12 lưu ý để mời tài trợ hiệu quả cho sự kiện pot

12 lưu ý để mời tài trợ hiệu quả cho sự
kiện
Những sự kiện được bạn đầu tư công phu về ý tưởng, lên kế hoạch và
hứa hẹn sẽ rất hấp dẫn nhưng khi đem đi mời tài trợ thì không hiệu
quả. Có thể bạn đã tiếp xúc chưa đúng đối tượng cần gặp hoặc tìm kiếm
đơn vị tài trợ không phù hợp, và còn gì nữa? Hi vọng 12 gợi ý dưới đây
sẽ giúp bạn chào tài trợ hiệu quả hơn.

1. Đối tượng tham gia: Nhắm đến đối tượng cụ thể và rõ ràng, ví dụ: sự kiện
dành cho phụ nữ đã có gia đình, hay là giới trẻ sống ở thành phố, Từ đó,
xác định được phân khúc thị trường và tìm kiếm đơn vị tài trợ phù hợp với
đối tượng của sự kiện đó.

2. Khảo sát kĩ địa điểm nơi diễn ra sự kiện, chụp đầy đủ hình ảnh để giới
thiệu những hình ảnh thực tế đến khách hàng, điều này cũng giúp ích cho
việc bố trí các hạng mục trong sự kiện của bạn.
3. Ước chừng về kinh phí của chương trình và soạn các gói tài trợ phù hợp.
Chỉ định rõ những gói tài trợ như Bạch kim, vàng, bạc, đồng và có mức giá
phù hợp cho từng gói tài trợ như thế. Nên phân nhỏ các gói tài trợ sẽ dễ
kiếm tài trợ hơn là dồn thành một gói lớn.

4. Nghiên cứu các nhà tài trợ tiềm năng, và xác định các sự kiện họ đã từng
tài trợ trong quá khứ. Hiểu được mục tiêu định vị sản phẩm của họ, bởi vì
đây là những điểm bạn sẽ muốn tập trung vào khi soạn gói tài trợ hoặc thư
mời tham gia tài trợ.

5. Tìm đúng người có đủ thẩm quyền quyết định để chào tài trợ. Đừng tiếc
công tìm hiểu kỹ về người có quyền quyết định bên phía nhà tài trợ, rồi bạn
sẽ thấy sự nhanh nhảu của mình sẽ làm mình tốn công hơn là việc bỏ thời
gian tìm hiểu kỹ. Hãy tìm hiểu người nào có trách nhiệm chính và làm việc
trực tiếp với người đó.

6. Dự thảo một lá thư bảo trợ sơ bộ về công ty của bạn hoặc giấy viết thư, tổ
chức, gửi đến xác định là người phụ trách yêu cầu tài trợ.

7. Giới thiệu đầy đủ về chương trình. Bao gồm tên sự kiện, vị trí của bạn,
ngày, đối tượng than gia, số lượng khách, cơ hội tài trợ với tài sản quan
trọng xác định rõ ràng, và thông tin liên lạc của bạn. Cuối cùng, nên yêu cầu
một cuộc họp để tiếp tục thảo luận về sự kiện của bạn.

8. Năm đến bảy ngày làm việc sau khi gửi yêu cầu tài trợ của bạn, có một
cuộc gọi để theo dõi và đảm bảo bức thư đề nghị của bạn đã được nhận. Hãy
cố gắng sắp xếp một cuộc họp, để giới thiệu đầy đủ hơn về chương trình của
bạn sẽ tốt hơn là để khách hàng đọc trên giấy tờ.
9. Gặp gỡ với các nhà tài trợ để bán sự kiện của bạn. Đặt một số câu hỏi để
hiểu rõ hơn nhu cầu của họ khi tài trợ các sự kiện. Thể hiện khả năng của
bạn để đáp ứng nhu cầu của họ thông qua sự kiện này, và những lợi ích mà
chương trình mang lại nếu họ tài trợ cho chương trình.

10. Gửi một đề xuất đầy đủ nếu được yêu cầu sau khi cuộc họp của bạn.
Trong đề xuất đầy đủ, bao gồm các thông tin từ bức thư đề nghị. Cũng bao
gồm số lượng yêu cầu tài trợ, hình ảnh của các tài sản quan trọng, và bất kỳ
hoạt động cụ thể và thiết lập những cột mốc trong cuộc họp với các nhà tài
trợ.

11. Đảm bảo cả hai bên ký thỏa thuận tài trợ phác thảo các hoạt động, sự
kiện quan trọng và tiến độ thanh toán.

12. Thực hiện đầy đủ những cam kết đã có với khách hàng. Cung cấp các
hình ảnh, tài liệu, số liệu một cách đầy đủ cho khách hàng sau sự kiện.
Ngoài ra, lắng nghe phản hồi của họ để rút kinh nghiệm cho những lần sau

và có cách thực hiện tốt hơn.