Thiết kế, tổ chức công việc văn phòng pdf

Thiết kế, tổ chức công việc văn phòng
Theo nghĩa rộng, tổ chức công việc là quá trình xác định những công việc
cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc
đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp. Theo nghĩa
hẹp, tổ chức công việc là việc sắp xếp các công việc được giao.
Tổ chức công việc bộ phận
Xác định chức năng nhiệm vụ
Xác định chức năng
Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ. Chức năng
có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Chức năng
có thể được hiểu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của chúng ta cung
cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của chúng ta sẽ
phải cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ nào đó cho bộ phận tiếp theo. Sản
phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của Chúng ta.
Xác định quy trình
Từ những chức năng của từng bộ phận, chúng ta đặt câu hỏi: “làm thế nào để
thực hiện được nó?”. Ví dụ: chúng ta có chức năng phải tuyển nhân sự cho
công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng? chúng ta có câu trả lời là: “quy
trình tuyển dụng là gì?”. Ở mỗi bước trong quy trình đó, chúng ta hãy các
đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H:
- What: làm cái gì?
- Why: tài sao phải làm việc đó?
- Who: Ai làm việc đó?.
- Where: Làm việc đó ở đâu?.
- When: Làm việc đó khi nào?
- How: Làm bằng cách nào?
Ghi chú: thật ra, chúng ta không cần phải trả lời: what (làm cái gì?) và why
(tại sao?), vì thật ra câu hỏi này đã được chúng ta trả lời trước rồi.
Chúng ta cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là:
Bằng cách nào? Với câu hỏi này chúng ta xây dựng các hướng dẫn công việc
hay hướng dẫn vận hành cho máy móc.

Đo lường như thế nào? chúng ta hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc
trong quy trình.
Định biên công việc
Để định biên công việc, chúng ta hãy lập một danh sách các công việc mà bộ
phận chúng ta phải thực hiện. Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản
lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra. Hãy ước lượng thời gian
thực hiện cho từng công việc đó trong một năm. Tổng cộng thời gian và chia
cho số ngày làm việc trong năm. chúng ta sẽ biết mình cần bao nhiêu người.
Sau đó, hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công
việc. Cần đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của
mỗi chức danh. Lưu ý có thể cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh.
Điều này giúp chúng ta tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng
công việc co giãn sau này.
Lập các bản mô tả công việc
Bây giờ thì chúng ta hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh. Bản
mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức
danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm
vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.
Sau đó, lên sơ đồ tổ chức bộ phận.
Sắp xếp công việc cho nhân viên
Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc
không thường xuyên. Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã
được ghi nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có
tính lặp lại. Công việc không thường xuyên do chúng ta giao cho nhân viên
thực hiện.
Đối với công việc thường xuyên:
Hãy đảm bảo là trong quy trình của chúng ta đã có đầy đủ các tài liệu hướng
dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: Cách thức thực hiện (how); Nguồn
lực để thực hiện (5M); Tần suất thực hiện. Tốt hơn hết, hãy yêu cầu nhân
viên vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần

của họ.
Đối với công việc không thường xuyên
Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc.
- Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).
- Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.
- Giải thích phương pháp thực hiện (how).
Khi phát sinh công việc thường xuyên, chúng ta hãy lưu ý:
(1)Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?
(2) Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho
nhân viên khi nó xuất hiện trong tương lai. Như vậy, chúng ta đã chuyển
công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên