GIÁO TRÌNH KẾ TOÁN MÁY - KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ ppsx

CÔNG TY CỔ PHẦN MISA




GIÁO TRÌNH
KẾ TOÁN MÁY
KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
(Dùng cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế, Kế toán tại các trƣờng ĐH, CĐ, THCN)








NHÀ XUẤT BẢN VĂN HÓA - THÔNG TIN
HÀ NỘI – 2010

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA
HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN 3
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 4
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 5
CHƢƠNG 1: CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 6
1. Khái quát về ngân sách nhà nước 7
2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước 7
3. Đơn vị hành chính sự nghiệp 8
4. Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp 10

5. Câu hỏi ôn tập 12
CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ THANH QUYẾT
TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC 13
1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN 14
2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN 15
3. Các hình thức cấp kinh phí 15
4. Câu hỏi ôn tập 15
PHẦN 2: KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 16
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 17
1. Khái niệm phần mềm kế toán 18
2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 18
3. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công 20
4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán 21
5. Phân loại phần mềm kế toán 22
6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán 24
7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy 26
8. Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng? 27
9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất 28
10. Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài 34
11. Câu hỏi ôn tập 36
CHƢƠNG 2: MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 37
1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 38
2. Nhập số dư ban đầu 41
3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 49
4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 50
5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính 51
6. Trao đổi dữ liệu với các phần mềm Tổng hợp báo cáo, phần mềm Quản lý ngân sách . 53
7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp 54
8. Câu hỏi ôn tập 55

9. Bài tập thực hành 55
CHƢƠNG 3: KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ 61
1. Nguyên tắc hạch toán 62
2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí. 62
3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí 63
4. Thực hành trên phần mềm kế toán 64
5. Câu hỏi ôn tập 85
6. Bài tập thực hành 86
CHƢƠNG 4: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 89
1. Nguyên tắc hạch toán 90
2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền 90
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền 93
4. Thực hành trên phần mềm kế toán 95
5. Câu hỏi ôn tập 107
6. Bài tập thực hành 107
CHƢƠNG 5: KẾ TOÁN VẬT TƢ 111
1. Nguyên tắc hạch toán 112
2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho 112
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư 113
4. Thực hành trên phần mềm kế toán 114
5. Câu hỏi ôn tập 124
6. Bài tập thực hành 124
CHƢƠNG 6: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 127
1. Nguyên tắc hạch toán 128
2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định 128
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định 129
4. Thực hành trên phần mềm kế toán 131
5. Câu hỏi ôn tập 142
6. Bài tập thực hành 143
CHƢƠNG 7: KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG 147

1. Nguyên tắc hạch toán 148
2. Mô hình hóa hoạt động tiền lương 148
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương 148
4. Thực hành trên phần mềm kế toán 149
5. Câu hỏi ôn tập 157
6. Bài tập thực hành 157
CHƢƠNG 8: KẾ TOÁN THU SỰ NGHIỆP 161
1. Nguyên tắc hạch toán 162
2. Mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp 162
3. Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp 163
4. Thực hành trên phần mềm kế toán 163
5. Câu hỏi ôn tập 173
6. Bài tập thực hành 173
CHƢƠNG 9: KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 175
1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 176
2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 187
3. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh 198
4. Kế toán thuế 202
5. Câu hỏi ôn tập 213
6. Bài tập thực hành 214
CHƢƠNG 10: BÁO CÁO TÀI CHÍNH 223
1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính 224
2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính 224
3. Thực hành trên phần mềm kế toán 225
4. Câu hỏi ôn tập 233
5. Bài tập thực hành – Bài tập tổng hợp 233
TÀI LIỆU THAM KHẢO 252
Lời mở đầu
Bản quyền của MISA JSC 1
LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng rất lớn đến
hiệu quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì thế một hệ thống
quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp
thời thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một
cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng
và phức tạp của các hoạt động, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập
của Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành công cụ hỗ
trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các đơn vị hành
chính sự nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế
toán kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện
ích của các phần mềm kế toán đòi hỏi người sử dụng, bên cạnh nghiệp vụ kế
toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử dụng phần mềm, phải hiểu biết
và sử dụng một cách thành thục.
Chính vì sự cần thiết đó mà giáo trình đào tạo kế toán máy hành chính sự
nghiệp đã ra đời. Giáo trình này được biên soạn nhằm phục vụ các đối
tượng sinh viên đã và đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung
học chuyên nghiệp chuyên ngành về tài chính kế toán cũng như các chuyên
ngành khác về kinh tế, đã có kiến thức sơ đẳng về nguyên lý kế toán. Mục
tiêu chính của giáo trình là:
Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm
kế toán, quy trình xử lý chung của phần mềm kế toán; giúp sinh viên sau
khi tốt nghiệp ra trường tiếp cận nhanh nhất và có thể sử dụng ngay được
bất kỳ phần mềm kế toán nào sẵn có tại đơn vị hành chính sự nghiệp.
Là cẩm nang cho các sinh viên sau khi tốt nghiệp, đi làm, nắm được các
tiêu chuẩn đánh giá phần mềm cũng như có hiểu biết cơ bản về các loại
phần mềm kế toán và các nhà cung cấp trên thị trường. Từ đó, họ có thể
tự lựa chọn hoặc tư vấn cho lãnh đạo mua phần mềm kế toán phù hợp với
đơn vị hành chính sự nghiệp mình.
Cuốn giáo trình này gồm 2 phần:
Lời mở đầu

