Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi pot

Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết
không thuận lợi
Dự trù kinh phí
Kinh phí để làm một event ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự thay đổi nhất
định so với mùa nắng, bởi vì bạn sẽ phải trang bị thêm một số thứ để phòng
ngừa sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới nó trong event hay
không. Bởi vậy, đừng quên dự trù kinh phí cho các phương án B này, nếu
bạn không muốn phải tự bỏ tiền ra cho những phần chênh lệch này khi đối
diện với thực tế.

Địa điểm
Tốt nhất bạn nên lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng
ta có thể dời địa điểm một cách dễ dàng. Chẳng hạn chuẩn bị một ngày hội
tại sân nhà thi đấu, khi mưa đến chúng ta có thể dời các hoạt động vào bên
trong nhà thi đấu. Để làm được điều này, bạn cần lên phương án chi tiết, khi
trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển những thứ gì, tổ chức lại hoạt động ra sao,
và sắp xếp, chuẩn bị trước địa điểm trong nhà cho chu đáo phòng khi cần
tới. Tuy nhiên không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính
chất set up phức tạp của nhiều event, lúc này chúng ta sẽ cần đến những
phương tiện che mưa hiệu quả và điều này sẽ được đề cập ở phần sau.

Bạn cũng nên chú ý không nên lựa chọn làm event ở các bãi đất không có lát
xi măng, bởi khi mưa xuống chúng sẽ biến thành bãi sình khổng lồ, vừa gây
nhớp nháp khi đi lại lại có thể lún đất làm hư hại các cọc cắm, lều bạt. Nếu
không thể đừng được việc tổ chức event trên các bãi đất trống, như trong
trường hợp làm các lễ khởi công, động thổ hãy xử lý nền bằng cách rải đá
dăm hoặc kê palet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt bằng và ngăn chặn ẩm
ướt, sình lầy.

Lều bạt và các phương tiện che chắn
Các loại nhà bạt, nhà lều (Hình 1) rất hữu dụng trong những điều kiện thời

tiết xấu, đảm bảo cho event diễn ra bình thường, kích thước của chúng có
thể thay đổi tùy vào quy mô diện tích của event.
Kinh tế hơn, chúng ta có thể dù che (Hình 2), ít tốn kém hơn nhà lều, nhà
bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị
lật, đổ khi có mưa và gió lớn. Dù che có 3 loại kích thước thông dụng: 10m,
15m và 20m (đường kính), tùy vào diện tích khu tổ chức event mà chúng ta
có thể chọn loại phù hợp.
Công ty TNHH SX CK XD TM Hải Dương, một nhà sản xuất và cung
ứng lều bạt uy tín cho nhiều event lớn chia sẻ kinh nghiệm về lựa chọn
phương tiện che chắn phù hợp cho event: "Nếu tổ chức các buổi khởi công,
động thổ, hay các bữa tiệc ngoài trời, bạn nên sử dụng các loại nhà lều, nhà
bạt, vừa có tính kiên cố, vừa thẩm mỹ, tạo sự trang trọng cho event. Nếu là
các lễ hội trên không gian rộng, bạn có thể sử dụng một số dù che lớn để bao
phủ không gian tổ chức, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Phương án dành
cho các gian hàng triển lãm giới thiệu sản phẩm có thể là dạng lều xếp kích
thước khoảng từ 2.5m2 đến 3.5m2, có ưu điểm dễ tháo lắp thi công, diện
tích chiếm dụng ít (Hình 3) hoặc gian hàng bằng bạt (Hình 4), loại sản phẩm
này được sử dụng rộng rãi ở các hội trợ, triển lãm với các chi tiết thiết kế thi
công tỉ mỉ hơn lều xếp, gồm có nóc bạt che, vách gỗ hoặc vách bạt, palet,
thảm trải sàn, đèn chiếu sáng, quạt, bàn ghế, giúp cho đồ đạc để trong gian
hàng không bị mưa hắt và mọi hoạt động diễn ra bình thường".
Tiếng ồn
Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ
vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước
mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những âm thanh này làm phân
tán hoạt động hoặc lấn át những âm thanh trong event, bạn nên có phương
án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.
Đừng quên chiếc dù cầm tay
Nên chuẩn bị thêm một vài chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi
mưa đến, các PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và

những món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc
chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của các bạn