Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - QUẢN LÝ GIẤY TỜ CÔNG TY MÁY TÍNH HOÀNG CƯỜNG pot

ĐỀ TÀI:

QUẢN LÝ GIẤY TỜ
CÔNG TY MÁY TÍNH
HOÀNG CƯỜNG





2
Các mẫu biểu được sử dụng trong quá trình khảo sát :
1>Mẫu kế hoạch phỏng vấn

Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Kiên Cường Người phỏng vấn : Nguyễn Đình
Thái
Địa chỉ : 75 Lương khánh Thiện- Hải
Phòng
Nhân viên phòng Kinh Doanh
Thời gian hẹn : 30 phút
Thời điểm bắt đầu : 7h
Thời gian kểt thúc:7h29
-Đối tượng : Bộ phận kinh doanh
-Thu thập dữ liệu về quá trình mua
hàng từ nhà cung cấp và bán hàng cho
khách của công ty
Các yêu cầu đòi hỏi: Người hỏi phải
đang làm công việc thuộc về chức
năng

c
ủa mình và cũng phải có kinh nghiệm
trong công việc của mình !
Chương trình : Ước lượng thời gian :
- Giới thiệu: Chào anh Cường !
Em là Thái, là bên đang thiết kế hệ
-1phút




3
thống
quản lý công ty của các anh !
- Tổng quan về dự án : Dự án này là
quản lý hệ thống hoạt động kinh
doanh mua bán hàng hoá của công ty
- 2 phút
-Tổng quan về phỏng vấn :
Em muốn hỏi anh về hoạt động kinh
doanh mua bán hàng hoá của công ty
, cụ thể là khi công ty nhập hàng của
NCC và bán hàng cho khách thì hoạt
động diễn ra như thế nào ?
-1 phút
- Xin phép được ghi âm :
Để đảm bảo chất lượng cuộc phỏng
vấn em xin phép được ghi âm có được
không ạ ?
7 phút

Chủ đề 1 : Khi mà hàng trong kho hết
thì các anh phải làm gì để thực hiện
việc nhập thêm hàng hoá ?
Trả lời : Khi ấy bộ phận thủ kho phải
viết phiếu kê khai những hàng hoá
cần nhập và gửi cho bộ phận kế toán
của công ty để tìm NCC thích hợp rồi
10 phút




4
mua hàng .
Chủ đề 2 : Khi khách hàng mua hàng
của công ty thì chế độ bảo hành như
thế nào ?
Trả lời : Khi khách mua hàng của
công ty thì thời gian bảo hành tuỳ
thuộc vào hàng hoá mua và tất nhiên
phải theo quy định trên phiếu BH !
-2 phút
Tổng hợp nội dung : -5 phút
Các nội dung anh đã trình bày để em
đọc lại cho anh xem


Kết thúc : Xin anh xác nhận vào đây
ạ !
-1 phút

Thời gian tổng cộng là : 29 phút

2>Mẫu phiếu khảo sát





5
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án : Quản lý hoạt động của công ty Tiểu dự án : Quản lý mua bán hàng
Người được hỏi : Kiên Cường Ngày : 14/03/2006 Người hỏi :
N.D.Thái
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1: Anh có sử dụng doanh số bán
hàng mà hệ thống tổng hợp không ?
Có nhưng mà điều này không cần vì
máy tính có thể trả lời bất kỳ khi nào ta
cần rồi ?
Quan sát : Hình như anh này cũng có
kiến thức sâu trong máy tính đây ?
Câu 2 : Anh quan tâm đến cái gì trong
hệ
thống quản lý nhà hàng
Cái mà tôi quan tâm là hệ thống này có
thể liên lạc với hệ thống ngân hàng
không
Quan sát : Hình như anh ta không biết
rằng hầu như các hệ thống quản lý kinh
doanh đều có thể liên kết với ngân hàng

Đánh giá chung :
Họ còn hỏi về hoạt động hệ thống có cần phải đào tạo nguồn nhân lực mới không ?




6
Nhưng thời gian đã hết nên hẹn vào cuộc phỏng vấn lần sau !

3>Lưu đồ công việc ( ghi khi phỏng vấn )

Dự án Tiểu dự án :Quản lý kho hàng Trang: T1
Loại : Lưu đồ

Nhiệm vụ: Lập phiếu xuất Ngày: 25/03/2006
Thủ kho
Người quản lý
Bên ngoài











Lập và chuyển

đơn đặt hàng
(T1)
Tiếp nhận
hàng (T2)

(D3)Phiếu giao
hàng
Nhà cung
cấp

(D2)Đơn
đặt hàng

(D1)Sổ
đặt hàng





7






4>Bảng mô tả chi tiết công việc

Dự án Tiểu dự án Trang : 1

Loại : Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số tt:1
Ngày :30/03/2006
Công việc:Lập đơn




8
nhậphàng
Điều kiện bắt đầu : Khi thấy hàng trong kho đã
sắp hết thì bộ phận thủ kho
lập phiếu kê khai các mặt
hàng cần mua sau đó gửi
chobộ phận kế toán để
nhập hàng




Thông tin đầu vào : Phiếu yêu cầu từ bộ phận
thủ kho


Kết quả đầu ra Đơn đặt hàng được gửi đi
Tần suất: Hàng tháng
Thời lượng ½ ngày
Quy tắc Tất cả mọi đơn nhập hàng
đều phải thông qua ban

lãnh đạo cấp trên

Lời bình : Đôi khi có những đơn đặt
hàng được đặt do tình
huống đột xuất do bộ phận





9
kế hoạch thấy thị trường có
khả năng biến đổi giá cả
các mặt hàng

5>Bảng mô tả chi tiết hồ sơ tài liệu

Dự án
Tiểu dự án :Lập đơn hàng Trang 1
Số tt:1
Ngày:31/03/2006

Loại : Phân tích hiện
trạng
Mô tả dữ liệu
Định nghĩa Tên dữ liệu : Nhà cung cấp
Dùng để chỉ những người
Cung cấp hàng thường
xuyên

Cấu trúc và khuôn dạng Kiểu ký tự gồm 30 đến
40 ký tự , một số chữ đầu
hay viết tắt viết hoa

Loại hình Hồ sơ gốc ( sơ cấp )




10
Số lượng 30 nhà cung cấp tối đa
Ví dụ Công ty TNHH KIMME, viết tắt
TNHH KIMME

Lời bình Tên nhà cấp thường có tên đầy
đủ và tên viết tắt , đôi khi còn có
tên viết tắt bằng tiềng anh , bên
cạnh đó còn có các thông tin như
: Điện thoại , website, fax…


6>Bảng tổng hợp công việc

STT Mô tả công việc Vị trí
làm
việc
Tần
suất
Hồ
sơ

vào
Hồ
sơ
ra
T1 Lập đơn nhập hàng:Xuất phát từ
yêu cầu nhập thêm hàng hoá , bộ
phận thủ kho kê khai các mặt hàng
cần nhập , rồi chuyển cho bộ phận
kế toán xe, xét xét , sau đó chuyển
đến NCC thích hợp , hình thức đặt
này có thể thông qua mạng , qua

Quản
lý kho
hàng

1đơn
/ngày,

15
dòng
trên 1


D1
D5
D6


D2

11
điện thoại … đơn
T2
……
… … … …

7>Bảng tổng hợp thực thể dữ liệu(hồ sơ , tài liệu)

STT Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu- Vai
trò
1 D
1
Hồ sơ nhà cung cấp
2 D
2
Đơn mua hàng
3 D
3
Phiếu nhập kho
4 D
4
Sổ nhập kho
5 D
5
Báo giá nhà cung cấp
6 D

6
Phiếu giao hàng
7 D
7
Hồ sơ khách hàng




12
8 D
8
Sổ xuất kho
9 D
9
Phiếu xuất
10 D
10
Báo giá Công ty
11 D
11
Phiếu bảo hành
12 D
12
Tài khoản
13 D
13
Sổ thu chi
14 D
14

Phiếu thu chi
15 D
15
Hoá đơn sửa chữa
16 D
16
Sổ bảo hành
17 D
17
Hoá đơn thanh toán
18 D
18
Báo cáo
8>Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu





13
STT Tên gọi ý
nghĩa
Kiểu Cỡ Khuôn
dạng
Lĩnh vực Quy tắc ràng
buộc
1 Tên hàng hoá Ký tự 25 Kế toán
2 Số hoá đơn Kiếu
số
8 Kế toán Phải là các số

3 Ngày hoá đơn ngày 8 dd-mm-
yy
Kế toán
… … … … … … …




14


Phiếu bảo hành





15


Báo giá chi tiết





16


Phiếu xuất kho

17




I-Các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của công ty :
Công ty máy tính Hoàng Cường là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính
có thương hiệu nổi tiếng tại Hải Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 75-
Lương Khánh Thiện -Hải Phòng.
Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh
kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác , cụ thể là quá trình hoạt động như
sau :
Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được
danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo
công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp
khác nhau ).Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra và ghi
phiếu nhập kho , đồng thời gửi phiếu cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán
thanh toán với nhà cung cấp ( việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình
thức chuyển khoản thông qua ngân hàng ) .
Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ là người đảm nhận
việc giới thiệu thông tin cho khách hàng biết về sản phẩm họ cần mua . Sau quá
trình xem xét , nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh
gửi yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho biết để viết phiếu xuất
kho , sau đó thì bộ phận thủ kho gửi phiếu xuất này cho bộ phận kế toán để bộ
phận này viết phiếu thanh toán và tiến hành thu tiền của khách hàng .

18
Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành cho khách khi khách mua hàng (hàng
chỉ được bảo hành trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành ).
Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng bảo hành để được bảo
hành
Sau mỗi ngày thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo về tình kinh doanh của
công ty .

II - Thiết kế hệ thống :
2.1- Biểu đồ ngữ cảnh :
a) Sơ đồ :

0

HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
Yêu
cầu
báo
cáo
Gửi
báo
cáo
Báo giá NCC
Y/c
ki
ểm

Y/c mua hàng



NHÀ CUNG
CẤP
BAN LÃNH ĐẠO
CTY
KHÁCH
HÀNG
Y/c đặt hàng
TT hàng g
ửi ,

Phiếu giao hàng
HD thanh toán
TT ti
ền

Thông
Báo giá cty
T
2
hàng
Thanh toán
HD thanh toán
Y/c bảo hành
Thông

báo KQ







19

b) Mô tả tương tác :
- NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá của các nhà cung cấp , sau
đó chọn ra nhà cung cấp thích hợp , rồi tiến hành gửi đơn đặt hàng cho nhà
cung cấp , sau đó nhà cung cấp gửi thông tin hàng hoá và phiếu giao hàng cho
công ty . Khi công ty thanh toán tiền thì nhà cung cấp gửi cho hoá đơn thanh
toán và công ty gửi tiền cho nhà cung cấp ( Hình thức thanh toán tiền ở đây có
thể bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng ).




20
- KHÁCH HÀNG : Khi khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp
nhận khách hàng đồng thời cho khách hàng biết thông tin về hàng cần mua và

báo giá chi tiết của hàng đó . Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết
định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu cho bộ phận thủ kho để viết
phiếu xuất hàng , bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất cho bộ phận kế toán công
ty sau đó bộ phận này viết phiếu thanh toán và chuyển cho khách hàng hoá đơn
thanh toán . Đồng thời khi khách mua hàng thì cũng được viết phiếu bảo hành
cho hàng đó .
-NGÂN HÀNG : Khi khách có nhu cầu thanh toán với công ty bằng hình thức
chuyển khoản thì công ty phải nhờ ngân hàng để thực hiện giao dịch này
.Đồng thời khi công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp bằng hình thức chuyển
khoản thì cũng phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này .
- BAN LÃNH ĐẠO : Ban lãnh đạo công ty khi có yêu cầu cần báo cáo về tình
hình kinh doanh của công ty thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo
2.2- Sơ đồ phân rã chức năng gộp :




