giáo trình công nghệ phần mềm nghề công nghệ thông tin trung cấp

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

Sæ LAO ĐàNG TH¯¡NG BINH VÀ Xà HàI ĐÂK LÂK

<b>TR¯âNG TRUNG CÂP TR¯âNG S¡N </b>

<b>GIÁO TRÌNH </b>

<b>MƠ ĐUN: CƠNG NGHÞ PHÄN MÀM NGHÀ: CƠNG NGHÞ THƠNG TIN </b>

<b>TRÌNH ĐÞ: TRUNG CÂP</b>

<i>Ban hành kèm theo Quyết định số: 140/QĐ-TCTS ngày 02 tháng 8 năm 2022</i>

<i>của Hiệu trưởng Trường trung cấp Trường Sơn </i>

<b>Đắk Lắk, năm 2022 </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<small>iii </small>

<b>LâIGIàI THIÞU </b>

Cơng Nghá PhÁn MÃm là mơn học nhằm giúp cho ng°åi học có kiÁn thąc c¢ bÁn nh¿t trong l*nh vực cơng nghá phÁn mÃm.

Qua mơn học này ng°åi học có cái nhìn khái quát và qui trình phát triÅn phÁn mÃm, hiÅu biÁt và thực hián các giai đo¿n trong qui trình trên mát phÁn mÃm cā thÅ dựa trên những ph°¢ng pháp, kỹ tht trong q trình thu thÁp u cÁu, phân tích, thiÁt kÁ và cài đÁt, viÁt s°u liáu đã đ°ÿc minh họa cā thÅ trong giáo trình.

Māc tiêu giáo trình là ng°åi học có thÅ hiÅu c nhng yờu cu cụng viỏc cn phi lm ỗ mßi giai đo¿n căa quy trình, đÅ có thÅ đÁm trỏch cụng viỏc ỗ mỏt trong cỏc giai on lm phÁn mÃm trong những nhóm dự án.

<b>Xin chân thành cÁm ¢n!. </b>

ĐÃk LÃk, ngày 02 tháng 8 nm 2022 Tham gia biên so¿n

1.

Nguyßn Thá Vân -

Chă biên 2. Ph¿m Vn Bôn

3. Đàm Vn Đồng

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<small>iv </small>

LäI GIâI THIàU ... III

GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN ... 1

BÀI 1: GIâI THIàU VÂ CÔNG NGHà PHÀN MÂM ... 3

1.1.G<small>IâI THIàU CHUNG</small>... 3

1.2.Đ<small>àNH NGH)A Hà THàNG THÔNG TIN QUÀN LÝ</small> ... 4

1.3.P<small>HÂN LO¾I</small> ... 6

1.4.T<small>HIÀT KÀ</small> ... 9

1.5.Q<small>UÁ TÀI THƠNG TIN</small>... 9

BÀI 2: PHÂN TÍCH MƠ HÌNH DOANH NGHIàP ... 12

BÀI 3: MƠ HÌNH HĨA CH¯¡NG TRÌNH QN LÝ ... 29

3.1 MƠ HÌNH XÂY - SĀA ... 29

4.1T<small>¾O FORM GIAO DIàN CHÍNH CĂA CH¯¡NG TRÌNH</small> ... 30

4.2T<small>HIÀT KÀ GIAO DIàN NHÀP LIàU</small> ... 32

4.3T<small>¾O FORM CHĄC NNG PHÀN MÂM</small> ... 33

4.4T<small>¾O CÁC LIÊN KÀT ĐÀN CÁC CHĄC NNG TRONG CH¯¡NG TRÌNH</small> ... 35

BÀI 5: KIÄM THĀ VÀ BÀO TRÌ ... 42

5.1K<small>IÄM THĀ PHÀN MÂM</small> ... 42

5.2Y<small>ÊU CÀU ĐàI VâI KIÄM THĀ</small> ... 43

TÀILIàUTHAMKHÀO ... 50

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: CƠNG NGHÞ PHÄN MÀM Mã mơ đun: MĐ19 </b>

<b>Vị trí, tính chÃt, ý nghĩa và vai trị của mơ đun: </b>

- Vá trí: Là mơ đun trong bài trình đào t¿o Trung c¿p nghà Công nghá thông tin (Ąng dāng phÁn mÃm). Mơ đun đ°ÿc bá trí giÁng d¿y cho học sinh sau khi đã học xong các môn học, mụ un k thut c sỗ v mụ un Hỏ qun trỏ c sỗ d liỏu Access, mụ un Lp trình Windows 1.

- Tính ch¿t: Ch°¢ng trình mơ đun bao gồm mát sá nái dung c¢ bÁn và tổng quan và công nghá phÁn mÃm và các khái niám liên quan. Cung c¿p các thao tác và kỹ tht và phân tích mơ hình doanh nghiáp, mơ hình hóa ch°¢ng trình qn lý, cài đÁt ch°¢ng trình, kiÅm thā và bÁo trì...

- Ý ngh*a và vai trị căa mơ đun:

<b>Mục tiêu của mơ đun: </b>

- Xây dựng đ°ÿc mơ hình qn lý;

- ĐiÃu tra, kho sỏt, phõn tớch c c sỗ d liỏu đÅ xây dựng phÁn mÃm quÁn lý t°¢ng ąng;

- Mơ hình hóa đ°ÿc ch°¢ng trình qn lý;

- Xây dựng đ°ÿc phÁn mÃm có giao dián thân thián và có c¿u trúc logic phù hÿp;

- Đóng gói và t¿o đ°ÿc bá cài đÁt cho phÁn mÃm;

- Thực hián đ°ÿc các thao tác bÁo mÁt cho c¢ sỗ d liỏu, úng gúi phn mm. - V nng lực tự chă và trách nhiám:

- Có khÁ nng t° ̣nghiên cąu, t° ̣hoc,̣ tham khÁo tài liêā liên quan đÁn mô đun đÅ vâ渃⌀ dung ̣ vào hoa球⌀ đơng̣ hoc tâp;

- Nghiêm túc, có tinh thÁn phái hÿp tham gia học, làm nhóm theo yêu cÁu căa giáo viên;

- Rèn luyán tính tổ chąc, tính tÁp thÅ, linh ho¿t, khoa học, cẩn thÁn;

- Học sinh phÁi tích lũy đă sá giå học theo quy đánh, tham gia đÁy đă các giå thực

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

<small>2 </small>

hành;

- Học sinh phÁi có đ°ÿc tính cẩn thÁn và t° duy sáng t¿o khi lÁp trình ąng dāng.

<b>Nßi dung của mơ đun: </b>

<b>TT Tên các bài trong mô đun Tổng ^Th^{ãi gian}</b>

<b>sá thuy^Lý¿t ^Thhành ^ực^KiÃm tra*</b>

1. Bài 1: Giãi thiáu và công nghá phÁn mÃm 3 1 2 2. Bài 2: Phân tích mơ hình doanh nghiáp 17 3 14

3. Bài 3: Mơ hình hóa ch°¢ng trình qn lý 22 4 16 2 4. Bài 4: Cài đÁt ch°¢ng trình 28 6 20 2 5. Bài 5: KiÅm thā và bÁo trì 5 1 4

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>BÀI 1: </b><i><b>GIàI THIÞU VÀ CƠNG NGHÞ PHÄN MÀM </b></i>

<b>Giái thißu </b>

Nái dung bài này giãi thiáu s¢ l°ÿc và các khái niám c¢ bÁn căa thông tin, há tháng thông tin, há tháng thông quÁn lý. Phân biát và phân lo¿i các đái t°ÿng nêu trên theo những đÁc tr°ng c¢ bÁn. Đồng thåi, trình bày khái quát và các v¿n đà thiÁt kÁ các đái t°ÿng đã nêu trên.

<b>1.1. Giái thißu chung </b>

Thơng tin có vai trị vơ cùng to lãn trong các ho¿t đáng căa con ng°åi. Thông tin và các há tháng thông tin quÁn lý là mát lo¿i nguồn lực đÁc biát quan trọng trong các tổ chąc. Sau đây là mát sá khái niám c¢ bÁn và thơng tin và vai trị căa thơng tin trong kinh tÁ - xã hái, các khái niám há tháng , há tháng thơng tin nói chung và các khái niám liên quan đÁn HTTTQL nói riêng.

<b>1.1.1. Thơng tin và vai trị của thơng tin </b>

Trong cc sáng hàng ngày, khái niám thông tin phÁn ánh các tri thąc, hiÅu biÁt căa chúng ta và mát đái t°ÿng nào đó. ỉ d¿ng chung nh¿t, thơng tin ln đ°ÿc hiÅu nh° các thông báo nhằm mang l¿i mát sự hiÅu biÁt nào đó cho đái t°ÿng nhÁn tin. Thơng tin có tính ch¿t phÁn ánh và liên quan đÁn hai chă thÅ: chă thÅ phÁn ánh (truyÃn tin) và đái t°ÿng nhÁn sự phÁn ánh đó (tiÁp nhÁn thơng tin). ĐÅ chun tÁi đ°ÿc thơng tin cÁn có <vÁt mang thơng tin=, ví dā nh° ngơn ngữ, chữ cái, chữ sá, các ký hiáu, bÁng biÅu...

Khái l°ÿng tri thąc mà mát thông tin mang l¿i gọi là nái dung thông tin. Tuy nhiên, ý ngh*a mà nái dung thông tin mang l¿i s¿ phā thuác r¿t nhiÃu vào đái t°ÿng tiÁp nhÁn thơng tin. Có những thơng tin chß có ý ngh*a đái vãi mát nhóm ng°åi nh°ng có những thơng tin có ý ngh*a vãi cÁ xã hái.

Thơng tin có vai trị vơ cùng to lãn trong các ho¿t đáng căa con ng°åi. Khơng có thơng tin, con ng°åi khơng có sự d¿n dÃt cho các ho¿t đáng căa mình và hồn tồn b¿t đánh trong môi tr°ång.

Thông tin là mát lo¿i nguồn lực đÁc biát quan trọng trong tổ chąc; ng°åi quÁn lý cÁn thông tin đÅ ho¿ch đánh và điÃu khiÅn t¿t cÁ các tiÁn trình trong tổ chąc, giúp cho tổ chąc tồn t¿i và phát triÅn trong môi tr°ång ho¿t đáng căa nó. Thơng tin trÿ giúp ng°åi qn lý tổ chąc hiÅu rõ thá tr°ång, đánh h°ãng cho sÁn phẩm mãi, cÁi tiÁn tổ chąc và các ho¿t đáng sÁn xu¿t kinh doanh căa tổ chąc.

Các há tháng thơng tin dựa trên máy tính vãi °u thÁ tự đáng hóa xā lý cơng viác

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

dựa trên khoa học quÁn lý, khoa học tổ chąc và công nghá thông tin (xā lý và truyÃn thông) đã ngày càng mang l¿i nhiÃu lÿi ích thiÁt thực cho tổ chąc trong mọi ho¿t đáng, tÿ các cơng viác đ¢n giÁn lÁp l¿i hàng ngày cho đÁn công viác phát hián v¿n đà và giÁi quyÁt v¿n đÃ.

<b>1.1.2. Các d¿ng thông tin trong các tổ chức </b>

Bên c¿nh khái niám tổng qt và thơng tin, có mát ph¿m trù thơng tin có vai trị vơ cùng quan trọng đái vãi các tổ chąc, đó là thơng tin kinh tÁ và thông tin quÁn lý.

Thông tin kinh tÁ là thông tin vÁn đáng trong các thiÁt chÁ kinh tÁ, các tổ chąc và doanh nghiáp (gọi chung là tổ chąc) nhằm phÁn ánh tình tr¿ng kinh tÁ căa các chă thÅ đó.

Thơng tin kinh tÁ có thÅ coi nh° huyÁt m¿ch căa các tổ chąc kinh tÁ. Nhå có chúng, chúng ta có thÅ đánh giá và nháp sáng kinh tÁ, quy mơ phát triÅn, triÅn vọng và nguy c¢ tiÃm ẩn... căa các tổ chąc.

æ đây, tổ chąc đ°ÿc hiÅu theo ngh*a là mát há tháng đ°ÿc t¿o ra tÿ các cá thÅ nhằm đ¿t māc tiêu căa nó bằng hÿp tác và phân cơng lao đáng. Mát tổ chąc bao gồm mát nhóm các nguồn lực đ°ÿc thiÁt lÁp cho các ho¿t đáng vì mát māc đích cā thÅ. HÁu hÁt các lo¿i nguồn lực căa tổ chąc nh° nhân lực, tài lực, vÁt lực. và sự liên kÁt các nguồn lực này đÅ phāc vā cho tổ chąc đÃu là đái t°ÿng quÁn lý (ho¿ch đánh, điÃu khiÅn, giám sát, đo l°ång) căa những ng°åi quÁn lý trong tổ chąc.

Mßi tổ chąc th°ång có ba c¿p có chąc nng quÁn lý và mát c¿p có chąc nng thực hián các giao dách cā thÅ (c¿p này khơng có trách nhiám qn lý, ví dā nh° nhân viên kÁ toán, nhân viên kiÅm kê, công nhân sÁn xu¿t...). Trên thực tÁ, t¿t cÁ các c¿p căa tổ chąc đÃu sā dāng và t¿o ra thụng tin. Cỏn bỏ qun lý ỗ cỏc cp qun lý khác nhau cÁn thơng tin phāc vā māc đích quÁn lý khác nhau, tÿ đó, xu¿t hián khái niám thông tin quÁn lý nh° sau: Thông tin quÁn lý là thơng tin mà có ít nh¿t mát cán bá quÁn lý cÁn hoÁc có ý muán dùng vào viác ra quyÁt đánh quÁn lý căa mình.

<b>1.1.3. Các nguồn thông tin của tổ chức </b>

Thông tin đ°ÿc sā dāng trong các tổ chąc đ°ÿc thu thÁp tÿ hai nguồn: nguồn thơng tin bên ngồi và nguồn thơng tin bên trong tổ chąc.

- Nguồn thơng tin bên ngồi:

+ Các tổ chąc Chính phă: cung c¿p các thơng tin chính thąc và mÁt pháp chÁ. Mọi thơng tin nh° luÁt thuÁ, luÁt môi tr°ång, các quy đánh và tiÃn l°¢ng, quy chÁ và giáo dāc và đào t¿o.... là những thông tin mà các tổ chąc phÁi l°u trữ và sā dāng th°ång xuyên.

+ Khách hàng. đái thă c¿nh tranh. nhà cung c¿p.. là nguồn cung c¿p các thông tin và thá tr°ång. Trong môi tr°ång c¿nh tranh hián nay. các thơng tin này đóng vai trị r¿t quan trọng trong q trình ho¿ch đánh chính sách căa các tổ chąc. Nguồn thơng tin bên ngồi th°ång đ°ÿc thu thÁp qua báo chí. há tháng vn bÁn c¿p trên gāi đÁn tổ chąc hoÁc tÿ tài liáu nghiên cąu căa các tổ chąc cung c¿p thông tin chuyên nghiáp.

- Nguồn thơng tin bên trong: đây chính là thơng tin thu đ°ÿc tÿ chính há tháng tài liáu. sổ sách. báo cáo tổng hÿp. căa chính các tổ chąc.

<b>1.2. Định nghĩa hß tháng thơng tin qn lý 1.2.1 Hß tháng </b>

Há tháng có thÅ đánh ngh*a mát cách tổng quát nh° mát tÁp hÿp các phÁn tā có liên

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

há vãi nhau đÅ t¿o thành mát tổng thÅ chung. Ngồi ra có thÅ dùng đánh ngh*a hẹp h¢n. phù hÿp h¢n vãi nhu cÁu mô tÁ há tháng thông tin:

Há tháng là mát tÁp hÿp các phÁn tā (các thành phÁn) có liên há vãi nhau. ho¿t đáng đÅ h°ãng tãi māc đích chung theo cách tiÁp nhÁn các yÁu tá vào. sinh ra các yÁu tá ra trong mát quá trình xā lý có tổ chąc.

Nh° vÁy. há tháng có ba thành phÁn c¢ bÁn t°¢ng tác vãi nhau: - Các yÁu tá đÁu vào (Inputs)

- Xā lý. chÁ biÁn (Processing) - Các yÁu tá đÁu ra (Outputs)

Khi xem xét mát há tháng. ng°åi ta cịn có thÅ đà cÁp đÁn các yÁu tá và các khái niám khác liên quan đÁn há tháng nh°:

- Môi tr°ång mà há tháng tồn t¿i (bao gồm môi tr°ång bên ngoài và bên trong); - Há tháng con căa há tháng;

- Há tháng đóng nÁu nó khơng quan há vói mụi trồng v ngc li - hỏ thỏng mỗ. nÁu nó có quan há vãi mơi tr°ång .

<b>1.2.2 Hß tháng thơng tin </b>

Há tháng thơng tin (HTTT) là há tháng có nhiám vā thu thÁp. xā lý. l°u trữ và truyÃn thông tin đÁn các đái t°ÿng cÁn sā dāng thông tin. Ho¿t đáng căa mát HTTT đ°ÿc đánh giá thông qua ch¿t l°ÿng căa thông tin mà nó cung c¿p vãi những tiêu chuẩn ch¿t l°ÿng nh° sau:

- Đá tin cÁy thÅ hián các mÁt và đá xác thực và đá chính xác. Thơng tin ít đá tin cÁy d* nhiên là gây cho tổ chąc những hÁu quÁ tồi tá.

- Tính đÁy đă căa thông tin thÅ hián sự bao quát các v¿n đà đáp ąng yêu cÁu căa nhà quÁn lý. Nhà quÁn lý sā dāng mát thơng tin khơng đÁy đă có thÅ d¿n đÁn các quyÁt đánh và hành đáng không đáp ąng vãi địi hßi căa tình hình thực tÁ.

- Tính thích hÿp và dß hiÅu: thông tin cÁn m¿ch l¿c, thích ąng vãi ng°åi nhÁn, không nên sā dāng quá nhiÃu tÿ viÁt tÃt hoÁc đa ngh*a... tránh tổn phí do viác t¿o ra những thông tin không dùng hoÁc là ra quyÁt đánh sai vì thiÁu thơng tin cÁn thiÁt.

- Tính đ°ÿc bÁo vá. Thông tin là mát nguồn lực quý báu căa tổ chąc. Thơng tin phÁi đ°ÿc bÁo vá và chß những ng°åi đ°ÿc quyÃn mãi đ°ÿc phép tiÁp cÁn tãi thơng tin. Sự thiÁu an tồn và thơng tin cũng có thÅ gây ra những thiát h¿i lãn cho tổ chąc.

- Tính káp thåi. Thơng tin có thÅ là tin cÁy, dß hiÅu, thích ąng và đ°ÿc bÁo vá an tồn nh°ng v¿n khơng có ích khi nó khơng đ°ÿc gāi tãi ng°åi sā dāng vào lúc cÁn thiÁt.

Ngày nay, HTTT sā dāng các cơng cā tính tốn đián tā và các ph°¢ng pháp chun dāng đÅ biÁn đổi các dịng thơng tin ngun liáu ban đÁu thành các dịng thơng tin kÁt quÁ.

Khi nghiên cąu các HTTT cÁn phân biát hai khái niám: dữ liáu và thông tin.