2 Bản quyền của MISA JSC
Phần 1: Trình bày các khái niệm liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp;
quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà nước.
Phần 2: Hướng dẫn thực hành hoạt động kế toán tại các đơn vị hành chính
sự nghiệp bằng phần mềm kế toán. Phần này gồm 10 chương
Chương 1: Trình bày các vấn đề tổng quan về phần mềm kế toán. Với
chương này, người học sẽ được trang bị những kiến thức cơ bản về phần
mềm kế toán, các loại phần mềm kế toán trên thị trường và cách lựa chọn
phần mềm phù hợp.
Chương 2: Hướng dẫn cách mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự
nghiệp bằng phần mềm kế toán, các bước cần thực hiện khi ứng dụng
phần mềm kế toán trong hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Từ chương 3 đến chương 10: mỗi chương là một phần hành kế toán cụ
thể, hướng dẫn người học từ các nguyên tắc hạch toán chung, quy trình
hóa hoạt động của phần hành đó, cho đến những thao tác cần thực hiện
trên phần mềm khi làm kế toán máy. Cuối mỗi chương đều có câu hỏi ôn
tập và bài tập thực hành giúp người học hoàn thiện kiến thức của mình.
Giáo trình được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những khiếm
khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp
chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng
hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về:
Giải thích ký hiệu
Bản quyền của MISA JSC 3
QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC
SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN
Ký hiệu
Ý nghĩa

Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện

Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện

Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất
trong đặc tả hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra
hoặc không có

Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt
động sau một hoạt động đã hoàn thành =>
giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên
quan đến đối tượng cụ thể

Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và
các luồng đồng thời xảy ra

Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và
các đầu vào xảy ra đồng thời

Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào
và nhiều đầu ra. Sử dụng cho chọn lựa kiểu
đúng, sai

Note - Ghi chú
Danh mục các từ viết tắt
4 Bản quyền của MISA JSC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt
Ý nghĩa
ĐVHCSN
Đơn vị hành chính sự nghiệp
ĐVQHNS

Đơn vị quan hệ ngân sách
NSNN
Ngân sách nhà nước
KBNN
Kho bạc nhà nước
CTMT
Chương trình mục tiêu
DA
Dự án
GTGT
Giá trị gia tăng
HMLK
Hao mòn lũy kế
HĐSXKD
Hoạt động sản xuất kinh doanh
KQHĐKD
Kết quả hoạt động kinh doanh
CCDC
Công cụ dụng cụ
QĐ
Quyết định
TK
Tài khoản
TSCĐ
Tài sản cố định
XDCB
Xây dựng cơ bản
Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 5

P H Ầ N 1
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
 Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
 Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán với
ngân sách nhà nước












Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
6 Bản quyền của MISA JSC
.

C H Ƣ Ơ N G 1
CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
 Khái niệm ngân sách nhà nước
 Các danh mục trong mục lục ngân sách nhà nước
 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
 Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp










Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 7
1. Khái quát về ngân sách nhà nƣớc
Ngân sách nhà nước: Là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước đã được cơ

quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để
bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước. Trong đó:
Thu ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các
khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của
các tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy
định của pháp luật.
Chi ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản chi phát triển kinh tế - xã
hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà
nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi viện trợ và các khoản chi khác theo
quy định của pháp luật.
Ngân sách nhà nước được quản lý thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, công khai, minh bạch, có phân công, phân cấp quản lý, gắn quyền hạn
với trách nhiệm.
Ngân sách nhà nước gồm ngân sách trung ương và ngân sách địa phương.
Ngân sách địa phương bao gồm ngân sách của đơn vị hành chính các cấp có
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nƣớc
Mục lục ngân sách nhà nước: Là hệ thống các chỉ tiêu để nhà nước thống kê
tình hình thu chi NSNN theo các tiêu chí khác nhau.
Hệ thống mục lục ngân sách bao gồm các danh mục: Cấp ngân sách; Nguồn
ngân sách nhà nước; Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia; Ngành kinh tế;
Nội dung kinh tế; Nhóm mục chi.
Nguồn ngân sách nhà nước: Là nội dung thể hiện nguồn gốc ngân sách
nhà nước. Nguồn ngân sách được phân loại theo nguồn chi từ vốn trong
nước và nguồn chi từ vốn ngoài nước.
Cấp ngân sách: Là sự phân cấp quản lý ngân sách nhà nước cho từng cấp
chính quyền, bao gồm: Ngân sách Trung ương, ngân sách cấp tỉnh, ngân
sách cấp huyện, ngân sách cấp xã.
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
8 Bản quyền của MISA JSC

Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia: Thể hiện nhiệm vụ chi ngân sách
cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia, và các nhiệm vụ chi cần
theo dõi riêng.
Chương: Thể hiện hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc
một cấp chính quyền.
Ví dụ: 001 – 399: Mã số Chương thuộc cấp Trung ương
400 – 599: Mã số Chương thuộc cấp Tỉnh
600 – 799: Mã số Chương thuộc cấp Huyện
800 – 989: Mã số Chương thuộc cấp Xã
Mã số Chương trong lĩnh vực giáo dục:
022: Bộ Giáo dục và Đào tạo
422: Sở Giáo dục và Đào tạo
622: Phòng Giáo dục và Đào tạo
822: Trường Mầm non, nhà trẻ
Ngành kinh tế (Loại, khoản): Là tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh
tế quốc dân).
Nội dung kinh tế (Mục, Tiểu mục): Thể hiện nội dung kinh tế (hay tính
chất kinh tế) của khoản thu chi ngân sách nhà nước. Căn cứ vào nội dung
kinh tế để chia thành các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau.
Nhóm mục chi: Là nhóm các mục chi có cùng tính chất, bao gồm 4 nhóm
mục là chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua tài
sản và chi khác.
3. Đơn vị hành chính sự nghiệp
3.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp: Là đơn vị nhận ngân sách của nhà nước để phục
vụ các nhiệm vụ của nhà nước, chủ yếu là các hoạt động chính trị xã hội.
VD: Sở Y tế, Sở Giáo dục, Sở thể dục thể thao, Sở Tư pháp
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 9
3.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

3.2.1. Phân loại theo ngành dọc
Theo cách phân loại này, đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 loại:
- Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng
năm do Thủ tướng Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự
toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới
trực thuộc.
- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được
đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn
vị dự toán cấp III (trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I).
- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử
dụng ngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự
toán ngân sách.
Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện
phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết
toán theo quy định (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước).
3.2.2. Phân loại theo cấp ngân sách
Theo cách phân loại này đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành:
- Đơn vị dự toán cấp Trung ương: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Trung ương.
- Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Tỉnh.
- Đơn vị dự toán cấp Huyện: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Huyện.
3.2.3. Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí
Theo tiêu thức này đơn vị hành chính sự nghiệp có các loại sau:
- Đơn vị ngân sách cấp 100% kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính
sự nghiệp thuần túy). Ví dụ: UBND quận, huyện,…
- Đơn vị tự đảm bảo kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp có thu):
Đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí. Ví dụ: Trường đại học Bách
Khoa và một số trường đại học khác,…
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
10 Bản quyền của MISA JSC

Đơn vị tự đảm bảo 100% kinh phí. Ví dụ: Các viện nghiên cứu trực
thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp.
4. Các đối tƣợng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp
4.1. Cơ quan tài chính
4.1.1. Vai trò của cơ quan tài chính
- Là đơn vị có vai trò phối hợp với các đơn vị sử dụng ngân sách cùng cấp
và các cơ quan tài chính cấp dưới lập dự toán ngân sách nhà nước và
phương án phân bổ ngân sách.
- Chủ trì phối hợp để xây dựng các định mức phân bổ và các tiêu chuẩn
định mức chi ngân sách nhà nước.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định về tài chính.
4.1.2. Tổ chức cơ quan tài chính
- Bộ Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với
các đơn vị dự toán cấp TW còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra hoạt động nghiệp vụ tại các Sở Tài chính.
- Sở Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với
các đơn vị dự toán cấp Tỉnh còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra hoạt động nghiệp vụ tại các Phòng Tài chính huyện.
- Phòng Tài chính: Thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với các đơn
vị dự toán cấp huyện.
4.2. Kho bạc nhà nƣớc
4.2.1. Khái niệm kho bạc nhà nước
Kho bạc nhà nước: Là một công cụ quan trọng trong bộ máy hành chính của
nhà nước, thực hiện chức năng quản lý quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài
chính của nhà nước, huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư
phát triển và là đầu mối duy nhất thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác kế
toán ngân sách nhà nước.
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Bản quyền của MISA JSC 11
4.2.2. Nhiệm vụ của kho bạc nhà nước

- Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, hạch toán các
khoản thu ngân sách nhà nước cho các cấp ngân sách.
- Tổ chức thực hiện chi ngân sách nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả
các khoản ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Kho bạc nhà nước còn là nơi gửi tiền của nhà nước và là nơi rút tiền của
các đơn vị hành chính sự nghiệp. Ngoài ra kho bạc nhà nước còn có
nhiệm vụ kiểm soát chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp có
nghĩa là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ.
4.2.3. Tổ chức kho bạc nhà nước
Tổ chức kho bạc nhà nước: Là các đơn vị được tổ chức theo ngành dọc từ
Trung ương đến địa phương theo các cấp sau:
- Kho bạc Nhà nước Trung ương: Thực hiện nhiệm vụ chức năng là tập
trung nguồn thu ngân sách Trung ương, thực hiện chi trả và kiểm soát các
khoản chi thuộc ngân sách Trung ương. Đồng thời, kho bạc Nhà nước
còn chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ tại
Kho bạc Nhà nước các tỉnh.
- Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh: Thực hiện nhiệm vụ chức năng của kho bạc
Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Kho bạc Nhà nước tỉnh chịu sự chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc nhà
nước Trung ương.
- Kho bạc Nhà nước cấp huyện: Thực hiện nhiệm vụ, chức năng của Kho
bạc Nhà nước trên địa bàn huyện. Và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh.
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 phần 1 tại liên kết sau:

Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
12 Bản quyền của MISA JSC
5. Câu hỏi ôn tập
1. Nêu khái niệm về ngân sách nhà nước. Các khoản thu, chi ngân sách nhà
nước. Phân cấp ngân sách nhà nước.

2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước. Nêu khái niệm Chương, Loại,
Khoản, Mục, Tiểu mục,… và lấy ví dụ minh họa.
3. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp. Phân loại đơn vị hành chính sự
nghiệp và cho ví dụ minh họa.
4. Khái niệm cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính được phân cấp và tổ chức
như thế nào.
5. Khái niệm, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức kho bạc nhà nước.

Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
Bản quyền của MISA JSC 13





C H Ƣ Ơ N G 2
QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ
THANH QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
 Các bước từ khi nhận dự toán đến khi thanh quyết toán với ngân
sách Nhà nước
 Vai trò của các đơn vị trong quy trình từ khi nhận dự toán đến
khi thanh quyết toán với ngân sách Nhà nước
 Các hình thức cấp kinh phí







Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
14 Bản quyền của MISA JSC
1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
Hàng năm vào tháng 6 cơ quan cấp trên giao nhiệm vụ, chỉ tiêu hoạt
động cho đơn vị.
Căn cứ vào phạm vi nhiệm vụ được giao, đơn vị lập dự toán ngân sách
vào khoảng tháng 7 hàng năm.

Dự toán các đơn vị lập xong chuyển cho đơn vị chủ quản tổng hợp, sau
đó gửi cho cơ quan tài chính (Phòng Tài chính hoặc Sở Tài chính) trước
ngày 20 tháng 7 hàng năm.
Toàn bộ dự toán kinh phí của cả tỉnh được Sở Tài chính tổng hợp, sau đó
trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua trước khi gửi ra Bộ Tài chính và
Ủy ban Ngân sách Trung ương của Quốc hội họp xét duyệt ngân sách
vào khoảng tháng 11 hàng năm.
Sau khi chính phủ quyết định các khoản dự toán cho từng tỉnh, Sở Tài
chính các tỉnh tiến hành phân bổ lại dự toán cho các ngành, các ngành
phân bổ cho từng đơn vị trực thuộc, trước ngày 31 tháng 12 sẽ hoàn tất
việc phân bổ này.
Cuối năm các đơn vị phải nộp báo cáo quyết toán số kinh phí mà đơn vị
hoặc ngành sử dụng trong năm, cơ quan tài chính có nhiệm vụ duyệt
quyết toán cho các đơn vị vào khoảng thời gian từ tháng 9 đến tháng 10
của năm tiếp theo.
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
Bản quyền của MISA JSC 15
2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết
toán NSNN

3. Các hình thức cấp kinh phí
Cấp phát theo dự toán: Cấp theo dự toán lập hàng năm.
Cấp bằng lệnh chi: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới
bằng lệnh chi, số kinh phí được chuyển thẳng vào tài khoản của đơn vị
mà không qua kho bạc xét duyệt. Hình thức lệnh chi thường xảy ra khi có
sự cố đột xuất không nằm trong dự toán như lũ lụt, hạn hán,…
Cấp phát bằng hiện vật: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới
bằng hiện vật như cấp bằng tài sản cố định, công cụ dụng cụ,…
Cấp phát bằng hình thức ghi thu – ghi chi: Là hình thức cấp phát từ các
khoản thu của đơn vị như thu phí, lệ phí,…

Các hình thức cấp phát khác.
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 2 phần 1 tại liên kết sau:

4. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày lại quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà
nước. Vẽ sơ đồ minh họa.
2. Nêu các hình thức cấp phát kinh phí. Giải thích và cho ví dụ.
Kế toán máy trong đơn vị hành chính sự nghiệp
16 Bản quyền của MISA JSC





P H Ầ N 2
KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
 Tổng quan về phần mềm kế toán
 Cách mở sổ kế toán bằng phần mềm kế toán
 Kế toán nguồn kinh phí
 Kế toán vốn bằng tiền
 Kế toán vật tư
 Kế toán tài sản cố định
 Kế toán tiền lương
 Kế toán thu sự nghiệp
 Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
 Cách lập và xem các báo cáo tài chính
Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 17

C H Ƣ Ơ N G 1
TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
 Khái niệm phần mềm kế toán
 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
 Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
 Phân loại phần mềm kế toán
 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
 Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
 Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng
 Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất
 Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài







Tổng quan về phần mềm kế toán
18 Bản quyền của MISA JSC
1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động
xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ
gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ,

sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác. Tóm lại:
Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,
tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.
Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.
Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế
toán thủ công.
2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Tổng quan về phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 19
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát
sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống
tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong
máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
b. Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập
trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê
trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin
chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm
sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các
nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ
cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo
thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn
hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống
kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng
phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các
báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được
nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn
là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá
sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.