21
Các chức năng hoạt động của hệ thống kinh doanh của công ty được mô tả như
sau :

2.3 Mô hình phân rã chi tiết các chức năng
2.3.1 Mua hàng
a) Sơ đồ:



HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
1. Mua hàng
2. Bán hàng

3. Thanh toán tiền
4. Bảo hành
5. Báo cáo
Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng gộp của hệ thống
1.
Mua hàng

1.1 Lập đơn hàng
1.2 Kiểm tra đơn hàng
1.3 Tạo phiếu nhập
1.4 Nhập hàng vào kho




22


b) Mô tả chi tiết các chức năng
* Lập đơn hàng: Ban lãnh đạo Công ty sau khi lên kế hoạch mua hàng thì gửi
đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về.
* Kiểm tra đơn hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ
kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn mua hàng không? Sau đó làm thủ
tục nhập kho.
* Tạo phiếu nhập: Bộ phận thủ kho viết phiếu nhập để chuyển hàng vào kho.
* Nhập hàng vào kho: Bộ phận thủ kho chuyển hàng vào kho.
2.3.2 Bán hàng
Hình 2.3.1: Sơ đồ phân rã chức năng
Mua hàng

:





23
a) Sơ
đồ:

b) Mô tả chi tiết các chức năng
 Tiếp nhận đơn hàng: Khách khi đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ
tiệp nhận đơn hàng và cho khách biết thông tin và báo giá của từng chủng
loại hàng.
 Kiểm tra hàng: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh
sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng
không? Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách.
 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi khách xem và đồng ý mua hàng thì bộ phận
kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng.
 Lập hoá đơn thanh toán: Bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất hàng cho bộ
phận kế toán, bộ phận kế toán lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng.
2.3.3 Thanh toán tiền
a) Sơ đồ
Hình 2.3.2: Sơ đồ phân rã chức năng Bán hàng
2.
Bán hàng

2.1 Tiếp nhận đơn hàng
2.2 Kiểm tra hàng
2.3 Lập phiếu xuất hàng

2.4 Lập hoá đơn thanh toán




24










b) Mô tả chi tiết chức năng
 Cập nhật HĐ thanh toán: Sau khi bộ phận thanh toán lập ra hoá đơn
thanh toán, đồng thời tiến hành cập nhật đơn thanh toán cho khách hàng .
 Xem dư nợ khách hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra xem khách hàng (
Khách hàng quen hoặc lâu năm) còn dư tiền hay thiếu nợ đối với Công ty
để yêu cầu thanh toán.
 Xem dư nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán kiểm tra xem nhà cung cấp có
dư hay nợ đối với Công ty hay không? Rồi yêu cầu thanh toán nốt.
 Lập phiếu thu chi:Sau khi đã xem dư nợ của khách hàng và nhà cung cấp
bộ phận kế toán sẽ lập phiếu thu chi cho các bên.
2.3.4 Bảo hành
3.
Thanh toán ti
ền

3.1 Cập nhật HĐ thanh toán
3.2 Xem dư nợ khách hàng
3.3 Xem dư nợ nhà cung cấp
3.4 Lập phiếu thu chi
Hình 2.3.3: Sơ đồ phân rã chức năng Thanh toán tiền




25

a) Sơ đồ







`

b) Mô tả chi tiết các chức năng
 Cập nhật phiếu bảo hành: Khách hàng mang phiếu bảo hành đến Công
ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không?
 Lập hoá đơn sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành
nếu hết hạn nhưng vẫn có yêu cầu bảo hành thì nhân viên bảo hành vẫn tiến
hành bảo hành và lập hoá đơn thanh toán.
2.3.5 Báo cáo
a) Sơ đồ:

4. Bảo hành
4.1 Cập nhật phiếu bảo hành
4.2 Lập hoá đơn sửa chữa

Hình 2.3.4 Sơ đồ phân rã chức năng Bảo hành