Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý xuất nhập hàng hoá ppt
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (842.44 KB, 109 trang )
ĐỒ ÁN:
Quản lý xuất nhập hàng hoá
Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và
việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi
ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công
nghệ thông tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các
ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG
NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hoàn
toàn tin học hoá trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hoá là một
trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống
quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng
trên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng
được với nhu cầu thực tế.
Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC
PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong công
ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin
quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.
Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:
Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng
Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan
Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương IV: Xây dựng chương trình
Chương V: Đánh giá hệ thống
Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này không
thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viên
đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn.
Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hoà– GV bộ môn Công
Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình
hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này.
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………… …… 1
MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2
Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3
I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3
II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4
Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8
I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8
II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8
III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9
IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14
V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16
VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18
VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22
Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23
I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23
II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24
III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31
Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33
I. Phần dữ liệu……………………………………………………………… 33
II. Một số giao diện chính ………………………………………………… 34
III. Một số Module chính ………………………………………………… 36
Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ………………………………… 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu tổng quát
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế
biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công
nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống giao dịch
và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng
nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an toàn dữ liệu cao.
Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh
mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang
hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các
chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.
Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,
kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những
năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu
tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề
khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an toàn và độ
bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt
nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.
Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ
thống quản lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin
quản lý kinh doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng
còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý
khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân
thiện với người sử dụng.
2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở
Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là
một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các
mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí,
nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản
phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh
Hoà, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak).
2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty
Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm
(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản
phẩm này cho các chi nhánh của công ty.
TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH
CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ
CC hàng
PP hàng
PP hàng
- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty
Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :
- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.
- Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách.
- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm.
- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình
số lượng hàng hoá trong kho.
3. Các quy trình quản lý như sau
a. Quy trình quản lý nhập hàng
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số
lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong kho và
danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng.
Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách
và số lượng các mặt hàng cần nhập về.
BAN GIÁM
ĐỐ
C
B
Ộ
PH
Ậ
N
KINH DOANH
B
Ộ
PH
Ậ
N K
Ế
TOÁN
B
Ộ
PH
Ậ
N
KHO
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh
doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.
- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh
doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin
đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập,
đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới
bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty.
- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:
- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hoá
như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,
tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).
Trong đó:
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.
Tổng giá trị =
số lượng nhập * đơn giá nhập
haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk
dgbqck
ln
Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.
b. Quy trình quản lý xuất hàng
- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in
sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng,
phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại
và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào
đó.
- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận
hàng một số ngày quy định.
- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách
hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ
chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo
đơn đặt hàng.
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so
sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ
cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt
dưới mức tồn tối thiểu.
- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy
đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn
giá, ngày hẹn trả tiền.
- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:
Tổng giá trị =
số lượng xuất * đơn giá xuất
c. Thống kê.
- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hoá trong tháng
theo mẫu đã định.
- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì
phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho, tình hình công
nợ.
4. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh
a. Mẫu phiếu đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách
đặt hàng.
S
ố
l
ượ
ng hàng t
ồ
n = s
ố
l
ượ
ng hàng nh
ậ
p
–
s
ố
l
ượ
ng hàng xu
ấ
t
CÔNG TY CN CB TH
Ự
C PH
Ẩ
M QU
Ố
C T
Ế
CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHI
Ế
U
ĐẶ
T HÀNG
(Không có giá trị thanh toán)
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH
H
ọ
và tên khách hàng: …………………………………………………… Tel: ………….
b. Mẫu phiếu nhập kho
Đơ
n v
ị
: …………………
Địa chỉ : …………………
PHI
Ế
U NH
Ậ
P KHO
Số ……
Ngày … tháng …. Năm …….
Mẫu số : 01 – VT
Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài Chính
-
H
ọ
và tên ng
ườ
i giao hàng: ……………………………………………………………
- Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm……
Của ………………………………………………………………………………………
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………
STT
TÊN, NHÃN HI
Ệ
U, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)
Mã
số
Đơ
n
vị tính
S
Ố
L
ƯỢ
NG
Đơ
n
giá
Thành ti
ề
n
Theo
chứng từ
Th
ự
c
nhập
A
B
C
D
1
2
3
4
C
Ộ
NG
x
x
x
x
x
ngày …… tháng …… năm ….
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
c. Mẫu phiếu xuất kho
Đơ
n v
ị
: …………………
Địa chỉ : … ……………
PHI
Ế
U XU
Ấ
T KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
S
ố
: …………
Nợ:………………………
Có: … ……………………
H
ọ
và tên ng
ườ
i nh
ậ
n hàng: ……………………………………………………………
Địa chỉ (bộ phận): ………………………………………………………………………
Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………
STT
TÊN, NHÃN HI
Ệ
U, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(Sản phẩm hàng hoá)
Mã
số
Đơ
n
vị tính
S
Ố
L
ƯỢ
NG
Đơ
n
giá
Thành ti
ề
n
Yêu c
ầ
u
Th
ự
c
xuất
A
B
C
D
1
2
3
4
C
Ộ
NG:
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………………………………………………………
Xuất, ngày …… tháng …… năm ……
Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho
d. Mẫu phiếu đề nghị thanh toán
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.
II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
1. Phân tích
OFFICIAL RECEIPT
PHIẾU THU
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………
RECEIVED FORM M/S
Nhận của …………………………………………… …………………………………
POST
Bộ phận công tác …………………………………………………………………………
BEING
Về khoản: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
Số tiền ………………… ………………… đồng (bằng chữ) …………………………
…………………………………………………………………………………………….
ENCLOSE DOCUMENTS
Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc
Date: …… / ……… / …………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KT THANH TOÁN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP
MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY
INTERFOOD PROCESSING I
NDUSTRY LTD
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG
MST: 360024563.1.004.1
No
Số …… Mẫu số 3 - TM
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản
lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hang), Hàng hoá, Kho.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu,
tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách
hàng, hàng hoá, kho, các hoá đơn chứng từ, cũng như khả năng tính toán, chọn lọc
thống kê và in ấn các thông tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào:
- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thông tin về hàng hoá: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số
lượng tồn tối đa.
- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra:
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
- In ra các phiếu thanh toán.
- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và
số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.
- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu.
In ấn các hoá đơn chứng từ.
Chức năng trung tâm:
- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toán và
tính toán giá trị hàng hoá.
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hoá đơn chứng từ liên quan đến việc
xuất/ nhập hàng, hàng hoá, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của nhà quản lý như:
+ Lập đơn đặt hàng,
+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,
+ Lập phiếu thanh toán,
+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành
nên một thể thống nhất.
Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con người
nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống
kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:
- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực
tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp
tham gia vào việc đề xuất các quyết định.
- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc xử lý các thông tin.
Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên
ngoài hệ thống và những hệ thống con.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thông tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt
động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất
nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh
mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập.
1. Các đối tượng yêu cầu quản lý
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu
thanh toán.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Mã mặt hàng
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Mã kho
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
d. Quản lý đơn đặt hàng:
- Mã đơn đặt hàng
- Số lượng đặt hàng
- Đơn giá đặt hàng
- Ngày giao
e. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)
- Mà phiếu nhập xuất hàng
- Số lượng nhập xuất hàng
- Đơn giá nhập xuất hàng
- Ngày nhập xuất hàng
- Ngày hẹn trả tiền
f. Quản lý phiếu thanh toán:
- Mã phiếu thanh toán
- Ngày thanh toán
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng
- Tên ngân hàng
2. Các chức năng của hệ thống
Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên
hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng
của Công ty.
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hoá, thông tin về kho hàng.
- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.
Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh.
- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.
- Thông tin ra: báo cáo thống kê.
Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng
hoá.
- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.
- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm.
Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin
giao dịch xuất nhập hàng hoá. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình
bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một
cách chi tiết hơn.
III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG
1. Sơ đồ phân rã tổng thể
2. Sơ đồ chức năng chi tiết.
a. Chức năng quản lý nhập hàng.
Giải thích các chức năng:
- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết
phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung
cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà
cung cấp đó có khả năng cung ứng.
HO
Ạ
T
ĐỘ
NG GIAO D
Ị
CH XU
Ấ
T NH
Ậ
P HÀNG
QU
Ả
N
LÝ XUẤT
HÀNG
TH
Ố
NG
KÊ VÀ BÁO
CÁO
TÌM
KIẾM
QU
Ả
N
LÝ
NHẬP
HÀNG
QU
Ả
N LÝ NH
Ậ
P HÀNG
GHI
NHẬN
NHÀ
CUNG
CẤP
MỚI
L
Ậ
P
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
L
Ậ
P
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
THANH
TOÁN
CH
Ọ
N
NHÀ
CUNG
CẤP
THÍCH
HỢP
KH
Ớ
P
VỚI
ĐƠN
HÀNG
VỀ
C
Ậ
P
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
