Báo cáo đề tài " Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty may xuất khẩu DHA " pdf

Chuyờn thc tp tt nghip GVHD: TS Lờ Kim
Ngc
TRƯờNG ĐạI HọC KINH Tế QuốC DÂN
khoa kế toán

chuyên đề thực tập tốt nghiệp
đề tài:
Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA

Sinh viên thực hiện
: mai ngọc ánh
Mã sinh viên
: cq500156
Lớp
: kế toán tổng hợp 50b
Giáo viên hớng dẫn
: ts. lê kim ngọc
SV: Mai Ngc nh KTTH 50B
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Hµ NéI, th¸ng 5/2012
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
2.1.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 31

46
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
NVL : Nguyên vật liệu
GTGT : Giá trị gia tăng
SXKD : Sản xuất kinh doanh
PXSX : Phân xưởng sản xuất
GVHB : Giá vốn hàng bán
BTC : Bộ Tài chính
TGNH : Tiền gửi ngân hàng
QLDN : Quản lý doanh nghiệp
SXC : Sản xuất chung
BCTC : Báo cáo tài chính
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 29
2.1.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 31
Biểu 2.8: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư 34
46
Biểu 2.25: Mẫu sổ chi tiết quỹ tiền mặt 59
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc

LỜI MỞ ĐẦU
Những năm gần đây, trong nền kinh tế mở cạnh tranh diễn ra gay gắt và quyết
liệt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Công ty TNHH may xuất khẩu
DHA là một trong những doanh nghiệp phục vụ trong ngành may mặc tại Việt
Nam, một thành viên trong môi trường cạnh tranh đó. Để tồn tại và phát triển doanh
nghiệp luôn cố tập trung mọi cố gắng vào hai mục tiêu quan trọng đó là: kinh doanh
có lợi và đảm bảo khả năng thanh toán.
Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA cũng như các doanh nghiệp sản xuất
khác, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu. Nó là cơ sở vật
chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Một doanh nghiệp muốn tiến hành
sản xuất thì nhất thiết phải có nguyên vật liệu. Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu có
chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và có ảnh hưởng lớn đến chất
lượng sản phẩm đầu ra. Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong
tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong
thời gian thực tập tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, em đã chọn đề tài: “
Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA” làm
chuyên đề thực tập tốt nghiệp.
Nội dung của chuyên đề thực tập gồm ba chương:
Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH
may xuất khẩu DHA.
Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất
khẩu DHA.
Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất
khẩu DHA.
Trong quá trình thực tập và hoàn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp này em
đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Lê Kim Ngọc và các anh chị ở phòng
kế toán của Công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Em xin chân thành cảm ơn!
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim

Ngọc
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT
KHẨU DHA
1.1. ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY
XUẤT KHẨU DHA.
1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.
Hiện nay, dệt may là một trong những ngành có kim ngạch xuất khẩu lớn của
Việt Nam. Sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã tạo
điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, nhưng cũng đồng thời
tạo sự cạnh tranh gay gắt hơn. Đây là một cơ hội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnh
tranh khẳng định vị thế về mẫu mã và chất lượng của mình, tuy vậy cũng là sự đe
dọa đối với các doanh nghiệp Việt Nam, sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của
họ không đứng vững được trên thị trường.
Công ty TNHH may xuất khẩu DHA là một trong những doanh nghiệp phục
vụ trong ngành dệt may tại Việt Nam. Sản phẩm của công ty chủ yếu là các loại sản
phẩm gia công phục vụ cho xuất khẩu như: áo thun, áo khoác, áo jacket, quần 2
lớp…. ví dụ một số nhãn hàng của công ty như: Columbia (áo jacket), Alo, Bella,
Mango, Old Navy (áo quần thể thao)… Bên cạnh đó, công ty cũng sản xuất mặt
hàng chăn, ga, gối, đệm phục vụ cho xuất khẩu và thị trường trong nước. Hiện nay,
công ty đang cố gắng phát triển thị trường trong nước với sản phẩm chăn, ga, gối,
đệm mang thương hiệu Newmoon. Do đặc điểm sản phẩm của công ty đa dạng,
phong phú về chủng loại, kích cỡ nên doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu
khác nhau, rất đa dạng và cũng nhiều chủng loại với quy cách khác nhau. Ví dụ như
các loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, bông, mex,… để sản xuất các loại sản phẩm
có quy cách, mẫu mã khác nhau.
Nguyên vật liệu tại công ty không những đa dạng về chủng loại và quy cách
mà hơn nữa do đặc thù trong ngành may mặc nên vật liệu tại công ty như các loại
vải, chỉ, khuy… còn đa dạng về màu sắc. Với từng dòng sản phẩm khác nhau và tùy
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B

7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
theo đơn đặt hàng của khách hàng mà nhu cầu về màu sắc sản phẩm là khác nhau,
từ đó cần những nguyên liệu phù hợp.
Cũng như trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu tại công ty
cũng mang các đặc điểm chung là: là tài sản dự trữ thuộc tài sản ngắn hạn, là đối
tượng lao động một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ( đối
tượng lao động, tư liệu lao động và lao động sống) là cơ sở vật chất hình thành nên
sản phẩm mới.
Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm tại Công ty TNHH may
xuất khẩu DHA thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất ( 65 – 75% tổng
giá thành), đặc biệt là nguyên liệu chính. Do vậy, khi có biến động nhỏ về chi phí
nguyên vật liệu thì sẽ có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của công ty.
Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty TNHH may xuất khẩu DHA nói riêng và
của ngành may mặc nói chung không gây khó khăn cho quá trình bốc dỡ, vận
chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển và bảo quản không tốt cũng gây
ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ
gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra của công ty. Do đó, công ty
cần có các biện pháp quản lý, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại nguyên
vật liệu, tránh hư hỏng mất mát làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của công ty.
Ví dụ: bông, vải, chỉ khi vân chuyển và bảo quản cần đảm bảo độ ẩm phù hợp và
tránh để quá lâu nếu không chúng rất dễ bị mốc, ố, bục, mủn… không đảm bảo yêu
cầu chất lượng cho công tác sản xuất sản phẩm.
Bên cạnh đó, do đặc thù mỗi loại sản phẩm là khác nhau, việc sử dụng các
nguyên liệu, các loại vải là khác nhau. Với mỗi đơn đặt hàng, doanh nghiệp mua
nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho sản xuất đơn hàng đó, các nguyên liệu
chính đặc biệt là các loại vải ít khi được dùng lại cho đơn đặt hàng tiếp theo. Do
vậy, việc cung ứng vật tư được công ty rất coi trọng. Để vừa đảm bảo cung cấp đầy
đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm tồn đọng trong kho, gây

thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu nguyên
vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
làm cho việc sản xuất kinh doanh của công ty kém hiệu quả. Do đó, việc tính toán
định mức và kế hoạch thu mua phải phù hợp, quá thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu
cũng không tốt cho việc sản xuất kinh doanh của công ty.
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty
may xuất khẩu DHA có những nét riêng biệt và khó hạ thấp chi phí nguyên vật liệu.
Việc sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành
thành phẩm góp phần không nhỏ vào nâng cao hiệu quả sản xuất. Vì vậy, cần phải
quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu
mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ và vận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyên
vật liệu chính.
1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh tại
Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.
Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA cũng như tất cả các doanh nghiệp sản
xuất khác, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là vô cùng quan
trọng. Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vai trò là nhân chủ
yếu không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào . Vì quá trình sản xuất là
quá trình kết hợp giữa sức lao động với tư liệu lao động để tạo ra các sản phẩm
phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và thị hiếu của khách hàng . Giai đoạn này một mặt
doanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố có liên quan để tiến
hành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu được một lượng kết quả sản xuất bao
gồm thành phẩm và sản phẩm dở dang.
Nguyên vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong quá trình tạo ra sản phẩm, không
có nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất. Mà trong
các doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH may xuất khẩu DHA, gián đoạn

