đồ án tốt nghiệp - phân tích thiết kế hệ thống - hệ thống trợ giúp quản lý hs-sv

ĐỒ ÁN:


Phân tích và thiết kế hệ thống trợ
giúp quản ly HS-SV
(Phần mềm quản lý HS-SV)




Lời Mở Đầu
ở nước ta, trong những năm vừa qua, việc phát triển công nghệ tin học và ứng dụng
công nghệ tin học đã có những bước chuyển biến đáng kể. Tin học đã và đang thâm nhập
vào hầu hết tất cả các lĩnh vực của xã hội, chinh phục khoa học và đời sống bởi tính chính
xác, nhanh gọn của nó.
Hiện nay, ngoài những công ty chuyên về tin học ra thì các cơ quan, tổ chức khác cũng
đang sử dụng tin học như là một công cụ hữu hiệu cho công tác quản lý của mình. ưu điểm
chính xác, nhanh gọn, hiệu quả của tin học được khai thác một cách triệt để, nhất là trong
lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh như tài chính, ngân hàng, bưu điện, quản lý học
sinh-sinh viên và các loại hình dịch vụ khác. Chính vì vậy rất nhiều hệ thống trợ giúp quản
lý thông tin đã được đưa vào sử dụng. Để tạo ra được một hệ thống như vậy, phải trải qua
nhiều công đoạn, trong đó thì việc phân tích và thiết kế hệ thống là rất quan trọng, nhất là
đối với những hệ thống lớn và phức tạp, có nhiều người tham gia xây dựng.
Trong phạm vi của một bài tập hết môn, em xin trình bày việc phân tích và thiết kế hệ
thống trợ giúp quản ly HS-SV( Phần mềm quản lý HS-SV). Bài làm này là sự tổng kết quả
trình học tập của môn học phân tích và thiết kế hệ thống. Vì thời gian và trình độ có hạn nên

bài làm không tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy và những góp
ý của bạn bè để hoàn thiện bài làm.
Em xin tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo NgUYễN MINH QUý – người trực tiếp
giảng dạy bộ môn Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống đã truyền đạt cho em những kiến thức
quý báu để hoàn thành bài viết này.



Phân tích và thiết kế phần mền
quản lí học sinh – sinh viên
A. đặt vấn đề
Có lập luận rằng, với công nghệ 4GT (fourth generation technology): lập trình nhanh,
lập một phương án thô của hệ thống, đem cho người dùng dùng thử. Phát hiện được chỗ
người dùng chưa bằng lòng, thì chỉnh sửa để đưa ra một phương án mới tốt hơn. Cứ thế,
thành lập dẫy các nguyên mẫu, rốt cục người ta đạt được hệ thống thoả mãn mọi yêu cầu
của người dùng. Cho nên việc phân tích và thiết kế hệ thống là thừa.
Thực ra là không đúng, bởi vì hai lẽ:
Người dùng chấp nhận không có nghĩa là hệ thống đáp ứng đúng cấc nhu cầu đặt ra đối
với nó. Bởi vì người dùng vốn quen dùng hệ thống cũ lạc hậu, nay thấy cái mới rất dễ thoả
mãn. Vả lại người dùng vốn không ý thức được nhu cầu của mình một cách chính xác. Vậy
người xây dựng hệ thống phải thẩm định nhu cầu của người dùng, phân tích nó thì mới rõ
được là đó có phải là nhu cầu chính đáng hay khôngl
Hơn nữa, những cái mới đưa vào cho mỗi bước xây dựng nguyên mẫu không thể được
chọn lựa một cách tuỳ tiện, hú hoạ được. Ngược lại phải bảo đảm đó là giải pháp tốt , hợp lý
và hữu hiệu. Có thế thì nguyên mẫu mới phát triển đúng hướng và tiệm cận dần đến hệ
thống mong muốn. Và như vậy cũng không tránh khỏi phải phân tích và thiết kế về các yếu
tố mới bổ sung này.
Tóm lại là dựng nguyên mẫu bằng cách nào thì vẫn phải phân tích và thiết kế, cho dù có
lúc phân tích và thiết kế không hoàn chỉnh và làm nhanh chóng.

B. Mô tả hệ thống
I. Mô tả bằng lời:
Trong quản lý HS-SV :
Ngày nay, khi số lượng HS-SV trong các trường ĐH-CĐ ngày càng đông, quy mô
đào tạo ngày càng được mở rộng. Đi cùng với việc đó là số lượng sinh viên trong các
trường nói chung và các khoa nói riêng ngày càng tăng lên nhanh chóng. Với số lượng HS-
SV ngày càng tăng thì kèm theo điều đó là vấn đề làm sao có thể quản lý một cách đầy đủ,
chính xác HS-SV trong khoa cung như trong mỗi trường.
Trước kia, công tác quản lý HS-SV ở trong các trường nói chung và các khoa nói riêng,
thì hình thức quản lý chủ yếu là trên giấy tờ, hồ sơ. Hình thức này nhanh chóng tỏ ra lạc hậu
khi số lượng HS-SV ngày càng đông, hồ sơ, sổ sách ngày càng nhiều…gây khó khăn cho
người quản lý.
Ngày nay, khi những ứng dụng CNTT ngày càng được ứng dụng rộng rãI trong đời
sống thì rất nhiều những công việc nặng nhọc trước đây đã được thay bằng những phần
mềm ứng dụng tiện ích. Công tác quản lý HS-SV cũng vậy. Ngày nay, việc áp dụng CNTT
trong quản lý ở những trường ĐH-CĐ trở nên phổ biến. Nhưng phần mềm này giúp cho
người quản lý có những công cụ quản lý hiệu quả.
Trong phần thực hiện bài tập lớn này, nhóm được giao nhiệm vụ “phân tích thiết kế
phần mềm quản lý HS-SV cho một khoa. Đây là cơ hội tốt cho nhóm tìm hiểu và áp dụng
kiến thức đã học vào thực tế. Nhóm đã cố gắng tìm hiểu, khảo sát các phần mềm có sẵn để
có thể phân tích nhằm thiết kế một phần mềm với những tinh năng tương tự.
Tuy nhiên cũng bị hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện, tuy nhóm có cố gắng
để có thể phân tích một cách rõ ràng và chi tiết nhất về các chức năng trong hệ thống.
Nhưng những hạn chế về kiến thức cũng như không có kinh nghiệm quản lý, do vậy phân
mềm phân tích thiết kế của chúng em chắc chắn cũng còn nhiều thiếu xót. Nhóm mong
nhận được sự giúp đỡ của thầy và các bạn trong lớp. Mỗi hệ thống cụ thể có mô hình hoạt
động và đặc điểm riêng, vì thế rất khó để xây dựng một hệ thống trợ giúp chung. Với đề tài
được chọn:
II.Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hS-SV

Em xin áp dụng yêu cầu của đề tài vào trực tiếp tại trường ta( Trương Đại học sư phạm
kĩ thuật Hưng Yên). Sau một thời gian khảo sát hoạt động quản lý của trường va thực tế
khỏa sat các giáo viên chịu trách nhiệm quản lý( giáo vụ) của khoa điện và khoa tin, em xin
mô tả bằng lời như sau:
Trong khâu quản lý, ở trường ta mỗi khoa có một hình thức quản lý riêng. Như thực tế
khảo sát thì hình thức quản lý của khoa điện vẫn chủ yếu là bằng tay, tức là trên văn bản ,hồ
sơ và giấy tờ chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị quản lý cân thiết như máy tính và đặc
biệt là một phần mềm quản lý chuyên biệt. Làm cho việc quản lý trở lên phức tạp và khó
khăn khi số lượng hồ xơ, sổ sách ngày càng nhiều. Còn ở khoa tin thì các thiết bị quản lý
hiện dại và đầy đủ hơn nên công tác quản lý cũng dễ dàng va tốt hơn.
Công viêc quản lý ở đây gồm có:QL Người dùng, QL hồ sơ HS-SV, QL danh sách HS-
SV, QL học bổng và miễn giảm học phí.
1)Phân tích yêu cầu người dùng:
Với hệ thống này của chúng bọn em thì đối tượng người dùng của chúng em là các giáo
vụ.
Qua khảo sát các giáo vụ tại trường và yêu cầu thực tiễn thi chúng em đã tổng kết được
những yêu câu của người dùng về hệ thống như sau:
Cần có một phần mềm quản lý đáp ứng nhung nhu cầu:
Quản lý hồ sơ, Quản lý danh sách, Quản lý học bổng và miễn giảm học phí. Hàng ki,
năm sẽ có các thông báo, quyết định : kết quả học tập( điểm trung bình, xếp loại hạnh
kiểm), tốt nghiêp, lớp hệ đào tạo, khen thưởng kỉ luật, học bổng, học phi…Và danh sách đó
phảI được thống kê theo các kì liên tiếp thi sẽ dễ quản lý hơn. Lưu các kết quả học tập, kết
quả rèn luyện trong các kì ở cùng một tệp thi khi ma đánh giá kết quả sẽ dễ dàng và mức độ
đánh giá sẽ chính xác hơn. Hiện tại thì ở trường ta vẫn chưa làm được điều này( Em cũng hi
vọng rằng sau khi thực hiên đề tài này chúng em sẽ khắc phục được những nhược điểm này
của hệ thống quản lý hiện tại).
2)Yêu cầu của đề tài:
+) Thiết kế một phần mềm trợ giúp công tác quản ly HS-SV của một khoa. Phần mềm
cung cấp những chức năng cơ bản giúp người sử dụng quản lý HS-SV một cách đầy đủ và
chính xác.

+) Đối tượng sử dụng trực tiếp phần mềm là GV phụ trách HS-SV của khoa va các
khoa.
+) Phần mềm phảI đảm bảo:
-Có giao diện đẹp
-Dễ sử dụng
-Cung cấp đầy đủ công cụ quản lý cơ bản
-Chạy trên môI trương Window, môi trường mạng Lan.
3)Kết quả khảo sát hiện trạng:
-Hiện nay trong nhà trường cũng như ở các khoa trong trường đều thực hiện việc
quản lý HS-SV bằng “ Phần mềm quản lý đào tạo EDUSOFT”.
-Phần mềm được đánh giá là tốt, cung cấp đầy đủ các chức năng cho công tác
quản lý đào tạo nói chung và công tác quản lý HS-SV nói riêng.
-Tuy nhiên, đây là phần mềm thiết kế bao gồm nhiều phân hệ chức năng khác
nhau, trong đó có phân hệ “ Quản lý HS-SV ”. Nếu chỉ sử dụng riêng chức năng này
thì không đủ cho công tác quản lý HS-SV, mà cần sử dụng thêm các chức năng khác đi
kèm trong hệ thống.
-Một số ứng dụng cũng không thực sự tiện ích cho người dùng ( như không thể
xem danh sach cho một lớp mà chỉ có thể có DS một lớp bằng cách chọn “ In danh
sách một lớp “. Vì DS đưa ra là DS HS-SV toàn trường ).
-Cũng gặp khó khăn khi người dùng muốn xem điểm cho một HS-SV ( do phần
nhập mã số SV chỉ cho phép 8 chữ số trong khi mã Sinh Viên có 9 chữ số ). Để xem
được người dùng cần phảI chọn mã SV danh sách.
III. các biểu đồ


1.biểu đồ phân cấp chức năng

2.Biểu đồ luồng dữ liệu:
a) BLD : Mức bối cảnh:

Ngư
ời
Dùng


QL

HS
-
Thông tin yêu
c
ầu

Thông tin nhập
vào

Kết quả trả
ra

Kết quả trả ra theo
yêu c
ầu

QL.HS
-
SV

QL.Ngư
ời dùng

QL.H
ồ S
ơ

QL.Danh Sách

QL HB và MGHP

Đăng kí
Đăng
nh
ập

Cập nhật
Th
ống kê

Tìm ki
ếm

In
ấn

Cập nhật
Thống kê
Tìm ki
ếm

In

ấn

Cập
nh
ật

Thống
kê

In
ấn

b)Mức đỉnh:





