đồ án tốt nghiệp - phân tích thiết kế hệ thống - quản lý vật tư trong công ty xây dựng

ĐỀ TÀI:
Quản lý vật tư trong công ty
xây dựng





- 2 -
I.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng.
1. Khảo sát hệ thống:
Quản lý vật tư trong công ty xây dựng (CTXD) là một hệ thống quản lý việc nhập và xuất
vật tư cho các dự án gồm nhiều hạng mục. Nguồn vật tư của công ty có thể do các nhà cung cấp,
nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Vật tư của CTXD được cung cấp
theo định mức của từng hạng mục thuộc các dự án nhỏ hoặc lớn của công ty. CTXD quản lý rất
nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole, xà gồ các loại … Toàn hệ thống
quản lý vật tư trong CTXD có phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục… Vì vậy
cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của
mình.
Các hoạt động chính của hệ thống quản ký vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật tư cung
cấp cho các hạng mục theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho
trong tháng.
Việc quản lý vật tư trong CTXD được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau:
Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật tư của công ty, gồm: bộ phận
kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý vật tư.
+ Bộ phận kế hoạch:
 Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá cả vật tư trên thị trường.
 Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát.
+ Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về giá cả thu mua và xuất nhập vật

tư.
+ Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho và xuất vật tư theo đúng
định mức riêng của từng hạng mục dự án.
Việc mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ dễ dàng phát hiện nhờ sự phân công rạch
ròi từng người, từng bộ phận

- 3 -
2. Phân tích hiện trạng hệ thống
Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý vật tư của CTXD:
a. Nhập vật tư
Để nhập vật tư, công ty phải có một bộ phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu
cầu thị hiếu của khách hàng, chất lượng và giá cả các loại vật tư để từ đó đặt quan hệ mua vật tư
với nhà cung cấp những vật tư mà công ty cần.
Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa công ty với
nhà cung cấp
Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại vật tư và
cho nhập vào kho. Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua
hàng và thẻ kho theo mẫu sau:
Công Ty Xây Dựng
PHIẾU MUA VẬT TƯ
Số: ……………
Ngày: ………
Người bán: ……………………………………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………………………………
Số điện thoại: ………………………Số Fax: ………………………………

STT Mã số Tên vật tư ĐV
T
Đơn giá

Số lượng Thành tiền Ghi chú

- 4 -

Tổng cộng

Số tiền bằng chữ:
………………………………………………………………………
Ngày ….Tháng …. Năm 200…
Trưởng Phòng QLVT

Công Ty Xây Dựng
Số: ………………
THẺ KHO
Thẻ lập ngày … tháng … năm 200….
Tên hàng:
…………………………………………………………………………….
Đơn vị tính: ………………………………………………………………………

STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng

- 5 -
Số Ngày Nhập Xuất Tồn



Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt
hàng đều có một thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có
sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới.
b. Xuất hàng

Vật tư được xuất căn cứ theo số định mức của từng hạng mục, theo tình hình chung về
yêu cầu của khách hàng qua các dự án thì đội trưởng đội thi công sẽ thống kê được những loại
vật tư nào đang được thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng, nhưng chính những
loại vật tư đó Thủ kho lại thấy trong kho đã hết hoặc còn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm
hàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư đó.
Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể hiện qua phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu
xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng:


- 6 -
Công Ty Xây Dựng
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Số: ………………
Hạng mục:
………………………………………………………………………………
Ngày:
……………………………………………………………………………………

STT Mã số
loại VT
Tên hàng ĐVT Đơn Giá Số Lượng Ghi Chú


Ngày …. Tháng ….Năm 200….
Đội trưởng đội thi công


Vật tư từ kho được xuất ra hạng mục dự án theo phiếu đề nghị của Đội trưởng đội thi
công. Sau khi xem xét thấy phiếu đề nghị là hợp lý và vẫn thuộc trong định mức quy định cho
từng hạng mục thì Thủ kho tiến hành việc xuất kho. Việc xuất vật tư từ kho ra hạng mục dự án

sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho.

- 7 -

Công Ty Xây Dựng
Số :……………….
PHIẾU XUẤT
Ngày … Tháng …. Năm 200….

Hạng mục:
……………………………………………………………………………

STT

Mã số
loại VT
Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi Chú


Trưởng Phòng QLVT Thủ kho Người nhận


Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập xuất tồn.


- 8 -
Công Ty Xây Dựng
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN
Từ ngày …………đến ngày …………

STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì

Ghi chú



Ngày …. Tháng …. Năm 200…
Kế toán trưởng Trường Phòng QLVT

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG

c. Hiện trạng tin học

- 9 -
Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý ở trên, ta thấy công việc hàng
ngày của công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục, đặc biệt là
công việc nhập và xuất vật tư. Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xác cao.
Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ được lặp
đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi sai
sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác. Nếu có sai xót thì việc tìm kiếm dữ liệu để khắc
phục cũng sẽ rất khó khăn. Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu,
gây mất tài sản chung cho siêu thị, cũng như không phục vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý
công ty.
Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quản lý vật tư trong công ty xây dựng là nhu cầu cấp
thiết nhằm khắc phục những nhược điểm nói trên của phương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó
có thể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các máy tính đơn thì
sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, Do vậy cần đưa mạng máy tính vào để
khắc phục các yếu điểm nói trên.
II. Phân tích yêu cầu
1. Yêu cầu chức năng

a. Quản lý kho
Quản lý hàng nhập
- Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàng của công ty.
- Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng, số lượng, đơn
vị tính, đơn giá…Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra
hàng thực nhập cho kho.
- In báo cáo nhập hàng trong kỳ.
Quản lý hàng xuất

- 10 -
- Hàng xuất ra cung cấp cho từng dự án theo đúng định mức được theo dõi qua mã hàng,
chủng loại, số lượng xuất…
- In báo cáo lượng hàng xuất trong kỳ.
Quản lý hàng tồn
- Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì.
- In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì.
- In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng.
b. Quản lý danh mục
Cập nhật danh mục vật tư.
Cập nhật danh mục nhà cung cấp.
Cập nhật danh mục hạng mục.
Xem danh sách các danh mục.
c. Quản lý hệ thống dữ liệu
Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.
Kết thúc chương trình.
2. Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền.
- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp
người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình.
- Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống

dữ liệu.

- 11 -
Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh
việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó
kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì…
III. Phân tích hệ thống
1. Mô hình thực thể ERD
a. Xác định các thưc thể
1) Thực thể 1: VatTu
Mô tả thông tin về vật tư.
Các thuộc tính:
- Mã vật tư(MaVT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được các loại
vật tư khác nhau.
- Tên vật tư (TenVT): Mô tả tên của loại vạt tư tương ứng với mã vật tư.
- Đơn vị tính (DVTinh)
- Số lượng (SoLuong)
2) Thực thể 2: NhaCC
Nhà cung cấp là các công ty, nhà sản xuất trong và ngoài nước …
Các thuộc tính:
- Mã số nhà cung cấp (MaNCC): Thuộc tính khóa để phân biệt nhà cung cấp này với nhà
cung cấp khác.
- Tên nhà cung cấp (TenNCC): Mô tả tên nhà cung cấp.
- Đại chỉ (DiaChi): Địa chỉ liên lạc với nhà cung cấp.

- 12 -
- Điện thoại (Dienthoai).
- Số fax (Fax).
- Địa chỉ Email (Email).
3) Thực thể 3: LoaiVatTu

Để xác định vật tư đó thuộc loại gi (Cát, Ximăng, Sắt, Thép,…)
Các thuộc tính :
- Mã phân loại (MaLoai): Thuộc tính khóa để phân biệt loại vật tư này với loại vật tư khác.
- Tên phân loại (TenLoai).
4) Thực thể 4: Kho
Ta đưa Kho vào làm thực thể vì CTXD là một công ty lớn có nhiều chi nhánh trong thành
phố, mỗi chi nhánh có kho chứa riêng vì vậy trong trường hợp chi nhánh này thiếu hàng
có thể huy động vật tư từ các kho của chi nhánh khác.
Các thuộc tính:
- Mã số kho (MaKho): Để phân biệt kho hàng này với kho hàng khác.
- Tên kho (TenKho)
- Địa chỉ kho (DiaChi)
5) Thực thể 5: NuocSX
Mô tả thong tin về quốc gia sản xuất vật tư.
Các thuộc tính:
- Mã quốc gia (MaQG): Thuộc tính khóa để phân biệt nước này với nước khác.
- Tên quốc gia (TenQG)

- 13 -
6) Thực thể 6: ĐoiThiCong
Các thuộc tính:
- Mã đội (MaĐoi): Thuộc tính khóa để phân biệt đội này với đội khác.
- Tên đội (TenĐoi)
- Tên đội trưởng (TenĐoiTruong), Địa chỉ (DiaChi), Điện thoại (Dienthoai).
7) Thực thể 7: PhieuNhap
Các thuộc tính:
- Mã số phiếu nhập kho (MaPhieuNhap): Là thuộc tính khóa, có giá trị tự động tăng lên khi
cập nhật các thong tin khác về phiếu nhập kho.
- Ngày nhập (NgayNhap): Ngày nhập phiếu.
- Tổng giá trị (TongGiaTri).

8) Thực thể 8: PhieuXuat
Mô tả thông tin chung của một chứng từ xuất vật tư cho các dự án.
Các thuộc tính:
- Mã số xuát kho (MaPhieuXuat): thuộc tính khóa
- Ngày xuất (NgayXuat)
- Tổng giá trị (TongGiaTri).
9) Thực thể 9: DuAn
Các thuộc tính:
- Mã dự án (MaDA): thuộc tính khóa chính dùng để phân biệt dự án này với dự án khác.

- 14 -
- Tên dự án (TenDA).
- Địa điểm (DiaDiem).
10) Thực thể 10: HangMuc
Mô tả các hạng mục của dự án (hồ bơi, nhà, tường bao…)
Các thuộc tính:
- Mã số hạng mục (MaHangMuc): Thuộc tính khoá chính để phân biệt hạng mục này với
hạng mục khác.
- Tên hạng mục (TenHangMuc)
11) Thực thể 11: BangĐinhMuc
Mô tả mỗi hạng mục có một định mức riêng
Các thuộc tính:
- Mã bảng định mức (MaBangĐinhMuc): Thuộc tính khóa chính để phân biệt bảng định
mức này với bảng định mức khác.
- Quy cách vật tư (QuyCach)
- Hãng sản xuất (HangSX)
12) Thực thể 12: VatTu-BangĐinhMuc
Để thuận lợi cho việc vẽ mô hình ta mô tả mối kết hợp của hai thực thể vật tư và bảng
định mức thành 1 thực thể: VatTu-BangĐinhMuc
Các thuộc tính:

- Định mức (DinhMuc): Thuộc tính định danh
- Số lượng định mức (SoLuongDinhMuc)

- 15 -


b. Mô hình ERD


- 16 -

2. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ
- NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax, Email)
- PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)
- ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap)
- VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho)
- Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)
- NuocSX (MaQG, TenQG)
- LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)
- VatTu-BangDinhMuc (MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongDinhMuc) (Ở đây ta không
dùng thuộc tính DinhMuc làm thuộc tính định danh nữa mà lấy 2 thuộc tính khóa MaVT và
MaBangDinhMuc làm thuọc tính khóa chính cho thực thể quan hệ VatTu-BangDinhMuc)
- BangDinhMuc (MaBangDinhMuc, QuyCach, HangSX, MaHangMuc)
- PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri, MaBangDinhMuc)
- ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongXuat)
- HangMuc (MaHangMuc, TenHangMuc, MaDoi, MaDA)
- DuAn (MaDA, TenDA, DiaDiem)
- DoiThiCong (MaDoi, TenDoi, TenDoiTruong, DiaChi, DienThoai)
3. Mô tả chi tiết cho các quan hệ
3.1- Quan hệ Nhà Cung Cấp

NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DIenThoai, Fax, Email)

- 17 -

Tên quan hệ:NhaCC
Ngày: 29-05-2008
STT

Thuộc
Tính
Diễn Giải
Kiểu
DL
Số
Byte
MGT Loại DL Ràng Buộc
1 MaNCC Mã nhà cung cấp C 10 B PK
2 TenNCC Tên nhà cung cấp C 30 B
3 DiaChi Địa chỉ C 30 B
4 DienThoai

Điện thoại C 10 K
5 Fax Fax C 10 K
6 Email Email C 10 K
Tổng số 100

Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000
Số dòng tối đa: 2000
Kích thước tối thiểu: 1000x100 (byte) = 100 KB

- 18 -
Kích thước tối đa: 2000x100 (byte) = 200 KB
Đối với kiểu chuỗi:
MaNCC: cố định, không unicode
TenNCC: không cố định, Unicode
DiaChi: không cố định, Unicode
DienThoai: không cố định, không Unicode
Fax: không cố định, Unicode
Định dạng dữ liệu:
Email: tên_hộp_thư@tên_miền
Ví dụ:

3.2- Quan hệ phiếu nhập
PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)

Tên quan hệ:PhieuNhap
Ngày: 29-05-2008
STT

Thuộc Tính Diễn Giải
Kiểu
DL
Số
Byte

MGT Loại DL Ràng Buộc

- 19 -
1 MaPhieuNhap

Mã phiếu nhập C 10 B PK
2 NgayNhap Ngày nhập N 10 B
3 TongGiaTri Tổng giá trị S 10 B
4 MaNCC Mã nhà cung cấp C 10 B FK
Tổng số 40

Khối lượng: số dòng tối thiểu: 500
Số dòng tối đa: 800
Kích thước tối thiểu: 500x40 (byte) = 20 KB
Kích thước tối thiểu: 800x40 (byte) = 32 KB
Đối với kiểu chuỗi:
MaPhieuNhap: cố định, không unicode
MaNCC: cố định, không unicode

3.3- Quan hệ chi tiết phiếu nhập
ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap)


- 20 -
Tên quan hệ: ChiTietPhieuNhap
Ngày: 29-05-2008
STT Thuộc Tính Diễn Giải
Kiểu
DL
Số
Byte
MGT Loại DL Ràng Buộc
1 MaPhieuNhap

Mã phiếu nhập

C 10 B PK
2 MaVT Mã vật tư C 10 B PK
3 DonGia Đơn giá S 10 B
4 SoLuongNhap

Số lượng nhập S 10 B
Tổng số 40

Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000
Số dòng tối đa: 2000
Kích thước tối thiểu: 1000x40 (byte) = 40 KB
Kích thước tối đa: 2000x40 (byte) = 80KB
Đối với kiểu chuỗi:
MaPhieuNhap: cố định, không unicode
MaVT: cố định, không unicode

- 21 -
DonGia: không cố định, không unicode
SoLuongNhap: không cố định, không unicode
3.4- Quan hệ Vật tư
VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho)

Tên quan hệ:VatTu
Ngày: 29-05-2008
STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu DL
Số
Byte

MGT Loại DL

Ràng
Buộc
1 MaVT Mã vật tư C 10 B PK
2 TenVT Tên vật tư C 10 B
3 DVTinh Đơn vị tính S 10 B
4 SoLuong Sồ lượng S 10 B
5 MaQG Mã quốc gia C 10 B FK
6 MaLoai Mã loại C 10 B FK
7 MaKho Mã kho C 10 B FK

- 22 -
Tổng số 70

Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000
Số dòng tối đa: 2000
Kích thước tối thiểu: 1000x70(byte) = 70 KB
Kích thước tối đa: 2000x70 (byte) = 140 KB
Đối với kiểu chuỗi:
MaVT: cố định, không unicode
TenVT: không cố định, Unicode
DVTinh: cố định, không unicode
SoLuong: không cố định, không Unicode
MaQG: cố định, không Unicode
MaLoai: cố định, không unicode
MaKho: cố định, không unicode

3.5- Quan hệ Kho
Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)

- 23 -
Tên quan hệ:Kho
Ngày: 29-05-2008
STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu DL Số
Byte

MGT Loại DL Ràng Buộc
1 MaKho Mã kho C 10 B PK
2 TenKho Tên kho C 10 B
3 DiaChi Địa chỉ C 10 B
Tổng số 30

Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000
Số dòng tối đa: 2000
Kích thước tối thiểu: 1000x30(byte) = 30 KB
Kích thước tối đa: 2000x30 (byte) = 60 KB
Đối với kiểu Chuỗi:
MaKho: cố định, không unicode
TenKho: không cố định, Unicode
DiaChi: không cố định, Unicode

- 24 -

3.6- Quan hệ Nước sản xuất
NuocSX (MaQG, TenQG)

Tên quan hệ: NuocSX
Ngày: 29-05-2008
STT Thuộc
Tính

Diễn Giải Kiểu DL Số
Byte
MGT Loại DL Ràng Buộc
1 MaQG Mã quốc gia C 10 B PK
2 TenQG Tên quốc gia C 10 B
Tổng số 20

Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000
Số dòng tối đa: 2000
Kích thước tối thiểu: 1000x20(byte) = 20 KB
Kích thước tối đa: 2000x20 (byte) = 40 KB
Đối với kiểu chuỗi:
MaQG: cố định, không unicode

- 25 -
TenQG: cố định, Unicode

3.7- Quan hệ Loại vật tư
LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)

Tên quan hệ:NhaCC
Ngày: 29-05-2008
STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu DL
Số
Byte

MGT Loại DL Ràng Buộc
1 MaLoai Mã loại C 10 B PK
2 TenLoai Tên loại C 10 B
Tổng số 20

Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000
Số dòng tối đa: 2000
Kích thước tối thiểu: 1000x20(byte) = 20 KB
Kích thước tối đa: 2000x20 (byte) = 40 KB
Đối với kiểu chuỗi: