LUẬN VĂN: Công tác quản lý và giải quyết văn bản quản lý nông nghiệp của UBND xã Đức Trạch pdf

LUẬN VĂN:

Công tác quản lý và giải quyết văn bản
QLNN của UBND xó Đức Trạch












mở đầu
Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là một trong những phương tiện quan trọng và
chủ yếu để tiến hành tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung. Đồng thời,
nó là nguồn tư liệu xác thực và có giá trị cần thiết cho việc nghiên cứu ở trên tất cả các lĩnh
vực: chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học- công nghệ, lịch sử…
Thực hiện tốt công tác quản lý và giải quyết tốt văn bản quản lý nhà nước là một
trong những yếu tố có tính chất quyết định đến hiệu quả công việc và có ảnh hưởng rất tích

cực đến chất lượng hoạt động chung của cơ quan, đơn vị. Đặc biệt, trong công cuộc đổi
mới đất nước hiện nay, khi Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện chủ trương từng
bước cải cách nền hành chính quốc gia, thì công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN
có ý nghĩa và tầm quan trọng hơn bao giờ hết.
Thời gian qua, cũng như nhiều địa phương trong tỉnh Quảng Bình, UBND xã Đức
Trạch đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng, gửi cán bộ đi tập
huấn để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, đồng thời ban hành quy chế về công tác văn thư -
lưu trữ của UBND. Cán bộ văn phòng của UBND xã đã có sự nỗ lực cố gắng, phát huy tốt
tinh thần trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao…Nhờ những cố gắng đó mà công tác
quản lý và giải quyết văn bản của xã về cơ bản được thực hiện tốt.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những yếu kém, hạn chế: Một bộ phận cán bộ trong
UBND còn xem nhẹ công tác quản lý và giải quyết văn bản; cán bộ làm công tác văn
phòng còn hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quản lý và giải quyết văn bản chưa
khoa học, hiệu quả không cao… Những hạn chế trên phần nào ảnh hưởng, gây trở ngại cho
hoạt động của UBND xã.
Là một cán bộ của UBND xã Đức Trạch, trong nhiều năm công tác tôi luôn tâm
huyết với công việc quản lý và giải quyết các văn bản của UBND xã. Vậy nên, sau thời
gian tham gia học tập chương trình Trung cấp Hành chính tại Trường Chính trị Quảng
Bình, với lý luận, chuyên môn nghiệp vụ được Nhà trường trang bị và những hiểu biết từ
thực tiễn, tôi chọn đề tài " Công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xó
Đức Trạch " để làm tiểu luận cuối khóa. Mong muốn đầu tiên của tôi là thông qua tiểu
luận này đóng góp một phần nhỏ công sức và trí tuệ của mình cho xã nhà trong việc thực
hiện công tác cải cách hành chính mà Đảng và Nhà nước đã đề ra .

Bên cạnh đó, riêng đối với bản thân, việc thực hiện nghiên cứu, viết tiểu luận lần
này thực sự là một dịp tốt để tôi vận dụng những kiến thức và lý luận đã được học vào thực
tiễn công tác nhằm nâng cao hơn nữa về trình độ nhận thức và chuyên môn nghiệp vụ, trau
dồi kỷ năng soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản QLNN ngày một tốt hơn.
Với tinh thần trên, đề tài được kết cấu ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội dung
gồm các mục chính sau:

I: Nhận thức lý luận về công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN.
II: Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã
Đức Trạch.
III: Phương hướng và những giải pháp chủ yếu trong việc thực hiện công tác
quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã Đức Trạch.
Xây dựng, quản lý văn bản và giải quyết văn bản QLNN là những nội dung công
việc đụng chạm đến nhiều cơ quan, tổ chức, nhiều lĩnh vực hoạt động rất phong phú và đa
dạng. Mặc dầu rất cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi
những khuyết điểm, hạn chế.
Bản thân mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và đồng nghiệp
để tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !

Nội dung
I- một số vấn đề chung về công tác quản lý và giải quyết văn bản quản lý nhà nước.
1: Văn bản và các hình thức văn bản.
1.1 - Văn bản: Là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay
ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã
hội mà văn bản được sản sinh ra với nhiều nội dung và hình thức khác nhau. Trong hoạt
động quản lý Nhà nước, văn bản quản lý Nhà nước (QLNN) là văn bản hành chính do các
cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ
tục và thẩm quyền theo luật định, mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh các hệ
quả pháp lý cụ thể.
1.2 - Các hình thức văn bản quản lý nhà nước:

1.2.1- Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)
+ Văn bản QPPL là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ
tục, trình tự luật định, trong đó có chứa các quy tắc xữ sự chung được Nhà nước bảo đảm
thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN.
+ Hệ thống văn bản QPPL.

Điều 1 của Luật Ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996 quy định hệ thống văn
bản QPPL bao gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định,
Chỉ thị và Thông tư.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL.
Theo Hiến pháp và các luật tổ chức , thẩm quyền ban hành văn bản QPPL được quy
định như sau:
- Quốc hội được ban hành Hiến pháp, Luật và Nghị quyết.
- ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị quyết.
- Chủ tịch nước ban hành Lệnh, Quyết định.
- Chính phủ ban hành Nghị quyết, Nghị định
- Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị.
- Bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan ngang bộ và cơ quan thuộc chính phủ ban hành
Quyết định, Chỉ thị và Thông tư.
- Viện trưởng VKSNDTC ban hành Quyết định, Chỉ thị và Thông tư.
- Hội đồng thẩm phán TANDTC ban hành Nghị quyết.
- Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết.
- ủy ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định và Chỉ thị.
1.2.2 - Văn bản quy phạm cá biệt.
Văn bản quy phạm cá biệt mang tính chất quyết định, quy định những vấn đề có liên
quan đến một sự việc, một cơ quan, một cá nhân, một phạm vi riêng biệt, do thủ trưởng cơ
quan có tư cách pháp nhân ban hành dựa trên cơ sở văn bản QPPL.
1.2.3 - Văn bản hành chính.
Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm
thực thi các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình
hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc của các cơ quan Nhà nước. Hệ thống văn

bản hành chính phổ biến hiện nay ở các cơ quan Nhà nước gồm có: Đề án, tờ trình, kế
hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, công văn, công điện, biên bản, giấy đi đường, giấy
nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi
1.2.4 - Văn bản chuyên môn - kỹ thuật.

Văn chuyên môn - kỹ thuật ngày nay tham mưu đắc lực vào sự quản lý Nhà nước.
Văn bản chuyên môn là loại hình văn bản mang tính đặc thù chuyên môn cao. Các
lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước sau đây có nhiều văn bản chuyên môn như: Thống
kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, y tế, tòa án, tư pháp, ngoại giao, an ninh, quốc phòng
Văn bản kỹ thuật: Đặc điểm của văn bản kỹ thuật là khối lượng lớn vì một công
trình thường hình thành một bộ văn bản, chứ không phải chỉ một vài văn bản như văn bản
hành chính - chuyên môn. Văn bản kỹ thuật thường được sử dụng nhiều trong các cơ quan
thuộc các lĩnh vực như: Kiến trúc, xây dựng, cơ khí, trắc địa, thủy văn
2- Công tác quản lý và giải quyết VBQLNN trong cơ quan, đơn vị.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ thể, khoa
học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng,
thuận tiện.
Trong đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, các cơ quan Nhà nước hằng
ngày thường tiếp nhận, xử lý và ban hành rất nhiều văn bản. Cơ quan có vị trí, trách nhiệm
càng cao thì khối lượng văn bản đến và ban hành văn bản đi càng nhiều. Vì vậy, việc quản
lý và giải quyết văn bản trong mỗi cơ quan phải được thống nhất và tuân theo một quy
trình chặt chẽ từ các khâu: tiếp nhận, phân loại, chuyển giao (đối với văn bản đến); soạn
thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp lưu (đối với văn bản đi). Đồng thời, phải bảo đảm
đuợc yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác, bảo mật và an toàn. Làm được như vậy sẽ góp
phần đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, đơn vị vào nề nếp và ngày
càng được hoàn chỉnh hơn.
2.1 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
2.1.1 - Tổ chức quản lý văn bản đến.
Công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan tiếp nhận của nơi khác chuyển đến được gọi là
"công văn đến" hay " văn bản đến ".

Văn bản đến cơ quan bằng bất kỳ từ nguồn nào đều phải được chuyển tập trung vào
một đầu mối là văn thư cơ quan. Đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất. Sau khi có ý kiến
phân phối của người có thẩm quyền, văn bản phải được chuyển đến tổ chức, cá nhân thực

hiện văn bản kịp thời, đúng địa chỉ. Người nhận văn bản quản lý ký nhận vào sổ chuyển
văn bản và có trách nhiệm tổ chức thực hiện văn bản đúng quy định. Thủ trưởng cơ quan
có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc việc thực hiện văn bản.
2.1.2 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu mang danh nghĩa của cơ quan gửi đi đến các cơ
quan, đơn vị, cá nhân được gọi là " Văn bản đi".
Văn bản đi do cơ quan ban hành phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm các
thủ tục đăng ký, trình ký, đóng dấu, nộp lưu và phát hành. Cá nhân hay đơn vị soạn thảo
văn bản có trách nhiệm kiểm tra rà soát nội dung, thể thức văn bản xem đã đầy đủ, chính
xác chưa, kiểm tra lại mức độ "Khẩn", "Mật' (nếu có), Kiểm tra số lượng văn bản, địa chỉ
gửi văn bản sau đó chuyển cho cán bộ văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký, phát hành.
Văn thư cơ quan khi nhận bản thảo phải có trách nhiệm rà soát lại lần cuối, đồng
thời kiểm tra về mặt thể thức, nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản. Nếu phát hiện có
sai sót thì trao đổi với bộ phận soạn thảo văn bản để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh.
Để quản lý việc ban hành văn bản của cơ quan được thống nhất về mặt nội dung và
thể thức, yêu cầu văn bản của cơ quan, đơn vị và cá nhân nào ban hành thì chính bộ phận
cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản đó thực hiện
Văn bản đi được lập thành hồ sơ lưu trữ để ghi lại các hoạt động của cơ quan. Vì
vậy, cần phải được lưu giữ để phục vụ cho việc nghiên cứu và sử dụng. Mỗi một văn bản
do cơ quan ban hành và gửi đi đều được lưu lại cơ quan ít nhất là 02 bản trong đó, 01 bản
lưu ở đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc; 01 bản lưu ở văn thư cơ quan để thành lập
tập lưu văn bản. Bản lưu văn bản phải là bản gốc.
Việc sắp xếp, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng văn bản lưu phải thực hiện theo các
quy định hiện hành của Nhà nước.
2.1.3 - Quản lý, giải quyết văn bản nội bộ.

Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản
nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm: Những quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công
tác, giấy giới thiệu, sổ sao công văn
Mỗi loại giấy tờ trên phải có sổ đăng ký riêng, trong đó nêu rõ: Số, ký hiệu, ngày,

tháng ký, người ký công văn, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận, ký nhận theo các
quy định như đối với việc quản lý công văn đến và công văn đi.
2.1.4 - Quản lý, giải quyết văn bản mật.
Số đăng ký công văn, văn bản mật đến có nội dung cơ bản tương tự sổ đăng ký công
văn, văn bản thường, chỉ thêm cột "mức độ mật" sau cột "trích yếu". Đối với những văn
bản "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và
quản lý. Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" do thủ trương cơ quan ủy
nhiệm cho chánh văn phòng hoặc phó văn phòng hành chính quản lý. Chỉ có người được
giao quản lý văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản,
công văn .
Sổ đăng ký văn bản công văn mật đi tươmg tự như sổ đăng ký công văn đi, nhưng
thêm cột ghi "mức độ mật" sau cột "trích yếu". Những văn bản có dấu "khẩn", "thượng
khẩn", "hỏa tốc", ngoài việc đóng dấu vào công văn phải đánh dấu cả vào phong bì công
văn. Riêng công văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ được đánh dấu vào công văn, người
chịu trách nhiệm làm bì trong ghi đầy đủ, số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối
mật", "tuyệt mật" lên bì trong, rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và làm phong bì
ngoài.
Đối với văn bản Mật chỉ được phổ biến trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có
trách nhiệm thi hành. Không được mang tài liệu, văn kiện mật về nhà riêng. Khi cán bộ đi
công tác xa, không được mang tài liệu, công văn mật không liên quan đến công tác được
giao. Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc
vào sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số. Sổ tay trong đó có ghi những điều
bí mật cũng xem như tài liệu, công văn mật, và được bảo quản như tài liệu mật. Phải có
hòm, tủ, khóa chắc chắn để bảo quản công văn, tài liệu mật.
2.1.4 - Quản lý, sử dụng con dấu.

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn
vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật. Mỗi cơ quan, tổ chức
chỉ được dùng 01 con dấu cùng loại giống nhau. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản
giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ,

không được tùy tiện mang con dấu theo người. Con dấu của các cơ quan, tổ chức phải giao
cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư lưu giữ, bảo quản và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.


II. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đức trạch
1 - Tình hình chung.
- Vài nét về điều kiện tự nhiên và xã hội.
Đức Trạch là một xã miền biển: phía Đông giáp biển Đông, phía Tây giáp đường
QL1A, phía Nam tiếp giáp xã Đồng Trạch, phía Bắc giáp sông Lý Hoà. Với vị trí địa lý
nêu trên, Đức Trạch có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc giao lưu, trao đổi kinh tế, văn
hoá và nhiều lĩnh vực khác với các địa phương trong huyện, trong tỉnh và trong cả nước.
Đức Trạch có diện tích tự nhiên tương đối khiêm tốn, toàn xã có 249 ha đất, trong
đó diện tích đất đồi cát hoang chiếm 97 ha, còn lại là đất ở, đất canh tác hầu như không có.
Tổng dân số hiện nay là 1.436 hộ, 6.523 khẩu, có 3.126 lao động, được phân bố gần như
đồng đều trên 6 thôn.
Người dân Đức Trạch có một bề dày truyền thống về tình đoàn kết, gắn bó, tinh thần
hăng say lao động, cần cù và sáng tạo trong công việc. Hơn thế nữa, Đức Trạch còn là một
xã anh hùng, trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, Đảng bộ và
Nhân dân Đức Trạch đã góp một phần xứng đáng công sức của mình cùng với cả nước đấu
tranh bảo vệ nền độc lập, thống nhất và toàn vệ lãnh thổ, xây dựng Tổ quốc bình yên.
Trong thời kỳ đổi mới, cùng với cả nước, Đức Trạch đang hàng ngày hàng giờ phấn đấu
vươn lên, xoá đói, giảm nghèo, ra sức thi đua phát triển kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp hoá,
hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn; phát triển văn hoá, xây dựng xã hội ấm no hạnh phúc.
Bên cạnh đó, Đức Trạch luôn giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội; làm tốt

công tác quốc phòng - an ninh, đặc biệt trên địa bàn xã có đồn biên phòng 192 đóng quân
nên rất thuận lợi cho công tác đảm bảo quốc phòng- an ninh của xã.
- Về kinh tế.
Xã Đức Trạch là một xã thuần ngư, nghề nghiệp tạo nên thu nhập chính của người

dân chủ yếu là đánh bắt hải sản. Tổng sản lượng đánh bắt 16.000 tấn/ KH đề ra là 12.500
tấn, đạt 128%, giá trị 400 tỷ đồng. Trong đó chế biến xuất khẩu 12.000 tấn, giá trị 300 tỷ
đồng. Thu nhập bình quân 7 triệu đồng. Toàn xã có 13 tổ hợp nuôi trồng và chế biến hải
sản,10 trạm sản xuất đá lạnh, 02 trạm kinh doanh xăng dầu, 05 tổ đóng mới tàu thuyền, 03
triền đà chuyên sửa chữa tàu thuyền và 08 cơ sở chuyên sửa chữa máy móc, thiết bị tăng
phô điện phục vụ cho sản xuất.
- Về kết cấu hạ tầng.
Hiện nay tuy chưa được hoàn chỉnh nhưng về cơ bản vẫn đảm bảo phục vụ tốt cho
sinh hoạt và đời sống của nhân dân. Với phương châm "Nhà nước và nhân dân cùng làm",
5 năm qua tổng giá trị đầu tư xây dựng cơ bản đạt 3,6 tỷ đồng, trong đó vốn nội lực 770
triệu, bao gồm các hạng mục Đường, Trường, Trạm. Hiện toàn xã đã có điện lưới 100%,
có đường bê tông về đến trụ sở UBND và một số thôn. Trụ sở UBND được đầu tư xây mới
kiên cố, nhà 2 tầng, đủ phòng làm việc. Trạm y tế xã cũng đã được nâng cấp, gần đây được
xây mới, nhà 2 tầng, tạm đáp ứng đủ nhu cầu khám chữa bệnh và điều trị cho nhân dân trên
địa bàn xã. Các thôn hầu hết đã có nhà văn hóa.
- Về tổ chức trong hệ thống chính trị.
Đảng bộ xã có 176 đảng viên (trong đó 17 đảng viên dự bị) sinh hoạt ở 10 chi bộ.
Hội đồng nhân dân xã nhiệm kỳ 2004-2009 có 25 đại biểu, ủy ban nhân dân xã có 7 thành
viên và ủy ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã đã tập hợp đầy đủ các thành viên trong khối
mặt trận gồm các tổ chức đoàn thể như Hội thanh niên, Hội cựu chiến binh, Hội nông dân,
Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi và Hội chữ thập đỏ.
Nhìn chung, trong thời gian gần đây, xã Đức Trạch đã có nhiều bước chuyển biến và
thay đổi mới hơn so vơi trước về nhiều mặt. Song so với mặt bằng chung của toàn huyện
thì Đức Trạch đang còn gặp nhiều khó khăn ( 9,7% hộ dân đang thuộc diện hộ nghèo).
Tuy nhiên, phát huy truyền thống của một xã Anh hùng, phát huy cao độ đức tính
cần cù, chịu khó của người dân ở đây; với tiềm lực phát triển kinh tế của địa phương còn

rất dồi dào cùng với sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng bộ sẽ là nguồn nội lực thúc đẩy kinh
tế-xã hội của xã nhà phát triển mạnh mẽ trong những năm đầu của kỷ nguyên mới, đặc biệt
là trong vấn đề chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng CNH, HĐH…

2 - Tình hình thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã
Đức Trạch.
ủy ban nhân dân (UBND) xã Đức Trạch là cơ quan hành chính cấp xã, có trách
nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, Pháp luật và các
nhiệm vụ khác của cơ quan Nhà nước cấp trên. Đồng thời, là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân xã Đức Trạch - UBND xã còn phải thực hiện các nhiệm vụ mà Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân đề ra và thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các
lĩnh vực ở cơ sở.
Với chức năng và nhiệm vụ như trên nên thường ngày UBND xã tiếp nhận và xử lý
cũng như soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng và thẩm quyền của
mình.
Trong khoảng 3 năm trở lại đây, công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND
xã được thực hiện khá tốt, thông qua những kết quả đã làm được:
Trước hết, ngay từ đầu nhiệm kỳ mới (2004-2009), UBND đã xây dựng được bản
quy chế quy định về các nội dung chủ yếu của công tác văn thư - lưu trữ, trong đó có nội
dung nói về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã. Đây chính là cơ sở
ban đầu để đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã từng bước đi vào nề
nếp.
+ Năm 2004, UBND xã đã tiếp nhận và xử lý toàn bộ là 476 văn bản đến; ban hành
185 văn bản đi. Trong 155 văn bản đi có 42 văn bản quy phạm pháp luật, 98 văn bản nội
bộ, còn lại là văn bản hành chính thông thường.
+ Năm 2005, tiếp nhận 658 văn bản đến và ban hành 345 văn bản đi. Trong đó có
55 văn bản QPPL,185 văn bản nội bộ, còn lại là văn bản hành chính thông thường.
+ 6 tháng đầu năm 2006, UBND xã đã tiếp nhận 350 văn bản đến , ban hành 225
văn bản đi. Trong đó có 45 văn bản QPPL, 120 văn bản nội bộ , còn lại là văn bản hành
chính thông thường.

Về công tác cán bộ: Thực hiện Nghị định 09/1998/NĐ-CP của chính phủ "Quy định
về chức danh chuyên môn thuộc UBND xã, phường, thị trấn"; trong đó có chức danh văn
phòng làm việc chuyên môn. UBND xã đã lựa chọn và sắp xếp lại chức danh này đảm bảo

có đầy đủ các tiêu chuẩn về lý lịch, sức khỏe, trình độ năng lực và nhiệt tình công tác, đặc
biệt là đã được qua đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghệp vụ công tác văn phòng.
Đến nay, hoạt động công tác của văn phòng UBND dần dần ổn định và đi vào nề
nếp, nhất là trong công tác giải quyết công văn giấy tờ của UBND, nhờ đó mà mọi công
việc của UBND đều được giải quyết trôi chảy.
Về phương tiện cơ sở vật chất: Văn phòng UBND xã được trang bị cơ bản đầy đủ
các phương tiện như máy vi tính, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu và các phương tiện
cần thiết khác.
Công tác xây dựng văn bản đã bảo đảm hợp lý, hợp pháp, đúng thể thức, đúng quy
trình kỹ thuật.
Công tác quản lý văn bản đi, đến, nội bộ bảo đảm tính chặt chẽ và phải theo nguyên
tắc chung, mọi công văn , giấy tờ đến UBND xã bằng bất cứ con đường nào, phương tiện
nào đều được qua văn thư, đăng ký vào sổ, đóng dấu và quản lý thống nhất. Các văn bản
đến sau khi có ý kiến người có thẩm quyền đều được chuyển giao đến người thực hiện kịp
thời, chính xác. Các văn bản gửi đi đều được kiểm tra bảo đảm đúng đắn, chính xác cả nội
dung và thể thức. Người nhận văn bản ký nhận vào sổ đầy đủ, công tác tổ chức thực hiện,
kiểm tra việc thực hiện văn bản đúng nguyên tắc thủ tục trình tự và đúng luật định.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng quy định theo Nghị định
số 62 của Chính phủ.
Công tác lập hồ sơ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và căn cứ vào nguyên
tắc, phương pháp lập hồ sơ để tập hợp văn bản.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được ( hay những ưu điểm) nêu trên, công tác
công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã còn có một số khuyết điểm như sau:
- Lực lượng cán bộ được giao làm công tác văn thư trình độ nghiệp vụ còn nhiều
hạn chế, nhất là đối với người được giao soạn thảo văn bản.

Trong soạn thảo văn bản có khi chưa bảo đảm được yêu cầu, thể thức của văn bản,
ghi tên cơ quan ban hành văn bản chưa đúng địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
đặt không đúng vị trí, không dấu phẩy ở địa danh ngày, tháng.
Tên loại trích yếu văn bản ghi chưa đầy đủ. Đặc biệt thẩm quyền chức vụ người ký

văn bản chưa thể hiện đúng và kỹ thuật biên tập văn bản còn hạn chế về nội dung và cách
dùng từ ngữ trong văn bản.
- Phương tiện và cơ sở vật chất đầu tư chưa cao, chỉ dừng lại ở mức đáp ứng yêu cầu
cơ bản.
Từ những thực trạng cơ bản như trên có thể rút ra được nguyên nhân của những ưu
điểm và hạn chế như sau:
3 - Nguyên nhân.
3.1 - Nguyên nhân ưu điểm.
Trước hết, có thể khẳng định là do nhận thức của phần lớn cán bộ ngày càng được
nâng cao cho nên đã thấy được tầm quan trọng của công tác xây dựng, quản lý sử dụng
văn bản. Thấy được đây là trách nhiệm của các cơ quan UBND xã, trước hết là đồng chí
Chủ tịch và Văn phòng trong việc điều hành các hoạt động của UBND xã cũng như trong
công việc thực hiện các chức năng thuộc chuyên môn của mình để từ đó có sự điều chỉnh
kịp thời và có ý thúc xây dựng tốt hơn.
Để tiến tới từng bước cải cách nền hành chính quốc gia, cho nên trong thời gian
qua, lãnh đạo các cấp từ xã đến huyện đến tỉnh thường xuyên quan tâm đầu tư cơ sở vật
chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng và thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng kiến thức và
nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng ở cấp cơ sở. Nhờ đó mà cán bộ văn phòng UBND xã có
điều kiện để học tập nâng cao kiến thức về nghiệp vụ để làm việc đạt hiệu quả cao hơn.
Được sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp của UBND xã đối với công tác văn phòng
thể hiện qua việc ban hành Quy chế về công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã, hơn nữa là
phải kể đến sự nổ lực cố gắng của cán bộ văn phòng đã phát huy tốt tinh thần trách nhiệm
của mình dối với chức trách và nhiệm vụ được giao.
3.2 - Nguyên nhân hạn chế.

Cũng nói về nhận thức, nhưng ở đây là do nhận thức của một bộ phận nhỏ cán bộ
trong UBND vừa xem nhẹ công tác quản lý và giải quyết văn bản vừa có thái độ coi
thường cán bộ làm công tác văn phòng.
Là cấp cơ sở, cho nên nhiều khi cán bộ trong UBND làm việc với nhau hoặc là nể
nang nhau, hoặc là quá tin tưởng vào nhau để rồi dể bỏ qua cho nhau, kể cả đó là những

nguyên tắc cơ bản.
Cán bộ văn phòng tuy đã có nhiều cố gắng trong công việc, nhưng chưa thực sự phát
huy hết chức năng của mình trong việc điều hành các hoạt động của UBND cũng như trong
việc thực hiện công việc thuộc chuyên môn của mình…
Từ những ưu điểm và những hạn chế cũng như những nguyên nhân dẫn đến những
ưu điểm và những hạn chế nêu trên , UBND xã cần phải phát huy những nguyên nhân tích
cực và có biện pháp khắc phục những nguyên nhân gây cản trở để từ đó làm cho công tác
quản lý và giải quyết văn bản của xã ngày một tốt hơn, đáp ứng đòi hỏi ngày một cao trong
hoạt động quản lý Nhà nước.

III - phương hướng và Những giải pháp chủ yếu trong việc thực hiện công tác quản lý
và giải quyết văn bản quản lý nhà nước của UBND xã Đức Trạch.
1- Phương hướng chung
Báo cáo chính trị tại Đại hội lần thứ XXI nhiệm kỳ 2005 - 2010 của BCH Đảng bộ
xã Đức Trạch nêu rõ phương hướng hoạt động trong năm năm tới là:
Tập trung phát triển kinh tế trên cơ sở đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế và phát
triển kinh doanh, phát triển và đa dạng hóa các nghành nghề theo hướng sản xuất hàng hóa.
Nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo; quan tâm chăm lo sức khỏe và đời sống vật chất,
văn hóa và tinh thần cho nhân dân; tăng cường cũng cố QP - AN, giữ vững ổn định chính
trị và bảo đảm trật tự an toàn xã hội
Nâng cao hiệu lực quản lý và hiệu quả hoạt động của UBND, chú trọng xây dựng bộ
máy chính quyền trong sạch, vững mạnh, có đủ khả năng thực hiện các nhiệm vụ và quyền
hạn của mình trong hoạt động QLNN trên tất cả các lĩnh vực ở cơ sở.

Đổi mới và bổ sung quy chế hoạt động của UBND và quy chế về công tác văn thư -
lưu trữ của UBND. Quy định rõ trách nhiệm và thẩm quyền trong công tác quản lý và giải
quyết văn bản.
Phát huy vai trò, chức năng và hoạt động của văn phòng trong việc điều hành các
hoạt động của UBND, đồng thời đề cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ văn phòng trong
việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi được giao. Coi trọng hơn nữa công

tác đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng, bảo đảm có đủ năng lực, trình
độ và đáp ứng được với yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳ mới.
Tiếp tục tổ chức thực hiện nghiêm túc nghị quyết 38/CP của chính phủ về cải cách
thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước. Tăng cường kiểm tra, giám sát và theo dõi các
hoạt động của văn phòng trong việc thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản trong
hoạt động của văn phòng UBND xã từng bước đi vào nề nếp, chính quy, hiện đại.
2 - Một số chỉ tiêu cơ bản của UBND xã Đức Trạch đến năm 2010.
Tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm 11,5%
Tổng sản lượng khai thác đánh bắt: 4.000 tấn/năm. năm 2010 đạt 4.500 tấn trong đó xuất
khẩu 75 - 80%, chế biến hải sản 400 - 600 tấn/ năm.
Thu nhập bình quân đầu người: 10 - 11 triệu đồng/năm.
Phấn đấu xóa hết hộ nghèo vào năm 2008.
Phấn đấu giảm tỷ lệ sinh đến năm 2010 còn 0.9%.
Phấn đấu xây dựng Đảng bộ trong sạch vững mạnh.
Phấn đấu kết nạp đảng viên mới 50 - 60 đồng chí.
Năm 2007 ban hành 400 văn bản đi trong đó 60 văn bản QPPL, 150 văn bản nội bộ.
3 - Một số giải pháp chủ yếu.
Trên cơ sở thực trạng và phương hướng về công tác quản lý và giải quyết văn bản
của UBND xã Đức Trạch; Để phát huy những kết quả đã đạt được, đồng thời khắc phục
những mặt còn hạn chế góp phần thực hiện hoàn thầnh phương hướng và các chỉ tiêu đã đề
ra, cần phải thực hiện một số giải pháp chủ yếu sau:
Một là: Cần có nhận thức đúng về công tác văn thư.
Công tác văn thư là việc xây dựng văn bản, quản lý và sử dụng văn bản hình thành
trong hoạt động quản lý của UBND xã. Sử dụng nhiều hình thức, phương pháp tuyên

truyền, quán triệt các văn bản pháp luật nói chung, các quy định của Nhà nước về công tác
văn thư, về quản lý và sử dụng văn bản. Từ đó thấy được đây là trách nhiệm của toàn cơ
quan, từ đồng chí Chủ tịch, các đ/c Phó Chủ tịch đến các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND xã. Từ đó mà xác định trách nhiệm của UBND, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và
các thành viên trong việc xây dựng văn bản quản lý và sử dụng văn bản, quản lý con dấu

bảo đảm có chất lượng, đúng quy định của nhà nước. Đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc tổ
chức thực hiện văn bản. Có như vậy mới nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của
UBND xã. Khắc phục tình trạng khoán trắng cho văn phòng, văn thư. Hai là: Sửa
đổi, bổ sung hoàn thiện quy chế hoạt động của UBND xã, quy chế hoạt động văn thư -
lưu trữ của UBND xã. Xác định rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của các thành viên
UBND, của cán bộ, công chức đến việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ. Phổ biến
tuyên truyền các quy định của Nhà nước về văn thư - lưu trữ; quy chế của UBND, tổ chức
thực hiện nghiêm túc các quy định, đưa hoạt động văn thư vào nề nếp.
Ba là: Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho đội
ngũ cán bộ, công chức xã đảm bảo cho đội ngũ cán bộ có hiểu biết cần thiết về kỹ năng
soạn thảo văn bản, nghiệp vụ quản lý, sử dụng văn bản, quản lý con dấu và công tác lập hồ
sơ trên cơ sở đó mà nâng cao chất lượng công tác văn thư đáp ứng yêu cầu hoạt động quản
lý của UBND xã.
Bốn là: Tăng cường hơn nữa sự lãnh đạo, quản lý của UBND xã đối với công tác
văn thư - lưu trữ nói chung, hoạt động của văn phòng nói riêng. Quan tâm bố trí cán bộ
văn phòng, cán bộ chuyên trách văn thư - lưu trữ có phẩm chất, năng lực đáp ứng yêu cầu
công việc. Cán bộ văn phòng phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, cán bộ văn thư
phải được đào tạo trung cấp văn thư - lưu trữ. Đồng thời UBND xã cần bồ trí kinh phí,
trang bị kỹ thuật như máy vi tính, máy photo nhằm phục vụ hoạt động văn thư ngày càng
tốt hơn.
Năm là: Thực hiện tốt chế độ sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm về hoạt động văn
thư - lưu trữ. Nên tổ chức các cuộc gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị bạn nhất
là các đơn vị thực hiện tốt công tác văn thư để học hỏi vận dụng vào đơn vị mình.
Hàng năm cần kịp thời khen thưởng những tập thể, cá nhân thực hiện tốt công tác
văn thư. Nhắc nhở uốn nắn những cá nhân, tập thể còn có khuyết điểm.

4 - Một số kiến nghị
Nhìn chung công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đức
Trạch trong những năm trở lại đây đã có nhiều thay đổi cơ bản song vẫn còn tồn tại nhiều
mặt hạn chế làm ảnh hưỏng trực tiếp đến hoạt động của công tác này nói riêng và hoạt

động quản lý nhà nước của UBND xã trên mọi lĩnh vực.
Để khắc phục những tồn tại nhằm đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản
trong hoạt động của Văn phòng UBND xã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và phù hợp
với yêu cầu trong tình hình hiện nay, tôi xin đề xuất một số kiến nghị như sau:
- Về công tác tổ chức: Theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP của Chính phủ quy định
cán bộ văn phòng UBND xã là công chức chuyên môn, cho nên khi sắp xếp, bố trí cán bộ
làm công tác văn phòng cần phải lựa chọn người có đủ các tiêu chuẩn như tuổi đời, sức
khỏe, trình độ văn hóa, chuyên môn, sự nhiệt tình trong công tác để bảo đảm thực hiện
công tác được lâu dài và bền vững.
Văn phòng là chức danh làm việc theo chuyên môn, cho nên khi đã được bố trí và
phân công phụ trách công tác văn phòng thì cần phải hạn chế việc thay đổi hoặc luân
chuyển và kiêm nhiệm .
- Về xây dựng văn phòng.
Để đảm bảo chính quy, hiện đại và đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ trong tình
hình mới, đề nghị lãnh đạo các cấp cần phải quan tâm hơn trong việc đầu tư xây dựng cơ
sở vật chất, phòng làm việc và mua sắm các trang thiết bị, máy móc trang bị cho văn phòng
để nhằm phát huy hết chức năng, nhiệm vụ của văn phòng vào công việc được tốt hơn và
hiệu quả cao hơn.
- Trong công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:
Hiện nay, Nhà nước đã ban hành mới nhiều văn bản QLNN và các ấn phẩm của các
nhà xuất bản có liên quan đến công tác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, đơn vị.
Đề nghị cần phải phổ biến rộng rãi về địa phương và cơ sở để nắm bắt kịp thời và thực
hiện thống nhất theo quy định.
Đối với văn phòng UBND cấp xã, việc đăng ký các văn bản đi, đến vào sổ đăng ký
theo mẫu quy định của Nhà nước hiện tại là hợp lý. Tuy nhiên, sổ đăng ký theo mẫu quy
định của Nhà nước được lập quá dày, văn bản đăng ký trong một năm không hết nhưng

phải đem đi nộp lưu như vậy sẽ rất lãng phí. Vì vậy, đề nghị Nhà nước cần xem xét lại và
có mẫu sổ lập riêng dành cho cấp xã phù hợp hơn.
Việc quản lý văn bản đến của UBND xã cần phải được đóng dấu đến để tiện cho

việc quản lý và theo dõi. Vì vậy, đề nghị UBND xã phải khăc dấu đến.
Việc ban hành văn bản yêu cầu nhất thiết là phải qua khâu soạn thảo và qua đầy đủ
trình tự các bước theo quy định của Nhà nước trước khi phát hành. Vì vậy, đề nghị UBND
xã căn cứ vào quy định của Nhà nước và quy chế của UBND xã để tổ chức thực hiện cho
đúng.
Trên đây là những kiến nghị mà trong quá trình công tác bản thân nắm và rút kinh
nghiệm được, nên mạnh dạn đề đạt. Hy vọng rằng, đây cũng sẽ là những giải pháp để xây
dựng công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã trong thời gian tới được hoàn
chỉnh hơn.
Vì vậy, rất mong được lãnh đạo các cấp và UBND xã Đức Trạch quan tâm xem xét và
giải quyết.



Kết luận
Văn bản là một trong những phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của
Nhà nước. Nhà nước thực hiện chức năng quản lý dựa trên cơ sở ban hành các văn bản
QLNN nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Trong điều kiện hiện nay, chúng ta đang xây dựng Nhà nước Việt nam là Nhà nước
pháp quyền XHCN của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân, tiến tới xây dựng một nước
Việt nam dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Do đó, hơn bao giờ
hết, công tác xây dựng và ban hành văn bản QLNN cũng như việc tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản cần phải được quan tâm thực hiện tốt.
Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm và
coi trọng đến công tác cải cách thủ tục hành chính của Nhà nước. Trong đó, công tác quản
lý và giải quyết văn bản QLNN cũng đặc biệt được coi trọng. Có rất nhiều các văn bản quy
phạm pháp luật của Nhà nước từ trung ương đến tỉnh, huyện được ban hành để chấn chỉnh
từng bước hoạt động công tác văn thư trong các cơ quan, đơn vị cũng như ở các cấp, các
ngành và địa phương nói chung.
Lý luận và thực tiễn về công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN hiện nay rất

phong phú và đa dạng, nhưng với điều kiện thời gian và phạm vi nghiên cứu có hạn cho
nên đề tài chỉ được đề cập đến phần lý luận cơ bản về công tác quản lý và giải quyết văn
bản trong các cơ quan Nhà nước nói chung; Đồng thời đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác
quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đức Trạch nói riêng để phần nào làm rõ thêm
tâm quan trọng của văn bản trong hoạt động quản lý của Nhà nước .
Thông qua việc làm đề tài này, bản thân tôi mới có dịp vận dụng lý luận và những
kiến thức đã học được ở trường vào thực tiễn. Đây chính là cơ sở để sau khi hoàn thành
khóa học trở về địa phương công tác, tôi sẽ vận dụng vào thực tế đơn vị mình góp phần
cùng với chính quyền địa phương tham gia vào hoạt động quản lý Nhà nước ở cơ sở. Hy
vọng đề tài này có được tính khả thi, sớm được vận dụng vào cơ sở và mang lại hiệu quả
tốt./.


Tài liệu tham khảo

1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sủa đổi)
2. Giáo trình quản lý Nhà nước (tập 4). Học viện chính trị Quốc gia xuất bản năm 2001.
3. Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Chính phủ quy định điều lệ về công tác công
văn giấy tờ.
4. Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con
dấu.
5. Quyết định số 91/BT ngày 14/6/1998 của Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.
6. Công văn số 1145/VPCP-HC ngày 01/4/1998 của Văn phòng Chính phủ.
7. Báo cáo chính trị của BCH Đảng bộ xã tại Đại hội Đảng bộ lần thứ XXI, nhiệm kỳ 2005
- 2010.
8. Quy chế về công tác văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo quyết định số 47/QĐ-UB ngày
15/2/2006 của UBND xã Đức trạch.

Mục lục Trang
Mở đầu
1
1: Một số vấn đề chung về công tác quản lý và giải quyết văn bản 3

quản lý nhà nư
ớc
1 - Văn bản và các hình thức văn bản

3
2 - Công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN trong cơ quan, đơn v
ị
5
II: Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản của
UBND xã Đức Trạch
8
1 -
Tình hình chung
8

2 - Tình hình thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản của
UBND xã Đức Trạch
10
III - Phương hướng và những giải pháp chủ yếu trong việc thực
hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã
Đức Trạch.

13
1 - Phương hướng chung

13
2 - Một số chỉ tiêu cơ bản của UBND xã Đức Trạch đến năm 2010.

14
3 - Một số giải pháp chủ yếu.

14
4 - Một số kiến nghị

16
Kết luận

18
Tài liệu tham khảo

19