Người

QL

Ngư
ờ

QL

QL

Hồ

Sơ

QL


Danh

Người

DSND

Bảng
Đi
ểm

DS
HS_SV


DSHS

TT.Đăng Ký

TT.Đăng Nh
ập

KQ.Đăng Ký

KQ.Đăng Nh
ập

TT
Tìm
Kiếm
TT Thống
TT
In
ấn
KQ Th
ống Kê

TT
Cập
Nhậ
t
KQ

In
ấn
KQ
Tìm
Kiếm
KQ Cập
KQ Cập
KQ
In

ấn
KQ Thống
TT Thống

TT Cập
TT
In
ấn
KQ Cập
KQ Thống
KQ

In

ấn
KQ
Tìm
Kiếm
TT Thống
TT Cập
TT
Tìm
Kiếm
KQ
In

ấn
c)Mức dưới đỉnh:





d)Mức 2:

Cập
Nh
ậ
Tìm
Kiếm
Thốn
g

Kê

In
ấn


DSHS_SV


DSHS_SV

Người
Dùng

TT.Cập
Nh
ật

TT.Tìm
Ki
ếm

KQ.Tìm
Ki
ếm

KQ.Cập
Nh
ật

Bản In
KQ.Thống
Kê

TT.Thống
Kê

TT.In ấn
Đăng

ký

Đăng
nhập
DSND
Người
Dùng

TT.Đăng
nh
ập

KQ.Đăng
nh
ập

KQ.Đăng ký
TT.Đăng ký













Người
Dùng

Bảng
Đi
ểm


C
ập

Thốn
g

In
ấn

TT In
ấn

KQ In
ấn

KQ Cập
Nh
ật

TT Cập
Nh
ật

KQ Thống
Kê

TT Thống
Kê

IV.Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
1.biểu đồ thực thể quan hệ

Lớp
Mã lớp

Tên lớp

Khoa
Mã khoa

Tên khoa
Hồ sơ HS-SV
Mã Hồ Sơ
Họ và Tên khai sinh
Ho và Tên thờng
dùng
Ngày Sinh
Giới tính
Quê quán
Email
Số ĐT
Số CMND
Địa chỉ liên
l

ạc

Thông tin
tìm ki
ếm
Mã SV
Họ Tên
Lớp/Ma lớp
Quê quán
Giới
tính

Bảng
Điểm
Mã Môn
Mã SV
Mã Lớp
Tên Môn
Thông tin
chỉnh sửa
Mã SV
Tên
TT cũ
TT Mới
Phiếu
thông báo

Mã SV
Tên SV
Địa chỉ thông

báo
Nội dung
thông báo
2. Biểu đồ quan hệ:


IV.Mô tả hệ thống:
Khi hoàn thiện, hệ thống bao gồm các chức năng sau:
Chức năng 1: Quản trị người dùng.
Chức năng này để xác định quyền sử dụng của người dùng với hệ thống. Chức năng
này thực hiện 2 công việc sau:
a)Đăng nhập:
Trước khi sử dụng, người dùng được cấp phát một pass riêng để đăng nhập vào
hệ thống. Pass này có thể thay đổi được trong quá trình sử dụng.
b)Thay đổi pass:
Khi muốn thay đổi mật khẩu sử dụng người dùng có thể sử dụng chức năng này
để thay đổi tên đăng nhập của hệ thống.


