làm việc với nhau và thông qua những ngƣời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ
chức trong một mơi trƣờng ln biến động.

Có nhiều quan niệm khác nhau về quản trị. Mỗi tác giả ở góc độ khác nhau có
thể đƣa ra những quan niệm riêng. Có tác giả cho rằng "quản trị" là những hoạt động

phát sinh từ sự tập hợp nhiều ngƣời một cách có ý thức nhằm hồn thành những mục
tiêu chung. Những tập thể đó gọi là các tổ chức mà các tổ chức là môi trƣờng của quản
trị, hay quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con ngƣời kết hợp với nhau
trong các tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu chung.

Từ cách hiểu trên, có thể nói khó có thể phân biệt "quản trị" với "quản lý". Tuy
nhiên, có thể phân biệt một cách tƣơng đối: Quản lý thƣờng dùng trong những trƣờng
hợp chung, thuộc phạm vi, lĩnh vực bao quát (quản lý nhà nƣớc, quản lý kinh tế); còn
quản trị thƣờng dùng trong những trƣờng hợp cụ thể hơn (quản trị doanh nghiệp, quản
trị tài chính, quản trị nhân sự,...). Qua đó, có thể hiểu, "quản trị" có phạm vi hẹp hơn
"quản lý".

1.1.3.2. Quản trị hành chính văn phịng

Là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt các cơng việc văn phịng nhằm xử
lý thơng tin để đạt đƣợc những mục tiêu đã định trƣớc.

1.1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phịng

Nghiệp vụ hành chính văn phịng là kỹ năng thực hiện các cơng việc hành chính
đơn thuần nhƣ xử lý văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản, giao tiếp qua đện thoại… do
các nhân viên hành chính văn phịng thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc,
trang thiết bị văn phòng.

Mặc dù nghiệp vụ hành chính văn phịng chủ yếu do nhân viên hành chính văn
phịng thực hiện, nhƣng cơng việc hành chính văn phịng có mặt ở mọi phịng, ban
trong từng cơ quan, tổ chức, mọi thành viên từ cấp nhân viên đến cấp lãnh đạo đều
thực hiện công việc hành chính dù ở các mức độ khác nhau.

1.2. Chức năn n ệm vụ

1.2.1. Chức năng của Văn phòng 
1.2.1.1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp

Hoạt động của Văn phòng ảnh hƣởng đến hiệu quả, chất lƣợng quyết định của
lãnh đạo và hoạt động của cơ quan.

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

+ Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin, dữ
liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.

"Tham mƣu" và "tổng hợp" có quan hệ chặt chẽ nhau; khó tách rời nhau trong
hoạt động Văn phòng.

1.2.1.2. Chức năng phục vụ (hậu cần)

Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, kinh phí làm việc của cán bộ, cơng chức, viên
chức và của tồn cơ quan.

Phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, làm việc của lãnh đạo (bao gồm cơ sở vật
chất, các phƣơng tiện, điều kiện làm việc...).

1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng

Giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan;
- Xây dựng chƣơng trình cơng tác và đôn đốc việc thực hiện; bố trí, sắp xếp
chƣơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm;

Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin;

- Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm về tính

pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản do tổ chức ban hành;

- Thực hiện công tác Văn thƣ - lƣu trữ; giúp lãnh đạo giải quyết văn bản, giấy tờ
theo quy chế hoạt động của tổ chức; Tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản đó;

Tổ chức giao tiếp đối nội và đối ngoại, với vai trò là cầu nối vời các bộ phận,
đơn vị trong, ngoài cơ quan và với ngƣời dân;

- Theo dõi, điều hòa hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong cơ quan để đảm
bảo cho việc quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo đƣợc diễn ra một cách trình tự,
thơng suốt và hiệu quả; khơng bị chồng chéo hoặc bỏ sót cơng việc;

Bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết để đáp ứng tốt yêu cầu hoạt động của cơ quan;
Tổ chức, quản lý nhân sự của Văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và
tổ chức bộ máy của cơ quan.

1.3. Mục tiêu

Hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều hƣớng tới những mục tiêu nhất định.
Muốn đạt đƣợc mục tiêu đề ra, nhà quản lý phải thực hiện việc điều hành hoạt động
của cơ quan, tổ chức một cách khoa học và hợp lý.

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

xác; Phải tổ chức, điều hành, phối hợp các hoạt động của cơ quan một cách liên tục ,
chặt chẽ, thống nhất và đạt hiệu quả. Những thơng tin đó cần đƣợc chuyển tải đến các
đối tƣợng quản lý và các đối tƣợng khác có liên quan. Phải tổ chức lƣu trữ thơng tin
theo yêu cầu của hoạt động quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức.

Nhà quản lý còn phải tổ chức công việc cung ứng các dịch vụ cần thiết phục vụ
cho hoạt động của bản thân và cho tồn cơ quan. Đó là việc đảm bảo những điều kiện

vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Những công việc nhƣ thu thập, xử lý thông tin, tham mƣu chung cho nhà quản
trị tổ chức, điều hành cơ quan vận hành trôi chảy, cung cấp các dịch vụ và phục vụ hậu
cần cho việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức nhƣ đã nêu trên trở
thành một hoạt động thiết yếu, có mặt ở tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức khác
nhau trong xã hội. Từ đó, mọi cơ quan, tổ chức dù là công hay tƣ, lớn hay nhỏ thì
trong cơ cấu tổ chức cũng đều phải lập ra một bộ phận để đảm trách những công việc
nêu trên. Vì vậy sự hiện hữu của văn phịng và nghiệp vụ hành chính văn phịng là một
tất yếu khách quan trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.

1.4. Vai trò

Văn phòng là "bộ nhớ" của lãnh đạo, của ngƣời quản lý; là tai mắt của cơ quan.
Nếu Văn phòng làm việc một cách khoa học nề nếp thì cơng việc của cơ quan sẽ sn
sẻ, thơng suốt, có năng suất, chất lƣợng và hiệu quả.

Văn phòng là "bộ lọc" của cơ quan. Văn phòng thu thập và xử lý thông tin trƣớc
khi báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo; nội dung báo cáo, đề xuất đã đƣợc xử lý, chọn lọc.

Văn phòng là "bộ mặt" của cơ quan. Văn phịng là nơi giao tiếp cơng việc với
các cơ quan khác, gắn liền với uy tín của cơ quan và của chính ngƣời lãnh đạo.

1.5. Câu hỏi củng cố c ƣơn

Câu 1. Nêu các khái niệm: văn phịng, hành chính văn phịng, quản trị hành
chính văn phịng và nghiệp vụ hành chính văn phịng?

Câu 2: Phân tích chức năng cơ bản của văn phịng?

Câu 3: Trình bày các nhóm nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng?

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
CHUYÊN NGHIỆP

Giới thiệu

Chƣơng 2 Trình bày các đặc điểm, cách nhận biết văn bản hành chính so với
các loại văn bản khác; Trình bày các yêu cầu khi soạn thảo văn bản hành chính; Giới
thiệu các hình thức, thể thức văn bản hành chính; Giới thiệu về văn phong của văn bản
hành chính; Trình bày kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản hành chính thơng dụng.

Mục tiêu

- Trình bày đƣợc những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính 
- Trình bày đƣợc đặc điểm văn bản hành chính

- So sánh đƣợc văn bản hành chính và văn bản pháp luật

- Trình bày đƣợc những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn
- Soạn thảo đƣợc một số văn bản hành chính

Nội dung

2.1. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính. 
2.1.1. Những yêu cầu chung

- Nắm vững đƣờng lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc.

- Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm

vi hoạt động của cơ quan.

- Nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phƣơng thức giải quyết cơng việc
rõ ràng, phù hợp, có tính khả thi.

- Văn bản đƣợc trình bày đúng thể thức, văn phong.

Ngƣời soạn thảo văn bản phải có nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa
trên kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, và những kiến thức cơ bản khác về quản lý nhà
nƣớc, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, kiến thức pháp luật, văn hố, tâm lý, v.v.

Khổ giấy trình bày văn bản hành chính: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trƣờng hợp nội dung văn bản có
các bảng, biểu nhƣng khơng đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc
trình bày theo chiều rộng.

Định lề trang: Cách mép trên và mép dƣới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35
mm, cách mép phải 15-20 mm.

Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

Số trang văn bản: Đƣợc đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đƣợc đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản,
không hiển thị số trang thứ nhất.

2.1.2. Những yêu cầu cụ thể 
2.1.2.1. Hình thức.

Văn bản quy phạm pháp luật đƣợc thực hiện theo quy định của Luật Ban hành
Văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế,
quy định, thơng cáo, thơng báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án,
dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản
thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu
chuyển, phiếu báo, thƣ công.

Văn bản chuyên ngành.

Văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
2.1.2.2. Thể thức

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trƣờng hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận.

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác nhƣ:
- Phụ lục.

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;
số Fax.

2.1.2.3. Bố cục văn bản
a) Phần mở đầu

Bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh, ngày, tháng,
năm; tên loại, trích yếu nội dung của văn bản; căn cứ ban hành văn bản.

b) Phần nội dung

Đây là phần quan trọng của văn bản và đƣợc trình bày tùy theo kết cấu nội
dung từng loại văn bản khác nhau nhƣ công văn, báo cáo, đề án, quyết định v.v….

c) Phần cuối văn bản

Bao gồm: thẩm quyền ký, dấu, nơi nhận.
Lưu ý:

- Văn bản cịn có thể thêm các yếu tố khác nhƣ: Dấu độ mật, độ khẩn, tên viết
tắt ngƣời đánh máy, số lƣợng bản đánh máy hoặc sao chụp, các phụ chú nhƣ "xem tại
chỗ, xem xong Xin trả lại" (nếu có), .v.v.

- Các văn bản phụ chỉ bao gồm các yếu tố: Quốc hiệu; tên cơ quan; tên loại văn

bản và trích yếu nội dung; căn cứ ban hành văn bản; địa danh, ngày, tháng, năm; nội
dung; thẩm quyền ký; con dấu hợp pháp.

2.2. Đặc đ ểm văn bản hành chính.

Ngắn gọn: Để văn bản có tính hiệu lực, khơng khoa trƣơng hình thức. Văn bản
khơng đƣợc viết dài dòng, ý trùng lặp, không dùng câu thừa, chữ thừa làm lu mờ ý
chính. Một số loại văn bản đƣợc viết theo một khuôn mẫu định sẵn;

Dễ hiểu: Để ngƣời đọc dễ tiếp thu, dễ nhớ. Tính dễ hiểu phải gắn với tính
chính xác.

Chính xác: Văn bản địi hỏi chỉ có một cách hiểu duy nhất, khơng cho phép có
nhiều cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Văn bản khơng chính xác có thể gây ảnh
hƣởng tiêu cực đến đối tƣợng áp dụng, gây khó khăn trong việc tổ chức thực hiện.

Tính hiệu lực: Văn bản có tính hiệu lực cao, bắt buộc phải thực hiện. Văn bản
thƣờng quy định hiệu lực thực hiện, thời gian, đơn vị thực hiện, con dấu của cơ quan
ban hành, chữ ký của ngƣời có trách nhiệm.

Tính khn mẫu: Văn bản dùng để giải quyết những cơng việc có tính chất lặp
đi lặp lại nên phải theo khuôn mẫu thống nhất do Nhà nƣớc hoặc tổ chức đoàn thể
quy định.

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

chủ thể ban hành ở mức tối đa, các yếu tố cá nhân, chủ quan phải đƣợc giảm xuống
mức tối thiểu. Tính khách quan trong văn bản hành chính là dấu hiệu đặc biệt, gắn với
chuẩn mực pháp luật, nhấn mạnh tính xác nhận, mệnh lệnh.

Tính lịch sự: Thể hiện trình độ văn hóa, trình độ văn minh hành chính của một
nhà nƣớc của dân, do dân, vì dân.

2.3. Sự khác biệt của văn bản àn c n và văn bản pháp luật

“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong q trình chỉ đạo, điều hành,
giải quyết cơng việc của các cơ quan, tổ chức.1

“Văn bản quy phạm pháp luật” là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, đƣợc
ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.2

Hai loại văn bản này có sự khác biệt nhƣ sau:

Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính

Phạm vi áp 
dụng

Văn bản quy phạm pháp luật là 
văn bản đƣợc áp dụng lặp đi lặp lại
nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá
nhân trong phạm vi cả nƣớc hoặc đơn
vị hành chính nhất định, do cơ quan
nhà nƣớc, ngƣời có thẩm quyền quy
định trong Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ban hành và
đƣợc Nhà nƣớc bảo đảm thực hiện.

Văn bản hành chính thơng
thƣờng là những văn bản mang
tính chất thơng tin điều hành

nhằm thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ thể,
phản ánh tình hình giao dịch,
trao đổi, ghi chép công việc của
cơ quan.

Hiệu lực 
pháp lý

Văn bản quy phạm pháp luật có
hiệu lực pháp lý cao hơn văn bản
hành chính thơng thƣờng.

Có hiệu lực thấp hơn văn bản
quy phạm pháp luật.

Nội dung

Chứa những quy tắc xử sự chung,
có hiệu lực bắt buộc chung.

Nội dung chỉ mang tính chất
thơng tin để giải quyết các công
việc cụ thể, trao đổi, ghi chép
cơng việc…

Hình thức

1. Hiến pháp.

2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung
là luật), nghị quyết của Quốc hội.

1. Nghị quyết (cá biệt).
2. Quyết định (cá biệt).
3. Chỉ thị.

Khoản 3, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thƣ

</div>
(19)<div class='page_container' data-page=19>

Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính 
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy

ban thƣờng vụ Quốc hội; nghị quyết
liên tịch giữa Ủy ban thƣờng vụ Quốc
hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung
ƣơng Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch
nƣớc.

5. Nghị định của Chính phủ; nghị
quyết liên tịch giữa Chính phủ với
Đồn Chủ tịch Ủy ban trung ƣơng
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

6. Quyết định của Thủ tƣớng
Chính phủ.

7. Nghị quyết của Hội đồng
Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.

8. Thơng tƣ của Chánh án Tịa án
nhân dân tối cao; thông tƣ của Viện
trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; thông tƣ của Bộ trƣởng, Thủ
trƣởng cơ quan ngang bộ; thông tƣ
liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân
dân tối cao với Viện trƣởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao; thông tƣ liên tịch
giữa Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan
ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân
dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao; quyết định của
Tổng Kiểm toán nhà nƣớc.

9. Nghị quyết của Hội đồng nhân
dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ƣơng (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).

10. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh.

11. Văn bản quy phạm pháp luật
của chính quyền địa phƣơng ở đơn vị
hành chính - kinh tế đặc biệt.

</div>
(20)<div class='page_container' data-page=20>

Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính 
12. Nghị quyết của Hội đồng

nhân dân huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành
phố trực thuộc trung ƣơng (sau đây
gọi chung là cấp huyện).

13. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp huyện.

14. Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân xã, phƣờng, thị trấn (sau
đây gọi chung là cấp xã).

15. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp xã.

Thủ tục 
xây dựng,

ban hành

Phải đƣợc xây dựng theo đúng
trình tự, thủ tục quy định tại Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.

Các cơ quan, đơn vị, cá
nhân nào ban hành thì sẽ tự

soạn thảo và phát hành mà
không cần tuân theo trình tự,
thủ tục luật định nào.

Thể thức 
trình bày

Văn bản quy phạm pháp luật
đƣợc trình bày theo Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của
Chính phủ quy định chi tiết một số
điều và biện pháp thi hành Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản hành chính thơng
thƣờng đƣợc trình bày theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về
công tác văn thƣ.

2.4. Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính 
2.4.1. Yêu cầu về nội dung

2.4.1.1. Đảm bảo tính chính trị

</div>
(21)<div class='page_container' data-page=21>

nắm vững quan điểm, đƣờng lối của Đảng; hiến pháp, pháp luật và các văn bản quản
lý nhà nƣớc có liên quan để vận dụng và cụ thể hóa trong văn bản.

2.4.1.2. Đảm bảo tính pháp lý

Tính pháp lý của Văn bản thể hiện thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan
cũng nhƣ khả năng bắt buộc, cƣỡng chế thực hiện của văn bản. Để văn bản có khả
năng bắt buộc, cƣỡng chế thực hiện thì văn bản phải đƣợc ban hành đúng thẩm quyền,
thủ tục và đƣợc ban hành để giải quyết vấn đề, sự việc trong phạm vi thẩm quyền đƣợc
pháp luật quy định. Nếu văn bản không ban hành đúng với thẩm quyền, trình tự, hình
thức theo quy định thi đƣợc coi là bất hợp pháp, khơng có hiệu lực trong thực tế.

Những văn bản chứa đựng thông tin quy phạm (quy chế, quy định... ) là những
văn bản thể hiện rõ tính pháp lý - quản lý, cần phải đƣợc soạn thảo dƣới hình thức quy
định, bố cục chặt chẽ khoa học. Để đạt đƣợc yêu cầu này đòi hỏi ngƣời soạn thảo văn
bản phải am tƣờng pháp luật, có kiến thức tổng hợp và kỹ thuật sử dụng ngơn ngữ tốt.

2.4.1.3. Đảm bảo tính mục đích

Khi soạn thảo Văn bản, cần phải xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của
văn bản, tức là phải trả lời các câu hỏi: Văn bản này ban hành để làm gì? Kết quả của
việc ban hành văn bản này là gì? Phạm vi giải quyết của văn bản khi đƣợc ban hành
đến đâu? Đối tƣợng áp dụng, thực hiện Văn bản là ai?... Chính vì vậy, khi soạn thảo,
ngƣời soạn thảo phải xác định rõ nội dung văn bản cần soạn thảo, xác định cách thức,
biện pháp cụ thể, phù hợp để đạt đƣợc mục tiêu của việc ban hành văn bản.

2.4.1.4. Đảm bảo tính khoa học

Nội dung văn bản ngắn gọn; mang đầy đủ thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời;
Nội dung văn bản phải đảm bảo tính hệ thống;

Nội dung văn bản phải logic, nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ;
Nội dung văn bản phải có tính dự báo;

Sử dụng văn phong thích hợp cho từng 1oại văn bản;

Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác,
phổ thơng.

2.4.1.5. Đảm bảo tính phổ thơng, đại chúng

</div>
(22)<div class='page_container' data-page=22>

soạn thảo văn bản luôn phải chú ý đến đặc điểm của đối tƣợng tiếp nhận văn bản để
đảm bảo hiệu quả cao nhất của văn bản khi đƣợc ban hành.

2.4.1.6. Đảm bảo tính khả thi

Tính khả thi của văn bản là kết quả của sự kết hợp tất cả các yêu cầu: tính chính
trị; tính pháp lý; tính mục đích; tính khoa học và tính phổ thơng, đại chúng. Tuy nhiên,
để đảm bảo tính khả thi cao, văn bản cịn phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Nội dung văn bản phải phù hợp với điều kiện thực tế. Khi đƣa ra các quy
phạm điều chỉnh hay quy định trách nhiệm, nghĩa vụ của đối tƣợng thực hiện phải hợp
lý, phù hợp với quy định của pháp luật, và đặc biệt phải phù hợp với trình độ, năng lực
của đối tƣợng thực hiện. Nếu những yêu cầu trên không đƣợc đảm bảo, văn bản đó
khơng có tính khả thi, ảnh hƣởng đến uy tín, hiệu quả quản lý của chính cơ quan ban
hành văn bản.

- Quy định rõ quyền và trách nhiệm, nghĩa vụ của các chủ thể khi tham gia thực
hiện văn bản. Tuy nhiên, khi quy định phải đƣa ra các điều kiện để các chủ thể thực
hiện các quyền và nghĩa vụ đã quy định. Hiện nay, trong rất nhiều văn bản quản lý của
các cơ quan việc quy định quyền và nghĩa vụ của các chủ thể rất chung chung, chỉ quy
định quyền hoặc chỉ quy định nghĩa vụ…. Điều này làm cho các chủ thể gặp khó khăn
trong việc thực hiện các quy định của văn bản và làm cho tính khả thi của văn bản bị
hạn chế.

2.4.2. Yêu cầu về văn phong ngôn ngữ. 
2.4.2.1. Ngôn ngữ

Ngôn ngữ là phƣơng tiện giao tiếp quan trọng nhất của con ngƣời. Ngơn ngữ bao
gồm ngơn ngữ nói và ngôn ngữ viết. Hoạt động giao tiếp bằng ngơn ngữ ln diễn ra
theo 2 q trình: q trình phát (nói, viết) và q trình nhận (nghe, đọc). Chữ viết là hệ
thống các kí hiệu để diễn đạt nội dung văn bản làm phƣơng tiện giao tiếp của một cộng
đồng ngƣời nhất định. Đối với văn bản quản lý nhà nƣớc, tiếng Việt phổ thông là ngơn
ngữ đƣợc sử dụng chính thức để ban hành văn bản – phƣơng tiện giao tiếp giữa các cơ
quan, các tổ chức với nhau, giữa các cơ quan, tổ chức với công dân và ngƣợc lại.

2.4.2.2. Phong cách ngôn ngữ

Phong cách ngôn ngữ là hệ thống các đơn vị ngôn ngữ (từ, cụm từ, câu, bố cục
văn bản, v.v…) đƣợc lựa chọn để diễn đạt một nội dung theo một thể loại văn bản nhất
định. Có nhiều phong cách ngơn ngữ nhất định, ví dụ nhƣ:

- Phong cách khẩu ngữ (ngơn ngữ nói – dùng sinh hoạt và làm việc hàng ngày
nhƣ thông qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, hội đàm, trao đổi trực tiếp giữa lãnh
đạo với cán bộ, công chức, viên chức).

</div>
(23)<div class='page_container' data-page=23>

- Phong cách chính luận (dùng trong các văn bản nghị luận chính trị nhƣ các
văn kiện của Đảng).

- Phong cách khoa học (dùng trong các văn bản khoa học nhƣ các luận văn thạc
sĩ, luận án tiến sĩ, các đề tài nghiên cứu khoa học).

- Phong cách hành chính cơng vụ (dùng trong văn bản văn quản lý nhà nƣớc
nhƣ văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hành chính).

2.4.2.3. Đặc điểm của phong cách ngơn ngữ hành chính cơng vụ

Một trong những chức năng của văn bản quản lý nhà nƣớc là chức năng quản
lý. Do đó, văn bản quản lý nhà nƣớc quy định, ràng buộc các mối quan hệ giữa các cơ
quan, tổ chức với nhau, giữa các cơ quan, tổ chức với công dân,…trong khuôn khổ của
pháp luật, đƣợc thực hiện thống nhất từ Trung ƣơng đến địa phƣơng.

Phong cách ngôn ngữ của văn bản quản lý nhà nƣớc có những đặc điểm cơ bản
sau đây:

- Ngôn ngữ của văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện sự tồn tại mối quan hệ thứ
bậc giữa các đối tƣợng tham gia giao tiếp. Về nguyên tắc, văn bản của cơ quan nhà
nƣớc cấp dƣới là sự cụ thể hóa phù hợp với qui định của pháp luật và văn bản của cơ
quan nhà nƣớc cấp trên, không đƣợc trái với văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên.
Do vậy, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện tính quyền lực đơn
phƣơng, quyền uy – phục tùng. Điều này ảnh hƣởng tới phƣơng pháp sử dụng từ ngữ
trong văn bản, tạo nên phong cách ngơn ngữ hành chính cơng vụ trong văn bản.

Ví dụ, cách dùng từ (những từ có tính cầu khiến, mệnh lệnh) trong văn bản của
cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan cấp dƣới sẽ khác với cách dùng từ trong văn bản của
cơ quan cấp dƣới gửi lên cơ quan cấp trên. Chẳng hạn, từ “yêu cầu”, “đề nghị” có thể
đƣợc sử dụng trong văn bản của cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan cấp dƣới; ngƣợc lại,
cấp dƣới không thể dùng từ “yêu cầu” đối với cấp trên khi gửi văn bản lên cấp trên để
báo cáo tình hình, trình bày một vấn đề sự việc liên quan đến hoạt động của cơ quan.

- Khi hai đối tƣợng cùng thuộc vào một vị trí trong cùng một trƣờng hợp thì hai
đối tƣợng đều bình đẳng trong cách xƣng hô.

- Văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện quyết định quản lý và các thông tin quản lý
của một cơ quan, một tổ chức nên khơng thể hiện các mối quan hệ tình cảm cá nhân.

Do đó, văn bản quản lý nhà nƣớc có tính nghiêm túc, khách quan; Khơng chấp nhận
lối nói tùy tiện, châm biếm.

</div>
(24)<div class='page_container' data-page=24>

- Văn bản quản lý nhà nƣớc có chức năng chi phối hành vi của các đối tƣợng
thuộc đối tƣợng điều chỉnh của văn bản.

Ví dụ: Bộ luật Dân sự quy định địa vị pháp lý, chuẩn mực pháp lý cho cách ứng
xử của cá nhân, pháp nhân và các chủ thế khác; quyền, nghĩa vụ của các chủ thể và
nhân thân và tài sản trong các quan hệ dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh,
thƣơng mại, lao động. Do vậy, những quan hệ về nhân thân và quan hệ tài sản đƣợc
quy định trong Bộ luật Dân sự đƣợc coi là chuẩn mực chi phối hành vi của cá nhân,
pháp nhân trong xã hội khi cá nhân và pháp nhân đó tham gia các mối quan hệ nhân
thân và quan hệ tài sản.

- Văn bản quản lý nhà nƣớc có tính đơn nghĩa, đòi hỏi cách diễn đạt và sử dụng
từ ngữ cụ thể, chi tiết. Không diễn đạt ý và sử dụng từ ngữ trừu tƣợng, đa nghĩa, từ
ngữ ẩn dụ. Do đó, khơng chấp nhận những từ ngữ q chung chung nhƣ: “các cơ quan,
đơn vị có liên quan”, “đạt đƣợc những thành tích đáng kể, tiến bộ về nhiều mặt”, “Các
quy định trƣớc đây trái với Quy định này đều bị bãi bỏ”, “đƣợc thực hiện theo quy
định của pháp luật”, v.v… Những từ ngữ thiếu rõ ràng nhƣ trên cần hết sức hạn chế và
nếu có thì cũng chỉ nên sử dụng trong phần kết luận sau khi đã có những số liệu,
những trích dẫn cụ thể.

- Văn bản quản lý nhà nƣớc có tính logic, chặt chẽ, nhất qn và do đó có độ
chính xác cao. Tính chính xác của văn bản quản lý nhà nƣớc thể hiện qua từ số liệu và
từng từ ngữ đƣợc sử dụng trong văn bản.

- Tính phổ thông, đại chúng: đối tƣợng tiếp nhận văn bản quản lý nhà nƣớc
thƣờng có nhiều tầng lớp khác nhau, ở nhiều địa phƣơng khác nhau,v.v… Do đó, khi
lựa chọn các câu, từ để diễn đạt nội dung, ngƣời soạn thảo văn bản phải bảo chú ý đến

tính phổ thơng, đại chúng của văn bản, nghĩa là văn bản phải đƣợc mọi ngƣời, mọi đối
tƣợng điều chỉnh của văn bản đọc hiểu đƣợc văn bản và hiểu thống nhất đƣợc nội dung
của văn bản. Do vậy, khi lựa chọn ngôn ngữ để đƣa vào văn bản cần chú ý các từ ngữ
tiếng Việt đã đƣợc sử dụng chính thức và ổn định trong ngôn ngữ tiếng Việt. Không
nên sử dụng những từ ngữ địa phƣơng; không sử dụng những từ ngữ tiếng Việt chƣa
đƣợc sử dụng chính thức và ổn định trong các văn bản quản lý của nhà nƣớc; không
nên sử dụng thuật ngữ, tiếng nƣớc ngồi nếu khơng thật sự cần thiết. Trong trƣờng hợp
phải sử dụng từ, thuật ngữ, tiếng nƣớc ngoài hoặc thuật ngữ chun mơn thì phải giải
thích để mọi ngƣời có thể hiểu và hiểu đƣợc một cách rõ ràng, đầy đủ, chính xác.

</div>
(25)<div class='page_container' data-page=25>

nghĩa thực để chỉ một hãng xe nổi tiếng của Nhật Bản và đƣợc thị trƣờng Việt Nam tin
dùng trong nhiều năm. Ngồi xe mơ tơ, xe gắn máy của Honda, ở Việt Nam cịn có rất
nhiều loại xe mơ tô, xe gắn máy của các hãng xe khác. Do vậy, không thể dùng thƣơng
hiệu của một hãng xe để thay thế cho một loại phƣơng tiện giao thông đang đƣợc lƣu
hành trong thực tế hiện nay.

- Tính trang trọng, lịch sự: ngơn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc phải sang
trọng, lịch sự. Ngƣời viết cần lựa chọn chính xác các từ ngữ để diễn đạt nội dung văn
bản cho phù hợp. Bên cạnh đó, sự lựa chọn các từ ngữ có tính chất “tình thái” cũng thể
hiện rất rõ trong các văn bản quản lý nhà nƣớc. Chẳng hạn, cụm từ “cần nói ngay” thể
hiện u cầu giải quyết cơng việc với một thái độ cấp bách của cá nhân (cơ quan) ban
hành văn bản đối với cá nhân (cơ quan) tiếp nhận văn bản.

- Tính khn mẫu: văn bản quản lý nhà nƣớc có tính khn mẫu cao (cả về hình
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu câu).

+ Về hình thức: văn bản đƣợc ban hành phải nằm trong danh mục các loại văn
bản do nhà nƣớc quy định.

+ Về thể thức: hiện nay, thể thức văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc trình bày theo

những quy định, hƣớng dẫn trong một số văn bản của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm
quyền nhƣ Chính phủ, Bộ Tƣ pháp, Bộ Nội vụ, Văn phịng Chính phủ. Do vậy, cán bộ
soạn thảo cần nghiên cứu thật kỹ lƣỡng quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản để nắm rõ và biết sử dụng thành thạo kỹ thuật trình bày văn bản trên
máy vi tính đạt yêu cầu đúng chuẩn và đẹp.

+ Về mẫu câu: có những mẫu câu riêng cho từng loại văn bản. Chẳng hạn, câu
trong trích yếu nội dung văn bản, câu trong “quyết định”, câu trong các loại biên bản
vi phạm hành chính đều có những mẫu câu riêng.

Ví dụ: mẫu câu trong quyết định: cơ quan ban hành quyết định phải chứng minh
và đảm bảo tính hợp pháp, hợp hiến và phù hợp với thực tiễn của quyết định quản lý,
do đó cần phải bắt đầu văn bản bằng những căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn, các
mẫu câu thƣờng đƣợc đặt nhƣ sau:

Căn cứ Luật…;

Căn cứ Nghị định số…;
Căn cứ Thông tƣ số…;
Xét đề nghị của…,

</div>
(26)<div class='page_container' data-page=26>

mới, cần thiết vào mẫu văn bản đã đƣợc in sẵn (ví dụ nhƣ Giấy giới thiệu, Giấy đi
đƣờng, Giấy mời,v.v…)

2.4.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức trong soạn thảo văn bản hành chính. 
2.4.3.1. Hình thức

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định
(cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế
hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công

điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thƣ công.

2.4.3.2. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản hành chính đƣợc trình bày nhƣ sau:
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Đƣợc trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng,
bên phải trang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Đƣợc trình bày bằng chữ in
thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đƣợc canh giữa dƣới Quốc hiệu;
chữ cái đầu của các cụm từ đƣợc viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách
chữ; phía dƣới có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ đƣợc trình bày tại ô số 1 Phụ lục I. Hai dòng chữ
Quốc hiệu và Tiêu ngữ đƣợc trình bày cách nhau dịng đơn.

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan,
tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc của ngƣời có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và
tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phƣơng có thêm tên tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ƣơng hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành
phố thuộc thành phố trực thuộc trung ƣơng hoặc xã, phƣờng, thị trấn nơi cơ quan, tổ

chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đƣợc
viết tắt những cụm từ thông dụng.

</div>
(27)<div class='page_container' data-page=27>

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực
tiếp đƣợc trình bày cách nhau dòng đơn. Trƣờng hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đƣợc trình bày tại ơ số 2 Phụ lục I.
3. Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một
năm đƣợc đăng ký tại Văn thƣ cơ quan theo quy định, số của văn bản đƣợc ghi bằng
chữ số Ả Rập.

Trƣờng hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là
tổ chức tƣ vấn) đƣợc ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và đƣợc sử dụng con dấu, chữ
ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với
công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc
ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực đƣợc giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc
lĩnh vực do ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

c) Số, ký hiệu của văn bản đƣợc đặt canh giữa dƣới tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản. Từ “Số” đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng;
sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía
trƣớc. Ký hiệu của văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký
hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), khơng cách chữ.

d) Số, ký hiệu của văn bản đƣợc trình bày tại ơ số 3 Phụ lục I.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

</div>
(28)<div class='page_container' data-page=28>

Đối với những đơn vị hành chính đƣợc đặt theo tên ngƣời, bằng chữ số hoặc sự
kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lƣợng vũ trang
nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng đƣợc thực hiện theo
quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

b) Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản đƣợc ban hành. Thời
gian ban hành văn bản phải đƣợc viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng
chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm
số 0 phía trƣớc.

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản đƣợc trình bày trên cùng một dịng
với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Phụ lục I, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu
phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm đƣợc đặt dƣới, canh giữa so với Quốc hiệu và
Tiêu ngữ.

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát
nội dung chủ yếu của văn bản.

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản đƣợc trình bày tại ơ số 5 a Phụ lục I,
đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản đƣợc đặt
ngay dƣới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm. Bên dƣới trích yếu nội dung văn bản có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có
độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ.

Đối với cơng văn, trích yếu nội dung văn bản đƣợc trình bày tại ơ số 5b Phụ lục
I, sau chữ “V/v” bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh
giữa dƣới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

6. Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản

</div>
(29)<div class='page_container' data-page=29>

Căn cứ ban hành văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, kiểu chữ nghiêng,
cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dƣới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau
mỗi căn cứ phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc
bằng dấu chấm (.).

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của

Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của
văn bản đó.

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể
có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể đƣợc bố cục theo phần,
chƣơng, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc đƣợc phân chia thành các phần, mục
từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

d) Đối với các hình thức văn bản đƣợc bố cục theo phần, chƣơng, mục, tiểu
mục, điều thì phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ
nội dung chính của phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều.

đ) Cách trình bày phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

Từ “Phần”, “Chƣơng” và số thứ tự của phần, chƣơng đƣợc trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của phần, chƣơng dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chƣơng đƣợc trình
bày ngay dƣới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục đƣợc trình bày trên một
dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục đƣợc trình
bày ngay dƣới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, lùi
đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có
dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu
chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu

đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản đƣợc trình bày trên một dịng riêng, bằng chữ in
thƣờng, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

</div>
(30)<div class='page_container' data-page=30>

e) Nội dung văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, đƣợc canh đều cả hai
lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm
hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các
dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

g) Nội dung văn bản đƣợc trình bày tại ơ số 6 Phụ lục I.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền

a) Chữ ký của ngƣời có thẩm quyền là chữ ký của ngƣời có thẩm quyền trên
văn bản giấy hoặc chữ ký số của ngƣời có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Việc ghi quyền hạn của ngƣời ký đƣợc thực hiện nhƣ sau:

Trƣờng hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trƣớc tên tập
thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trƣờng hợp đƣợc giao quyền cấp trƣởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trƣớc
chức vụ của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trƣờng hợp ký thay ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” vào trƣớc chức vụ của ngƣời đứng đầu. Trƣờng hợp cấp phó đƣợc giao phụ
trách hoặc điều hành thì thực hiện ký nhƣ cấp phó ký thay cấp trƣởng.

Trƣờng hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trƣớc chức vụ của
ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trƣờng hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trƣớc chức

vụ của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức.

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của ngƣời ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của ngƣời ký văn bản
trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nƣớc không quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tƣ vấn ban hành là chức danh lãnh
đạo của ngƣời ký văn bản trong tổ chức tƣ vấn.

Đối với những tổ chức tƣ vấn đƣợc phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
thì ghi chức danh của ngƣời ký văn bản trong tổ chức tƣ vấn và chức vụ trong cơ quan,
tổ chức. Đối với những tổ chức tƣ vấn không đƣợc phép sử dụng con dấu của cơ quan,
tổ chức thì chỉ ghi chức danh của ngƣời ký văn bản trong tổ chức tƣ vấn.

</div>
(31)<div class='page_container' data-page=31>

Họ và tên ngƣời ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của ngƣời ký
văn bản. Trƣớc họ tên của ngƣời ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh
dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trƣớc họ tên ngƣời ký đối với văn
bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học
do ngƣời đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của ngƣời có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của
ngƣời có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network
Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của ngƣời ký và họ tên ngƣời ký.

đ) Quyền hạn, chức vụ của ngƣời ký đƣợc trình bày tại ơ số 7a Phụ lục I; chức
vụ khác của ngƣời ký đƣợc trình bày tại ơ số 7b Phụ lục I, phía trên họ tên của ngƣời
ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn nhƣ: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và
quyền hạn chức vụ của ngƣời ký đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ ký của ngƣời có thẩm quyền đƣợc trình bày tại ơ số 7c Phụ lục I.

Họ và tên của ngƣời ký văn bản đƣợc trình bày tại ơ số 7b Phụ lục I, bằng chữ
in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đƣợc đặt canh giữa quyền hạn,
chức vụ của ngƣời ký.

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thƣớc bằng kích thƣớc thực tế
của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của
ngƣời có thẩm quyền về bên trái.

b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính đƣợc
thể hiện nhƣ sau: Văn bản kèm theo cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thƣ
cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
văn bản không cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thƣ cơ quan thực hiện
ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây;
mới giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) đƣợc trình bày bằng phông chữ Times
New Roman, chữ in thƣờng, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

</div>
(32)<div class='page_container' data-page=32>

a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám
sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lƣu văn bản.

b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dƣới gửi cơ quan, tổ chức
cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dƣới là từ “Nhƣ trên”, tiếp theo là
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê
các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

d) Nơi nhận đƣợc trình bày tại ơ số 9a và 9b Phụ lục I bao gồm:

Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ
chức cấp dƣới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Cơng văn): Từ “Kính gửi” và tên các
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản
gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân đƣợc trình bày trên cùng một dịng; trƣờng hợp văn bản gửi cho hai
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dịng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá
nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc trình bày trên một dòng riêng,
đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối cùng
có dấu chấm (.); các gạch đầu dịng đƣợc trình bày thẳng hàng với nhau dƣới dấu hai
chấm (:).

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi
nhận” đƣợc trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức
vụ của ngƣời ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ
12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận

văn bản đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ
quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn
bản đƣợc trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối
dịng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lƣu” sau có dấu hai chấm
(:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận)
soạn thảo văn bản và số lƣợng bản lƣu, cuối cùng là dấu chấm (.).

2.5. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính. 
2.5.1. Cơng văn

2.5.1.1. Khái niệm

</div>
(33)<div class='page_container' data-page=33>

giao tiếp chính thức với các cơ quan nhà nƣớc cấp trên, cấp dƣới và với công dân để
giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau, giữa cơ quan nhà nƣớc với
các tổ chức xã hội và công dân; Trình cấp trên một dự thảo văn bản, đề án hoặc đề
nghị một vấn đề cụ thể cần đƣợc cấp trên giải quyết; Giải quyết đề nghị của cấp dƣới;
Hoặc để hƣớng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở cấp dƣới thực hiện các quyết định cấp trên.

2.5.1.2. Các loại công văn:
Công văn mời họp;

Công văn chỉ đạo;

Công văn đề nghị, chất vấn, yêu cầu;
Công văn hƣớng dẫn;

Công văn đôn đốc;
Công văn trả lời;
Công văn hỏi ý kiến;
Công văn giao dịch; v.v….

2.5.1.3. Kết cấu công văn: Mở đầu - Nội dung - Kết thúc.

Mỗi loại cơng văn có kết cấu thể hiện nội dung khác nhau phù hợp với tính chất
và đặc điểm của cơng văn đó.

2.5.1.4. u cầu
Ngắn gọn, súc tích;

Mỗi loại cơng văn chỉ đề cập đến một vấn đề nhằm tạo điều kiện thn lợi cho
ngƣời xử lý;

Có tính thuyết phục;

Trình bày đúng theo quy định của Nhà nƣớc.
2.5.1.5. Soạn thảo một số loại công văn cụ thể
a) Công văn mời họp

Yêu cầu chung: công văn mời họp là văn bản để các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức
triệu tập chính thức các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo
luận về những vấn đề có liên quan. Cơng văn mời họp có thể thức rất gần với giấy mời
họp. Cần lƣu ý điểm này để tùy trƣờng hợp sử dụng cho thích hợp. Cơng văn mời họp
phải nêu rõ lý do, mục đích cụ thể, rõ ràng, đúng với thành phần và thể hiện mệnh lệnh
hành chính của cấp trên đối với cấp dƣới đƣợc mời họp.

</div>
(34)<div class='page_container' data-page=34>

II. Phần nội dung: Nêu nội dung chính của cuộc họp (về vấn đề gì); thành 
phần, thời gian, địa điểm họp, những đề nghị, yêu cầu cần thiết (nhƣ chuẩn bị trƣớc tài
liệu, báo cáo, ý kiến…).

III. Kết thúc: Nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần đƣợc mời. Nếu khơng đến

dự đƣợc thì thơng báo cho biết theo địa chỉ… trƣớc… ngày… giờ…

* Ví dụ: Cơng văn mời họp của Ủy ban nhân dân huyện…

Kính gửi:

- Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh…;
- Thƣờng vụ Huyện ủy;

- Thƣờng trực Hội đồng nhân dân huyện;
- Các thành viên Ủy ban nhâ dân huyện;

- Mặt trận Tổ quốc các tổ chức đoàn thể của huyện.

Ủy ban nhân dân huyện… tổ chức phiên họp định kỳ Ủy ban nhân dân vào
ngày… tháng… năm… thảo luận và quyết định:

I. Nội dung phiên họp

1. Báo cáo tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội
tháng …; nhiệm vụ chủ yếu tháng … năm…(Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân chuẩn bị);

2. Đề án mở rộng diện tích rau chế biến, rau an tồn (Phịng Nơng nghiệp và
Phát triển Nơng thơn chuẩn bị);

3. Báo cáo kết quả sản xuất lúa vụ mùa năm…; kế hoạch năm… (Phịng Nơng
nghiệp và Phát triển Nông thôn chuẩn bị);

4. Kế hoạch tổ chức các hoạt động kỉ niệm… năm “Ngày Thƣơng binh Liệt

sĩ” (27/7/ 20… - 27/7/ 20…) (Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội chuẩn bị);

5. Kế hoạch xây dựng trƣờng trọng điểm chất lƣợng cao (Phòng Giáo dục và
Đào tạo chuẩn bị);

6. Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng đất năm…; kết quả khắc phục những
hạn chế khuyết điểm sau thanh tra, kiểm tra (Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng
chuẩn bị).

II. Thành phần, thờ an địa đ ểm 
1. Thành phần:

</div>
(35)<div class='page_container' data-page=35>

- Thƣờng trực Hội đồng nhân dân huyện;
- Các thành viên Ủy ban nhân dân huyện;

- Mặt trận Tổ quốc các tổ chức đoàn thể của huyện.
2. Thời gian: Từ 7g30’, ngày… tháng… năm… 
3. Địa đ ểm: Hội trƣờng của Ủy ban nhân dân huyện.

Yêu cầu cơ quan: Phịng Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn, Phòng Lao
động – Thƣơng binh và Xã hội, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Tài nguyên và
Môi trƣờng chuẩn bị tốt các Báo cáo, Kế hoạch nêu trên (đối với các Báo cáo, Kế
hạch dài từ 10 trang A4 trở lên, đề nghị các cơ quan chuẩn bị thêm bản tóm tắt) gửi
về Ủy ban nhân dân huyện trƣớc ngày… tháng… năm…. Giao Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân kiểm tra các văn bản trƣớc khi gửi đến các Ủy viên
Ủy ban nhân dân huyện.

Mời các đại biểu về dự họp đầy đủ, đúng giờ./.

TL.CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÕNG 
 b) Công văn chỉ đạo

Yêu cầu chung: nêu nội dung, chủ trƣơng, biện pháp, kế hoạch thực hiện phải
cụ thể, rành mạch, rõ ràng, dứt khoát.

I. Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích, lý do của cơng việc cần phải làm, cần phải 
triển khai thực hiện.

II. Phần nội dung:

1. Nêu yêu cầu cần đạt đƣợc.

2. Nêu nhiệm vụ phải thực hiện để đạt yêu cầu đề ra.

3. Nêu biện pháp cần thực hiện (cần áp dụng) để thực hiện nhiệm vụ đã đề ra.
III. Phần kết thúc: Yêu cầu triển khai tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả cho 
cấp lãnh đạo.

* Ví dụ: Cơng văn chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tiếp tục chấn 
chỉnh lề lối làm việc, nâng cao tinh thần trách nhiệm và ý thức trong thực thi công 
vụ của cán bộ, công chức.

Kính gửi:

- Thủ trƣởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;

</div>
(36)<div class='page_container' data-page=36>

- Các cơ quan trung ƣơng đóng tại địa phƣơng.

Thực hiện chỉ đạo của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh, thời

gian qua, các cấp, các ngành và các địa phƣơng trong tỉnh đã quán triệt và thực hiện
tƣơng đối nghiêm túc việc chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc và sinh hoạt của
CBCCVC; không uống rƣợu bia trong giờ làm việc và buổi trƣa của các ngày làm
việc; nâng cao ý thức, trách nhiệm trong thực thi công vụ… đƣợc nhân dân và dƣ
luận đồng tình, đánh giá cao.

Tuy nhiên, tại một số cơ quan, địa phƣơng, đơn vị vẫn cịn hiện tƣợng cơng
chức, viên chức đi muộn, về sớm, đi ra ngoài cơ quan uống cà phê hoặc giải quyết
việc riêng trong giờ làm việc; vẫn còn trƣờng hợp uống rƣợu, bia trong giờ làm việc
và buổi trƣa của ngày làm việc, vi phạm pháp luật về an tồn giao thơng…

Trƣớc tình hình trên, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trƣởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố và thủ trƣởng các cơ quan trung ƣơng đứng chân trên địa bàn tỉnh;

- Tiếp tục quán triệt và thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về
chế độ công vụ, công chức; chỉ đạo của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy tại văn bản số
…-CT/TU ngày … về việc không uống rƣợu, bia trong giờ làm việc và buổi trƣa của
các ngày làm việc; Chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh tại các văn bản
số …/UBND ngày …, số …/UBND-TKCT ngày … về chấn chỉnh lề lối làm việc,
đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao ý thức, trách nhiệm trong thực thi công vụ
và Quyết định số …/QĐ-UBND ngày … về ban hành Kế hoạch triển khai Nghị
quyết …/NQ-CP của Chính phủ về tăng cƣờng thực hiện các giải pháp trọng tâm
đảm bảo trật tự an tồn giao thơng trên địa bàn tỉnh … đến tồn thể cán bộ, cơng
chức, viên chức, ngƣời lao động và nhân dân.

- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc rà sốt, bổ sung hồn thiện quy chế làm việc,
quy chế chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của cơ quan, địa phƣơng, đơn vị; thực hiện
nghiêm túc các quy định về sử dụng thời giờ làm việc gắn với công tác thi đua khen

thƣởng và bình xét, đánhgiá xếp loại đảng viên, CB-CC-VC hàng năm; kịp thời
khuyến khích, biểu dƣơng những cán bộ, công chức, viên chức nghiêm túc chấp
hành kỷ luật lao động, có tinh thần, thái độ làm việc tốt, làm việc có năng suất, chất
lƣợng, hiệu quả; đồng thời phê bình, nhắc nhở, chấn chỉnh những hành vi chƣa
đúng; xử lý nghiêm những trƣờng hợp vi phạm, khơng bình xét thi đua khen thƣởng,
kéo dài thời gian nâng bậc lƣơng đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm.

</div>
(37)<div class='page_container' data-page=37>

ngày làm việc, gây phiền hà, sách nhiễu đối với doanh nghiệp và ngƣời dân… thì
Thủ trƣởng sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân địa phƣơng
đó phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và trƣớc Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Giao Sở Nội vụ tăng cƣờng thanh tra công vụ; theo dõi, đôn đốc việc thực
hiện các nội dung nêu trên; tổng hợp báo cáo đề xuất UBND tỉnh biểu dƣơng sở,
ban, ngành, cơ quan đơn vị, địa phƣơng thực hiện tốt, phê bình và có hình thức xử lý
nghiêm đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; sàng lọc những trƣờng hợp điển hình, báo
cáo UBND tỉnh xem xét công khai trên phƣơng tiện thông tin đại chúng./.

CHỦ TỊCH 
c) Công văn đề nghị, chất vấn, yêu cầu

Yêu cầu chung: trình bày lý do một cách xác đáng, cụ thể, rõ ràng, lập luận chặt
chẽ, lời lẽ thực sự cầu thị, khiêm tốn.

I. Phần mở đầu:

Có thể nêu theo ba cách sau:
1. Trực tiếp nói rõ lý do, mục đích.

2. Giới thiệu khái quát chung tình hình, nêu lý do, mục đích.
3. Nêu căn cứ làm cơ sở cho đề nghị, yêu cầu.

II. Phần nội dung:

Nếu vào đề theo cách 1 thì phần nội dung bao gồm các ý sau:

1. Thực trạng tình hình (cơ sở xuất phát cho đề nghị, chất vấn, yêu cầu).
2. Nội dung đề nghị, chất vấn, yêu cầu.

3. Nêu cam kết (nếu cần).

Nếu vào đề theo cách 2 thì phần nội dung bao gồm các ý sau:
1. Nội dung các đề nghị, yêu cầu.

2. Nêu cam kết (nếu cần).
III. Phần kết thúc:

1. Mong muốn đƣợc quan tâm xem xét giải quyết.
2. Lời cảm ơn.

* Ví dụ: cơng văn của Thành đồn đề nghị các cơ sở đồn hỗ trợ, tặng máy vi 
tính xây dựng các điểm phổ biến kiến thức và truy cập Internet cho thanh niên

Kính gửi: Các cơ sở Đoàn trực thuộc Thành Đoàn

</div>
(38)<div class='page_container' data-page=38>

đối tƣợng thanh niên, đặc biệt là thanh niên nông thôn, thanh niên công nhân tại các
khu chế xuất – khu cơng nghiệp, giúp thanh niên ứng dụng có hiệu quả các tiện ích
của cơng nghệ thơng tin trong học tập, lao động, sản xuất, nâng cao đời sống tinh
thần và chất lƣợng cuộc sống, Ban Thƣờng vụ Thành Đoàn tổ chức vận động máy vi
tính xây dựng các điểm tuyên truyền, phổ biến kiến thức khoa học công nghệ và
truy cập Internet cho thanh niên. Đây cũng là một trong những hoạt động trọng tâm

trong “Ngày hội của những ngƣời tình nguyện” lần 3 năm 2009 do Ban Thƣờng vụ
Thành Đoàn tổ chức vào ngày 16/8/2009.

Trong đợt hoạt động này, Ban Thƣờng vụ Thành Đồn sẽ tiếp nhận máy vi
tính, các trang thiết bị tin học và chuyển giao cho các quận – huyện Đoàn để thành
lập các điểm tuyên truyền, phổ biến kiến thức khoa học công nghệ và truy cập
Internet cho thanh niên nông thôn, thanh niên công nhân tại các khu chế xuất – khu
công nghiệp.

Để hoạt động diễn ra thành cơng, Ban Thƣờng vụ Thành Đồn trân trọng đề
nghị Quý cơ quan, công ty, đơn vị và cá nhân quan tâm hỗ trợ kinh phí, trao tặng
các bộ máy vi tính, trang thiết bị tin học mới hoặc đã qua sử dụng để xây dựng các
điểm tuyên truyền.

* Thời gian tiếp nhận:

- Đợt 1: Từ ngày 10/8/2009 đến ngày 16/8/2009

- Đợt 2: Từ ngày 17/8/2009 đến ngày 28/8/2009

Ban Thƣờng vụ Thành Đồn phân cơng đồng chí ……… – Cán bộ ………
(ĐT: ….. - …..) phụ trách công tác tiếp nhận và thông tin những nội dung liên quan
đến hoạt động.

Ban Thƣờng vụ Thành Đoàn rất mong nhận đƣợc sự quan tâm, hỗ trợ của các
đồng chí.

Trân trọng.

TL. BAN THƢỜNG VỤ THÀNH ĐỒN

CHÁNH VĂN PHÕNG

d) Cơng văn hướng dẫn

Yêu cầu chung: nói rõ lý do, ngun nhân vì sao có chủ trƣơng chính sách, biện
pháp cần hƣớng dẫn, giải thích; Hƣớng dẫn, giải thích phải chi tiết, cụ thể.

I. Phần mở đầu: Nêu khái quát vấn đề đặt ra cần phải đƣợc hƣớng dẫn, giải 
thích để các đơn vị thực hiện đúng và thống nhất.

</div>
(39)<div class='page_container' data-page=39>

1. Nêu nguồn gốc, xuất xứ của chủ trƣơng, chính sách, quyết định cần đƣợc
hƣớng dẫn, giải thích.

2. Mục đích của chủ trƣơng, chính sách.

3. Phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trƣơng, chính sách đó về mặt kinh tế,
chính trị, v.v…

4. Cách tổ chức thực hiện.

III. Phần kết thúc: Yêu cầu phổ biến cho các cơ sở biết và tổ chức thực hiện 
đúng tinh thần chủ trƣơng, chính sách, quyết định.

* Ví dụ: Cơng văn của Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn thực hiện ch nh 
sách hỗ trợ học sinh và trường phổ thông ở thôn đặc biệt h hăn.

Kính gửi: Các Sở Giáo dục và Đào tạo.

Ngày 18 tháng 7 năm 2016, Chính phủ ban hành Nghị định số
116/2016/NĐ-CP quy định chính sách hỗ trợ học sinh và trƣờng phổ thông ở xã, thôn đặc biệt khó

khăn (gọi tắt là Nghị định 116). Tại Nghị định 116 đã quy định chi tiết về đối tƣợng,
mức hỗ trợ, hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền, quy trình cấp phát và kinh phí thực hiện các
chính sách hỗ trợ đối với học sinh nên khơng có văn bản hƣớng dẫn thực hiện Nghị
định này. Trong quá trình tổ chức thực hiện một số địa phƣơng còn chƣa rõ về một
số nội dung, do đó Bộ Giáo dục và Đào tạo có ý kiến nhƣ sau:

Tại Điều 4 Nghị định 116 quy định các điều kiện đƣợc hƣởng chính sách hỗ
trợ bao gồm hộ khẩu, khoảng cách từ nhà đến trƣờng đối với từng cấp học và địa
hình cách trở, giao thơng đi lại khó khăn. Tại điểm a khoản 5 Điều 11 Nghị định 116
quy định “Hội đồng nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào quy định tại điểm b khoản 1 và
khoản 2 Điều 4, điểm d khoản 2 Điều 5 của Nghị định này và điều kiện thực tế của
địa phƣơng để quy định cụ thể về khoảng cách và địa bàn làm căn cứ xác định học
sinh không thể đi đến trƣờng và trở về nhà trong ngày; quy định cụ thể về tỷ lệ
khốn kinh phí phục vụ việc nấu ăn cho học sinh để nhà trƣờng chủ động trong việc
tổ chức nấu ăn cho học sinh tại trƣờng”.

Vì vậy, học sinh đảm bảo các điều kiện quy định tại Điều 4 Nghị định 116
nhƣng phải đƣợc cấp có thẩm quyền cho phép ở bán trú trong trƣờng hoặc khu vực
gần trƣờng để học tập trong tuần (học sinh không thể đi đến trƣờng và trở về nhà
trong ngày) mới đƣợc hƣởng các chế độ hỗ trợ theo quy định tại Nghị định 116.

Trên đây là ý kiến của Bộ Giáo dục và Đào tạo, gửi các sở giáo dục và đào
tạo để biết và thực hiện.

</div>
(40)<div class='page_container' data-page=40>

Yêu cầu chung: lý do đôn đốc, nhắc nhở phải xác đáng, lời lẽ phải thể hiện sự
nghiêm túc. Nếu cần thiết thì chỉ đạo cho đối tƣợng thi hành những biện pháp cụ thể.

I. Phần mở đầu: Nhắc lại một chủ trƣơng, kế hoạch, quyết định hoặc một văn 
bản đã đƣợc triển khai tổ chức thực hiện.

II. Phần nội dung:

1. Tóm tắt tình hình thực hiện (việc làm đƣợc, chƣa đƣợc, nguyên nhân).
2. Đề ra các biện pháp tiếp tục thực hiện.

3. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị tiếp tục tổ chức thực hiện

III. Phần kết thúc: Yêu cầu cơ quan, đơn vị khẩn trƣơng triển khai thực hiện 
và báo cáo kết quả cho lãnh đạo, cho cấp trên.

* Ví dụ: Cơng văn của Ủy ban nhân dân Thành phố đôn đốc đẩy nhanh tiến 
độ các dự án hạ tầng giao thơng vận tải.

Kính gửi:

- Giám đốc các sở: Giao thông vận tải, Quy hoạch Kiến trúc, Tài
chính, Kế hoạch và Đầu tƣ, Tài nguyên Môi trƣờng, Xây dựng, Công
Thƣơng, Thông tin và Truyền thông;

- Chủ tịch UBND các quận, huyện và thị xã;

- Giám đốc các Ban quản lý dự án thuộc UBND Thành phố;
- Trƣởng Ban chỉ đạo GPMB Thành phố;

- Viện trƣởng Viện Quy hoạch xây dựng;
- Chánh Văn phòng UBND Thành phố.

Để đồng bộ với các giải pháp nhằm giảm ùn tắc giao thông, giảm tai nạn giao
thông nhƣ: tổ chức giao thông; điều chỉnh giờ làm việc, học tập, kinh doanh; tuyên
truyền và kiểm tra xử lý vi phạm pháp luật giao thông đƣờng bộ các quy định về an

tồn giao thơng, trật tự đô thị v.v…, UBND Thành phố … yêu cầu các cấp, các
ngành tập trung tổ chức thực hiện các dự án hạ tầng giao thông vận tải nhƣ sau:

</div>
(41)<div class='page_container' data-page=41>

thực hiện dự án, kịp thời thay thế nhà thầu yếu kém và lựa chọn nhà thầu đủ năng lực
để thi cơng cơng trình đảm bảo tiến độ, chất lƣợng, hiệu quả; sớm hồn thành cơng tác
chuẩn bị đầu tƣ các dự án trọng điểm theo kế hoạch để triển khai thực hiện.

2. Sở Quy hoạch và Kiến trúc, Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, Sở Kế hoạch và
Đầu tƣ, Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Ban chỉ đạo giải phóng mặt bằng Thành phố,
Viện Quy hoạch xây dựng và các sở, ngành, đơn vị liên quan, căn cứ chức năng,
nhiệm vụ của ngành, của đơn vị tập trung ƣu tiên giải quyết những công việc liên
quan đến các dự án hạ tầng giao thơng vận tải theo hƣớng cải cách hành chính, rút
ngắn thời gian giải quyết, kịp thời đề xuất và trình UBND Thành phố những nội
dung quá thẩm quyền để chỉ đạo giải quyết đẩy nhanh tiến độ. Sở Kế hoạch và Đầu
tƣ chủ trì, phối hợp với Sở Giao thông vận tải, Sở Quy hoạch Kiến trúc, Sở Tài
nguyên và Môi trƣờng kiểm tra, đôn đốc đẩy nhanh tiến độ các dự án giao thông tĩnh
đã giao cho các nhà đầu tƣ thực hiện; thƣờng xuyên báo cáo UBND Thành phố.

3. Văn phòng UBND Thành phố …, khi tiếp nhận hồ sơ, công văn liên quan
đến các nội dung trên phải đề xuất, trình ngay lãnh đạo UBND Thành phố để có ý
kiến chỉ đạo giải quyết.

Yêu cầu thủ trƣởng các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã Sơn
Tây và các đơn vị liên quan chỉ đạo, quán triệt đến cán bộ, công chức, viên chức để
thực hiện nghiêm túc nội dung chỉ đạo của UBND Thành phố, tạo bƣớc chuyển biến
mạnh mẽ trong công tác đầu tƣ xây dựng hạ tầng giao thông vận tải của Thành phố,
thiết thực triển khai thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ tƣ Ban chấp hành Trung
ƣơng Đảng khóa XI, Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ Thành phố lần thứ XV,
góp phần giảm ùn tắc, tai nạn giao thông trên địa bàn Thành phố.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN 
KT. CHỦ TỊCH 
PHÓ CHỦ TỊCH 
e) Công văn trả lời

Yêu cầu chung: lý lẽ phải chặt chẽ, logic, ý tứ phải rõ ràng, dứt khoát.
I. Phần mở đầu: đi thẳng vào vấn đề, có thể nêu theo 3 cách sau:

1. Trả lời công văn (văn bản) số… ngày… tháng… năm…của ai, về việc gì?
2. Xác nhận đã nhận đƣợc cơng văn (văn bản) của ai? Về vấn đề gì, xin trả lời.
3. Trả lời công văn (văn bản) của ai? Về vấn đề gì (thƣờng dùng trong trƣờng
hợp đối với cấp có thẩm quyền cao hơn để thể hiện tính lịch sự, trang trọng).

</div>
(42)<div class='page_container' data-page=42>

1. Trả lời trực tiếp vấn đề đƣợc hỏi theo thứ tự vấn đề đƣợc nêu ra trong công
văn đề nghị, chất vấn, yêu cầu.

2. Phần nào chƣa rõ, chƣa trả lời đƣợc cần nêu lý do và hẹn trả lời.

III. Phần kết thúc: Kết thúc bằng một câu xã giao, lịch sự. Ví dụ: nhận đƣợc 
văn bản này, nếu q cơ quan (đơn vị, q ơng, bà) cịn điều gì chƣa rõ xin cho biết,
chúng tơi sẵn sàng nghiên cứu, xem xét và sớm trả lời.

* Ví dụ: Cơng văn của Bộ X trả lời cơng văn xin ý kiến của Bộ G về phối hợp 
giải quyết một số vướng mắc để đẩy nhanh tiến độ cơng trình cầu C

Kính gửi: Bộ G.

Trả lời công văn số 2143/BG-CGĐ ngày 04/4/2008 của Bộ G đề nghị phối
hợp giải quyết một số vƣớng mắc để đẩy nhanh tiến độ dự án cầu C, Bộ X có ý
kiến nhƣ sau:

Về khối lƣợng cát gia tải và bù lún nền đƣờng:

Theo thiết kế đã đƣợc phê duyệt, công tác thi công nền đƣờng dẫn qua khu
vực có địa chất yếu thuộc gói thầu số 1 và gói thầu số 3 dự án xây dựng cầu C có
phần việc đắp cát gia tải và đắp bù lún nền đƣờng. Đây là việc làm thơng thƣờng
khơng có gì mới trong việc thi công đƣờng ở Việt Nam. Tuy vậy, theo Bộ G, trong
quá trình lập hồ sơ dự thầu nhà thầu đã khơng đƣa chi phí cho khối lƣợng cơng việc
bù lún và gia tải nói trên vào đơn giá hạng mục đắp nền đƣờng. Thực chất, nhà thầu
phải chịu chi phí này và Bộ G cần rút kinh nghiệm trong quá trình xét thầu. Để tháo
gỡ khó khăn cho các nhà thầu, Bộ G đề nghị bổ sung chi phí thực hiện các cơng việc
trên vào gói thầu số 1 và số 3. Nhằm đảm bảo chất lƣợng của phần đắp bù lún nền
đƣờng, Bộ X cho rằng khối lƣợng cơng việc này có thể xem xét bổ sung chi phí.
Riêng khối lƣợng cát gia tải phải sử dụng luân chuyển sau khi khấu trừ tỷ lệ hao hụt.
Bộ G chỉ đạo các đơn vị liên quan xác định cụ thể khối lƣợng của từng loại để quyết
định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Về việc thay đổi vật liệu đắp lớp đỉnh nền:

Bộ X đồng ý với ý kiến của Bộ G về việc đề nghị Thủ tƣớng Chính phủ xem
xét, chấp thuận việc thay đổi vật liệu đắp lớp đỉnh nền do các nguyên nhân khan
hiếm vật liệu tại khu vực miền Tây Nam Bộ. Bộ G cần yêu cầu các đơn vị liên quan
thực hiện các thử nghiệm cần thiết để có cơ sở khẳng định loại vật liệu thay thế
dùng đắp lớp đỉnh nền đƣờng đáp ứng đƣợc các yêu cầu kỹ thuật của dự án và phải
đƣợc tƣ vấn thiết kế chấp thuận.

</div>
(43)<div class='page_container' data-page=43>

nghiên cứu, tổng hợp báo cáo Thủ tƣớng Chính phủ.

KT. BỘ TRƢỞNG 
THỨ TRƢỞNG

g) Công văn hỏi ý kiến

Yêu cầu chung: công văn hỏi ý kiến là văn bản thƣờng dùng để cơ quan cấp
trên cần có ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị cấp dƣới hoặc tổ chức, cá nhân
hữu quan về một vấn đề quan trọng nào đó. Ví dụ nhƣ việc hỏi ý kiến đóng góp một
chủ trƣơng, chính sách, một văn bản quy phạm pháp luật dƣ kiến sẽ ban hành, hoặc để
cấp dƣới trong quá trình thực hiện các chủ trƣơng, chính sách, văn bản chỉ đạo của cấp
trên, nếu phát hiện có những khó khăn, vƣớng mắc, những điểm chƣa rõ thì cần có
cơng văn xin ý kiến, giải thích, chỉ đạo của cấp trên. Do đó, những vấn đề đƣợc nêu ra
để hỏi, dù là của cơ quan cấp trên haay cơ quan cấp dƣới phải, có cơ sở, lý do cụ thể,
rõ ràng, rành mạch vả để thuận tiện cho việc trả lời một cách có hiệu quả.

I. Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích, lý do hỏi ý kiến để làm gì và hỏi những vấn 
đề nào?

II. Phần nội dung: Trình bày những vấn đề cần hỏi ý kiến (có thể là chủ 
trƣơng, chính sách, biện pháp nào đó vừa đƣợc cơ quan nhà nƣớc ban hành; những vấn
đề cịn chƣa đƣợc trình bày rõ ràng, cụ thể dễ gây hiểu không đúng, thắc mắc trong đối
tƣợng thi hành), nêu cách làm và thời gian triển khai thực hiện việc hỏi ý kiến.

III. Phần kết thúc: Nêu yêu cầu đƣợc trả lời bằng văn bản và đúng thời gian. 
* Ví dụ: Cơng văn hỏi ý kiến của Phịng Quản l Đô thị quận về việc giải quyết 
các vướng mắc trong cấp Giấy cứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất.

Kính gửi: Sở Xây dựng Thành phố

Trong quá trình thực hiện chức năng tham mƣu cho Ủy ban nhân dân quận
cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất, Phịng Quản lí Đơ thị
thƣờng gặp một số vƣớng mắc sau đây làm ảnh hƣởng đến kết quả giải quyết những
yêu cầu hợp pháp của công dân về lĩnh vực này.

Cụ thể, những vƣớng mắc đó là:

1. Đơn giá thu thuế đối với phần diện tích đất ngồi chủ quyền có nguồn gốc
lấn chiếm, tự khai phá;

2. Nhà, đất nằm trong hành lang hạ tầng kĩ thuật, hành lang bảo vệ có đƣợc
chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất không?

</div>
(44)<div class='page_container' data-page=44>

công nhận khi đổi giấy chứng nhận khơng?

Kính đề nghị sở xây dựng cho ý kiến về cách xử lí cụ thể những vƣớng mắc
nêu trên để phịng quản lí đơ thị có căn cứ giải quyết những u cầu hợp pháp của
công dân liên quan đến cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng
đất đang đƣợc tiến hành trên địa bàn quận.

Chúng tôi rất mong sớm nhận đƣợc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo sở./.

TRƢỞNG PHỊNG 
h) Cơng văn giao dịch

Yêu cầu chung: công văn giao dịch là văn bản để các cơ quan, tổ chức dùng
thông tin, thông báo cho nhau biết các vấn đề có liên quan đến yêu cầu thực hiện
nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của mình. Đây là loại công văn đƣợc sử dụng phổ
biến trong hoạt động quản lý nhà nƣớc cũng nhƣ của các tổ chức và rất đa dạng, phong
phú. Mẫu hóa loại văn bản này là rất khó khăn. Nhƣng yêu cầu những vấn đề đƣa ra
cần giao dịch phải có căn cứ, lý do cụ thể, cần thiết. Tránh chung chung gây khó khăn
cho đối tác.

I. Phần mở đầu: Nêu lý do và vấn đề cần giao dịch, thông báo.

II. Phần nội dung: Trình bày những vấn đề cần giao dịch, thông báo (thực 
trạng công việc những kết quả, khó khăn, vƣớng mắc, những lý do không đạt đƣợc kết
quả, những yêu cầu, đề nghị có thể, v.v…).

III. Phần kết thúc: Nêu mục đích chính của việc cần giao dịch, thơng báo và 
những yêu cầu (nếu có) đối với cơ quan, tổ chức cá nhân nhận cơng văn giao dịch.

* Ví dụ: Cơng văn giao dịch của Phịng kinh tế thị xã Thủ Dầu Một gửi các 
cơ quan đơn vị, cá nhân về việc mời tham gia đề xuất dự án khoa học công nghệ 
cấp cơ sở năm 20…

Kính gửi:

- Các đơn vị khoa học;

- Quý cơ quan, đơn vị, cá nhân.

Thực hiện quyết định số…/QĐ-UBND ngày… tháng… năm 20… của Ủy ban
nhân dân tỉnh Bình Dƣơng ban hành Quy chế quản lí hoạt động nghiên cứu khoa
học và phát triển công nghệ trên địa bàn tỉnh Bình Dƣơng;

Căn cứ định hƣớng phát triển khoa học và công nghệ năm 20… trên địa bàn
tỉn Bình Dƣơng;

</div>
(45)<div class='page_container' data-page=45>

Phịng Kinh tế thị xã Thủ Dầu Một kính mời các đơn vị khoa học, các quý cơ
quan, đơn vị, cá nhân tham gia đề xuất dự án ứng dụng khoa học công nghệ theo các
lĩnh vực sau đây:

1. Lĩnh vực công nghiệp

- Ứng dụng năng lƣợng tái tạo, ứng dụng công nghệ sản xuất không gây ô
nhiễm môi trƣờng;

- Ứng dụng các thành tựu khoa học kĩ thuật vào ngành sơn mài, gỗ mỹ nghệ,
điêu khắc chạm.

2. Lĩnh vực công nghệ thông tin

Ứng dụng các giải pháp chống ngập do xả lũ hồ Dầu Tiếng, triều cƣờng, mƣa
lớn khu vực ven sơng Sài Gịn (các xã, phƣờng Chánh Nghĩa, Phú Cƣờng, Phú Thọ,
Chánh Mỹ, Tƣơng Bình Hiệp, Tân An).

3. Lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn

Ứng dụng xây dựng các mơ hình trình diễn, chuyển giao tiến bộ khoa học
công nghệ, các biện pháp canh tác theo hƣớng nông nghiệp đô thị.

4. Lĩnh vực bảo vệ môi trƣờng

Xây dựng mơ hình trình diễn kỹ thuật cao trong xử lý ô nhiễm chất thải rắn, lỏng.
Các đề xuất (theo mẫu) gửi về: Phòng Kinh tế thị xã Thủ Dầu Một, số…, đại
lộ Bình Dƣơng, phƣờng Hiệp Thành, thị xã Thủ Dầu Một, tình Bình Dƣơng. Điện
thoại, fax:… trƣớc ngày… tháng… năm 20…

Trân trọng.

KT. TRƢỞNG PHỊNG 
PHĨ TRƢỞNG PHỊNG 
2.5.2. Quyết định (cá biệt)

2.5.2.1. Khái niệm

Quyết định là hình thức văn bản của các cơ quan, tổ chức dùng để ban hành các
chủ trƣơng, biện pháp lãnh đạo và điều hành hoạt động; quyết định những chủ trƣơng,
chế độ, thể lệ; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ; phê
chuẩn; đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định trái với Hiến pháp, Luật và các
văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên và quyết định những vấn đề khác theo thẩm
quyền của cơ quan, tổ chức đã đƣợc luật pháp quy định.

Ví dụ: Quyết định 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc
phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thƣ Lƣu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

2.5.2.2. Đặc điểm quyết định

</div>
(46)<div class='page_container' data-page=46>

Đƣa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt một lần đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể
trong những trƣờng hợp xác định.

Có tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, phù hợp với pháp luật và dựa trên
những quy phạm pháp luật cụ thể.

Có tính đơn phƣơng và tính bắt buộc thi hành ngay. Hai tính chất này là những
đặc tính cơ bản của quyết định hành chính cá biệt. Tính đơn phƣơng của quyết định cá
biệt thể hiện ở chỗ cơ quan có thẩm quyền tự mình, do mình quyết định,mặc dù trƣớc
đó có tham khảo ý kiến của các cơ quan hữu quan, nghĩa là cơ quan hành chính có
thẩm quyền quyết định.

2.5.2.3. Phân loại

Căn cứ vào nội dung và nhiệm vụ, quyết định bao gồm:

- Quyết định xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý theo hƣớng tích cực, trong đó
xác định cụ thể ai có quyền chủ thể, ai mang nghĩa vụ pháp lý bằng con đƣờng cá biệt
hóa phần quy định của một quy phạm pháp luật. Ví dụ: quyết định tuyển dụng một
ngƣời làm việc trong một công sở phải thực hiện một cách tích cực các quy phạm pháp
luật về tiêu chuẩn công chức.

- Văn bản mang tính bảo vệ pháp luật, là những văn bản chứa đựng những biện
pháp trừng phạt, cƣỡng chế nhà nƣớc đối với các cá nhân, tổ chức vi phạm pháp luật.
Ví dụ: quyết định xử phạt một ngƣời vi phạm luật giao thơng.

* Ví dụ: Quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền điều hành công việc

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ủy quyền đ ều hành công việc của UBND tỉnh

và giải quyết các công việc thuộc Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH … 
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số …-QĐ/TU ngày … tháng … năm 20… của 
Tỉnh ủy … về việc cử cán bộ học Lớp bồi dưỡng dự nguồn cán bộ cao cấp;

Căn cứ Quy chế làm việc của UBND tỉnh … ban hành kèm theo Quyết định số 
…/20…/QĐ-UBND ngày … tháng … năm 20…;

Căn cứ Quyết định số …/QĐ-UBND ngày … tháng … năm 20… của Chủ tịch 
UBND tỉnh về việc phân công công tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy 
viên Ủy ban nhân dân tỉnh …, nhiệm kỳ 20…-20…;

</div>
(47)<div class='page_container' data-page=47>

QUYẾT ĐỊNH:

Đ ều 1. Ủy quyền cho các Phó Chủ tịch UBND tỉnh điều hành, giải quyết các 
công việc và ký các văn bản Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách trong thời gian Chủ tịch
UBND tỉnh đi học Lớp bồi dƣỡng dự nguồn cán bộ cao cấp, từ ngày … tháng …
năm 20… đến ngày … tháng … năm 20…, cụ thể nhƣ sau:

1. Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Thƣờng trực UBND tỉnh … điều hành, giải
quyết các công việc sau:

- Thay mặt Chủ tịch UBND tỉnh điều hành các hoạt động chung của UBND
tỉnh và ký các văn bản của UBND tỉnh.

- Chỉ đạo Quy hoạch sử dụng đất cấp tỉnh.

- Chỉ đạo công tác lập quy hoạch phát triển các ngành, sản phẩm chủ yếu
thuộc lĩnh vực trực tiếp theo dõi, phụ trách.

- Chỉ đạo công tác bảo đảm quốc phịng, an ninh.

- Cơng tác địa giới hành chính; chính quyền địa phƣơng.

- Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nƣớc;
cán bộ, công chức xã, phƣờng, thị trấn.

- Theo dõi và chỉ đạo hoạt động của các cơ quan: Nội vụ, Công an tỉnh, Bộ
Chỉ huy Quân sự tỉnh, Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh.

2. Ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND tỉnh … điều hành, giải quyết các công

việc sau:

- Chỉ đạo công tác lập Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
- Chỉ đạo công tác lập quy hoạch phát triển các ngành, sản phẩm chủ yếu
thuộc lĩnh vực trực tiếp theo dõi, phụ trách.

- Chỉ đạo thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
- Cơng tác phịng chống tham nhũng; cải cách hành chính.

- Chỉ đạo những vấn đề chung về công tác thi đua - khen thƣởng.
- Chỉ đạo triển khai thực hiện Chƣơng trình phát triển KKT ….

3. Ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND tỉnh … điều hành, giải quyết các công
việc sau:

</div>
(48)<div class='page_container' data-page=48>

…, Thị xã …, Thị xã …, Đô thị …, Đô thị ….

- Chỉ đạo công tác lập quy hoạch phát triển các ngành, sản phẩm chủ yếu
thuộc lĩnh vực trực tiếp theo dõi, phụ trách.

- Chỉ đạo xây dựng và triển khai thực hiện phát triển các khu công nghiệp và
khu công nghệ cao.

4. Ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND tỉnh … điều hành, giải quyết các công
việc sau:

- Chỉ đạo công tác tôn giáo.

- Chỉ đạo công tác lập quy hoạch phát triển các ngành, sản phẩm chủ yếu
thuộc lĩnh vực trực tiếp theo dõi, phụ trách.

- Chỉ đạo thực hiện Chƣơng trình phát triển nguồn nhânlực.

5. Ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND tỉnh … chỉ đạo công tác lập quy hoạch
phát triển các ngành, sản phẩm chủ yếu thuộc lĩnh vực trực tiếp theo dõi, phụ trách.

Đ ều 2. Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh đƣợc Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền 
điều hành, giải quyết các công việc chịu trách nhiệm về những quyết định của mình
trƣớc Chủ tịch UBND tỉnh, trƣớc UBND tỉnh, HĐND tỉnh và các quy định của pháp
luật hiện hành; những vấn đề mới, quan trọng, nhạy cảm, các Phó Chủ tịch UBND
tỉnh đƣợc ủy quyền điều hành, giải quyết các công việc báo cáo xin ý kiến Chủ tịch
UBND tỉnh trƣớc khi quyết định.

Đ ều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày … tháng … năm 20… đến 
ngày… tháng … năm 20….

Các Thành viên UBND tỉnh, Thủ trƣởng các cơ quan thuộc UBND tỉnh, Chủ
tịch HĐND, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

CHỦ TỊCH 
2.5.3. Nghị quyết

2.5.3.1. Khái niệm

Nghị quyết là văn bản thể hiện kết luận và quyết định đƣợc tập thể thông qua ở
một cuộc họp, dùng để ban hành các chủ trƣơng, các chính sách cụ thể; Thông qua dự
án, kế hoạch, ngân sách và những công tác quan trọng khác; Đánh giá kết quả thực hiện
công tác, kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành nghị quyết.

2.5.3.2.Nghị quyết (cá biệt) của Hội đồng nhân dân các cấp

</div>
(49)<div class='page_container' data-page=49>

thuộc thẩm quyền của mình nhƣ: hủy bỏ nghị quyết sai trái của Hội đồng nhân dân cấp
dƣới, phê chuẩn kế hoạch hoạt động của Ủy ban nhân dân cùng cấp, bãi miễn tƣ cách
đại biểu Hội đồng nhân dân khi đại biểu có sai phạm đến mức phải đƣa ra khỏi Hội
đồng nhân dân,v.v…

2.5.3.3. Các trƣờng hợp dự thảo nghị quyết để ban hành

a) Trƣờng hợp 1: dự thảo trƣớc nghị quyết, sau mới trình hội nghị góp ý kiến và
chỉnh sửa.

Để làm tốt việc này cần xin ý kiến lãnh đạo, chuẩn bị tài liệu, trao đổi với các
cơ quan liên quan dự thảo.

Sau khi trình hội nghị dự thảo lần thứ hai cho phù hợp với ý kiến hội nghị. Tài
liệu làm căn cứ dự thảo nghị quyết là biên bản hội nghị, đặc biệt là những kết luận đã
đƣợc hội nghị nhất trí thơng qua.

b) Trƣờng hợp 2: sau kết quả hội nghị mới soạn thảo nghị quyết (theo yêu cầu
của hội nghị, của lãnh đạo).

Để làm tốt việc này, cần căn cứ vào biên bản hội nghị để dự thảo. Khi dự thảo
phải chú ý những kết luận đã đƣợc hội nghị biểu quyết thông qua.

Sau khi dự thảo xong, lãnh đạo có ý kiến, trình cho hội nghị góp ý kiến và
thơng qua tại hội nghị hoặc chờ thông qua ở hội nghị kế tiếp.

* Ví dụ: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân

NGHỊ QUYẾT

Quy định thời gian Ủy ban nhân dân các cấp gửi báo cáo đến các

Ban của Hội đồng nhân dân cùng cấp; thời hạn phê chuẩn quyết toán

ngân sách cấp huyện, cấp xã và quy định các biểu mẫu có liên quan

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH …KHOÁ …, KỲ HỌP THỨ … 
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; 
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; 
Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 25 tháng 6 năm 2015;

</div>
(50)<div class='page_container' data-page=50>

Căn cứ Thông tư số …/…/TT-BTC ngày … tháng … năm 20… của Bộ trưởng 
Bộ Tài chính quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 
…/…/NĐ-CP ngày … tháng … năm 20… của Chính phủ quy định chi tiết thi hành 
một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Xét Tờ trình số …/TTr-UBND ngày … tháng … năm 20… của Ủy ban nhân 
dân tỉnh về việc đề nghị ban hành Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh quy định 
thời gian Ủy ban nhân dân các cấp gửi báo cáo đến các Ban của Hội đồng nhân dân, 
Thường trực Hội đồng nhân dân, Hội đồng nhân dân cùng cấp; thời hạn phê chuẩn 
quyết toán ngân sách cấp huyện, cấp xã và quy định các biểu mẫu có liên quan; Báo 
cáo thẩm tra của Ban kinh tế - ngân sách của Hội đồng nhân dân tỉnh; ý kiến thảo 
luận của đại biểu Hội đồng nhân dân tại kỳ họp.

QUYẾT NGHỊ:

Đ ều 1. Quy định thời gian Ủy ban nhân dân các cấp gửi báo cáo đến các Ban 
của Hội đồng nhân dân, Thƣờng trực Hội đồng nhân dân, Hội đồng nhân dân cùng
cấp; thời hạn phê chuẩn quyết toán ngân sách cấp huyện, cấp xã và quy định các

biểu mẫu có liên quan, nhƣ sau:

1. Thời gian Ủy ban nhân dân tỉnh gửi báo cáo kế hoạch tài chính 05 năm địa
phƣơng, báo cáo kế hoạch đầu tƣ công trung hạn 05 năm địa phƣơng và nguyên tắc,
tiêu chí và định mức phân bổ ngân sách địa phƣơng đến các Ban của Hội đồng nhân
dân tỉnh, Thƣờng trực Hội đồng nhân dân tỉnh và Hội đồng nhân dân tỉnh trƣớc ngày
01 tháng 11 năm thứ 5 của kế hoạch đầu tƣ công trung hạn, thời kỳ ổn định ngân
sách giai đoạn trƣớc.

2. Thời gian Ủy ban nhân dân tỉnh gửi báo cáo kế hoạch tài chính - ngân sách
nhà nƣớc 03 năm địa phƣơng.

a) Ủy ban nhân dân tỉnh gửi báo cáo kế hoạch tài chính - ngân sách nhà nƣớc
03 năm để Thƣờng trực Hội đồng nhân dân tỉnh cho ý kiến trƣớc khi gửi Bộ Tài
chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ trƣớc ngày 01 tháng 7 năm trƣớc.

b) Ủy ban nhân dân tỉnh gửi báo cáo kế hoạch tài chính - ngân sách nhà nƣớc
03 năm để Hội đồng nhân dân tỉnh tham khảo khi thảo luận, xem xét thơng qua dự
tốn ngân sách và phƣơng án phân bổ ngân sách hằng năm đến các Ban của Hội
đồng nhân dân tỉnh, Thƣờng trực Hội đồng nhân dân tỉnh và Hội đồng nhân dân tỉnh
trƣớc ngày 01 tháng 11 năm trƣớc.

</div>
(51)<div class='page_container' data-page=51>

a) Gửi báo cáo đến các Ban của Hội đồng nhân dân cùng cấp, sau khi đã
thống nhất số liệu với cơ quan tài chính cấp trên nhƣ sau: Cấp tỉnh trƣớc ngày 01
tháng 11 năm hiện hành; cấp huyện trƣớc ngày 01 tháng 12 năm hiện hành; cấp xã
trƣớc ngày 10 tháng 12 năm hiện hành.

b) Gửi báo cáo đến các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh, Thƣờng trực Hội
đồng nhân dân và Hội đồng nhân dân cùng cấp, sau khi đã có số liệu chính thức nhƣ
sau: Cấp tỉnh trƣớc ngày 20 tháng 11 năm hiện hành; cấp huyện trƣớc ngày 10 tháng

12 năm hiện hành; cấp xã trƣớc ngày 20 tháng 12 năm hiện hành.

4. Thời gian giao dự toán ngân sách địa phƣơng của Ủy ban nhân dân các cấp
cho các cơ quan, đơn vị và ngân sách cấp dƣới.

a) Cấp tỉnh: Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày Nghị quyết Hội đồng
nhân dân tỉnh thông qua.

b) Cấp huyện: Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày Nghị quyết Hội đồng
nhân dân cấp huyện thông qua.

c) Cấp xã: Trƣớc ngày 31 tháng 12 của năm hiện hành.

5. Thời gian Ủy ban nhân dân các cấp gửi báo cáo quyết toán ngân sách.
a) Ủy ban nhân dân các cấp gửi báo cáo quyết toán ngân sách địa phƣơng đến
Ban của Hội đồng nhân dân cùng cấp để thẩm tra; đồng thời gửi cơ quan tài chính cấp
trên trực tiếp nhƣ sau: Cấp tỉnh trƣớc ngày 01 tháng 10 năm sau; Cấp huyện trƣớc ngày
30 tháng 4 năm sau; Cấp xã trƣớc ngày 31 tháng 3 năm sau.

b) Ủy ban nhân dân các cấp gửi báo cáo quyết tốn ngân sách địa phƣơng của
cấp mình đến Thƣờng trực Hội đồng nhân dân cùng cấp để cho ý kiến trƣớc khi trình
Hội đồng nhân dân xem xét, phê chuẩn báo cáo quyết toán ngân sách chậm nhất là
15 ngày làm việc trƣớc ngày Hội đồng nhân dân tổ chức kỳ họp.

6. Hội đồng nhân dân cấp huyện, cấp xã phê chuẩn quyết tốn ngân sách của
cấp mình.

a) Cấp huyện: Trƣớc ngày 31 tháng 7 năm sau.
b) Cấp xã: Trƣớc ngày 30 tháng 6 năm sau.
Đ ều 2. Hội đồng nhân dân tỉnh giao:

</div>
(52)<div class='page_container' data-page=52>

Nghị quyết đã đƣợc Hội đồng nhân dân tỉnh … Khoá …, Kỳ họp thứ …
thông qua ngày … tháng … năm 20… và có hiệu lực thi hành từ ngày … tháng …
năm 20…./.

CHỦ TỊCH 
2.5.4. Thông báo

2.5.4.1. Khái niệm

Thông báo là hình thức văn bản hành chính dùng để thông tin về hoạt động của
cơ quan nhà nƣớc, tổ chức xã hội cho đối tƣợng quản lý của mình biết để thi hành;
thơng tin những tin tức khác mà những ngƣời có liên quan cần biết.

2.5.4.2. Nội dung chính của một thơng báo

Tùy theo loại để xác định nội dung phù hợp, có thể có các loại thong báo với
nội dung sau:

- Thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp
+ Ngày, giờ họp, thành phần, ngƣời chủ trì.
+ Tóm tắt nội dung hội nghị, cuộc họp.
+ Các kết luận của hội nghị (nếu có).

- Thơng báo, truyền đạt một chủ trƣơng, chính sách; một quyết định, chỉ thị
+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.

+ Tóm tắt lại nội dung văn bản của chủ trƣơng, chính sách.
+ Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện.

- Thông báo về những nhiệm vụ đƣợc giao
+ Ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ đƣợc giao.
+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.

+ Nêu các biện pháp cần đƣợc áp dụng để triển khai thực hiện.
- Thông báo thông tin trong hoạt động quản lý

+ Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý.

+ Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý.
+ Thời gian tiến hành (bắt đầu, kết thúc).

2.5.4.3. Những vấn đề cần lƣu ý khi viết một thông báo

</div>
(53)<div class='page_container' data-page=53>

Kết thúc nhắc lại nội dung chính, ý chính, ý trọng tâm cần nhấn mạnh, cần lƣu ý
ngƣời đọc.

Nếu thông báo dài cần chia ra thành các mục, các phần có tiêu đề để ngƣời đọc
dễ nắm bắt.

* Ví dụ: thông báo của Công ty thông tin về giờ làm việc mới

THÔNG BÁO

Về việc t ay đổi giờ làm việc trên tồn hệ thống Cơng ty Cổ phần…

Căn cứ Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/06/2012 của nước Cộng 
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Nội quy làm việc tại Công ty Cổ phần…;

Căn cứ Thông báo số …/TB-TGĐ ngày … tháng … năm về việc thay đổi một 
số quy định trong nội quy làm việc.

Để đảm bảo thời gian làm việc của các bộ phận, nhân viên trong công ty và
thuận tiện trong việc thực hiện các giao dịch giữa Quý khách hàng với Công ty Cổ
phần …, Ban Lãnh đạo Công ty đã quyết định thay đổi thời gian làm việc nhƣ sau:

Thay đổi giờ làm việc:

Giờ làm việc cũ hiện đang áp dụng: từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần
+ Sáng : từ 8h00 đến 11h30

+ Chiều : từ 13h00 đến 17h30

Thay đổi sang giờ làm việc mới: từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần
+ Sáng : từ 8h30 đến 12h00

+ Chiều : từ 13h00 đến 17h30

Thời gian áp dụng : từ ngày … tháng … năm 20…

Vậy Công ty Cổ phần … xin đƣợc trân trọng thông báo tới Quý khách hàng,
đối tác để tiện việc giao dịch.

Khi có sự thay đổi khác về thời gian làm việc, Công ty Cổ phần … sẽ có
thơng báo cụ thể sau.

Trân trọng thơng báo.

</div>
(54)<div class='page_container' data-page=54>

2.5.5. Báo cáo. 
2.5.5.1. Khái niệm

Báo cáo là hình thức văn bản hành chính của các cơ quan, tổ chức dùng để tổng
kết, sơ kết cơng tác đã làm, phản ánh tình hình, tƣờng trình lên cấp trên hoặc với tập
thể về một hoặc một số vấn đề, sự việc cụ thể.

2.5.5.2. Đặc điểm, yêu cầu

Đặc điểm của báo cáo: thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc, đề ra phƣơng hƣớng,
biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

Yêu cầu chung của một báo cáo là phải trung thực, chính xác, đầy đủ.
2.5.5.3. Soạn thảo báo cáo sơ kết, tổng kết

a) Công tác chuẩn bị

Xác định rõ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo :

- Báo cáo sơ kết kiểm điểm việc đã làm đƣợc, chƣa làm đƣợc, ƣu điểm, khuyết
điểm, nguyên nhân, những biện pháp cần tiếp tục thực hiện những việc còn lại.

- Báo cáo tổng kết yêu cầu cũng nhƣ báo cáo sơ kết nhƣng chi tiết hơn, cụ thể
hơn và tổng hợp toàn bộ một sự việc, một nhiệm vụ đã đƣợc hoàn thành trên cơ sở đó
đề ra phƣơng hƣớng, nhiệm vụ cho năm sau.

Xây dựng đề cƣơng khái quát để từ đó tiến hành thu thập tài liệu, sắp xếp, phân
tích tổng hợp và đánh giá tình hình thông qua tài liệu thu thập đƣợc.

b) Xây dựng dàn ý chi tiết 
I. Phần mở đầu

1. Nêu những điểm chính về chủ trƣơng cơng tác, về nhiệm vụ đƣợc giao

2. Nêu hoàn cảnh khó khăn, thuận lợi ảnh hƣởng chi phối kết quả nhiệm vụ
đƣợc giao.

II. Phần nội dung

1. Kiểm điểm những việc đã làm đƣợc.
2. Những việc chƣa làm đƣợc.

3. Nguyên nhân.
4. Đánh giá kết quả
III. Phần kết thúc

1. Mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện.

2. Kiến nghị, đề nghị sự hỗ trợ, giúp đỡ của cấp trên.

</div>
(55)<div class='page_container' data-page=55>

Tổ chức góp ý kiến: những báo cáo sơ kết, tổng kết quan trọng có ý nghĩa nhất
định phải tổ chức hội nghị, cuộc họp hoặc dự thảo thành văn bản gửi cho những cơ
quan, cá nhân có liên quan góp ý kiến.

Chỉnh sửa lần cuối, trình lãnh đạo duyệt (trình ngƣời sẽ ký hoặc thuyết trình
báo cáo).

* Ghi chú: viết báo cáo sơ kết và tổng kết công tác 6 tháng đầu năm và tổng kết

cả năm giống nhau, nhƣng viết báo cáo tổng kết phải chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp
hơn. Báo cáo tổng kết còn phải đề ra phƣơng hƣớng nhiệm vụ cho năm sau và đề nghị
khen thƣởng.

2.5.5.4. Soạn thảo báo cáo đơn giản

Đối với những cơng việc đơn giản thì sau khi kết thúc công việc chỉ cần viết
báo cáo về cơng việc đó với các ý chính sau đây:

- Phần mở đầu: Nêu nhiệm vụ đƣợc giao, thuận lợi và khó khăn khi thực hiện
nhiệm vụ ấy.

- Phần nội dung: Thống kê công việc đã làm, ƣu điểm, thiếu sót, rút kinh nghiệm.
- Những đề nghị, kiến nghị (nếu có).

2.5.5.5. Soạn thảo báo cáo đột xuất

Đối với những sự việc xảy ra có tính chất đột xuất, bất ngờ, khơng lƣờng trƣớc
đƣợc trong hoạt động lãnh đạo, quản lý và trên các lĩnh vực khác của đời sống xã hội,
báo cáo chỉ cần tập trung vào một số ý ngắn gọn, rõ ràng sau đây:

- Sự việc xảy ra, diễn biến, nguyên nhân ban đầu (có thể chƣa xác định rõ).
- Những biện pháp đƣợc áp dụng nhằm giải quyết, khắc phục sự việc xảy ra,
kết quả.

- Những vấn đề còn tồn tại, xin ý kiến tiếp tục giải quyết.
- Kiến nghị, đề nghị cấp có thẩm quyền (nếu có).

* Ví dụ: Báo cáo sơ ết công tác nữ công của một trường học

BÁO CÁO

Về v ệc sơ kết oạt độn công tác nữ công năm ọc …………..

Ban nữ công trƣờng THCS... xin báo cáo kết quả công tác hoạt động
nữ công với nội dung nhƣ sau:

I. Đặc đ ểm tình hình đội n ũ

- Tổng số nữ CBGV, NV: ………đ/c, trong đó dân tộc: ….đ/c

</div>
(56)<div class='page_container' data-page=56>

1. Thuận lợi

- Đƣợc sự quan tâm chỉ đạo và tạo điều kiện thuận lợi của Cơng đồn các cấp,
chính quyền để tổ chức các hoạt động trong nữ CNVC và LĐ

- Tập thể nữ chấp hành tốt chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng, chính sách pháp
luật của nhà nƣớc, yên tâm công tác, ln có ý thức đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau,
tham gia nhiệt tình các hoạt động.

2. Khó k ăn

Ban nữ cơng đồn đều là kiêm nhiệm nên kinh nghiệm còn hạn chế vì vậy
ảnh hƣởng đến việc chỉ đạo các hoạt động nữ cơng, do đó hình thức tổ chức các hoạt
động chƣa phong phú.

Kinh phí hoạt động cơng đồn cịn hạn hẹp, cơ sở vật chất cơng đồn cơ sở
cịn thiếu nên ảnh hƣởng rất nhiều đến hoạt động phong trào của cơng đồn.

Một số ít cơng đồn viên do tình trạng sức khỏe và hồn cảnh gia đình nên ít

nhiều cũng ảnh hƣởng đến nội dung hoạt động, nhất là công tác phong trào.

3. Tình hình tổ chức Ban nữ cơng trong năm học 
II. Kết quả hoạt động của Ban nữ công trong năm học

Ngay từ đầu năm Ban nữ cơng đã phối kết hợp cùng với BCH cơng đồn xây
dựng nội dung, chƣơng trình, kế hoạch hoạt động và triển khai tới toàn thể nữ
CBGV-NV trong nhà trƣờng và đã đạt đƣợc kết quả.

1. C ăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp chính đ n của nữ CBGV – 
NV trong nhà trƣờng

- Giám sát việc thực hiện các chế độ, chính sách, những quy định liên quan 
đến lao động nữ và trẻ em nhƣ chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền
lƣơng, các chính sách thai sản… đƣợc chi trả đúng, đủ và kịp thời. Khơng có đơn
thƣ khiếu nại tố cáo.

- Phối hợp với y tế trƣờng học có kế hoạch chăm sóc sức khoẻ cho nữ CĐV.
Thƣờng xuyên quan tâm đến những chị em tích cực trong cơng tác, lao động mà sức
khoẻ yếu.

- Các hoạt động thăm hỏi, trợ cấp, giúp đỡ cơng đồn viên nữ đƣợc thực hiện
thƣờng xun theo quy chế thăm hỏi của Cơng Đồn.

2. Công tác tuyên truyền giáo dục

a. Công tác tuyên truyền, giáo dục đối với nữ CBGV – NV

</div>
(57)<div class='page_container' data-page=57>

luật lao động liên quan đến lao động nữ và trẻ em; Luật Bình đẳng giới; Luật Phịng
chống bạo lực gia đình, về chăm sóc sức khỏe sinh sản cho CNLĐ về giảm thiểu

mất cân bằng giới tính khi sinh với chủ đề “Đầu tƣ cho trẻ em gái và Phụ nữ là đầu
tƣ cho tƣơng lai bền vững”.

- Tổ chức phong trào thi đua “Giỏi việc nƣớc - Đảm việc nhà”. Vận động nữ
CNVCLĐ tham gia các hoạt động xã hội và các phong trào thi đua chung do Cơng
đồn phát động.

- Giáo dục truyền thống, phẩm chất phụ nữ Việt Nam, vận động nữ cán bộ
cơng đồn, lao động nữ rèn luyện theo tiêu chí của phụ nữ Việt Nam thời kỳ đẩy
mạnh CNH, HĐH đất nƣớc.

b. Tổ chức các hoạt động nhân các ngày lễ kỷ niệm

- Ban nữ công kết hợp với BCH cơng đồn trƣờng đã tổ chức nhiều hoạt động
thiết thực nhân kỷ niệm Ngày thành lập Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (20/10) với
nhiều nội dung phong phú nhƣ tổ chức gặp mặt, toạ đàm ôn truyền thống, trao đổi
kiến thức về nuôi dạy con, chăm sóc sức khoẻ, giữ gìn hạnh phúc gia đình, phịng
chống các tệ nạn xã hội, tổ chức tham quan du lịch.

c. Phong trào thi đua "Giỏi việc trƣờng, đảm việc nhà"

- Tiếp tục thực hiện Chỉ thị 03/TLĐ ngày … về tiếp tục đẩy mạnh phong trào
thi đua “Giỏi việc nƣớc - Đảm việc nhà” trong nữ CNVCLĐ với phong trào này
ngay từ đầu năm đã đƣợc cơng đồn phát động, triển khai 100% các đ/c đã tham gia
đăng kí thi đua danh hiệu "GVT-ĐVN".

- Tổ chức tốt phong trào thi đua “Phụ nữ tích cực học tập, lao động sáng tạo,
xây dựng gia đình hạnh phúc”,cuộc vân động “Mỗi thầy cơ giáo là một tấm gƣơng
đạo đức, tự học và sáng tạo”, Xây dựng gia đình nhà giáo văn hóa.

d. Cơng tác dân số, gia đìn trẻ em và c ăm sóc sức khỏe sinh sản

- Hình thức tuyên truyền: Thông qua các buổi tọa đàm, truy cập qua mạng
intenet,…

- Các hoạt động vì trẻ em.
5. Hoạt động xã hội

- Số gia đình nữ CB- NG đăng ký đạt gia đình văn hóa:……….

- 100% CNVCLĐ tích cực tham gia quyên góp, hỗ trợ các loại quỹ do các cấp
phát động nhƣ “mái ấm cơng đồn

</div>
(58)<div class='page_container' data-page=58>

6. Năn lực hoạt động Nữ công

- Thƣờng xun tham mƣu giúp Ban chấp hành cơng đồn cùng cấp xây dựng
chƣơng trình, nội dung, kinh phí tổ chức các hoạt động triển khai công tác nữ công
trong nhiệm kỳ và hàng năm.

- Thực hiện chế dộ Hội họp theo quy định của BCH, báo cáo thơng tin chính
xác và kịp thời.

- Các loại hồ sơ, sổ sách có liên quan: kế hoạch, chƣơng trình hoạt động tồn
khóa, năm. Các quyết định, biên bản kiểm tra giám sát. Các hồ sơ, báo cáo lƣu…

III. Mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp công tác nữ cơng học kì II năm 
học ………

1. Mục tiêu cụ thể

- 100% nữ CNVCLĐ hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao.

- 100% nữ CNVCLĐ tham gia vào các phong trào thi đua cuộc vận động lớn
của ngành.

- 100% nữ CNVCLĐ đạt danh hiệu LĐTT trở lên.

- 100% nữ CNVCLĐ tham gia các hoạt động nhân đạo, từ thiện do các cấp tổ
chức và đƣợc tham gia khám sức khỏe định kỳ.

- Thành lập đội tuyển bóng chuyền nữ tham gia đầy đủ các phong trào của
cơng đồn trƣờng, Ban Nữ Cơng của LĐLĐ huyện Tam Đƣờng tổ chức.

2. Nhiệm vụ

Tiếp tục thực hiện nghiêm túc Chỉ thị 03/CT-TLĐ ngày 18/8/2010 của Đoàn
Chủ tịch TLĐLĐ Việt Nam về đẩy mạnh phong trào thi đua “Giỏi việc nước – Đảm 
việc nhà”, gắn với phong trào “Phụ nữ tích cực học tập, lao động sáng tạo, xây dựng 
gia đình hạnh phúc” do Trung ƣơng Hội LHPN Việt Nam phát động

Tổ chức tốt các hoạt động truyền thống nhân Ngày Quốc tế phụ nữ (8/3);
Ngày Quốc tế hạnh phúc (20/3), tháng hành động vì trẻ em, Ngày gia đình Việt
Nam (28/6); ngày Cơng đồn Việt Nam (28/7)..

- Tham mƣu giúp ban chấp hành cơng đồn cùng cấp xây dựng chƣơng trình,
nội dung, kinh phí tổ chức các hoạt động triển khai công tác nữ công trong nhiệm kỳ
và hàng năm.

</div>
(59)<div class='page_container' data-page=59>

các phong trào thi đua chung do cơng đồn phát động.
3. Giải pháp

- Làm tốt công tác tuyên truyền giáo dục tƣ tƣởng trong nữ cán bộ.

- Quán triệt các chỉ thị, nghị quyết của các cấp cơng đồn và ban nữ công của
các cấp đến từng nữ CNVCLĐ.

- Đẩy mạnh công tác thi đua, các hoạt động phong trào ngay từ đầu năm. Tổ
chức tốt các buổi sinh hoạt nữ công, xây dựng kế hoạch sát với tình hình thực tế của
nhà trƣờng.

- Học tập và làm theo tƣ tƣởng đạo đức Hồ Chí Minh, tuyên truyền tƣ tƣởng
Hồ Chí Minh với sự nghiệp giải phóng phụ nữ và các vấn đề giải phóng dân tộc, đạo
đức, lối sống, tƣ tƣởng của Bác.

- Tham gia các buổi tổ chức giao lƣu văn nghệ, TDTT, tham quan du lịch trao
đổi kinh nghiệm, hoạt động công tác nữ và tổ chức tốt các buổi kỷ niệm Ngày Quốc
tế phụ nữ (8/3); Ngày Quốc tế hạnh phúc (20/3), tháng hành động vì trẻ em,

- Tăng cƣờng các hoạt động giao lƣu, trao đổi kinh nghiệm giảng dạy, thống
nhất phƣơng pháp bộ môn thảo luận chuẩn mực ngƣời giáo viên nữ trong ngành
giáo dục, phát hiện bồi dƣỡng đội ngũ kế cận có năng lực, xây dựng đƣợc điển hình
tốt tiêu biểu tồn diện về giảng dạy và hoạt động công tác nữ công.

Trên đây là báo cáo sơ kết hiện hoạt động nữ cơng học kì I năm học…….. và
Chƣơng trình cơng tác nữ cơng học kì II năm học………….của ban nữ cơng
trƣờng... Kính mong Ban chấp hành Cơng đồn trƣờng ghi nhận để ban nữ
cơng chúng tôi làm tốt hơn nữa trong thời gian tiếp theo.

TRƢỞNG BAN 
2.5.6. Tờ trình.

2.5.6.1. Khái niệm

Tờ trình là hình thức văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức dùng để đề xuất
với cấp trên một vấn đề mới nhƣ: một chủ trƣơng, một phƣơng án cơng tác, một chính
sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, một định mức, v.v…; để đề nghị cấp trên phê duyệt
hoặc đề nghị thay đổi, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, một quy định lỗi thời khơng cịn
phù hợp.

2.5.6.2. u cầu của một tờ trình

</div>
(60)<div class='page_container' data-page=60>

2.5.6.3. Kết cấu của một tờ trình

I. Phần mở đầu: Phân tích tình hình làm cơ sở cho việc đề xuất cái mới. 
II. Phần nội dung:

Nêu tóm tắt nội dung của các đề nghị mới, ý tƣởng mới.

Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu đƣợc áp dụng.
Những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện.

Những biện pháp cân khắc phục.

III. Phần kết luận: Phân tích đƣợc ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với 
sản xuất, đối với đời sống xã hội, đối với công tác lãnh đạo, quản lý.

Những kiến nghị, đề nghị xem xét cấp trên đề nghị chấp thuận.
* Ví dụ: tờ trình xin kinh phí xây dựng cơng trình của UBND huyện

TỜ TRÌNH

Về việc xin tài trợ kinh phí xây dựn Trƣờng mầm non …

Kính gửi: Quỹ Hỗ trợ Phòng tránh thiên tai miền ….

Huyện… gồm 16 xã, thị trấn. Trong đó nhiều xã cịn khó khăn, chƣa có các
cơng trình kiên cố để đáp ứng để nhu cầu về trƣờng học và điểm tránh bão lũ của
nhân dân trong vùng. Đặc biệt, xã … phần lớn ngƣời dân đều làm nông nghiệp, chăn
nuôi và sản xuất nhỏ nên kinh tế vẫn cịn khó khăn, thu nhập bình qn đầu ngƣời
thấp, nhà cửa đa số một tầng tránh mƣa nắng là chủ yếu. Đây là một trong những
vùng thấp trũng nằm ở hạ lƣu sông … cạnh cửa biển … nên tình trạng lũ lụt xảy ra
hằng năm với cƣờng độ và mức lũ lớn, có những năm có 3 đến 4 cơn lũ lớn xảy ra
liên tiếp, mực nƣớc lên nhanh, có thể nói là lũ chồng lên lũ; những lúc này ngƣời
dân phải sơ tán đến các khu trung tâm để ẩn tránh nhƣng do địa điểm có cơng trình
kiên cố để tránh bão lũ nằm cách xa nên việc di chuyển kịp thời là hết sức khó khăn,
đặc biệt là ngƣời già và trẻ em.

</div>
(61)<div class='page_container' data-page=61>

Tuy vậy do ngân sách còn hạn chế, nhiều vấn đề kinh tế, xã hội cần phải đầu
tƣ; do đó Huyện chƣa sắp xếp đƣợc kinh phí để xây dựng. Sau khi nghiên cứu về
mục tiêu tài trợ của Quỹ Hỗ trợ Phòng tránh thiên tai miền …, UBND huyện … lập
tờ trình này kính đề nghị HĐQL Quỹ quan tâm tài trợ cho Huyện một trƣờng mầm
non 08 phòng 2 tầng với các nội dung nhƣ sau:

1. Tên cơng trình: Trƣờng mầm non ….

2. Địa đ ểm xây dựng: xã …, huyện …, tỉnh …. 
3. Chủ đầu tƣ: Ban Đầu tƣ và Xây dựng huyện …. 
4. Hình thức quản lý dự án: Theo quy định hiện hành.

5. Nhiệm vụ cơng trình: Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, sinh hoạt của trẻ, 
đồng thời dự án cũng đáp ứng nhu cầu cấp thiết là điểm tránh bão lũ của nhân dân

trong địa phƣơng.

6. Hình thức đầu tƣ: Xây dựng mới. 
7. Nộ dun và quy mô đầu tƣ:

8. Tổng mức đầu tƣ: Khoảng … đồng. (Bằng chữ: … đồng). 
9. Nguồn vốn đầu tƣ:

- Quỹ Hỗ trợ phòng tránh thiên tai Miền ….
- Vốn đối ứng của tỉnh … và huyện….

10. Thời gian thực hiện dự án: Năm ….

UBND huyện … kính đề nghị Quỹ Hỗ trợ phòng tránh thiên tai miền … xem
xét chấp thuận tài trợ kinh phí để đơn vị sớm triển khai các bƣớc tiếp theo.

Rất mong sự giúp đỡ của quý đơn vị./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN 
CHỦ TỊCH

2.5.7. Biên bản

2.5.7.1. Những vấn đề chung
a) Khái niệm

</div>
(62)<div class='page_container' data-page=62>

b) Ý nghĩa của biên bản

Biên bản đƣợc sử dụng làm chứng cứ hoặc cung cấp tài liệu, thông tin để kiểm
tra, xử lý khi cần thiết hoặc để xây dựng các văn bản quản lý khác.

c) Phân loại biên bản

Biên bản đƣợc phân thành 4 loại chính:
- Biên bản hội nghị;

- Biên bản vụ việc;
- Biên bản xử lý;
- Biên bản bàn giao.

d) Yêu cầu đối với một biên bản

Chính xác, trung thực, khách quan, đầy đủ.
đ) Thể thức chung của một biên bản

Phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố chung của một văn bản hành chính nhƣ:
Quốc hiệu, tên cơ quan lập biên bản, loại biên bản, trích yếu nội dung, số, ký hiệu,
ngƣời ký.

Trong biên bản khơng có yếu tố nơi nhận. Tùy thuộc theo mẫu biên bản đƣợc quy
định sẵn mà có loại biên bản có yếu tố địa danh, ngày, tháng, năm, có biên bản yếu tố
này không tách riêng ra mà đƣợc thể hiện trong nội dung phần mở đầu của biên bản.

Đối với biên bản hội nghị: khơng có các yếu tố nhƣ địa danh, ngày, tháng, năm,
số, ký hiệu và nơi nhận (yếu tố ngày, tháng, năm nằm trong phần mở đầu của biên bản).

2.5.7.2. Kỹ thuật soạn thảo các loại biên bản
a) Biên bản hội nghị

Khái niệm: biên bản hội nghị thƣờng là loại biên bản ghi chép trình tự chƣơng

trình, nội dung diễn biến của hội nghị và kết luận, quyết định đã đƣợc tồn thể hội
nghị thơng qua.

Ý nghĩa: biên bản hội nghị thƣờng là cơ sở để ban hành văn bản mới và là căn
cứ để kiểm tra việc thi hành.

Cách ghi biên bản hội nghị. Biên bản hội nghị thƣờng có 3 cách ghi:
- Ghi biên bản chi tiết (ghi toàn văn).

- Ghi biên bản tóm tắt.

- Ghi biên bản theo chuyên đề.

Yêu cầu với thƣ ký ghi biên bản hội nghị:

</div>
(63)<div class='page_container' data-page=63>

- Tập trung chú ý để ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Kết cấu của một biên bản hội nghị, gồm 3 phần chính:
I. Phần mở đầu:

1. Thời gian và địa điểm tiến hành hội nghị.
2. Thành phần tham dự hội nghị.

3. Chủ tọa đoàn, thƣ ký đồn.
4. Chƣơng trình hội nghị.
II. Phần nội dung: 
1. Lời khai mạc hội nghị.
2. Trình bày báo cáo.
3. Đọc tham luận (nếu có).

4. Thảo luận (chủ tọa nêu vấn đề cần thảo luận và ý kiến phát biểu của các đại

biểu tham dự hội nghị).

5. Thông qua nghị quyết (quyết định) của hội nghị (nếu có).
6. Ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

7. Lời đáp của chủ tọa điều khiển hội nghị.
III. Phần kết thúc:

1. Phát biểu của các đại biểu đóng góp cho hội nghị (nếu có).

2. Thƣ ký đọc lại biên bản (nếu các đại biểu có u cầu đọc lại tồn văn hoặc
đọc theo từng vấn đề).

3. Ngày giờ kết thúc hội nghị.

4. Chữ ký của thƣ ký (góc trái phía dƣới tờ giấy cuối cùng) và của chủ tịch điều
khiển hội nghị (góc phải phía dƣới tờ giấy cuối cùng).

b) Biên bản vụ việc

Khái niệm: biên bản vụ việc dùng để ghi chép khi có sự việc đột xuất hoặc có sự
cố xảy ra. Ví dụ, biên bản về vụ ẩu đả, biên bản hòa giải, biên bản sự cố sập nhà, .v.v..

Ý nghĩa: biên bản vụ việc dùng làm căn cứ giúp cho việc giải quyết vụ việc một
cách có hiệu quả và là cơ sở để ban hành các văn bản, góp phần xử lý vụ việc nhanh
chóng, chính xác.

Kết cấu của biên bản vụ việc:

</div>
(64)<div class='page_container' data-page=64>

- Lời khai của các bên và nhân chứng vụ việc.

- Các ý kiến kết luận (ý kiến kết luận ban đầu, nguyên nhân xảy ra vụ việc, nhận
định sự việc đúng hay sai, xác định trách nhiệm – trách nhiệm chính thức thuộc về ai).

- Thời gian kết thúc biên bản.

- Chữ ký xác nhận của ngƣời tham gia lập biên bản.

* Ghi chú: nếu các ngành, các cấp có mẫu lập biên bản vụ việc riêng thì tuân 
theo mẫu của ngành, của cấp. Ví dụ: biên bản của ngành cơng an, biên bản của quản lý
thị trƣờng, biên bản xây dựng, v.v….

c) Biên bản xử lý

Khái niệm: Biên bản xử lý dùng để ghi nhận sự việc, kết luận, kiến nghị xử lý
đối với một hành vi vi phạm.

Ý nghĩa: Biên bản xử lý dùng làm căn cứ chính để cơ quan nhà nƣớc, cơ quan
thẩm quyền ban hành các văn bản xử lý.

Kết cấu của biên bản xử lý:

- Thành phần tham gia xử lý (nhƣ biên bản vụ việc)
- Thời gian và địa điểm lập biên bản.

- Nội dung xử lý: nêu vụ việc dẫn đến phải đƣa vấn đề ra xử lý.

- Ý kiến kết luận: kiến nghị xử lý, các ý kiến bất đồng với kiến nghị xử lý (nếu có).
- Kết luận chung.

- Thời gian, chữ ký của các chủ thể tham gia xử lý.

* Ghi chú: nếu các ngành, các cấp có mẫu lập biên bản vụ việc riêng thì tuân 
theo mẫu của ngành, cấp đó.

d) Biên bản bàn giao

Khái niệm: Biên bản bàn giao dùng để ghi nhận việc giao nhận tài sản, hồ sơ,
tang vật, chức vụ, công việc.

Ý nghĩa: Biên bản bàn giao dùng làm cơ sở để thực hiện và kiểm tra chính xác,
đầy đủ trong việc giao, nhận.

Kết cấu của biên bản bàn giao:
- Căn cứ để bàn giao.

- Thời gian, địa điểm tiến hành bàn giao.

</div>
(65)<div class='page_container' data-page=65>

- Nội dung bàn giao: ghi nhận thật chi tiết, cụ thể, phần chủ yếu, các phần thứ
yếu (nếu có).

- Chữ ký của bên giao (ở phía dƣới bên trái), bên nhận (ở phía dƣới bên phải) và
xác nhận của cơ quan cấp trên (ở giữa).

đ) Biên bản họp giao ban cơ quan

Kết cấu chính của biên bản họp giao ban cơ quan gồm:

- Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp. Nếu họp tại cơ quan thì khơng cần ghi
địa điểm họp.

- Thành phần tham gia cuộc họp: số ngƣời vắng mặt (kèm theo lý do), số ngƣời
đi thay, số ngƣời mời thêm (trong trƣờng hợp họp mở rộng).

- Nội dung cuộc họp ghi theo kiểu chi tiết diễn tiến cuộc họp.
- Thời gian kết thúc cuộc họp.

- Chữ ký của chủ tọa và thƣ ký.

* Ví dụ: Biên bản họp giao ban của một trường học

BIÊN BẢN

Về việc họp giao ban giữa BGH vớ lãn đạo các đơn vị

Thời gian bắt đầu: 8 giờ 00 phút ngày 03 tháng 02 năm 2020.
Địa điểm: Phòng họp….

Thành phần tham dự: Ban Giám hiệu, lãnh đạo các đoàn thể, các khoa, phịng,
ban, viện, trung tâm, bộ mơn trực thuộc.

Chủ tọa: GS.TS. …, Hiệu trƣởng
Thƣ ký: Cơ …, Phịng ….

Nội dung:

1. Trong hai tuần qua Trƣờn đã t ực hiện c c côn t c sau đây:

- Cơng bố thơng tin tuyển sinh đại học hệ chính quy năm 2020 (dự kiến) tại
website Trƣờng.

- Công bố danh sách SV đƣợc phép học cùng lúc hai chƣơng trình đào tạo đợt
1 năm 2020.

- Sinh viên điều chỉnh kế hoạch học tập (từ … đến …).

</div>
(66)<div class='page_container' data-page=66>

- Gửi cho QS các danh sách nhà học thuật và nhà tuyển dụng.

- Họp trao đổi và xúc tiến đăng ký kiểm định các CTĐT của Trƣờng năm 2020.
- Làm việc với Ban Kinh tế TW về kế hoạch hợp tác trong triển khai đề án
tổng kết 15 năm thực hiện Nghị quyết 45-NQ/TW; về chuyển giao các kết quả
nghiên cứu về KT-XH của ĐHCT để phục vụ kế hoạch chuyên môn năm 2020 của
Ban Kinh tế TW.

- Hội thảo về giống lúa Huyết Rồng, tại huyện Vĩnh Hƣng, tỉnh Long An.
- Công bố Kết quả bảo vệ đề cƣơng đề tài cấp cơ sở năm 2020 của CB và SV.
- Thông báo các đơn vị đăng ký kế hoạch báo cáo seminar đợt 1/2020 - 6
tháng đầu năm.

- Dự án ODA: Hội nghị tổng kết 4 năm thực hiện Dự án; Dự toán kinh phí
năm 2020 của 8 chƣơng trình nghiên cứu; Mở thầu và tiến hành đánh giá hồ sơ đề
xuất kỹ thuật gói thầu Kiểm tốn dự án hoàn thành cho Dự án; Hoàn thành và gửi
các báo cáo năm cho các Bộ ngành có liên quan và JICA; Cập nhật số liệu năm
2019 phục vụ đánh giá Dự án.

- Hội nghị đánh giá sử dụng ngân sách 2019 và phân giao kinh phí 2020.
- Quyết định phân giao dự tốn kinh phí năm 2020 cho các đơn vị thuộc Trƣờng.
- Báo cáo tổng hợp quyết tốn dự án hồn thành thuộc nguồn vốn nhà nƣớc
năm 2019.

- Ký hợp đồng các gói thầu: Lắp đặt nâng cấp mạng LAN và Wifi KPTNT;

02 gói dịch vụ đƣờng truyền cáp quang khu 1 và khu 2 (TTTT&QTM); Dịch vụ vệ
sinh tại KKHCT; Hợp đồng hỗ trợ sử dụng điện, nƣớc thi cơng cơng trình xây dựng
với Tổng Công ty 789.

- Thực hiện thủ tục mua sắm các gói thầu: Nâng cấp hệ thống thơng tin tích
hợp (TT.TT&QTM); Mua sắm thiết bị cho dự án PTN. PLC và mạng công nghiệp
(nguồn vốn đối ứng với gói thiết bị tài trợ của Rockwwell Automation (7,78 tỷ
đồng). 2

− Lễ công bố quyết định bổ nhiệm PGS cho 14 nhà giáo đạt chuẩn năm 2019.
− Báo cáo Vụ TCCB về kết quả đánh giá, phân loại viên chức NH 2018-2019
và đề xuất đánh giá phân loại công chức Trƣờng năm 2019.

2. Công tác sẽ thực hiện tuần này và tuần sau:

</div>
(67)<div class='page_container' data-page=67>

- Báo cáo thống kê KHCN năm 2019 cho Sở KH&CN TP. Cần Thơ.

- Thông qua các tiểu ban chun mơn và trình duyệt đăng ký Seminar đợt 1
năm 2020 – 6 tháng đầu năm.

- Dự án ODA: Tiếp tục thi cơng các cơng trình xây dựng thuộc dự án; Họp
chuẩn bị cho chuyến công tác tại Kenya thuộc Dự án ODA – Nhật Bản.

- Tiếp tục theo dõi thi cơng, cải tạo các cơng trình.
3. Ý kiến của BGH

- Phịng Cơng tác sinh viên liên hệ với trạm y tế về việc phun thuốc khử trùng
trong ký túc xá để phòng ngừa dịch cúm Corona.

- Phòng Hợp tác quốc tế rà sốt lại khách nƣớc ngồi và các học viên nƣớc

ngoài đến từ vùng có dịch để có biện pháp theo dõi, hỗ trợ.

- Phòng Tổ chức cán bộ thống kê số lƣợng cán bộ và phịng Cơng tác sinh
viên rà sốt thơng tin sinh viên đi về từ vùng có dịch bệnh.

- Đề nghị Hội đồng Trƣờng (thƣ ký) rà soát lại dự thảo Quy chế tổ chức và
hoạt động của Trƣờng ĐHCT và gửi đến lãnh đạo các đơn vị để góp ý.

- Đề nghị các đơn vị, các bộ phận có liên quan phối hợp để triển khai tốt việc
chuẩn bị Hội nghị Đảng các cấp trong Trƣờng.

Cuộc họp kết thúc lúc 9g cùng ngày./.

THƢ KÝ CHỦ TỌA

2.6. Câu hỏi củng cố c ƣơn

Câu 1: Hãy nêu những yêu cầu về nội dung và văn phong ngơn ngữ của văn bản
hành chính?

Câu 2: Hãy nêu các đặc điểm của văn bản hành chính.

Câu 3: Phân biệt văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật

Câu 4: Thể thức văn bản là gì? Nêu những thành phần chủ yếu của thể thức
văn bản?

Câu 5: Vận dụng các kiến thức đã học để soạn thảo một số loại văn bản hành
chính sau:

a) Cơng văn trao đổi cơng việc (công văn giao dịch);
b) Thông báo thông tin về một vấn đề;

</div>
(68)<div class='page_container' data-page=68>

d) Biên bản họp cơ quan;

đ) Tờ trình xin bổ sung kinh phí hoạt động.

</div>
(69)<div class='page_container' data-page=69>

CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ HIỆU QUẢ TRONG CƠNG VIỆC 
Giới thiệu

Muốn xử lý cơng việc hiệu quả địi hỏi phải có thất nhiều thơng tin có chất lƣợng
và đáng tin cậy, các thông tin đó nằm chủ yếu ở các văn bản. Vì vậy để quản trị tốt
thơng tin thì ta cần quản lý tốt các văn bản, hồ sơ, tài liệu. Chƣơng này sẽ giới thiệu khái
quát các khái niệm, vị trí, vai trị, ý nghĩa của cơng tác lập hồ sơ; Trình bày các nguyên
tắc, yêu cầu và quy trình thực hiện lập hồ sơ; Trình bày các quy định và quy trình quản
lý văn bản; Các quy định về quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan, đơn vị.

Mục tiêu

- Trình bày đƣợc các công việc quản lý hồ sơ, văn bản.

- Tổ chức và quản lý đƣợc văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, sử dụng
con dấu.

Nội dung

3.1. Khái quát công tác quản lý hồ sơ văn bản 
3.1.1. Khái niệm

Công tác văn thƣ đƣợc quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng

3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thƣ bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan; quản lý
và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật trong cơng tác văn thƣ.

“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.3

“Văn bản” là thông tin thành văn đƣợc truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu,
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đƣợc trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật theo quy định.4

“Văn thƣ cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thƣ của
cơ quan, tổ chức.5

3.1.2. Yêu cầu của công tác quản lý hồ sơ, văn bản

Công tác quản lý hồ sơ, văn bản đƣợc thực hiện thống nhất theo quy định của
pháp luật.

3 Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thƣ 
4

</div>
(70)<div class='page_container' data-page=70>

Văn bản của cơ quan, tổ chức phải đƣợc soạn thảo và ban hành đúng thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của
pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật đƣợc thực hiện theo quy định của Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do ngƣời đứng

đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thƣ để quy định cho phù hợp; đối
với văn bản hành chính đƣợc thực hiện theo quy định tại Chƣơng II Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải đƣợc quản lý tập trung
tại Văn thƣ cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản đƣợc
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đƣợc đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thƣợng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản
khẩn) phải đƣợc đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận đƣợc.

Văn bản phải đƣợc theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

Ngƣời đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm lập hồ sơ về công việc đƣợc giao và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan.
Con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải đƣợc quản lý, sử
dụng theo quy định của pháp luật.

3.1.3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác quản lý hồ 
sơ, văn bản

Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn đƣợc giao có trách
nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thƣ; chỉ đạo việc nghiên cứu,
ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thƣ.

Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc có liên quan đến công tác
văn thƣ phải thực hiện đúng các quy định của pháp luật có liên quan.

Văn thƣ cơ quan có nhiệm vụ sau:

- Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.

</div>
(71)<div class='page_container' data-page=71>

- Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các
loại con dấu khác theo quy định.

3.2. Tổ chức lập và lƣu trữ hồ sơ 
3.2.1. Khái niệm

“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến đƣợc lập trong
năm của cơ quan, tổ chức.6

“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và
phƣơng pháp nhất định.7

Các loại hồ sơ:

Hồ sơ công việc (hay hồ sơ hiện hành): là tập văn bản, tài liệu có liên quan với 
nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trƣng nhƣ: tên loại, tác giả... hình 
thành trong q trình giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, đơn vị.

Hồ sơ nguyên tắc: là tập bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt 
công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công
việc hàng ngày.

Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể 
(hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...).

Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành nhƣ đối với hồ sơ các vụ án của 
ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân....

Một số loại hồ sơ hác: hồ sơ trình duyệt, hồ sơ đang giải quyết, v.v..

3.2.2. Vị trí, tác dụng và u cầu của cơng tác lập hồ sơ 
3.2.2.1. Vị trí

Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong
giai đoạn văn thƣ (cơng tác văn thƣ). Bởi vì, chỉ có lập hồ sơ mới tạo ra đƣợc những
hồ sơ ghi lại đầy đủ, chính xác kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức; tạo nguồn
thông tin văn bản để phục vụ cho công việc nghiên cứu giải quyết công việc trƣớc mắt
và khai thác sử dụng lâu dài về sau;

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thƣ, mắt xích nối liền công tác
văn thƣ với công tác lƣu trữ và có ảnh hƣởng trực tiếp đến cơng tác lƣu trữ.

</div>
(72)<div class='page_container' data-page=72>

3.2.2.2. Tác dụng của công tác lập hồ sơ

Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời,
mang lại hiệu quả;

Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc, cơ quan, đơn vị;

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trƣớc mắt và lâu dài về sau;

Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập
đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc,
nâng cao hiệu suất và chất lƣợng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học...;

Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý đƣợc công việc
của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật...;

Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng đƣợc nề nếp khoa học trong công tác văn thƣ; tránh
đƣợc tình trạng nộp lƣu tài liệu cịn bó, gói đƣa vào lƣu trữ, tạo thuận lợi cho ngƣời
lƣu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lƣu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai
thác, nghiên cứu trong lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử.

3.2.2.3. Yêu cầu của lập hồ sơ.

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị. 
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm
nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dƣới gửi
lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi
hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hƣớng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để
tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trƣớc
mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị, loại gửi đến để biết thì khơng cần lập hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với

nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. 
Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một
sự việc, một con ngƣời cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một
trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau,
nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc
một con ngƣời.

Ví dụ:

</div>
(73)<div class='page_container' data-page=73>

tham dự, chƣơng trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham
luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình...

+ Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua
từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dƣỡng, những quyết định liên
quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thƣởng, kỷ luật, xếp lƣơng, nghỉ hƣu...

c) Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị của các văn bản, tài 
liệu trong một hồ sơ phải tương đối đồng đều.

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị có
nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị có thời hạn nhất định;
loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá trị. Vì vậy,
khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đƣa vào hồ sơ,
những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy. Đối với những văn bản, tài
liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đƣa vào lƣu giữ, nếu khơng có
bản chính thì mới lƣu bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức
phải đúng).

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lƣợng quá lớn (200 tờ) thì cần
chia thành nhiều tập (mỗi tập đƣợc gọi là một đơn vị bảo quản). Lƣu ý, khi phân chia

thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và có
giá trị tƣơng đối đồng đều.

Ví dụ: một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành các tập
nhƣ sau:

- Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;
- Tập tài liệu tham luận của đại biểu;

- Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình.
- Tài liệu phục vụ hội nghị.

3.2.3. Nội dung và phương pháp lập hồ sơ 
3.2.3.1. Lập danh mục hồ sơ

a) Tác dụng của danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ
quan, đơn vị đƣợc chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện;

Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;

Giúp cho cán bộ lƣu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc
của cán bộ chuyên môn;

</div>
(74)<div class='page_container' data-page=74>

Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lƣu trữ cơ quan và là cơ
sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lƣu trữ.

b) Các bước lập danh mục hồ sơ

Từng cán bộ công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chƣơng trình, kế hoạch
cơng tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập;

Cán bộ phụ trách trong đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong
đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng lặp, bổ sựng những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục
hồ sơ của đơn vị.

Văn phòng (hoặc phòng hành chính) tổng hợp những danh mục hồ sơ của các
đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan.

Bản danh mục hồ sơ phải đƣợc thủ trƣởng cơ quan duyệt và ban hành cho toàn
cơ quan thực hiện.

Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm
sau. Đối với những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ổn định
thì chỉ cần lập danh mục hồ sơ một lần, những năm sau chỉ bổ sựng, điều chỉnh cho
phù hợp với chƣơng trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng.

Mỗi đơn vị, tổ chức trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình
để làm căn cứ lập hồ sơ;

Cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ danh mục hồ sơ để xác định những hồ sơ
mình phải lập và chuẩn bị bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thu
thập tài liệu vào hồ sơ;

Văn thƣ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột
“Lƣu hồ sơ trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến”. Ngoài ra lập những hồ sơ
thuộc trách nhiệm của văn thƣ cơ quan;

Cuối năm, các cá nhân, các đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ

sơ đã lập, sắp xếp lại hoàn chỉnh, khi nào đến hạn nộp lƣu thì nộp vào lƣu trữ cơ quan.
Những hồ sơ mà còn cần đƣợc sử dụng lâu dài, chƣa nộp đƣợc vào lƣu trữ thì ghi chú
vào danh mục hồ sơ;

</div>
(75)<div class='page_container' data-page=75>

3.2.3.2. Phƣơng pháp lập hồ sơ công việc
 a) Bước 1: Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ, cán bộ công chức ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ. Nếu
cơ quan chƣ có danh mục hồ sơ, thì cán bộ cơng chức căn cứ vào kinh nghiệm và thực
tế công việc trong năm qua mà viết sẵn một số bìa hồ sơ thƣờng lệ.

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa. Bên ngồi bìa ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ rang, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc
của hồ sơ.

b) Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo 
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

Khi hồ sơ đƣợc mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, có những tài liệu giấy tờ đang
giải quyết hay đã giải quyết xong của cơng việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Cán bộ có
trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, không đƣợc để lẫn
lộn cả những tƣ liệu và các giấy tờ khác không liên quan.

Tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp. Trong
thực tế sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trình tự mà tài liệu xuất hiện, đúng theo quá
trình diễn biến công việc.

c) Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ 
Kết thúc hồ sơ

- Hồ sơ đƣợc kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

- Ngƣời lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu có trong
hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ;
chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

- Đối với hồ sơ giấy: Ngƣời lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời
hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

- Đối với hồ sơ điện tử: Ngƣời lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống
các thơng tin cịn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ đƣợc thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.

Biên mục hồ sơ

- Biên mục bên trong hồ sơ: 
+ Đánh số trang

</div>
(76)<div class='page_container' data-page=76>

chữ đƣợc đánh một số. Số trang phải đƣợc đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải
trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm.

 Khi đánh số trang cần lƣu ý:

Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).

Trong trƣờng hợp trang tài liệu khổ lớn, gập đơi, đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa
đƣợc xem là hai trang tài liệu và đƣợc đánh hai số.

Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo

quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.

Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì
hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.

Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài
liệu... khác và dán lại thành trang cũng đƣợc xem là trang tài liệu và phải đánh số.

Trƣờng hợp đánh sót số trang (trang liền kề khơng có số) thì dùng số của trang
trƣớc và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trƣớc số 15 thì các trang chồng chéo
sẽ là 15a, 15b, 15c...;

Trƣờng hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trƣớc) thì thêm
a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c ..).

Nếu trong hồ sơ có các tƣ liệu (sách, báo, tạp chí...) thì chỉ cần đánh một số
chung cho tƣ liệu đó. (khơng đánh số trang cho các trang trong tƣ liệu).

+ Viết mục lục văn bản, tài liệu: Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông
tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm
thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã đƣợc sắp xếp, đánh số. Cần viết
đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn
bản, tài liệu nếu nhiều trang phải đƣợc đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau
tờ bìa.

- Biên mục bên ngoài hồ sơ (Viết bìa hồ sơ): Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, 
chính xác các thơng tin: Tên phơng; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq);
thời gian bắt đầu và kết thúc; số lƣợng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm
bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, đúng
chính tả tiếng Việt, chỉ đƣợc viết tắt những từ đã đƣợc quy ƣớc.

</div>
(77)<div class='page_container' data-page=77>

mục hồ sơ để viết. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác
giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố
thơng tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào các đặc trƣng đƣợc vận dụng để
lập hồ sơ.

Viết chứng từ kết thúc : Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài 
liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc
điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tƣ liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn,
nhàu nát...) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và
tờ “Chứng từ kết thúc''. Ngƣời biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ
chứng từ kết thúc đƣợc đặt ở cuối hồ sơ.

3.2.4. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn
và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan:

- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày
cơng trình đƣợc quyết tốn.

- Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Thủ tục nộp lƣu:

- Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lƣu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lƣu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục III.
Đơn vị, cá nhân nộp lƣu tài liệu và Lƣu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

- Đối với hồ sơ điện tử

+ Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp
lƣu hồ sơ điện tử vào Lƣu trữ cơ quan trên Hệ thống.

+ Lƣu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết
chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đƣa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lƣu
trữ điện tử trên Hệ thống.

3.2.5. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 
Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan.

3.2.5.1. Trách nhiệm của ngƣời đứng đầu bộ phận hành chính

</div>
(78)<div class='page_container' data-page=78>

Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ tại cơ
quan, tổ chức.

3.2.5.2. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Ngƣời đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời
đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu của
đơn vị vào Lƣu trữ cơ quan.

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về

công việc và chịu trách nhiệm về số lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ;
bảo đảm yêu cầu, chất lƣợng của hồ sơ theo quy định trƣớc khi nộp lƣu vào Lƣu trữ
cơ quan.

Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lƣu những hồ sơ,
tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lƣu trữ cơ quan.

Trƣờng hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lƣu để phục vụ cơng việc thì phải đƣợc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý
bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lƣu trữ cơ quan. Thời
hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn
nộp lƣu.

Cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động trong cơ quan, tổ chức trƣớc
khi nghỉ hƣu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao tồn bộ hồ
sơ, tài liệu hình thành trong q trình cơng tác cho đơn vị, Lƣu trữ cơ quan theo quy
chế của cơ quan, tổ chức.

3.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. 
3.3.1. Tổng quát về văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận đƣợc từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến8 (kể cả đơn thƣ, bản fax, văn bản đƣợc chuyển
qua mạng và văn bản mật).

3.3.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến hiệu quả

Mọi công văn giấy tờ gửi đến cơ quan phải qua bộ phận Văn thƣ cơ quan để
đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất.

Văn bản đến cơ quan phải đƣợc xử lý nhanh chóng, chính xác và bí mật. Văn
bản đến thuộc ngày nào phải đƣợc đăng ký và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo.Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả hỏa
tốc hẹn giờ), “Thƣợng khẩn” và “Khẩn” phải đƣợc đăng ký và chuyển giao ngay sau
khi nhận đƣợc.

</div>
(79)<div class='page_container' data-page=79>

Văn bản đến cơ quan phải qua Chánh Văn phòng hoặc Trƣởng Phòng Hành
chính (ở những quan khơng có Văn phịng) xem xét trƣớc khi phân phối cho đơn vị
hay cá nhân giải quyết.

Khi nhận văn bản đến mọi ngƣời phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của
Văn thƣ.

3.3.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến.

Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến gồm 04 bƣớc:
- Tiếp nhận văn bản đến;

- Đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
3.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Đối với văn bản giấy

Văn thƣ cơ quan kiểm tra số lƣợng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi

gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trƣờng
hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thƣờng, Văn thƣ cơ quan báo ngay ngƣời có
trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ
chức thuộc diện đăng ký tại Văn thƣ cơ quan phải đƣợc bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối
với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì
Văn thƣ cơ quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh
cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thƣ cơ quan để đăng ký.

Mẫu dấu “ĐẾN” đƣợc khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thƣớc 35mm x 50mm9

35 mm

50 mm

TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC

ĐẾN Số: ……….

Ngày:……… 
Chuyển:………..

Số và ký hiệu HS:……… 
Hình 3.1: Mẫu dấu đến

</div>
(80)<div class='page_container' data-page=80>

b) Đối với văn bản điện tử

Văn thƣ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

Trƣờng hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này
hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ
chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trƣờng hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất
thƣờng thì Văn thƣ cơ quan báo ngay ngƣời có trách nhiệm giải quyết và thơng báo
cho nơi gửi văn bản.

Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thơng báo ngay trong ngày cho
cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

3.3.3.2. Đăng ký văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin
cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu
quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không đƣợc đăng ký tại Văn thƣ cơ quan thì
đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến đƣợc
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Số đến của văn bản đƣợc lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận
văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Đăng ký văn bản: Văn bản đƣợc đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

</div>
(81)<div class='page_container' data-page=81>

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 
Năm: ...

Từ ngày ……..đến ngày ... 
Từ số ... đến số ...

Quyển số: ....

Hình 3.2: Bìa và tran đầu

Ngày 
đến

Số 
đến

Tác 
giả

Số, ký 
hiệu văn

bản

Ngày 
tháng 
văn bản

Tên loại và

trích yếu nội

dun văn 
bản

Đơn vị 
hoặc 
n ƣời

nhận

Ngày 
chuyển

Ký 
nhận

Ghi 
chú 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Hình 3.3: Nội dung sổ đăn ký văn bản đến 
- Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống:

+ Văn thƣ cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trƣờng hợp cần
thiết, Văn thƣ cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo theo quy định sau:

 Định dạng Portable Docơment Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
 Ảnh màu.

</div>
(82)<div class='page_container' data-page=82>

+ Văn thƣ cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trƣờng thông tin đầu vào của dữ
liệu quản lý văn bản đến theo quy định nhƣ sau:

STT Trƣờng thông tin Tên (viết tắt

tiếng Anh) Kiểu dữ liệu Độ dài

1 Mã hồ sơ FileCode

1.1 Mã định danh của cơ quan, tổ chức

lập danh mục hồ sơ Organld String 13

1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 4
1.3 Số và ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20

2 Số thứ tự văn bản trong hồ sơ DocOrdinal Number 3

3 Tên loại văn bản TypeName String 100

4 Số của văn bản CodeNumber String 11

5 Ký hiệu của văn bản CodeNotation String 30
6 Ngày, tháng, năm văn bản IssuedDate Date 10
7 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn

bản OrganName String 200

8 Trích yếu nội dung Subject String 500

9 Ngôn ngữ Language String 30

10 Số trang của văn bản PageAmount Number 3

11 Ghi chú Description String 500

12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10

13 Số đến ArrivalNumber Number 10

14 Chức vụ, họ tên ngƣời ký Signerlníb

14.1 Chức vụ của ngƣời ký văn bản Position String 100
14.2 Họ và tên ngƣời ký văn bản FullName String 50

15 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number 1

16 Đơn vị hoặc ngƣời nhận ToPlaces String 1000
17 Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng

thái xử lý văn bản TraceHeaderList LongText

18 Thời hạn giải quyết DueDate Date 10

</div>
(83)<div class='page_container' data-page=83>

Văn bản mật đƣợc đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
3.3.3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản phải đƣợc Văn thƣ cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo đến ngƣời có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn
vị hoặc cá nhân đƣợc giao xử lý. Trƣờng hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân đƣợc

giao xử lý, Văn thƣ cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế
công tác văn thƣ của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
đƣợc trình và chuyển giao ngay sau khi nhận đƣợc. Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao cho đơn vị, cá nhân, ngƣời có thẩm
quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc
cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết đƣợc ghi vào mục
“Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu (Phục lục 3).
Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của ngƣời có thẩm quyền, văn bản đến đƣợc
chuyển lại cho Văn thƣ cơ quan để đăng ký bổ sựng thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc
cá nhân đƣợc giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân
phải ký nhận văn bản.

Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thƣ cơ quan trình văn
bản điện tử đến ngƣời có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Ngƣời có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống
và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc ngƣời nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng
thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân đƣợc
giao giải quyết. Trƣờng hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thƣ cơ quan
thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc
cá nhân đƣợc ngƣời có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

3.3.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn

bản đến và giao ngƣời có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến.

</div>
(84)<div class='page_container' data-page=84>

3.4. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đ . 
3.4.1. Tổng quát về văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức soạn thảo và ban hành,
bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật).

3.4.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đi hiệu quả

Tất cả văn bản đi của cơ quan phải đƣợc quản lý tập trung tại Văn thƣ cơ quan
để làm thủ tục đăng ký, chuyển phát đi, trừ những loại văn bản đƣợc đăng ký riêng
theo quy định của pháp luật

Văn bản đi thuộc ngày nào phải đƣợc đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải đƣợc
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản đƣợc ký.

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nƣớc đƣợc đăng ký, quản lý theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.

Ngƣời đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan có trách nhiệm lập
hồ sơ về công việc đƣợc giao và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan.

3.4.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đi.

Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đi gồm 05 bƣớc:
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với
văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lƣu văn bản đi.

3.4.3.1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Số và thời gian ban hành văn bản đƣợc lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban
hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01
tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ
quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản
điện tử.

</div>
(85)<div class='page_container' data-page=85>

Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành đƣợc thực hiện bằng
chức năng của Hệ thống.

3.4.3.2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thơng tin cần thiết của văn
bản đi.

Văn bản đƣợc đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

- Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thƣ cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký
văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi đƣợc thực hiện theo quy định.

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP

TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI 
Năm: ...

Từ ngày ……..đến ngày ... 
Từ số ...đến số ...

Quyển số: ....

Hình 3.4: Bìa và tran đầu của sổ

Số, ký 
hiệu

văn 
bản

Ngày 
tháng 
văn 
bản

Tên loại và 
trích yếu nội

dung 
văn bản

N ƣời

ký

Nơ 
nhận

văn 
bản

Đơn vị, 
n ƣời

nhận 
bản lƣu

Số 
lƣợng

bản

Ngày

</div>
(86)<div class='page_container' data-page=86>

- Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản đƣợc đăng ký bằng Hệ thống phải
đƣợc in ra giấy đầy đủ các trƣờng thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ
để quản lý.

Văn bản mật đƣợc đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
3.4.3.3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức
độ khẩn.

a) Nhân bản đ ng dấu của cơ quan tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

đối với văn bản giấy.

Văn bản đi đƣợc nhân bản theo đúng số lƣợng đƣợc xác định ở phần nơi nhận
của văn bản.

Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, đƣợc thực
hiện theo quy định sau:

- Dấu chỉ độ mật: Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật
hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nƣớc đƣợc thực
hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc
MẬT) và dấu tài liệu thu hồi đƣợc khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí
mật nhà nƣớc. Dấu chỉ độ mật đƣợc đóng ở mép trái, bên dƣới phần trích yếu văn bản;
dấu tài liệu thu hồi đƣợc đóng ở phía trên bên phải văn bản, bên trên phần Quốc hiệu
và Tiêu ngữ.

- Dấu chỉ mức độ khẩn:

+ Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản đề xuất mức độ khẩn trình ngƣời ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần
đƣợc chuyển phát nhanh, văn bản đƣợc xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc,
thƣợng khẩn, khẩn.

+ Con dấu các mức độ khẩn đƣợc khắc sẵn hình chữ nhật có kích thƣớc 30 mm
x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƢỢNG
KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền
đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn đƣợc đóng ở mép trái, ngay bên dƣới dấu chỉ mức độ mật.
Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tƣơi.

b) Ký số của cơ quan tổ chức đối với văn bản điện tử

</div>
(87)<div class='page_container' data-page=87>

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính đƣợc thể
hiện nhƣ sau: Văn bản kèm theo cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thƣ cơ
quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn
bản không cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thƣ cơ quan thực hiện ký số
của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

- Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây;
múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) đƣợc trình bày bằng phơng chữ Times
New Roman, chữ in thƣờng, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

3.4.3.4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thƣ cơ quan và phát hành trong ngày
văn bản đó đƣợc ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải
đƣợc phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, đúng số lƣợng, thời gian và nơi nhận.
Văn bản đã phát hành nhƣng có sai sót về nội dung phải đƣợc sửa đổi, thay thế
bằng văn bản có hình thức tƣơng đƣơng. Văn bản đã phát hành nhƣng có sai sót về thể
thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đƣợc đính chính bằng công văn của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thu hồi văn bản:

- Đối với văn bản giấy, trƣờng hợp nhận đƣợc văn bản thông báo thu hồi, bên
nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

- Đối với văn bản điện tử, trƣờng hợp nhận đƣợc văn bản thông báo thu hồi, bên
nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ
thống để bên gửi biết.

Phát hành văn bản giấy từ văn bản đƣợc ký sổ của ngƣời có thẩm quyền: Văn
thƣ cơ quan thực hiện in văn bản đã đƣợc ký số của ngƣời có thẩm quyền ra giấy, đóng
dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

Trƣờng hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thƣ cơ quan
thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử đƣợc thực hiện bằng việc số hóa
văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

</div>
(88)<div class='page_container' data-page=88>

khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Bản chính văn bản lƣu tại hồ sơ công việc.
b) Lưu văn bản điện tử

Bản gốc văn bản điện tử phải đƣợc lƣu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản.

Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục IV và các quy
định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lƣu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ
thống thay cho văn bản giấy.

Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chƣa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục IV và các
quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thƣ cơ quan thực hiện in văn bản đã đƣợc
ký số của ngƣời có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức nhằm tạo bản
chính văn bản để lƣu tại Văn thƣ cơ quan và hồ sơ công việc.

3.5. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản nội bộ trong doanh nghiệp.

Những văn bản, giấy tờ, sổ sách do cơ quan ban hành sử dụng trong nội bộ,
khơng gửi ra ngồi gọi là văn bản nội bộ.

Văn bản nội bộ bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công
tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản….

Văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng: số, ký hiệu, ngày
tháng, ngƣời ký, trích yếu nội dung, ngƣời nhận, nơi nhận, ký nhận.

Văn phòng, hoặc phịng Hành chính thừa lệnh thủ trƣởng cơ quan ban hành văn
bản nội bộ thì tai đơn vị ban hành, văn bản này đƣợc coi là văn bản đi, còn đối với các
đơn vị nhận và giải quyết đó là văn bản đến và phải tiến hành giải quyết, xử lý nhƣ văn
bản đến.

Đối với văn bản nội bộ, cuối năm, khi xử lý xong, rà sốt lại, nếu khơng cần
phải lƣu thì có thể làm thủ tục tiêu hủy theo quy định của cơ quan, không phải nộp vào
Lƣu trữ.

3.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật 
3.6.1. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thƣ cơ quan
quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

Văn thƣ cơ quan có trách nhiệm:

</div>
(89)<div class='page_container' data-page=89>

- Chỉ giao con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho ngƣời

khác khi đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu,
thiết bị lƣu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải đƣợc lập biên bản.

- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và
bản sao văn bản.

- Chỉ đƣợc đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của
ngƣời có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lƣu khóa bí mật và khóa
bí mật.

3.6.2. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật 
3.6.2.1. Sử dụng con dấu

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ
theo quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.

Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu đƣợc đóng
lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do ngƣời đứng
đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Dấu giáp lai đƣợc đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

3.6.2.2. Sử dụng thiết bị lƣu khóa bí mật

Thiết bị lƣu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức đƣợc sử dụng để ký số các văn bản
điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

3.7. Câu hỏi củng cố c ƣơn

Câu 1: Trình bày và phân tích ngun tắc quản lý văn bản đi.
Câu 2: Trình bày quy trình quản lý văn bản đi.

Câu 3: Trình bày và phân tích nguyên tắc quản lý văn bản đến.
Câu 4: Trình bày quy trình quản lý văn bản đến.

Câu 5: Trình bày vị trí, tác dụng và yêu cầu của công tác lập hồ sơ.

</div>
(90)<div class='page_container' data-page=90>

CHƢƠNG 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH 
Giới thiệu

Giao tiếp là những hoạt động rất quan trọng và cần thiết đối với đội ngũ nhân sự
của văn phòng trong mọi cơ quan, tổ chức. Trong chƣơng này sẽ trình bày các đặc
điểm của giao tiếp trong quản lý hành chính; Trình bày một số ngun tắc trong giao
tiếp hành chính; Tầm quan trọng và cách rèn luyện một số kỹ năng giao tiếp.

Mục tiêu

- Trình bày đƣợc các đặc thù giao tiếp.

- Trình bày đƣợc một số nguyên tắc giao tiếp.

- Giao tiếp đƣợc theo đúng nguyên tắc trong tất cả tình huống.

Nội dung

4.1. Đặc thù giao tiếp trong quản lý hành chính. 
4.1.1. Tính mục đích

Hoạt động hành chính là hoạt động có mục đích chiến lƣợc, có chƣơng trình
mục tiêu cụ thể. Vì vậy, giao tiếp trong hành chính cũng phải có mục tiêu nhất định.
Bản chất của hành vi hành chính xét từ phía cán bộ, công chức, viên chức là "công
bộc" của nhân dân, là phục vụ ngƣời dân trong việc thực hiện và bảo vệ các quyền lợi
chính đáng và hợp pháp của nhân dân. Do đó, mục tiêu lớn nhất của giao tiếp trong
hành chính là nhằm thực thi công vụ, phục vụ nhân dân.

4.1.2. Tính hiệu quả

Quản lý nhà nƣớc ln nhằm hƣớng tới hiệu quả tối ƣu trong những điều kiện
cụ thể nên giao tiếp trong quản lý nhà nƣớc phải luôn nhằm vào hiệu lực, hiệu quả của
hoạt động quản lý. Hoạt động giao tiếp cần đƣợc cân nhắc, tính tốn, chọn lọc sao cho
khơng chỉ các thơng điệp cần phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, mà cịn phải ln chọn
những loại hình giao tiếp thích hợp với từng đối tƣợng nhằm có thể mang lai hiệu quả
tối ƣu.

4.1.3. Tính tổ chức

Giao tiếp trong quản lý hành chính có tính tổ chức cao. Việc trao đổi thông tin
đƣợc đƣa vào kế hoạch, chƣơng trình hành động của các cá nhân, các phòng, ban chức
năng. Đồng thời, các cá nhân hay phòng, ban chỉ thực hiện thu nhận hay chuyển phát
thông tin trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình mà thơi. Nhờ có tính tổ chức
cao mà thơng tin liên lạc đƣợc kịp thời, chính xác, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả trong
quản lý.

4.1.4. Tính chuẩn mực

</div>
(91)<div class='page_container' data-page=91>

phải dựa trên cơ sở pháp luật, tuân thủ các qui định của pháp luật. Tiếp đó là tính qui
chuẩn trong các hình thức và cách thức giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp hành chính,
khơng cho phép chủ thể ăn nói tùy tiện, xuề xịa cũng nhƣ có cách nói hách dịch, cửa
quyền, nạt nộ, coi thƣờng đối tƣợng giao tiếp. Giao tiếp trong hành chính ln địi hỏi
chủ thể phải tuân theo những chuẩn mực xác định, hƣớng tới những hành vi giao tiếp
chuẩn mực, văn hóa, văn minh lịch sự.

4.2. Một số nguyên tắc giao tiếp

4.2.1. Đảm bảo sự hài hịa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp 
Nguyên tắc này dựa trên một thực tế có tính qui luật về mặt tâm lý của con
ngƣời, đó là: bất kỳ một ai, khi thực hiện các quan hệ giao tiếp đều mong muốn, tin
tƣởng hoặc hy vọng là thông qua cuộc giao tiếp có thể đạt đƣợc một lợi ích nào đó cho
mình hoặc cho chủ thể mà mình là ngƣời đại diện. Lợi ích mà con ngƣời hƣớng tới có
thể là vật chất (đất đai, tài sản,...), hoặc có thể là lợi ích tinh thần (nhƣ trình bày oan ức
bởi một quyết định không đúng, chƣa thỏa đáng, mong đƣợc chia sẻ và cảm thông;
hoặc là một đề nghị ghi nhận một sự đóng góp của bản thân cho tập thể,...). Có thể nói,
hầu nhƣ khơng một ai khi thực hiện giao tiếp lại không muốn hoặc không hy vọng
rằng sẽ đạt đƣợc mục đích đặt ra, ngay cả khi chính bản thân ngƣời đó biết rằng để đạt
mục đích ấy là hết sức khó khăn.

Xuất phát từ cơ sở tâm lý này, những ngƣời đến giao tiếp với cơ quan hành
chính thƣờng ít chuẩn bị tâm lý cho những yêu cầu, đề nghị của họ không đƣợc đáp
ứng, những mong muốn của họ không đƣợc chia sẻ và cảm thông,... Khi không đạt
đƣợc những điều nhƣ đã dự định, đối tác thƣờng có những phản ứng với những mức
độ khác nhau (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, mất lòng tin, từ thái độ bất hợp tác;
thậm chí có thể có hành vi lắng nhục, chửi bới,... cán bộ, cơng chức). Những phản ứng
này dù ở mức độ nào đều khơng có lợi cho cả hai bên. Chính vì vậy, một nguyên tắc

cơ bản trong giao tiếp hành chính là phải cố gắng đảm bảo sự hài hịa về lợi ích của
các bên tham gia giao tiếp.

Tóm lại: Hoạt động giao tiếp đƣợc thực hiện theo nguyên tắc đảm bảo sự hài
hịa về mặt lợi ích giữa các bên là sự giao tiếp đƣợc thực hiện dƣới hình thức thơng
cảm, thống nhất với nhau chứ khơng phải dƣới hình thức tranh đua, đối địch. Sự thành
cơng của q trình giao tiếp khơng phải là sự chiến thắng đối tác mà là sự đem lại lợi
ích càng nhiều càng tốt cho cả hai bên.

Nguyên tắc này phù hợp với bản chất của hoạt động hành chính, là hoạt động
mà mọi ngƣời cùng hợp tác để cùng chiến thắng.

4.2.2. Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp

</div>
(92)<div class='page_container' data-page=92>

khác nhau,...). Vấn đề đặt ra là làm thế nào để đảm bảo sự bình đẳng với mọi đối
tƣợng trong quá trình giao tiếp. Trong thực tế, chủ thể giao tiếp có khi gặp phải khơng
ít những tình huống khó xử, một bên là công việc, một bên là những quan hệ có ảnh
hƣởng lớn đến cơ quan hoặc bản thân,... Để giải quyết tốt vấn đề các trƣờng hợp này,
thì chủ thể giao tiếp cần thực hiện nguyên tắc "mọi ngƣời đều quan trọng" nghĩa là
mọi đối tƣợng giao tiếp đều phải đƣợc tơn trọng và đối xử nhƣ nhau, khơng có bất cứ
một sự phân biệt nào.

Cần lƣu ý rằng, con ngƣời là tổng hòa của các mối quan hệ xã hội. Vì vậy, bất
kỳ một cá nhân, một cơ quan, một tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển cần phải thiết
lập, duy trì và phát triển nhiều mối quan hệ khác nhau. Chính ngƣời cán bộ, cơng
chức, viên chức thông qua hoạt động giao tiếp trực tiếp với các công dân, với các tổ
chức phải giúp cho cơ quan mình mở rộng và tăng cƣờng mối quan hệ sẵn có, đồng
thời phải thiết lập những mối quan hệ mới chứ không phải, không thể và không đƣợc
làm mất đi những mối quan hệ tốt đẹp đã có.

4.2.3. Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu

Trên thực tế, trong q trình giao tiếp để có thể tạo ra một sự hài hịa về mặt lợi
ích của các bên khơng phải là dễ dàng, đơn giản. Vì mong muốn của các bên giao tiếp
thì nhiều nhƣng việc đáp ứng và thỏa mãn những yêu cầu đó lại chỉ có hạn. Do đó,
việc một trong các bên hoặc nhiều bên khi tiến hành giao tiếp có thể khơng đạt lợi ích
của mình nhƣ mong muốn là chuyện bình thƣờng. Vấn đề đặt ra là chủ thể giao tiếp
phải xử lý công việc nhƣ thế nào để không chỉ thỏa mãn một phần hay toàn bộ yêu cầu
của đối tƣợng giao tiếp mà còn phải làm cho đối tƣợng giao tiếp hiểu và chấp nhận
thực tế ngay cả khi mục đích của họ khơng đạt.

Để làm đƣợc điều đó, trong khi giao tiếp, nếu đƣợc, chủ thể giao tiếp có thể đƣa
ra một số giải pháp khác nhau để đối tƣợng giao tiếp có cơ hội chọn lựa và quyết định.
Khi tiến hành một quá trình giao tiếp, các bên tham gia cần xác định mục đích
(lợi ích) mà mình cần đạt, đồng thời cũng cần xác định mục đích (lợi ích) đó có thể đạt
đƣợc những mức độ nào (cao, thấp hay trung bình). Việc xác định những mức độ có
thể đạt đƣợc sẽ giúp cho các chủ thể tham gia giao tiếp chuẩn bị sẵn sàng tâm thế
nhƣợng bộ trong điều kiện và giới hạn cho phép để có thể thƣơng lƣợng với đối tác khi
các điều kiện, tiêu chuẩn lý tƣởng khơng thể đạt đƣợc. Nói một cách khác, trong quá
trình giao tiếp những chủ thể giao tiếp nào có ý thức rõ về lợi ích của chính họ và lợi
ích của đối tác sẽ có khả năng trong việc dự kiến các cách thức khác nhau để đạt lợi
ích đó và họ sẽ suy nghĩ đến một sự lựa chọn các giải pháp khác có thể có.

</div>
(93)<div class='page_container' data-page=93>

4.2.4. Tơn trọng các giá trị văn hóa

Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn với những biểu hiện đa dạng của nó.
Có giá trị văn hóa trong nƣớc, có giá trị văn hóa của nƣớc ngồi. Mỗi dân tộc đều có
những nét đặc trƣng riêng trong văn hóa giao tiếp, ứng xử. Ngày nay, với xu thế hội
nhập, liên kết khu vực và quốc tế đã làm cho các nƣớc gần nhau hơn, kể cả trong lĩnh
vực văn hóa. Tuy nhiên, những phong tục tập quán, những nét riêng trong văn hóa

giao tiếp của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc khơng mất đi mà đƣợc gìn giữ, duy trì và phát
huy đã tạo nên bản sắc văn hóa riêng của mỗi quốc gia, của mỗi dân tộc đó.

Trong thời đại hiện nay, khi xu hƣớng hợp tác, hội nhập quốc tế đang diễn ra
một cách mạnh mẽ, muốn giao tiếp thành công, chúng ta vừa phải nắm đƣợc những
nét văn hóa giao tiếp riêng của dân tộc mình, vừa phải nắm đƣợc những văn hóa giao
tiếp của các dân tộc khác, quốc gia khác. Việc tìm hiểu và nắm bắt đƣợc về lịch sử,
văn hóa, truyền thống, những quy tắc giao tiếp, ứng xử của ngƣời Việt Nam, kể cả các
dân tộc anh em trên đất nƣớc mình và của những ngƣời nƣớc ngồi sẽ giúp cho chúng
ta có thể có cách ứng xử phù hợp, có thái độ tơn trọng và tránh đƣợc những tình huống
hiểu lầm khơng đáng có, nhờ vậy giúp cho quá trình giao tiếp phát triển tốt đẹp.

4.3. Kỹ năn ao t ếp hành chính 
4.3.1. Khả năng nắm bắt tâm lý

Khi giao tiếp, kết quả giao tiếp thƣờng rất khác nhau, có khi thành cơng, có khi
thất bại. Nếu chúng ta tinh tế, nắm bắt đƣợc tâm lý đối tác thì kết quả cuộc giao tiếp đó
chắc chắn sẽ rất thành công mà chúng ta là ngƣời sẽ chiếm đƣợc nhiều ƣu thế, đạt
đƣợc mục tiêu đề ra.

Nhƣng làm sao để có thể bắt đƣợc “đúng sóng”, nắm bắt đƣợc tâm lý của mọi
đối tƣợng giao tiếp là vấn đề khơng hề dễ dàng, đó là cả một nghệ thuật cần đƣợc rèn
luyện với thái độ nghiêm túc.

</div>
(94)<div class='page_container' data-page=94>

4.3.2. Phong cách giao tiếp hành chính 
4.3.2.1. Phong cách dân chủ

Thực chất của phong cách dân chủ - trong giao tiếp chủ thể luôn coi trọng
những đặc điểm tâm lý cá nhân, vốn kinh nghiệm sống, trình độ nhận thức, nhu cầu,
hứng thú, v.v… của đối tƣợng. Chủ thể ý thức đƣợc điều đó và hành động, ứng xử

cũng theo nội dung trên. Nhờ đó mà dự đốn đúng, chính xác các mức độ phản ứng
của đối tƣợng.

Phong cách dân chủ còn thể hiện ở sự lắng nghe nguyện vọng, ý kiến của đối
tƣợng, tôn trọng nhân cách của đối tƣợng. Những đề nghị chính đáng của đối tƣợng
đƣợc chủ thể đáp ứng kịp thời về hành động, nếu khơng phải có lời giải thích rõ ràng.

4.3.2.2. Phong cách độc đốn

Nội dung của phong cách này xuất phát từ nội dung công việc. Chủ thể thƣờng
xem nhẹ những đặc điểm riêng về nhận thức, cá tính, nhu cầu,... của đối tƣợng, do đặt
mục đích giao tiếp thƣờng xuyên xuất phát từ công việc và giới hạn thời gian thực hiện
công việc một cách "cứng nhắc". Do hiểu công việc quá mạnh mẽ, vì vậy làm mờ nhạt
những biểu tƣợng về những đặc điểm tâm lý cá nhân của đối tƣợng giao tiếp.

Một khía cạnh khác của phong cách này, đó là chủ thể thƣờng thể hiện cách
đánh giá cứng nhắc, có hành vi ứng xử đơn phƣơng, một chiều. Nó thƣờng đƣợc xuất
phát từ nhận thức chủ quan, thiếu thiện chí,... của chủ thể. Đối với cấp dƣới, trong
những trƣờng hợp khi bị đối xử nhƣ vậy, họ thƣờng hình thành tâm thế “chống đối
ngầm”, “ngoan – lễ phép” trƣớc mặt,... Nếu căng thẳng thì “thờ ơ, lãnh đạm” hoặc có
thực hiện cơng việc thì chỉ là “miễn cƣỡng”, không hứng thú, quá đáng hơn là sẽ
“chống đối ra mặt”.

Tuy nhiên, đối với những công việc địi hỏi trong thời gian ngắn, có tính chất
phong trào thì phong cách độc đốn có những tác dụng nhất định. Nếu khơng có phong
cách dứt khốt, kiên quyết, cứng rắn,... thì khơng thể hồn thành đƣợc cơng việc trong
thời gian ngắn đó.

Chủ thể có phong cách giao tiếp này thƣờng trung thực, thẳng thắn,… nhiều khi
“vụng về thiếu tế nhị” trong tiếp xúc với ngƣời khác. Thƣờng đƣợc gán cho biệt danh

là “ngƣời cơng việc”, “khơ khan”, “cứng”,…

Tính thuyết phục và giáo dục bằng tình cảm thƣờng bị mờ nhạt trong phong
cách giao tiếp này.

4.3.2.3. Phong cách tự do

</div>
(95)<div class='page_container' data-page=95>

đơi khi nó đƣợc hiểu là "giao tiếp tự phát". Đặc trƣng của nó là dễ dàng thay đổi mục
đích, nội dung kể cả đối tƣợng giao tiếp.

Trong phong cách này, đôi khi chủ thể không làm chủ đƣợc cảm xúc của mình,
thƣờng chủ thể có sự dễ dãi đến mức quá đáng, trong tiếp xúc với cấp dƣới có lúc, có
nơi thiếu sự đúng đắn, "bình đẳng - Cá mè một lứa"

* Ba loại phong cách trên đây đều có những ưu và hạn chế nhất định, trong 
thực tế chủ thể giao tiếp thường thể hiện sự pha trộn giữa ba phong cách. Điều này 
được giải thích rằng: việc tổ chức q trình hoạt động khơng thể phù hợp hồn tồn 
với một phong cách giao tiếp nào; mà chỉ phù hợp với từng loại công việc, từng đối 
tượng, từng hoàn cảnh cụ thể, điều đ thể hiện rõ "nghệ thuật giao tiếp" của chủ thể.

4.3.3. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hành chính.

Giao tiếp hiệu quả luôn đƣợc xem là yếu tố then chốt đối với sự phát triển toàn
diện của một ngƣời, dù là trong công việc hay các mối quan hệ riêng tƣ. Vì vậy, nghệ
thuật giao tiếp - hiểu ngƣời và làm cho ngƣời khác hiểu mình là một trong những kỹ
năng quan trọng cần phải rèn luyện để thực sự thành công

Nhiều ngƣời nhầm lẫn giữa giao tiếp với nói chuyện dài dịng. Giao tiếp hiệu
quả khơng phải là nói nhiều liên miên mà đây là nghệ thuật truyền tải thông điệp nhẹ
nhàng, cô đọng để hầu hết số đông đều hiểu và nắm bắt đƣợc thơng tin nhanh chóng.

Trên thực tế, có những ngƣời rất tài năng và đạt đƣợc nhiều thành quả trong cơng việc
nhƣng lại gặp phải khó khăn trong giao tiếp. Họ không thể diễn đạt hay giải thích rõ
ràng cơng việc với ngƣời khác. Sống và làm việc trong thế giới hiện đại ngày nay, mỗi
cá nhân cần có mức độ kỹ năng giao tiếp hiệu quả tối thiểu. Chúng ta sẽ nhận đƣợc câu
trả lời tốt nếu biết đặt câu hỏi hợp lý. Sự giao tiếp giúp chúng ta đặt câu hỏi hợp lý. Kỹ
năng giao tiếp sẽ giúp chúng ta thu hẹp khoảng cách giữa những gì chúng ta biết và
những gì chúng ta muốn biết.

Trong hoạt động giao tiếp có quan hệ trực tiếp với ngƣời dân, với các tổ chức
khác, chúng ta cần rèn luyện các phẩm chất sau:

+ Trong quá trình giao tiếp, chúng ta phải đặt mục tiêu sao cho mục đích của cơ
quan mình đạt và lợi ích của đối tác cũng đƣợc thỏa mãn một phần hay toàn bộ. Có
nhƣ vậy, q trình giao tiếp mới đem lại kết quả tối ƣu. Ngƣợc lại, nếu trong giao tiếp
chủ thể giao tiếp chỉ chú trọng tới lợi ích của cơ quan mình mà khơng chú ý tới hoặc
gạt bỏ hồn tồn lợi ích của đối tác thì hoạt động giao tiếp này chƣa hẳn là đã thành
công (ngay cả khi kết quả đƣợc đối tác chấp nhận).

</div>
(96)<div class='page_container' data-page=96>

+ Cần phải lắng nghe tất cả những yêu cầu của đối tƣợng giao tiếp và nếu
những u cầu đó khơng đƣợc đáp ứng tồn bộ thì có thể đƣa ra một số giải pháp có
thể (trong phạm vi quyền hạn của mình) để đối tác có thể lựa chọn.

+ Khi đƣợc giao tổ chức, điều hành một cuộc họp, khi gặp những vấn đề phức
tạp, chƣa có sự thống nhất, thƣ ký có thể đƣa ra một số phƣơng án giải quyết vấn đề,
sau đó đề nghị mọi ngƣời thảo luận, cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong các
phƣơng án.

+ Nếu sau khi đã đƣa ra các giải pháp có thể đƣợc nhƣng phía các đối tác vẫn
khơng chấp thuận thì thƣ ký có thể đề nghị phía đối tác đƣa ra các giải pháp khác hoặc
các phƣơng án đề nghị của họ để cùng nhau xem xét. Nếu vấn đề vƣợt quá thẩm quyền

quyết định, thƣ ký có thể ghi nhận các giải pháp mà đối tác đƣa ra để trao đổi lại với
thủ trƣởng của mình.

Nếu là giao tiếp gián tiếp, ngƣời cán bộ, công chức, viên chức cần dành nhiều
thời gian để thu thập những thông tin về phía đối tác và những lợi ích mà họ hƣớng tới.

Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, chúng ta cần phải bắt đầu tập luyện từ những
hành động sau:

Học cách lắng nghe. Lắng nghe không chỉ là nghe đơn thuần; học cách lắng 
nghe không chỉ nội dung đƣợc nói ra mà cịn theo cách nào và những thơng điệp
khơng lời đƣợc gửi gắm trong đó. Để xác định rõ những gì ngƣời khác nói và để tránh
bất cứ sự nhầm lẫn nào, cần cố gắng khơng suy nghĩ cần phải nói gì tiếp theo trong khi
lắng nghe; thay vào đó hãy tập trung vào thông điệp đƣợc gửi gắm. Bạn bè, đồng
nghiệp và những ngƣời quen biết khác sẽ đánh giá cao kỹ năng lắng nghe kỹ càng của
chúng ta.

Bắt đầu làm quen. Để giao tiếp hiệu quả, điều đầu tiên chúng ta cần làm là 
học cách phá bỏ khơng khí ngƣợng ngập ban đầu. Chúng ta có thể bắt đầu bằng bằng
một câu hỏi dù là trong một cuộc họp hay buổi thảo luận thông thƣờng. Chúng ta cũng
cần phải là ngƣời lắng nghe giỏi nếu chúng ta muốn đặt câu hỏi hợp lý.

Một khi đã tạo ra khơng khí thoải mái, hãy tiếp tục nói chuyện với chủ đề thích
hợp. Đừng lo lắng nếu cách nói chuyện của chúng ta không đạt đƣợc hiệu quả ngay lần
đầu tiên. Điều quan trọng là chúng ta đã bắt đầu thử và tìm cách đạt đƣợc kết quả tốt
đẹp hơn ở lần kế tiếp.

</div>
(97)<div class='page_container' data-page=97>

lại tác động gì và giao tiếp với chuẩn mực mà ngƣời khác có thể chấp nhận. Chúng ta
cần xem xét hoàn cảnh và phản hồi từ quan điểm của ngƣời khác. Cảm xúc của chúng
ta phải đồng điệu với ngƣời khác, có nhƣ vậy chúng ta mới hiểu đƣợc cảm xúc của họ.

Trình bày trơi chảy. Chúng ta hãy nói từng luận điểm trôi chảy, rõ ràng và 
duy trì một mạch liên tục. Tuy nhiên, chúng ta có thể tạm dừng giữa bài phát biểu để
tiếp nhận thông tin phản hồi của khán giả khi chúng ta đang diễn thuyết giữa công
chúng. Cố gắng làm cho bài diễn thuyết trƣớc công chúng của chúng ta có tính tƣơng
tác bằng cách đặt câu hỏi hoặc đƣa ra một vài câu đố.

Không nên lặp từ. Việc tiếp theo là chúng ta cần tăng cƣờng vốn từ vựng của 
mình. Chúng ta không nên dùng những từ trùng lặp nhiều lần trong bài phát biểu.
Chúng ta hãy học từ mới và bổ sung vào bài diễn văn của mình. Điều này cũng giúp
cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả hơn. Điều đó khơng xảy ra chỉ sau một đêm,
nhƣng bằng sự nỗ lực và kiên trì, chúng ta có thể nâng cao vốn từ vựng của mình.

Tranh ảnh có thể diễn đạt thay cả ngàn lời nói. Nếu chúng ta làm việc trong 
lĩnh vực sáng tạo, giao tiếp hiệu quả cũng đóng vai trị quan trọng khi chúng ta cần
diễn đạt ý tƣởng của mình. Chúng ta hãy sử dụng một vài cơng cụ hỗ trợ cho việc giao
tiếp (ở đây là một bài thuyết trình) chẳng hạn một bức tranh, một sơ đồ hay một bài
thuyết trình PowerPoint. Đơi khi tranh ảnh có thể diễn đạt thay cả lời nói.

Học cách quản lý thời gian. Để giao tiếp hiệu quả chúng ta cần biết quản lý 
thời gian. Nếu chúng ta cần thuyết trình một bài nghiên cứu, hãy học cách quản lý thời
gian và thiết lập những quy tắc riêng để hoàn thành từng phần xác định của bài thuyết
trình. Để kết thúc bài thuyết trình trong khoảng thời gian hạn hẹp - chúng ta không
đƣợc vội vã vào những phút cuối vì chúng ta sẽ khơng thể diễn đạt hết các luận điểm.

Sự động viên khích lệ. Chúng ta nên đƣa ra những lời nói, hành động hay lời 
khen ngợi để động viên ngƣời khác. Chúng ta hãy làm cho ngƣời khác cảm thấy đƣợc
chào đón, đƣợc mong chờ, đƣợc coi trọng và đƣợc đánh giá cao trong quá trình giao
tiếp. Nếu chúng ta làm cho ngƣời khác biết rằng họ đƣợc coi trọng, có nhiều khả năng
họ sẽ đem lại cho chúng ta những điều tốt đẹp nhất. Cố gắng bảo đảm tất cả mọi ngƣời

đều tham gia vào quá trình tƣơng tác hoặc giao tiếp kể cả việc sử dụng ngôn ngữ cơ
thể một cách hiệu quả và dùng những câu hỏi có tính gợi mở.

</div>
(98)<div class='page_container' data-page=98>

ta nên cố gắng không đƣợc thiên vị hay phán xét thay vào đó cần đơn giản hóa để giải
quyết xung đột.

Duy trì t độ tích cực và tƣơ cƣời. Chúng ta hãy cố gắng trở nên thân 
thiện, lạc quan và tích cực với những ngƣời khác. Những gì chúng ta cần làm là duy trì
một thái độ vui vẻ tích cực đối với cuộc sống: khi mọi thứ không diễn ra theo kế
hoạch, hãy cứ lạc quan và rút kinh nghiệm từ những sai lầm của mình. Nếu chúng ta
mỉm cƣời thƣờng xuyên và sống vui vẻ, những ngƣời khác có thể sẽ đáp lại chúng ta
tích cực hơn.

Ngồi những hành động nói trên, bạn có thể thử tham dự các buổi hội thảo có
những diễn giả dày dạn. Bạn cần quan sát cử chỉ và phong thái của diễn giả và để ý sự
thay đổi giọng điệu của họ. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy những thay đổi
dần dần trong cách giao tiếp của bạn và khi đã nhuần nhuyễn kỹ năng này, bạn sẽ nhận
đƣợc tác động tích cực đến cơng việc và những mối quan hệ của bạn.

4.3.4. Kỹ năng nói, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng trả lời. 
4.3.4.1. Kỹ năng nói

a) Kỹ năng n i chuyện trước cơng chúng

Kỹ năng nói chuyện của một ngƣời phản ánh về các phẩm chất cá nhân và vốn
kiến thức của ngƣời đó. Khả năng này sẽ tăng cƣờng sức mạnh cho con ngƣời trong
quan hệ giao tiếp với những ngƣời xung quanh.

Để cuộc nói chuyện thành cơng, ngƣời nói cần chú ý các vấn đề sau:

- Hầu hết mọi ngƣời cảm thấy sợ hãi, lo lắng trong lần đầu nói chuyện. Do vậy
cần gạt bỏ tâm lý sợ hãi, khắc phục tâm lý hƣớng nội và tạo sự thanh thản, tự tin trƣớc
khi nói. Muốn làm đƣợc điều này cần chú ý:

+ Nên nghĩ về nội dung bài nói chuyện khơng nên nghĩ về mình (cho "mình là
trung tâm").

+ Nếu sự sợ hãi biểu hiện ở một số bộ phận nhất định thì sử dụng các bài tập thể
dục giúp thƣ giãn cơ thể: xoay cổ, xoay vai, vung vẫy tay, xoay cổ tay; thả lỏng tất cả
các nhóm cơ bắp.

+ Nếu sự sợ hãi thể hiện trong giọng nói nhƣ nói đứt qng, run run... thì nên
làm cho giọng nói ấm lại bằng cách ngân nga thầm, tập thở.

- Ngƣời nói cần kiểm sốt chất giọng của mình:

+ Sự phát âm: cần chú ý đến cao độ, cƣờng độ, trƣờng độ. Giọng nói tốt địi hỏi
có cao độ vừa phải hoặc thấp, không mạnh quá và chuyển tải thông tin uyển chuyển.

</div>
(99)<div class='page_container' data-page=99>

- Tìm hiểu về ngƣời nghe:
+ Qui mô số lƣợng ngƣời nghe?

+ Đối tƣợng nghe là ai? Vốn kiến thức, học vấn, nghề nghiệp, tuổi tác... của họ?
+ Đối tƣợng ngƣời nghe hiểu biết về vấn đề mà bạn sẽ trình bày nhƣ thế nào?
+ Lý do (quan tâm hay bị bắt buộc) ngƣời nghe đến với buổi nói chuyện của
bạn?

+ Thái độ chung của họ đối với vấn đề mà bạn sẽ trình bày nhƣ thế nào? Liệu sẽ
phải đối diện với đối tƣợng ngƣời nghe có thái độ chống đối hay đồng tình?

- Nội dung bài nói chuyện: Đây là vấn đề mà ngƣời nói am hiểu và tâm đắc.
+ Xác định tính chất bài nói chuyện: trình bày, thuyết phục,..

+ Xác định cách tổ chức bài nói chuyện: có 2 cách tổ chức: Tổ chức theo cách
dẫn nhập: Ý phụ  Ý chính; Tổ chức theo kiểu triển khai: Ý chính  Ý phụ.

+ Chọn một số điểm chính trong bài nói chuyện mà bản thân sẽ trình bày.
+ Xác định bố cục của bài nói chuyện: mở đầu, thân bài, kết luận.

- Trình bày bài nói chuyện. Ngồi việc chuẩn bị kỹ bài nói chuyện, ngƣời nói
cần chú ý đến các vấn đề sau đây:

+ Không gian, thời gian và điều kiện cơ sở vật chất của buổi nói chuyện.
+ Lựa chọn kiểu trình bày:

 Kiểu trình bày khơng chuẩn bị trƣớc: Ngƣời nói nên trình bày đơn giản, có
tính chất nói chuyện và đi vào vấn đề một cách trực tiếp. Nếu cảm thấy chƣa
đủ thông tin hoặc chƣa chuẩn bị kịp thì tốt nhất nên cảm ơn ngƣời giới thiệu,
giải thích việc từ chối của mình.

 Kiểu trình bày ứng khẩu: Đây là kiểu trình bày mà hầu hết các diễn giả
chuyên nghiệp hay dùng. Kiểu này không đƣợc viết chi tiết ra giấy, tùy cơ
ứng biến dựa vào phản ứng của ngƣời nghe. Ngƣời nói chủ yếu dựa vào các
kinh nghiệm đã tích lũy từ trƣớc và uyển chuyển áp dụng cho từng đối tƣợng
ngƣời nghe.

</div>
(100)<div class='page_container' data-page=100>

 Kiểu trình bày viết – đọc: Thích hợp cho những buổi nói chuyện hội nghị
khoa học (bài tham luận) hay những buổi nói chuyện mà tƣ liệu quá phức
tạp, giúp ngƣời nói khơng trích dẫn sai tƣ liệu, đảm bảo thời gian. Tuy nhiên,
lại tạo khoảng cách khá xa giữa ngƣời nói với ngƣời nghe.

b) Kỹ năng thuyết trình báo cáo

Thuyết trình báo cáo khác với nói chuyện trƣớc cơng chúng. Nói chuyện trƣớc
cơng chúng đƣợc xây dựng với mục đích thơng tin, thuyết phục hoặc góp vui, cịn
thuyết trình báo cáo gần giống với báo cáo bằng văn bản nhằm thông tin hoặc phân
tích thơng tin.

Điểm khác giữa thuyết trình báo cáo và nói chuyện với cơng chúng:
- Mục đích của thuyết trình báo cáo là thơng tin hoặc phân tích thơng tin.
- Các câu hỏi trong thuyết trình báo cáo đƣợc đặt ra nhiều hơn.

- Thời gian thuyết trình ngắn hơn.

- Việc thuyết trình báo cáo có phần thân mật hơn.

Các nội dung báo cáo thuyết trình thƣờng hay gặp: Các phƣơng pháp, biện pháp
mới; các chính sách, các báo cáo định kỳ của sự phát triển; các vấn đề nhân sự; các
báo cáo về vấn đề nghiên cứu...

4.3.4.2. Kỹ năng lắng nghe

a) Tầm quan trọng của lắng nghe trong giao tiếp 
Phân biệt "nghe" và "lắng nghe"

- "Nghe": theo nghĩa đen, là "nhận đƣợc tiếng bằng tai, là sự cảm nhân đƣợc
bằng tai ý của ngƣời nói". Nghe là một hiện tƣợng tự nhiên, khi cơ quan thính giác của
một ngƣời phản xạ lại bất kỳ một âm thanh nào mà nó bắt gặp. Nó là một quá trình
quan trọng trong giao tiếp.

- Lắng nghe cũng giống nhƣ nghe nhƣng đòi hỏi chủ thể cần tập trung, kiên
nhẫn hơn, có sự chủ động khi nghe để tiếp nhận vấn đề.

Các mức độ nghe: Khơng nghe, nghe giả vờ, nghe có chọn lọc, nghe chăm chú/
lắng nghe, nghe có hiệu quả/ nghe thấu cảm.

Tầm quan trọng của lắng nghe trong giao tiếp:

- Giúp cho q trình giao tiếp có hiệu quả, thỏa mãn nhu cầu của đối tác  tôn
trọng ngƣời khác và thỏa mãn nhu cầu tự trọng của ngƣời nói.

</div>
(101)<div class='page_container' data-page=101>

- Tạo ra mối quan hệ với ngƣời khác và hiểu ngƣời khác hơn, hạn chế những
xung đột không cần thiết.

- Nảy sinh các ý tƣởng sáng tạo.
b) Tại sao lắng nghe không hiệu quả?

Những tật xấu trong lắng nghe: Giả vờ lắng nghe; Không chịu nghe ngƣời khác
nói; Phản ứng tức thời; Nghe qua loa tất cả mọi sự kiện nhƣng khơng biết cái gì là
chính, cái gì là phụ, khơng biết khái qt vấn đề; Các tật xấu liên quan đến tƣ thế lắng
nghe; Chỉ tập trung tới một mức độ nhất định; Bình luận về cách nói chuyện và ngƣời
nói chuyện; Bác bỏ các vấn đề với lý do chúng không đƣợc thú vị.

Những rào cản đối với nghe có hiệu quả: Tốc độ suy nghĩ; Sự phức tạp của vấn
đề; Không đƣợc luyện tập; Thiếu sự quan tâm và kiên nhẫn; Thiếu sự quan sát bằng
mắt; Những thành kiến tiêu cực; Uy tín của ngƣời nói; Do những thói quen xấu khi
nghe; Do một số quan niệm sai lầm về giao tiếp; Ảnh hƣởng của cảm xúc; Sự khác
biệt về văn hóa.

c) Xác định kiểu lắng nghe

Lắng nghe không chú ý: Vì mục đích giải trí, nghe cho vui,.
Lắng nghe tập trung cao:

- Để tiếp nhận thơng tin, giải quyết vấn đề, thuyết phục….
- Địi hỏi phải có sự nỗ lực để đạt mục tiêu.

- Có phản hồi của ngƣời nghe: bằng lời hay không bằng lời.

Lắng nghe thấu cảm: nhằm chia sẻ cảm xúc, tình cảm với ngƣời khác là một
đặc điểm có giá trị của những ngƣời có kỹ năng giao tiếp tốt.

d) Lắng nghe sao cho có hiệu quả?

Các vấn đề cần chú ý đối với ngƣời nghe trong lắng nghe:
- Quan sát ngƣời nói;

- Cần có những phản hồi trƣớc ngƣời nói;
- Hãy dành thời gian cho việc lắng nghe;
- Tìm kiếm những thơng tin có lợi cho mình;
- Khơng chú trọng vào lỗi của ngƣời nói;

- Khơng vội kết luận, phán quyết khi lắng nghe;
- Kiểm soát các phản ứng tức thời;

</div>
(102)<div class='page_container' data-page=102>

- Lắng nghe cả "cách nói" của ngƣời nói;
- Phản ứng tích cực và giúp đỡ ngƣời nói,

Ngƣời nghe cần xác định rõ mục đích của việc lắng nghe:
- Lắng nghe để thu thập thông tin;

- Lắng nghe để giải quyết vấn đề;
- Lắng nghe để thấu cảm.

4.3.4.3. Kỹ năng đặt câu hỏi

a) Dùng câu hỏi để thu nhận thông tin

Thu nhận thông tin là một kỹ năng khá quan trọng trong giao tiếp. Để khai thác
thơng tin có hiệu quả, chủ thể phải thực hiện nó một cách có bài bản.

Làm cho việc cung cấp thông tin trở thành niềm vui đối với đối tƣợng giao tiếp.
Hãy bắt đầu bằng những câu hỏi dễ trả lời. Có nhƣ vậy, đối tƣợng sẽ cảm thấy
thoải mái, bớt căng thẳng và tự tin hơn.

Các loại câu hỏi. Dựa vào cấu trúc, có hai loại:

- Loại I: Câu hỏi có cấu trúc chặt chẽ, kết cấu cao. Bao gồm: Câu hỏi hẹp; Câu
hỏi trực tiếp; Câu hỏi gián tiếp; Câu hỏi chặn đầu,.

- Loại 2: Câu hỏi Có cấu trúc thấp, lỏng lẻo. Bao gồm câu: Câu hỏi mở; Câu hỏi
chuyển tiếp; Câu hỏi yêu cầu làm rõ thêm vấn đề; Câu hỏi tóm lƣợc ý.

b) Dùng câu hỏi nhằm những mục đ ch hác 
Câu hỏi tiếp xúc.

Câu hỏi có tính đề nghị.
Câu hỏi hãm thắng.

Câu hỏi để kết thúc vấn đề.

4.3.4.4. Kỹ năng trả lời

Kỹ năng trả lời trong giao tiếp là vô cùng cần thiết giúp chúng ta giải quyết vấn
đề một cách khôn ngoan nhất. Với các bƣớc chuẩn bị kỹ lƣỡng cùng một vài mẹo nhỏ
sau đây sẽ giúp bạn có những cuộc giao tiếp thật hiệu quả.

a) Các bước chuẩn bị để đưa ra câu trả lời

</div>
(103)<div class='page_container' data-page=103>

Kỹ năn né tránh câu hỏi. Chắc hẳn ai trong số chúng ta cũng đã từng gặp
trƣờng hợp bị hỏi những câu hỏi không phù hợp. Đôi khi, bạn không bắt buộc phải trả
lời mọi câu hỏi. Né tránh câu hỏi cũng là một kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao
tiếp mà bạn nên biết.

Chỉnh sửa câu từ trƣớc khi nói. Đừng vội vàng hấp tấp, trƣớc khi đƣa ra câu 
trả lời, hãy dừng lại một chút để suy nghĩ về những điều nhƣ:

- Làm thế nào để trình bày ý tƣởng của mình mà ngƣời nghe dễ hiểu?
- Làm thế nào để gây ấn tƣợng bằng câu trả lời của mình?

- Liệu câu trả lời có phù hợp hay chƣa?
b) Các kỹ năng trả lời trong giao tiếp

Sau đây là một số kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp mà các bạn cần lƣu ý:
- Không nên trả lời hết mọi vấn đề đƣợc hỏi. Ngƣời trả lời nên khéo léo rút 
gọn phạm vi câu hỏi, hoặc có thể triển khai ý mới, đào sâu thêm câu hỏi tùy thuộc vào
sự am hiểu, chủ động và tình thế giao tiếp cũng nhƣ mức độ cảm nhận về lợi hại khi
trả lời câu hỏi.

- Không trả lời sát vào câu hỏi của đối p ƣơn . Trả lời câu hỏi gì cũng vậy, 
cần để cho mình một khoảng cách để tiến thối hay nhận diện rõ ý đồ của đối phƣơng.

Thơng thƣờng có thể áp dụng cách giải thích một vấn đề gì tƣơng tự, sau đó mới quay
lại chủ đề chính. Hoặc có thể dùng những câu hỏi ngƣợc lại, hay dùng cách nói nghi
vấn (thế chăng, khơng phải sao, chẳng lẽ…) để di chuyển trọng điểm, hay giảm mức
độ quan trọng của vấn đề đƣợc nêu ra.

- Giảm bớt cơ hội để đối p ƣơn hỏi đến cùng. Nếu ngƣời nêu câu hỏi phát 
hiện ra sơ hở của câu trả lời, thƣờng họ sẽ truy hỏi đến cùng. Do đó, không để đối
phƣơng phát hiện ra chỗ sơ hở là một kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp quan
trọng. Các bạn nên trả lời khái quát trên nguyên tắc hoặc khẳng định tính chất khách
quan, hạn chế mức độ cụ thể khi trả lời.

- Xác định đún những đ ều không đ n phải trả lời. Với những câu hỏi có 
thể gây nhiễu, đƣa bạn vào thế bị động, thua thiệt nhất là trong đàm phán, bạn cần xác
định đúng loại câu hỏi này bằng cách từ chối hoặc hỏi lại ý nhị với mục đích ngăn
chặn đối phƣơng đƣa tiếp những câu hỏi tƣơng tự. Cần tránh tỏ thái độ khó chịu hay
cố tình lờ đi câu hỏi của đối phƣơng.

</div>
(104)<div class='page_container' data-page=104>

- Không nên để rơ vào tình thế là đối địch trực tiếp với đối p ƣơn trong 
các tình huống đối thoại. Ln tỏ ra nhƣ cùng đứng về quan điểm hay lập luận của 
họ. Phủ định ngay và quá trực tiếp đối phƣơng trong từng tình huống giao tiếp cụ thể
sẽ khiến cho cuộc giao tiếp căng thẳng, có xu hƣớng đi xa hơn những vấn đề hai bên
cùng tiếp cận.

4.4. Câu hỏi củng cố c ƣơn

Câu 1: Trình bày đặc điểm, nguyên tắc giao tiếp hành chính. Liên hệ thực tiễn.
Câu 2: Trình bày phƣơng pháp rèn luyện kỹ năng giao tiếp.

Câu 3: Phân tích các kỹ năng cơ bản trong giao tiếp:
a) Kỹ năng nghe.

b) Kỹ năng nói.

</div>
(105)<div class='page_container' data-page=105>

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Chính phủ (2016), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định 
chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

[2]. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công 
tác văn thƣ.

[3]. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu & Đỗ Văn
Thắng (2015). Giáo trình Quản trị Văn phòng. NXB Đại học Quốc Gia TP. HCM.

[4]. Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng & Đỗ Văn Học (2013), Giáo trình Văn bản
Quản lý nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản. NXB Đại học Quốc Gia TP. HCM.

[5]. Phan Đình Nham & Bùi Loan Thùy (2015). Giáo trình lưu trữ học đại 
cương. NXB Đại học Quốc Gia TP.HCM.

[6]. Phan Đình Nham & Bùi Loan Thùy (2015), Văn bản và tài liệu văn thư – 
nguồn bổ sung cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, NXB Đại học Quốc Gia 
TP.HCM.

</div>
(106)<div class='page_container' data-page=106>

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1. ... 77

Hình 3.2. ... 79

Hình 3.3. ... 79

Hình 3.4 ... 83

</div>
(107)<div class='page_container' data-page=107></div>
(108)<div class='page_container' data-page=108>

PHỤ LỤC I

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức

Ơ số : Thành phần thể thức văn bản 
1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 
3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản 
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 
5b : Trích yếu nội dung cơng văn

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền 
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận 
10a : Dấu chỉ độ mật 
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

11 : Chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành

12 : Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn bản và số lƣợng bản phát 
hành

13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện 
tử; số điện thoại; số Fax.

</div>
(109)<div class='page_container' data-page=109></div>
(110)<div class='page_container' data-page=110>

PHỤ LỤC II

MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

STT Thành phần thể thức và chi tiết

trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ1 Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phơng chữ Times New Roman Cỡ

chữ 
1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ

- Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12

- Tiêu ngữ In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 13

- Dòng kẻ bên dƣới ________________________

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản

trực tiếp In hoa 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành

văn bản In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC 12

- Dòng kẻ bên dƣới _______________

3 Số, ký hiệu của văn bản In thƣờng 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13
4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản In thƣờng 13-14 Nghiêng Hà Nội ngày 05 tháng 01 năm 2020

Thành phố Hồ Ch Minh ngày 29 tháng 6 năm 2019 13

5 Tên loại và trích yếu nội dung
văn bản

a Đối với văn bản có tên loại

- Tên loại văn bản In hoa 13 - 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14

- Trích yếu nội dung In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Về cơng tác phịng, chống lụt bão 14

- Dòng kẻ bên dƣới __________________

</div>
(111)<div class='page_container' data-page=111>

STT Thành phần thể thức và chi tiết

trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ1 Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phơng chữ Times New Roman Cỡ

chữ

Trích yếu nội dung In thƣờng 12-13 Đứng V/v nâng bậc lƣơng năm 2019 12

6 Nội dung văn bản In thƣờng 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo ... 14

a Gồm phần, chƣơng, mục, tiểu
mục, điều, khoản, điểm

- Từ “Phần”, “Chƣơng” và số thứ

tự của phần, chƣơng In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Phần 1 C ƣơn I 14

- Tiêu đề của phần, chƣơng In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14

- Từ “Mục” và số thứ tự In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Mục 1 14

- Tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VẢN BẢN 14

- Từ “Tiểu mục” và số thứ tự In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 1 14

- Tiêu đề của tiểu mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 14

- Điều In thƣờng 13 - 14 Đứng, đậm Đ ều 1. Bản sao văn bản 14

- Khoản In thƣờng 13-14 Đứng 1. Các hình thức ... 14

- Điểm In thƣờng 13-14 Đứng a) Đối với.... 14

b Gồm phần, mục, khoản, điểm

- Từ “Phần” và số thứ tự In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Phần 1 14

- Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ... 14
- Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14
- Khoản:

Trƣờng hợp có tiêu đề In thƣờng 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đố tƣợng áp dụng 14
Trƣờng hợp khơng có tiêu đề In thƣờng 13-14 Đứng 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... 14

- Điểm In thƣờng 13-14 Đứng a) Đối với.... 14

</div>
(112)<div class='page_container' data-page=112>

STT Thành phần thể thức và chi tiết

trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ1 Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phơng chữ Times New Roman Cỡ

chữ 
- Quyền hạn của ngƣời ký In hoa 13 - 14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƢỞNG 14

- Chức vụ của ngƣời ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƢỞNG 14

- Họ tên của ngƣời ký In thƣờng 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14
8 Nơi nhận

a Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ

chức, cá nhân nhận văn bản In thƣờng 13 -14 Đứng 14

- Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14

- Gửi nhiều nơi

Kính gửi:

- Bộ Nội vụ;

- Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ;
- Bộ Tài chính.

b Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân nhận văn bản

- Từ “Nơi nhận” In thƣờng 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

nhận văn bản In thƣờng 11 Đứng

- Các bộ, cơ quan ngang bộ,...;
- Lƣu: VT, TCCB.

- Nhƣ trên;

- Lƣu: VT, NVĐP. 11
9 Phụ lục văn bản

- Từ “Phụ lục” và số thứ tự của

phụ lục In thƣờng 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14

- Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14

10 Dấu chi mức độ khẩn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm HỎA 
TỐC

THƢỢNG

KHẨN KHẨN

</div>
(113)<div class='page_container' data-page=113>

STT Thành phần thể thức và chi tiết

trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ1 Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phơng chữ Times New Roman Cỡ

chữ 
11 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn bản

và số lƣợng bản phát hành In thƣờng 11 Đứng PL.(300) 11

Địa chỈ cơ quan, tổ chức; thƣ
điện tử; trang thông tin điện tử;
số điện thoại; số Fax

In thƣờng 11 - 12 Đứng

Số: ...
ĐT: ... Fax: ...
E-Mail: ... . Website: ...

13 Chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƢU HÀNH NỘI BỘ 13

14 Số trang In thƣờng 13-14 Đứng 2, 7, 13 14

---1

</div>
(114)<div class='page_container' data-page=114>

PHỤ LỤC III

I. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƢU 
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN ĐƠN VỊ1 
________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƢU

…………..

2

………

Năm ...

__________

Số TT Số, ký hiệu

hồ sơ T êu đề hồ sơ

Thời gian tài 
liệu

Thời hạn 
bảo quản

Số tờ3/ 
Số trang4

Ghi 
chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Mục lục này gồm: ... hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

... ngày ...tháng ...năm ....

N ƣời lập

(Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ)

________________________
1Tên đơn vị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu. 
2

Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu
bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn đƣợc lập riêng thành 02
Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo

quản.

Áp dụng đối với văn bản giấy.
4

</div>
(115)<div class='page_container' data-page=115>

II. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU 
Số, ký hiệu hồ sơ: ...

Năm ...

__________________

STT

Số, ký 
hiệu văn

bản

Ngày tháng 
năm văn bản

Tên loại và 
trích yếu nội 
dun văn bản

Tác giả 
văn bản

Tờ số/ Trang

số Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

___________________________

</div>
(116)<div class='page_container' data-page=116>

III. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU 
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
___________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_______________________
… ngày …tháng … năm… 
BIÊN BẢN

Giao nhận hồ sơ tà l ệu

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về cơng tác văn thƣ;

Căn cứ (Danh mục hồ sơ năm... Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân đơn vị giao nộp hồ sơ tài liệu) 
Ơng (bà):

Chức vụ cơng tác:

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan) 
Ông (bà):

Chức vụ công tác:

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung nhƣ sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:

2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:
3. Số lƣợng tài liệu:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
- Tổng số hộp (cặp):

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy ra mét giá: mét.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ:

- Tổng số tập tin trong hồ sơ:
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu kèm theo.

Biên bản này đƣợc lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

</div>
(117)<div class='page_container' data-page=117>

PHỤ LỤC IV 
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC

__________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…… ngày ... tháng ... năm … 
PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN

(Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành
và trích yếu nội dung văn bản đến)

_______________

1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
- Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;

- Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
- Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có);

- Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.
2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị

- Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có);
- Ngày, tháng, năm cho ý kiến.

3. Ý kiến đề xuất của ngƣời giải quyết

</div>
(118)<div class='page_container' data-page=118>

PHỤ LỤC V

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 
I. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG

1. Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định.
2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.

4. Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lƣu hành trong Hệ thống.
5. Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của
cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi đƣợc yêu cầu.

II. YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và
quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả. Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin
mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ;
mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên
văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ q trình quản
lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu.

2. Có khả năng tích hợp, liên thơng, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.
3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lƣợt truy cập văn bản,
hồ sơ, hệ thống.

4. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn

bản, tài liệu.

5. Bảo đảm lƣu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.

6. Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
7. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng.

8. Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.
III. YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản

a) Cho phép tạo lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản.
b) Cho phép đính kèm văn bản.

</div>
(119)<div class='page_container' data-page=119>

đ) Cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ
tự và trình tự thời gian trong năm.

e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản.

g) Thông báo cho Văn thƣ cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản
hoặc cả ba trƣờng thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

h) Thơng báo khi có văn bản mới.

i)Thơng báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
k) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

l) Cho phép ngƣời có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn
vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn.

m) Cho phép ngƣời có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn
bản, tài liệu.

n) Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ
quan, tổ chức nhận văn bản.

2. Đối với việc kết nối, liên thông

a) Bảo đảm kết nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ
thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử của Lƣu trữ lịch sử đối với cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lƣu.

b) Có khả năng hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện
bảo đảm an tồn thơng tin.

c) Có khả năng kết nối, liên thong và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng
khác đang đƣợc sử dụng tại cơ quan, tổ chức.

3. Đối với an ninh thông tin

a) Bảo đảm các cấp độ an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.
b) Bảo đảm phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản.

c) Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ
thống cho đến khi có xác nhận của ngƣời có thẩm quyền.

4. Đối với việc lập và quản lý hồ sơ

a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ trong Hệ thống.

b) Bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài
liệu trong hồ sơ.

</div>
(120)<div class='page_container' data-page=120>

d) Bảo đảm liên kết các trƣờng thông tin trong Danh mục hồ sơ của từng hồ sơ
với toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.

đ) Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ đƣợc lập của một tài khoản cụ thể.
e) Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ đƣợc tạo bởi nhiều tài
khoản khác nhau mà không cần nhân bản.

g) Cho phép kết xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang
định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ
liệu đặc tả của hồ sơ.

5. Đối với việc bảo quản và lƣu trữ văn bản, hồ sơ

a) Lƣu văn bản và các thơng tin về q trình giải quyết văn bản gồm: Ý kiến chỉ 
đạo, phân phối văn bản đến của ngƣời có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của cá nhân
đƣợc phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn vị chủ trì
soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của
ngƣời có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản.

b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan
trƣớc 30 ngày kể từ ngày Lƣu trữ cơ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lƣu cho đơn
vị giao nộp tài liệu.

c) Bảo đảm thực hiện nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử.
d) Bảo đảm sự tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi của văn bản, hồ sơ.

đ) Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản.
e) Bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định
dạng văn bản khi có sự thay đổi về cơng nghệ.

g) Có khả năng sao lƣu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.
6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ

a) Cho phép thống kê số lƣợng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lƣợt truy cập vào
từng hồ sơ, văn bản, tài liệu.

b) Cho phép thống kê số lƣợt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của ngƣời
quản lý, quản trị.

c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lƣu trữ điện tử và dữ liệu đặc
tả của hồ sơ lƣu trữ.

</div>
(121)<div class='page_container' data-page=121>

đ) Cho phép lựa chọn hiển thị các trƣờng thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết
quả tìm kiếm.

e) Cho phép lƣu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
g) Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm.

h) Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tập văn bản phổ biến:
(.doc), (.docx), (.pdf).

i) Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả.

k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả đƣợc in ra từ Hệ thống.
l) Lƣu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu.

7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả

a) Lƣu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo
thời hạn bảo quản.

b) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của
ngƣời sử dụng đƣợc cấp quyền.

c) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sựng cho văn bản, hồ sơ.

d) Lƣu dữ liệu đặc tả của q trình kiểm sốt an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống.
đ) Lƣu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ
liệu đặc tả liên quan.

8. Đối với việc thu hồi văn bản

a) Đóng băng văn bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn
bản của cơ quan, tổ chức.

b) Hủy văn bản đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ
cơ quan, tổ chức phát hành văn bản.

c) Lƣu dữ liệu đặc tả của quá trình thu hồi văn bản.
IV. YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

1. Hệ thống cho phép ngƣời đƣợc giao quản trị Hệ thống thực hiện những
nhiệm vụ sau:

a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau.

b) Phân quyền cho ngƣời sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức.

</div>
(122)<div class='page_container' data-page=122>

d) Thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định
của cơ quan, tổ chức.

đ) Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về
vị trí cơng tác của cá nhân đó.

e) Phục hồi thông tin, dữ liệu đặc tả trong trƣờng hợp lỗi hệ thống và thông báo
kết quả phục hồi.

g) Khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn
chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của ngƣời có thẩm quyển.

2. Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
3. Thiết lập kết nối liên thơng.

V. THƠNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG 
1. Sổ đăng ký văn bản đến

2. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
3. Sổ đăng ký văn bản đi

4. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đi
5. Mục lục văn bản trong hồ sơ

</div>


Giao trinh tin hoc van phong don gian de hieu