Đề tài ” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở” doc

Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
Luận văn
Đề tài : Kỹ năng giao tiếp nơi công
sở
Nhóm thực hiện: 4U Trang i
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiều
thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều ngành
nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh, nhân viên
văn phòng, khách sạn, lễ tân… kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạt
trong những lĩnh vực này. Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuần
chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong
thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp
cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động, hình thành phẩm
chất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp. Nhờ giao tiếp mỗi cá nhân trở nên tích cực chủ
động hơn trong công việc của mình.
Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác
biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với
cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền
văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết
lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Với những lý do trên chúng tôi chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”.
Với những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân
của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Mục đích của bài đồ án này là giới thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng ta
không thể không có để thành công và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp trong
môi trường làm việc của mình. Đồ án của nhóm chúng tôi gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa giao tiếp nơi công sở
Chương 2: Thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở
Chương 3: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở

Mặc dù, trong quá trình làm đồ án nhóm chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất
nhiều của cô Nguyễn Thị Kim Ánh nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy
rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉnh sửa của cô để bài đồ án được
hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Nhóm thực hiện: 4U Trang ii
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
MỤC LỤC
Luận văn i
Đề tài : Kỹ năng giao tiếp nơi công sở i
LỜI MỞ ĐẦU ii
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CỒNG SỞ 1
1.1 Tổng quan về giao tiếp 1
1.1.1 Khái niệm giao tiếp 1
1.1.2 Bản chất của giao tiếp 2
1.1.3 Chức năng của giao tiếp 4
1.1.4 Vai trò và đặc điểm của giao tiếp 6
1.1.5 Mục tiêu của giao tiếp 7
1.2.1 Kỹ năng giao tiếp 7
1.2.1. Kỹ năng nghe 7
1.2.2. Kỹ năng nói 10
1.2.3. Kỹ năng đọc 11
1.2.4. Kỹ năng viết 12
1.2.5. Kỹ năng thuyết trình 13
1.2.5.3. Nội dung các bước thuyết trình 14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 17
2.1 Thực trạng giao tiếp nơi công sở 17
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 34
Nhóm thực hiện: 4U Trang iii
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP
NƠI CỒNG SỞ
1.1 Tổng quan về giao tiếp
1.1.1 Khái niệm giao tiếp
Giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò rất
lớn trong sự phát triển của con người. Đồng thời, giao tiếp còn là phương tiện hiện
nhân cách. Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp với những người
xung quanh.
Vậy giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định
trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn
ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống, tạo nên những ảnh
hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau.
Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không bao giờ
chỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của người nhận
tin. Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái:
+ Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý.
+ Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm.
+ Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
Nếu không thực hiện tốt hoặc không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ làm
cho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 1
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
• Quá trình trao đổi thông tin:
Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải Mã
hoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi ngôn
ngữ khác (ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp.
Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời nói,
thông báo, thư, điện thoại…
Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải Giải mã
thông điệp đó. Giải mã là việc chuyển lời nói, chữ viết, hình ảnh của thông điệp

sang dạng hiểu được. Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là nguyên nhân
chính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một nẻo, cùng một từ
nhưng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã hội, giai cấp, trình độ
văn hoá )
Cuối cùng của giao tiếp là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu cho
người gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá trình
giao tiếp.
1.1.2 Bản chất của giao tiếp
Giao tiếp được cấu thành từ các yếu tố:
• Sender: Người gửi thông điệp.
• Message: Thông điệp.
• Channel: Kênh truyền thông điệp.
• Receiver: Người nhận thông điệp.
• Feedback: Những phản hồi.
• Context: Bối cảnh.
1.1.2.1 Người gửi thông điệp
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự
tin tưởng. Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay
nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu
Nhóm thực hiện: 4U Trang 2
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có
thể bị hiểu sai.
1.1.2.2 Thông điệp
Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi
giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được
giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng
của bạn.
Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để
chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có

những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
1.1.2.3 Kênh truyền thông điệp
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối
mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo
cáo.
⇒ Có hai kênh chính:
- Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks).
- Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm. networks).
• Kênh giao tiếp chính thức:
- Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công
việc, quy trình, phản hồi, …
- Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
- Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ
thông tin, thực hiện báo cáo, …
• Kênh giao tiếp không chính thức:
Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:
- Xác nhận thông tin.
- Mở rộng thông tin.
- Lan truyền thông tin.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 3
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
- Phủ nhận thông tin.
- Bổ sung thông tin.
1.1.2.4 Người nhận thông điệp
- Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì
là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
- Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình
này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông
điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó.
- Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành

động một cách hợp lý.
1.1.2.5 Những phản hồi
- Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối
với thông điệp của bạn.
- Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc
người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.
1.1.2.6 Bối cảnh
- Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh.
- Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn
hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
1.1.3 Chức năng của giao tiếp
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể.
Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt được những gì?
Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp
chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phương
tiện ( kể cả ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu ) tùy đối tượng giao tiếp mà ứng
xử.
Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con người
với con người. Giao tiếp gồm có 4 chức năng:
Nhóm thực hiện: 4U Trang 4
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
1.1.3.1 Chức năng truyền đạt thông tin
Chức năng này có cội nguồn sinh học, để thông báo cho nhau một tin tức gì đó.
Ở động vật thường phát ra âm thanh (ở mức độ tín hiệu đơn giản, bản năng, ăn uống,
tự vệ, sinh đẻ, bảo tồn giống loài).
- Chức năng thông tin có cả ở 2 phía của quá trình giao tiếp (chủ thể-đối tượng
giao tiếp)
- Để đạt mục đích điều hành trong quản lí, tổ chức trong nhóm xã hội nhất thiết
phải thông qua giao tiếp (giao tiếp trực tiếp, gián tiếp thông qua các phương tiện
thông tin khác nhau).

