Công việc chuẩn bị cho cuộc họp docx

Công việc chuẩn bị cho cuộc họp
- Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.
- Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc
họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung
với thời gian ấn định cụ thể.
- Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ
phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư
mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng
biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo
cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.
- In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc
họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết
chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.
Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã
có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:
Cách thức thực hiện (how).
Nguồn lực để thực hiện (5M).
Tần suất thực hiện.
Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào
kế hoạch làm việc tuần của họ.
Công việc không thường xuyên:
· Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc.
· Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).
· Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.
· Giải thích phương pháp thực hiện (how).
· Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý
· Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?
· Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho
NV khi nó xuất hiện trong tương lai.
Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc

thường xuyên.


- Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn
ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc
họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
- Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của
thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s'il vous plait - tạm dịch Vui lòng phúc
đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần
chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động
đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo.