Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2) pdf

Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự
kiện (phần 2)
Sau khi xác định những nhân tố cần phải có để thành lập công ty ở
phần 1, tiếp theo chúng ta cần xác định các nhân tố cơ bản để hoạch
định chiến lược phát triển cho công ty, sau đó hoàn thiện các thủ tục
cấp phép, hệ thống nhận diện thương hiệu, mua sắm cơ sở vật chất,
tuyển nhân viên và tìm kiếm khách hàng. Rất nhiều công việc chờ đợi ở
phía trước.
Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh
Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân
tích đối thủ và phân tích SWOT. Trước khi phát triển một kế hoạch kinh
doanh, bạn cần ghi nhớ những yếu tố sau đây:
 Hãy thực tế và tránh lạc quan quá mức trong khi đánh giá các nhu cầu
vốn, doanh thu và lợi nhuận
 Đừng bỏ qua chiến lược phát triển, nó sẽ có ích trong những trường
hợp không may.
Những bước sau đây có thể được thông qua để phát triển kế hoạch kinh
doanh:
 Phác thảo mục tiêu kinh doanh: Điều gì bạn muốn đạt được trong
ngắn hạn và dài hạn hay tầm nhìn của công ty bạn là gì? Hơn nữa,
đừng vướng mắc quá nhiều về những mục tiêu dài hạn khi mà chúng
có thể trở thành vô nghĩa sau một thời gian dài thay đổi của thị
trường.
 Phác thảo những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bạn và của
nhân viên, xác định sẽ sử dụng chúng như thế nào. Hãy xem như bạn
đang chuẩn bị một lá đơn xin việc cho chính bạn và tất cả nhân viên
công ty.
 Xác định cách thức tìm kiếm, tiếp cận khách hàng: Bạn sẽ tiếp
cận khách hàng và bán những dịch vụ của mình như thế nào? Bạn sẽ
mở rộng công việc kinh doanh ra sao? Bạn cần đề ra những nguyên
tắc khi tiếp xúc khách hàng.

 Đánh giá yêu cầu về vốn cho toàn bộ 1 năm: Hãy liệt kê toàn bộ cơ
sở vật chất phải thuê mua, lương phải trả cho nhân viên mỗi tháng để
xem tổng vốn và vốn trung bình mỗi tháng bạn phải bỏ ra là bao
nhiêu, đó sẽ là cơ sở để bạn xác định doanh thu tối thiểu phải có để
đảm bảo thời gian thu hồi vốn như đã định. Trong năm có những thời
điểm sẽ tổ chức sự kiện rất dồn dập nhưng cũng có những tháng nhu
cầu thị trường xuống thấp, bạn cần phải xác định trước để có thể đảm
bảo thu chi tốt.
 Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra: Bạn sẽ
dùng phương cách gì trong trường hợp thất thoát vốn, khách hàng từ
chối trả tiền, khủng hoảng kinh tế, hay thị trường đi xuống. Hãy trù bị
tất cả để khi những điều bất trắc xảy ra, chúng ta đã có phương cách
đối phó chủ động nhất, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại
do nó gây ra.
Đặt tên, tìm logo và slogan cho công ty
Hãy tìm ra cái tên, logo và slogan ưng ý nhất cho mình, nhưng lưu ý không
để trùng lắp với tên của công ty khác trong cùng lãnh vực hoạt động.
Đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế
Việc đăng ký kinh doanh sẽ đòi hỏi bạn một số giấy tờ và một số bước làm
thủ tục để cầm trên tay tờ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn có thể
vào trang web của phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tại địa
phương mình để tra cứu về thủ tục (tham khảo trang web của Sở Kế hoạch
đầu tư Tp.HCM).
Khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, bạn hãy cố gắng rà soát tất cả các
ngành nghề có liên quan đến ngành tổ chức sự kiện để đăng ký. Điều này
nghe có vẻ mâu thuẫn với lời khuyên ở trên là nên tập trung vào 1 vài ngành
nghề trong lãnh vực tổ chức sự kiện chứ không nên quá dàn trải, tuy nhiên
việc đăng ký nhiều ngành nghề có liên quan sẽ giúp bạn đỡ vất vả trong việc
xuất hóa đơn tài chính. Ví dụ một số ngành nghề như in ấn, thiết kế, cho
thuê vật dụng sẽ giúp ích cho bạn khi phải xuất hóa đơn tài chính cho một

khách hàng có nhu cầu đặc thù nào đó như sản xuất gian hàng triển lãm hay
in tờ rơi (cần phải biết rằng không phải lúc nào khách hàng cũng thuê bạn tổ
chức sự kiện, đôi khi bạn cũng cần đáp ứng những yêu cầu nhỏ của họ). Tuy
nhiên nên lưu ý là một số ngành nghề sẽ đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hoặc
phải đóng lệ phí, chẳng hạn ngành cung cấp lao động (nếu bạn muốn cung
cấp PG). Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin này ở Phòng đăng ký
kinh doanh của Sở hoặc nhờ tư vấn ở các công ty luật.
Chuẩn bị cơ sở vật chất, thuê mướn nhân viên.
Bạn cần phải có một văn phòng làm việc, mua các vật dụng cần thiết và
tuyển dụng nhân viên.

Xây dựng website và profile cho công ty
Khi một khách hàng muốn tìm hiểu thông tin về công ty bạn, điều họ nghĩ
tới đầu tiên sẽ là truy cập vào trang web của công ty bạn, vì vậy bạn nhất
thiết phải có một website thật chuyên nghiệp như là bộ mặt đại diện của
công ty mình. Vậy mà có một điều đáng ngạc nhiên là rất nhiều công ty tổ
chức sự kiện ở Việt Nam chưa có nổi một website, phải chăng họ hoạt động
nhờ kinh nghiệm là chính hay nhờ nguồn khách hàng đã quá dồi dào (?).
Nhưng dù sao họ cũng đã mất đi đáng kể một số cơ hội, và khách hàng mới
tìm tới sẽ đặt dấu hỏi về sự chuyên nghiệp của họ. Hãy cố gắng làm cho
website của mình xuất hiện ở vị trí càng cao trên Google càng tốt vì nhiều
người làm Event bây giờ coi Google như là yellow pages để tìm kiếm sản
phẩm, dịch vụ họ cần. Bạn có thể dùng các biện pháp tối ưu hóa máy tìm
kiếm (SEO) hay quảng cáo trả phí cho máy tìm kiếm (SEM) để làm được
việc này.
Bạn cũng cần làm một bản thuyết trình (Company Profile, Credential) thật
chuyên nghiệp, bắt mắt để giới thiệu về công ty mình với những thông tin cơ
bản, kinh nghiệm cũng như dự án, khách hàng đã thực hiện. Nếu công ty của
bạn mới thành lập chưa có dự án đầu tay nào thì sao, cũng không hề gì, bạn
có thể nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm của những người điều hành nó và

cho khách hàng thấy những sự kiện bạn đã từng thực hiện trước đó. Bạn
không cần phải tốn nhiều tiền để in ấn profile này, chỉ cần để nó dưới dạng
bản điện tử và gởi qua email cho khách hàng. Việc này vừa giúp bạn tiết
kiệm chi phí in ấn và chi phí gọi điện chào hàng tới từng người, vừa giúp
bản profile của bạn có thể chuyển tiếp tới nhiều người, lại còn thuận tiện khi
bạn gởi mail hay quảng cáo trên mạng để giới thiệu về công ty nữa.
Tiếp cận khách hàng
Sẽ là thuận lợi lớn nếu bạn và các cổ đông có nhiều mối quan hệ rộng rãi,
còn nếu không thì bạn sẽ phải nỗ lực hơn rất nhiều. Hãy dành nhiều thời
gian để thu thập database khách hàng tiềm năng, gởi thư ngỏ qua email cho
họ để giới thiệu công ty và dịch vụ của mình, tham gia vào những trang
mạng xã hội có nhiều khách hàng mục tiêu như LinkedIn, Caravat.com
Đừng ngần ngại việc tiếp cận họ, nếu họ từ chối thì ít ra bạn cũng phải khai
thác xem họ đang cần gì, muốn gì để có hướng kinh doanh và cách tiếp cận
phù hợp.