Tiểu luận: Hệ thống quản lý bưu điện tại các điểm bưu điện - văn hóa xã pdf

Tiểu luận
Hệ thống quản lý bưu điện tại các điểm bưu
điện - văn hóa xã
- 1 -
Trường ĐH Sư Phạm Hà Nội
Khoa Công nghệ thong tin

BÀI TẬP LỚN MÔN PTTKHT:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BƯU ĐIỆN TẠI CÁC
ĐIỂM BƯU ĐIỆN-VĂN HOÁ XÃ

Giảng viên: Cô Phạm Thị Quỳnh
Nhóm SV: Kiều Tuấn Dũng, Trần Tuấn Anh, Đỗ Văn Quang.

PHẦN 1: Khảo sát hệ thống
1. Khái quát

Tính đến nay cả nước có hơn 7000 điểm Bưu điện văn hoá xã trong tổng số 10.000 xã
ở Việt Nam đã đưa vào hoạt động, góp phần không nhỏ trong việc truyền tiếng nói của
Đảng đến với người dân vùng sâu vùng xa, nâng cao dân trí, xoá dần khoảng cách giữa
thành thị và nông thôn. Các dịch vụ gia tăng Bưu chính - Viễn thong như Thư chuyển
tiền, dịch vụ Chuyển phát nhanh EMS, dịch vụ Internet, dịch vụ 171… đã được mở rộng
tới các điểm Bưu điện – Văn hoá xã đã đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ của nhân dân.

Để tạo điều kiện cho nhân viên điểm Bưu điện – Văn hoã xã kinh doanh dịch vụ Bưu
chính - Viễn thông được thuận lợi, việc cho ra đời một hệ thống phục vụ giao dịch dành
cho nhân viên là thiết yếu, vì vậy nhóm chúng em đã tiến hành tìm hiểu về chủ đề này.

2. Mục đích
Xây dựng một hệ thống giao dịch bưu điện dành cho nhân viên bưu điện văn hoá xã.
+, Giúp nhân viên BĐ văn hóa xã thao tác tính cước nhanh, không cần tra cứu
bảng cước và tính cước.
+, Quản lý việc nhận gửi các dịch vụ bưu chính
+, Quản lý các cuộc gọi viễn thong.
+, Đảm bảo quá trình thống kê và báo cáo sản lượng doanh thu chính xác, nhanh
chóng.


3. Phạm vi
Áp dụng tại tất cả các điểm Bưu điện-văn hoá xã trên toàn quốc. < Xây dựng theo
mô hình tại tỉnh Bắc Ninh >
4.Mô tả nghiệp vụ

Có rất nhiều dịch vụ Bưu chính - Viễn thong được phục vụ tại các điểm bưu điện văn hoá
xã:
BƯU CHÍNH:
 Bưu phẩm ghi số:là dịch vụ mà bưu phẩm được theo
dõi bằng số hiệu riêng, được ghi chép hoặc lưu lại
trong quá trình khai thác để truy tìm khi cần thiết.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 2 -
1.Dịch vụ bưu chính
2.Dịch vụ viễn thông
Khách hàng
Nhân viên
Y
ê

u c
ầu

Ph
ản
h
ồi

 Bưu kiện: là loại bưu gửi có chứa vật phẩm, hang hoá
gửi theo đường bưu chính mà khối lượng được chia
theo nấc, mỗi nấc là 1kg, phần lẻ được tính bằng kg
để tính cước khi nhận gửi và bồi thường. Khối lượng
gửi tối đa cho mỗi bưu kiện gửi trong nước và trao
đổi với nước ngoài là 50kg.
 Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS: là laọi dịch vụ nhận
gửi , vận chuyển và phát hành các loại thư, tài liệu,
vật phẩm, hang hoá theo tiêu chí thời gian do tổng
công ty Bưu chính - Viễn thong Việt Nam quy định.
 Dịch vụ chuyển tiền bưu chính: là dịch vụ nhận gửi
và chuyển tiền , áp dụng tại các điểm bưu điện văn
hoá xã không quá 10 triệu VNĐ.
VIỄN THÔNG:
 Dịch vụ điên thoại nội hạt: là các cuộc gọi điện thoại
thong qua mạng lưới viễn thong ở trong phạm vi địa
danh quy định hành chính là nội thành, nội thị, nội
huyện của tỉnh, thành phố
 Dịch vụ điện thoại nội tỉnh: là các cuộc gọi trong
phạm vi địa danh quy định hành chính của một tỉnh
thành phố, cụ thể là: giữa thành phố, thị xã với các
huyện trong cùng một tỉnh, thành phố thông qua

mạng viễn thông.
 Dịch vụ điện thoại liên tỉnh là cuộc gọi giữa một máy
điện thoại của một tỉnh, thành phố khác đến một máy
điện thoại của tỉnh, thành phố khác và ngược lại
thông qua mạng viễn thông .
 Dịch vụ điện thoại di động: là các cuộc gọi từ máy cố
định của bưu điện tới các thuê bao di động của các
mạng viễn thông.
 Dịch vụ điện thoại quốc tế: là các cuộc gọi tới số thuê
bao ở nước ngoài



Hai nghiệp vụ chính mà nhân viên bưu điện văn hoá thực hiện:
1. Giao dịch với khách hang: phục vụ dịch vụ theo yêu cầu từ phía khách hang
hoặc giao dịch với bưu tá.








Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 3 -

2. Giao dịch với lãnh đạo cấp trên ( bưu điện huyện): tổng hợp và báo cáo kết quả
kinh doanh theo định kì 10 ngày.




Định kì 10 ngày, nhân viên bưu điện xã tổng hợp và báo cáo kêt quả sản lượng
doanh thu cho bưu điện huyện.
Dựa trên kết quả báo cáo, bưu điện huyện đưa ra nhận định và chỉ đạo hoạt động.






Mô tả quy trình nghiệp vụ:
+, Bưu chính: quản lý bưu gửi
- Đối với các dịch vụ nhận bưu gửi :bưu phẩm, bưu kiện,
chuyển phát nhanh, chuyển tiền: nhân viên BĐ đối thoại với
khách hang: kiểm tra hang hoá gửi xem có thuộc dach mụch
hàng hoá cấm gửi qua đường bưu điện không ( trừ dịch vụ
chuyển tiền ) hoặc kiểm tra số lượng tiền gửi có vượt quá
mức cho phép tại các điểm BĐ VH xã không (đối với các
điểm bưu điển văn hoá xã thì số tiền gửi trên một hoá đơn
không quá 10 triệu VNĐ). Sau quá trình kiểm tra, nếu thoả
mãn các yêu cầu, nhân viên BĐ tiến hành thủ tục đăng kí:

phát phiếu đăng kí dịch vụ tưng ứng với từng loại dịch vụ có
một mấu đăng kí riêng, nhân viên BĐ tiến hành cân trọng
lượng hàng hóa ( trừ tiền gửi ) rồi đối chiếu với bảng cước để
tính cước.Sau khi tính cước xong thì thu cước, viết hoá đơn
giao cho khách hang.
Nhân viên BĐ xã Bưu điện huyện
B
áo
c
áo

Yêu c
ầu báo cáo

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 4 -
- Đối với nghiệp vụ chuyển bưu gửi: nhân viên bưu điện kiểm
tra xem danh mục các loại bưu gửi đã chuyển và chưa chuyển
để tiến hàng lập phiếu chuyển, vào sổ chuyển đi.
+, Viễn thông: quản lý cuộc gọi
- Dịch vụ đàm thoại: khi khách hang có yêu cầu dịch vụ đàm
thoại, nhân viên BĐ phát phiếu đăng kí đàm thoại, nhận
phiếu đàm thoại và tiến hành quay số. Nếu cuộc gọi thành
công, nhân viên BĐ vào sổ theo dõi hang ngày, tiến hành tính
cước: xác định mã vùng cuộc gọi, đối chiếu bảng cước và
tính cước dựa trên thời gian cuộc gọi và bảng cước tương
ứng. Thu tiền và giao hoá đơn cho khách hang ( nếu có yêu
cầu ).
Đối với các dịch vụ đàm thoại, nhân viên bưu điện thống kê, báo cáo sản lượng doanh

thu theo định kì 10 ngày: số cuộc gọi, thời gian đàm thoại, tổng thu với mỗi loại riêng
biệt: nội hạt, nội tỉnh, liên tỉnh (PSTN, 171), di động, quốc tế, và tổng chung. Cuối tháng
báo cáo tổng hợp của tháng.







Khi khách hàng yêu cầu
dịch vụ, nhân viên BĐ yêu
cầu khách hang viết phiếu
đăng kí tương ứng.
Căn cứ vào yêu cầu ,nhân viên
BĐ tiến hang thủ tục phục vụ
dịch vụ mà khách hàng yêu cầu
Sau khi phục vụ dịch vụ mà
khách hang yêu cầu, nhân viên
BĐ thu cước phí áp dụng cho
từng loại dịch vụ
Vào sổ đàm thoại, viết biên lai,
hoá đơn và giao cho khách
hang.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 5 -

5. Kết luận

Việc thực hiện giao dịch giữa nhân viên bưu điện – khách hang, nhân viên – bưu
điện huyện diễn ra tương đối phức tạp, liên quan tới nhiều sổ sách nghiệp vụ. Vì vậy
việc xây dựng “Hệ thống quản lý bưu điện tại các điêm bưu điện văn hoá xã” là cần
thiết và hữu ích.


6. Tài liệu tham khảo
- Khảo sát tại các điểm bưu điện văn hoá xã.
- Sổ tay nghiệp vụ dùng cho nhân viên điểm bưu điện văn hoá xã

PHẦN II: Phân tích hệ thống

1. Biểu đồ ngữ cảnh















Khách hàng

HỆ
THỐNG

QUẢN LÝ

BƯU
ĐIỆN


Lãnh đạo
Ph
ản hồi

Phát phieuyêu c
ầu

Phi
ếu y
êu c
ầu

Hóa đơn/Biên lai
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu dịch vụ
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 6 -

2. Biểu đồ phân cấp chức năng .

QUẢN LÝ BƯU ĐIỆN
QUẢN LÝ CUỘC
GỌI
LẬP HOÁ ĐƠN

QUẢN LÝ BƯU GỬI
KIỂM TRA
VÀO SỔ BƯU GỬI
LẬP HOÁ ĐƠN
QUAY SỐ
VÀO SỔ GỌI
BÁO CÁO
THỐNG KÊ
THỐNG KÊ BÁO
CÁO
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.

- 7 -
KHÁCH HÀNG
TH ỐNG
K Ê
LÃNH ĐẠO
QUẢN
LÝ CUỘC
G
ỌI

QUẢN
LÝ BƯU
G
ỬI

BÁO
CÁO
CU
ỘC GỌI

3.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH






YÊU CẦU GỬI

PHIẾU GỬI

CẤM GỬI

BƯU GỬI





Y ÊU CẦU GỌI


PHIẾU ĐÀM THOẠI

KHÔNG GỌI ĐƯỢC
Khach hang


PHI ẾU ĐÀM THO ẠI






DOANH THU

PHIẾU GỬI
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 8 -
4.BIỂU ĐỒ DỮ LIỆU MỨC DƯỚI Đ ỈNH



KHÔNG ĐƯỢC GỬI






PHIẾU GỬI

HOÁ ĐƠN







BƯU GỬI



KHÔNG THÀNH CÔNG




PHIẾU


ĐÀM THOẠI

HOÁ ĐƠN B CUỘC GỌI





D
ỊCH VỤ ĐẶC BI ỆT

KHÁCH HÀNG
KI ỂM
TRA
LẬP HOÁ
ĐƠN GỬI
KHÁCH H ÀNG
QUAY
SỐ
LẬP HOÁ
ĐƠN GỌI
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
Edited by Foxit Reader
Copyright(C) by Foxit Software Company,2005-2007
For Evaluation Only.
- 9 -

BƯU GỬI


CUỘC GỌI






DOANH THU

NHÂN VIÊN
THỐNG
KÊ

LÃNH ĐẠO

BÁO CÁO
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 10 -
5. BIỂU ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT ERD

Sau khi chuẩn hoá ta có













BƯU G
ỬI

Tên người gửi
Đ/c nguời gửi
Đ/t ngưòi gửi
Tên người nhận
Đ/c nguời nhận
Mã bưu gửi
Loại bưu gửi
Sản lượng
Đơn vị tính
Dịch vụ thêm
Cước
DOANH THU


Loại dịch vụ
Số lượng
Đơn vị tính 1
Sản lượng
Đơn vị tính 2
Tổng cước
CU
ỘC
G
ỌI



Số máy gọi

Sản lượng
Cước
Loại dịch vụ

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
- 11 -

LOAI DICH VU


Ma DV
Ten DV
CUOC GOI


Ma CG
So may goi
San luuong
Cuoc
Ma DV
NG
Ư
ỜI
G
ỬI


Mã người gửi
Tên người gửi

Đ/c người gửi
Tel


BƯU GỬI

Mã bưu gửi
Ma DV
Trọng lựơng
Cước
Ma DV them
Ma ngưoi gửi
Mã người nhận

NGƯỜINHẬN

Mã người nhận
Tên người nhân
Đ/c người nhận
Tel
DICH VU THEM


Ma DV them
Loai DV them
DOANH THU



Ma DV

So luong
DVT 1
San luong
DVT 2
Tong cuoc

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.