trong sản xuất là điều tối kị. Và hơn nữa, chất lượng nguyên vật liệu cũng ảnh
hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì thế nên công tác thu mua, bảo
quản và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào luôn được chú trọng tại doanh
nghiệp đảm bảo làm sao đủ vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng để đưa vào sản xuất.
Từ đó ta nhận thấy, nguyên vật liệu tại Công ty DHA còn là một trong các nhân tố
góp phần giúp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra bình thường.
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Mục đích cuối cùng của các doanh nghiêp sản xuất kinh doanh đó chính là lợi
nhuận. Tuy nhiên để đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi đòi hỏi doanh nghiệp
phải áp dụng mọi biện pháp để tăng lượng kết quả thu được, giảm lượng chi phí chi
ra mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao nhất. Vì thế giảm được chi
phí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh
nghiệp. Song để đạt được điều này không phải đơn giản mà điều kiện tiên quyết của
doanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng hợp lý phù hợp với
từng thời điểm cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất. Nếu công tác kế toán nguyên
vật liệu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết trong quá trình sản xuất sẽ giúp cho các
nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược kinh doanh hiệu hơn.
1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.
Trong công ty TNHH may xuất khẩu DHA nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ,
nhiều chủng loại khác nhau. Chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, quy
cách, phẩm cấp, chất lượng. Hơn nữa nguyên vật liệu lại là loại tài sản thường
xuyên biến động. Do đó, để phục vụ tốt cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật
liệu của công ty cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vât liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh của công ty DHA, toàn bộ nguyên vật liệu tại đây được phân ra thành
các loại sau:
Vật liệu chính

Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở
vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm: vải, chỉ, khuy, bông,
vải lót mex, chun, khóa… Trong mỗi loại nguyên vật liệu chính đó lại chia thành
nhiều thứ khác nhau. Ví dụ như:
+ Vải gồm: vải bò, vải thô, vải kaki, skavi ( blue, black, white,…), vải cotton
( 100%, 60% ), satank, vải chéo, vải bay, vải màu Royal…
+ Chỉ cũng gồm nhiều loại: chỉ 50C2 ( black, blue, white,…), chỉ 60C3, chỉ
30C3, chỉ mạ non,…
+ Khuy cũng có nhiều loại: khuy đồng, khuy nhựa 14 ly, khuy 12ly đen, khuy
15ly mạ non,…
Vật liệu phụ
Tuy không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, nguyên vật
liệu phụ chỉ là những vật liệu có tác dụng phụ phục vụ trong quá trình sản xuất tạo
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
nên sản phẩm của công ty, nhưng khi được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu
chính nó có tác dụng làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử
dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục
vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Ví dụ như: phấn may, giấy gói hàng,
phấn bột, nẹp sắt,…
Văn phòng phẩm
Văn phòng phẩm là các loại vật liệu trang bị cho công tác quản lý, hành chính
ở các phòng, ban khác nhau trong công ty. Văn phòng phẩm tại công ty TNHH may
xuất khẩu DHA bao gồm: bút bi, bút chì, hồ dán, mực, giấy các loại,…
Phụ tùng thay thế
Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa
máy móc, thiết bị sản xuất trong doanh nghiệp như: kim may, vít bắt chân vịt máy
khâu, trụ tự động máy, ắc quy, răng cưa mặt nguyệt, thoi, suốt,

Nguyên vật liệu khác
+ Nhiên liệu: là những loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt
lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản
phẩm diễn ra liên hoàn. Gồm có: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen,…
+ Nguyên vật liệu khác: vải thừa, bông vụn… được tận dụng để trang trí thêm
cho sản phẩm.
1.1.4. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.
Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.
Tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật
liệu được diễn ra thường xuyên, với mỗi lần nhập giá cả nguyên vật liệu lại có sự
khác nhau. Do đó việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu nhập hay xuất dùng
là rất cần thiết. Hiện nay, thực tế công ty đang sử dụng giá thực tế để đánh giá
nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động.
Đối với nguyên vật liệu công ty nhận may gia công ( nguyên vật liệu do bên
thuê gia công cung cấp) thì công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không theo dõi
về giá trị của những loại vật liệu đó.
Đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty toàn bộ được mua
ngoài từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu, được công ty theo dõi cả về
số lượng và giá trị trong quá trình nhập và xuất dùng cho sản xuất sản phẩm.
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do giám đốc
công ty quyết định.
Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu là được mua từ bên ngoài về nhập kho. Giá
trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau:
Giá trị thực