- Truyền đạt trao đổi thông tin về mọi lĩnh vực: kiến thức, tình cảm, suy
nghĩ,
- Truyền đạt và chấp nhận thông tin trong mọi hoàn cảnh.
- Đòi hỏi nội dung cần chính xác và đáng tin cậy
1.1.3.2 Chức năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau
Trong giao tiếp con người bao giờ cũng biểu hiện những thái độ nhất định như:
thiện cảm, thờ ơ, vồn vã, cởi mở, chân thành, dấu diếm, trung thực…Giao tiếp bao
giờ cũng được một con người cụ thể thực hiện, thái độ của cá nhân bao giờ cũng
được bộc lộ trong tiến trình giao tiếp.
Qua giao tiếp:
- Con người tự nhận thức về mình và đối tượng.
- Mối quan hệ giữa các đối tượng bắt đầu bộc lộ hành vi, tính cách và phát
triển theo nhiều chiều hướng khác nhau.
- Con người tự đánh giá và nhận thức lẫn nhau, tác động mạnh mẽ đến hành vi,
nhân cách của mỗi người.
1.1.3.3 Chức năng phối hợp và hành động
Con người có thể phối hợp các hoạt động để cùng nhau giải quyết công việc
nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Sử dụng những phương pháp như ám thị, làm việc nhóm, tạo áp lực, thuyết
phục và thể hiện cái tôi cá nhân trong quan điểm trao đổi thông tin, tư duy và hình
thành sự sáng tạo trong tiến trình đưa ra thông tin quyết định ảnh hưởng tới nó.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 5
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
1.1.3.4 Chức năng điều chỉnh hành vi
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể. Nói
cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt đợc những gì? Đó là mặt
nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp chủ thể giao
tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phương tiện( kể cả
ngông ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu ) tùy đối tượng giao tiếp mà ứng xử.
Con người chủ động tự điều chỉnh hành vi của mình phù hợp với quy định, yêu

cầu của công việc, cuộc sống.
Hướng con người tiếp cận và hình thành nên những tiêu chuẩn đạo đức, tinh
thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực.
1.1.4 Vai trò và đặc điểm của giao tiếp
1.1.4.1 Vai trò của giao tiếp
Giao tiếp có vai trò quan trọng đối với sự hình thành và phát triển nhân cách.
Nếu tách khỏi sự giao tiếp xã hội, con người không thể hình thành và phát triển nhân
cách được. Mặt khác, giao tiếp có chức năng định hướng hoạt động, điều khiển, điều
chỉnh hành vi của con người.
Trong giao tiếp, mỗi người vừa là chủ thể, vừa là đối tượng. Mỗi chủ thể giao
tiếp là một thực thể tâm lý - xã hội, là một nhân cách với những thuộc tính tâm lý, trí
tuệ, tình cảm … khác nhau và đều có vai trò vị trí nào đó trong xã hội.
Giao tiếp tích cực có tác dụng tạo sự tương giao tốt đẹp, tác động tốt đến tư
tưởng, tình cảm của con người. Ngược lại, giao tiếp tiêu cực tạo cho con người sự
đau khổ, căng thẳng, sa sút bản chất con người ở những mức độ khác nhau. Theo
các nhà tâm lý học, dựa vào đặc điểm giao tiếp của một người chúng ta có thể biết
được tính cách của người đó.
1.1.4.2 Đặc điểm của giao tiếp
- Giao tiếp là những thông điệp về nhận thức, tình cảm thuộc về ý thức hay vô
thức.
- Giao tiếp là những chuỗi hành động bao gồm nghe, nói, cảm nhận và phản
ứng với nhau. Nó là việc quản lý thông điệp nhằm tạo ra sự hiểu biết.
- Giao tiếp là một quá trình con người ý thức được mục đính, nội dung và
những phương tiện cần đạt được khi tiếp xúc với người khác. Trong quá trình giao
Nhóm thực hiện: 4U Trang 6
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
tiếp thì cả đối tượng và chủ thể giao tiếp đều ý thức được những nội dung và biểu
diễn tâm lý của mình trong giao tiếp. Nhờ đặc trưng này, chúng ta dễ dàng nhận ra
được mục đích của quá trình giao tiếp, giao tiếp để làm gì? Nhằm mục đích gì?.
1.1.5 Mục tiêu của giao tiếp

- Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta.
- Có được sự phản hồi từ người nghe.
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe .
- Truyền tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do
thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi một hay nhiều hơn những thành
phần khác tham gia vào quá trình này.
Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh
được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào
cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp.
1.2.1Kỹ năng giao tiếp
1.2.1. Kỹ năng nghe
1.2.1.1. Vai trò của kỹ năng nghe
Paul Rankin đã tiến hành một nghiên cứu về hành vi giao tiếp ở một nhóm
người ở nhiều ngành nghề khác nhau xem họ dành bao nhiêu thời gian cho việc
nghe, nói, đọc, viết. Theo nghiên cứu thì các đối tượng đã dành 45% cho việc nghe,
55% cho các việc còn lại. Như vậy, họ đã dành gần một nửa thời gian cho việc lắng
nghe.
Theo như điều tra thì nghe là kỹ năng sống còn trong giao tiếp. Tuy nhiên,
không phải ai cũng chú ý lắng nghe và biết nghe. “Bất hạnh thay, rất ít người biết
lắng nghe. Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức thông tin thuần túy, 75% các thông
báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng. Khả
năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa sâu sắc trong lời nói của người khác lại càng
hiếm” (D.Torring Ton).
Như vậy, lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta, song
đó lại là kỹ năng khó đối với hầu hết chúng ta. Nhiều người cho rằng nó rất đơn giản
Nhóm thực hiện: 4U Trang 7
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
nhưng sự thật không phải thế. Nhất là trong kinh doanh, thành bại của cả một công
ty chỉ trong lời nói.
1.2.1.2. Lợi ích của kỹ năng nghe

• Giao tiếp thông thường:
- Thoả mãn nhu cầu của đối tượng: biết lắng nghe chứng tỏ bạn tôn trọng
người khác và thõa mãn nhu cầu được tôn trọng của người khác.
- Thu thập được nhiều thông tin: thông tin chi tiết hơn sẽ dễ dàng khi ra quyết
định.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp: lắng nghe giúp tạo mối quan hệ và thắt chặt mối
quan hệ và dễ dàng cho sự hợp tác tốt hơn.
- Tìm hiểu người khác tốt hơn: lắng nghe giúp bạn nắm bắt thông tin, hiểu về
đối tượng hơn vì họ sẽ bộc lộ cảm xúc khi nói.
- Giúp người khác có sự lắng nghe hiệu quả. Bằng cách tạo dựng bầu không
khí lắng nghe tốt, bạn sẽ giúp cho người nói chuyện với bạn trở thành người lắng
nghe có hiệu quả.
- Giúp chúng ta giải quyết vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn không
giải quyết được chỉ vì chúng ta không biết lắng nghe để hiểu nhau. Hãy khuyến
khích người ta nói, bạn sẽ tìm được mấu chốt của sự mâu thuẫn và giải quyết vấn đề
dễ dàng hơn.
• Giao tiếp trong tổ chức.
- Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin : giúp nhà quản trị và nhân viên hoàn
thành công việc tốt hơn do hạn chế của các yếu tố gây nhiễu ra.
- Cải thiện mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên. Nhân viên sẽ cảm thấy
hài lòng nếu nhà lãnh đạo biết lắng nghe và hiểu họ. Thông qua đó nhà lãnh đạo
cũng thu thập được nhiều thông tin, nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân
viên để kịp thời phản ứng, tạo động cơ giúp họ làm việc tốt hơn.
- Lượng hoá mức độ chính xác hợp lý của các quyết định: dựa vào thông tin
phản hồi mà nhà quản trị biết được mức độ chính xác của quyết định mà họ đưa ra.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 8
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
- Nảy sinh các ý tưởng mới, sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề. Nếu cả nhà
quản trị và nhân viên đều viết lắng nghe thì sẽ có nhiều ý tưởng mới khi họ trao đổi
cùng một vấn đề.

1.2.1.3. Phân loại kỹ năng nghe
• Không nghe
- Là hiện tượng hoàn toàn không nghe những gì bên ngoài tác động vào.
- Những âm thanh từ bên ngoài không được truyền lên não và không được tư
duy.
- Tâm lý của người giao tiếp hoàn toàn không muốn nghe, không muốn tiếp
nhận.
• Giả vờ nghe
- Người nghe suy nghĩ một vấn đề khác nhưng vẫn tỏ vẻ chú ý người đối thoại.
- Chỉ tỏ thái độ lắng nghe vì lịch sự hoặc bắt buộc nhưng thực sự không tiếp
thu nguồn thông tin vì không đúng với nhu cầu. Bản thân người nghe không hề có
sự tư duy và suy nghĩ về nội dung của thông điệp.
• Nghe có chọn lọc
- Người nghe chỉ tiếp thu những nội dung chọn lọc trong phần thông tin đối
thoại.
- Người nghe khi chọn kiểu nghe này phải chắc chắn những thông tin mà mình
bỏ qua là những nội dung mà ta đã hiểu sâu sắc.
• Nghe chăm chú.
- Nghe một cách nghiêm túc, tập trung nhưng cần có sự chủ động trong việc
tiếp nhận thông tin.
- Là quá trình nghe, hiểu, xác định thông tin đúng, sai và có chính kiến. Quá
trình nghe cần có tư duy để không rơi vào thế nghe thụ động.
• Nghe thấu cảm.
- Nghe thấu cảm là nghe, quan tâm đến tính cách của người đối thoại, phát hiện
vấn đề của họ, nhìn và suy nghĩ theo cách của họ.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 9
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
- Nghe thấu cảm cần có sự chủ động trong suy nghĩ, thái độ, hành động tiếp
thu, có sự phân tích, phản hồi, đánh giá.
1.2.2. Kỹ năng nói

1.2.2.1. Vai trò của kỹ năng nói
- Lời nói thể hiện được trình độ giao tiếp, văn hóa, văn minh và sự hiểu biết.
- Lời nói hiệu quả tạo một mối quan hệ tốt với mọi người.
- Nói là điều kiện giữ mối quan hệ trong xã hội, là điều kiện để hình thành,
phát triển nhân cách cá nhân.
Kỹ năng nói tốt không những giúp con người giải quyết công việc đạt hiệu quả
hơn mà còn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín của mình.
1.2.2.2. Nói qua điện thoại và nói trục tiếp
• Nói trực tiếp
Người Việt Nam có câu” uốn lưỡi bảy lần trước khi nói” quả không sai. Tiếc
thay chúng ta lại quên mất điều này. Mỗi ngày chúng ta dành khá nhiều thời gian
trong việc trao đổi trực tiếp thế nhưng chúng ta quên rằng mình cần phát triển kỹ
năng nói nếu muốn mọi người hiểu một cách chính xác và muốn họ làm theo những
gì mình nói
Bạn cần phải biết kết quả mà mình muốn đạt được trước khi nói. Khi có sai sót
thì bạn hay bào chữa bằng các lý do này nọ. Vì thế khi muốn nói chuyện với ai bạn
cần chú ý những điếm sau:
- Chuẩn bị trước những gì bạn muốn nói, điều này sẽ giúp cho bạn đưa thông
điệp rõ ràng hơn.
- Tạo sự tập trung chú ý lắng nghe trước khi bạn nói, đơn giản chỉ là một câu
hỏi.
- Nói một cách rõ ràng và đủ nghe thì người nghe có thể nhận thông tin chính
xác mà không cần bạn phải lặp lại.
- Tùy hoàn cảnh, tình huống mà bạn cần có giọng điệu cho phù hợp để truyền
tải thông điệp một cách chính xác.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 10
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
- Hãy sử dụng câu hỏi như một công cụ để bạn biết người nghe nhận thức như
thế nào về những gì bạn đã nói.
• Nói qua điện thoại

Trong cuộc sống hiện đại, điện thoại là phương tiện truyền thông không thể
thiếu đối với con người. nhưng có nghững cuộc điện thoại bị cho là quấy rầy, làm
xáo trộn cuộc sống riêng tư của người khác. Thế nên, bạn cần phải biết dung hòa với
một phong cách vừa tế nhị, vừa khéo léo khi sử dụng điện thoại.
Trong môi trường công ty, ấn tượng nổi bật nhất mà bất cứ một doanh nghiệp
nào cũng muốn tạo dựng nơi khách hàng chính là hiệu quả và chất lượng của dịch
vụ. thông thường tiếp xúc làm ăn đầu tiên là qua điện thoại. Những người gọi có
khuynh hướng nhận định và đánh giá công ty qua trình độ giao tiếp của người trả lời
điện thoại. vậy nếu muốn thành công trong môi trường kinh doanh thì bạn cần phải
biết cách nói chuyện điện thoại thật khéo léo và tế nhị.
1.2.3. Kỹ năng đọc
1.2.3.1. Vai trò của kỹ năng đọc
- Giúp chúng ta hiểu được những thông tin chính xác và nhanh chóng trong
văn bản.
- Giúp chúng ta mở rộng kiến thức, hiểu biết về xã hội, tự nhiên một cách hiệu
quả.
- Việc đọc sách khiến cho tư duy của chúng ta luôn hoạt động. Giúp cho trí tuệ
luôn được rèn luyện và phát triển.
- Thiếu kỹ năng đọc sách, con người sẽ tụt hậu so với thế giới…
1.2.3.2. Kỹ năng đọc hiệu quả
• Đặt ra những câu hỏi trước khi đọc:
- Đọc văn bản này nhằm mục đích gì?
- Vấn đề cần khai thác là gì?
- Cần nhớ gì sau khi đọc?
• Ban đầu:
Nhóm thực hiện: 4U Trang 11
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
- Đọc qua các mục đề, đọc nhanh và tập trung vào những ý chính, những điểm
cốt yếu.
- Chủ động tìm những ý, những nội dung mình cần.

- Xác định được ý chính thì việc nghiền ngẫm sẽ giúp cho người đọc đi sâu vào
nội dung của bài viết nhanh hơn, hiệu quả hơn.
• Dùng kỹ thuật ghi nhớ:
- Xác định bố cục của văn bản như ý chính, ý phụ, kết luận.
- Dùng các ký hiệu, bút đánh dấu để phân biệt các ý quan trọng khác nhau.
- Tóm tắt văn bản.
1.2.4. Kỹ năng viết
1.2.4.1. Cấu trúc
• Giai đoạn chuẩn bị:
- Xác định mục đích bài viết đề cập.
- Lên kế hoạch tìm và nghiên cứu tài liệu liên quan.
- Lập dàn ý cho bài viết.
• Giai đoạn viết:
- Viết phần mở đầu: Giới thiệu chung về chủ đề bằng hình thức quy nạp hay
diễn dịch.
- Phần khai triển:
+ Viết theo dàn ý đã lập sẵn.
+ Triển khai từng ý theo thứ tự. Mỗi ý triển khai nên viêt thành một đoạn văn.
+ Mỗi phần triển khai được viết theo hình thức nào phụ thuộc vào mục đích
và nội dung của bài viết.
- Viết phần kết:
+ Đúc kết lại toàn bộ nội dung bài viết.
+ Gợi lên những suy nghĩ cho vấn đề đã được đề cập và trình bày.
• Giai đoạn kiểm tra:
Nhóm thực hiện: 4U Trang 12
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
- Lỗi chính tả.
- Cấu trúc bài viết.
- Số liệu, hình ảnh.
1.2.4.2. Viết thư thương mại hiệu quả

Ngày nay, đất nước ta mở cửa đón nhận nền kinh tế, văn hóa từ nước ngoài.
Các nhà doanh nghiệp không chỉ có mối quan hệ với các doanh nghiệp trong nước
mà còn ở nước ngoài vì thế giao dịch thư tín ngày trở nên cấp bách. Nếu muốn viết
được một lá thư thương mại hiệu quả, cần tuân thủ một số quy tắc sau:
• Ý tứ rõ ràng, làm cho người nhận thông tin có thể hiểu và giải quyết được các
vấn đề có liên quan.
• Thư cần phác thảo, nêu bật được ý chính của vấn đè cần thảo luận và nêu vấn
đề cần sự trả lời nhanh chóng.
• Thư cần phải viết chính xác nhũng số liệu cần thiết như ngày, giờ họp, giao
hàng.
• Các ý trong thư phải nhất quán.
• Thư viết phải nhã nhặn và lịch sự thể hiện thái độ tôn trọng dối tác.
• Không nên viết những điều mà bản thân không nắm chắc.
Ngoài ra cần phải chú ý thêm một số điểm sau:
• Xác định nội dung và sắp xếp theo trật tự theo mối liên hệ tốt nhất.
• Viết một cách tự nhiên, giọng văn phù hợp với môi trường và hoàn cảnh.
• Dùng từ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc; tránh dung từ long,từ địa phương.
• Lập đề cương nếu muốn viết thư dài.
1.2.5. Kỹ năng thuyết trình
1.2.5.1. Khái niệm thuyết trình
Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin
của một người trước nhiều người về một vấn đề
nào đó một cách có hệ thống.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 13
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
1.2.5.2. Các bước thuyết trình
• Chuẩn bị nội dung
- Hãy biết mình
- Tìm hiểu người nghe (trình độ, tuổi tác, nghề nghiệp, sự quan tâm,…)
• Nội dung chương trình

Xác định mục đích, mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình:
- Phần mở đầu: Tạo sự chú ý, dẫn nhập vào đề tài, tránh các sai lầm,
- Phần nội dung: Những ý chính, số liệu cụ thể, ví dụ, bản ghi sẵn,…
- Phần kết: Tóm tắt, lời chúc,lời kêu gọi, địa điểm, tinh thần,…
• Tiếp xúc: chú ý ngoại hình, tư thế, hình thức phi ngôn ngữ,
• Triển khai: trình bày rõ ràng, ngắn gọn, có minh họa, giọng to rõ, tránh các
thói quen xấu, chú ý ánh mắt.
• Kết thúc: đúng lúc, không dông dài, tóm tắt điểm chính, nêu câu hỏi kiểm tra,
cảm ơn.
1.2.5.3. Nội dung các bước thuyết trình
a. Bước 1 : Chuẩn bị thuyết trình
 Hãy biết mình: cần tạo ra sự sợ hãi, gạt bỏ tâm lý hướng nội và tạo niềm tin
trước khi bước ra thuyết trình. Muốn thế, bạn cần phải:
• Kiểm soát chất giọng của mình về khả năng tạo và thay đổi cường độ âm
thanh cho phù hợp, diễn đạt rõ ràng bằng lời nói lưu loát và vui vẻ và khả năng phát
âm từ ngữ chính xác.
• Giới thiệu bản thân là cách tạo sự tin tưởng cho người nghe với mức sự thân
thiện và khéo léo.
• Khi trình bày, bạn hãy cố gắng đưa mắt về phía người nghe. Như thế bạn sẽ
tự nhiên hơn và sự phản hồi của người nghe cũng tích cực hơn.
• Sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ tư nhiên nhưng không nên quá lạm
dụng.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 14
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
• Chú ý sắp đặt bục đứng để nói chuyện cho phù hợp. Bục đứng sẽ là nơi để tài
liệu và là nơi bạn che giấu đôi bàn tay khi gặp lúng túng.
• Linh hoạt điều chỉnh nội dung theo phản ứng của người nghe.
 Tìm hiểu người nghe: để nắm bắt sự phản hồi của họ để điều chỉnh nội dung
và phương pháp truyền đạt cho phù hợp. cần tìm hiểu một số vấn đề sau:
• Quy mô/ số lượng người nghe.

• Đối tượng nghe: vốn kiến thức, trình độ văn hóa, tuổi tác,
• Thái độ chung của họ về vấn đề mà bạn trình bày.
• Họ đến là do sự quan tâm hay bị bắt buộc?
• Không gian có phù hợp với tính chất của buổi thuyết trình?
• Bạn thuyết trình vào thời gian nào và người nghe và thời gian nào là người
nghe tỉnh táo?
b.Bước 2 : Trình bày thuyết trình
Mục đích cuối cùng là sự thay đổi nơi người nghe, nếu không đạt được kết quả
này thì việc làm của bạn là vô ích. Bạn hãy đặt mục tiêu cụ thể có thể kiểm tra được
sau buổi thuyết trình.
 Phần mở đầu: Người thuyết trình thiết lập mối quan hệ với người nghe, có
thể phác thảo vài nội dung lớn sẽ trình bày để mọi người dễ theo dõi.
Người nghe thường chỉ tập trung 30 giây đầu tiên và 30 giây cuối cùng. Vì thế
bạn cần chọn thời điểm để gia tăng sự chú ý không chỉ để lôi cuốn mà còn gây thiện
cảm cho người nghe.
Tùy theo nội dung mà bạn chọn cách dẫn nhạp đề tài cho phù hợp để gay sự
cuốn hút. Nhưng tránh các sai phạm sau:
• Vào đề quá dài, ảnh hưởng xấu tới bài thuyết trình.
• Vào đề không ăn nhập với nội dung bài thuyết trình.
• Vào đề thiếu tự tin bằng những lời biện hộ.
• Vào đề với lời xin lỗi.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 15
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
 Phần nội dung: Chứa đựng một số ý tưởng then chốt, đó là cách bạn muốn
ấn sâu vào trí óc người nghe.
Để lôi cuốn người nghe, những ý tưởng cần được xây dựng một cách logic. Bạn
có thể sử dụng các số thống kê, lời trích dẫn để tăng tính thuyết phục hay sư dụng
những lời nói đùa để bầu không khí bớt căng thẳng.
 Phần kết: Nhắc lại những điểm then chốt mà nội dung đã trình bày. Tùy
theo tính chất bài thuyết trình mà bạn có thể ra lời kêu gọi, lời chúc mừng, nhiệm vụ

cho tương lai,…cần kết thúc ngắn gọn và đưa ra những câu hỏi kiểm tra cho người
nghe. Cuối cùng, đừng quên lời cảm ơn.
c. Bước 3 : Sau khi thuyết trình
Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của tất cả mọi
việc. nói trên một khía cạnh nào đó là sự bắt đầu mới. Nếu doanh nghiệp của bạn
giới thiệu về sản phẩm mới thì vấn đề hậu thuyết trình cực kỳ quan trọng trong việc
tìm kiếm và giữ chân khách hàng. Vậy sau buổi thuyết trình bạn cần lưu ý những
điểm sau:
• Thống kê được đánh giá của những người tham gia trong buổi thuyết trình.
• Cung cấp cho người tham gia một số tài liệu, quà lưu niệm, để họ nhớ tới
buổi thuyết trình của bạn.
• Giữ liên lạc với khách mời, người tham dự.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 16
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ
2.1 Thực trạng giao tiếp nơi công sở
Sự hình thành và phát triển của xã hội loài người từ trước đến nay là nhờ quá
trình giao tiếp với nhau. Nhờ giao tiếp được diễn ra giúp cho việc thiết lập nên các
mối quan hệ với mọi người, giúp chúng ta nhận biết mình phải làm gì ? Làm như thế
nào? Làm bằng phương tiện gì? Trong điều kiện ra sao? Cũng như phải tiếp xúc với
ai? Ở đâu? Nhằm để làm gì? Và bằng cách nào để có thể tiến hành giải quyết được
các nhiệm vụ giao tiếp một cách tối ưu? Như vậy giao tiếp đóng vai trò rất quan
trọng trong đời sống, sinh hoạt, công tác và học tập của mỗi chúng ta.
Trong thực tế cuộc sống hằng ngày, trong công tác cũng còn tuỳ thuộc vào điều
kiện hoàn cảnh cụ thể về tâm trạng vui, buồn trong quan hệ giao tiếp mà thể hiện
giao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, văn minh và có văn hoá hay ngược lại.
Mặc dù trong thời gian qua, vấn đề văn hóa giao tiếp công sở đã được các cấp
lãnh đạo đặc biệt quan tâm thực hiện, song phải thừa nhận rằng thực trạng văn hóa
giao tiếp nơi công sở ở một số nơi hiện chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn,
vẫn còn nhiều hạn chế, yếu kém gây nên những bức xúc, bất bình trong nhân dân.

Trên thực tế và qua các kênh thông tin như báo chí, phát thanh, truyền hình, chúng
ta nhận thấy rằng, hiện nay, toàn xã hội đã và đang rất lưu tâm về văn hoá giao tiếp,
ứng xử tại các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thực tế, chúng ta có thể dễ dàng
nhận thấy một vài biểu hiện khá phổ biến về thực trạng giao tiếp nơi công sở hiện
nay như sau:
- Một số cán bộ, công chức, viên chức chưa chú trọng kỹ năng giao tiếp cần
thiết với đồng nghiệp và người đến liên hệ. Trong quan hệ với đồng nghiệp thì còn
xảy ra ganh ghét, nói xấu hạ uy tín của nhau, không tôn trọng nhau, bằng mặt mà
không bằng lòng. Một số ít cán bộ quản lý khi giao tiếp với cấp dưới và đồng nghiệp
đôi lúc còn thiếu nhẹ nhàng, vui vẻ hoặc tỏ ra không thật sự quan tâm, thân thiện,
thỉnh thoảng có người còn bộc lộ sự nóng tính nếu có những công việc chưa kịp
hoàn thành hoặc không vừa ý. Việc cán bộ, công chức phê bình đồng nghiệp không
đúng nơi, đúng chỗ, thiếu tế nhị, tạo tâm lý căng thẳng dễ dẫn đến mặc cảm và gây
hiểu lầm lẫn nhau, hiện tượng bằng mặt không bằng lòng vẫn còn xảy ra. Từ đó tạo
ra không khí nặng nề căng thẳng trong nhà trường, hiệu quả và chất lượng công việc
sẽ bị ảnh hưởng là điều tất yếu.
Nhóm thực hiện: 4U Trang 17
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
- Không ít cán bộ, công chức, viên chức còn có hành vi thiếu văn hóa nơi công
sở như: hút thuốc lá trong phòng làm việc; có uống rượu, bia trước khi đến cơ quan;
trang phục thiếu lịch sự, vừa làm việc riêng như đọc báo, nói chuyện vừa tiếp khách,
… làm mất tư thế, quyền lực của một cán bộ, viên chức nơi công sở.
- Bên cạnh đó, tình trạng lãng phí thời gian nơi công sở còn xảy ra phổ biến,
một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức đến công sở muộn, về sớm,
chưa có tác phong làm việc đúng mực, không tích cực trong việc hướng dẫn, giúp
đỡ người đến liên hệ theo chức năng nhiệm vụ được giao.
- Cán bộ, công chức tiếp dân chưa thực hiện đúng giờ hành chính theo quy
định, còn tình trạng khách đã chờ mà cán bộ, công chức vẫn còn ngồi trà nước, tán
gẫu với nhau, khi khách hỏi, lại trả lời “bận họp!”, “chờ chút”.
Đôi lúc vẫn còn tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận có liên quan

làm chậm thời gian giải quyết dứt điểm các công việc. Trong thực tế, ở một vài bộ
phận, vẫn còn tình trạng cán bộ, công chức, viên chức có thái độ cáu gắt gây khó
chịu cho người đến liên hệ làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như uy tín
của cơ quan. Một vài trường hợp cán bộ, viên chức vẫn chưa thật sự đóng góp trên
tinh thần xây dựng cho đồng nghiệp để đồng nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ hơn.
Thể hiện qua việc khi thấy đồng nghiệp có khuyết điểm, hạn chế nhưng cán bộ, công
chức không góp ý giúp họ nhận ra và khắc phục kịp thời, đợi đến các cuộc họp tập
thể, mới nêu ra để phê bình đồng nghiệp. Trong thực tế, hiện nay vẫn còn một vài
cán bộ, công chức trong giao tiếp còn tạo cho đồng nghiệp tâm lý “ngại hỏi”, “ngại
gặp”, “ ngại tiếp xúc”, không thoải mái khi trao đổi công việc, hay e dè “Không biết
sẽ bị bắt bẻ gì nữa đây?” … làm hạn chế hiệu quả trong việc phối hợp xử lý công
việc chung. Vẫn còn cán bộ công chức có thái độ bất hợp tác, thiếu thiện cảm khi
phối hợp công tác với đồng nghiệp trước đây đã từng có bất đồng quan điểm trong
giải quyết công việc với mình, điều đó đã gây khó khăn cho việc phối hợp giải quyết
công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Khi giao tiếp qua điện thoại, một số cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa
chấp hành tốt quy tắc giao tiếp qua điện thoại, không xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi
công tác; còn trao đổi dài dòng, chưa tập trung vào nội dung công việc; khi có người
gọi điện thoại, vẫn còn tình trạng trả lời thiếu nhã nhặn, cộc lốc hoặc ngắt điện thoại
đột ngột, hoặc vừa bắt điện thoại nhưng còn nói chuyện với người bên ngoài. Bên
cạnh đó, vẫn còn tình trạng tùy tiện sử dụng điện thoại trong các cuộc họp, không
Nhóm thực hiện: 4U Trang 18
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
cài chế độ “im lặng” khi tham dự hội nghị, học tập. Nhiều trường hợp còn sử dụng
điện thoại cơ quan để giải quyết riêng.
Trên đây là một vài thực trạng hạn chế của văn hóa giao tiếp trong công sở nói
chung mà chúng tôi đã tổng hợp được, có thể xem đây là những tồn tại khá phổ biến
mà chúng ta cần thẳng thắn nhìn nhận và đặc biệt quan tâm.
2.1.1. Kẻ thù của giao tiếp nơi công sở
Những thói quen giao tiếp cẩu thả nơi công sở đôi khi gây cho bạn những hậu

quả hết sức nặng nề, thậm chí nó chặn cả con đường tiến thân của bạn. Sau đây là
những cách ứng xử thường gặp nơi công sở.
2.1.1.1. Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ
Có thể bạn đã từng làm như vậy. Bạn chỉ liên lạc với anh A khi cần nhờ anh ấy
xin việc hộ. Bạn chỉ hỏi thăm chị B khi muốn nhờ chị tìm giúp tài liệu nào đó,…
Giữa những “giai đoạn cần” đó, bạn thường không có liên lạc gì, thậm chí không
thèm trả lời thư từ hay điện thọai hỏi thăm họ.
Chắc chắn những người trước đây đã nhiệt tình giúp bạn, giờ sẽ cảm thấy đang
bị lợi dụng. Họ dần trở nên khép mình, cảnh giác với bạn. Và bạn sẽ bị loại khỏi bộ
nhớ của họ ngay.
2.1.1.2. Không trả lời những cuộc gọi điện thoại hoặc e-mail
Thói xấu này ngày càng trở nên phổ biến, nhất là khi cuộc sống ngày càng bận
rộn. Thói quen giao tiếp cẩu thả này đôi khi sẽ lấy đi của bạn những cơ hội lớn trong
đời.
Ví dụ: Có một đối tác lớn rất quan tâm đến doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn
thờ ơ không đáp lễ. Tất nhiên, họ sẽ quên ngay bạn, thị trường rộng lớn mà.
Bên cạnh thói quen không trả lời email và điện thoại của người khác thì việc trả
lời email và gửi nhầm cho người khác cũng rất thường xuyên xảy ra đối với những
người bất cẩn hoặc do việc gửi thư điện tử chưa thật sự chuyên nghiệp.
2.1.1.3. Bỏ qua những giao tiếp căn bản
Những người có thói xấu này thường xuyên quên nói “cảm ơn” hoặc “làm ơn”
khi nhận hoặc yêu cầu điều gì. Những phép giao tiếp căn bản này thường bị lãng
Nhóm thực hiện: 4U Trang 19
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
quên bởi rất nhiều lý do: con người ta quá bận rộn, không được dạy dỗ căn bản hoặc
có tư tưởng là mình xứng đáng được yêu cầu người khác.
2.1.1.4. Không biết lắng nghe
Đã có nhiều trường hợp phải trả giá đắt cho sự không biết lắng nghe này. Một
trong những hậu quả của việc không biết lắng nghe là không biết đặt câu hỏi, cứ nín
thinh không thể hiện việc mình có đồng ý với ý kiến của khách hàng hay không.

Khi giao tiếp, không biết lắng nghe sẽ dẫn đến việc thông tin sai lệch, mất đi
nhiều cơ hội và làm giảm năng suất vì còn phải vừa làm vừa sửa sai. Không những
thế, trong giao tiếp với cấp trên, nếu bạn tỏ ra không biết lắng nghe, sếp sẽ đánh giá
bạn là thiếu năng lực, hoặc không có ý thức cầu tiến.
2.1.1.5. Nói dối và luôn tỏ ra bận rộn
Đây là lỗi phổ biến của hầu hết các nhân viên và ứng viên xin việc. Họ luôn
“bốc phét” về khả năng của mình. Hậu quả của những lời nói dối này có thể là bạn
bị đuổi việc hoặc không được nhận vào công ty làm việc (đối với những người xin
việc). Lỗi này khá nghiêm trọng và nó sẽ khiến hình ảnh của bạn trong mắt mọi
người trở nên tồi tệ. Họ sẽ cho rằng bạn là một người không đáng tin cậy và giả dối.
Còn những người khác thì chỉ “nói dối chút chút”. Dù nói dối ít hay nhiều thì hậu
quả của nó đều không hay, hoặc làm hại người khác, hoặc làm hại mình.
Việc nói dối chỉ có thể thông cảm được trong trường hợp bất khả kháng, hoặc
khi nó không gây hại cho ai.
Tuy nhiên, trong giao tiếp với đồng nghiệp, hay hơn cả vẫn là nói thật, nhưng
nói thật một cách khéo léo, nhạy cảm, không làm tổn thương người khác.
Ví dụ: Có anh chàng làm chuyên viên ở cơ quan nọ, hễ gặp bạn là than vãn quá
bận rộn, rằng mọi việc quan trọng đều do anh ta giải quyết, vắng anh thì tất cả sẽ rối
tung. Nghe thế, nhiều người nghĩ, anh này chắc có tài và giữ chức cao lắm. Thực tế
thì trong cơ quan, anh ta được phân công theo dõi thi đua khen thưởng, đi theo lãnh
đạo cơ quan và chưa làm được việc gì cho ra hồn.
2.1.1.6. Luôn miệng nói những lời tiêu cực
Có những người thường xuyên thốt ra những lời chê bai tiêu cực về mọi thứ:
chê công việc, chê không khí công sở, chê sếp, chê đồng nghiệp,… Hãy thử tưởng
Nhóm thực hiện: 4U Trang 20
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
tượng, bạn có hứng thú làm việc không nếu người ngồi cạnh bạn cứ luôn miệng chê
bai mọi thứ.
Buổi sáng mà cứ phải nghe những câu kiểu như “tôi ghét…”, “thằng điên
ấy…”, “chán nhỉ”, “sếp làm sao í nhỉ…”, chắc ngày làm việc sẽ trở thành địa ngục.

2.1.1.7. Mùi cơ thể
Khi bạn đang đứng gần nói chuyện với ai đó hoặc đi giao tiếp với khách hàng,
mùi cơ thể sẽ là rắc rối lớn cho bạn.
Mùi cơ thể là do mồ hôi và vi khuẩn gây nên. Vi khuẩn sẽ hình thành nên các
mùi đặc trưng mà hầu hết mọi người đều có đó là cay nồng. Mùi cơ thể chủ yếu ở
những chỗ có tuyến mồ hôi và khi mồ hôi tiết ra không có khả năng làm khô ngay,
điển hình là vùng da dưới cánh tay và vùng háng.
Mùi cơ thể có thể ảnh hưởng rất lớn trong quá trình giao tiếp vì thế việc giải
quyết vấn đề này được coi là rất quan trọng. Bạn không nên bỏ qua để tránh gặp
phải sự khó xử trong giao tiếp hằng ngày.
2.1.2. Những thói quen xấu trong giao tiếp nơi công sở
Sau vài năm làm việc hết mình, cơ hội thăng tiến dường như vẫn rất xa tầm tay
bạn. Bạn có biết một số thói quen không hay đã len lỏi vào cuộc sống công sở mà
bạn không hề hay biết không? Chính những thói quen này đã vô tình làm phiền lòng
những người xung quanh và trở thành rào cản ngăn chặn bước đường phát triển sự
nghiệp của bạn. Vậy những thói quen này là gì, làm sao để nhận diện chúng? Sau
đây là một vài thói quen xấu mà chúng ta thường gặp trong giao tiếp công sở hiện
nay:
2.1.2.1. Phô trương, cao ngạo, luôn giành phần thắng
Một số người có thói quen cắt ngang lời
nói của người khác để đưa ra ý kiến của mình
trong bất kỳ cuộc tranh luận nào đó. Tệ hơn, họ
còn khăng khăng bác bỏ ý kiến bất đồng hoặc
trái ngược của mọi người để khẳng định ý kiến
của mình là đúng nhất. Bạn hãy nhớ là trong
mọi cuộc tranh luận hay khi đàm phán, không ai
muốn nhận mình là kẻ thua cuộc. Mặt khác, việc phô trương kiến thức hay khoác
Nhóm thực hiện: 4U Trang 21
Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở
lác, tự cao tự đại, coi thường quan điểm của người khác để đề cao bản thân mình là

một điều không thể tránh khỏi để cạnh tranh nhau. Dĩ nhiên là bạn cần phải có sự tự
tin trong công việc và đó là một điều kiện rất cần thiết cho sự thành công của bạn
nhưng trong khi đó lại có rất nhiều người tự tin quá mức dẫn đến bị cô lập với
những người xung quanh.
Họ luôn tỏ ra chê bai người khác, người tốt đến mấy họ cũng tìm cái để chê.
Với họ, không ai tốt, không ai giỏi cả, trừ họ. Lãnh đạo nghiêm khắc thì chê là khó
tính, khô cứng, máy móc không có tình cảm. Lãnh đạo dễ dãi thì chê dốt, không biết
quản lý, không có khả năng lãnh đạo. Lãnh đạo ôn hòa thì bảo là không có cá tính.
Khi bị sếp giao nhiều việc thì lại nghĩ là sếp dốt, không biết làm gì nên mới
giao việc cho nhân viên, làm lãnh đạo thế ai chả làm được. Giao ít việc hoặc không
giao việc gì cho làm thì chê lãnh đạo không biết dùng người. Người nhiệt tình bị
chê háo danh, ngựa non háu đá. Người có ý chí phấn đấu: chê cơ hội, thủ đoạn.
Người ít đấu tranh: chê ngậm miệng ăn tiền. Người hay đấu tranh: chê thọc gậy
bánh xe…Chỉ có một điều là họ rất sợ và không bao giờ muốn nghe người khác chê
mình.
Vì vậy, việc giao tiếp nơi công sở thường xảy ra những vấn đề mâu thuẫn dẫn
đến cãi vả, phản bác lẫn nhau, không ai chịu thua ai và luôn giành phần thắng về
phía mình để đánh bại đối phương.
2.1.2.2. Quá e dè hoặc thiếu tự tin
Trái với kiểu cách phô trương, cao ngạo đây là một thói quen không hay đó là
tình trạng một số người luôn tỏ ra e dè, sợ sệt, quá rụt rè và thiếu tự tin trước mọi
người, ngại đưa ra các ý kiến, “ngại hỏi”, “ngại gặp”, “ngại tiếp xúc” và quan điểm
của riêng mình trước mọi người đặc biệt là trong các cuộc họp hay các buổi thảo
luận vì sợ bị người khác cười và bác bỏ.
2.1.2.3. Thổ lộ quá nhiều về cuộc sống riêng tư
Những tâm sự về đời sống riêng tư của bạn đôi khi sẽ ảnh hưởng không tốt đến
uy tín của bạn trong công ty. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người đôi khi vẫn rất “hào
phóng” chia sẻ những thông tin cá nhân của mình mặc dù không có ai hỏi đến mà
vẫn một mực “tiết lộ” chỉ để nói cho có chuyện để nói mà thôi. Bên cạnh đó, một số
người thường hay đem chuyện riêng tư của mình ra bàn luận nhằm mục đích khoe

khoang một cách vô ích, còn có một số người lại tâm sự chuyện riêng tư của bản
Nhóm thực hiện: 4U Trang 22