slide phan tich cong viec ppt

LOGO
Chủ đề 2:
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
GVHD : ThS. Nguyễn Thị Kim Ánh
Thực hiện : Nhóm 4.
DANH SÁCH NHÓM 4
Võ Hoàng Ánh Dương
Tạ Quang Ánh
Đỗ Thị Bích Diệu
Đỗ Bình Dương
Nguyễn Lưu Hương Bình
Lê Như Duyên
Trần Thị Thu Hiếu
Nguyễn Quốc Dũng
Võ Thị Đông
Lê Thị Nguyên Hòa
Ngô Văn Úc
NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH
1
Khái quát về Phân tích công việc
2
Quy trình thực hiện
3
Phương pháp thu thập thông tin
Bài tập tình huống
Tình huống nghiên cứu
4
1
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC LÀ
GÌ ?
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc

Khái niệm
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu, thông
tin, và tiến hành đánh giá một cách hệ thống các thông tin, tư
liệu quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ
chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
Đ
ố
i

v
ớ
i

n
h
à

q
u
ả
n

l
ý
Đ
ố
i

v

ớ
i

n
g
ư
ờ
i

t
h
ự
c

t
h
i

c
ô
n
g

v
i
ệ
c
Ý

n

g
h
ĩ
a
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc
D
ự
a

t
r
ê
n

c
ơ

s
ở

t
h
ô
n
g

t
i
n

c
h
í
n
h

x
á
c
,

đ
ầ
y

đ
ủ
.
D
ự
a

t
r
ê
n

c
ơ

s
ở

b
ả
n

m
ô

t
ả


t
h
ự
c

t
ế

c
ô
n
g

v
i

ệ
c
Yêu cầu của phân
tích công việc
C
ụ

t
h
ể
.
T
o
à
n

d
i
ệ
n
Hệ
th
ố
ng

K
h
á
c
h

q
u
a
n
C
u
n
g

c
ấ
p

c
á
c

t
h
ô
n
g

t
i
n

v
ề

n
h
ữ
n
g

y
ê
u

c
ầ
u
,

đ
ặ
c

đ
i
ể
m

c
ủ
a

c

ô
n
g

v
i
ệ
c
G
i
ú
p

n
h
à

q
u
ả
n

t
r
ị

t
ạ
o

r
a

s
ự

p
h
ố
i

h
ợ
p

đ
ồ
n
g

b
ộ

g
i
ữ
a

c
á

c

b
ộ

p
h
ậ
n
c
ơ


c
ấ
u

t
r
o
n
g

d
o
a
n
h

n

g
h
i
ệ
p
G
i
ú
p

n
h
à

q
u
ả
n

t
r
ị

đ
á
n
h

g
i

á

đ
ư
ợ
c

c
h
í
n
h

x
á
c

y
ê
u

c
ầ
u

c
ủ
a

c

á
c

c
ô
n
g

v
i
ệ
c
L
à

c
ô
n
g

c
ụ

h
ữ
u

h
i
ệ

u

g
i
ú
p

c
á
c

t
ổ

c
h
ứ
c
,

d
o
a
n
h

n
g
h
i

ệ
p

m
ớ
i

t
h
à
n
h

l
ậ
p
G
i
ả
m

t
h
i
ể
u

t
ị

n
ạ
n
h

v
à

k
h
ô
n
g

c
ô
n
g

b
ằ
n
g

t
r
o
n
g

d
o
a
n
h

n
g
h
i
ệ
p
VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Những công việc là nền tảng cho thành công của tổ chức

Những công việc khó nắm bắt và thực hiện

công việc tính chất gần giống nhau

Các cân nhắc luật pháp (bằng chứng cho các tác động ngược)

Các công việc mới

Các công việc bị tác động bởi công nghệ mới, mở rộng công việc hoặc nhóm gộp
các công việc mới với nhau
CÔNG VIỆC NÀO CẦN PHÂN TÍCH
2
NỘI DUNG TRÌNH TỰ PHÂN
TÍCH CÔNG VIỆC

4 Bước
B
2
B
2
B

1
B
4
B
3
Lựa chọn các phương pháp
thu thập thông tin, tư liệu.
Tiến hành thu thập thông tin, tư liệu đã phân
tích
Sử dụng các thông tin thu thập để hoàn
thành Bảng mô tả và yêu cầu công việc
Xác đinhj những công việc cần phân
tích
TRÌNH TỰ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phương pháp Nhật ký công việc
Phương pháp quan sát
Phương pháp Ghi chép các sự kiện quan trọng
CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG
ViỆC
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp Bảng câu hỏi
Phương pháp Hội thảo chuyên gia
Ưu điểm


Linh hoạt.

Cho cơ hội giao lưu, giải thích
các yêu cầu và chức năng của
công việc.

Nhà quản lý nắm được tâm tư,
nguyện vọng của nhân viên.

Nhân viên nắm được yêu cầu
của nhà quản lý.

Có thể hỏi nhầm người không am hiểu
hoặc thiếu thiện chí.

Nhân viên bị phỏng vấn đề cao trách
nhiệm và khó khăn trong công việc của
mình và giảm thấp mức độ và tầm
quan trọng của người khác.

Tốn nhiều thời gian.

Phỏng vấn viên không biết cách
phỏng vấn.
Khuyết điểm
Phương Pháp Phỏng Vấn

Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn.


Chọn người được phỏng vấn giỏi

Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giải thích
rõ mục đích phỏng vấn.

Đặt câu hỏi và gợi ý rõ ràng.

Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý.

Kiểm tra lại tính chính xác của thông tin với người được phỏng
vấn.

Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn.

Chọn người được phỏng vấn giỏi

Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giải thích
rõ mục đích phỏng vấn.

Đặt câu hỏi và gợi ý rõ ràng.

Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý.

Kiểm tra lại tính chính xác của thông tin với người được phỏng
vấn.
BIỆN PHÁP NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG PHỎNG
VẤN
Phương Pháp Phỏng Vấn
Ưu điểm

Khuyết điểm

Thông tin thu được có thể
không chính xác hoặc tính chính
xác thấp.

Có thể không thu lại được
nhiều phiếu.

Có thể số câu hỏi được trả lời
không nhiều.
Khuyết điểm

Là phương pháp hữu hiệu nhất
để thu thập thông tin phân tích
công việc.

Cung cấp thông tin nhanh hơn
và dễ thực hiện hơn so với hình
thức phỏng vấn.

Hỏi được nhiều người.

Hỏi được nhiều câu hỏi.
Phương Pháp Bảng Câu Hỏi

Cấu trúc của các câu hỏi

Đặt câu hỏi đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời
ngắn gọn.


Thực hiện bản câu hỏi ngay tại nơi làm việc.

Cấu trúc của các câu hỏi

Đặt câu hỏi đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời
ngắn gọn.

Thực hiện bản câu hỏi ngay tại nơi làm việc.
BIỆN PHÁP NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG BẢNG CÂU
HỎI
Phương Pháp Bảng Câu Hỏi
Khuyết điểm
Thông tin thiếu chính xác do hội chứng
Hawthone
Khuyết điểm

Cho phép nhà phân tích chỉ ra
đầy đủ và chi tiết thời gian, mức
độ thường xuyên, tính phức tạp
của các nhiệm vụ,

Sử dụng hữu hiệu đối với các
công việc có thể đo lường, dễ
quan sát thấy.
Ưu điểm
Phương Pháp Quan sát tại nơi làm việc

Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật khác: quay

phim, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây.

Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh.

Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc.

Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật khác: quay
phim, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây.

Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh.

Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc.
BIỆN PHÁP NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG THU THẬP
THÔNG TIN
Phương Pháp Quan sát tại nơi làm việc
Không phải tất cả mọi người đều dành thời gian cho hoạt động nghiên cứu và thu
thập dữ liệu. Bên cạnh yêu cầu về kỹ năng thu thập các thông tin cơ bản cũng
cần có một số yêu cầu tối thiểu khác là sự tỉ mỉ, chính xác và tính kiên trì khi thực
hiện công việc này.
Nếu bạn thiếu tự tin về các kỹ năng yêu cầu, bạn cần có một người hoặc một nhóm
hay một nhân viên giúp việc cùng làm công việc này. Chia sẻ nhiệm vụ thu thập
dữ liệu với họ. Hãy nhớ rằng bạn đang cần một khối lượng dữ liệu rất lớn.
Bạn cũng có thể thấy rằng phiếu điều tra, hoặc bảng mẫu này là quá chi tiết. Hãy cứ
làm và thiết kế lại phiếu điều tra hoặc biểu mẫu cho phù hợp với công ty bạn.
Điều chỉnh những phần mà bạn thấy là sử dụng có ích nhất.
Một lưu ý cuối cùng , bạn cần thu thập số liệu một cách thực sự. Không có cách nào
khác cả.
NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG VIỆC
thu thập thông tin

Bảng mô tả công việc
Là văn bản giải thích về những
nhiệm vụ trách nhiệm, điều kiện
làm việc và những vấn đề có liên
quan đến một công việc cụ thể nào
đó, các nhiệm vụ chủ yếu đã hoàn
thành.
Bảng mô tả công việc
Là văn bản giải thích về những
nhiệm vụ trách nhiệm, điều kiện
làm việc và những vấn đề có liên
quan đến một công việc cụ thể nào
đó, các nhiệm vụ chủ yếu đã hoàn
thành.
Bảng yêu cầu đối với người thực
hiện
Là văn bản liệt kê những yêu cầu
về năng lực cá nhân như trình độ
học vấn, kinh nghiệm công tác,
khả năng giải quyết vấn đề, các
kỹ năng khác và các đặc điểm cá
nhân thích hợp nhất cho công việc.
Bảng yêu cầu đối với người thực
hiện
Là văn bản liệt kê những yêu cầu
về năng lực cá nhân như trình độ
học vấn, kinh nghiệm công tác,
khả năng giải quyết vấn đề, các
kỹ năng khác và các đặc điểm cá
nhân thích hợp nhất cho công việc.

Sản phẩm của Phân tích công việc
Bảng tiêu chuẩn thực hiện công
việc
Là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các
yêu cầu về số lượng và chất lượng của
sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy
định trong bảng mô tả công việc.
Bảng tiêu chuẩn thực hiện công
việc
Là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các
yêu cầu về số lượng và chất lượng của
sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy
định trong bảng mô tả công việc.

Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình
thực hiện, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.

Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.

Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài doanh nghiệp).

Chức năng, trách nhiệm trong công việc.

Quyền hành của người thực hiện công việc.

Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: như tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm,
khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày,…

Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng
ồn, sự may rủi trong công việc,…


Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình
thực hiện, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.

Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.

Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài doanh nghiệp).

Chức năng, trách nhiệm trong công việc.

Quyền hành của người thực hiện công việc.

Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: như tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm,
khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày,…

Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng
ồn, sự may rủi trong công việc,…
NỘI DUNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NỘI DUNG BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
VÍ DỤ

Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan
đến công việc như biết ghi tốt ký, đánh máy…

Kinh nghiệm công tác.

Các kỹ năng làm việc với ngươi khác, với máy móc thiết bị, và thông tin, dữ liệu.

Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo đảm thực hiện công việc thành công.


Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả
năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…

Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan
đến công việc như biết ghi tốt ký, đánh máy…

Kinh nghiệm công tác.

Các kỹ năng làm việc với ngươi khác, với máy móc thiết bị, và thông tin, dữ liệu.

Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo đảm thực hiện công việc thành công.

Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả
năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…
LOGO
Thank You !
NHÓM 4 XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC
BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE!
THÔNG TIN CẦN
THU THẬP
THÔNG TIN CẦN
THU THẬP
Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc
Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có
Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc
Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc
NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC