Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.doc

Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
MỤC LỤC
Số trang
LỜI MỞ ĐẦU
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ……………………….
1. Khái niệm công tác văn thư……………………………………………….
2. Yêu cầu……………………………………………………………………….
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư……………………………………….
4. Nội dung công tác văn thư…………………………………………………
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ…………………………
1. Khái niệm về công tác lưu trữ………………………………………………
2. Khái niệm phông lưu trữ……………………………………………………
3. Khái niệm tài liệu lưu trữ…………………………………………………..
4. Chức năng của công tác lưu trữ……………………………………………
5. Nội dung của công tác lưu trữ……………………………………………
III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG………………………………….
1. Các yếu tố ảnh hưởng……………………………………………………….
2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ…………………………….
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN
HẢI PHÒNG
……………………………………………………………..
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây
lắp điện Hải Phòng. ……………………………………………………………
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty………………………………………

1
4
4
4
5
6
23
23
23
23
23
24
26
26
27
28
28
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 1
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
3. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………………….
4. Tình hình nhân sự của Công ty…………………………………………….
5. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty……………………………..
6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp…………………………………
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG………………………
1. Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
Lắp điện Hải Phòng…………………………………………………………..
2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu
tư Xây lắp điện Hải phòng………………………………………………

2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
lắp điện Hải phòng.
………………………………………………………….
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ
tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp
điện Hải phòng.
………………………………………………………………
3. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần
Đầu tư Xây lắp điện Hải
Phòng………………………………………………
3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được
3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu
trữ tại Công ty…………………………………………………………………..
3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng……………………….
Chương 3
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học………
2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư –
lưu trữ. ……………………………………………………………………
30
31
36
37
38
41

41
44
44
60
63
63
64
65
67
68
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 2
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc……………………………
4. Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan……………………………
5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước…………………
II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP…………………………………...
1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty.
2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn
thư – lưu trữ.
………………………………………………………………….
3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước…
…………
4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện
đại
………………………………………………………………………….
KẾT LUẬN
69
71
73

76
76
76
77
77
78
79
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 3
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan
tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công
ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp
mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo
dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ
đó chính là văn bản, giấy tờ.
Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác,
giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh
nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và
xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ
là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và
quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp
lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh. Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho
việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng
suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ
gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt
và nghiên cứu sử dụng lâu dài.

Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp
điện Hải Phòng em nhận thấy Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công
ty có bề dày lịch sử hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn
bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí
quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Hiện nay Công ty đã có
nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ, song công tác này
vẫn còn nhiều bất cập. Là một sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ của mình
vào việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của Công ty. Vậy xuất phát từ tinh
thần đó em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và đề xuất
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 4
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây
lắp điện Hải Phòng ”.
Mục đích nghiên cứu của đề tài
Nội dung khóa luận của em tập trung nghiên cứu lý luận về công tác văn thư –
lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây lắp điện Hải Phòng để thấy những điểm đã đạt được và chưa được của công
tác này đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn tại của công
tác văn thư – lưu trữ. Từ đó em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và
nâng cao chất lượng của công tác văn thư – lưu trữ để công tác này hoạt động ngày
càng có hiệu quả cao.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Trong đó đi sâu nghiên cứu các nghiệp vụ
của công tác này.
Đối với công tác văn thư em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau:
-
Quản lý và giải quyết văn bản đến
-

Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ
-
Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
-
Xây dựng và ban hành văn bản
-
Quản lý và sử dụng con dấu
Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ:
-
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
-
Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
-
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
-
Phục vụ tra cứu, sao lục
-
Tiêu hủy tài liệu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó
giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng
và hoạt động của Công ty nói chung.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 5
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các
phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần
Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng:
-
Phương pháp duy vật biện chứng

-
Phương pháp phân tích tổng hợp
-
Phương pháp thống kê
-
Phương pháp điều tra, khảo sát
-
Phương pháp mô tả

Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây lắp điện Hải Phòng
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 6
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác
quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh
nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công
tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình
xử lý thông tin.
2. Yêu cầu

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào
việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần
hoàn thiện tốt công việc của cơ quan.
2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn
bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được
thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,
sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ
những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.
2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất
lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu
cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 7
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc
hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế
có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung
quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy
công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà

nước.
3.2. Ý nghĩa

Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng
trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn
bản.
 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để
làm việc trái pháp luật.

