Góp ý công tác phân tích công việc tại công ty tư vấn xây dựng điện I.docx

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mục lục
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1. ỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế lao động và
dân số đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu về chuyên ngành Kinh tế
lao động và quản trị nguồn nhân lực.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo Nguyễn Vân Điềm đã tận tình hướng
dẫn em trong suốt 15 tuần thực tập, cảm ơn cô đã có những gợi mở, phê bình và
góp ý cho em khi thực hiện chuyên đề thực tập của mình.
Em xin cảm ơn các cô chú trong phòng Tổ chức cán bộ- Lao động thuộc công
ty Tư vấn xây dựng điện I, đặc biệt là cô Đỗ Thị Diễm Nghi đã tạo mọi điều
kiện cho em đến thực tập tại công ty và cung cấp cho em những tài liệu cần
thiết.
Hà Nội, tháng 5 năm 2004
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thu Giang
2. CÁC TỪ VIẾT TẮT
PTCV: Phân tích công việc
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
MTCV: Mô tả công việc
YCCV: Yêu cầu công việc với người thực hiện
TCTHCV: Tiêu chuẩn thực hiện công việc
CBCNV: Cán bộ công nhân viên
TCCB-LĐ: Tổ chức cán bộ lao động
P.8: Phòng 8
VP: Văn phòng
HTQT: Hợp tác quốc tế

ĐD:Đường dây
NMĐ: Nhà máy điện
TVTN:Thuỷ văn thuỷ năng
KT-KH: Kinh tế- kế hoạch
TC-KT: Tài chính kế toán
KHCNMT: Khoa học công nghệ môi trường
BP.TBCTĐ: Bộ phận thiết bị công trình điện
BP.ĐDĐP: Bộ phận đường dây địa phương
TV PTĐĐP: Tư vấn phát triển điện địa phương
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3. LỜI MỞ ĐẦU
Phân tích công việc là một công cụ quan trọng để tiến hành các hoạt động
QTNL khác như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo
phát triển, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động…
Khái niệm Phân tích công việc không còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp
ở phương Tây và đã được họ tiến hành hơn 100 năm qua. Tuy nhiên tại các
doanh nghiệp Việt Nam lí thuyết Quản trị nhân lực nói chung và Phân tích công
việc nói riêng còn khá mới. Vì vậy số lượng các công ty thực hiện công tác này
còn ít. Trong thời gian thực tập tại công ty Tư vấn xây dựng điện I em nhận thấy
ban lãnh đạo công ty đã bắt đầu quan tâm đến công tác này nhưng vẫn chưa có
điều kiện để tổ chức thực hiện. Đến thời điểm này, công ty chưa có bất kì các
bản Mô tả công việc, Yêu cầu của công việc với người thực hiện, Tiêu chuẩn
thực hiện công việc nào. Vì thế em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập của
mình là:
“GÓP Ý CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤN
XÂY DỰNG ĐIỆN I ”.
Trong khi thực hiện chuyên đề của mình em đã sử dụng cả hai nguồn số liệu là
số liệu của công ty cung cấp và số liệu do em tự khảo sát.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu và Kết luận thì Nội dung
gồm có 3 phần chính như sau:
Phần I: Mục đích và tầm quan trọng của công tác Phân tích công việc trong
doanh nghiệp
Phần II: Thực trạng công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng
điện I
Phần III: Các góp ý và giải pháp về tổ chức thực hiện công tác Phân tích công
việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I.
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4. PHẦN I
MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP
I. MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đều
phải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi.
Phân tích công việc đã được nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn
100 năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt
Nam đây vẫn là khái niệm mới mẻ.
Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu và
đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việc
thực hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công
việc đó.
Có thể có nhiều người còn nhầm lẫn công việc và “ nghề” do đó còn hiểu sai
về PTCV, cho rằng PTCV hay phân tích một nghề, một nhiệm vụ hay một vị trí
là giống nhau. Thực chất các khái niệm “ nhiệm vụ”, “ vị trí”, “ công việc”,
“nghề” là khác nhau.
Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao động
riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện.
Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là cấp

độ tiếp theo của phân tích.
Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hay
là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động.
Công việc khác với nghề. Nghề là một khái niệm rộng hơn. Nghề là một tập
hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức
độ nhất định với những đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biết
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm
cần thiết để thực hiện. PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho
người lao động đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của
mình khi thực hiện công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên
môn, trách nhiệm với công việc của người khác…), người lao động để thực hiện
công việc đó thì cần có những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độ đào tạo,
chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu
chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi, giới tính…). PTCV còn giúp người lao động hiểu
được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc,
ngoài nhiệm vụ chính người lao động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì
khác…
Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp cho nhà
quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó,
mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ năng cần
thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị sẽ biết
công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyển chọn
người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc biết
cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì để thực
hiện công việc. PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết
qua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân
viên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cách công

bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra…
Kết quả của PTCV là đưa ra ba bản: bản MTCV, bản YCCV, bản TCTHCV
Bản MTCV:
Là văn bản viết để giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm
việc và tất cả những khía cạnh khác có liên quan đến công việc cụ thể.
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bản MTCV bao gồm các nội dung chính sau: Chức danh công việc, bộ phận,
người viết, ngày viết, mã số công việc, số trang, chức danh ngừơi quản lí trực
tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, tóm tắt công việc, các nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc( phương tiện vật chất kĩ thuật, vệ sinh và an toàn lao
động...) .Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều mà
công nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làm
như thế nào và các điều kiện cần thiết để các nhiệm vụ đó được được thực hiện.
Bản YCCV:
Là một văn bản liệt kê về những đòi hỏi của công việc với người thực
hiện bao gồm các yêu cầu về kĩ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần phải có, trình
độ giáo dục, đào tạo phẩm chất và những đặc trưng cần phải có của người lao
động như sự chính xác, trung thực, phán đoán tốt, khả năng lãnh đạo, tính cẩn
thận và tỉ mỉ…
Bản TCTHCV:
Là bản mô tả một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu của
việc hoàn thành các nhiệm vụ được qui định trong bản MTCV cả về mặt số
lượng chất lượng, đây là bản chi tiết hoá bổ sung cho bản MTCV.
II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PTCV:
PTCV có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn
của Quản trị nhân lực:
1. Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL):
KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ
mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các

nhu cầu đó. KHH NNL là điều kiện để các tổ chức thực hiện thắng lợi các mục
tiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp đáp ứng NNL, giúp
doanh nghiệp có đủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời KHH NNL cũng là cơ sở cho các hoạt động
quản lý nguồn nhân lực khác trong công ty.
PTCV cung cấp những thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tác
KHH NNL, thông qua các nội dung có trong bản YCCV họ sẽ biết cần phải bổ
sung những lao động như thế nào cho những vị trí công việc còn trống.
2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực:
Tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng và động viên họ
tham gia vào dự tuyển.
Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để xác định được những người phù hợp với
công việc.Nhiều tổ chức vẫn nghĩ rằng khi tổ chức mình thiếu người thì cứ đăng
báo tìm người, thậm chí nhiều khi tổ chức đó thiếu nhân lực trong một thời gian
rất ngắn mà vẫn cứ tuyển thêm người. Hậu quả là tổ chức đó ngày càng đông và
làm ăn vẫn thiếu hiệu quả. Tuyển chọn tốt, nghĩa là tìm được người phù hợp với
công việc về nhiều phương diện, là điều kiện trung tâm cho thắng lợi của công
việc sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, giúp các hoạt động quản lý nhân
lực khác trong công ty được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả hơn.
Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là cả một quá trình phức tạp mà trước hết nhà
quản trị phải PTCV. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho tổ chức không thể
thành công nếu không dựa trên những tiêu chuẩn có trong bản YCCV và TCCV,
đồng thời những tiêu chuẩn có trong hai bản đó sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để
sắp xếp và bố trí lao động trong tổ chức. Như vậy, PTCV là công cụ không thể
thiếu phục vụ công tác biên chế nguồn nhân lực.
3. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL):

Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao thực hiện có hiệu
quả hơn công việc hiện tại người lao động đang làm.
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt
nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để thực
hiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp nói chung cho
họ.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện
một cách có tổ chức và trong khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi
hành vi nghề nghiệp của người lao động(cách thức làm việc, thái độ làm
việc…).
ĐT PTNNL là điều kiện để các tổ chức có thể phát triển trong môi trường
cạnh tranh ngày nay, khi các yếu tố cạnh tranh không phải là lượng vốn nhiều
hay ít nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức. ĐT PTNNL có nhiều tác dụng:
nếu ĐT PTNNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực hiện một cách
nghiêm túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm, năng suất lao động
của doanh nghiệp tăng, tai nạn lao động giảm, sự giám sát của người quản lý
không cần nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng cao
bởi vì sau khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ , tay
nghề mà ý thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều, họ có thái độ làm việc
nghiêm túc hơn và ý thức chấp hành kỉ luật cũng cao hơn.
PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết cần
phải trang bị cho người lao động biết những kiến thức, kĩ năng gì để người lao
động có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai. Như vậy, bản
YCCV có thể được coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình ĐT
PTNNL cho tổ chức.
4. Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV):
ĐGTHCV là đánh giá một cách chính thức và có hệ thống tình hình thực hiện
công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các

Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước và thảo luận về kết quả đánh giá với người
lao động.
ĐGTHCV là một công tác quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng đến lợi ích của
người lao động trong tổ chức, đánh giá không chính xác người lao động là người
đầu tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự bất công bằng trong
doanh nghiệp. Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các chính sách: chính
sách đào tạo đã tốt chưa? công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã hợp lý chưa?
công tác tuyển mộ tuyển chọn có cung cấp cho cho tổ chức những người lao
động đạt đủ tiêu chuẩn để thực hiện công việc hay chưa? việc bố trí sử dụng lao
động có phù hợp không? trả lương có công bằng không?...ĐGTHCV đều đặn và
chính xác có tác dụng lớn đến thái độ của người lao động và bầu không khí tâm
lý trong tập thể. Vì thế ĐGTHCV tuy rất khó nhưng vẫn phải làm tốt nếu muốn
mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Để xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV tốt thì một trong những điều kiện
không thể bỏ qua là xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đây là những
tiêu chuẩn buộc phải xuất phát từ bản MTCV. Nói cách khác, PTCV là công cụ
tối quan trọng đối với việc xây dựng một hệ thống ĐGTHCV.
5. Thù lao lao động:
Thù lao lao động bao gồm tất cả các khoản người lao động nhận được thông
qua quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức. Thù lao lao động ảnh hưởng tới
việc chọn nghề, chọn việc, sự thoả mãn trong công việc, sự thực hiện công việc
và ngày công của người lao động. Để xây dựng một hệ thống thù lao lao động
hợp lý thì bất cứ tổ chức nào cũng cần phải đánh giá một cách chính xác giá trị
của mỗi công việc. Muốn vậy phải hiểu được bản chất của công việc và những
bộ phận cấu thành liên quan đến công việc ấy cũng như các tác động và phạm
ảnh hưởng có thể có của mỗi công việc. Ngoài ra thù lao lao động còn được trả
phụ thuộc vào sự hoàn thành công việc của người lao động, có thể phụ thuộc

10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
vào thâm niên, kinh nghiệm... của người lao động. Một nhân viên hoàn thành
công việc với chất lượng cao phải được trả lương cao hơn một nhân viên hoàn
không hoàn thành công việc hay hoàn thành công việc với chất lượng kém. Trả
lương theo sự thực hiện công việc sẽ khuyến khích người lao động làm việc
hăng say hơn, việc trả lương dựa vào thâm niên hay kinh nghiệm của người lao
động chỉ nên xem là yếu tố tham khảo và không phải là yếu tố quyết định. Như
vậy bản thân công việc và người lao động đều ảnh hưởng đến việc trả lương.
PTCV sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác đánh giá công việc và
những yêu cầu của công việc với người lao động để từ đó nhà quản trị xây dựng
được các hình thức trả lương cho phù hợp.
Để có một hệ thống thông tin quản trị nhân lực tốt thì không thể thiếu những
thông tin mà công tác PTCV đem lại. PTCV là cơ sở quan trọng của hệ thống
thông tin QTNL của một tổ chức.
Như vậy, PTCV trở thành một bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động
QTNL nếu tổ chức đó muốn hoạt động QTNL của mình được thực hiện có hiệu
quả nhất. PTCV là một việc rất khó, nó đòi hỏi nhiều thời gian , công sức và tiền
của nhưng vẫn là công tác không thể bỏ qua và phải thường xuyên cập nhật các
thông tin về công việc. PTCV giúp người lao động hiểu được đầy đủ công việc
họ đang thực hiện và ý nghĩa của nó, giúp họ gắn bó hơn với công việc và công
ty, giúp các nhà quản trị tìm ra phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện điều
kiện lao động hiện có.
Để tiến hành PTCV trước tiên cần phải có các thông tin về công việc, muốn
vậy cần phải tiến hành thu thập thông tin. Dưới đây là một số phương pháp thu
thập thông tin phổ biến.
III.CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PTCV:
1. Phương pháp quan sát:
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
11

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phương pháp này cần có một cán bộ nghiên cứu quan sát một số người lao
động đang làm việc. Cán bộ này vừa quan sát vừa ghi lại trên mẫu phiếu quan
sát tất cả các hoạt động lao động, cách thức người lao động thực hiện, công cụ
mà họ sử dụng, những lời chú thích… trên bản quan sát.
Phương pháp này có ưu điểm có ưu điểm là nghiên cứu công việc tuỳ theo mức
độ chúng ta muốn, cho thông tin phong phú và thực tế về công vịêc. Phương
pháp quan sát trực tiếp rất hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích các
công việc do công nhân sản xuất thực hiện. Tuy nhiên, tính hợp lý và tin cậy có
thể bị hạn chế vì các thông tin quan sát có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan
của người quan sát và người bị quan sát và không thích hợp để thu thập thông
tin về công việc của những người lao động trí óc. Sau khi thu thập thông tin theo
phương pháp này cần phải phỏng vấn tiếp nhân viên thực hiện công việc để tìm
hiểu những điều chưa hiểu trong quá trình quan sát và bổ sung thêm các thông
mà người quan sát bị bỏ sót.
2. Phương pháp bảng câu hỏi:
Theo phương pháp làm bảng câu hỏi, cấp quản trị gửi cho tất cả các công
nhân viên bản câu hỏi. Trong bảng câu hỏi này ngoài những chi tiết cơ bản như
tên tuổi, phòng ban, chức vụ, người lao động phải mô tả toàn bộ các nhiệm vụ
hoặc mục đích của công việc, khối lượng công việc… kể cả góp ý cuối cùng của
họ.
Thu thập thông tin theo phương pháp này có thể sử dụng dễ dàng, nhanh
chóng, lượng thông tin thu được lớn, một mẫu phiếu có thể sử dụng cho nhiều
công việc có những đặc thù gần giống nhau, người thu thập có thể thu thập
thông tin ở những mức độ chi tiết khác nhau mà họ muốn.
Tuy nhiên việc thiết kế bảng câu hỏi thường khó và tốn kém vì nó đòi hỏi phải
có kĩ năng và hiểu biết về công việc, mặt khác người được hỏi không thích điền
vào những bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời câu hỏi một
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

cách đầy đủ. Ngoài ra, họ thường trả lời ngay khi nhận được bản câu hỏi mà
không nghiên cứu kĩ càng do đó câu trả lời còn mang tính khái quát, chưa cụ
thể, cấp điều hành cũng không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi.
3. Phương pháp phỏng vấn:
Đó là cuộc đàm thoại hai chiều giữa người nghiên cứu và người lao động
thực hiện công việc. Người nghiên cứu có thể phỏng vấn cả công nhân lẫn quản
đốc. Phỏng vấn công nhân để công nhân mô tả các nhiệm vụ mà họ phải hoàn
thành, phỏng vấn quản đốc để biết thêm thông tin, đồng thời kiểm tra lại xem
thông tin do công nhân cung cấp có chính xác không hoặc làm sáng tỏ một số
vấn đề nào đó.
Phỏng vấn cho phép người nghiên cứu phát hiện ra nhiều thông tin về các
hoạt động, các quan hệ quan trọng trong công việc mà các phương pháp khác
không thể tìm ra, cho nhà nghiên cứu cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức
năng của PTCV, nhanh chóng và đơn giản khi thực hiện.
Nhược điểm lớn nhất của phương pháp phỏng vấn là sự bóp méo thông tin,
công nhân và nhân viên thường cảm thấy PTCV sử dụng như màn mở đầu để
thay đổi tiền lương, nâng cao định mức, giảm bớt nhân viên… do đó họ có xu
hướng đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược
lại hạ thấp mức độ trách nhiệm và khó khăn trong công việc của người khác.
Người phỏng vấn cũng cần phải có kỹ thuật phỏng vấn, việc phỏng vấn tốn khá
nhiều thời gian do đó muốn phỏng vấn thành công cần phải có thái độ hợp tác
của người được phỏng vấn.
4. Phương pháp quan sát:
Người quan sát chỉ ghi chép lại những hành vi của những người lao động làm
việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả, tức là chỉ
ghi chép những hành vi hoặc xuất sắc hoặc yếu kém. Việc ghi chép này giúpcho
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
việc xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc, tuy nhiên nếu chỉ bằng phương

pháp này thì chưa đủ thông tin để PTCV.
5. Nhật kí công việc:
Người lao động sẽ tự ghi chép lại các hoạt động lao động của họ. Muốn vậy
người phân tích phảI có một mẫu phiếu để hướng dẫn họ. Phương pháp này sẽ
cho nhà phân tích thông tin thực tế về công việc, về những nội dung không dễ
quan sát. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là người lao động dễ bỏ
sót thông tin, việc ghi chép không thống nhất giữa tất cả mọi người do đó người
phân tích lại mất thêm thời gian để xử lí thông tin thu thập được.
6. Phối hợp các phương pháp:
Thông thường nhà phân tích không dùng một phương pháp duy nhất để thu
thập thông tin mà họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau. Mỗi phương
pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng, việc phối hợp sẽ phát huy được ưu
điểm và hạn chế được các nhược điểm của các phương pháp đó. Tuy nhiên cần
phải căn cứ vào công việc cần phân tích để phối hợp các phương pháp cho hợp
lý, đạt hiệu quả thu thập thông tin cao.
IV.TIẾN TRÌNH PTCV:
1. Những điều kiện cần phảI có để làm tốt công tác PTCV trong một doanh
nghiệp:
a. Nhận thức của ban lãnh đạo về PTCV:
Mỗi nhà lãnh đạo có một triết lý quản lý riêng. Triết lý quản lý của người
lãnh đạo ảnh hưởng rất nhiều tới các hoạt động trong công ty trong đó có công
tác QTNL. PTCV cần có quan điểm nhìn nhận đúng đắn của người lãnh đạo.
Nếu họ không hiểu được vai trò của công tác PTCV thì sẽ không ủng hộ, gây
cản trở cho quá trình PTCV.
b. Yêu cầu về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp:
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức và PTCV có mối quan hệ hai chiều. Cơ cấu tổ chức qui định
chức năng nhiệm vụ từ cấp cao xuống cấp thấp nhưng không qui định chức năng
nhiệm vụ của từng công việc ở mỗi bộ phận. Cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ qui định

rõ mối quan hệ giữa các bộ phận vì thế cung cấp cho quá trình PTCV những
thông tin chung rất cần thiết. Nếu công việc trong tổ chức không ổn định,
thường xuyên biến động, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chồng chéo lên
nhau thì sẽ không thể tiến hành công tác PTCV. Khi tổ chức có thêm công việc
mới, khi cơ cấu tổ chức thay đổi thì cần thiết phải tiến hành PTCV trong tổ chức
và quá trình PTCV sẽ phát sinh nhu cầu cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
c. Vai trò của phòng Nhân sự:
Phòng nhân sự đóng vai trò chính trong toàn bộ quá trình thực hiện vì phòng
phụ trách về các vấn đề nhân sự trong toàn công ty.Phòng nhân sự phải xây
dựng được kế hoạch về tổ chức thực hiện PTCV trong toàn công ty trong đó xác
định lí do vì sao phải tiến hành PTCV, sự cần thiết phải tiến hành PTCV, thời
điểm PTCV, những công việc cần phân tích…Tiếp theo phòng nhân sự phải biết
phối hợp các hoạt động thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin thu được và thu
nhận, xử lý các thông tin phản hồi, cần phải căn cứ vào đặc điểm công việc của
tổ chức mình để xác định phương pháp thu thập thông tin PTCV. Đồng thời
phòng nhân sự chịu trách nhiệm chính trong quá trình tổ chức thực hiện PTCV
và đưa ra các bản MTCV, YCCV, TCTHCV cuối cùng.
d. Nhận thức, thái độ của người lao động và những người quản lí các cấp
về PTCV:
Người lao động thường chỉ được đào tạo về chuyên môn do đó họ chỉ tập
trung thực hiện công việc của mình mà thiếu sự quan tâm và không hiểu được
công việc của đồng nghiệp. Vì thế cần phải tập huấn để họ hiểu những lợi ích
của PTCV, có hiểu được tác dụng của PTCV người lao động mới ủng hộ việc
thực hiện công tác này bằng cách sẵn sàng hợp tác với nhà phân tích, cung cấp
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
những thông tin mà nhà phân tích cần, sẵn sàng hợp tác với đồng nghiệp đồng
thời họ có thể đánh giá công việc của mình chính xác hơn từ đó mà làm việc cố
gắng hơn.

Người lãnh đạo bộ phận là người am hiểu công việc của nhân viên của bộ
phận nhất, người lãnh đạo bộ phận cũng là người trực tiếp đánh giá tình hình
thực hiện công việc của các nhân viên trong bộ phận nhưng lại ít người được
đào tạo về cách đánh giá. PTCV sẽ giúp các nhà lãnh đạo bộ phận đánh giá nhân
viên của mình chính xác hơn, vì thế khi được sự ủng hộ của lãnh đạo thì công
tác PTCV được tiến hành thuận tiện hơn rất nhiều.
2. Các bước tiến hành:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin PTCV:
Cần phải xác định mục đích thu thập thông tin mới có thể ấn định phương
pháp thu thập thông tin cho phù hợp. Nếu trước khi thu thập thông tin mà không
xác định xem những thông tin thu được dùng để làm gì thì khi thu thập thông tin
sẽ mất rất nhiều thời gian nhưng có những thông tin thu được có khi lại không
thật cần thiết và như vậy vừa mất công thu thập thông tin vừa thiếu những thông
tin cần thiết.
Bước 2: Xác định những công việc hay vị trí đặc trưng cần phân tích:
Đây là việc làm cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều vị trí công việc tương tự
như nhau, điều này sẽ giúp tiết kiệm cả thời gian và chi phí PTCV.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với mục tiêu của
tổ chức.
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập,
tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử
dụng một trong các phương pháp thu thập thông tin PTCV như đã trình bày ở
phần 2.
Bước 4: Thu thập thông tin cơ bản:
− Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện vệ sinh lao
động, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty...
− Thông tin về các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong công việc...
− Thông tin về trình độ học vấn, kiến thức,kĩ năng,kinh nghiệm, tuổi, giới tính...

của CBCNV.
− Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên.
Bước 5: Tiến hành tổng hợp thông tin theo mục tiêu ban đầu đã đặt ra và xác
minh độ chính xác.
Thông tin thu được có thể có thể rất nhiều, sau khi đã thu thập đủ cầntổng
hợp theo từng mục tiêu ban đầu đã đặt ra để việc xử lí được dễ dàng hơn.
Bước 6: Tiến hành xây dựng các bản MTCV, YCCV, TCTHCV
Sau khi đã thu được đầy đủ những thông tin cần thiết cho công tác PTCV thì
bắt đầu tiến hành xây dựng các bản MTCV, YCCV, TCTHCV.
5. PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PTCV TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG
ĐIỆN I
6. I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty Tư vấn xây dựng điện I thực hiện công việc tư vấn thuộc lĩnh vực
điện và thuỷ điện.
Công ty tư vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách
pháp nhân hoạt động theo cơ chế hạch toán độc lập, có tàI khoản riêng, có con
dấu riêng. Công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các mặt công tác qui hoạch
khảo sát, thiết kế các công trình điện và điều hành hệ thống sản xuất trong công
ty. Công ty còn có nhiệm vụ nghiên cứu tổng sơ đồ lưới điện quốc gia từng giai
đoạn, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và 5 năm trình Tổng công ty
phê duyệt; quản lý, bảo toàn và phát triển vốn được giao, thực hiện các nghĩa vụ
với ngân sách Nhà nước.
Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty:
− Khảo sát và thiết kế các công trình điện
− Xây dựng và sửa chữa thuỷ điện nhỏ

− Xây dựng lưới điện từ 35 KV trở xuống
− Gia công thử nghiệm các cột điện bằng thép
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
Toàn bộ tài sản của công ty bao gồm: các loại tàI sản cố định, công cụ lao
động, vật tư, nguyên liệu, hàng hoá, vốn bằng tiền (tiền mặt, ngoại tệ các loại),
các văn bằng chứng chỉ các loại có giá trị thanh toán, các hợp đồng kinh tế,các
đề tài nghiên cứu, các chương trình tính toán, các tư liệu là sản phẩm của khảo
sát, thiết kế và các tàI sản khác có nguồn gốc hình thành từ Nhà nước, công ty
đều thuộc diện công ty quản lý.
Công ty có tiềm lực về vốn khá mạnh, số vốn của công ty khi mới thành lập lại
gồm có:
Vốn cố định : 5 853 300 000 đồng
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Vốn lưu động : 519 900 000 đồng
Vốn ngân sách: 4 792 500 000 đồng
Vốn tự có : 1 581 700 000 đồng
Sau hơn 20 năm hoạt động nguồn vốn của công ty đã tăng lên rất nhiều:
Bảng I:
Một số kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Tư vấn xây dựng điện I:
Chỉ tiêu Đơn vị
tính
2002 2003
Giá trị sản lượng
khảo sát và thiết
kế
Triệu
đồng
218687 250783
Doanh thu khảo

sát và thiết kế
Triệu
đồng
152166 221511
Lợi nhuận trước
thuế
Triệu
đồng
11220 12927
Nộp thuế Triệu
đồng
12737.78 14911
Lương Nghìn
đồng
81675770 97327112
Nguồn: Phòng TCCB-LĐ
So sánh kết quả một số chỉ tiêu của năm 2003 so với năm 2002 đều tăng
lên:
Giá trị sản lượng khảo sát và thiết kế tăng 14.6%
Doanh thu khảo sát và thiết kế tăng 23.8%
Lợi nhuận trước thuế tăng 37.7%
Nộp thuế tăng 8.23%
Lương tăng 8.2%
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Điều đó chứng tỏ công ty đã quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, thực tế
cũng cho thấy đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty được cảI
thiện rõ rệt.
3. Đặc điểm về qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty được thể hiện qua sơ đồ
sau:
Với chức năng chính là khảo sát và thiết kế các công trình điện, sản phẩm của
công ty Tư vấn xây dựng điện I mang đặc thù riêng. Sản phẩm của công ty sau
khi hoàn thành là các bản vẽ, thiết kế mẫu thăm dò địa chất…Những sản phẩm
này sẽ được chuyển đến các công ty xây lắp khác thực hiện tiếp việc hoàn thành
công việc. Thời gian trước công ty tổ chức sản xuất theo kế hoạch Nhà nứơc
giao, tuy nhiên thời gian gần đây công ty đứng ra nhận thầu và thực hiện chế độ
khoán nội bộ trong toàn công ty.
Căn cứ vào các công trình do Nhà nước cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh
hoặc dựa vào nhu cầu của thị trường công ty lập đề cương sơ bộ về nội
dung,khối lượng công việc cần được thực hiện, lập dự toán chi phí sơ lược làm
cơ sở thảo luận và kí kết hợp đồng với cơ quan chủ đầu tư. Dựa vào hợp đồng
kinh tế, công ty xây dựng đề cương dự toán chi phí tương ứng trình chủ đầu tư
phê duyệt. Theo đó công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế
hoạch, phân giao nhiệm vụ thực hiện việc kiểm soát, thiết kế lập ra phương án
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thi công thông qua các phòng quản lí chức năng và chịu sự giám sát, theo dõi,
chỉ đạo của các phòng ban chức năng.
Sau khi công ty kí nhận hợp đồng sẽ tiến hành khảo sát sơ bộ, việc khảo sát
này nhằm phục vụ cho việc thiết kế các bản vẽ. Để khảo sát sơ bộ cần có một bộ
phận đo đạc địa hình để có thể lên được bản đồ địa hình. Công việc này do
phòng địa hình đảm nhận, Những công việc chủ yếu phải làm khi đo đạc là đo
các toạ độ, góc độ, vị trí đặt đập, vị trí đặt nhà máy…Phòng địa hình sẽ cử
những kĩ sư chuyên trách công việc này đến nơi xây dựng công trình để tiến
hành đo đạc.
Sau khi việc đo đạc được thực hiện xong, phòng địa chất sẽ đảm nhận công
việc khoan, đào lấy mẫu thí nghiệm ở những độ sâu khác nhau. Tại những nơI
hay có đường hầm, đội địa vật lí sẽ phụ trách việc nổ mìn để phá hầm, khoan

đào và đo đạc trong đó. Đặc biệt ở những vùng sâu phảI tiến hành siêu âm mới
lấy được mẫu đất, đá, cát, sỏi… về thí nghiệm.
Phòng thí nghiệm khi nhận được các mẫu này sẽ tiến hành làm thí nghiệm để
rút ra các tính chất của chúng.Nếu sau khi thí nghiệm, phòng thí nghiệm kết luận
các mẫu đó phù hợp để xây dựng công trình công việc lập báo cáo nghiên cứu
tiền khả thi được tiến hành. Việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi nhằm mục
đích xem khả năng thực thi công trình có được hay không. Trong báo cáo nghiên
cứu tiền khả thi có xem xét đến lợi ích chung mà công trình mang lại cho đất
nước cũng như tính kinh tế của công trình (hay lợi nhuận mang lại cho công ty).
Nếu báo cáo nghiên cứu tiền khả thi kết luận là có khả năng thực thi thì sẽ
được trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt ( đó là bộ Khoa học công nghệ và
môi trường). Bộ Khoa học công nghệ và môi trường xem xét và duyệt thì mới
tiến hành lập báo cáo nghiên cứu khả thi. Báo cáo nghiên cứu khả thi về nội
dung tương tự như báo cáo nghiên cứu tiền khả thi nhưng nó đi sâu và chi tiết
Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tất cả các nội dung. Báo cáo nghiên cứu khả thi được duyệt thì lúc này việc thiết
kế kĩ thuật mới được tiến hành.
Các kĩ sư được giao nhiệm vụ thiết kế bản vẽ thi công sẽ căn cứ vào đó để
thiết kế một bản vẽ chi tiết công trình sẽ xây dựng. Việc lập báo cáo nghiên cứu
tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kĩ thuật, lập bản vẽ thi công do
bộ phận thiết kế phụ trách. Những bản vẽ này cuối cùng sẽ được chuyển đến các
công ty xây lắp để xây dựng công trình.
Sau khi hoàn tất việc khảo sát và đề án thiết kế, phòng kế hoạch thay mặt
công ty giao nộp toàn bộ số liệu khảo sát và thiết kế cho cơ quan chủ đầu tư phê
duyệt dự án, lập nghiệm thu và thanh quyết toán với cơ quan chủ đầu tư, với đơn
vị trực thuộc đã tham gia thi công công trình.
Từ qui trình trên có thể thấy sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc và
đặc điểm công việc ở đây là lao động bằng trí tuệ. Sản phẩm của công ty là sản

phẩm đặc biệt vì ai cũng có thể nhìn thấy nó nhưng không phảI ai cũng hiểu
được nó và hình dung ra quá trình các kĩ sư thiết kế ra. Việc thiết kế ra bản vẽ đó
cần có sự phối hợp của các phòng ban, tất cả các khâu công việc cần phảI được
tiến hành một cách cẩn thận, một sai sót dù nhỏ ở bất kì khâu công việc nào đều
có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
4. Đặc điểm bộ máy tổ chức:
Sơ đồ bộ phận máy tổ chức:
22

Do đặc điểm của ngành điện và do yêu cầu về mặt quản lí nên tổ chức bộ máy
quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đây là mô
hình phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay vì nó có ưu điểm là người
lao động thường xuyên phối hợp với nhau, giao tiếp và hợp tác trong cùng một
phòng ban. Trong phòng ban này, những người lao động cùng làm những công
việc tương tự nhau do đó họ có thể học hỏi nhau về trình độ chuyên môn, trao
đổi và chia sẻ với nhau các thông tin, kinh nghiệm, những thuận lợi và khó khăn
khi thực hiện công việc. Tuy nhiên mô hình này có nhược điểm là những người
lao động trong các phòng ban khác nhau có xu hướng bị hạn chế về trao đổi
thông tin, hợp tác và phối hợp với nhau. Theo mô hình này, giám đốc là người
trực tiếp chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận sản xuất của công ty và
các phó giám đốc cùng các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo chức năng
nhiệm vụ của mình, giúp giám đốc ra những quyết định chỉ thị công tác đúng
đắn.
4.1 Ban giám đốc: 5 người :
a. Giám đốc:
Là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn công ty, làm việc theo
nguyên tắc chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm cá nhân, tăng cường kỉ luật
hành chính, là đại diện pháp nhân của công ty trong quan hệ kinh tế với các đối
tác trong và ngoàI nước, là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách
nhiệm trước tổng công ty điện lực Việt Nam, Bộ công nghiệp, Nhà nước và tập

thể người lao động về điều hành sản xuất kinh doanh của công ty.
b. Bốn phó giám đốc:
- Phó giám đốc phụ trách khối khảo sát
- Phó giám đốc phụ trách về đường dây
- Phó giám đốc phụ trách về trạm biến áp
- Phó giám đốc phụ trách về thuỷ điện
Các phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân
công và uỷ quyền của giám đốc trong từng công việc cụ thể.
4.2 Các phòng ban chức năng :
a. Phòng kĩ thuật công nghệ và môi trường:
Chịu trách nhiệm giám sát kĩ thuật, nghiên cứu khoa học, lưu trữ kĩ thuật,
thông tin khoa học kĩ thuật và một số công tác về môi trừơng trong hoạt động
của công ty.
b. Ban thanh tra:
Là đơn vị quản lí, tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thanh tra toàn công
ty.
c. Văn phòng công ty:
- Sao y các văn bản, giấy tờ liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ của công ty.
- Phân phối, quản lí, lưu trữ các ấn phẩm của công ty phát hành, các loại sách
báo tạp chí do công ty mua, các biểu tượng bằng khen của công ty.
- Tổ chức quản lý, theo dõi về mặt hiện vật, số lượng đơn vị sử dụng các tài sản
cố định, trang thiết bị, phương tiện, công cụ làm việc, phương tiện vận tải và các
vật phẩm phục vụ cho hoạt động của công ty theo các qui định của Nhà nước và
công ty.
- Là đầu mối cung cấp và quản lý giấy đi đường, giấy giới thiệu đối với cán bộ
công nhân viên trong toàn công ty.
- Đón tiếp và chỉ dẫn các đoàn khách đến làm việc tại công ty.
d. Phòng tài chính kế toán:
- Lập, trình duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quí,
hàng tháng của công ty trên cơ sở kế hoạch kinh doanh của công ty và các qui

định của Nhà nước.
-Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch tài chính của công ty hàng
quí, hàng năm, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và các
quyết định kế toán tài chính.