Chuẩn bị cho cuộc đàm phám ngoại thương.docx

LỜI MỞ ĐẦU
Đã gần 4 năm trôi qua kể từ ngày Việt Nam gia nhập WTO, trong quãng thời
gian này thì ngành xuất nhập khẩu nói riêng có vai trò hết sức quan trọng trong việc
đóng góp vào sự phát triển kinh tế nói chung.
Nhưng muốn hoạt động xuất nhập khẩu có hiệu quả thì các doanh nghiệp ắt hẳn
phải có những nhà ngoai thương giỏi và một nhà ngoại thương giỏi phải là một
người có khả năng giao tiếp tốt, một nhà đàm phán giỏi.
Nhất là trong điều kiện hiện nay, Việt Nam đang trên con đường hội nhập, thị
trường thì ngày càng mở rộng, cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn chiến thắng
được trên thương trường lại cần phải có những người có khả năng giao tiếp, những
nhà đàm phán tài ba.
Nhưng muốn trở thành người có khả năng giao tiếp tốt và một nhà đàm phán tài
ba thì quả là điều không đơn giản, để làm được những điều đó đòi hỏi phải có kiến
thức, có kinh nghiệm, phải học hỏi và phấn đấu không ngừng. Để bổ sung thêm vốn
kiến thức về đàm phán trong hợp đồng ngoại thương thì nhóm 2 – DHQT quyết
định làm rõ bước đầu tiên hay còn gọi là bước “chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại
thương” trong quá trình đàm phán hợp đồng ngoại thương.
Đề tài của nhóm hoàn thành nhằm cung cấp cho người đọc những vấn đề cốt lõi
trong việc chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương như việc chuẩn chung cho
một cuộc đàm phán, chuẩn bị cụ thể trước cho một cuộc đàm phán.
Thông qua phân tích trong công việc chuẩn bị về văn hóa phong tục, ngôn ngữ,
chuẩn bị về thông tin, năng lực của người đàm phán, thời gian và địa điểm đám
phán, hay về việc xác định mục tiêu, đánh giá tình thế của đối tác, đánh giá điểm
mạnh và điểm yếu của chính doanh nghiệp từ đó nhóm đã hướng đến nhằm làm rõ
hơn vấn đề nghiên cứu.
Trong quá trình xây dựng bài nhóm đã tập trung khai thác tài liệu của GS. TS
Đoàn Thị Hồng Vân – ThS. Kim Ngọc Đạt, bên cạnh đó nhóm có sử dụng một số
tài liệu tham khảo của những tác giả khác hay những bài đăng trên mạng internet,
đôi khi có trích những nhận xét của những người có kinh nghiệm về lĩnh vực ngoại
thương nhằm mục đích hướng đến việc xây dựng bài luận đầy đủ và khách quan

nhất.
Để giới thiệu về đàm phán trong ngoại thương và hướng tới làm rõ những vấn
đề trong bước chuẩn bị của cuộc đàm phán nhóm đã xây dựng đề tài với các nội
dung:
Phần 1: Cơ sở lý luận về đàm phán, phân loại đàm phán

Phần 2: Trình bày những nội dung chính trong bước chuẩn bị cho
một cuộc đàm phán.
Phần 3: Là phần cuối của bài luận nhóm đưa ra một số biện pháp và
rút ra bài học hướng tới nâng cao hiệu quả của đàm phán ký kết hợp
đồng ngoai thương nói chung và trong bước chuẩn bị nói riêng.
Trong quá trình nghiên cứu, nhóm có nhiều cố gắng song không thể tránh khỏi
những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy và các bạn để bài
luận được hoàn chỉnh.//
Xin chân trọng cám ơn!

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Khái niệm đàm phán và phân loại.
Khái niệm:Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến
hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn
bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất.
Phân loại:
Các kiểu đàm phán
Kiểu mặc cả lập trường
Kiểu nguyên tắc
Đàm phán kiểu mềm
Đàm phán kiểu cứng
Hình 1
Theo Roger Fisher và William Ury- tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Getting to
YES” có thể chia đàm phán thành hai kiểu chính (hình 1)

• Đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positional bargaining)
• Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc” hay còn gọi là đàm phán theo nội dung
(Principled negotiation or negotiation on the merits)
Đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positional bargaining)
Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và
nhượng bộ nó để đi đến thỏa thuận. Dựa vào cách bảo vệ lập trường, sẽ có:

• Đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation)
• Đàm phán kiểu cứng (Hard negotiation)
Một số điểm cần lưu ý về các kiểu đàm phán:
Tiêu chuẩn của kiểu “mặc cả lập trường”:
• Nếu có thể đạt được thỏa thuận thì thỏa thuận đó phải sáng suốt (thỏa
thuận đáp ứng lợi ích chính đáng của cả hai bên, giải quyết các lợi ích đối
kháng một cách công bằng, là thỏa thuận lâu bền và có tính đến lợi ích của
cả cộng đồng).
• Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả.
• Kết quả đàm phán phải cải thiện hay ít ra cũng không làm phương hại
đến quan hệ giữa hai bên.
4 đặc điểm của đàm phán kiểu “nguyên tắc” hay còn gọi là “thuật đàm phán
Harvard”
• Con người: tách con người ra khỏi vấn đề, chủ trương: đối với con người- ôn
hòa, đối với việc- cứng rắn.
• Lợi ích: Tập trung vào lợi ích chứ không phải lập trường
• Các phương án: Chuẩn bị các phương án khác nhau
• Tiêu chuẩn: Sử dụng tiêu chuẩn khách quan
Năng lực người đàm phán
Thiết lập mục tiêu cần thương lượng
Đánh giá lại đối tác
Đánhgiá lại những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình
Lập phương án kinh doanh

Xây dựng chiến lược đàm phán và đàm phán thử
Chuẩn bị chung
bị
Chuẩn bị cụ thể
bị
Thông tin

Thời gian và địa điểm
Ngôn ngữ
Giai đoạn chuẩn bị
1.2. Phân loại các giai đoạn trong bước chuẩn bị cho đàm phán hợp đồng ngoại
thương
Hình 2
Hình 1.2

Giai đoạn chuẩn bị có thể chia làm 2 bước: Chuẩn bị chung cho một cuộc đàm
phán và chuẩn bị cụ thể cho một cuộc đàm phán.
Như trên hình 2 ta thấy, chuẩn bị chung cho một cuộc đàm phán có nghĩa ta cần
chuẩn bị 4 yêu tố: Một là ngôn ngữ, hai là thông tin, ba là năng lực của người đàm
phán, và cuối cùng là Thời gian và địa điểm đàm phán.
Trên cơ sở những gì đã chuẩn bị chung trước khi tiến hành đàm phán ta phải
chuẩn bị kỹ những vấn đề như hình 2: Thiết lập mục tiêu cần thương lượng, đánh
giá lại đối tác, đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình, lập phương
án kinh doanh, xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử.
Hai giai đoạn chuẩn bị trong bước chuẩn bị trước cho một cuộc đàm phán sẽ
được làm rõ hơn trong phần nội dung.

PHẦN II: NỘI DUNG
2.1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán
2.1.1. Chuẩn bị về phong tục tập quán và văn hóa

Theo nhận xét của một số chuyên gia thì Việt Nam thường bước vào cuộc đàm
phán với tinh thần khá bị động, thiếu chuẩn bị về con người và thông tin đối tác.
Trong khi đó thì doanh nghiệp nước ngoài không chỉ có đầy đủ về thông tin đối tác
mà còn tìm hiểu cả phong tục tập quán và văn hóa. Đã có nhiều doanh nghiệp Việt
Nam thất bại ngay trên sân nhà chỉ trong khâu đầu tiên trong các thỏa thuận hợp tác
kinh doanh.
Đôi khi những nhà đàm phán quên đi một điều rằng văn hóa và phong tục ảnh
hưởng rất lớn tới quá trình giao tiếp trong đàm phán. Chính vì vậy phải chuẩn bị về
vấn đề này thật kỹ để tránh tình trang không hiểu gì về đối tác dẫn đến những thất
bại trong đàm phán hợp đồng.
Một ví dụ một vài điều đặc biệt trong văn hóa doanh thiếp của người Nhật,
người Nhật xưng hô theo danh vị cao nhất của đối tác trong danh thiếp như giám
đốc, tổng giám đốc chứ không xưng ông, anh....
2.1.2. Chuẩn bị về ngôn ngữ
Như chúng ta đã biết thì ngôn ngữ là hệ thống những từ dùng để làm phương
tiện giao tiếp. Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người. Nhờ ngôn
ngữ mà người ta có thể trao đổi với nhau mọi hoạt động thông tin. Trong đàm phán
hợp động ngoại thương thì việc chuẩn bị về ngôn ngữ trước khi đi vào đàm phán là
rất qua trọng. Và chính sự bất đồng về ngôn ngữ trong giao dịch ngoại thương là trở
ngại lớn nhất. Và để khắc phục khó khăn này thì nhà ngoại thương cần học để có
thể sử dụng thành thạo các ngọai ngữ, yêu cầu này không giới hạn, biết càng nhiều
ngoại ngữ càng tốt.
Trong điều kiện Việt Nam hiện nay thì việc thông thạo tiếng anh – ngôn ngữ của
toàn cầu là một lợi thế rất lớn. Chính vì vậy nên trước khi tham gia đàm phán hợp
đồng ngoại thương thì những nhà đàm phán phải chuẩn bị cho mình thật kỹ về mặt
ngôn ngữ.
Rủi ro do ngôn ngữ gây ra trong hợp đồng ngoại thương là rất lớn, để hạn chế
rủi ro này thì việc chuẩn bị ngôn ngữ lại càng trở nên quan trọng hơn.

Để mang lại hiệu quả cho cuộc đàm phán và nhằm tránh được những rủi ro

do ngôn ngữ gây ra thì ngoài sự hiểu biết của người trực tiếp tham đàm phán
phán biết về ngôn ngữ quy định trong hợp đồng thì nên thuê một phiên dịch viên
chuyên trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Sau đây là một số kinh nghiệm để sử
dụng phiên dịch tôt:
• Nói sơ qua về chủ đề với người phiên dịch
• Nói rõ và chậm
• Tránh dùng từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương.
• Giải thích ý chính từ 2 đến 3 cách khác nhau
• Nói ngắn không nói lâu hơn 1 – 2 phút
• Trong khi nói cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú
• Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian làm rõ nghĩa
• Không ngắt lời phiên dịch
• Tránh dùng câu dài
• Cần để cho phiên dịch được nghỉ ngơi khi làm việc quá 2 giờ
• Nên thay đổi phiên dịc nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày
• Thông cảm khi phiên dịch mắc sai lầm
2.1.3. Chuẩn bị về thông tin
Trong thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin như hiện nay, dù hoạt động
trong lĩnh vực ngoại thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông
tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.
Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết
sức phong phú, ở đây có thể kể đến những thông tin cơ bản.
Thông tin về đối tượng kinh doanh
Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất...cần được tìm hiểu
đầy đủ những thông tin về nó. Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt
hàng dự định kinh doanh về tên gọi, về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá
trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa ...của nó, cùng những yêu cầu của thị trường
đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngoài, cách
lựa chọn, phân loại.
Bên cạnh, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình

hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề
công nhân, công nghệ sản suất.
Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối
pháp kinh doanh thích hợp, xu hướng biến động cung cầu, giá cả, các chỉ tiêu về số
lượng, chất lượng.

Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.
Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất
ngoại tệ của các mặt hàng.
Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức)
bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ. Còn trong trường hợp nhập
khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập
khẩu.
Thông tin về thị trường
Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội
như: diện tích, dân số, ngôn ngữ, các điều kiện về địa lý và khí hậu, thời tiết, các
trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, các nhân tố chính trị và xã hội, hiến
pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình,
luật pháp và tập quán buôn bán, đặc điểm của các nhu cầu trên thị trường, các loại
thuế và chi phí.
Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn
định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản
phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người (Gross
Nation Income – GNI), các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung
lượng thị trường,.v.v..
Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện
giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính.
Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các Tổ chức Thương
mại Quốc tế-WTO, vùng buôn bán tự do (Khu mậu dịch tự do-AFTA)... không? Các
mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại

thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ
ưu đãi đặc biệt...).
• Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.
• Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước...
Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt
hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị
trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương
pháp tiêu thụ), sự biến động giá cả...
Thông tin về đối tác

Tìm hiểu thực lực của đối tác: lịch sử hình thành công ty, quá khứ của công ty,
ảnh hưởng của công ty trong xã hội, kinh nghiệm và uy tín. Phong tục tập quán
trong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã hội: thái độ cư xử
và thiện chí làm ăn. Định hướng phát triển trong tương lai. Hình thức tổ chức, địa vị
pháp lý của công ty (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc
gia...). Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh (lĩnh vực hoạt động, số lượng,
chất lượng, chủng loại sản phẩm, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật...).
Tìm hiểu nhu cầu và định hướng của đối tác: vì sao họ muốn hợp tác với ta?
Mục đích hợp tác của họ? Nguyện vọng hợp tác có chân thành hay không? Mức độ
bức thiết của sự hợp tác đối với họ? Họ có nhiều đối tác khác không?...
Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở
thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó? Tìm hiểu
thật kỹ về người này...
Bên cạnh đó người cán bộ đàm phán cần nắm vững:
Thông tin về bản thân công ty mình. Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối
phương. Đối phương biết những thông tin gì về mình, biết đến đâu. Lịch làm việc:
Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức
ép.
Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh,
tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu . . .

Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm
phát, khủng hoảng...
Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác
Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàng thành những loại
sau: Khách hàng trọng giá cả: Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với
chất lượng ở mức tối thiểu. Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng
cao hơn.
Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ
về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra ký về
chất lương và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.
Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sẵn sàng đánh đổi chi phí để lấy
chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới.

Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp
tiện lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi
phí và chất lượng.
Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh
Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc
phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với
đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.
Các biện pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước ngoài
Nghiên cứu tại bàn (desk research)
Dựa vào các tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường. Ðây là cách nghiên
cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng không thể cho kết quả nhanh
và độ chính xác không cao.
Các tài liệu thu thập: các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sách
chuyên khảo, các bản thống kê, các thông báo của công ty môi giới lớn , các tham
tán thương mại ở nước ngoài, thông tin trên Internet.
Chìa khóa giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin và
khai thác triệt để nguồn thông tin đó. Nhiều đơn vị mới làm xuất nhập khẩu không

biết lấy thông tin ở đâu, vậy xin giới thiệu một số nguồn thông tin:
Các nguồn nội địa:
Ðầu tiên, cần tìm thông tin ngay trong cơ quan của mình, ngay trong tủ sách
thương mại của cơ quan (lập tủ sách thương mại một cách khoa học trong mỗi cơ
quan là việc rất quan trọng, nên làm và cần làm).
Những nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan:
• Các Thư viện
• Các cơ quan Chính phủ: Bộ Thương mại, Cơ quan thống kê.
• Các Phòng thương mại.
• Các Hiệp hội thương mại.
• Các Nhà xuất bản.
• Các Viện nghiên cứu.
• Các Ngân hàng.
• Các Tổ chức của người tiêu dùng.
• Các Công ty.
• Nguồn thông tin lấy qua mạng Internet: