LUẬN VĂN: Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA potx

LUẬN VĂN:

Ápdụng tin học vào chương trình quản lý
nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA








Lời nói đầu
ở nước ta trong những năm gần đây, tin học đã trở nên quen thuộc và trở thành
công cụ hữu ích cho mọi lĩnh vực, ngành nghề. Tin học giúp con người có tác phong làm
việc nhanh hơn, khoa học hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn và đạt năng suất cao hơn
trong công việc.

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi diện mạo của
các ngành kinh tế, đóng vai trò là một lực trợ giúp và là một chất xúc tác trong việc nâng
cao tầm quan trọng của thông tin. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm, vệ tinh
viễn thông và tin học, internet là công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đang có
trong tay. Giờ đây hệ thống quản lý dữ liệu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của
bất cứ một cơ quan hay một doanh nghiệp hiện đại nào. Vì mức độ quan trọng của nó mà
người ta đã ví nó như hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan. Khi mà cơ quan bị mất
trí nhớ thì nó sẽ không thể tồn tại được.
Ngày nay thông tin đã trở thành vấn đề sống còn của mọi lĩnh vực đời sống kinh tế
xã hội, đặc biệt trong vấn đề quản lý kinh tế. Nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp
trên thương trường khi họ biết sử dụng thông tin như thế nào sao cho đạt hiệu quả nhất. Vì
vậy các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có riêng một bộ phận xử lý chuyên về xử lý
thông tin. Có những hãng chuyên về cung cấp dịch vụ thông tin đáp ứng những thay đổi
trên phạm vi toàn cầu.
ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học. Nó
làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức người, tiết kiệm thời
gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá những thông tin yêu
cầu của người sử dụng. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các
khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy
tính.
Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi
mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó khăn trở ngại lớn
cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp

giấy bút thông thường. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán - tài chính,
quản lý cán bộ luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế,
đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng
dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu.
Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty
đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó quyết

định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó đề tài "áp dụng tin học vào
chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp
công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn.

Đề tài gồm các phần:

Chương I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu.

Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản
lý.

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.


Chương I
Giới thiệu đơn vị thực tập
và đề tài nghiên cứu


I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA

- Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu tư và phát triển phần mềm
kế toán ASIA
- Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội
- Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA được thành lập theo giấy phép số
978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001
Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hưng lập
nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ
- Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần.
- Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn

30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyên ngành toán tin, 4 cử nhân
kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ.
- Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là:
Sản xuất phần mềm.
Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính
kế toán và quản trị kinh doanh
- Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh:
Cài đặt và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng.
- Dịch vụ: Tư vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị
kinh doanh cho các doanh nghiệp.
- Mục tiêu: Đạt được và giữ vững vị trí số một trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực
cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp
- Phương châm: Chất lượng cao dịch vụ tốt.

- Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng.
- Chiến lược phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục

II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA.

Trong nhiều năm qua nhà nước ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh
nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh
nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn
thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của
doanh nghiệp.

Sơ đồ các bộ phận của công ty

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban


1. Ban giám đốc:
Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần đứng đầu
lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc
quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế toán trưởng
Ban giám
đ
ốc

P.kin
h
doanh

P.
Marke
ting
P. k
ế
toán
P. t

ổ
chức

Hệ thống kinh
doanh
Hệ thống kĩ
thuật
P.kĩ
thuật
P.Tri
ển
khai
d
ự án

Phòng
bảo
hành

phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp
vụ và có lực lượng lao động trực tiếp.
Giám đốc là người đại diện pháp nhân người điều hành cao nhất, điều hành mọi
hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động
của công ty.
Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu
trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc
đi vắng.


2. Phòng tổ chức:

Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty (tuyển
dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mưu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức, nâng lương,
khen thưởng, )

3. Phòng kĩ thuật:
Chức năng lập và quản lý các chương trình phần mềm theo nhiệm vụ được giao
tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kế toán. các chương trình
do cấp trên giao, tham mưu cho giám đốc công ty về kĩ thuật nghiệp vụ, bảo dưỡng sửa
chữa các chương trình phần mềm kế toán.

4. Phòng kế toán
Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê
và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị.

5. Phòng kinh doanh:
Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác kế hoạch
kinh doanh vật tư và tài sản trung tâm.

6. Phòng marketing:

Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thương mại, phát triển thị trường, tìm
kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trường, dự báo biến động thị
trường, tham mưu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh.
7. Phòng triển khai dự án
Chức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu của khách
hàng.

8. Phòng bảo hành
Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu.

III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hướng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai
còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh
cũng như mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến
quốc gia và toàn thế giới.
Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi
mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn cho các cơ
sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông
thường đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự.
Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học vào trong
công tác quản lý kinh doanh. Nhưng hiện tại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện
pháp quản lý nhân sự thủ công thông thường. Vì vậy đề tài đưa tin học vào quản lý nhân
sự của công ty là một trong những vấn đề được công ty quan tâm.
Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới thành lập
vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trường thì vấn đề còn người là khâu
đầu tiên công ty quan tâm. Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực
hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân
viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá với thủ tục thủ công
này, người quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi

vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý. Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lương thì người
quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc được bao lâu, hệ số lương là
bao nhiêu tra cứu rất lâu.
Hơn nữa với thủ tục thủ công như hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trung
được nhân viên. Khi người quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban như thế
nào đều không thể cập nhật nhanh.
Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản lý
nhân sự, công ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định
đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đưa tin học vào

quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp các thông tin về nhân sự một
cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo
trở nên đơn giản hơn.
Hệ thống được viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải quyết 3
vấn đề:
 Quản lý thông tin cơ bản nhân sự
 Quản lý thông tin liên quan nhân sự
 Quản lý thông tin hệ thống


















Chương II
Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

I. Hệ thống Thông tin

Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, công tác quản lý và điều hành một tổ
chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhưng ngày
nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định không chính xác nó
sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngày nay không chỉ dựa trên
những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phương tiện hiện đại để nắm bắt, xử
lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra các quyết định.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong
một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học. đầu
vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ
thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output)
được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).












1. Sơ đồ hệ thống thông tin

Mô hình hệ thống thông tin

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ
liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ
quản lý chung.
2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Sơ đồ quản lý hệ thống









Ngu
ồn

Thu
th
ập

Xử lý
và lưu
Kho dữ
li
ệu

Đích
Phân
phát

Hệ thống
thông tin

ph
ục vụ
Cấp
dư
ới

Ban
lãnh
đ
ạo

Đ
ầu
Đ
ầu
Thông
tin

ngoài
Thông
tin ra
Thông
tin
đã được

x
ử lý

Thông
tin
thu






 Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý.
 Cấp dưới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống
thành các yếu tố đầu ra.
 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có chức
năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý
và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời.
Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của
việc xử lý, sự phù hợp của thông tin.
Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ hệ thống
quản lý nhân sự của công ty.

Kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ nhân
Phân hệ quản lý
nhân s
ự

Bộ phận quản lý
nhân s
ự

Hệ thống thông tin


qu
ản lý
Thông tin
đã

xử lý
Quyết
định quản
lý
nhân sự

Báo cáo tổng
h
ợp nhân sự

Hồ sơ được
Dữ
liệu

qu
ản
Thông
báo của
phòng
Thông tin

Tra cứu
tin nhân




3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô

hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để
làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời
điểm mà dữ liệu được xử lý.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống. Mô
hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt
động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào?
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên
không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp
câu hỏi: Như thế nào?
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của
góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là của
góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất
và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của
phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau.

4. Cơ sở dữ liệu
4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu
Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ
liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng
những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy
tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng
dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để

lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản
lý khác nhau.
Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con người và các phương
tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu.
Việc xử lý nghiệp vụ và việc ra quyết định đều phải dựa vào những hệ thống quản

lý dữ liệu, vì vậy các tổ chức phải duy trì những hệ thống quản lý dữ liệu.

4.2 Mô hình dữ liệu
Mô hình dữ liệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể, thuộc tính và những mối
quan hệ giữa chúng với nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình dưới đây để gắn kết các thực
thể có quan hệ với nhau trong một cơ sở dữ liệu:
 Mô hình phấn cấp (Hierarchical Model) thể hiện mối quan hệ Cha - Con. Một
thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con chỉ có thể có một thực
thể cha. Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Một - Nhiều.
 Mô hình mạng lưới (Network Model) tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình
phân cấp. Theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể con và ngược lại. Quan hệ
này còn được gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều. Mô hình này mềm dẻo nhưng cũng có điểm
yếu của nó. Kích thước và sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cho cơ sở dữ liệu trở
thành rất lớn, rất cồng kềnh và dễ nhầm lẫn.
Hai mô hình trên đã là nền tảng cho hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phát triển
vào những năm từ 1960 đến những năm đầu 1980. Vào năm 1970, khi nhận thấy những
nhược điểm của các HQTCSDL phân cấp và mạng lưới, E.F. Codd đã đưa ra mô hình quan
hệ (relational model).
 Việc nghiên cứu để sáng lập ra mô hình quan hệ nhằm vào ba mục tiêu. Mục tiêu
thứ nhất là vạch ra một đường ranh giới rõ ràng giữa các phương diện logic và vật lý của
việc quản trị CSDL. Khi đó các nhà lập trình ứng dụng không cần phải để ý tới cách trình
bày dữ liệu trên các phương tiện vật chất nữa. Codd gọi mục tiêu này là mục tiêu độc lập
dữ liệu. Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô hình đơn giản mà đông đảo các nhà lập trình và
những người dùng có thể hiểu được ngay. Đây là mục tiêu truyền đạt nhằm tăng hiệu suất

và hiệu quả của việc trao đổi giữa người dùng và các cán bộ hệ thống thông tin quản lý.
Mục tiêu thứ ba được gọi là mục tiêu xử lý tập hợp, nhằm tăng khả năng xử lý từ “lần lượt
từng bản ghi” đến “đồng thời nhiều bản ghi”. Đạt được các mục tiêu này nghĩa chỉ cần viết
một số ít dòng lệnh cho các chương trình ứng dụng đồng thời những người dùng và những

cán bộ phân tích sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp.
Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể như một
bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột. Có một cột đóng vai trò
trường khoá hay còn gọi là trường định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy
nhất. Bảng có thể chứa các trường liến kết, chúng không phải là những trường mô tả về
thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. Cấu trúc
như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng. Mô hình quan hệ
là mô hình được dùng phổ biến nhất hiện nay.
Cơ sở dữ liệu nhân sự được tổ chức theo mô hình quan hệ.
Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hướng đối tượng, mô hình này được dùng kết
hợp với mô hình quan hệ.
Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu,
đây là điều hết sức cần thiết trước khi bắt tay tạo lập một cơ sở dữ liệu.
Lập mô hình dữ liệu là phần việc chính của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.

5. Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường
cũng rất phức tạp. Do đó phân tích viên cần phải có một phương pháp tiến hành nghiêm
túc.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương
pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện
đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Trong phần 3 đã nêu ra định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô
hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối

tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương
pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và
do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức.

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô
hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Các giai đoạn của phát triển hệ thống
Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các
công đoạn. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có
thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai
sót. Phương pháp có các giai đoạn sau.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

5.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích
thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ
thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao
gồm các công đoạn sau:
 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
 Làm rõ yêu cầu.
 Đánh giá khả năng thực thi.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.


5.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục

đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định
những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp
đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai
đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
 Nghiên cứu hệ thống thực tại.
 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
 Đánh giá lại tính khả thi.
 Thay đổi đề xuất của dự án.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Một số khái niệm
 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật
lý bằng các sơ đồ.




 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Xử lý



Th
ủ công

Giao tác

ngư
ời
-

Tin học hoá
hoàn toàn






- Kho lưu trữ dữ liệu









- Dòng thông tin - Điều khiển





 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ
đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ

liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời
điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ
thống làm gì và để làm gì.

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến
trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Thủ công
Tin học hoá
Tài liệu















Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống
thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các
kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.

Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.
Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2…

5.3 Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông
tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã
được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế lô gíc bao gồm các công đoạn sau:
 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Tên người/bộ phận
phát/nhận tin
Ngu
ồn hoặc
đích

Tên dòng dữ
li
ệu

Tên
tiến trình
xử lý
Tệp dữ liệu
Dòng d
ữ liệu

Ti

ến trình xử lý

Kho d
ữ liệu


 Thiết kế xử lý.
 Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
 Hợp thức hoá mô hình logic.
Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:
 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra.
 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hoá.
Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hoá.
Khái niệm cơ bản
 Thực thể quản lý (Entity)
Là tập hợp các đối tượng có cùng bản chất được nhà quản lý quan tâm tới.
Một thực thể có thể là nhân sự (cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên, người làm
dịch vụ); tổ chức (ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng
phẩm). Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong.



 Quan hệ
Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ
qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện
mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.

Giữa thực thể nhân viên và thực thể chức vụ tồn tại mối quan hệ: một nhân viên có
thể có nhiều chức vụ, một chức vụ nhiều người nắm giữ.


 Số mức quan hệ
Cán bộ nhân viên
Nhân
Ch
ức vụ

Có

Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết có bao
nhiêu lần xuất của thực thể A tương ứng với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại.
 1@1 Quan hệ Một-Một
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và
ngược lại.




Một trưởng phòng chỉ có thể lãnh đạo một phòng công tác và một phòng công tác
chỉ có một trưởng phòng.

 1@N Quan hệ Một - Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể
B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.

Một nhân viên có nhiều khoản lương nhưng lương đó chỉ thuộc về một nhân viên
 N@M Quan hệ Nhiều-Nhiều
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể
B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A.






Trưởng phòng
Phòng công tác
Lãnh
đạo
1 1
Nhân viên
Lương

Có
1
N
Nhân viên
Ngoại ngữ

Có
N

M

Một nhân viên có thể có nhiều ngoại ngữ, một ngoại ngữ có nhiều nhân viên theo
học.

Khả năng tuỳ chọn của quan hệ
Trong thực tế có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang
tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trường hợp như vậy ta gọi là quan hệ tuỳ
chọn.




Dùng hình ovan nhỏ để chỉ một quan hệ tuỳ chọn

 Chiều của một quan hệ
Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người
ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều.
 Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan
hệ với một lần xuất của chính thực thể đó.





Ví dụ:
Quan hệ “Là bạn” trong một thực thể sinh viên

Khách hàng

Đơn hàng

Đặt
1
N
Sinh viên
Là
bạn

1
N




 Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.
Ví dụ:
Quan hệ giữa nhân viên và lương





 Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.

Ví dụ

Các máy tính hiện nay không biểu diễn được quan hệ ba chiều (nhiều chiều) nên
chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều.
 Thuộc tính
Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ.
Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ.
 Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy
nhất mỗi lần xuất của thực thể.
Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể. Ví dụ, “Mã
nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên.
Nhân viên

Lương

Có
1
N
Nhân viên


Ngo
ại ngữ

Có

N
M
Ch
ức vụ

M

 Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể.
Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ…
 Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan
hệ.
Ví dụ: thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”.
Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia
vào quan hệ.
Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định
danh trong các biểu diễn về thực thể và quan hệ.








 Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)
Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tệp và
vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực
thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
 Quan hệ hai chiều 1@1
Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định

danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia. Trong trường
hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp
ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng.
 Quan hệ hai chiều loại 1@N
Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp
ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực
Nhân viên

Ngo
ại ngữ

Có
N
M
Ch
ức vụ

M
#Mã nhân viên
#Mã chức vụ
#Mã ngoại ngữ
#Mã nhân viên

#Mã ngoại ngữ
#Mã chức vụ

thể có số mức quan hệ N. Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N
là tuỳ chọn trong quan hệ.
 Quan hệ hai chiều loại N@M
Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô

tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực
thể tham gia vào quan hệ.

5.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương
án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương
án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.
Giai đoạn này gồm các công đoạn:
 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
 Xây dựng các phương án của giải pháp.
 Đánh giá các phương án của giải pháp.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.
5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý
ngoài. Những công đoạn chính của giai đoạn này là:
 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá.
 Thiết kế các thủ tục thủ công
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả:
+ Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật.
+ Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện
với những phần tin học hoá.