Làm gì khi nhân viên nghỉ ''''vặt'''' thường xuyên? pot

Làm gì khi nhân viên nghỉ 'vặt'
thường xuyên?
Tình trạng nhân viên nghỉ việc mà không có lý do chính đáng thường xuyên
sẽ gây ra cho doanh nghiệp nhiều điều bất lợi hơn những gì mà các nhà quản
lý có thể hình dung. Theo một nghiên cứu mới đây, chi phí lương của những
doanh nghiệp có nhiều nhân viên nghỉ “vặt” có thể tăng lên gần 9%. Và vấn
đề không chỉ dừng lại ở những thiệt hại về tài chính. Làm thế nào để hạn chế
tình trạng này?

“Thực tế cho thấy những công ty có một đội ngũ nhân viên tận tụy, luôn đi
làm đầy đủ, đúng giờ và hết mình với công việc có một lợi thế cạnh tranh rất
lớn.
Quản lý tình trạng nhân viên vắng mặt không có lý do chính đáng đóng một
vai trò quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp, nhất là đối
với các doanh nhân đã đầu tư hết tài sản cá nhân, tinh thần và trí tuệ của họ
cho một công ty”, Janet Flewelling, Giám đốc Dịch vụ nguồn nhân lực của
Insperity, một nhà cung cấp các giải pháp nguồn nhân lực ở Kingwood,
Texas, Mỹ, chia sẻ.

Flewelling đưa ra một số giải pháp sau đây giúp các doanh nghiệp giảm
thiểu tình trạng nhân viên vắng mặt và những tác động của nó, từ đó cải
thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận.

1. Xây dựng một chính sách quản lý nhân sự chính thức. Điều này nghe có
vẻ hiển nhiên. Nhưng việc xây dựng một chính sách quản lý nhân sự chính
thức với những kỳ vọng rõ ràng sẽ đảm bảo nhân viên làm việc chuyên
nghiệp hơn và chăm chỉ hơn.

“Các sếp cần truyền thông cho các nhân viên rằng sự hiện diện của họ ở
công sở không chỉ góp phần cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của
công ty mà còn được các nhà quản lý và đồng nghiệp đánh giá cao”,

Flewelling khuyên. Các công ty nên đưa ra các quy định rõ ràng trong sổ tay
nhân viên.

Khi một nhân viên thông báo cho người sếp trực tiếp về việc vắng mặt, sếp
cần phải giải thích cho nhân viên đó về ảnh hưởng của việc anh ta vắng mặt
đối với công việc của nhóm và phải lên kế hoạch sắp xếp lại công việc do
nhân viên đó đảm trách trong thời gian anh ta vắng mặt.

2. Động viên nhân viên. Thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng
và đi muộn về sớm thường là những biểu hiện đầu tiên của một tình trạng
nghiêm trọng hơn: Doanh nghiệp đang có một đội ngũ nhân lực bất mãn và
thiếu gắn bó. Nhưng nếu chỉ đơn thuần buộc nhân viên đi làm đầy đủ và
đúng giờ thì vẫn chưa đủ.

Doanh nghiệp có thể chỉ giữ được phần “xác” mà không tạo ra cái “hồn” cho
nhân viên. Nói cách khác, nếu nhân viên thiếu niềm đam mê trong công việc
và chỉ có mặt ở văn phòng để giết thời gian thì điều đó sẽ còn ảnh hưởng
tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp nhiều hơn là khi họ không đến
công sở.

“Các sếp trực tiếp cần quan sát, tìm hiểu nhân viên của mình và tìm cách
động viên, khuyến khích họ, làm cho họ có cảm giác mình là một phần quan
trọng của nhóm.

Tinh thần đồng đội sẽ là yếu tố giúp giảm tình trạng nhân viên nghỉ không
có lý do chính đáng”, Flewelling giải thích. Flewelling khuyên các doanh
nghiệp cũng nên cân nhắc xem xét xây dựng một cơ chế làm việc theo giờ
giấc linh hoạt để giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng
của họ.

3. Theo dõi sự vắng mặt. Để quản lý tốt tình trạng nhân viên “nghỉ vặt”,
trước hết các sếp cần phải hiểu được giờ giấc làm việc và sự vắng mặt của
nhân viên.

“Điều đó có nghĩa là các công ty nên có một cách nhất quán và có tổ chức để
theo dõi thời gian vắng mặt của nhân viên. Nhiều công ty hiện đã áp dụng
các chương trình nghỉ được hưởng lương cho nhân viên bao gồm những
ngày nghỉ truyền thống như nghỉ mát, nghỉ bệnh và nghỉ vì những lý do cá
nhân để tạo ra sự linh hoạt cho nhân viên. Các công ty này thường ứng dụng
các phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi ngày nghỉ của nhân viên”,
Flewelling chia sẻ.

4. Kỷ luật khi cần thiết: Nếu sếp nghi ngờ một nhân viên đang lạm dụng các
chính sách, chế độ nghỉ phép (chẳng hạn báo nghỉ bệnh thường xuyên hoặc
đi trễ về sớm một thời gian dài mà không có một lý do chính đáng), thì nên
chuẩn bị áp dụng các biện pháp kỷ luật cần thiết đối với nhân viên đó.

“Việc truyền thông rõ ràng về các mong đợi của sếp đối với nhân viên và áp
dụng các biện pháp kỷ luật là điều cần thiết. Sếp có thể bắt đầu bằng việc
đưa ra phản hồi và kèm cặp nhân viên, tiếp theo là những lời khuyên bằng
văn bản, nếu tình hình vẫn chưa được cải thiện thì có thể nghĩ đến giải pháp
đình chỉ công tác hoặc kết thúc hợp đồng lao động”, Flewelling khuyên.

“Nghỉ việc thường xuyên không có lý do chính đáng không chỉ làm ảnh
hưởng đến hiệu quả làm việc mà còn làm suy giảm tinh thần làm việc của
nhóm nếu tình trạng này không được giải quyết một cách công bằng và nhất
quán”, Flewelling cảnh báo.

5. Sử dụng các dịch vụ cung cấp lao động tạm thời: Khi tình trạng nhân viên
vắng mặt thường xuyên là một điều không thể tránh khỏi, doanh nghiệp có

thể nghĩ đến việc sử dụng nguồn lao động thời vụ do một số dịch vụ chuyên
nghiệp cung cấp. Đây cũng là một giải pháp lý tưởng trong trường hợp đào
tạo một nhân viên mới mất nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp.