lập kế hoạch bằng phần mềm microsoft project

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

STT HỌ VÀ TÊN MSSV ĐÁNH GIÁ

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>3.1 Tạo Project mới và tùy chỉnh cho Project...9</b>

<b>3.2. Tạo WBS – Grant Chart...13</b>

<b>3.3 Tạo Report cho dự án...15</b>

<b>PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM...18</b>

<b>4.1 Kết luận...18</b>

<b>4.2 Bài học kinh nghiệm...18</b>

Phần 1: Tổng quan dự án: mục tiêu, kết quả chính, tiêu chuẩn kỹ thuật, giới hạn và loạitrừ.

<b>PHẦN 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>1.1. Mục tiêu dự án</b>

Giới thiệu phương pháp quản lý dự án và các cách ứng dụng trong thực tế. Cungcấp cho người xem những kiến thức cơ bản về quản lý dự án và các công cụ, kỹ năngcần thiết để thực hiện thành công dự án. Tạo ra một video hữu ích và thú vị cho ngườixem.

<b>1.2. Kết quả chính</b>

Kết quả chính của dự án là tạo ra một video hấp dẫn về chủ đề “ bộ não của quản lýdự án”, tổng hợp kiến thức một cách đầy đủ nhất và truyền đạt nội dung đến ngườixem một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Video còn cung cấp cho người xem về các ví dụ vàhướng dẫn cụ thể để áp dụng phương pháp quản lý dự án vào dự án của họ.

<b>1.3. Tiêu chuẩn kỹ thuật</b>

Video có độ dài tối thiểu là 3 phút, tối đa là 5 phút.Định dạng video là tệp *.mp4.

Chất lượng âm thanh và hình ảnh: tốt, rõ nét, khơng bị giật, khơng bị ồn.Nội dung phải đầy đủ, chính xác, dễ hiểu và phù hợp với mục đích của video.Chất lượng hình ảnh: HD.

Áp dụng cấu trúc phân việc WBS (Work Breakdown Structure) dạng sơ đồ khối:

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>2.2. Xây dựng ma trận trách nhiệm</b>

PhạmNgọcMinhTrí

Võ DânAnhKha

NguyễnGia Đức

PhạmPhanHồngNhânNêu ý

Tổng hợpý tưởng

Phongcách vàcách thựchiện video

Nội dungphần 1

Nội dungphần 2

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

Nội dungphần 3

Nội dungphần 4

2Tổng hợp

nội dung

Học cáchsử dụngphần mềmdựng video

Thiết kếpowerpointphần 1

Thiết kếpowerpointphần 2

Thiết kếpowerpointphần 3

Thiết kếpowerpointphần 4

Dựngvideo phần1

Dựngvideo phần2

Dựngvideo phần3

Dựngvideo phần4

Ghépvideo

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Chỉnh sửavideo

Trao đổivà hoànthiện

1 – Trách nhiệm thực hiện chính2 – Có thể được tham khảo3 – Thơng qua cuối cùng

<b>2.3 Ước tính thời gian</b>

Phong cách và cách thực hiện video 27/2

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Trao đổi và hồn thiện 7/10Thời gian ước tính hoàn thành dự án : 60 ngày.

Phong cách và cách thực hiện video 0 vnd

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

- Đánh giá rủi ro:

1 - Rủi ro trung bình2 - Rủi ro nhỏ3 - Rủi ro trung bình4 - Rủi ro nghiêm trọng

Likelihood Impact Detectiondifficulty

Thời gian

Không dựngđược video

Không có ýtưởng chovideo

án

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

<b>PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT</b>

Ta làm theo các thao tác sau để tạo kế hoạch bằng Microsoft Project:

<b>3.1. Tạo Project mới và tùy chỉnh cho Project</b>

Vào Home -> Blank Project

Sau khi tạo Project rỗng, ta thực hiện 1 số tùy chỉnh:

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Chỉnh chế độ Schedule sang Auto Scheduled.

Vào Project -> Project Information và chỉnh ngày start của dự án

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

Tiếp theo, ta chỉnh các working days bao gồm cả thứ 7, chủ nhật, kéo dài trong suốt thời gian diễn ra dự án trong chức năng “Change Working Time”, chọn Work Weeks.

Bên cạnh đó, trong Project Options, ta cũng có thể thay đổi các chi tiết như thờigian bắt đầu và thời gian kết thúc của một ngày làm việc, số giờ làm việc, số giờ và sốngày trong tuần.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>3.2 Tạo WBS – Grant Chart</b>

Trong tab Grantt Chart, ta liệt kê các công tác, thời gian của công tác, thời điểmbắt đầu, kết thúc và các phụ thuộc giữa các công tác với nhau, cho ra được như sau:

Tiếp đến, ta vào Resource Assign Resource và gắn những thành viên nhóm vào các cơng tác.

Sau khi hồn thành, ta có được bảng WBS và Grantt chart như hình sau:

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

Ta thấy có biểu tượng người màu đỏ, ý chỉ đã xảy ra hiện tượng 1 số thành viênlàm việc quá giờ (over-allocated). Thực chất lý do là các thành viên trong nhóm làmnhiều cơng việc trong cùng khoảng thời gian, nhưng mỗi công việc được MS Projectđể tối đa (8 tiếng) dẫn đến nếu 1 người làm 3 việc trong cùng khoảng thời gian thì sẽphải làm 8 * 3 = 24 tiếng trong ngày (over-allocated). Thực chất, các công việc khôngnhất thiết phải làm tối đa khoản thời gian, một số công việc chỉ cần làm trong 2-4 tiếnglà đủ. Ta vào tab Task Usage để thay đổi thời gian làm việc của 3 task bị over-allocated là

Phần giới thiệu nhómPhần minh họa

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

Phần thuyết trình + ví dụ thực tiễn

Sau khi hồn tất chỉnh sửa, dự án sẽ khơng cịn hiện kí hiệu over-allocated nữa.Sau cùng, ta chuyển sang tab Project Update Project để cập nhật trạng thái củaproject cho tới thời điểm hiện tại (đã hoàn thành)

Sau khi update project, ta được kết quả cuối cùng của WBS và Gantt chart, cáctask được đánh dấu tick hoàn thành.

<b>3.3. Tạo Report cho dự án</b>

Vào Report New Report để tạo 1 Report mới

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

Vào Report Design Chart để vẽ ra các Chart mong muốn

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

Ta cũng có thể tạo ra các số liệu thống kê bằng cách insert Table

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

<b>PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM</b>

<b>4.1. Kết luận</b>

Qua đề tài trên nhóm chúng em đã tìm hiểu được những đặc điểm của dự án. Ở đâydự án khơng chỉ là một q trình gồm các cơng tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau,được thực hiện bởi một tập thể nhằm đạt được mục tiêu đã đề ta mà cịn phải hồnthành trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Trong q trìnhtiến hành làm dự án nhóm đã hiểu rõ được vị trí, vai trị, trách nhiệm, kĩ năng và phẩmchất cần có của nhà quản lý dự án, nhóm trưởng và các thành viên của đội dự án. Saukhi đã tìm hiểu, nhóm đã tổng hợp và xây dựng thành video với chủ đề “Whole BrainProject management”, trong đó nhóm đã trình bày lý thuyết cũng như các ví dụ cụ thểđể giúp mọi người hiểu rõ được nội dung.

Từ những cơ sở lý thuyết, nhóm chúng em đã tiến hành áp dụng mơ hình dự án vàoviệc học. Với mục tiêu hoàn thành đề tài mà nhóm được giao trong thời gian nhất định.Để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất, nhóm chúng em đã xác định các công tác vàphân việc phù hợp với năng lực của từng thành viên, áp dụng mô hình cấu trúc phânviệc WBS, ma trận trách nhiệm, sơ đồ thanh ngang... đồng thời kết hợp với phần mềmMS Project vào dự án để tối ưu việc lập kế hoạch, lập tiến độ, phân việc và giải quyếtrủi ro. Từ đó nhóm chúng em cũng đã hiểu được một dự án thực tế ở quy mô lớn hơnsẽ diễn ra với quy trình như thế nào và giúp chúng em không bị bỡ ngỡ khi bước đầutham gia vào dự án thực tế sau khi ra trường.

4.2. Bài học kinh nghiệm

4.2.1 Nhóm trưởng (Nhà quản lý)

Khi phân chia cơng việc, nhóm trưởng nên tìm hiểu năng lực củatừng thành viên, từ đó phân chia cơng việc cho phù hợp, đảm bảo dựán có thể hồn thành tốt nhất trong khả năng. Trong trường hợp dựán có thời gian bị hạn chế, để tiết kiệm thời gian, nhóm trưởng nênchia dự án ra thành các cơng tác chính và để các thành viên lựa chọnđảm nhiệm các công tác một cách tự nguyện. Vì một số cơng tác cầnphải có kinh nghiệm thì người thực hiện mới hồn thành tốt được. Vídụ như chỉnh sửa video hay lồng tiếng cho video. Thành viên nàothấy bản thân mình có khả năng hồn thành tốt cơng tác nào thìnhận phần đó, cịn các thành viên khơng biết chọn thì nhóm trưởngsẽ phân chia sau.

Nên chuẩn bị các phương án dự phòng về thiết bị như công cụchỉnh sửa video hay về con người để tránh bị động và mất thời gian

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

trong các trường hợp không thể điều chỉnh dựa trên phương án cũ.Linh động trong việc điều chỉnh kế hoạch, chấp nhận thay đổi nếu cócác phát sinh hay yêu cầu mới của dự án.

Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của các thành viên. Nên đưa rađịnh hướng cho các thành viên và để các thành viên đưa ra ý kiếntrước để các thành viên không bị ràng buộc ý tưởng trong một khnkhổ, sau đó mới tổng hợp ý kiến và thống nhất trong nhóm.

Thường xuyên theo dõi công việc của các thành viên theo kếhoạch của dự án, hỏi thăm và có hướng xử lý phù hợp nếu có thànhviên gặp khó khăn trong khi thực hiện các công tác. Bên cạnh đóđiều này cũng có thể giúp phát hiện các phát sinh và giải quyết kịpthời.

4.2.2 Các thành viên của nhóm dự án

Các thành viên được phân công làm chung một công tác cần chủđộng liên lạc với nhau ngay sau khi được phân cơng. Sau đó chia nhỏcơng tác thành các mục tiêu nhỏ và phân công dựa theo năng lựccủa từng người.

Thơng báo thời gian bản thân có thể bắt đầu tiến hành thực hiệnmục tiêu nhỏ của công tác được phân công và báo cáo tiến độ saukhi thực hiện xong. Thường xuyên cập nhật tiến độ của bản thân vớinhóm để tất cả mọi người nắm được tình hình và có thể giúp đỡ lẫnnhau trong trường hợp cần thiết. Chủ động hỏi han các thành viênkhác trong nhóm về tình hình thực hiện, các khó khăn và giúp đỡtrong khả năng của mình.

Cần biết lắng nghe và tơn trọng ý kiến tất cả mọi người: Có thểchúng ta là một người có kiến thức sâu rộng trong rất nhiều lĩnh vực,nhưng điều đó khơng có nghĩa là những điều bạn đúng hoàn toàn vàý kiến của người khác trái ngược bạn là sai. Mọi người đều có gócnhìn riêng nên khi các thành viên trong nhóm nêu ý kiến thì cần phảixem xét đủ các khía cạnh rồi mới cho ra nhận xét.

Lợi ích của nhóm là trên hết: chúng ta phải hoàn thành đúng tiếnđộ được giao cho dù bất cứ chuyện gì đi nữa, nếu có việc bất khảkháng, có thể thơng báo với cả nhóm, nếu được sự chấp nhận của cảnhóm thì ta mới có thể chỉnh sửa và làm khác với kế hoạch ban đầu.

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

Động viên, khích lệ và hỗ trợ lẫn nhau: trong nhóm có thành viênbáo cáo không kịp thời gian tiến độ như đã giao, nếu chúng ta đãhoàn thành xong phần việc của mình thì có thể hỗ trợ các bạn ấy, cónhững bạn nhận những phần khó, hoặc nặng so với phần cịn lại thìcũng ta có thể động viên, khích lệ hoặc hỗ trợ để đạt được hiệu quảchung cho cả nhóm tốt nhất.

Sức mạnh của cả nhóm là sức mạnh đoàn kết: khi xảy ra bất đồngquan điểm hoặc mâu thuẫn, khơng chỉ nhóm trưởng mà các thànhviên cịn lại đều có thể cho ý kiến để hịa giải, giải quyết mâu thuẫntừ đó cả nhóm đồng lịng thì cả nhóm mới làm việc hiệu quả được.

Việc phân chia khối lượng công việc và hiểu rõ từng công việc: lầnđầu tham gia một dự án cùng nhóm khá nhiều thành viên, không thểtránh khỏi việc phân chia không đều khối lượng công việc và chưanắm rõ nội dung từng công việc cụ thể để phối hợp thực hiện tối ưuthời gian cho mọi người trong nhóm.

Đặt deadline từ sớm và cố gắng hoàn thành cơng việc 1 ngàytrước deadline để có thời gian xem lại, chỉnh sửa và cải thiện côngviệc của mình và đảm bảo các cơng việc làm sau được thực hiện hiệuquả hơn.

Mỗi thành viên cần chủ động tìm hiểu trước nội dung của nhóm vàtự chuẩn bị ý tưởng trước. Chủ động liên lạc với bạn làm chung, đểcơng việc được hồn thành đúng tiến độ. Khi xem xét ý tưởng thựchiện nên chú trọng đến tính khả thi thực hiện. Ví dụ như trong qtrình lên ý tưởng concept thực hiện, thành viên nhóm có ý tưởng vềviệc đóng kịch làm đám cưới. Nhưng sau đó ý tưởng khơng được thựchiện vì độ phức tạp và thời gian chuẩn bị không kịp, đặc biệt là do sựthiếu kiến thức tổ chức một đám cưới thực tiễn.

Trong quá trình thực hiện dự án, việc lên ý tưởng, khn mẫu chodự án của mình có rất nhiều ý kiến và ý tưởng; những bộ phận cóliên quan đề xuất ra các phương án lựa chọn giúp cho nhóm loại trừvà bắt kịp tình hình rất tốt. Cơng việc của mỗi thành viên được phânchia và ghi nhận cập nhật lại tiến độ rất sát sao, từ đó các thành viênnếu cần đều có thể đánh giá được chất lượng cũng như các yếu tốcủa dự án một cách nhanh chóng, mạch lạc về thơng tin.

Trong q trình thực hiện dự án và viết kịch bản theo yêu cầu đãđược phân chia. Nhóm gặp khó khăn trong q trình tìm hiểu và chắt

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

lọc ra những kiến thức đúng vì có nhiều nguồn khác nhau, đơi khikhơng hiểu được nội dung vì tìm nguồn tư liệu của nước ngồi. Khi cócơng tác phát sinh, thành viên nên hỏi trực tiếp nhóm trưởng củanhóm hoặc thành viên phụ trách chính phần nội dung đang thực hiệnđể tìm được hướng làm. Ngồi ra, một số phần khơng được đưa vàosản phẩm cuối cùng vì bị trùng lặp hoặc bị dư. Do đó cần xem xét lạinội dung mình thực hiện khơng chỉ cần đúng, mà cịn cần sự cơđọng, cải thiện nếu cần thiết.

Vì thời gian video có giới hạn, cần tập trung vào nội dung vấn đềcần truyền tải, khơng nên lan man. Cân nhắc có thể bỏ qua các phầndễ hiểu với đại đa số sinh viên để có thể tập trung vào chiều sâu củavấn đề.

</div>