Một vài lưu ý khi làm event ở biển potx

Một vài lưu ý khi làm event ở biển
Tổ chức một buổi tiệc tối bên bờ biển hay là một sự kiện với sân khấu
nước ngoài trời, bên cạnh là bờ biển mênh mông quả là một sự thi vị
tuyệt vời. Nhưng bên cạnh đó là những rủi ro có thể gặp phải bất cứ lúc
nào khi làm sự kiện ở ngoài trời.
Với kinh nghiệm thực hiện nhiều event ngoài trời, đặc biệt là 2 event lớn bên
bờ biển, mình xin chia sẻ với các bạn một số lưu ý khi tổ chức event trên
biển nói riêng và ở vùng có biển nói chung.
- Địa điểm:
Khi có kế hoạch tổ chức một bữa tiệc hay chương trình bên bờ biển thì bạn
nên nhắm tới những khách sạn, resort nằm bên biển vì sẽ thuận lợi về nhiều
mặt so với thuê một khu vực biển trống. Ví dụ như ở Nha Trang, có rất
nhiều khách sạn tiêu chuẩn 4,5 sao nhưng chỉ có Ana Mandara là có vùng bờ
biển nằm bên cạnh, còn những khách sạn khác có vùng bờ biển nằm đối diện
bên đường, như vậy rất bất tiện cho việc tổ chức hay vận chuyển, set up
tiệc, Một số đề xuất cho bạn như Phan Thiết hay Đà Nẵng, Hội An, có
rất nhiều các resort lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế và nằm ngay cạnh bờ biển.
Đặc biệt, biển tại Đà Nẵng và Hội An còn nguyên sơ và rất sạch, lại nông
với bờ cát trắng trải dài, không gì tuyệt hơn khi thưởng thức những buổi tiệc
vô cùng lãng mạn bên những không gian như vậy.
- Địa hình:
Vì phải dàn dựng nhà bạt, dù không gian, sân khấu ngoài trời hoặc bàn ghế
và khu vực phục vụ tiệc nên bạn cố gắng chọn những resort nằm sát biển để
tiện cho việc cắm cọc, neo dây vì trong các resort thường có nhiều cây cối
và do có một khu vực có nhà và cây cối phía sau nên khu vực tổ chức cũng
phần nào cũng được chắn bớt gió biển. Nếu chọn được một bờ cát dài bằng
phẳng thì càng tốt.
- Thời tiết:
Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một người làm sự kiện dù là chuyên
nghiệp có thể lường được. Đặc biệt có một khó khăn nữa là thường các mùa
đẩy mạnh các hoạt động quảng bá hay du lịch thường vào tháng 7, 8, 9 là

mùa mưa nên những sự kiện tổ chức vào thời điểm này rủi ro rất cao. Hơn
nữa, ở khu vực miền Trung, nơi tập trung các khách sạn lớn có biển thì diễn
biến thời tiết khó chịu hơn với mưa bão thất thường, cực kỳ vất vả cho khâu
tổ chức và dự phòng.
- Tiệc:
Nếu như chọn được địa điểm đã khó, việc phục vụ tiệc còn khó khăn hơn vì
điều kiện ở bên bờ biển khác với phục vụ tiệc trong nhà, nào gió, nào cát,
nào sương, và để đảm bảo được điều kiện vệ sinh cũng như các tiêu chuẩn
về hình thức và chất lượng thức ăn là một sự cố gắng của đội ngũ phục vụ và
những người phụ trách tiệc.
- Khách mời:
Vì tổ chức ở không gian mở nên đối tượng khách mời cũng phải xem xét sao
cho phù hợp. Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng phải có phong
cách cởi mở và hiện đại. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc
hay tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi bạt mọi
thứ đi. Điều này bạn nên thông báo cho khách hàng của bạn nếu họ có ý
định tổ chức tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài
lòng nếu cách tổ chức không phù hợp với họ.
- Thi công, set up
Sau những yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào hình dung được
những khó khăn trong việc thi công. Người viết từng chứng kiến đội ngũ set
up thức trắng 2 đêm để hoàn thành sân khấu nước ngoài trời nằm ngay bên
cạnh bờ biển tại một resort ở Đà Nẵng. Lực lượng thi công khi ấy vào
khoảng hơn 20 người và tập trung toàn lực để dựng được một sân khấu và
trong lúc dựng mái che thì có bão tới, cứ dựng lên được thì bị gió kéo rách
hoặc ngã xuống, mà đến đúng ngày giờ thì event vẫn phải diễn ra, người phụ
trách thi công phải gọi điện thoại huy động thêm vài nhà cung cấp nhà bạt và
dù không gian nữa chở thêm tới để tiếp tục set up. Đến hôm diễn ra sự kiện
thì không rõ là tình hình thế nào vì người viết cũng phải lo chống chọi với
event ở gần đó, và hôm đó mưa bão rất lớn.

- Vận chuyển:
Thường thì các resort hay khách sạn nằm ở biển sẽ cách xa khu trung tâm,
nên việc vận chuyển tương đối xa và vất vả, vì vậy, bạn nên tính thêm chi
phí này với khách hàng, nếu không, chỉ vài khoản nhỏ này thôi cũng khiến
cho ngân sách của bạn đội lên rất nhiều.
- Back up:
Như đã nói ở trên, với những sự kiện nhiều rủi ro thế này, phương án back
up luôn là điều cần thiết và thậm chí cần đến 2,3 phương án sao cho an toàn
nhất! Xin kể một câu chuyện để các bạn có thể hình dung được sự rắc rối
của những event thế này: lần đó, khách hàng yêu cầu tổ chức tiệc tối BBQ
trên biển, địa điểm là một resort 5 sao ở Hội An, thời điểm đó là vào tháng
10 nên tình hình thời tiết cũng khá ổn, tuy nhiên, người viết vẫn cho back up
thêm 1 phương án là dù không gian không thấm nước và một hệ thống nhà
bạt lớn cho trường hợp có mưa nhỏ, tuy nhiên, do vẫn còn lo lắng nên mình
đã yêu cầu khách sạn phương án cuối cùng là làm tiệc trong nhà hàng.
Cả ngày trời âm u nhưng không có mưa, sau khi tư vấn khách hàng làm
trong nhà không được, tôi quyết định cho set up tiệc ngoài trời nhưng vẫn
cho căng dù không gian lên để phòng trường hợp có mưa, còn nếu không thì
coi như là trang trí. 18h tiệc bắt đầu, 15h bão ở đâu kéo đến đen trời, cuốn
phăng dù, bạt đang treo đi, mình cho dọn vào nhà, vừa dọn xong bàn ghế
chén dĩa thì trời quang mây tạnh, tôi gọi hỏi bên khí tượng thủy văn họ bảo
đêm nay sẽ không có mưa, vì lo lắng nên tôi vẫn chọn phương án là trong
nhà, nhưng vì là tiệc BBQ nên khách hàng vẫn muốn đặt thức ăn (đa số là đồ
nướng) ở ngoài trời cho thoáng. Sau khi set up thức ăn thì bão lại nổi lên
cuốn nhà bạt vừa được dựng ngay cạnh nhà hàng. Không còn cách nào khác,
tôi huy động toàn lực lượng và cả người bên phía nhà hàng dọn tiệc vào nhà.
Vì mọi thứ hỗn độn ngay từ đầu nên kéo theo 1 số rắc rối nhỏ ở phía sau
chương trình.