đề tài '''' hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng trường đhbk hà nội ''''

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đề tài
" Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại
văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội "
Đinh Thị Hoài MSSV: 504403024
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤCLỤC
LỜIMỞĐẦU 1
CHƯƠNGI.
LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ
I. LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNPHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng 4
2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4
2.1. Chức năng của văn phòng 4
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 5
II. LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ
1. Công tác văn thư 5
1.1. Khái niệm công tác văn thư 5
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5
1.3. Tổ chức công tác văn thư 11
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 12
1.5. Vị trí vàý nghĩa của công tác văn thư 12
2. Công tác lưu trữ 14
2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 14
2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ 14
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 20
CHƯƠNG II
HIỆNTRẠNGCÔNGTÁCVĂNTHƯ –
LƯUTRỮTRONGVĂNPHÒNGTRƯỜNGĐHBKHÀNỘI
I.KHÁIQUÁTCHUNGVỀTRƯỜNGDHBKHÀNỘI
1. Quá trình hình thành và phát triển 21

2. Tình hình hoạt động chung 21
2.1. Định hướng chiến lược 21
2.2. Tình hình hoạt động 24
2.3. Nhiệm vụ trọng điểm 25
2
2
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.4. Nhận xét chung vềĐHBK Hà nội 25
2.5. Kết quảđạt được 26
II. HIỆNTRẠNGCÔNGTÁCPHÒNG
1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 31
1.1 Chức năng của văn phòng 31
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng 31
2. Tình hình hoạt động của phòng hành chính – tổng hợp 31
III. HIỆNTRẠNGCÔNGTÁCVĂNTHƯ -
LƯUTRỮTRONGVĂNPHÒNGTRƯỜNGĐHBK HÀNỘI
1. Công tác văn thư 35
1.1. Công tác tiếp nhận va xử lý văn bản đến 35
1.2. Tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi 37
1.3. Tổ chức quản lý hồ sơ sách tài liệu 38
1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 38
1.5. Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác vă thư 38
2. Công tác lưu trữ 40
2.1. Quản lý công tác lưu trữ 40
2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ 41
CHƯƠNG III
MỘTSỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁPĐỂHOÀNTHIỆNCÔNGTÁCVĂNTHƯ –
LƯUTRỮTRONGVĂNPHÒNGTRƯỜNGĐHBKHÀNỘI
I. MỘTSỐKIẾNNGHỊVỀCÔNGTÁCVĂNPHÒNG

1. Về cơ cấu tổ chức 42
2. về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 42
3. về việc bố trí văn phòng 42
4. về công tác thông tin 43
5. về công tác hậu cần 43
II. MỘTSỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁPĐỂHOÀNTHIỆNCÔNGTÁCVĂNTHƯ –
LƯUTRỮ
1. Ưu điểm 44
3
3
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2. Tồn tại 45
3. Một số giải pháp 46
KẾTLUẬN 49
Tài liệu tham khảo
4
4
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜIMỞĐẦU
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng
với xu thế toàn cầu hoá kinh tếđang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,
văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin
trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động
sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH
đất nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở:
Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang
phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông
tin ởđơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để

trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lýđang trở thành nhu cầu bức
thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Namđang phát triển từng bước hội nhập nền
kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ
quan, đơn vịđể bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho
quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt
nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang
thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức
chuyên môn vềnghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn
phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản vàđặc biệt quan trọng của văn phòng
đó là công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ
trương, đường lối của Đảng, quản lý vàđiều hành của Nhà nước. Các văn bản
hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉđạo và hoạt động của mỗi ngành, các
đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi
ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao.
Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐHBK Hà Nội đã giúp em cóđược
những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng. Qua
5
5
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐHBK Hà Nội, em
đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường
ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình.Đây là một kiểu
đề tài mà từ trước tới nay đãcó nhiều công trình nghiên cứu. Song đối với
Trường ĐHBK Hà Nội với những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình
thì chưa có ai đề cập đến. Do đó em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề
cho mình, giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong
bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK
Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư- lưu

trữở các cơ quan khác nói chung. Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ trong
văn phòng ĐHBK Hà Nội vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập
này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại.
Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội
nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường ĐHBK Hà Nội vàđưa ra một
số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư –
lưu trữtại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung.
Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn
Giáđã nhiệt tình giúp đỡ vàđộng viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên
đề này. Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô
chú trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội đã nhiệt tình
chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập
tại Trường.
Em xin chân thành cảm ơn.
6
6
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mởđầu và kết luận báo cáo
này được trình bày theo 3 chương sau:
Chương I:Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ
Chương II:Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường
ĐHBKHà Nội
Chương III:một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội
Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên
trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường
ĐHBK Hà Nội, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụng
các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp tổng hợp và thống kê

- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu
- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK
Hà Nội
Từđóđem so sánh lý luận đãđược học với thực tiễn vàđưa ra một sốđề
xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Trường ĐHBK Hà Nội.
7
7
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNGI
MỘTSỐLÝLUẬNVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ
I. LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNPHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung
hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan điểm hệ thông thì: ởđầu vào
bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ
hoạt động thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, môi trường v.v…
Theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong
từng hoạt động của đơn vị. Còn ởđầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt
động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và
bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ
góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp
lãnh đạo ra những quyết định chính xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị.
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
2.1. Chức năng văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ
một thực thể nào, thông qua mối quan hệđặc trưng với môi trường mà nó tồn
tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương
đối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương
diện xã hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơ

bản sau đây
.Chức năng tham mưu
. Chức năng tổng hợp
.Chức năng hậu cần
8
8
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng
a. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
b. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị
c. Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
d. Trợ giúp về văn bản
e. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
f. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
g. Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
h. áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các
nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
II. LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁC VĂNTHƯ – LƯUTRỮ
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,
xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương
tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công

tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao
gồm 5 nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
9
9
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
* Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận
được từ các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đếnđược thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờđến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư,
bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh
chóng, chính xác, giữ bí mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vịđều phải qua văn
phòng hoặc trưởng phòng hnàh chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đếnđược thực hiện theo 5
bước sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản.
Bước 2: Bóc bì văn bản.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổđến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Văn bản được vào sổ theo mẫu sau
Số văn
bản
đến

Ngày
đến
Nơi gửi
văn VB
Số,
ký
hiệu
VB
Ngày,
tháng
VB
trích
yếu nội
dung
VB
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
văn
bản
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
……
…
…… ………
.

……. ……. ………
.
…… ……
…
…… …
…
10
10
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Mẫu chuyển văn bản đến
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày chuyển
văn bản
Số lượng bì văn
bản
Nơi nhận
(người nhận)
Ký nhận
vàđóng dấu
1 2 3 4 5
……… ………… ………… ………… ………
* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu
do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là “văn bản đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc:
Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vịđể gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ
phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu
và có trách nhiệm gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký vàđóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày tháng
Số ký hiệu
văn bản
Số lượng bì
văn bản
Nơi nhận
văn bản
Ký nhận vàđóng
dấu văn bản
1 2 3 5
…………. ……… ………
11
11
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Mẫu sổ chuyển văn bản trong nội bộ
Ngày tháng Số ký hiệu
văn bản
(phiếugửi,
chuyển)
Số lượng
văn bản
hoặc bì văn

bản
Người nhận
hoặc đơn vị
nhận
Ghi chú
1 2 3 4 5
…………. …………. ………… ……………. …………
*Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan.
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng
cơ quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụđăng
ký văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu
vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật
chỉđược đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong
ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận vàđóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên
phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài.
Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu
chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các
văn bản bình thường.
*Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công
tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ cóý nghĩa
rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vịđược
chủđộng khoa học và thuận tiện.
+ Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
12
12
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn
đề hoặc theo đơn vị, tổ chức.
Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy định người lập hồ sơ
Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộđược giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ
cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc
trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao
dich, địa dư.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
+ Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
* Tổ chức và sử dụng con dấu
Nguyên tắc đóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho
ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng
phải rõ ràng ngay ngay ngắn.
Chỉđược đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không
được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi
rõ tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản nhưđềán, chương trình, dự thảo,
báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm
khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữđểđảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ
văn phòng.
13
13

13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hai loại dấu này đóng như sau:
- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc
cấp phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thìđóng dấu
quốc huy.
- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn
phòng để làm ra văn bản thìđóng dấu văn phòng.
Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và
phải do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu “mật” phải
được đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ
khẩn cấp như “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản.
Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ
vào đóđóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con
dấu. Của cơ quan ghi trong Nghịđịnh 56 của HĐCP.
- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu
cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉđịnh. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải
cho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn.
Theo Nghịđịnh số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính Phủ quy
định về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “ Con dấu được sử dụng
trong các cơ quan, các đơn vi kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang
và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp
lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ
quan, tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định
của NghịĐịnh Chính Phủ”. Đồng thời Chính phủ cũng quy định người đứng
đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan
tổ chức chỉđược dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉđựợc
đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền.
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu
theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách

14
14
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thưđể bảo quản và phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về việc giữ vàđóng dấu.
b. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổđăng ký
- Phân loại và trình lãnh đạo
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban
chức năng
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành).
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
1.3. Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
a. Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3
yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác
văn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi,
văn bản đến, văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc
bố trí cán bộ cũng cóý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất
lượng hoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì
bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản,
lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ thấp hơn thìđảm nhận những công việc
đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn

hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sựvà
giữ luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao
vàảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
15
15
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
b.Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn
bản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn
thư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
+Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn văn thưđược tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình
thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ
chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít.
+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp
vụ công tác văn thưđược giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc.
Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức
tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sởở cách xa nhau.
+Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn
bảnđược tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi
giải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ.
Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ
thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước.
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những
yêu cầu sau:
. Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn
. Phải đảm bảo tính chính xác cao

. Mức độ bí mật của văn bản
. Sử dụng trang thiết bị hiện đại
1.5. Vị tríý nghĩa của công tác văn thư
a. Vị trí của công tác văn thư
16
16
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng
trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư cóảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các
loại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ
quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa
học trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và
có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan.
b. ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thưđảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục
vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin
phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công
tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến
những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chếđộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờđể làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động
của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như

hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên
cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra
trong quá trình hoạt động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữđược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn
bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn
bổsung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài
17
17
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
liệu có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải
tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất
lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp
vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác
lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy
đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trịđể phục vụ cho việc tra cứu, giải
quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữđể nghiên cứu và sử dụng lâu
dài.
2. Công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Lưu trữ là khâu cuối cùng của úa trình xử lý thông tin bằng văn bản.
Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và
những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn
lọc.
2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ
a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:
. Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
. Đánh giá tài liệu

. Thống kê tài liệu
. Bảo quản tài liệu
. Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung toàn bộ phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong các kho
lưu trữ từ Trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưu
trữ Nhà nước. Cục lưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất về tổ chức lưu trữ,
pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
18
18
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tập trung được hiểu là tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân
viên ở các cơ quan đơn vịmà phải tập trung vào các kho lưu trữđể quản lý
thống nhất theo quy định của Nhà nước. Các kho lưu trữ Nhà nước có chức
năng bản quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia không một cơ quan
hay cá nhân nào được giữ tài liệu lưu trữ quốc gia cho riêng mình. Tập trung
không có nghĩa làđưa toàn bộ tài liệu lưu trữ về Trung ương mà là tập trung
những tài liệu này vào những kho lưu trữđãđược phân cấp trong mạng lưới
các kho lưu trữ từ TW đến địa phương.
Thống nhất là sự thống nhất quan lý về mọi mặt của hoạt động lưu trữ.
Đặc biệt là thống nhất quản lý tài liệu lưu trữQuốc gia. Tài liệu lưu trữ Quốc
gia phải do cục lưu trữ Nhà nước, cơ quan cao nhất của ngành thống nhất
quản lý. Để nghiên cứu đầy đủ mọi mặt một giai đoạn lịch sử cần có tài liệu
phản ánh toàn diện hoạt động của ngành các cấp, đặc biệt là tài liệu lưu trữ
Quốc gia. Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống
nhất và cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt
nhất tác dụng của nó.
Hiện nay nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau, một bộ phận lưu trữ
Quốc gia đang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu, bảo tàng, thư viện…

Ngoài ra hệ thống các kho lưu trữđược tổ chức hoàn chỉnh các văn bản của
Nhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững
chắc làm cơ sở cho quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ. Việc thực hiện
nguyên tắc tập trung thống nhất trong quản lý công tác lưu trữđang đặt ra cho
Nhà nước và Ngành lưu trữ nhiều vấn đề cần được nghiên cứu và giải quyết.
c. Nội dung của công tác lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu
trữ vào các phông lưu trữcủa cơ quan Nhànước Trung ương vàđịa phương
theo nguyên tắc quản lý thông nhất.
19
19
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sau khi thu thập bổ sung dung các biện pháp nghiệp vụđể phân loại tài
liệu trong các phông lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một
cách có chủđộng hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu
trữ bảo quản và sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra
trong ngành lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữđược
hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp vàđựoc cốđịnh trật tự sắp xếp
trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ
Bước 3: Viết bìa hồ sơ
Bước 4: Viết chứng từ kết thúc
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn,
xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa
học và các gía trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và
hồ sơ tài liệu nào không cần lưu giữ (như xác định thời hạn bảo quản tài liệu
lưu trữ).
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn
bảo quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉở một mặt mà xét
nóở tính đa dạng.
20
20
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữđể lựa chọn và
xác định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài,
tạm thời hay tiêu huỷ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng
. Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên
. Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên
Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trịđược hội đồng cho phép
phải lập văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác
nhận của bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định về công tác
lưu trữ ban hành kèm theo quyết định số 497/QĐ-UB ngày 02 tháng 02 năm
1998 của UBND thành phố.
Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và

hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữở Trung
ương vàđịa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu cóý nghĩa quan trọng không
chỉđối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là
ngoài những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá
trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra
nó. Nếu để tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức đựơc việc bổ sung kịp thời
thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày
càng hạn chế.
Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực
và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chúýđến khả năng sử dụng chúng trong
thực tế. Chúýđến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện
việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
21
21
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ
ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài
liệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ.
Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của
Nhà nước, cụ thể là:
- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài
liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổđăng ký
các phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu.
- Thực hiện chếđộ báo cáo thống kêđịnh kỳ hàng năm và báo cáo đột
xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ
giữa Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23

tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kêđịnh kỳ hàng
năm về công tác lưu trữ và tài liệu.
- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên
theo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để
tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng
hiệu quả nhất.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình
thành phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơđối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu
theo phương án đã chọn
22
22
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện
nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa,
phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này
được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự
nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu
tố chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các
nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn

trùng… Phải chúýđến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật.
Cần trang bịđầy đủ giá, tủđựng tài liệu, dụng cụđo nhiệt độ… Kho lưu trữ
phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt
với nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chếđộ phòng cháy chữa cháy
cho kho lưu trữ.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và
xã hội những thong tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế,
tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính
đáng của công dân.
Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có
hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau:
- Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của
Đảng và Nhà nước phục vụđấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ
quyền đất nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước.
Phục vụđấu tranh chống luận điệu xuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đối
nội, đối ngoại của Nhà nước ta do bọn đế quốc và bọn phản động tiến hành.
23
23
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ
chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất
nước.
- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữđược sử dụng nghiên cứu giải quyết các
vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và
Nhà nước ta đề ra trong từng giai đoạn.
Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các hình
thức sau:
. Thông báo về tài liệu

. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc
. Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ
. Cấp giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ, các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu
trữ.
. Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình
. Công bố tài liệu lưu trữ
d.ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực
quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử
của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn
chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo
của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của
sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học vàứng dụng
kết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc
tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hộiđể dự
báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội.
Tài liệu lưu trữ còn cóý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụđắc lực cho
việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã
hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải
24
24
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ
chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ
của các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, cóý nghĩa lịch sử,
khoa học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài
liệu để xây dựng truyến thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng

làm tư liệu giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các
phương tiện truyền thông.
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Công tác văn thư là một bộ môn của công tác văn phòng nhằm tổ chức
quản lý và giải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiện
hành. Công tác văn thư của mỗi cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ
giữa cơ quan này với cơ quan khác bằng văn bản giấy tờ. Đối với cấp trên,
công tác văn thư thực hiện việc soạn thảo các văn bản để truyền đạt, phổ biến
chủ chương, chính sách của Đảng, Nhà nước từ các cơ quan cấp trên đến các
cơ quan cấp dưới và ngược lại. Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức
tài liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn
cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho
công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức,
phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận
văn thưđều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt công
tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.
25
25
25