- Dữ liáu là các sá liáu hoÁc các tài liáu thu thÁp đ°ÿc ch°a qua xā lý, ch°a đ°ÿc biÁn đổi cho b¿t cą mát māc đích nào khác. Ví dā, các cuác điÃu tra dân sá s¿ cung c¿p nhiÃu dữ liáu và sá nhân khẩu căa tÿng há gia đình, họ tên, tuổi, giãi tính, nghà nghiáp. căa tÿng thành viên trong mßi há. Khi mát doanh nghiáp bán đ°ÿc mát lơ hàng nào đó s¿

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

sinh ra các dữ liáu và sá l°ÿng hàng hoá đã bán, giá bán, đáa điÅm bán hàng, thåi gian bán hàng, hình thąc thanh tốn, giao nhÁn hàng. Các dữ liáu này s¿ đ°ÿc l°u trữ trên các thiÁt bá tin học và cháu sự quÁn lý căa mát ch°¢ng trình máy tính phāc vā cho nhiÃu ng°åi dùng vãi các māc đích khác nhau.

- Khác vãi dữ liáu đ°ÿc xem là nguyên liáu ban đÁu, thông tin có d¿ng nh° sÁn phẩm hồn chßnh thu đ°ÿc sau quá trình xā lý dữ liáu, là những dữ liáu đã đ°ÿc xā lý sao cho nó thực sự có ý ngh*a đái vãi ng°åi sā dāng. Ví dā nh° Bá Lao đáng - Th°¢ng binh - Xã hái có thÅ dựa vào dữ liáu điÃu tra dân sá đÅ tháng kê sá ng°åi theo đá tuổi, theo giãi tính. Các doanh nghiáp dựa vào dữ liáu bán hàng đÅ tính tổng doanh thu, sá l°ÿng hàng đã bán trong mát giai đo¿n nào đó (ngày, tuÁn, tháng, .).

Các HTTT có vai trị r¿t quan trọng trong cơng tác quÁn lý kinh tÁ. Làm thÁ nào đÅ có mát HTTT ho¿t đáng có hiáu quÁ cao là mát trong những công viác căa b¿t kÿ mát nhà quÁn lý hián đ¿i nào.

<b>1.2.3 Quy trình xā lý thơng tin </b>

Quy trình xā lý thơng tin là quy trình biÁn đổi các dòng dữ liáu đÁu vào thành các dòng thông tin kÁt quÁ. Trong giai đo¿n phát triÅn m¿nh m¿ căa khoa học và kỹ thuÁt, quy trình này gÃn liÃn vãi các ph°¢ng pháp chuyên dāng và các cơng cā tính tốn đián tā, tÿ đó viác xā lý khái l°ÿng thông tin khổng lồ, đa d¿ng ngày càng nhanh chóng và hiáu q. Quy trình xā lý thơng tin bao gồm bán cơng đo¿n, đó là: thu thÁp, xā lý, l°u trữ và truyÃn đ¿t thông tin.

- Thu thÁp thông tin - Xā lý thông tin Bao gồm 2 bá phÁn:

+ Bá phÁn kÁt xu¿t thông tin + Bá phÁn xā lý

- L°u trữ thông tin - TruyÃn đ¿t thông tin:

<b>1.2.4. Định nghĩa hß tháng thơng tin qn lý </b>

Há tháng thơng tin quÁn lý (HTTTQL) là há tháng có chąc nng thu thÁp, xā lý, l°u trữ và phân phái thông tin cÁn thiÁt cho các đái t°ÿng sā dāng trong bá máy quÁn lý đÅ hß trÿ ra quyÁt đánh, phái hÿp ho¿t đáng và điÃu khiÅn các tiÁn trình trong tổ chąc.

Vãi sự phát triÅn m¿nh m¿ căa khoa học kỹ tht nói chung và cơng nghá thơng tin nói riêng, các tổ chąc ngày càng đẩy m¿nh viác ąng dāng Công nghá thông tin (CNTT) trong công tác quÁn lý và chú trọng triÅn khai đ°a vào sā dāng các HTTTQL tin học hóa. Do đó, chúng ta s¿ tÁp trung nghiên cąu các HTTTQL có ąng dāng CNTT đÅ thực hián các ho¿t đáng quÁn lý căa các tổ chąc, doanh nghiáp.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

nng nghiáp vā căa há tháng.

<b>1.3.1. Phân lo¿i theo cÃp ứng dụng </b>

Các HTTTQL trong mßi tổ chąc phāc vā các c¿p: chiÁn l°ÿc, chiÁn thuÁt, chuyên gia và tác nghiáp.

HTTTQL c¿p tác nghiáp trÿ giúp các c¿p quÁn lý bc thp nh trỗng nhúm, qun ỏc, cỏc chuyờn viên thuác các phòng ban quÁn lý. trong viác theo dõi các giao dách và ho¿t đáng c¢ bÁn căa tổ chąc nh° bán hàng, hố đ¢n, tiÃn mÁt, tiÃn l°¢ng, hàng tồn kho.

Māc đích chính căa các há tháng này là đÅ trÁ låi các câu hßi thơng th°ång và giám sát l°u l°ÿng giao dách căa tổ chąc. Các há tháng này địi hßi thơng tin phÁi đ°ÿc cÁp nhÁt th°ång xuyên, đÁy đă, chính xác và dß sā dāng.

Ví dā và mát sá HTTT c¿p tác nghiáp: HTTT theo dõi giå làm viác căa công nhân; HTTT quÁn lý các khoÁn tiÃn rút tÿ mát máy rút tiÃn tự đáng ATM; HTTT tính l°¢ng căa CBCNV; HTTT quÁn lý thu học phí căa sinh viên.

HTTTQL c¿p chuyên gia cung c¿p kiÁn thąc và dữ liáu cho những ng°åi nghiên cąu và các lao đáng dữ liáu trong mát tổ chąc. Māc đích căa há tháng này là hß trÿ các tổ chąc phát triÅn các kiÁn thąc mãi, thiÁt kÁ sÁn phẩm, phân phái thông tin và xā lý các công viác hàng ngày trong tổ chąc.

HTTTQL c¿p chiÁn thuÁt đ°ÿc thiÁt kÁ hß trÿ điÃu khiÅn, quÁn lý, t¿o quyÁt đánh và tiÁn hành các ho¿t đáng quÁn lý căa các nhà quÁn lý c¿p trung gian. Các há tháng này th°ång cung c¿p các báo cáo đánh kÿ (hàng ngày, hàng tn, hàng tháng, hàng q hc hàng nm) h¢n là thông tin chi tiÁt và các ho¿t đáng, giúp các nhà quÁn lý đánh giá đ°ÿc tình tr¿ng làm viác có tát hay khơng? Ví dā há tháng qn lý cơng tác phí cung c¿p thơng tin và cơng tác phí căa nhân viên các phịng ban trong mát khng thåi gian nào đó, tÿ đó nhà quÁn lý nÃm đ°ÿc các tr°ång hÿp chi phí thực v°ÿt quá mąc cho phép.

HTTTQL c¿p chiÁn l°ÿc giúp các nhà quÁn lý c¿p cao xā lý các v¿n đà và đ°a ra các quyÁt đánh chiÁn l°ÿc và các xu h°ãng phát triÅn dài h¿n. Māc tiêu căa HTTT là giúp tổ chąc có khÁ nng thích ąng tát nh¿t vãi những thay đổi tÿ mơi tr°ång. HTTT hß trÿ

C¿p chuyên gia và

Hình 1.1. Các d¿ng HTTTQL theo c¿p ąng dāng

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

các nhà quÁn lý trÁ låi các câu hßi nh°: Tổ chąc cÁn tuyÅn thêm bao nhiêu lao đáng trong 5 nm tãi? Nên sÁn xu¿t sÁn phẩm gì sau 5 nm nữa?...

<b>1.3.2. Phân lo¿i theo mục đích phục vụ của thơng tin đÅu ra </b>

Theo cách này có nm lo¿i:

- Há tháng xā lý giao dách (Transaction Processing Systems - TPS) - Há tháng phāc vā quÁn lý (Management Information Systems - MIS) - Há tháng hß trÿ ra quyÁt đánh (Decision Support Systems - DSS) - Há tháng hß trÿ điÃu hành (Executive Support Systems - ESS) - Há tháng chuyên gia (Expert Systems - ES)

<b>1.3.3. Phân lo¿i theo chức năng, nghißp vụ </b>

Các thơng tin trong mát tổ chąc chia theo c¿p quÁn lý và trong c¿p quÁn lý chia theo nghiáp vā mà chúng phāc vā. Các HTTT theo cách phân lo¿i này s¿ đ°ÿc gọi tên theo chąc nng nghiáp vā mà chúng hß trÿ trong cÁ c¿p tác nghiáp, c¿p chiÁn thuÁt và c¿p chiÁn l°ÿc.

HTTT tài chính, kÁ tốn chiÁn

l°ÿc

HTTT marketing chiÁn l°ÿc

HTTT quÁn trá nhân sự chiÁn

l°ÿc

HTTT sÁn xu¿t kinh doanh chiÁn

l°ÿc

HTTT vn phòng HTTT tài

chính, kÁ tốn chiÁn tht

HTTT marketing chiÁn tht

HTTT quÁn trá nhân sự chiÁn thuÁt

HTTT sÁn xu¿t kinh doanh

chiÁn tht HTTT tài chính,

kÁ tốn tác nghiáp

HTTT marketing tác nghiáp

HTTT quÁn trá nhân sự tác nghiáp

HTTT sÁn xu¿t kinh doanh

tác nghiáp HTTT xā lý giao dách

BÁng 1.1. Ví dā và các HTTTQL trong mát doanh nghiáp

<b>1.3.4. Lợi ích kinh t¿ của hß tháng thơng tin qn lý </b>

Sự phát triÅn nhanh căa m¿ng máy tính (m¿ng Internet) và nng lực tính tốn (phÁn cąng và phÁn mÃm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ąng dāng m¿nh h¢n và mang l¿i nhiÃu lÿi ích thiÁt thực cho cơng tác qn lý tổ chąc.

HTTT quÁn lý giúp tổ chąc có đ°ÿc những lÿi thÁ c¿nh tranh nh¿t đánh. Nó giúp q trình điÃu hành mọi ho¿t đáng sÁn xu¿t kinh doanh căa cỏc t chc trỗ nờn hiỏu qu hÂn, thụng qua đó, tổ chąc có khÁ nng giÁm chi phí, nâng cao ch¿t l°ÿng sÁn phẩm, hồn thián q trình phân phái sÁn phẩm hàng hố hay dách vā căa mình. Mát sá lÿi ích cā thÅ có thÅ kÅ đÁn nh°:

- Tách råi cơng viác vãi vá trí làm viác. - Làm giÁm bãt các c¿p quÁn lý trung gian. - Tổ chąc l¿i các luồng công viác.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

- Gia tng tính linh ho¿t cho tổ chąc. - CÁi tiÁn các ho¿t đáng kinh doanh.

- Xây dựng các mái quan há chÁt ch¿ vãi khách hàng và nhà cung c¿p.

ĐÅ tiÁn hành thiÁt kÁ HTTT quÁn lý, ng°åi ta sā dāng há tháng các tài liáu đã thu đ°ÿc trong quá trình phân tích HTTT, các s¢ đồ chąc nng kinh doanh BFD và s¢ đồ luồng dữ liáu DFD.

Hình 1.2. S¢ đồ c¿u trúc căa MIS

<b>1.5. Quá tÁi thông tin </b>

- Tài liáu trên các ch¿t liáu truyÃn tháng - Tài liáu kỹ thuÁt sá

- Ph°¢ng tián truy cÁp - M¿ng xã hái

- 4.0

<b>Bài tập </b>

<b>Câu 1</b>: Hãy cho biÁt sự hình thành HTTT quÁn lý trong tổ chąc.

<b>Câu 2</b>: Khái niám HTTT quÁn lý. Những ho¿t đáng chă yÁu trong mát quá trình xā

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

lý dữ liáu căa mát HTTT?

<b>Câu 3</b>: Phân lo¿i HTTT quÁn lý theo c¿p ąng dāng.

<b>Câu 4</b>: Phân lo¿i HTTT theo māc đích phāc vā căa thơng tin đÁu ra.

<b>Câu 5</b>: Vai trị và đÁc điÅm căa há tháng xā lý giao dách (TPS) đái vãi tổ chąc là gì?

<b>Câu 6: Vai t</b>rị và đÁc điÅm căa há tháng thông tin phāc vā quÁn lý (MIS) đái vãi tổ chąc là gì?

<b>Câu 7</b>: Vai trò và đÁc điÅm căa há tháng hß trÿ ra quyÁt đánh (DSS) đái vãi tổ chąc là gì? Hãy cho biÁt các thành phÁn c¢ bÁn căa DSS. Thành phÁn nào có vai trị quan trọng nht?

<b>Cõu 8</b>: MIS khỏc vói TPS v DSS ỗ những điÅm nào ?

<b>Câu 9</b>: DSS khác vãi ESS ç những điÅm nào?

<b>Câu 10</b>: Mô tÁ mái quan há giữa TPS, MIS, DSS và ESS.

<b>Câu 11</b>: Lÿi ích c¢ bÁn căa các HTTT quÁn lý đái vãi tổ chąc là gì? ĐÅ giÁm bãt các c¿p quÁn lý trung gian nh°ng v¿n thßa mãn yêu cÁu quÁn lý, tổ chąc cÁn phÁi làm những viác gì?

<b>Tình huáng 1: </b>

UPS (United Parcel Service) c¿nh tranh toàn cÁu bằng CNTT.

<Dách vā tát nh¿t vãi chi phí th¿p nh¿t= là công thąc đ°ÿc UPS sā dāng thành cơng trong h¢n 90 nm qua. Ngày nay UPS giao nhÁn h¢n 13 triáu kián hàng và b°u phm mòi ngy ti Hoa k v hÂn 200 quỏc gia khác. Hãng đã duy trì vá trí hàng đÁu trong dách vā chuyÅn b°u kián gói nhß, c¿nh tranh vãi Federal Express và Airborne Express bằng cách đÁu t° lãn vào CNTT. H¢n mát thÁp k qua, UPS ó chi hÂn 1 tò USD mòi nm đÅ nâng c¿p dách vā khách hàng trong khi vn duy trỡ chi phớ ỗ mc thp.

S dāng máy tính cÁm tay gọi là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device), những tài xÁ vÁn chuyÅn hàng cho UPS ghi nhÁn thông tin căa khách hàng cùng vãi thông tin và thåi gian giao hoÁc nhÁn vào máy, sau đó họ đÁt máy vào thiÁt bá giao tiÁp trên xe tÁi - là mát thiÁt bá truyÃn tin trên m¿ng đián tho¿i di đáng. Thông tin và chuyÁn hàng đ°ÿc chuyÅn đÁn m¿ng máy tính căa UPS đÅ l°u trữ v x lý trờn cỏc mỏy ch ỗ Mahwah, bang New Jersey và Alpharetta, bang Georgia. Tÿ đó, thơng tin có thÅ đ°ÿc truy xu¿t trên khÃp thÁ giãi và các kián hàng đã đ°ÿc giao hoÁc nhÁn.

Qua há tháng theo vÁt kián hàng tự đáng, UPS có thÅ giám sát các gói xun st q trình giao hàng. æ các điÅm giao nhÁn khác nhau trên lá trình tÿ ng°åi gāi đÁn ng°åi nhÁn, máy đọc mã v¿ch quét thông tin vÁn chuyÅn hàng trên nhãn kián hàng; thơng tin sau đó đ°ÿc n¿p vào máy chă. Những ng°åi nhân viên giao dách vãi khách hàng có thÅ kiÅm tra tình tr¿ng căa b¿t kÿ gói hàng nào tÿ máy tính đÅ bàn nái m¿ng vãi UPS. Khách hàng căa UPS cũng có thÅ truy xu¿t thơng tin này tÿ website căa cơng ty bằng máy tính hc đián tho¿i di đáng căa họ. Những khách hàng có kián hàng cÁn chuyÅn đi có thÅ vào Website căa UPS đÅ biÁt lá trình, tính tốn chi phí vÁn chun, xác đánh thåi điÅm giao hàng và lÁp kÁ ho¿ch giao nhÁn.

Các doanh nghiáp có thÅ dùng Website đÅ dàn xÁp các chun hàng và thanh tốn chi phí vãi UPS qua tài khoÁn hoÁc thẻ tín dāng. Dữ liáu tÿ Website đ°ÿc chuyÅn đÁn

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

máy chă xā lý và thông tin s¿ quay và khách hàng sau khi xā lý. UPS cũng thiÁt lÁp dách vā chuyÅn tài liáu qua m¿ng Internet. Dách vā này cung c¿p khÁ nng bÁo mÁt cao l¿n khÁ nng theo vÁt cho các tài liáu quan trọng.

Các đÁu vào, xā lý, đÁu ra căa há tháng này là gì? Những công nghá nào đ°ÿc sā dāng? Những công nghá này liên há thÁ nào đÁn chiÁn l°ÿc kinh doanh căa UPS ?

<b>Tình hng 2: </b>

HTTT căa Cisco: Có tr sỗ chớnh ti San Jose, California, Cisco vt trỏi các đái thă trong l*nh vực kinh doanh thiÁt bá đánh tuyÁn (router) và chuyÅn m¿ch cho m¿ng Internet/Intranet. Chìa khóa cho sự thành cơng căa Cisco là sā dāng m¿ng Internet tái đa: các ho¿t đáng căa Cisco hÁu nh° đ°ÿc thực hián trên m¿ng Internet.

Khách hàng, nhà cung c¿p, nhà phân phái và những đái tác khác làm viác vãi Cisco chă yÁu là trên Website căa nó: H¢n 90 % hÿp đồng mua bán đ°ÿc thực hián trên Internet, và 3/4 sá sÁn phẩm căa Cisco đ°ÿc sÁn xu¿t theo đ¢n đÁt hàng thực. Khách hàng vào Website đÅ c¿u hình cho há tháng mà họ mong muán và đÁt hàng vãi Cisco. Đ¢n đÁt hàng đ°ÿc chuyÅn trực tiÁp đÁn các hãng sÁn xu¿t cho Cisco nh Flextronics International ỗ Singapore, lm ra sn phm và trực tiÁp gāi cho khách hàng. Website căa Cisco liên kÁt vãi Website căa Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng cịn có thÅ theo dõi trực tiÁp các chuyÁn hàng đã gāi. Vãi ph°¢ng pháp này, Cisco cÃt giÁm 70% thåi gian chuyÅn giao nhå giÁm bãt kho vÁt t° căa riêng nó.

Dách vā khách hàng cũng đ°ÿc thực hián trên m¿ng, tiÁp nhÁn khoÁng 800.000 l°ÿt truy v¿n mßi tháng, và 85% sá đó đ°ÿc khách hàng hài lòng, chi phí giÁm đ°ÿc khoÁng 600 triáu USD trong nm 2000. Cisco cũng cung c¿p dách vā t° v¿n qua đián tho¿i 24 giå mßi ngày, nhå vÁy mąc đá hài lòng căa khách hàng ngày càng tng cao. Đái vãi chąc nng tài chính kÁ tốn, các máy tính cÁp nhÁt các giao dách thanh toán tiÃn 3 lÁn trong ngày và sá liáu đ°ÿc cung c¿p đÁy đă cho các nhà quÁn lý tùy theo yêu cÁu. Giám đác điÃu hành có thÅ xem tổng thu nhÁp, lÿi nhn, các đ¢n đÁt hàng và các chi phí. Vì dùng Internet đÅ nhÁn và l°u sá liáu, công ty có thÅ khóa sổ (kÁt tốn) trong vịng 24 giå vo cuỏi mòi quý.

TÂng t, chc nng qun lý nhân lực cũng đ°ÿc thực hián trên m¿ng. Cisco nhÁn c khong 25.000 Ân xin viỏc mòi thỏng t Website. Nhân viên căa Cisco sā dāng Website đÅ báo cáo chi phí hoÁc đà nghá thay đổi các tián nghi cho phù hÿp. Công ty cũng chuyÅn 80% nái dung hu¿n luyán nhân viên lên Website và r¿t hài lòng và điÃu này. Cisco cũng giúp cho nhân viên yên tâm và con cái căa họ khi đang làm viác: các bÁc phā huynh có thÅ theo dõi con cái căa họ qua m¿ng máy tính và camera đ°ÿc gÃn ç trung tâm giữ trẻ. M¿ng Internet đã tác đáng đÁn sự thay đổi tổ chąc và quÁn lý căa Cisco nh° thÁ nào?

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

<b>BÀI 2: </b><i><b>PHÂN TCH Mễ HèNH DOANH NGHIịP </b></i>

<b>Giỏi thiòu </b>

Nỏi dung bài này trình bày kiÁn thąc c¢ bÁn và phân tích há tháng thơng tin và q trình xác đánh u cÁu căa ng°åi dùng. Đó là nái dung c¢ bÁn và quan trọng làm nÃn tÁng cho viác thiÁt kÁ mát há tháng thông tin phāc vā ng°åi dùng.

<b>Mục tiêu </b>

- Trình bày đ°ÿc quy trình quÁn lý căa doanh nghiáp;

- Phân tích và xác đánh đ°ÿc các tác nhân liên quan đÁn phát triÅn phÁn mÃm; - Chọn đ°ÿc các ph°¢ng tián, kỹ thuÁt phù hÿp cho viác điÃu tra, khÁo sát, phân tích;

- Xây dựng đ°ÿc mơ hình qn lý;

- Xác đánh đ°ÿc các v¿n đà vãi sÁn xu¿t phÁn mÃm và cách khÃc phāc; - CÁi tiÁn đ°ÿc tiÁn trình phÁn mÃm;

- Phân tích mơ hình doanh nghiáp

- Có tính sáng t¿o, tß mß, cẩn thÁn khi phân tích mơ hình doanh nghiáp.

<b>Nßi dung </b>

<b>2.1. Phân tích hß tháng </b>

<b>2.1.1. Khái nißm và mục tiêu phân tích hß tháng thơng tin </b>

Phân tích HTTT là mát chi tiÁn trình có tổ chąc đ°ÿc dùng đÅ xác đánh mát HTTT hÿp lý nh¿t cho tổ chąc. Māc tiêu căa viác phân tích HTTT là nhằm tìm ra đ°ÿc °u khuyÁt điÅm căa HTTT hián có đÅ tÿ đó đ°a ra các yêu cÁu cÁn thiÁt cho HTTT mãi, lo¿i bß hoÁc thay thÁ các xā lý khơng cịn phù hÿp.

Vì ch¿t l°ÿng căa các ho¿t đáng phân tích há tháng phā thuác vào 2 nhân tá chính: kiÁn thąc tổ chąc, quÁn lý và cơng nghá căa những ng°åi phân tích, và hián tr¿ng căa há tháng trong tổ chąc, nên viác phõn tớch hỏ thỏng cn c thc hiỏn bỗi mỏt nhóm phân tích viên hái đă kiÁn thąc trong các l*nh vực chun mơn cÁn thiÁt, trong đó phÁi có ng°åi am hiÅu và tổ chąc hián t¿i.

<b>2.1.2 Ph°¢ng pháp luận trong phân tích hß tháng thơng tin </b>

Trong q trình phân tích HTTT, ng°åi ta phÁi vÁn dāng mát sá ph°¢ng pháp luÁn c¢ bÁn nhằm bÁo đÁm cho há tháng s¿ đ°ÿc xây dựng ho¿t đáng ổn đánh và mang l¿i hiáu quÁ kinh tÁ thiÁt thực.

<b>2.1.2.1. PhÂng phỏp tip cn hò thỏng </b>

Tip cn hỏ tháng là mát ph°¢ng pháp khoa học và bián chąng trong nghiên cąu các v¿n đà kinh tÁ và xã hái. Yêu cÁu chă yÁu nh¿t căa ph°¢ng pháp này là phÁi xem xét há tháng trong tổng thÅ ván có căa nó cùng vãi các mái liên há căa các phân há nái t¿i cũng nh° các mái liên há vãi các há tháng bên ngoài.

Trong mát há tháng phąc t¿p và nhiÃu mái quan há nh° há tháng kinh tÁ, viác xem xét mát sá phân há mà bß qua các phân há khác, viác tái °u hóa mát sá bá phÁn mà bß qua

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

Bài 2: Phân tích và xác đánh yêu cÁu căa ng°åi sā dāng đái vãi phÁn mÃm quÁn lý mái liên há vãi các bá phÁn khác s¿ khơng mang l¿i hiáu q chung cho tồn bá há tháng. Do đó khi phân tích HTTT, tr°ãc hÁt phÁi xem xét tổ chąc là mát há tháng tháng nh¿t và mÁt kinh tÁ, kỹ thuÁt và c¢ c¿u tổ chąc. Sau đó, trong tÿng l*nh vực chia thành các v¿n đà cā thÅ, cą tiÁp tāc ngày càng chi tiÁt h¢n. Đây chính là ph°¢ng h°ãng tiÁp cÁn đi tÿ tổng quát đÁn cā thÅ (Top Down) theo s¢ đồ c¿u trúc hình cây.

<b>2.1.2.2. Ph°¢ng pháp đi tÿ phân tích chức năng đ¿n mơ hình hóa </b>

Ngun tÃc này địi hßi viác phân tích HTTT phÁi tiÁn hành theo mát trình tự khoa học, đó là tiÁn hành tÿng b°ãc tÿ phân tích chąc nng căa HTTT, phân tích các dịng thơng tin đÁn mơ hình hóa HTTT bằng các mơ hình nh° mơ hình chąc nng kinh doanh, mơ hình luồng dữ liáu, mơ hình thơng tin ma trÁn... KÁt quÁ căa giai đo¿n này s¿ là c sỗ quan trng t chc a ra quyt đánh có nên thiÁt kÁ HTTT qn lý hay khơng. NÁu có thì tài liáu phân tích s¿ là nÃn tÁng c¢ bÁn đÅ thiÁt kÁ há tháng.

Mơ hình hóa: ĐÅ nhÁn thąc rõ và bÁn ch¿t căa hián tr¿ng và làm rõ các bài toán trong giai đo¿n phân tích, ng°åi ta th°ång sā dāng các mơ hình (models) đÅ dißn đ¿t nái dung thay cho các phát biÅu mơ tÁ chi tiÁt. Mơ hình là mát nhóm các ký hiáu gÿi nhã và có ý ngh*a, liên kÁt nhau t¿o thành l°ÿc đồ dißn tÁ các đÁc tr°ng quan trọng nh¿t căa đái t°ÿng đ°ÿc mơ hình hóa theo mát quan điÅm nào đó và bß qua cỏc chi tit khụng quan trng (ỗ õu, bng cụng cā gì, vào lúc nào...). Mơ hình dựa trên 3 u tá c¢ bÁn:

- Ngữ ngh*a (semantics) - Mơ tÁ (presentation) - Ngữ cÁnh (context)

Mơ hình có 2 đÁc tính quan trọng: - Tính hồn chßnh (completeness) - Tớnh nht quỏn (consistency)

<b>2.1.2.3. PhÂng phỏp phõn tớch hò tháng có cÃu trúc </b>

Trong q trình phân tích HTTT, nhà phân tích phÁi dùng mát tÁp hÿp các cơng cā có c¿u trúc và kỹ tht đÅ mơ tÁ há tháng, tąc là tiÁp cÁn vãi nguyên tÃc phân tích há tháng có c¿u trúc. Mát sá các mơ hình đ°ÿc sā dāng trong q trình phân tích há tháng có c¿u trúc:

- S¢ đồ chąc nng kinh doanh (Business Funtion Diagrams - BFD) - Các s¢ đồ luồng dữ liáu (Data Flow Diagrams - DFD)

- Các mơ hình dữ liáu (Data Models - DM)

- Ngơn ngữ có c¿u trúc (Structured Language - SL)

<b>2.2. Các b°ác xác định yêu cÅu </b>

Viác thực hián phân tích HTTT bao gồm các công đo¿n sau đây: - Thu thÁp thông tin và tổ chąc, há tháng quÁn lý và HTTT - LÁp s¢ đồ chąc nng kinh doanh (BFD)

- LÁp s¢ đồ luồng dữ liáu (DFD) - LÁp báo cáo phân tích HTTT

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

<b>2.3. Xác định yêu cÅu </b>

Đây là công đo¿n đÁu tiên trong q trình phân tích há tháng nhằm có đ°ÿc các thông tin liên quan tãi māc tiêu đã đ°ÿc đÁt ra vãi đá tin cÁy cao và chuẩn xác nh¿t. NÁu chúng ta biÁt càng nhiÃu thông tin và môi tr°ång ho¿t đáng, làm viác căa mát tổ chąc thì càng dß thành cơng trong viác phân tích há tháng.

<b>2.3.1. Nßi dung thơng tin cÅn thu thập </b>

Các thơng tin cÁn thu thÁp có thÅ chia thành 3 nhóm: - Thơng tin và mơi tr°ång căa HTTT hián t¿i:

+ Các thông tin chung và môi tr°ång bên ngồi nói chung, và ngành mà tổ chąc đang ho¿t đáng nói riêng: điÃu kián c¿nh tranh, xu h°ãng phát triÅn công nghá.

+ Các thông tin và bÁn thân tổ chąc, bao gồm: o Môi tr°ång tổ chąc:

<b>■ </b>Nguồn nhân lực căa tổ chąc trong há tháng qn lý.

<b>■ </b>Tình tr¿ng tài chính, ho¿t đáng đÁu t° - xây dựng c¢ bÁn. o Mơi tr°ång vÁt lý:

<b>■ </b>Quy trình tổ chąc xā lý sá liáu trong quÁn lý

<b>■ </b>Đá tin cÁy trong ho¿t đáng căa há tháng o Môi tr°ång kỹ thuÁt:

<b>■ </b>PhÁn cąng và phÁn mÃm hián có đÅ xā lý thơng tin

<b>■ </b>Các trang thiÁt bá kỹ thuÁt khác

+ Q trình xā lý, cách giao tiÁp, trao đổi thơng tin trong há tháng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

<b>2.3.2. Các ph°¢ng pháp thu thập thơng tin </b>

Có mát sá ph°¢ng pháp thu thÁp, khÁo sát thông tin nh°: - Nghiên cąu tài liáu và há tháng

Cách tổ chąc nghiên cąu:

+ LÁp kÁ ho¿ch chi tiÁt cho tÿng cá nhân (sÃp xÁp ai làm viác gì, khi nào, theo trình tự nào, khi nào phÁi báo cáo, báo cáo cho ai.)

+ LÁp kÁ ho¿ch họp nhóm, thÁo luÁn.

+ LÁp báo cáo kÁt quÁ nghiên cąu, phân tích HTTT - Quan sát há tháng (Observational research)

Ph°¢ng pháp này th°ång đ°ÿc áp dāng khi phân tích viên há tháng muán biÁt những thông tin khơng thÅ thu thÁp đ°ÿc trong các ph°¢ng pháp khác: khơng có trong tài liáu l°u trữ, phßng v¿n cũng không mang l¿i kÁt quÁ mong đÿi.

Nhå quan sát, chúng ta s¿ biÁt họ th°ång phÁi làm những công viác gì và thực hián cơng viác nh° thÁ nào; đồng thåi đánh giá đ°ÿc mąc đá hiáu quÁ căa các chuẩn và các cơng cā hß trÿ cho các cơng viác mà ng°åi nhân viên th°ång dùng.

- Phßng v¿n (Interview)

Những điÃu l°u ý khi phßng v¿n:

+ Chú ý lÃng nghe khi phßng v¿n, tß ra quan tâm đÁn ý kiÁn căa ng°åi đ°ÿc phßng v¿n chą khơng phÁi là đÅ khẳng đánh ý kiÁn căa mình. Nên quan tâm đÁn cÁ nét mÁt, cā chß, dáng điáu căa ng°åi đái dián đÅ đoán đ°ÿc những điÃu họ có thÅ khơng mn nói ra.

+ ThiÁt lÁp quan há hÿp tác, đúng mực trong q trình phßng v¿n.

+ Cá gÃng hịa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ căa tổ chąc, tÁp thÅ mà chúng ta cÁn phßng v¿n.

+ Cá gÃng tìm hiÅu cơng viác căa ng°åi đ°ÿc phßng v¿n và đÁt các câu hßi trong ph¿m vi cơng viác căa họ.

+ Các câu hßi cÁn có ý ngh*a rõ ràng và h°ãng đÁn câu trÁ låi mang thơng tin hữu ích đÁn cho ng°åi phân tích viên. Áp dāng d¿ng câu hòi (dng mỗ - open questions, tựy ý tr lồi và d¿ng đóng - closed questions, chọn lựa câu trÁ låi đã có s¿n) mát cách linh ho¿t nh°ng cÁn phự hp vói hon cnh phòng vn. Cõu hòi mỗ trÿ giúp khám phá thêm những điÃu ch°a biÁt, câu hßi đóng là đÅ khẳng đánh chính xác những gì đã dự kiÁn tr°ãc.

- Sā dāng phiÁu điÃu tra (Questionnaires)

Viác thiÁt kÁ phiÁu điÃu tra có vai trị quyÁt đánh và cÁn đÁm bÁo đ°ÿc các yêu cÁu sau đây:

+ Thu thÁp đ°ÿc đÁy đă các thông tin cÁn thiÁt

+ Câu hßi khÁo sát phÁi rõ ràng, dß hiÅu, dß trÁ låi đái vãi đa sá ng°åi đ°ÿc hßi. ĐÅ dß tháng kê, câu hßi th°ång ç d¿ng đóng (nh° trÃc nghiám).

PhiÁu điÃu tra th°ång có các phÁn sau:

+ PhÁn tiêu đÃ: mơ tÁ māc đích và nguyán vọng đ°ÿc các đái t°ÿng điÃu tra cáng tác trÁ låi đÁy đă các câu hßi trong phiÁu điÃu tra đÅ cuác điÃu tra có kÁt quÁ tát đẹp

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

+ PhÁn đánh danh đái t°ÿng điÃu tra: ghi các sá liáu liên quan đÁn đái t°ÿng điÃu tra nh° tên, tuổi, giãi tính, nghà nghiáp, chąc vā...

+ PhÁn nái dung các câu hßi: liát kê các câu hßi liên quan đÁn nái dung thơng tin cÁn thu thÁp (c¢ c¿u tổ chąc c¢ quan, quy trình xā lý thơng tin trong há tháng, viác sā dāng thông tin trong há tháng, đánh giá và °u, khuyÁt điÅm căa há tháng...)

+ Phn kt thỳc: by tò lồi cm Ân ca ngồi điÃu tra, họ tên và chąc vā ng°åi chă trì cuác điÃu tra.

- Ph°¢ng pháp thÁo luÁn theo chuyên đà JAD (Joint Application Design) - Ph°¢ng pháp làm m¿u (Prototyping)

<b>2.3.3. Lập s¢ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD) 2.3.3.1. Khỏi niòm </b>

SÂ chc nng kinh doanh BFD (hay cịn gọi là s¢ đồ phân rã chąc nng) là mơ hình mơ tÁ các chąc nng nghiáp vā căa mát tổ chąc (tÁp hÿp các công viác mà tổ chąc cÁn thực hián), các mái quan há giữa các chąc nng đó.

Vãi s¢ đồ BFD, chúng ta xác đánh rõ ràng những gì mà há tháng s¿ phÁi thực hián mà ch°a quan tâm đÁn ph°¢ng pháp thực hián cũng nh° các ph°¢ng tián đ°ÿc sā dāng đÅ thực hián chúng (nhân lực, máy móc, trang thiÁt bá.). Chúng ta cũng ch°a cÁn phân biát chąc nng hành chính vãi chąc nng quÁn lý; t¿t cÁ chúng đÃu quan trọng và cÁn đ°ÿc xā lý nh° mát phÁn căa HTTT quÁn lý.

Ý ngh*a căa s¢ đồ BFD:

- S¢ đồ BFD cho phép xác đánh các chąc nng cÁn nghiên cąu căa mát tổ chąc. - Qua s¢ đồ, ta biÁt đ°ÿc vá trí căa mßi cơng viác trong tồn bá há tháng, tránh d° thÿa và trùng lÁp trong nghiên cąu hỏ thỏng.

- S BFD l c sỗ xây dựng s¢ đồ luồng dữ liáu và nghiên cąu c¿u trúc căa các ch°¢ng trình qn lý căa há tháng.

<b>2.3.3.2. Quy trình xây dựng s¢ đồ chức năng kinh doanh </b>

- Dựa vào vn bÁn mô tÁ các chąc nng và v¿ s¢ đồ BFD.

Trong tÿng b°ãc, s¢ đồ BFD đ°ÿc xây dựng xu¿t phát tÿ mơ hình nghiáp vā - Business Model (mô tÁ các chąc nng mát cách tổng quát), sau đó là thực hián phân rã chąc nng (mô tÁ sự phân chia các chąc nng thành cỏc chc nng nhò hÂn trong há tháng theo c¿u trúc hình cây). Viác phân rã s¢ đồ chąc nng kinh doanh cho phép phân tích viên há tháng có thÅ đi tÿ tổng quỏt n c th, trờn c sỗ ú cú th lÁp kÁ ho¿ch chi tiÁt cho mßi nhóm phā trách phân tích mát mąc nào đó.

<b>Các ngun tắc phân rã chức năng: </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

- Nguyên tÃc <thực ch¿t=: Mßi chąc nng đ°ÿc phân rã phÁi là mát bá phÁn thực sự tham gia thực hián chąc nng đã phân rã nó.

- Nguyên tÃc <đÁy đă=: Viỏc thc hiỏn tt c cỏc chc nng ỗ mc d°ãi trực tiÁp phÁi đÁm bÁo thực hián đ°ÿc chąc nng ỗ mc trờn ó phõn ró ra chỳng.

<b>Cỏc ký pháp dùng đà vẽ s¢ đồ BFD: </b>

- Hình chữ nhÁt có tên bên trong đÅ mơ tÁ mát chąc nng,

- Các đo¿n thẳng g¿p khúc hình cây mơ tÁ mái liên kÁt giữa các chąc nng.

Ví dā 1. Vãi chąc nng <QuÁn lý tài chính= căa mát đ¢n vá có thÅ phân rã thành 3 chąc nng con theo s¢ đồ sau:

Hình 2.1 S¢ đồ chąc nng qn lý tài chính

Ví dā 2: <Cơng ty X là mát công ty sÁn xu¿t - kinh doanh vãi mÁt hàng chính là hàng đián tā - đián l¿nh. Cơng ty có nhiÃu cāa hàng bán sÁn phẩm t¿i các thành phá lãn trong n°ãc. ĐÅ quÁn lý bán hàng, tr°ãc hÁt Cơng ty phÁi tìm kiÁm thá tr°ång. Sau khi đã tìm đ°ÿc khách hàng, Cơng ty tổ chąc ký kÁt hÿp đồng và cuái cùng là thực hián viác giao hàng.

ĐÅ tìm kiÁm thá tr°ång, Công ty phÁi quÁng cáo sÁn phẩm, giãi thiáu sÁn phẩm cho khách hàng, sau đó xác đánh khách hàng có nhu cÁu và sÁn phẩm. Đái vãi khách hàng có nhu cÁu và sÁn phẩm, Cơng ty s¿ tổ chąc ký kÁt hÿp đồng. Trong quá trình ký kt hp ng, hai bờn cn thòa thun phÂng thc thanh tốn và ph°¢ng thąc giao hàng. Viác giao hàng s¿ bao gồm vÁn chuyÅn hàng đÁn đáa chß căa khách hàng và thu tiÃn căa khách hàng=.

Tÿ đó ta có s¢ đồ BFD qn lý bán hàng căa Cơng ty X

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

Hình 2.2 S¢ đồ BFD quÁn lý bán hàng căa Công ty X

<b>2.3.4. Lp s lung d liòu (Data Flow Diagram - DFD) 2.3.4.1. Khỏi niòm </b>

S lung d liỏu DFD là mát mơ hình và há tháng có quan điÅm cân xąng cho cÁ dữ liáu và tiÁn trình. Nó chß ra cách thơng tin đ°ÿc vÁn chun tÿ mát tiÁn trình hoÁc tÿ chąc nng này trong há tháng sang mát tiÁn trình hoÁc chąc nng khác. ĐiÃu quan trọng nh¿t là nó chß ra những thơng tin nào cÁn phÁi có tr°ãc khi thực hián mát tiÁn trình và thơng tin nào thu đ°ÿc sau khi thực hián tiÁn trình đó.

Tài liáu DFD là tài liáu phân tích há tháng đÁy đă, súc tích và ngÃn gọn, cung c¿p cho ng°åi sā dāng mát cái nhìn tổng thÅ và há tháng và c¢ chÁ l°u chuyÅn thơng tin trong há tháng đó.

Tuy nhiên, s¢ đồ DFD có mát sá tồn t¿i sau:

- Khơng bao hàm yÁu tá thåi gian - khơng chß đ°ÿc thåi gian thông tin cÁn đÅ chuyÅn tÿ quá trình này sang quá trình khác.

- Chß xác đánh mát phÁn trÁt tự thực hián các chąc nng dựa vào viác chąc nng này phÁi đ°ÿc thực hián dựa trên dữ liáu đÁu ra tÿ chąc nng khác.

- Khơng chß ra đ°ÿc u tá đánh l°ÿng đái vãi dữ liáu liên quan nh° khái l°ÿng, xu h°ãng, những thơng tin là thành phÁn c¢ bÁn trong q trình phân tích.

Do đó ng°åi ta phÁi bổ sung các cơng cā khác nh° mơ hình thơng tin ma trÁn.

<b>2.3.4.2. Các ký pháp của s¢ đồ luồng dữ lißu </b>

DFD sā dāng 4 ký hiáu căa Chris Gane và Trish Sarson (1972): - Process (xā lý, tiÁn trình)

+ Là ký hiáu dißn tÁ cho mát công viác hoÁc mát hành đáng thao tác trên d liỏu (bin i d liỏu ỗ u vo thnh d liỏu/thụng tin ỗ u ra). Khi mụ hỡnh húa mát xā lý, chúng ta khơng quan tâm nó đ°ÿc thực hián nh° thÁ nào.

+ PhÁn trên căa ký hiáu xā lý ghi sá đánh danh căa xā lý. Mßi xā lý có mát sá đánh danh duy nh¿t trong tồn bá s¢ đồ.

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

+ PhÁn bên d°ãi căa xā lý ghi tên căa nó. Tên căa xā lý bÃt đÁu bằng mát đáng tÿ, d¿ng đáng tÿ - bổ ngữ và th°ång trùng vãi tên đã đÁt cho các chąc nng trong s¢ đồ BFD.

- Data store (kho dữ liáu)

+ Là ký hiỏu diòn t mỏt phÂng tiỏn tru tng có chąc nng l°u trữ dữ liáu, t°¢ng đ°¢ng vãi mát quyÅn sổ ghi chép, mát tÁp tin, hay mát CSDL

+ iu m chỳng ta quan tõm ỗ õy chính là thơng tin chąa trong nó. PhÁn bên trái căa Data store ghi sá đánh danh căa nó, ví dā: <D1=, <D2=. PhÁn bên phÁi ghi tên căa Data store, là mát danh tÿ. Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liáu / đích tiêu thā dữ liáu) Là ký hiáu dißn tÁ cho mát đái t°ÿng phát sinh dữ liáu (source) hoÁc tiêu thā dữ liáu (sink) bên ngồi há tháng (đang xét), có thÅ nó là:

o Mát tổ chąc, bá phÁn nh° <Nhà cung c¿p=, <Phòng Tổ chąc=... o Mát con ng°åi nh° <Khách hàng=, <Ng°åi quÁn lý=.

+ T°¢ng tự nh° Data store, tên căa Source/Sink phÁi là mát danh tÿ.

+ Trong tr°ång hÿp dữ liáu đ°ÿc truyÃn giữa các tiÁn trình trên các trang khác nhau căa s¢ đồ DFD thì nguồn và đích là mát chąc nng hoÁc quá trình bên trong há tháng (cịn gọi là tác nhân trong). Khi đó tên căa chúng có d¿ng đáng tÿ - bổ ngữ.

- Data flow (luồng dữ liáu)

+ Là mát ký hiáu dißn tÁ cho chiÃu di chun căa dịng thơng tin (đ°ÿc chun vào hc ra khßi mát tiÁn trình).

+ Data flow phÁi có nhãn là mát danh tÿ mơ tÁ cho nái dung dữ liáu đang chuyÅn đi, ví dā: <Đ¢n đÁt hàng=, <Hóa đ¢n=. Những thơng tin có trÁi qua mát sá thay đổi thì nên mang tên đã sāa đổi: <Hóa đ¢n đã kiÅm tra=.

+ Tên căa các dòng dữ liáu khác nhau cÁn phÁi mang các tên khác nhau. Tuy nhiên cùng mát dòng dữ liáu có thÅ đi vào mát sá tiÁn trình, khi đó trong s¢ đồ s¿ xu¿t hián mát sá dịng dữ liáu có tên trùng nhau.

+ Trong mát sá tr°ång hÿp đÁc biát nh° đái vãi các dòng dữ liáu vào- ra các kho dữ liáu... thì có thÅ v¿ mỏt dũng d liỏu vói mi tờn ỗ hai u và không cÁn gÃn tên cho chúng.

<b>2.3.4.3. Các quy tc thit lp s lung d liòu </b>

+ Khơng có dịng dữ liáu trực tiÁp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những đái t°ÿng <thā đáng=; đÅ di chuyÅn dữ liáu giữa các đái t°ÿng này cÁn phÁi có ít nh¿t mát xā lý căa há tháng.

+ Khơng có dịng dữ liáu r¿ nhánh (hc gáp) có nái dung (nhãn) khác nhau. Nái

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

dung dữ liỏu ỗ cỏc nhỏnh phi giỏng y nh nhau.

+ Khơng có dịng dữ liáu trực tiÁp đi tÿ mát xā lý đÁn chính nó (vì mát xā lý khơng cÁn gāi dữ liáu cho chính nó).

- Quy tÃc phân rã các xā lý trong DFD:

+ S¢ đồ luồng dữ liáu đÁy đă cho há tháng đang nghiên cąu thông th°ång r¿t phąc t¿p và không thÅ xÁp gọn trong mát trang s¢ đồ đ°ÿc nên ta cÁn dùng tãi các kỹ thuÁt phân rã (Exploision) theo thą bÁc đÅ phân chia s¢ đồ ra mát sá mąc.

+ Viác phân rã DFD dựa trên kỹ thuÁt phân tích thiÁt kÁ h°ãng c¿u trúc (SADT, Structured Analysis Design Technique); mßi xā lý đ°ÿc mơ tÁ <tÿ ngồi vào trong= và <tÿ tổng quát đÁn chi tiÁt=. Nhiám vā căa mßi xā lý là biÁn đổi các dịng dữ liáu đi vào thành các dòng dữ liáu đi ra. NÁu tên gọi căa xā lý khơng thÅ hián đ°ÿc nó cÁn làm gì đÅ biÁn đổi dữ liáu đi vào thành dữ liáu đi ra, thì xā lý đó cÁn phÁi đ°ÿc phân rã thành các xā lý chi tiÁt h¢n.

Hình 2.3. Phân rã DFD

S¢ đồ bao qt cho tồn há tháng là S¢ đồ ngữ cÁnh (context diagram). SÂ ng cnh chò cú mỏt x lý duy nh¿t đ¿i dián cho tồn bá há tháng (có sá đánh danh là 0), các source, sink và các dịng dữ liáu vào ra căa há tháng.

S¢ đồ phân rã tồn bá há tháng là s¢ đồ DFD mąc 0 (ký hiáu là DFD-0), gồm có nhiÃu xā lý c¢ bÁn bên trong há tháng (đ°ÿc đánh sá 1.0, 2.0, 3.0,...), các data store, source, sink và các dòng dữ liáu.

Mßi mát xā lý trong DFD-0 có thÅ đ°ÿc phân rã tiÁp và đ°ÿc v¿ bằng mát s¢ đồ DFD cho x lý ú ỗ mc chi tit hÂn nh minh họa trên hình 3.4. S¢ đồ này có sá đánh danh là sá căa xā lý đ°ÿc phân rã, ví dā DFD-1.0 là s¢ đồ DFD cho xā lý 1.0 căa DFD-0.

Công viác đ°ÿc lÁp l¿i cho đÁn khi tồn bá há tháng đ°ÿc v¿ xong. S¢ đồ ç mąc chi tiÁt nh¿t là DFD c¢ bÁn (primitive DFD) căa há tháng. Nh° vÁy, DFD thực sự là mát há tháng các s¢ đồ phân c¿p tÿ tổng quát đÁn chi tiÁt.

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

Trong khi phân rã các s¢ đồ, chúng ta cÁn chú ý bÁo toàn (cân bằng) cho các nái dung dữ liáu vào ra giữa các mąc (không làm m¿t dữ liáu căa DFD mąc tổng quát, hoÁc không sinh ra dữ liáu ngo¿i lai ç mąc chi tiÁt). Trong tr°ång hÿp chia nhß dữ liáu (splitting), s¢ đồ cÁn bổ sung thêm tÿ điÅn dữ liáu (đ°ÿc giÁi thích trong phÁn sau) đÅ liên kÁt dữ liáu tổng hÿp vãi dữ liáu đ°ÿc chia nhß.

<b>Hình 2.4. Cân bằng các dịng dữ lißu và chia nhò d liòu 2.3.4.4. PhÂng phỏp xõy dng s lung d liòu </b>

- Xõy dng cỏc s luồng dữ liáu tÿ tổng quát đÁn chi tiÁt

ĐÅ xây dựng s¢ đồ luồng dữ liáu DFD, ng°åi ta dựa vào s¢ đồ chąc nng kinh doanh BFD (s phõn ró chc nng) trờn nguyờn tc mòi chąc nng t°¢ng ąng vãi mát tiÁn trình, mąc cao nh¿t t°¢ng ąng vãi s¢ đồ ngữ cÁnh, các mąc tiÁp theo t°¢ng ąng vãi s¢ đồ mąc 0, mąc 1...

+ S¢ đồ ngữ cÁnh là s¢ đồ tổng quát nh¿t mô tÁ môi tr°ång mà há tháng vÁn hành, chß gồm các source, sink và các dịng dữ liáu vào ra. Các xā lý bên trong há tháng khơng đ°ÿc v¿.

+ Māc đích căa l°ÿc đồ là đÅ chúng ta hiÅu đ°ÿc chính xác giá trá căa há tháng đái vãi mơi r°ång. Các dịng dữ liáu đi ra cho chúng ta biÁt há tháng cung c¿p những gì cho mơi tr°ång; các dịng dữ liáu đi vào cho chúng ta biÁt nó cÁn gì tÿ mơi tr°ång và n¢i nào (hoÁc bá phÁn nào) cung c¿p hoÁc sā dāng dữ liáu căa há tháng. Toàn bá há tháng đ°ÿc v¿ bằng mát xā lý mang sá 0.

+ S¢ đồ DFD-0, DFD-1,.: đ°ÿc phân rã tÿ s¢ đồ ngữ cÁnh. Trong q trình phân rã, cÁn l°u ý:

o Tr°ãc hÁt, dựa vào các chąc nng ç s¢ đồ BFD đÅ xác đánh các tiÁn trình tÂng ng ỗ s DFD, c mòi chc nng ç s¢ đồ BFD s¿ t°¢ng ąng vãi mát tiÁn trỡnh ỗ s DFD.

o Tip theo, phi xột đÁn tính cân bằng căa s¢ đồ: vá trí căa các tác nhân, các luồng dữ liáu, các kho dữ liỏu (nu cú) ỗ mc tróc s cú vỏ trớ tÂng ng ỗ

cỏc mc sau sao cho m bo tính logic căa v¿n đÃ, phù hÿp vãi mơ tÁ căa bài tốn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

Hình 2.5. Ví dā há tháng các s¢ đồ DFD - Sā dāng các ph°¢ng tián mơ tÁ bổ sung

Tùy theo ho¿ch đánh căa tổ chąc cho tÿng cơng viác mà mßi xā lý phÁi tuân theo mát vài quy tÃc quÁn lý đã thiÁt lÁp s¿n.

Khi mơ hình hóa các quy tÃc quÁn lý, tên căa các xā lý th°ång khơng thÅ dißn tÁ đ°ÿc đÁy đă chi tiÁt xā lý. Vì vÁy, ng°åi ta th°ång sā dāng các ph°¢ng tián mô tÁ bổ sung cho các xā lý trong DFD, nh° ngơn ngữ có c¿u trúc giÁn l°ÿc (Structured language), cây quyÁt đánh (Decision Tree), hay bÁng quyÁt đánh (Decision Table) và sā dāng tÿ điÅn dữ liáu (Data Dictionary).

+ Ngơn ngữ có c¿u trúc giÁn l°ÿc: mơ tÁ ngÃn gọn và các quy tÃc xā lý căa mòi x lý ỗ mc c sỗ (khụng phõn ró nữa) bằng ngôn ngữ tự nhiên. Trong nái dung mô t, ngồi ta thồng chò rừ nÂi thc hiỏn x lý, sự kián kích ho¿t, ai hoÁc chąc danh nào thực hián và thực hián nh° thÁ nào.

+ Cây qut đánh: Sā dāng hình v¿ (cây) dißn tÁ các tr°ång hÿp xā lý r¿ nhánh, đÅ tián theo dõi.

+ BÁng quyÁt đánh: Thay thÁ cho ngôn ngữ c¿u trúc giÁn l°ÿc đÅ dißn tÁ các xā lý phąc t¿p. BÁng gồm có 3 phÁn: các điÃu kián phân lÁp tÿng tr°ång hÿp (conditions), các quy tÃc xā lý cho tÿng tr°ång hÿp (rules), và các hành đáng chi tiÁt (actions).

+ Tÿ điÅn dữ liáu: Là bÁng mô tÁ cho tÿng phÁn tā dữ liáu dùng trong há tháng.

<b>2.3.4.5. Các mức DFD đ°ợc sā dụng đà mô hình hóa hß tháng </b>

<b>Mức luận lý</b> (2) DFD mąc luÁn lý mô ta hián

°¿ng căa há tháng ^{(3) DFD mąc luÁn lý mô ta há tháng}mong muon °ong t°¢ng lai.

<b>Mức vật lý</b> (1) DFD mąc vÁt lý mô ta hián

tr¿ng căa há tháng ^{(4) DFD mąc vÁt lý mô ta há thổng}°ong t°¢ng lai

<b>BÁng 2.1. Các mức DFD </b>

- DFD mąc vÁt lý mô tÁ hián tr¿ng (current phisical DFD).

Tên căa các xā lý trong DFD gồm cÁ tên căa ng°åi thực hián xā lý, hoÁc chąc

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

danh công viác, hoÁc tên căa há tháng máy tính, đÅ mơ tÁ tính ch¿t <cơng nghá= căa xā lý. T°¢ng tự nh° trên, data flow và data store có thÅ mang tên căa thiÁt bá vÁt lý l°u trữ dữ liáu (sổ ghi chép, ổ đ*a). Māc đích căa lo¿i DFD này là đÅ làm tng tính trung thực (liên kÁt thực tÁ vãi mơ hình) căa các mơ tÁ, đồng thåi dißn tÁ rõ h¢n khÁ nng căa nguồn lực (kÅ cÁ cơng nghá) đã đ°ÿc ho¿ch đánh cho các xā lý.

- DFD mąc luÁn lý mô tÁ hián tr¿ng (current logical DFD):

TÁp trung mô tÁ khái quát các chąc nng căa há tháng, lo¿i bß bãt các lo¿i thơng tin mơ tÁ tính ch¿t vÁt lý nhằm xác đánh các chąc nng c¢ bÁn bên trong há tháng hián t¿i.

- DFD mąc luÁn lý mô tÁ há tháng mãi (new logical DFD).

Mơ hình này dựa trên mơ hình DFD mąc luÁn lý mô tÁ hián tr¿ng đÅ xác đánh rõ những thay đổi cÁn thiÁt trong các chąc nng hián t¿i nhằm khẳng đánh há tháng mãi cÁn phÁi làm những gì.

- DFD mąc vÁt lý mơ tÁ há tháng mãi (new physical DFD).

T°¢ng tự s¢ đồ DFD mąc vÁt lý mô tÁ há tháng hián t¿i, s¢ đồ này mơ tÁ chi tiÁt vÁt lý cho há tháng mãi s¿ đ°ÿc triÅn khai, ví dā nh° xā lý tự đáng hay nhân công, ai thực hián.

<b>2.3.5. Lập báo cáo phân tích hß tháng thơng tin </b>

So¿n thÁo báo cáo là công đo¿n cuái cùng căa giai đo¿n phân tích há tháng. Các nái dung chính căa báo cáo bao gồm:

- Tiêu đÃ: Báo cáo tổng hÿp căa giai đo¿n phân tích há tháng

- Låi giãi thiáu: CÁn nêu bÁt đ°ÿc māc đích căa báo cáo, giãi h¿n căa ng°åi viÁt đái vãi māc đích đã chọn, ph°¢ng pháp và cách tiÁp cÁn.

- Māc lāc: Các phÁn nái dung chính căa báo cáo - Ph°¢ng pháp ln phân tích HTTT

- Phân tích chąc nng trong HTTT - S¢ đồ chąc nng cơng viác

- Các kÁt quÁ quan sát há tháng, tổ chąc phßng v¿n, điÃu tra theo bÁng câu hßi... - Xác đánh các dịng thơng tin kinh doanh trong há tháng

- Dòng dữ liáu đÁy đă căa há tháng

- KÁt luÁn: Trình bày những kÁt quÁ quan trọng nh¿t căa q trình phân tích há tháng.

- Phā lāc: những tài liáu cÁn thiÁt đính kèm, những bÁng biÅu, minh họa, các s¢ đồ luồng dữ liáu.

<b>2.4. Phân lo¿i yêu cÅu </b>

</div>