Sau khi đăng nhập thành công , phần mềm có giao diện như sau:

Tùy thuộc vào chức năng muốn sử dụng mà người dùng có thể tùy chọn các
chức năng khác nhau:
+ Quản lý hồ sơ HS-SV
+ Quản lý theo danh sách lớp
+ Quản lý điểm , học bổng và miễn giảm học phi
Chức năng2: Quản lý hồ sơ HS-SV

Chức năng này được xây dựng để quản lý hồ sơ của HS-SV trong quá trình học tập tại
trường. Thông tin đầu vào của chức năng này chính là các bản khai lý lịch của sinh viên mà

được nhà trường phát cho khi mới nhập trường. Khi thu lại những hồ sơ này, người phụ
trách công tác quản lý HS-SV ở khoa sẽ nhập và lưu những thông tin này vào hệ thống, (
chức năng nhập thông tin hồ sơ HS-SV ). Thông tin này thường bao gồm:
+) Họ và Tên khai sinh…………………………………Giới tính………………
+) Họ và tên thường dùng………………………………………………………
+) Sinh ngày ………………tháng………… năm………………………………
+) Quê quán………………………………………………………………………
+) Hộ khẩu thường trú……………………………………………………………
+) Họ và Tên bố……………………………….Nghề nghiệp………………
+) Chỗ ở hiện tại………………………………………………………….
+) Họ và Tên mẹ…………………………….Nghề nghiệp…………………
+) Chỗ ở hiện tại………………………………………………………….


Sauk hi nhập những thông tin trên vào hệ thống thì thông tin đầu ra của chức năng này
chính là những bản hồ sơ lý lịch ( có thể xem là hồ sơ lý lịch). Khi người dùng muốn xem
thông tin về ai đó trong hệ thống, người dùng sễ sử dụng chức năng “tìm kiếm” trong phần
này, hệ thống sẽ yêu cầu những thông tin cần thiết cho việc tìm kiếm ( họ và tên, tên,
MaSV…). Thông tin ra của hệ thống chính là danh sách hồ sơ của những sinh viên có thông
tin thỏa mãn với yêu cầu tìm kiếm
Người dùng trong phần này cũng có thể chỉnh sửa những thông tin cần thiết hồ sơ HS-
SV, người dùng tới hồ sơ của sinh viên muốn sửa đổi thư mục đó thực hiện thao tác sửa đổi
Thông tin và lưu lại thông tin mới trong hệ thống ( Với những người dùng đặc biệt mới có
thể thực hiện chỉnh sửa hồ sơ).
Trong phần này, hệ thống cung cấp chức năng “in ấn” để in ra những thông tin cần
thiết( như in lý lịch của sinh viên nào đó).
Chức năng 3: Quản lý danh sách theo lớp


Đây là chức năng quan trọng của hệ thống được sử dụng thường xuyên. Chức năng này

giúp cho người dùng có thể nhập thông tin về danh sách lớp, xem danh sách lớp, chỉnh sửa
danh sách, in ấn.
-Nhập thông tin về danh sách lớp:

Người sử dụng hệ thống nhập vào danh sách lớp khi có quyết định thành lập lớp. Theo
những thông tin cần thiết.
Thông tin nhập vào của danh sách lớp thường gồm có những phần chi tiết sau:
+ Xem thông tin danh sách lớp:
Khi muốn xem danh sách lớp của lớp nào đó, người dùng phải chọn tên lớp ( hoặc
mã lớp) muốn xem, và hệ thống sẽ đưa ra danh sách lớp theo yêu cầu của thông tin nhập
vao.
+ Chỉnh sửa thông tin:
Khi người dùng muốn sửa đổi thông tin, người dùng sẽ tìm tới thông tin cũ cần sửa
sau đó tiến hành thao tác sửa đổi dữ liệu và lưu lại trong hệ thống. ( người dùng đặc biệt
mới có quyền sửa đổi thông tin trong chức năng này).
-Tìm kiếm thông tin:

Khi người dùng có nhu cầu cần xem những thông tin của một sinh viên nào đó, thì sẽ sử
dụng chức năng này để tìm kiếm theo những điều kiện tổng hợp ( những điều kiện này không
nhất thiết phảI điền đầy đủ mà chỉ cần một điều kiện được đáp ứng thì hệ thống vẫn thực hiện
được chức năng này ) và thông tin được đưa ra là những danh sách HS-SV thỏa mãn những
điều kiện tìm kiếm,
-In ấn:Cho phép người dùng in ra danh sách lớp (chọn lớp muốn in ra rồi thao tác).
Chức năng 4: Quản lý điểm, học bổng và miễn giảm học phí.