tế NVL
mua ngoài
nhập kho
=
Giá mua
ghi trên
hóa đơn
+
Chi
phí thu
mua
+
Thuế nhập
khẩu (nếu
có)
_
Chiết khấu
thương mại,
giảm giá
hàng bán
Trong đó:
+ Giá mua ghi trên hóa đơn: Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ nên giá mua đây là giá chưa có thuế GTGT.
+ Chi phí thu mua: Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua
NVL như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ,…
+ Thuế nhập khẩu: Với các loại NVL phải nhập khẩu phục vụ cho sản xuất
công ty phải chịu thêm khoản thuế nhập khẩu.
+ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Khi mua NVL với số lượng lớn
được hưởng chiết khấu thương mại hoặc do NVL của nhà cung cấp không đạt đúng
tiêu chuẩn chất lượng như đã thỏa thuận, công ty được giảm giá thì những khoản

này đều được giảm trừ vào giá trị NVL đầu vào.
Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07/02/2012 công ty mua vải của
công ty TNHH dệt may Tấn Thành:
Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá
Vải Royal 2.000 m 47.000
Vải kẻ AT 3.000 m 35.500

Thuế suất thuế GTGT 10%
Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệt
may Tấn Thành chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên
hóa đơn.
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Ta có:
- Giá mua chưa có thuế GTGT:
2.000 x 47.000 + 3.000 x 35.500 = 200.500.000 đồng
- Thuế GTGT: 200.500.000 x 10% = 20.050.000 đồng
- Giá thanh toán: 200.500.000 + 20.050.000 = 220.550.000 đồng
Giá thực tế NVL nhập kho là: 200.500.000 đồng
Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, giá xuất kho NVL được áp dụng là
phương pháp “ giá thực tế đích danh”. Vật liệu của công ty được quản lý theo từng
lô hàng riêng rẽ, áp dụng phương pháp tính giá xuất kho giá thực tế đích danh, khi
xuất kho vật liệu của lô hàng nào thì tính theo giá thực tế đích danh nhập của lô
hàng đó.
Ví dụ: Ngày 11/02/2012, theo nhu cầu sử dụng của phân xưởng sản xuất I,
công ty xuất kho 800 m vải Royal và 400 m vải kẻ AT phục vụ cho sản xuất. Số
NVL này xuất từ lô hàng nhập ngày 07/02/2012 của công ty dệt may Tấn Thành

( hóa đơn số 0013047) – lô hàng nhập trong ví dụ phía trên.
Khi đó giá trị NVL xuất kho là: 800 x 47.000 + 400 x 35.500 = 51.800.000
đồng.
1.2. ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA.
1.2.1. Thu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, theo
hợp đồng, do vậy tùy yêu cầu của từng đơn hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành thu mua
nguyên vật liệu phù hợp phục vụ cho sản xuất. Ngoài một số đơn hàng có yêu cầu
đặc biệt phải nhập vật liệu từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất, còn lại hầu hết các
vật liệu của công ty đều được mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước. Còn đối
với các hợp đồng mà công ty nhận may gia công cho các doanh nghiệp khác thì
nguyên vật liệu sẽ do bên thuê máy gia công cung cấp.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập nguyên vật liệu đầu vào cho
sản xuất sản phẩm, hàng hóa của mình là rất quan trọng, vì thế công ty TNHH may
xuất khẩu DHA luôn tìm kiếm các nhà cung cấp sao cho mua được vật liệu với giá
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
thành phải chăng mà vẫn đảm bảo được chất lượng và nguồn cung kịp thời cho sản
xuất. Bên cạnh đó, công ty cũng cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà
cung cấp thông qua việc tạo dựng lòng tin đối với các đối tác trong kinh doanh.
Với vị trí địa lý thuận lợi, gần đường quốc lộ ( quốc lộ 21B) và tập trung đông
dân cư, nên đã tạo được thuận lợi cho việc vận chuyển nguyên vật liệu cũng như
đưa hàng hóa đi tiêu thụ.
Các phương thức thu mua nguyên vật liệu hiện nay của công ty bao gồm:
+ Nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêu cầu
đặc biệt về nguyên liệu hay nguyên liệu cần sản xuất sản phẩm của đơn hàng trên
thị trường trong nước không cung cấp, hoặc chất lượng không đảm bảo thì đòi hỏi

doanh nghiệp phải nhập vật liệu từ nước ngoài. Phương thức thu mua này thường
tốn nhiều thời gian trong quá trình thu mua do thời gian vận chuyển kéo dài. Một số
nhà cung cấp nước ngoài của công ty: Công ty Wadoo- Đài Loan, công ty Fabric-
Mỹ,…
+ Nhập vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước: Chủ yếu các loại vật liệu của
công ty đều được mua vào từ các nhà cung cấp trong nước. Với phương thức thu
mua này có nhiều thuận lợi hơn so với nhập khẩu giá thành thường thấp hơn, việc
vận chuyển vật liệu cũng dễ dàng hơn và không phải thông qua các thủ tục hải
quan. Việc này giúp công ty rút ngắn thời gian trong khâu thu mua. Một số nhà
cung cấp chính trong nước của công ty là: công ty dệt Nam Định, công ty Việt Tiến,
Công ty TNHH dệt may Tấn Thành, Công ty cổ phần Phong Phú,…
Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty khá thuận lợi do
việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý. Mặt khác,
các loại nguyên vật liệu công ty cần mua đều có sẵn trên thị trường không trong tình
trạng khan hiếm hay giá cả không ổn định.
1.2.2. Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu
DHA
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những
cần thu mua các nguyên liệu đảm bảo chất lượng mà còn cần có sự bảo quản hợp lý
tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty.
Hiện nay, hệ thống kho của công ty TNHH may xuất khẩu DHA bao gồm hai
kho chính trong đó có một kho dùng để bảo quản nguyên vật liệu còn kho còn lại
dùng để chứa thành phẩm đã sản xuất được. Bên cạnh hai kho chính đó tại mỗi phân
xưởng đều có kho riêng lấy vật liệu từ kho chính sau đó đem về và để phân bổ dần
cho các tổ sản xuất.
Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng sau đó

được đưa vào nhập kho để quản lý. Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối
cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu của công ty
được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung. Với diện tích kho
nguyên vật liệu tại công ty là 500m2 được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy
chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng. Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học theo
ngăn, theo thứ tự đảm bảo cách nền và tường tương ứng là 25- 30cm để chống ẩm
thấp đảm bảo độ thông thoáng tránh tình trạng ẩm gây nên mốc và gỉ sét lẫn không
bị ố vải.
Trong quy trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều được
lưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, chỉ có một phần ít
trong số đó là được đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất mà không qua kho. Chính vì
vậy công quản lý, bảo quản vật liệu tại kho là rất quan trọng. Các cán bộ, nhân viên
trong công ty đảm nhận trách nhiệm này luôn luôn cần chú ý theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế. Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu
tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong công ty.
1.2.3. Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA
Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát sinh các
nhu cầu về nguyên vật liệu. Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trên
tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về chủng loại,
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
số lượng… Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế toán. Sau khi được
duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty.
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phải chú ý
đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả. Quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng được ghi
chép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng. Trong các phân xưởng sản xuất việc sử
dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kỹ
thuật đề ra. Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sử dụng nguyên vật liệu đều

phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự giám sát của
quản lý từng bộ phận.
1.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH
MAY XUẤT KHẨU DHA.
1.3.1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối
cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận
ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm
chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA
cũng vậy với tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm khoảng 65-75% trong tổng giá thành
sản xuất sản phẩm, do đó nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt để đem lại hiệu
quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên
vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và sản phẩm làm ra có chất lượng tốt mà giá
thành lại hạ tạo sẽ tạo mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường.
Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với
vai trò như vậy nên trong công ty yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được được đặt ra
trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
+ Trong khâu thu mua: do công ty TNHH may xuất khẩu DHA phải thường
xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất
sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu thu mua phải
quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hơn nữa là phải kịp
thời cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu
gây gián đoạn hoạt động trong doanh nghiệp.
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
+ Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự
trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được
dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện

đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu giảm thiểu tình trạng
nguyên vật liệu bị hư hỏng, mất mát, giảm chất lượng.
+ Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời
giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong quá trình sử
dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng
nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh phải đảm bảo sử dụng sao cho tiết kiệm,
hiệu quả.
1.3.2. Các bộ phận trong công ty TNHH may xuất khẩu DHA và công tác
quản lý nguyên vật liệu
1.3.2.1. Phòng kỹ thuật với công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá
trình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. Công ty thường xuyên quan tâm đến công
tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của công ty
là sản xuất nhiều loại hàng hóa, nhiều chủng loại sản phẩm với kích cỡ khác nhau
chủ yếu phục vụ cho xuất khẩu, ngoài ra còn nhận các hợp đồng sản xuất cho các
đơn vị trong nước và phục vụ nhu cầu tiêu thụ nội địa. Do vậy hệ thống định mức
của công ty đã được xây dựng và đưa vào sử dụng với nhiều loại định mức khác
nhau phù hợp với đặc điểm, quy cách, phẩm chất của từng loại sản phẩm góp phần
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty. Bên cạnh đó, công ty không
ngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệu tiêu hao trên cơ sở vẫn đảm bảo chất
lượng sản phẩm đã quy định.
Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất
khẩu DHA do phòng kỹ thuật đảm nhận và trực tiếp thực hiện. Công tác xây dựng
định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên các căn cứ sau:
+ Căn cứ vào định mức của ngành
+ Căn cứ vào thành phần, chủng loại, quy cách của sản phẩm
+ Căn cứ vào việc thực hiện định mức các kỳ trước
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim

Ngọc
+ Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất
Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng hệ thống định
mức tiêu dùng nguyên vật liệu phù hợp với thực tiễn sản xuất của công ty. Để tăng
cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mọt cách chặt chẽ,
sau khi phòng kỹ thuật đã xây dựng xong định mức giám đốc công ty xem xét lại và
ký duyệt bảng định mức vật liệu dùng cho sản xuất. Trên cơ sở định mức, các cán
bộ thiết kế, sản xuất tại phân xưởng sẽ thiết kế sản phẩm sao cho đảm bảo theo định
mức hoặc cố gắng giảm bớt định mức nhằm đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu
nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định.
Công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện nay không những nhận các hợp
đồng sản xuất mà còn nhận cả hợp đồng may gia công. Đối với các hợp đồng sản
xuất sản phẩm mà công ty phải lo tất cả khâu đầu vào thì công tác xây dựng định
mức sẽ do phòng kỹ thuật của công ty xây dựng trên cơ sở đặc điểm, quy cách sản
phẩm mà khách hàng yêu cầu sao cho sản xuất đạt hiệu quả giảm chi phí nguyên vật
liệu nhưng vẫn đảm bảo về chất lượng như hợp đồng quy định. Còn đối với các hợp
đồng công ty nhận may gia công thì định mức sẽ do khách hàng ( bên thuê máy gia
công) quy định. Nhưng công ty cũng phải xem xét lại tính hợp lý để đảm bảo lượng
nguyên liệu khách hàng giao cho đủ để sản xuất số sản phẩm như hợp đồng đã ký
kết. Nếu trường hợp khách hàng đưa ra định mức là thấp quá so với định mức của
công ty thì công ty sẽ thương lượng với khách hàng để tăng định mức ở mức độ phù
hợp. Nếu không được chấp nhận thì hợp đồng sẽ không được ký kết.
Nhìn chung, trong công tác quản lý nguyên vật liệu, phòng kỹ thuật của công
ty là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu sao
cho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của từng loại sản phẩm.
1.3.2.2. Phòng kinh doanh với công tác thu mua nguyên vật liệu
Với một doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH may xuất khẩu DHA
nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng. Thiếu nguyên vật liệu sẽ dẫn tới hoạt động
sản xuất bị gián đoạn, do vậy công tác thu mua nguyên vật liệu đáp ứng cho quá
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B

18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
trình sản xuất rất được công ty chú trọng. Đảm nhiệm công việc này là bộ phận
phòng kinh doanh của công ty DHA.
Phòng kinh doanh của công ty TNHH may xuất khẩu DHA có nhiệm vụ là chủ
động tìm kiếm bạn hàng, nguồn hàng và trực tiếp ký kết hợp đồng, các đơn đặt hàng
với các đối tác có nhu cầu, hoàn thành các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu để thực
hiện đơn hàng. Để thực hiện nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu phòng kinh doanh
của công ty có lập một tổ là tổ cung ứng, tổ này chính là bộ phận trực tiếp thực hiện
công tác thu mua nguyên vật liệu.
Với nhiệm vụ của mình, tổ cung ứng thường gồm các công việc sau:
Từ các đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất mà công ty ký kết tổ tiến hành xác định
các nguyên vật liệu cần dùng, tính toán số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng.
Sau khi xác định các loại nguyên liệu và số lượng cũng như yêu cầu về chất
lượng vật liệu, tổ cung ứng tiến hành tìm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của
công ty.
Thực hiện các giao dịch, thương lượng về giá cả, số lượng vật liệu cần cung ứng
và thời gian, phương thức giao hàng.
Đặc biệt để đảm bảo vật liệu đầu vào đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, trong
quá trình thu mua bộ phận cung ứng đặc biệt chú ý theo dõi và kiểm tra chất lượng
vật tư mua vào. Do vậy, hầu hết các loại vật liệu trước khi nhập kho nguyên liệu,
hay trước khi giao nhận đều được kiểm nghiệm chất lượng trước thông qua một ban
kiểm nghiệm.
Bên cạnh đó tổ cung ứng cũng phải theo dõi thường xuyên tình hình thực hiện
các đơn đặt hàng ( đơn đặt hàng mua vật liệu) và tình hình thanh toán cho các nhà
cung cấp.
Tóm lại, với nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu, tổ cung ứng phải đảm bảo sao
cho vật liệu luôn được đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất đầy đủ về số lượng
và đạt tiêu chuẩn về chất lượng. Nhưng cũng phải đảm bảo sao cho nguyên liệu thu

mua không quá dư thừa, bởi với đặc điểm của vật liệu tại công ty, việc tồn kho
nguyên liệu trong thời gian dài sẽ dẫn đến tình trạng vật liệu như vải, chỉ bị mốc, ố,
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
bục, mủn,… không còn đảm bảo chất lượng cho sản xuất. Điều đó sẽ gây tổn thất
cho công ty làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty.
1.3.2.3. Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra nguyên vật liệu
Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, kho là nơi chứa đựng, bảo quản tất cả
nguyên vật liệu cho công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị. Do vậy, cần tổ chức
tốt công tác quản lý tại kho. Hiện nay, bộ phận kho NVL của công ty có hai nhân
viên bao gồm một thủ kho và một nhân viên kho nhận trách nhiệm quản lý. Chức
năng và nhiệm vụ đặt ra của bộ phận là:
+ Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị,
tài sản cố định và hàng hoá do mình quản lý
+ Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,
hàng quý, hàng năm
+ Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ.
Thực hiện tốt công tác quản lý tại kho sẽ giúp công ty giảm thiểu tình trạng
hao hụt, hư hỏng nguyên vật liệu đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.
1.3.2.4. Các phân xưởng và phòng ban với việc sử dụng nguyên vật liệu
Tại các phân xưởng và các phòng ban của công ty TNHH may xuất khẩu
DHA, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất hay khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, các
bộ phận cần lập giấy đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ
sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất và sử dụng của từng bộ phận.
Nếu giấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ
trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho.
Dựa trên giấy đề nghị xuất kho đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếu

xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành
xuất vật liệu. Sau khi nhận vật liệu về sử dụng tại mỗi phòng ban và đặc biệt là tại
các phân xưởng sản xuất NVL sử dụng đều được giám sát tránh tình trạng mất mát
trong sản xuất và đảm bảo quá trình sử dụng NVL được tiết kiệm.
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Từ quy trình sử dụng NVL như trên có thể thấy công tác quản lý NVL trong
quá trình sử dụng tại các phân xưởng sản xuất, các phòng ban của công ty là khá
chặt chẽ. Việc này giúp đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh của công ty.
1.3.2.5. Kế toán và công tác hạch toán nguyên vật liệu
Với vị trí quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất, việc hạch toán NVL
cần cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL tại
công ty.
Công tác kế toán NVL của công ty hiện nay do kế toán viên NVL – CCDC đảm
nhận. Với công việc của mình kế toán NVL có các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá
trị thực tế của từng loại, từng thứ NVL nhập-xuất-tồn kho, sử dụng tiêu hao cho sản
xuất.
+ Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ.
Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về
NVL.
+ Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. Phân bổ hợp lý
giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SX – KD.
+ Phát hiện kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để công ty có
biện pháp xử lý kịp thời.
Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ góp phần giúp quá trình
quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung hay quản lý nguyên
vật liệu nói riêng được thực hiện tốt hơn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh

cho công ty.
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA
2.1. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
MAY XUẤT KHẨU DHA
2.1.1. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu
2.1.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH
may xuất khẩu DHA được khái quát theo sơ đồ sau:


Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho.
Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại công ty TNHH may
xuất khẩu DHA sử dụng các chứng từ như: hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp),
biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…
Bộ phận cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu
thụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọn
nhà cung cấp vật liệu. Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận
chuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
22
Ban
kiểm
nghiệm
Cán
bộ

cung
ứng
Phụ
trách
phòng
KHSX
Thủ
kho
Người
giao
hàng
Kế
toán
vật tư
Đề
nghị
nhập
kho
Lập
phiếu
nhập
kho
Kiểm
nhận
hàng
Ký
phiếu
nhập
kho
Ghi

sổ
Kiểm
tra ghi
biên bản
kiểm tra
Bảo
quản
và
lưu
trữ
Nghiệp
vụ
nhập
kho
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi
tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trước khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ được
kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách
thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng
kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tư và người giao hàng. Cơ sở để kiểm nhận là hóa
đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trường hợp chưa có hóa đơn phải
căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm nhận).
Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai
quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu
nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá
hoặc từ chối không nhận số vật liệu đó.
Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản
kiểm nghiệm vật tư”.

Ví dụ: Ngày 07/02/2012 công ty TNHH may xuất khẩu DHA mua của Công ty
TNHH dệt may Tấn Thành 20 cây vải Royal (100m/cây) với đơn giá 47.000 đ/m và
30 cây vải kẻ AT (100m/cây) với đơn giá 35.500 đ/m, thuế GTGT là 10%, công ty
thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận
chuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn Thành chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL
này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn.
Khi nhập hàng, có hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê được lập như sau:
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng
Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư của Công ty
CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA
Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội
Mẫu số: 03 – VT
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/12P
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0013047
Ngày 07 tháng 02 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Mã số thuế: 0500403159
Địa chỉ: Đa Sỹ - Kiến Hưng – Hà Đông – Hà Nội
Điện thoại:0433828605 Số tài khoản: xxxxxxxxxx
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Việt Cường
Tên đơn vị: Công ty TNHH may xuất khẩu DHA
Mã số thuế: 0500432914
Địa chỉ: Bích Hòa – Thanh Oai – Hà Nội

Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản: xxxxxxxxxx
ST
T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Vải Royal M 2.000 47.000 94.000.000
2 Vải kẻ AT M 3.000 35.500 106.500.000
Cộng tiền hàng: 200.500.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 20.050.000
Tổng cộng tiền thanh toán 220.550.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi triệu, năm trăm năm mươi nghìn đồng.

Người mua hàng
(đã ký)
Người bán hàng
(đã ký)
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Lê Kim
Ngọc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 07 tháng 02 năm 2012
Số:38
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2012 của công ty
TNHH dệt may Tấn Thành
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/Bà: Nguyễn Thị Mai – phòng kế hoạch – Trưởng ban
+ Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên
+ Ông/Bà: Nguyễn Xuân Thành - Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại:
Số
TT
Tên, nhãn
hiệu, quy cách
Mã
số
Phương
thức kiểm
Đơn
vị tính
Số lượng
theo
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
đúng quy
cách,
phẩm chất
Số lượng
không đúng
quy cách,
phẩm chất
1 Vải Royal M 2.000 2.000 0
2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải Royal và
vải kẻ AT, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có
mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho.
Đại diện kỹ thuật
(đã ký)
Thủ kho

(đã ký)
Trưởng ban
(đã ký)
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm đạt đủ điều kiện cho nhập kho
NVL thì các bộ phận mới tiến hành cho nhập kho.
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy nguyên vật liệu đủ
tiêu chuẩn cho phép nhập kho thì cán bộ cung ứng, thủ kho và bên giao hàng tiến
hành thủ tục cho nhập kho NVL
Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biên bản
kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp hoặc hợp đồng mua
SV: Mai Ngọc Ánh – KTTH 50B
25