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết
các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là
sát thực, có hiệu quả.
 Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 8
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu
lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.

4. Nội dung công tác văn thư
4.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
 Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơ
quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.

Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến
-
Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký và
vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư.
-
Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật
-
Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc
trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình tự
thủ tục sau:
 Kiểm tra và phân loại sơ bộ
-
Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn
bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số
lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị
bóc rách không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư
của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản. Trường
hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện hoặc
người đưa thư.
-
Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan
mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai
loại:

+
Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi
tên cơ quan, đơn vị, tổ chức trong cơ quan) gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 9
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan.
+
Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…
 Bóc bì văn bản đến: Bóc bì VB đến được tiến hành theo các quy định sau:
-
Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận
cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu
cầu trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận đựơc văn bản đó trên bì thư
và vào sổ văn bản đến.
-
Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo
tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện…soát lại
phong bì xem có bỏ xót văn bản hay không?
-
Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành
phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi. Nếu có
điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi. Trường hợp văn bản có kèm theo
phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại
phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
4.1.2. Đăng ký văn bản đến
Mục đích: Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều
kiện tra tìm văn bản nhanh chóng, dễ dàng.
Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản
vào các phương tiện đăng ký


Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
-
Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn
thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến,
ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ.
-
Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng
giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn
bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành
văn bản và tiêu đề văn bản.
-
Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần sau:
-
Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 10
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nào giải quyết, lưu hồ sơ số.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
ĐẾN Số đến:…………….
Ngày đến:………….
Chuyển:……………
Lưu hồ sơ:…………
Bảng số 1: Mẫu dấu đến

Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số và
chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề gì? Ai là
người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh trùng số

hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu tài liệu.
-
Đăng ký văn bản đến có thể dùng sổ văn bản đến, thẻ đăng ký và máy
tính.
-
Để thuận lợi cho việc vào sổ, chuyển giao và ký nhận dựa theo ý kiến ghi
trên lề văn bản của người phụ trách thì văn thư nên chia văn bản theo từng đơn vị
này đến đơn vị khác.
-
Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó.
Tùy theo số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ.
-
Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng lý văn bản đến.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 11
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:…….
Từ số………….đến số……………
Từ ngày………..đến ngày………..
Quyển số:………
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng

Bảng số 2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
Nội dung đăng ký sổ “văn bản đến”: gồm 10 cột
STT Số
đến
Tên CQ
ban hành

Số và ký
hiệu
Ngày
tháng
Trích yếu Số
lượng
Nơi nhận Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
… … … … … … … … … …
Bảng số 3: Nội dung đăng ký sổ văn bản đến
Văn bản “Mật” đến gồm 11 cột như mẫu văn bản đến thường, thêm cột mức độ
“mật” sau cột “trích yếu”. Bìa cũng giống như bìa sổ văn bản đến thường.
Ngoài ra nếu văn bản là đơn, thư thì có mẫu riêng gồm 8 cột:
Số đến Nơi gửi Số và ký
hiệu
Ngày/tháng Trích
yếu
Mức độ
mật
Nơi nhận Ký nhận
1 2 3 4 5 6 7 8
… … … … … … … …
Bảng số 4 : Nội dung sổ đăng ký văn bản là đơn thư
4.1.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến

Trình xin ý kiến phân phối
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 12

Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
-
Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viên
văn thư phải trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công tác này cụ
thể là thủ trưởng cơ quan nếu là cơ quan nhỏ có ít văn bản hoặc là cho chánh văn
phòng, trưởng phòng hành chính nếu là cơ quan lớn có nhiều văn bản và được thủ
trưởng cơ quan ủy nhiệm
-
Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào
lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện

Chuyển giao “văn bản đến”
-
Tất cả văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ
trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết,
không chuyển chậm văn bản.
-
Theo quyết định số 91/QĐ - BT ngày 14/6/1998 của chủ nhiệm văn phòng
Hội đồng Bộ trưởng .Nếu là văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải chuyển ngay
đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản.
-
Các văn bản khác cũng phải chuyển ngay trong ngày cho người có trách
nhiệm giải quyết.
-
Yêu cầu khi chuyển giao văn bản
+
Giao văn bản tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ
người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.
+

Cần chú ý không để cho người không có liên quan xem, biết được nội
dung của văn bản.
+
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản kể
cả thủ trưởng cơ quan cũng phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đó.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 13
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm:…….
Từ ngày………đến ngày…………
Quyển số…………
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Bảng số 5: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi
Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc
người nhận
Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
…… ……… ………. ………… …………..
Bảng số 6: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến

Đối với văn bản “Mật”: Mẫu chuyển giao văn bản “Mật” giống như sổ chuyển
giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3). Thông thường các cơ
quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật thêm cột ký nhận ngay sau cột đơn vị hoặc
người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều.
4.1.4. Tổ chức giải quyết văn bản đến

Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc
phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp

giải quyết.
-
Các cán bộ thừa hành sau khi nhận được văn bản, phải được nghiên cứu
nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời. Những công việc có liên quan
đến cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết.
Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý
kiến của lãnh đạo.
-
Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 14
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
-
Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến
của lãnh đạo ghi trên lề văn bản, không được đóng dấu lên văn bản đó mà phải
soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
-
Chỉ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của
cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản đó, các đơn
vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến
vào văn bản đến.
-
Những văn bản đề cập đến các vấn đề quan trọng như chủ trương, chương
trình kế hoạch, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác của
cấp trên đối với cơ quan…phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyết.
 Đối với văn bản mật: Mức độ mật và phạm vi phổ biến đã được trình bày trong
phần thể thức văn bản. Bất kỳ người nào được biết bí mật, được giữ văn bản, tài
liệu mật phải thực hiện các quy định sau:
-
Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách

nhiệm
-
Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi
công tác (Nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến công tác). Khi cần thiết phải
mang văn bản, tài liệu về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của thủ trưởng
cơ quan. Khi cần mang văn bản, tài liệu mật đi công tác không được giao cho
người khác giữ hộ.
-
Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không được
trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn.
 Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản
Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan.
-
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với
qui định chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
-
Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân
phối, tiến độ chuyển giao và việc giải quyết văn bản.
-
Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn
bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 15
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.
4.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản giấy tờ do
cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan.
4.2.1. Đăng ký văn bản đi
Là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký

hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản… vào những phương tiện đăng ký: sổ
đăng ký, thẻ, máy tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn
bản được nhanh chóng.
Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản,
đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc sai xót được. Tất cả những
văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận.

Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm
kể từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Tất cả các văn bản đi của
cơ quan do thủ trưởng cơ quan ký ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn
thư để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng
đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản.
 Ghi ngày, tháng lên văn bản: Ngày, tháng trong văn bản là ngày tháng văn bản
được đăng ký vào phương tiện đăng ký, yêu cầu ghi rõ ràng, chính xác (đối với
ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số 0 ở đằng trước)

Đóng dấu vào văn bản đi
-
Dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi.
Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý
-
Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vào văn bản đó khi
văn bản đó chưa có ý kiến của người ký nhận văn bản.
 Vào sổ văn bản đi
-
Sau khi đóng dấu xong thì vào sổ văn bản đi. Yêu cầu khi vào sổ phải ghi đầy
đủ, chính xác số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản và các yếu tố cần
thiết.
-
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

Nguyễn Thị Thanh – QT901P 16
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”
Bảng số 7: Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi
-
Nội dung sổ đăng ký văn bản đi
Số và ký hiệu Ngày tháng Trích yếu Nơi nhận Đơn vị, người
giữ bản lưu
Ghi chú
1 2 3 4 5 6
….. ……. ……… ………… ……… …………..
Bảng số 8: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi
Đối với sổ “Văn bản mật”cũng giống sổ đăng ký văn bản thường chỉ thêm “mức
độ mật” sau cột 3.

Chuyển giao văn bản đi
-
Văn bản đi phải được đăng ký và gửi đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.
-
Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.
-
Những văn bản có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải được chuyển từ trước. Mặt
khác ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong bì để dễ dàng
nhận biết.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 17
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:…..
Từ số….…….đến số………..
Từ ngày……..đến ngày……..
Quyển số………
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
-
Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc gửi văn bản với số lượng
nhiều phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra
Lưu ý: Trên phiếu gửi phải ghi đầy đủ, chính xác mọi chi tiết để tránh nhầm lẫn
và đề nghị nhận được văn bản thì nơi nhận phải gửi trả lại phiếu gửi cho nơi gửi.
-
Khi gửi văn bản đi phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ. Để thuận tiện
cho việc tra cứu, sử dụng thì những văn bản lưu phải sắp xếp theo từng loại , năm
nào để riêng năm đó. Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thể thức qui
định của Nhà nước. Đối với bản lưu “văn bản mật” thì khi đưa vào lưu trữ cần sắp
xếp theo mức độ mật.
-
Bì đựng văn bản nên làm bằng loại giấy bền, dầy để tránh nhìn thấy chữ
bên trong văn bản, ngoài bì phải ghi đầy đủ chính xác: tên cơ quan, số, ký hiệu văn
bản, địa chỉ nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng, không được viết tắt.
-
Mọi văn bản gửi đi đều phải vào sổ “chuyển giao văn bản”
Dưới đây là mẫu bìa và nội dung sổ chuyển giao văn bản đi
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 18
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
Năm:…….
Từ ngày……….đến ngày………

Quyển số…………
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Bảng số 9: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi
Ngày tháng Số và ký hiệu Số lượng Nơi nhận Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
…… ……. ……….. ………… ………….
Bảng số 10: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đi
4.3. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
4.3.1. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành

Khái niệm: Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn
bản đó.
 Tác dụng
-
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy
đủ và có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công
việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
-
Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
-
Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu
trữ.

Những nguyên tắc cơ bản khi nộp hồ sơ
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 19
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
-

Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao.
Trong khi lập hồ sơ nếu có những văn bản không liên quan đến công việc của
mình, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ, những văn
bản đó để riêng.
-
Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, hợp lý,
phản ánh được tình hình tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc. Theo nguyên
tắc này thì văn bản phải đựơc thu thập đầy đủ, nhất là những văn bản chủ yếu,
những văn bản liên quan với nhau. Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải
khớp với tên hồ sơ. Nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sự việc thì không để lẫn với
những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu là một tập văn bản dung
tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào.
-
Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể
thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, chỉ đưa vào hồ sơ những bản
chính hoặc bản sao hợp pháp.
 Nội dung và phương pháp lập hồ sơ
-
Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan
cần lập trong năm. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ nhất là những
hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước. Cuối mỗi
năm cán bộ nhân viên làm công tác này phải dự kiến trong năm tới có những công
việc gì phải làm. Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và
lập thành những hồ sơ gì. Từ những dự kiến của mỗi cán bộ sẽ tập trung hợp thành
dự kiến của đơn vị, của cơ quan. Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh
mục hồ sơ cần phải lập trong năm của cơ quan, do thủ trưởng cơ quan ký ban hành.
-
Mở hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh
mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong
năm mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý “văn bản đi, đến”. Mỗi hồ sơ

đúng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần
phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc.
-
Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản
nguồn có những giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 20
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
cho vào bìa của hồ sơ. Phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không để lẫn lộn,
mất mát.
-
Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Tùy theo đặc điểm của từng lọai hồ sơ
mà chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Trong thực tế các cơ quan thường sắp xếp theo
cách sau:
+
Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: tức là đưa những văn bản có
cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.
+
Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề: là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy
tờ (gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề.
+
Sắp xếp theo đặc trưng của tác giả: tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra
văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giây tờ
của cùng một tác giả.
+
Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch: Tất cả văn bản, giây tờ giao
dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ.
+
Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: tức là tập hợp đưa vào những văn bản,
giây tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý.

+
Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Tất cả những văn bản giấy tờ có cùng
một thời gian nhất định vào cùng một hồ sơ.

Kết thúc hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán
bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét lại các hồ sơ xem có đủ, trùng
văn bản hay không.
-
Đối với những hồ sơ có cùng thời hạn bảo quản vĩnh viễn là lâu dài phải
ghi “Mục lục văn bản” đã in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của cục lưu trữ nhà nước.
-
Bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải theo tiêu chuẩn của cục lưu
trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa phải cẩn thận, rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 21
Tên cơ quan
Đơn vị tổ chức
HỒ SƠ
(Từ ngày….đến ngày…)
…tờ
Phông số ……………..Thời gian bản quản…………………
Mục lục số………………………………..
Hồ sơ số…………………………………..
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Bảng số 11: Mẫu bìa mục lục văn bản
STT Số ký hiệu Ngày tháng Tác giả Trích yếu nội
dung
Tờ số Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7
…… ………. ………. ……. ………. ………. …….

Bảng số 12: Mẫu mục lục văn bản
4.3.2. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
 Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng, tổ công tác một
năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ đó mới nộp lưu
trữ.

Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần
bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
 Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại cho đơn vị, hết hạn thì đánh
giá lại. Nếu không cần lưu thì hủy theo qui định.

Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại
chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn bảo quản, làm
thủ tục thông kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu,
sử dụng.
4.4: Xây dựng và ban hành văn bản
Qui trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý Nhà nước là toàn bộ các công
việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 22
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
được tiến hành theo một trình tự nhất định. Nội dung qui trình gồm các bước sau:
Bước 1: Thảo văn bản: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một
công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó.

Các giai đoạn để soạn thảo một văn bản gồm
-
Chuẩn bị: Để thảo một văn bản có nội dung quan trọng phức tạp, đặc biệt
là những văn bản qui phạm pháp luật nhằm điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó

cần phải có quá trình chuẩn bị cẩn thận. Trong quá trình chuẩn bị phải thực hiện
các công việc sau:
+
Nắm chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước thông qua ý định của
lãnh đạo.
+
Xác định phạm vi điều chỉnh của văn bản.
+
Xác định loại văn bản cần ban hành
+
Lập kế hoạch thời gian hoàn thành soạn thảo văn bản.
+
Viết đề cương và thông qua đề cương.
+
Viết đề cương tức là sử dụng các tài liệu sẵn có trong tay để sắp xếp
thành các chương, mục, các điều khoản theo một trật tự khoa học để làm nổi bật
mục đích, yêu cầu, nội dung chủ yếu cần nêu ra trong văn bản.
+
Đề cương là cơ sở để người thảo dựa vào đó để viết thành bản thảo, tránh
tình trạng trùng lặp ý, bỏ sót ý hoặc bản thảo viết ra không đúng ý của lãnh đạo
+
Viết bản thảo và sửa chữa bản thảo:
+
Sau khi đề cương đã thông qua, bằng ngôn ngữ văn bản, thể văn hành
chính pháp luật, phương pháp trình bày ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, dễ nhớ và tính
chính xác cao viết thành bản thảo đầu tiên.
+
Bản thảo viết xong phải đọc lại và sửa chữa trước khi trình lãnh đạo.
Bước 2: Duyệt bản thảo
Nguyên tắc chung


Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký.
 Người duyệt bản thảo phải ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt

Tất cả những văn bản gửi đi do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 23
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
đều phải được Chánh văn phòng xem xét các mặt thủ tục, thể thức trước khi ký và
ban hành.
Bước 3: Đánh máy và in sao văn bản.
Nguyên tắc chung
 Bản thảo sau khi được ký tắt phải chuyển giao cho bộ phận đánh máy, để đánh
máy hoặc nhân bản. Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và nhất thiết phải
có chữ ký của người có trách nhiệm.

Khi đánh máy phải đảm bảo chính xác đúng nguyên bản.
 Người thảo văn bản phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản
đánh máy đó

Văn bản gửi lên cấp trên phải là bản có chữ ký trực tiếp của thủ trưởng hoặc
phó thủ trưởng cơ quan. Nghiêm cấm việc sao chụp cả dấu và chữ ký trong văn
bản.
Tổ chức thực hiện: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay, việc đánh
máy sao in văn bản của cơ quan có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp
như làm văn bản trên máy tính, sao chụp…
Bước 4: Ký và ban hành văn bản
 Sau khi văn bản được đánh máy xong phải chuyển ngay cho đơn vị hoặc người
thảo văn bản xem lại và chịu trách nhiệm về văn bản đó. Tiếp theo chuyển cho
Chánh văn phòng xem xét lại thủ tục, thể thức và trình ký.


Văn bản sau khi được ký chính thức thì chuyển sang bộ phận văn thư để làm
các thủ tục ban hành
4.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước hay tư nhân dù lớn hay nhỏ hoạt động dưới
bất kỳ hình thức nào đều phải có con dấu riêng của cơ quan mình, bởi theo nghị
định số 62/CP ngày 22/9/1993 của chính phủ đã qui định: “Con dấu được sử dụng
trong cơ quan các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số
chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ
giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân phải được quản lý thống nhất theo
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 24
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
các qui định trong nghị định này của chính phủ”. Do đó việc tổ chức quản lý và sử
dụng con dấu là vấn đề hết sức cần thiết.
4.5.1. Một số qui định cho việc quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu phải được giao cho cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữ và đóng dấu. Chỉ
người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản. Trường hợp người giữ con
dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo chỉ định của lãnh đạo cơ quan.
 Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ, có khóa trong cũng như ngoài giờ
làm việc.

Con dấu chỉ được đóng lên những văn bản sau khi đã có chữ ký của người có
đủ thẩm quyền.
 Phải sử dụng đúng mực dấu do Nhà nước qui định, không được dùng các thứ
mực dễ phai. Con dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía
bên trái, không được tùy tiện mang con dấu theo người.

Tuyệt đối không được dùng vật cứng để cọ rửa con dấu.

 Việc khắc dấu phải theo qui định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ-
CP ngày 24/8/2001 của chính phủ.
4.5.2. Phân biệt các loại dấu
 Dấu chỉ mức độ “mật”
-
Mức độ mật chỉ rõ tính chất bí mật của sự việc nêu ra trong nội dung văn
bản
-
Dấu mức độ mật gồm 3 loại: “mật”, “tối mật” “tuyệt mật” và do người ký
văn bản quyết định. Văn bản có dấu mức độ “tối mật” phải làm 2 bì. Bì ngoài viết
như bình thường và đóng dấu có các ký hiệu B,C . Bì trong đóng dấu mức độ mật.
Những văn bản có dấu mật chỉ cần 01 bì, bì ngoài đóng chữ A.

Dấu chỉ mức độ “khẩn”
-
Mức độ “khẩn” chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay đến tay người nhận.
Mức độ “khẩn” gồm 3 loại: “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” do người ký văn bản
quyết định.
Tóm lại: công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu có
giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 25