Chức năng này chi phép thực hiện công tác quản lý điêm, học bổng và miễn giảm học
phí. Thông tin đầu vào của hệ thống là danh sách điểm trung binh môn, người dùng nhận
danh sách điểm từ các giáo viên bộ môn hay người quản lý điểm, dau đó nhập điểm vào hệ
thống ( có thể là nhập theo danh sách cả lớp cho tưng môn, cũng có thể nhập cho một HS-
SV điểm tất cả các môn trong học kì hay năm học, khóa học).

Khi đã nhập điểm, người dùng có thể xem danh sach điểm cho tong môn học của tong
lớp hoặc cũng có thể xem điểm của một HS-SV. Khi dùng chức năng này, người dùng chọn
tên lớp, muốn xem ( tên môn học ) hoặc MaSV khi muốn xem điểm cho tong sinh viên.
Xem điểm cho từng môn:

Trong chức năng này, còn cho phép người dùng có thể lập danh sách điểm tổng kết
môn học, điểm rèn luyện, từ đó đưa ra kết quả tổng kết học tập của HS-SV. Từ đó có được
danh sách HS-SV nhận học bổng, thi lại, nợ trình ( thi lại thì thi lại môn nào, nợ trình thì nợ
môn nào? bao nhiêu đơn vị học trình?)
Trong chức năng này cũng tùy theo đối tượng HS-SV (con thương binh, gia đình
chính sách) mà có chế độ miễn giảm học phí. Hay nhận học bổng khuyến khích học tập.
Thông tin ra của chức năng là danh sách bảng điểm cho tong môn học của từng lớp,
danh sách HS-SV phảI thi lại, danh sách nợ trình hay ngừng học, học vượt (tuy theo điều
kiện).
Người dùng cũng có thể sử dụng chức năng “in ấn” trong phần này để in ra những
bản danh sach nêu trên.
Kết luận:
Hệ thống được mô tả với những chức năng cơ bản thường được dùng trong công tác
quản lý HS-SV trong nhà trường cũng như o các khoa. Tuy nhiên, công tác quản lý HS-SV là
một công tác đặc thù trong nghanh giáo dục mà phần mềm này không thể nêu hết ra được .
Do đó, phần mềm tuy đã được cả nhóm cố gắng nghiên cứu và phân tích nhưng những hạn
chế là không thể tránh khỏi.
Nhóm rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cũng như toàn thể mọi người
quan tâm tới phần mềm này nói riêng và với công tác quản ly HS-SV nói chung.
Tự nhận xét:
Vì trình độ, thời gian làm bài có hạn và trong lúc làm bài tập hết môn này, em vẫn phải
tiếp tục hoàn thành các môn học khác do đó bài làm của em còn những hạn chế sau đây:
Chỉ giới hạn ở một số vấn đề cơ bản, chính của việc phân tích và thiết kế một
hệ thống.
Khảo sát chưa tỉ mỉ, các mẫu biểu ít.

Chỉ dừng lại ở mục đích hoàn thành bài tập hết môn học, chưa phải là bản phân
tích thiết kế của một phân tích viên.
Mới chỉ là ý tưởng trên giấy, chưa biến thành một phần mềm cụ thể.
Mặc dù trong khi làm bài đã gặp không ít khó khăn: kinh nghiệm và trình độ khảo sát
thực tế của bản thân còn non, thời gian ngắn; lần đầu tiên phân tích và thiết một hệ thống
thực… nhưng bản thân chúng em đã có những cố gắng không mệt mỏi để tự mình hoàn
thành bài viết đúng thời hạn. Vì vậy, chúng em rất mong thầy góp ý để chúng em có thể
hoàn thành tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!